Supriyanto Jakarta, 11 08 2018 - PORMIKI DKI

Supriyanto

Jakarta, 11 08 2018

mengordinasikan, dan juga

mengintegrasikanpelayanan rumah

sakit

mengidentifikasikebutuhan;

merancang suatusistem

manajemen;

mendefinisikanserta

mendapatkan;

menganalisis data dan mengolahnya;

mengirim sertamelaporkan

mengintegrasikandan menggunakan.

TUJUAN

UPAYA

RM

FOKUS

• tertibadministrasi

• peningkatanpelayanankesehatan

• cepat, tepat,

• bernilai,

• dipertanggungjawabkan

• pasien dan keselamatan pasien secara terintegrasi

Pengelolaan RMIK

Standar MIRM 4.

Sistem manajemen data dan informasi rumahsakit menyiapkan kumpulan serta menentukandata dan informasi yang secara rutin (reguler) dikumpulkan sesuai dengan kebutuhanprofesional pemberi asuhan (PPA), kepalabidang/divisi, kepala unit pelayanan, sertabadan/pihak lain di luar rumah sakit.

Standar MIRM 5.

Data dianalisis diubah menjadi informasi untukmendukung asuhan pasien, manajemen rumahsakit dan program manajemen mutu, sertapendidikan dan penelitian.

Standar MIRM 6.

Penyampaian data dan informasi secara tepatwaktu dalam format yang memenuhi harapanpengguna dan dengan frekuensi yang dikehendaki.

Standar MIRM 7.

Rumah sakit mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset dan manajemen melaluipenyediaan informasi yang tepat waktu darisumber data terkini.

Standar MIRM 1Penyelenggaraan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM RS) harus mengacu peraturan perundang-undangan.

Standar MIRM 2.Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemeninformasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal.

Standar MIRM 3.Para profesional pemberi asuhan (PPA) dan para kepalabidang/divisi serta kepala unit pelayanan berpartisipasi dalammemilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologimanajemen informasi.

Maksud dan Tujuan MIRM 8.

1. Penyelenggaraan rekammedis merupakan proseskegiatan yang dimulaisejak saat pasien diterimarumah sakit, dilakukanpencatatan data medis, selama pasien mendapatasuhan medis, keperawatan, danprofesional pemberiasuhan lainnya.

Standar MIRM 8.Rumah sakitmenyelenggarakanpengelolaan rekam medisterkait asuhan pasien sesuaidengan peraturanperundang-undangan.


2. Kegiatan dilanjutkandengan penangananrekam medis yang meliputi penyimpanandan penggunaan untukkepentingan sendiri ataukepentingan lainnya.Rumah sakit menetapkanorganisasi yang mengelolasistem rekam medis yang tepat, benar, bernilai, dandapatdipertanggungjawabkan.



3. Informasi kesehatan baikkertas maupun elektronikharus dijaga keamanandan kerahasiaannyasehingga harus disimpansesuai dengan peraturandan perundangan. Untukinformasi kesehatanelektronik harus dijaminkeamanan dankerahasiaan dalam 3 (tiga) tempat, yaitu server didalam rumah sakit, salinan(backup) data rutin, dandata virtual (cloud)..


1. Terdapat unit kerja yang mengelola rekam medis yang memiliki regulasi dan program untuk mengelola rekam medissesuai dengan peraturanperundangan-undangan. (R).

2. Organisasi pengelola rekammedis dipimpin tenaga rekammedis yang memilikikompetensi dan kewenanganmengelola rekam medissesuai dengan peraturanperundangan-undangan. (D, W).

3. Tersedia tempat penyimpananrekam medis yang menjaminkeamanan dan kerahasiaanrekam medis. (D,O,W).

MANAJEMEN RMIK

TPPRJ

TPPRI

Assembling

Coding

Indexing

Analizing danreporting

Filing -(Storage) -(Retrival)

• “Pencatatan resmiberbagai benda, namaatau tindakan. Registrasimerupakan kumpulancatatan pasien-pasienyang datang ke unit pelayanan, dalambentuk buku”

Pengertian Registrasi

• catatan tentang kegiatanrumah sakit ataucatatan pelayanan yang diberikan oleh RS

• Diisi untuk jangka waktusatu tahun

• Dibuat format buku, menjadi arsip RSRS dapat menambahkanvariable dalam format buku register sesuaikebutuhan RS

