Penata Indeks Surat Dinas

34
PENATA INDEKS SURAT DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BIREUEN Oleh Ilham Syahputra

Transcript of Penata Indeks Surat Dinas

Page 1: Penata Indeks Surat Dinas

PENATA INDEKS SURAT DINASDILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

KABUPATEN BIREUEN

OlehIlham Syahputra

Page 2: Penata Indeks Surat Dinas

DASAR HUKUM

Keputusan Menteri Agama Nomor 168 tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama,

Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama,

Peraturan Menteri Agama RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan departemen Agama

Page 3: Penata Indeks Surat Dinas

Tujuan Penataan Indeks Surat

Pedoman dalam penataan surat dinas Memudahkan memahami isi surat

dinas Memudahkan dalam penataan kearsipan Keseragaman penyelenggaraan, bentuk,

pola dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Page 4: Penata Indeks Surat Dinas

PERMASALAHAN

Banyak unit kerja yang belum memahami tata kode indeks surat dinas

Kode indeks surat belum seragam digunakan

Nomor urut indeks unit kerja RA, MI, MTs, MA dan KUA masih amburadul

Belum adanya SK Kepala Kantor wilayah tentang nomor urut indek unit kerja di lingkungan Kementerian Agama Kabupaten / kota

Page 5: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS SURAT

Page 6: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS KANWIL KEMENAG ACEH

Kanwil Kemenag Aceh Kw.01 Bagian Tata Usaha Kw.01.1/ Bidang Pendidikan Madrasah

Kw.01.2/ Bidang Pendd Diniyah dan Ponpes

Kw.01.3/ Bidang Pendidikan Agama Islam

Kw.01.4/ Bidang PHI

Kw.01.5/ Bidang Urais dan Binsyar

Kw.01.6/ Bidang Penerangan Agama Islam

Kw.01.7

Page 7: Penata Indeks Surat Dinas

SAMBUNGAN

Pembimas Kristen Kw.01.8/ Pembimas Katolik Kw.01.9/ Pembimas Hindu Kw.01.10/ Pembimas Budha Kw.01.11/

Page 8: Penata Indeks Surat Dinas

Kw, Kode indek Kantor Wilayah Kemenag Propinsi

01, nomor urut Kanwil Kemenag Aceh

1, Kode Bagian Tata Usaha

5, Kode Subbag Umum Pada Bagian Tata Usaha

KS.01.4, Kode Klasifikasi Surat Sesuai KMA 44 Tahun 2010

600, Nomor Urut surat Keluar dalam kartu kendali

2013, tahun pembuatan surat

CONTOH

Kw.01.1/5/KS.01.4/600/2013

Page 9: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS KEMENAG KAB/KOTA

Kode indeks Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kota, ditentukan oleh dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi.

Kode Indeks KUA kecamatan dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi berdasarkan usulan Kepala Kantor Kemenag Kab/ Kota

Page 10: Penata Indeks Surat Dinas

SAMBUNGAN

Kode Indeks RA, MI, MTs dan MA , dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi berdasarkan usulan Kepala Kantor Kemenag Kab/Kota

Page 11: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS KANTOR KEMENAGBerdasarkan PMA 13 Tahun 2010

Kabupaten Aceh SelatanKd.01.01

Kabuapten Aceh TimurKd.01.02

Kabupaten Aceh BaratKd.01.03

Kabupaten Aceh BesarKd.01.04

Kabupaten PidieKd.01.05

Kabupeten Aceh UtaraKd.01.06

Kota Banda AcehKd.01.07

Kota SabangKd.01.08

Kabupaten Aceh Tengah Kd.01.09

Page 12: Penata Indeks Surat Dinas

SAMBUNGAN

Kabupaten Aceh TenggaraKd.01.10

Kabupaten Aceh TamiangKd.01.11

Kabupaten Bireuen Kd.01.12 Kabupaten Simeulue

Kd.01.13 Kabupaten Aceh Singkil

Kd.01.14 Kabupaten Aceh Barat Daya

Kd.01.15 Kabupaten Gayo Lues

Kd.01.16 Kabupaten Nagan Raya

Kd.01.17 Kabupaten Aceh Jaya

Kd.01.18

Page 13: Penata Indeks Surat Dinas

SAMBUNGAN

Kabupaten Bener MeriahKd.01.19

Kabupaten Pidie JayaKd.01.20

Kota LangsaKd.01.21

Kota Lhokseumawe Kd.01.22 Kota Subulussalam Kd.01.23

Page 14: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOHKANKEMENAG

BIREUEN

Kd.01.12 / KS.01.4 / 600 / 2013

Kd. Kode Indeks kantor Kemenag Kab /Kota

01. Nomor Urut Kanwil Kemenag Aceh

12. Nomor urut Kantor Kemenag Bireuen

KS.01.4. Kode Klasifikasi Surat sesuai KMA 44 Tahun 2010

600. nomor urut surat keluat dalam kartu kendali

2013. tahun pembuatan surat

Page 15: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS KUA KECAMATAN

Tiap Kantor Kemenag agar membuat daftar urut kecamatan dalam kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda

Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah kecamatan

Mengusulkannya Kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama untuk di SK-nya

Page 16: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOH KUA KECAMATAN

Kk.01.12 .3 / BA.01.1 / 100 / 2013

Kk. Kode Indeks kantor KUA Kecamatan

01. nomor urut Kanwil Kemenag Aceh

12. nomor urut Kankemenag Bireuen

3. nomor urut KUA ( belum divalidasi )

