BAHASA INDONESIA DALAM SURAT DINAS

MARTINA

KESALAHAN UMUM BAHASA SURAT

Pemilihan bentuk surat (nonbahasa) Penerapan kaidah ejaan Pemilihan kata dan penggunaan istilah Penyusunan kalimat Pengungkapan gagasan dalam paragraf

FUNGSI

Alat penyampai gagasan (pemberitahuan, permintaan, permohonan)

Alat bukti tertulis Pedoman/landasan pelaksanaan suatu

kegiatan

JENIS SURAT

1. peraturan daerah 15. surat tugas2. Keputusan 16. surat perintah kerja3. instruksi 17. surat perintah tugas4. pengumuman 18. surat perintah bongkar5. seruan 19. surat undangan6. surat edaran 20. surat keterangan7. surat perjanjian 21. rekomendasi8. berita daerah 22. surat perjalanan dinas9. surat kuasa 23. surat pengabtar10. berita acara 24. surat kawat11. surat panggilan 25. radiogram12. nota dinas 26. teleks13. surat penyegelan 27. memo14. surat izin 28. laporan15. faksimile dan email

1. SURAT DINAS

Surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat lembaga pemerintahan.

2. NOTA DINAS

Surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3. MEMO

Catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.

4. SURAT PENGANTAR

Surat (narasi atau berbentuk kolom/tabel) yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan/atau barang, atau bahan lain yang dikirimkan.

5. SURAT/KARTU UNDANGAN

Surat pemberitahuan dalam bentuk kartu yang ditujukan kepada seseorang untukmenghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

6. SURAT KUASA

Surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melaksanakan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

7. SURAT PERNYATAAN

Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

BAGIAN SURAT DINAS

1. kepala atau kop surat2. tanggal, bulan, tahun3. pokok surat4. alamat surat5. salam pembuka6. isi7. salam penutup8. nama penanda tangan surat9. tembusan10. inisial

KEPALA/KOP SURAT

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONALPUSAT BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 132220, KOTAK POS 6259 Telepon (021) 47062887 4706288, 4896558, 4895464, Faksimile 4750407

___________________________________________________________________________________________________________________

TANGGAL, BULAN, DAN TAHUN

27 Juli 2008Jakarta, 27 Juli 2008

Penulisan yang menyalahi EYD:Juli ‘08JULI ‘08Jakarta 27-7-2008JAKARTA 27 JULI 2008

POKOK SURAT

Penulisan yang menyalahi EYD:Nomor : 21/F.8/PB/XI/08.Lampiran : 1 (satu) berkasHal : UNDANGAN

Penulisan yang benar:Nomor : 21/F.8/PB/XI/08 (2008)Lampiran : Satu berkasHal : Undangan

ALAMAT SURAT

Kepada Yth. …. kepada ….

Pilihan!

1. Yth. ….2. Kepada yth. ….3. Kepada

Yth. ….

ALAMAT

Penulisan yang benar:

Yth. Kepala Pusat BahasaKementerian Pendidikan NasionalJalan Daksinapati Barat IVRawamangunJakarta 15220

u.p. (untuk perhatian)

Dipergunakan/ditujukan kepada seseorang/pejabat

teknis yang menangani suatu kegiatan/pekerjaanatau didelegasikan oleh pimpinan pejabat yangbersangkutan.Contoh:

Yth. Kepala Biro OrganisasiKementerian Pendidikan Nasionalu.p. Kepala Bagian KelembagaanJalan Jenderal Sudirman, SenayanJakarta

SALAM PEMBUKA

Contoh:1. Dengan hormat,2. Saudara Arif yang saya hormati,3. Dengan hormat saya sampaikan ….4. Bersama surat ini dengan hormat kami

sampaikan/lampirkan/sertakan ….

KALIMAT PEMBUKA

Perbaikilah!1. Bersama ini kami beritahukan kepada

saudara bahwa ….2. Sehubungan surat Saudara tanggal …. No.

….3. Surat saudara No. …. tanggal …. telah

diterima oleh kami ….4. Membalas surat saudara No. …. tanggal….5. Menunjuk surat Saudara No. …. tanggal ….6. Sesuai surat Bapak No. …. tanggal ….7. Dalam hubungan surat Bapak No. …. tanggal

….8. Sesuai surat Bapak No. …. tanggal ….