Pengertian Buku Register

• Reg.1, register pendaftaran pasien rawat jalan

• Reg.2, register pelayanan pasien rawat jalan

• Reg. 3, register pendaftaran pasien rawat inap

• Reg. 4, register pelayanan pasien rawat inap

• Reg. 5, register pembedahan

• Reg. 6, register persalinan dan abortus

• Reg. 7, register tindaka/pelayanan diagnostic/terapi

• Reg. 8, register penerimaan spesiman pasien

• Reg. 9, register kegiatan pemeriksaan laboratorium

• Reg. 10, register rujukan dokter

• Reg. 11, register kunjungan rumah

Jenis-jenis register

• memantau beban kerja dari suatu unit kerja untuk menyediakan bukti bahwa sebuah arsip dinamis telah diterima atau dibuat suatu sistem penataan arsip

Tujuan registrasi

• Upaya pencatatan yang lebih teratur dan sistematis

• Sumber data dari kinerja harian

• Catatan pelayanan kepada masyarakat

• Buku register adalah arsip rumah sakit, tidak dikirimkan ke Depkes

Tujuan Buku register

REG TUJUAN MANFAAT PJ

REG. 1 1. Memperoleh informasi mengenai identitas pasien, jenis pengunjung, cara pembayaran

2. Mengetahui jumlah pengunjung yang baru dan yang lama sebagai dasar pembuatan rekapitulasi laporan (RL.1)

Mengetahui jumlah , membuat laporan RL.1Sebagai arsip TP2RJ yang harus disimpan pada unit rekam medis RS

Kepala TP2RJPetugas yang ditunjuk kepala TP2RJ

REG. 2 Mengetahui identitas pasien, cara kunjungan, asal pasien, keadaan pasien, cara pembayaran di masing- unit instalasi

Mengetahui beban kerja URJ termasuk UGDMengetahui kunjungan baru dan jumlah kunjungan dan data dasar pembuatan laporanMengetahui cara pembayaranSebagai arsip

Perawat kepala poliklinikPerawat/bidan yang ditunjuk oleh perawat kepala

REG. 3 Memperoleh informasi dari pasien yang dirawat (masuk dan keluar)

untuk memonitor keadaan pasienMengetahui tempat tidurMengetahui ruangan tempatdata dasar dari jumlah pasien catatan dan dipakai selama 24 jam

Kepala TP2RIPetugas yang ditunjuk oleh kepala TP2RI

REG. 4 Memperoleh informasi semua pasien yang masuk dan keluar rawat inap

Sebagai informasi jumlah pasien yang masuk keluar setiap harimengetahui beban ruang rawat inapSebagai arsip

Perawat kepala pada masing-masing poliklinikPerwat/bidan yang ditunjuk

REG. 5 Memperoleh informasi semua tindakan pembedahan yang dilakukan di unit bedah central, unit gawat darurat, rawat inap, uit rawat jalan

Mengetahui julmah dan jenis pembedahan yang dilakukan setiap hariSebagai data dasar untuk pengisian laporan pembedahan pada RL.1Sebagai catatan yang selalu ada di ruang

Perawat kepalaPerawat ruang tindakan yang ditunjuk

REG TUJUAN MANFAAT PJ

REG. 6 Memperoleh informasi semua pasien dengan kasus persalinan dan abortusBermanfaat bagi RS dan pasien

mengetahui jumlah dan jenis kegiatanData dasar pembuatan laporan ke KementrianSebg catatan di tempat persaliNan dan dipakai selama 24 jam

Perawat kepala tindakanPerawat/bidan yang ditunjuk

REG. 7 Untuk memperoleh iformasi semua yang dilakukan pada masing-masing tindakan yang mencakup antara lain data identitas pasien, ruang asal pasien, diagnosis, dokter yang bertanggung jawab, jenis tindakan dan cara pembayaran

Mengetahui semua jenis kegiatan tindakanUntuk mengetahui jumlah kegiatan data dasar pembuatan laporan RL.1Sebagai arsip pada

Perawat kepala penerimaan spesimenPerawat/bidan yang ditunjuk perawat kepala

REG. 8 memperoleh informasi semua pemeriksaan laboratorium baik untuk pasien rawat jalan, rawat inap maupun pasien yang langsung datang ke laboratorium baik pasien rawat jalan, rawat inap, maupun pasien yang langsung datang untuk pemeriksaan laboratorium

