Muhammad Bagir, S.E.,M.T.I Strategi Pengelolaan Informasi

1

PENGERTIAN

Gordon B. Davis (Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development) menyatakan Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

Barry E. Cushing (Accounting Information System and Business Organization) menyatakan Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya

PENGERTIAN

Robert N. Anthony & John Dearden (Management Control Systems) menyatakan Informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya

Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin (Accounting Information Systems : Concepts and Practise) menyatakan Informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis

PENGERTIAN

Bill Gates (Business @ the Speed of Thought ) Menyatakan Informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya

PENGERTIAN

Informasi adalah merupakan hasil dari pengolahan

data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang

menerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan

sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu

keputusan

Pengetahuan

Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diorganisasikan dan diproses untuk memperoleh pemahaman, pengalaman, pembelajaran yang terakumulasi, sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu.

Pengetahuan dapat juga diartikan sebagai informasi yang diproses untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau menyediakan penerima dengan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi.

Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.)

Hirarki Data Bits

Fields

Record

Metode Akses Record : Index Sequential Access Method(ISAM)

Direct File Access Method

File Permasalahan Pendekatan File

Data redundancy (Duplikasi)

Data inconsistency (Data tidak Konsisten)

Data Isolasion (Pemisahan)

Data Integrity

Aplikasi/data berdiri sendiri (independence)

Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.)

Pendekatan Modern : Basis Data

Data Terpusat (Centralized Database)

Data Terdistribusi (Distributed Database)

Replicated Database

Partitioned Database

Pembuatan Basis Data

Entity Relationship (ER) Modeling

Entity Classes

Instance

Identifier

Relationship

Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.)

Normalization

Database Manajemen System (DBMS)

Model Data

Data Definition Language (DDL)

Data Manipulation Language (DML)

Data Dictionary (Kamus Data)

Logical Data Model

Model Basis Data Hirarki (Hierarchical Database Model)

Model Basis Data Jaringan (Network Database Model)

Model Basis Data Relasi (Relational Database Model)

Pengorganisasian Data dan Informasi (cont.)

Gudang Data (Data Warehouse)

Multidimensinal Data Model

Data Mart

Data Mining

Text Mining

Pengelolaan Pengetahuan

Pendekatan sistematis yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan pengetahuan pada orang yang tepat, saat yang tepat untuk menciptakan nilai

(American Productivity and Quality Center)

Pengelolaan Pengetahuan (Perspektif Bisnis)

Pengelolaan pengetahuan perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan

menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan

mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua pengetahuan yang dibutuhkan

dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.

(Telkom Indonesia)

Permasalahan Organisasi

When employees leave a company, their knowledge goes with them.

Mereka dan organisasi (company) tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi

Organisasi Perlu Mengelola Pengetahuan

Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh Sumber Daya Manusia (SDM).

Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) tidak perlu mengulang proses kegagalan.

Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada.

Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM.

Contoh Pengelolaan Pengetahuan

Member lain menjawab berdasar buku yang dibaca

Member lain menjawab berdasar pengalaman

Moderator merangkumkan Pertanyaan dan Jawaban

(dalam bentuk FAQ)

Mailing List dengan Tema Troubleshooting PC

Member Bertanya tentang suatu masalah

Bentuk Pengetahuan

Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.

Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.

Data & Informasi

Contoh Data : Data Kehadiran Pegawai Contoh informasi : Informasi akumulasi

bulanan kehadiran pegawai

NIP TANGGAL DATANG PULANG

001 10/11/2016 08:01 17:15

NIP MASUK ALPA CUTI SAKIT TELAT

002 20 1 1

Pengetahuan

Pengetahuan tentang kebiasaan pegawai dalam jam datang/pulang kerja �

Pengetahuan tentang bagaimana

meningkatkan kehadiran pegawai

Kebijakan

Kebijakan penataan jam kerja karyawan khusus untuk hari Senin dan Jumat

Peraturan jam kerja: Hari Senin dimulai jam 10:00 Hari Jumat diakhiri jam 14:00 Sisa jam kerja dikompensasi ke hari lain

Pembentukan Pengetahuan

S

Sosialisasi

E

Eksternalisasi

I

Internalisasi

C

Kombinasi

Tacit Explicit

Explicit

Tacit

TACIT KE TACIT

Sosialisasi

Contoh: Team Meeting dan diskusi

TACIT KE EKSPLISIT

Eksternalisasi

Contoh: Dialog dengan Team, Menjawab Pertanyaan

EXPLICIT KE TACIT

Internalisasi

Contoh: Belajar dari laporan

EXPLICIT KE EXPLICIT

Kombinasi

Contoh: Email laporan

Beberapa Permasalahan Pengelolaan

Pengetahuan Berbasis TI

Keterbatasan akses internet di Indonesia Kemampuan mendokumentasikan

pengalaman masih minim Kesadaran untuk membagikan

pengalaman kepada orang lain masih minim

Pengalaman orang lain belum mampu dimanfaatkan secara optimal