SURAT DINAS

1

Jenis surat berdasarkan isi, bahasa, dan bentuk

• Surat Pribadi • Surat Dagang • Surat Dinas

Surat Dinas / Resmi

• Surat dinas adalah segala komunikasi tertulis tentang kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

• Surat dinas adalah surat yang ditujukan dari:Instansi ke instansiInstansi ke peroranganPerorangan ke instansi

Masalah kedinasan

4

Bagian-bagian surat pribadi :

…………………..….1

…….…..2 …….......3

…………….……………….4 ………………….………….5 …………………….……….6

…………….7

…………….8

…………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka5. Isi surat 6. Kalimat penutup7. Salam Penutup 8. Tanda tangan 9. Nama pengirim

5

Bagian-bagian surat dinas

1. Kepala surat 2. No,Lampiran ,Perihal 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka 6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama pengirim

1

………. …………..3……….2 ………..

………..4………..5………………………………….6………………………………….7………………………………….8 ………………..9 ………………10 ……………....11

6

Kerangka isi surat :1. Paragraf pembuka2. Paragraf isi3. Paragraf penutup

7

Penulisan bagian-bagian surat1. Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansib. alamat lengkapc. nomor telepond. nomor kotak pose. lambang atau logo

8

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-

nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan

dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.

tetapi Jalan.

9

3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.

4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.

5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.

10

Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOKJalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954

Telepon (021) 8740148

11

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOKDINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 11 DEPOKJALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954

TELEPON (021) 8740148

12

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali

huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal

diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.

13

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau

No.: 110/U/DS/2006

14

Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau

Nomor: 10-10-3-03-90Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.Contoh : Lampiran: Satu berkas atau

Lamp.: Satu berkas

15

Penulisan Hal hendaklah menggambarkan

pesan yang ada dalam isi surat.Contoh :

- Hal: Permohonan tenaga pengajar

16

3. Tanggal surat Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.

Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

17

Untuk surat dinas tidak dicantumkannama kota karena nama kota sudahtercantum pada kepala surat.

Contoh :22 Februari 200613 November 2005

18

4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas

(terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ).

2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

19

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).

20

Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

21

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

22

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan.Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

23

Contoh :Yth. Bapak HandoyoKepala Biro Tata UsahaDepartemen AJalan Pattimura Raya 17Jakarta

24

5. Penulisan salam pembuka Penulisan salam pembuka ditulis

dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

25

Bila salam pembuka Assalamu’alaikumwarohmatullahi wabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau

disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

26

Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara….- Saudara… yang terhormat,- Ibu… yang terhormat,- Bapak… yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka,

27

Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat,

Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh : - Hormat saya,- Salam takzim,- Hormat kami,

28

6. Isi SuratSecara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :

a. Paragraf pembuka Paragraf pembuka

mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

29

Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan

kepada Saudara bahwa…. 2) Salah satu proyek Penelitian

adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan

dengan itu,…. 3) OSIS SMP Negeri Taruna akan

menyelenggarakan Seminar sehari “Remaja dan Permasalahannya”,

pada tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

30

b. Paragraf IsiParagraf isi mengemukakan hal

yang perlu disampaikan kepada penerima surat.

Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Contoh :Surat Anda telah kami terima.

Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

31

c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

32

Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami

ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama

Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

33

7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

34

Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.

2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.

3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

35

Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari Kepala

atauHormat kami, Kepala,

Drs. Doni Damari NIP. 130678991