Mengetahui jumlah kunjungan dan jenis spesimen yang diperiksadata dasar pengisian RL.1Manfaat registrasi ini sebagai catatan yang selalu ada di tempat penerimaan spesimen pasien

Perawat kepala penerimaan spesimen Perawat/bidan yang ditunjuk

REG. 9 Memperoleh informasi semua pemeriksaan dan kategori pemeriksaan yang dilakukan pada masing-masing tempat yang melakukan pemeriksaan laboratorium

Untuk menghitung jumlah semua kegiatanUntuk mengetahui jumlah pemeriksaan data dasar pembuatan laporan RL.1Untuk arsip

Perawat kepala laboratoriumPerawat/bidan yang ditunjuk

• Unit Rekam Medis rumah sakitPendaftaran pasien RJ (Reg. 1)

• bidang perawatan sesuai format yang telah ditetapkan

Pelayanan pasien RJ (Reg.2)

• Unit Rekam Medis rumah sakitPendaftaran pasien RI (Reg. 3)


Pelayanan pasien RI (Reg. 4)


Register pembedahan (Reg. 5)


Register persalinan dan abortus (Reg. 6)


Register tindakan/pelayanan

diagnostik/terapi (Reg. 7)


Register penerimaan spesimen pasien (Reg.

8)


Register kegiatan laboratorium (Reg. 9)


Register rujukan dokter ahli (Reg. 10)


Register kunjungan rumah (Reg. 11)

Penyediaan Buku Register

Mekanisme pengisian Buku Register

REG. 1 Untuk pasien yang mendaftar di TP2RJ, diisi pada setiap kunjungan rawatjalanUntuk pelayanan gawat darurat pengisian buku register dilaksanakansetiap saat dalam waktu 24 jam secara terus menerusBuku register ini diisi sebelumpasien diperiksa pada poliklinik yang ditujuBuku register harus diisi lengkap dan jelas sesuai format yang ditentukan

REG. 2 Pada saat pasien dating ke poliklinikDilakukan selama 24 jam secara terus menerus

REG. 3 Diisi saat pasien mendaftar di TP2RI untuk rawat inapDilakukan selama 24 jam terus menerusDiisi sebelum pasien dikirim ke ruang rawat inapDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 4 Dilakukan selama 24 jam terus menerusPetugas pagi-sore-siang-malam segera mengisi buku begitu pasienmasuk dan setelah pasien keluar dari ruang rawat inapDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 5 Buku register pembedahan diisi saat pasien dating ke ruang tindakanpembedahanBeberapa kolom diisi sebelum dilakukan pembedahan dan yang lainnyasesudah pembedahanDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

Mekanisme pengisian Buku Register

REG. 6 Diisi saat pasien datang di ruang persalinanDilakukan pencatatan selama 24 jam terus menerusBeberapa kolom diisi sebelum dilakukan tindakan danyang lainnya sesudah dilakukan

REG. 7 Diisi saat tindakan dilakukan pada pasienBeberapa kolom diisi sebelum dilakukan tindakan danyang lainnya sesudah dilakukanDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 8 Pencatatan dilakukan pada saat diterimanya spesimen ditempat penerimaanDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 9 Pencatatan dilakukan pada saat diterimanya spesimen ditempat penerimaanDiisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

Maksud dan Tujuan MIRM 13-1

Rumah sakit menetapkan data daninformasi spesifik yang dicatat dalamrekam medis setiap pasien yang dilakukan asesmen atau diobati olehprofesional pemberi asuhan (PPA), baik sebagai pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.

Rekam medis memuat informasi yang memadai untuk mengidentifikasipasien, mendukung diagnosis, justifikasi/dasar pembenaranpengobatan, mendokumentasikanpemeriksaan dan hasil pengobatan, serta meningkatkan kesinambunganpelayanan antara profesionalpemberi asuhan (PPA).

Format dan isi rekam medis pasiensesuai standar yang terintegrasi dankesinambungan asuhanantarprofesional pemberi asuhan(PPA) termasuk untuk manajerpelayanan pasien (MPP).