BA.01.1. Kode Klasifikasi surat sesui KMA 44 Tahun 2010

100. nomor surat keluar dalam kartu kendali

2013. Tahun Pembuatan surat

Catatan :Nomor urut KUA disusun

dari yang tertua sampai yang termuda

Page 17: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS RA

Untuk ketertiban Tata Persurata Dinas pada RA dipandang perlu menyusun kode indeks Pada RA Kendati tidak diatur dalam KMA 16 Tahun 2006

Kode indeks RA dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kantor Kementerian Agama Kab / Kota yang diurut dari RA tertua sampai termuda

Page 18: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOH RA

Ra.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013

Ra. Kode indek Raudhatul Afhfal

01. nomor urut kanwil Kemenag Aceh

12, nomor urut Kankemang Bireuen

3. nomor urut Ra ( Belum divalidasi )

PP.00.4. Kode Klasifikasi Sesuai KMA 44 Tahun 2010

020. nomor urut surat keluar dalam kartu kendali

2013. tahun pembuatan surat

CATATAN :Nomor urut RA

disusun dari yang tertua sampai yang

termuda

Page 19: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS MI

Membuat daftar urut MI dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta

Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.

Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya

Page 20: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOH MI

Mi.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013

Mi. Kode Indek Madrasah Ibtidaiyah

01. kode indek Kanwil Kemenag aceh

12. nomor urut Kankemenag Bireuen

3. nomor urut Madrasah Ibtidaiyah ( belum divalidasi )

PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010

020. nomor urut surat keluar dalam kartu kendali

2013. tahun pembuatan surat

CACATAN :Nomor urut MI

disusun dari yang tertua sampai yang

termuda dari negeri ke swasta

Page 21: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS MTs

Membuat daftar urut MTs dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta

Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.

Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya

Page 22: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOH MTs

Mts.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013

Mts. Kode Indek Madrasah Tsanawiyah

01. kode indek Kanwil Kemenag aceh

12. nomor urut Kankemenag Bireuen

3. nomor urut Madrasah Tsanawiyah ( belum divalidasi )

PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010

020. Nnomor urut surat keluar dalam kartu kendali

2013. tahun pembuatan surat

CACATAN :Nomor urut Mts

disusun dari yang tertua sampai yang

termuda dari negeri ke swasta

Page 23: Penata Indeks Surat Dinas

KODE INDEKS MA

Tiap Kantor Kemenag agar membuat daftar urut MA dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta

Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.

Kode indeksnya tidak mencantumkan nomor urut Kankemenag Kab /Kota

Penetapan nomor urut MA ditetapkan secara Propinsi dan bukan Kabupaten / Kota

Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya

Page 24: Penata Indeks Surat Dinas

CONTOH MA

Ma.01.3 / PP.00.4 / 020 / 2013

Ma. Kode Indek Madrasah Tsanawiyah

01. kode indek Kanwil Kemenag aceh

3. nomor urut Madrasah Aliyah dalam Propinsi Aceh

PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010

020. Nnomor urut surat keluar dalam kartu kendali

2013. tahun pembuatan surat

Page 25: Penata Indeks Surat Dinas

KETENTUAN LAIN

Penetapan Ra, MI, dan MTs dilakukan berdasarkan urutan madrasah dalam kabupaten / kota masing, sedangkan MA ditetapkan dalam lingkungan provinsi

Penulisan huruf pertama pada kode indeks madrasah menggunakan huruf besar sedangkan huruf kedua menggunakan huruf kecil ( Lihat : MI menjadi Mi, dst )

Kakankemenag agar mengusulkan penetapan nomor urut madrasah swasta yang baru dikeluarkan izin operasionalnya kepada Kepala Kantor Wilyah Kementerian Agama Provinsi

Page 26: Penata Indeks Surat Dinas

FORM PENGAJUAN NOMOR URUT KUA

NO NAMA KUANOMOR INDEKS LAMA

NOMOR INDEKS BARU

TANGGAL PENDIRIAN KET

1

2

3

dst

Page 27: Penata Indeks Surat Dinas

FORM PENGAJUAN NOMOR URUT MADRASAH

NO NAMA MADRASAH

NOMOR INDEKS LAMA

NOMOR INDEKS BARU

TANGGAL PENDIRIAN / DIKELUARKAN IZIN OPERASIONAL

KET

1

2

3

dst

Page 28: Penata Indeks Surat Dinas
Page 29: Penata Indeks Surat Dinas

Contoh Kop Kankemenag Bireuen

KEMENTERIAN AGAMAKANTOR KABUPATEN BIREUEN

Jln. Medan – Banda Aceh Km. 220 Telpon 0644-324198BIREUEN Kode 24251

Page 30: Penata Indeks Surat Dinas

Contoh KOP KUA

KEMENTERIAN AGAMAKANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN JULI

Jln Gayo km. 23 Nomor 16 Telpon 0644 – 2344567BIREUEN Kode 24251

Page 31: Penata Indeks Surat Dinas

KOP MIN

KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERIJln. Takengon. Nomor 23 Telpon 0644 – 245237

KOTA JUANG KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251

Page 32: Penata Indeks Surat Dinas

Contoh Kop MTsN

KEMENTERIAN AGAMAMADRASAH TSANAWIYAH NEGERI

Jln. Takengon Km. 1 Nomor 34 Telpon 0644 – 235367KOTA JUANG KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251

Page 33: Penata Indeks Surat Dinas

Contoh Kop MAN

KEMENTERIAN AGAMAMADRASAH ALIYAH NEGERI

Jln. Medn – Banda Aceh. Km. 220. Telpon 0644 – 426272BIREUEN KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251

Page 34: Penata Indeks Surat Dinas

SEKIAN

TERIMA KASIH