9. Pertanyaan yang saudara ajukan melalui surat ….

10. Dengan ini memberitahukan kepada Bapak bahwa ….

11. Sebagaimana Saudara ketahui, ….12. Dalam hubungan surat Bapak No. …. tgl ….

KALIMAT PEMBUKA

Yang Baik:1. Dengan ini kami beritahukan ….2. Sehubungan dengan surat Saudara No. ….

tanggal …. 3. Kami beritahukan bahwa ….4. Dalam hubungan dengan penyusunan

naskah ….5. Sesuai dengan surat perjanjian No. …. 6. Bersama ini kami kirimkan/lampirkan ….7. Berikut surat ini kami sampaikan ….8. Surat Saudara No. …. tanggal …. Sudah kami

terima dengan baik.

9. Pertanyaan yang Saudara ajukan melalui surat ….

10. Sebagaimana Saudara ketahui, ….11. Kami mohon dengan hormat agar Sdr. Idani

….12. Permintaan Saudara melalui telepon ….13. Sehubungan dengan hasil rapat orang tua

siswa ….14. Dengan sangat menyesal kami beritahukan

kepada Saudara ….15. Kami sangat bergembira atas kepercayaan

Saudara ….

KALIMAT PENUTUP

Perbaikilah!1. Atas perhatian dan bantuan kami ucapkan

terima kasih.2. Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan

terima kasih banyak.3. Kami ucapkan terima kasih atas bantuan

dan perhatiannya.4. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.5. Atas perhatian Saudara diperbanyak terima

kasih.6. Kehadiran Saudara kami sangat

mengharapkannya.

7. Harap saudara maklum adanya.8. Demikian harap menjadi maklum.9. Sekian, harap Ibu menjadi periksa adanya.

KALIMAT PENUTUP

Yang dianjurkan:1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima

kasih.2. Mudah-mudahan pertimbangan yang kami

kemukakan bermanfaat bagi Saudara.3. Demikian laporan bulanan ini kami sampaikan

untuk Bapak ketahui.4. Kami harap agar Saudara meneruskan

pengumuman ini kepada karyawan di lingkungan instansi Saudara.

5. Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

6. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasama Saudara.

7. Kehadiran Saudara dalam rapat penting itu benar-benar sangat kami harapkan.

8. Kami ucapkan terima kasih atas peran serta Saudara.

9. Mudah-mudahan hubungan yang baik dan kerja sama yang kita bina selama ini dapat kita tingkatkan pada masa yang akan datang.

10. Terima kasih kami sampaikan atas perhatian dan bantuan Saudara selam ini.

SALAM PENUTUP

Contoh:a) Hormat saya,b) Hormat kami,c) Salam takzm,d) Salam sejahtera,e) Wasalam,

a.p. (atas perintah)

Jika pejabat yang berwenang menandatanganisurat memberikan kuasa kepada bawahannya.

a.p. Kepala Biro OrganisasiKepala Subbagian Tata Usahattd.nama jelasNIP

a.pb. (atas perintah beliau)

Jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Menteri Pendidikan Nasionala.pb.Kepala Biro Tata Usahattd.nama jelasNIP

plh. (pelaksana harian)

Jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.

Plh. Kepala Biro OrganisasiKepala Bagian Ketatalaksanaanttd.nama jelasNIP

wks. (wakil sementara)

Jika seorang pejabat yang belum ditujuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

Wks. Kepala Biro OrganisasiKepala Biro Kerja Sama Luar Negerittdnama jelasNIP

TEMBUSAN

Tembusan: 1. Kepala Tata Usaha2. Drs. Harsono Arbi3. Sdr. Susi Adriani

TEMBUSAN

Perbaikilah!Tembusan disampaikan kepada Yth.1. Bapak Menteri Pendidikan Nasional (sebagai

laporan)2. Bapak Kepala Pusat Bahasa3. Ibu Ketua Darma wanita Pusat Bahasa4. Arsip

TEMBUSAN

Perbaikilah!Tembusan: Kepada Yth.1. Bapak Dekan Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya Universitas Indonesia (sebagai laporan)

2. Bapak Prof. Dr. Sapardi Djoko Damono3. Pertinggal

INISIAL

Hr/Sy(Hr adalah singkatan nama pengonsep surat, Hariyanto, sedangkan Sy singkatan nama pengetik, Sri Sayekti)