Rekam medis pasien memuat informasiyang memadai untuk mengidentifikasipasien, mendukung diagnosis, justifikasipengobatan, dokumen pemeriksaan danhasil pengobatan, serta meningkatkankesinambungan asuhan di antaraprofesional pemberi asuhan (PPA) termasuk manajer pelayanan pasien(MPP)

Ada regulasi tentang isi spesifik dariberkas rekam medis pasien yang ditentukan oleh rumah sakit untukkesinambungan asuhan oleh PPA. (R)

1. Rekam medis berisi informasiyang memadai untukmengidentifikasi pasien. (D,O).

2. Rekam medis berisi informasiyang memadai untuk mendukungdiagnosis. (D,O).

3. Rekam medis berisi informasiyang memadai untuk memberijustifikasi asuhan danpengobatan. (D,O).

4. Rekam medis berisi informasiyang memadai untukmendokumentasikan pemberiandan hasil pengobatan. (D,O).

5. Aktivitas manajer pelayananpasien (MPP) dicatat dalamrekam medis. (D,O,W).

MANAJEMEN RMIK

Pemberian nomor rekam medis adalah

memberi ciri khas kepada pasien yang

berkunjung kerumah sakit, baik

pasien rawat jalan maupun rawat inap

Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah:1. Memberi cara yang unik

kepada setiap rekam medis untuk membedakan secara tegas antara rekam medis seorang pasien dengan rekam medis pasien lainnya.

2. Menunjukan kemana dan dimana rekam medis seorang pasien disimpan, karena nomor rekam medis dijadikan pedoman dalam penyimpanan

3. Mengetahui/mengadakan pengawasan atas jumlah rekam medis seluruh pasien

4. Memudahkan komunikasi dengan bagian-bagian terkait

Sistem Nomor CaraSeri (Serial Numbering System)

Sistem Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Sistem Nomor Cara Seri Unit (Serial UnitNumbering System)

Pasien mendapat nomor baru setiapkunjungan/berobat baik itu kerumahsakit

Pemberian nomor baru setiap kunjungan ke setiap unit pelayanan dirumah sakit

Jika pasien berkunjung lima kali, maka akan mendapat lima nomor yang berbeda

Semua nomor dicatat pada “kartu Indeks utama pasien” pasien tersebut, sedangkan rekam medisnya disimpan diberbagai tempat yang sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya

Sistem ini memberikan satu unit nomor rekam medis pasien rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap.

Apabila seorang pasien memperoleh nomor ganda, maka yang menjadi patokan adalah nomor yang menentukan informasi terbanyak

Melaksanakan penggabungan rekam medis (integrated record)

Sinstesis/gabungan antarasistem pemberian nomorsecara seri dan unit

Setiap pasien berkunjung diberikan satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru.

Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru maka tempat yang lama tersebut harus diberi tanda penunjuk (out guide)

Maksud dan Tujuan MIRM 13

Setiap pasien yang menjalaniasuhan dan pelayanan yang terdiri atas hasil asesmen, rencana asuhan, danperkembangan kondisi pasien, baik sebagai pasien rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat, serta pasien yang datang untukpemeriksaan penunjang harusmempunyai rekam medis.

Setiap pasien memiliki satunomor rekam medis danpengaturan urutan berkas rekammedis untuk memudahkanmenemukan rekam medis pasienserta mendokumentasikanpelayanan pasien setiapsaat/sewaktu-waktu.

Rumah sakitmenyediakan rekammedis untuk setiappasien

1. Terdapat regulasi bahwa setiap pasienmemiliki rekam medis dengan satunomor rekam medis sesuai dengansistem penomoran unit, pengaturanurutan berkas rekam medis, baikuntuk rawat jalan, rawat inap, gawatdarurat, dan pemeriksaan penunjang. (R).

2. Rekam medis pasien digunakan untukmencatat hasil asesmen, rencanaasuhan, dan perkembangan kondisipasien. (D,O).

3. Ada bukti rekam medis pasienmenggunakan satu unit penomoranrekam medis untuk setiap pasien. (D,W,O).

4. Rekam medis pasien tersedia untukrawat jalan, rawap inap, gawatdarurat, dan pemeriksaan penunjang. (D,O).

5. Berkas rekam medis pasien tersusunsesuai regulasi. (D,O) (lihat juga AP)

Memberi namapasien, yang termasuk kegiatanidentifikasi jati diripasien, untukmembedakan pasiensatu dengan yang lainnya dan berfungsiganda dalamkeselamatan pasiendari kesalahanmemberi tindakanmedis, kesalahanpelayanan agama pada saat pasien kritishingga meninggal.

membedakan

keseragaman

Memudahkan

Agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan

Tata cara/metode penulisan nama seseorang/pasien

nama pasien sendiri

sendiri dilengkapi dengan nama suami

dilengkapi dengan nama orang tua

nama keluarga/marga/surname didahulukan

PRINSIPPENAMAAN

Ditulis dengan huruf cetak/EYD

Perempuan; Ny. /Nn.

(Ny, Nn) selalu diletakan sesudah nama lengkap

Bayi Ny xxx

Yang berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus disesuaikan dengan parpor

Penulisan dengan nama langsung

Nama minimal 2 kata

1 suku kata (Kawin/blm)

Penulisan Penulisan dengan nama keluarga

Nama Orang Indonesia

Nama Orang Eropa

Nama Orang Arab

Nama Orang India, Jepang, Thailand

Nama Orang China, Korea, Vietnam

CONTOH PENULISAN NAMA

(klik)

Penulisan dengan nama keluarga.docx

CONTOH PENULISAN NAMA

(klik)

Nama Orang Indonesia

nama keluarga

nama majemuk

suku/ marga

kawin dan belum dengan Nn., Ny.

anak-anak diberi tanda An.

pria ditambah Tn


Penulisan Nama Lainnya

Nama baptis (Kristen) dan gelar Haji

Penulisan Gelar-gelar

• Gelar bangsawan

• Gelar yang dipakai di Sumatera Barat

• Gelar Kesarjanaan

• Pangkat dan Jabatan tidak termasuk gelarCONTOH

PENULISAN NAMA(klik)


Sampai awal tahun 70-an hampir semua fasilitas

pelayanan kesehatan berupasarana manual.

Indeks masa sekarang telahmenggunakan komputer

walaupun informasi riwayatmasih dalam bentuk manual.

Indeks berisi informasi yang berharga danpenggunaan indeks yang paling dipahami secaratradisional adalah untuk mengarahkan lokasiinformasi kesehatan yang digunakan dokterdalam manajemen asuhan pasien dan penelitian

Indeks adalah segala sesuatu yang berfungsi untukmengarahkan, menjadi petunjuk menunjukkan, memudahkan rujukan.Segala sesuatu yang digunakan sebagai petunjuk, perunut atau yang membantu referensi.

Informasi Rumah sakit1. Pembayar dari pihak

ketiga (reimbursement).2. Tim penilai (peer

review), 3. badan akreditasi, badan

pemberi izin operasirumah sakit (license)

• Indexing, = kegiatan membuat tabulasi sesuaiDGkode yang sudah dibuat ke dalam indeks

• Pembuatan indeks adalah kewajiban setiapsaryankes

• Berisi informasi yang umum untukmengidentifikasi posisi/letak medical record

Mempermudah pengguna informasi (user) dalammemperoleh informasi tentang pelayananMemperoleh informasi dari inti yang terkandungdalam rekaman medis pasien secara rinci namunmenyeluruh dan lengkap

1. kepentingan pasien dalam pelayanan2. penelitian dalam pendidikan tenaga kesehatan (nakes)3. mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu penyakit untuk memperoleh

pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-penyakit dimasamendatang

4. mendapatkan data tentang penyakit, pengobatan sebagai bahanpenyusunan tulisan ilmiah

5. memperoleh data penggunaan fasilitas RS untuk perencanaan RS6. data dasar untuk mengetahui kualitas pelayanan rumah sakit

Petugas yang mengelola kartu

indeks

prinsipperpustakaan

(library)

mampumelakukan tertib

administrasi

file

katalog

tabel

Semua data indeks disimpan dalamsarana berupa kartu yang disebutkartu indeks atau komputer secarapermanen dengan ukuran yang dianjurkan 12,5 x 7,5 cm.

• Indeks register

• Diagnosis

• Nomor rekam medis

• Kode ICD

• Nomor register

• Tanggal pulang

• Nama pasien

• Kelas perawatan

• Jenis kelamin

• Lama

• Tanggal lahir

• Cara keluar

• Umur

• Keadaan keluar

• Nama bangsal

• Jumlah bill/pebayaran

• Dokter (kode/nama)

• Jenis pembayaran

• Aktifitas pasien

• Indeks Utama Pasien

• Indeks Nomor

• Indeks Dokter

• Indeks Penyakit

• Indeks Tindakan / Operasi

• Indeks Obat

• Indeks Kematian

Proses (Cara Penyimpanan Indeks)Jenis Cara susun

Kartu Indeks sesuai dengan alfabetik, jika ada perubahan data sosial gabungkan

Kartu Indeks Penyakit disusun dengan cara menggunakan nomor kode ICD-10

Indeks nomor sesuai dengan nomor rekam medis yang dikeluarkan

Kartu tindakan Operatif berdasarkan kode tindakan sesuai ICD-9-CM

Kartu indeks utama pasien berdasarkan nama pasien sama seperti susunanindeks utama pasien.

Kartu Indens dokter nomor kode dokter mulai dari urutan nomor kodeterkecil

Indeks kematian berdasarkan nama pasien sama seperti susunanindeks utama pasien.

• Pengecekan terhadap kartu-kartu ini harusdilakukan secara berkala untuk menghindarikekeliruan yang mungkin terjadi

• Diberi garis warna pada setiap akhir tahunsebagai tanda tutup tahun pada setiap kartu.

• Penyimpanan manual dengan menggunakan rak dan laci

• Penyimpanan komputerisasi menggunakan data base.

• Informasi kesehatan yang dapat dipetik dari indeksadalah ketika permintaan dibuat tentang catatan medisyang diagnosis tertentu.

• Ketelitian diperlukan karena semua catatan dengandiagnosis tertentu tersebut dilibatkan.

• Catatan yang diperlukan ternyata memiliki lebih darisatu nomor kode sehingga petugas rekam medis harusmembicarakan semua nomor kode yang dapatmemberikan data yang relevan, disamping ciri-ciri lain pasien seperti kelompok usia, jenis kelamin, jenispelayanan dan seterusnya.

• Filing adalah kegiatanmenyimpan, penataan ataupenyimpanan (storage) berkasrekam medis untukmempermudah pengembilankembali (Retrival)

Sistem penyimpanan dalam pelayanan rekam medis bertujuan agar mudah diambil kembali dengan memperhatikan nilai-nilai kerahasiaan pasien sehingga penyimpanan rekam medis hanya dapat diakses oleh petugas yang diberi wewenang berdasarkan kebijakan Direktur sarana pelayan kesehatan

• Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikanpenyimpanan rekam medisseorang pasien dalam satukesatuan baik catatan-catatankunjungan poliklinik maupuncatatan-catatan selama seorangpasien dirawat.

• Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadipemisahan anatara rekammedis poliklinik dengan rekammedis penderita dirawat. Berkas rekam medis rawat jalandan rawat inap disimpantempat penyimpanan yang terpisah.

Kebaikan Kelemahan

Sentralisasi 1. Mengurangi terjadinya duplikasiberkas rekam medis.

2. Mengurangi jumlah biaya untukperalatan dan ruangan.

3. Tata kerja dan aturan kegiatanmudah distandarisasikan.

4. Memungkinkan peningkatanefisiensi kerja petugaspenyimpanan.

5. Mudah untuk menerapkan sistemunit record

1. Petugas menjadi lebihsibuk, karena harusmenangani unit rawatjalan dan unit rawatinap.

2. Tempat penerimaanpasien harus bertugasselama 24 jam

Desentralisasi

1. Efisiensi waktu, sehingga pasienmendapat pelayanan lebih cepat.

2. Beban kerja yang dilaksanakanpetugas lebih ringan

1. Terjadi duplikasi dalampembuatan rekammedis.

2. Biaya yang diperlukanuntuk peralatan danruangan lebih banyak

Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Filing1. sebagai penjaga keamaanan dan kerahasian berkas rekam medis.2. Menyimpan berkas rekam medis yang sudah lengkap3. Mencarikan berkas rekam medis atau menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pelayanan

dan lainnya sebagai berikut :1. Menerima tracer yang sudah terisi.2. Mencari nomor rekam medis.3. Menyelipkan tracer pada berkas rekam medis yang sudah diambil.4. Mengambil berkas rekam medis yang sudah ditemukan.5. Mencatat penggunaan berkas rekam medis dalam buku peminjaman.6. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima berkas rekam medis.

4. Melakukan retensi berkas rekam medis menjadi dokumen aktif dan non aktif.5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.6. Menyimpan berkas rekam medis yang diabadikan.7. Mengusulkan pemusnahan berkas rekam medis.8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.9. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi, biologi.10. Melakukan penyisiran berkas rekam medis yang salah letak dengan melihat kode warna.11. Melakukan retensi berkas rekam medis, langkahnya: Mencatat nomor yang sudah waktunya

diretensi dan mengambil dokumen yang akan disimpan in-aktif.12. Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan.13. Menghitung tingkat penggunaan berkas rekam medis perbulan atau per triwulan.14. Menghitung tingkat ketidak lengkapan jumlah dokumen rekam medis tidak lengkap X 100% jumlah

dokumen rekam medis lengkap yang diterima pada periode tertentu.

Prosedur Filing

1. Prosedur-prosedur yang harusdiperhatikan oleh petugas filing antara lain:

2. Prosedur penerimaan berkas rekammedis.

3. Prosedur penyimpanan berkas rekammedis.

4. Prosedur pengambilan kembaliberkas rekam medis.

5. Prosedur penyisiran dan retensiberkas rekam medis.

6. Prosedur penilaian nilai guna rekammedis.

7. Prosedur pengabdian formulir rekammedis.

8. Prosedur pesmunahan formulirrekam medis

nformasi Yang Dihasilkandi Bagian Filing1. IInformasi yang dihasilkan di bagian

filing selain jumlah berkasrekammedis aktif dan non aktif, bagianfiling juga dapat menghasilkanbeberapa informasi antara lain:

2. Tingkat penggunaan berkas rekammedis.

3. Tingkat ketidak lengkapan berkasrekam medis.

4. Daftar berkas rekam medis yang siapdiretensi.

5. Daftar berkas rekam medis yang siapdimusnahkan.

6. Daftar formulir rekam medis yang dilestarikan.

7. Daftar formulir rekam medis yang dimusnahkan

Berkas rekam medisdilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan, serta akses danpenggunaan yang tidakberhak

Maksud dan Tujuan MIRM 11

Rekam medis pasien dan data sertainformasi lain terkait pasien harusdijaga dan dilindungi sepanjangwaktu. Sebagai contoh, rekam medispasien yang aktif disimpan di area yang hanya tenaga kesehatanmempunyai otorisasi untuk akses.

Dokumen disimpan di lokasi yang terhindar dari air, api, panas, dankerusakan lainnya. Di rumah sakityang menyimpan rekam medissecara elektronik terdapat regulasiuntuk mencegah aksesmempergunakan rekam medis tanpaizin dan melaksanakan prosespencegahan penggunaan yang tidakberhak.

1. Terdapat regulasi yang ditetapkanuntuk mencegah aksespenggunaan rekam medis bentukkertas dan atau elektronik tanpaizin. (R).

2. Rekam medis dalam bentuk kertasdan atau elektronik dilindungi darikehilangan dan kerusakan. (O,W).

3. Rekam medis dalam bentuk kertasdan atau elektronik dilindungi darigangguan dan akses sertapenggunaan yang tidak sah. (D,S,W).

4. Ruang dan tempat penyimpananberkas rekam medis menjaminperlindungan terhadap akses dariyang tidak berhak. (O,W).

Pengertian Sistem Penjajaran yaitu sistem penyusunan berkasrekam medis denganmensejajarkan folder, berkasrekam medis berdasarkanurutan langsung nomor rekammedis pada rak penyimpanan

• penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanansecara berturut sesusai dengan urutan nomornya, misalnya keempat rekam medis berikut ini akandisimpan berurutan dalam satu rak

Cara Nomor Langsung (Straight Numerical Filing System)

• 6 angka, yang dikelompokan menjadi 3 kelompok

• ada 100 kelompok angka pertama (angka pertama) yaitu 00 sampai dengan 99.

Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)

• diurut dengan pasangan angka-angka sama halnyadengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga, berbeda letaknyadengan sistem angka akhir.

• Dalam hal ini angka yang terletak ditengah- tengahmenjadi angka pertama.

Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)

• mudahnya melatih petugas-petugas yang harusmelaksanakan pekerjaanpenyimpanan tersebut, namunsistem ini mempunyaikelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, padasaat penyimpanan rekam medis, petugas harus memperhatikanseluruh angka nomor sehinggamudah terjadi kekeliruanmenyimpan

KEUNTUNGAN/KELEMAHAN Cara Nomor Langsung (Straight Numerical Filing System)

• Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebarsecara merata ke 100 kelompok.

• Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawabuntuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, bagian 75-99.

• Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiappetugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medisyang hampir sama setiap harinya untuk setiapbagian.

• Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rakpenyimpanan dari setiap section, pada saatditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.

• Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap sectionterkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong

• Membantu memudahkan perencanaan peralatanpenyimpanan (jumlah rak).

• Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanyamemperhatikan dua angka saja

KEUNTUNGAN/KELEMAHAN Sistem AngkaAkhir (Terminal Digit Filing System)

• Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medisyang nomornya berurutan.

• Penggantian dari sistem nomor langsung kesistemangka tengah lebih mudah dari pada penggantiansistem angka langsung ke sistem angka akhir.

• Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornyaberurutan, pada sistem nomor langsung adalahsama persis dengan kelompok 100 buah rekammedis untuk sistem angka tengah.

• Dalam sistem angka tengah penyebaran nomorlebih merata pada rak penyimpanan, jikadibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.

• Petugas-petugas penyimpanan dapat dibagi untukbertugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengandemikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah

KEUNTUNGAN Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)

• Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.

• Sistem angka tengah tidah dapatdipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.

• Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ketempatpenyimpanan tidak aktif

KELEMAHAN Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)

• Pengambilan RM dari rak Penjajaran, mendistribusi ke tempat yang membutuhkan tepat waktu, dan sesudah selesai digunakan anda juga akan mengambil kembali untuk diolah data yang baru dan Rmnya disimpan kembali ke rak Penjajaran RM

1. Pengambilan Kembali RM dari Rak Penjajaran bagi RM Pasien Lama (Retrieval )

RM dibutuhkan oleh:– Poliklinik bila pasien berobat

ulang ke institusi pelayanan tersebut

– Dokter yang terkait bila pasien konsul hasil Penunjang diagnostik

– Komite medis untuk audit Medis atau studi kasus

– Komite keperawatan untuk audit keperawatan atau studi kasus

– Tim verifikator untuk klarifikasi reimbursement ( penagihan biaya)

– Direktur medis untuk klarifikasi pelayanan bila ada komplain dari pasien

1. Konsep Pengeluaran Rekam Medis dari rak penjajaran:

“Harusmengetahui

kemana Rekam medis itu akan

dikirim”

• Almari / rak penyimpanan

• Rak sortir

• Petunjuk Penyimpanan

• Guide Card

• Folder

• Tracer (petunjuk keluar)

• Kode Warna

• Buku Register peminjamanberkas rekam medis

• Buku ekspedisi

• Folder berkas rekam mediskosong

• Prosedur Tetap Rumah Sakit

• Kesalahan transpose, yaitusalah melihat dan mengingatposisi urutan angka dalamnomor rekam medis

• Kesalahan transcript, yaitusalah membaca angka, misalnya nomor 10-15-05 dilihat dan dibaca sebagai 17-15-05, jadi angka 1 pada 10 dibaca sebagai angka 7.

• Angka lain yaitu :– 1 dan 7

– 3 dan 8

– 4 dan 9

– 0 dan 6

• Suhu• Luas Ruang Filing• Jarak• Keamanan• Pencahayaan

– Alami– Buatan

• Debu• Vektor Penyakit

• Struktur bangunan harus kuat, terpelihara,bersih dan tidakmemungkinkan terjadinyagangguan kesehatan dankecelakaan bagi petugas filing.

• Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaanrata, tidak licin dan bersih.

• Setiap petugas filing mendapatkan ruangan udaraminimal 10 m3/ petugas.

• Dinding berish dan berwarnaterang, langit-langit kuat, bersih, berwarna terang, ketinggian minimal 2,5-3 m dari lantai.

• Luas jendela, kisi-kisi ataudinding gelas kaca untukmasuknya cahaya minimal 1/6 kali luas lantai

• Petugas (Man)

– Tingkat pendidikanpetugas

– Faktor beban kerja

– Karakteristik petugas

• usia dan jenis kelamin

• Lama kerja

• Pelatihan yang pernahdiikuti petugas

• Pendidikan

• Ketersedian Dana (Money)

• Bahan (Material)

• Metode (Methode)

• Alat (Machine)

Supriyanto Jakarta, 11 08 2018 - PORMIKI DKI

Documents

Transcript of Supriyanto Jakarta, 11 08 2018 - PORMIKI DKI