Muhammad Bagir, S.E.,M.T.I Pengelolaan Strategik SI/TI

1

Tantangan Pengelolaan IT

Perubahan teknologi (TI) semakin cepat.

Aplikasi dan data semakin banyak overload informasi.

Perkembangan bisnis yang semakin sadar teknologi.

Perubahan bisnis semakin kompleks dan penuh tantangan (mis: kenaikan harga menuntut efisiensi dsb)

2

Fungsi Pengelolaan

Mempersiapkan dan merealisasikan pembangunan sistem.

Melaksanakan operasionalisasi SI.

Mempertahankan kinerja SI.

3

Pengelolaan TI

Merupakan Struktur dan Proses.

Berupa Aturan dan Kebijakan.

Bagian dari kerangka Good Corporate Governance (accountability & transparency) khususnya bidang TI.

Memaksimalkan pemanfaatan TI (terutama optimalisasi sumber daya yang tersedia) untuk pencapaian tujuan organisasi.

Bentuk tanggungjawab pihak top management thd keselarasan Strategi TI dan Strategi Bisnis. 4

Fokus Pengelolaan TI

Distribusi pengambilan keputusan dalam kerangka pengelolaan TI.

Aturan dan prosedur dalam pembuatan serta monitoring kebijakan terkait dengan pengembangan TI pada suatu organisasi.

5

Apa Saja Yang Akan Dikelola

IT infrastructure.

IT technical skills.

IT development.

Cost-effective IT operations.

6

Kemungkinan Kegagalan Implementasi TI

Technical failure

Data failure.

User failure.

Organizational failure.

Failure in business environment.

7

Hubungan IT Management & IT Governance

8

Hubungan IT Management & IT Governance

IT Management

Fokus pada efisiensi layanan, produk dan pengelolaan TI

IT Governance

Fokus pada (dasar) pengambilan keputusan (kondisi TI saat ini) untuk kepentingan dimasa yang akan datang (transformasi strategi TI berdasar strategi bisnis)

9

Aset Utama Perusahaan

Sumber Daya Manusia

Aset Keuangan

Aset Fisik

Kekayaan Intelektual

Aset informasi (termasuk TI)

Aset berupa relasi (pelanggan, partner, dll)

10

Kemampuan Dasar Pengelola TI

Berperan sebagai PEMIMPIN

Mampu mengelola dan mengalokasikan sumberdaya.

Mampu berkomunikasi dengan seluruh lini yang ada.

Memiliki sifat sebagai seorang entrepreneur.

Mampu berkomunikasi dengan lingkungan luar perusahaan.

Mampu memonitor dan mengikuti perkembangan bisnis yang terjadi 11

Kolaborasi Kemampuan Pengelola TI

12

ENVIRONMENT

CORPORATE IT ORGANIZATION Leader Role Resource Allocator Role

CORPORATE BASE ORGANIZATION

Liaison Role Monitor Role

Spokesman Role Entrepreneur

Posisi Pengelola TI di Perusahaan

CIO

System Development Manager

System Maintenance Manager

IS Planning Manager

Data Center Manager

Manager of web-based Technologies

Telecommunication Manager

System Programming Manager

Database Administrator

Project Manager

Quality Assurance Manager

Computer Security Manager

13

Persiapan Implementasi Pengelolaan

Susunan struktur organisasi pengelola SI (Departemen SI, Pusat Data Elektronik, Biro Sistem dan Teknologi Informasi, dll)

Jabatan, uraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi.

Jenjang posisi dan tingkatan kepegawaian (grade, level, jenjang karier)

Jumlah personil yang dibutuhkan pada posisi tersebut.

14

Beberapa Pekerjaan Penting Dalam Pengelolaan

Menyelesaikan tugas-tugas administrasi bagian pengelola SI.

Bertanggungjawab atas instalasi dan operasionalisasi komputer.

Menganalisis dan merancang sistem pengolah data (aplikasi Portofolio Aplikasi).

Pembuatan dan pemeliharaan program komputer.

Pemeliharaan instalasi komunikasi data.

Pelatihan penggunaan aplikasi pada pengguna (user) aplikasi (internal).

Menulis panduan dan mendokumentasikan sistem (sering ‘dilupakan’ dan menjadi masalah).

Mengarsip data dan membantu akses terhadap data tersebut.

15

Tipe Desain Organisasi Pengelola

Sentralistik

Aplikasi dan sumber daya SI dikelola secara terpusat.

Desentralistik

Aplikasi dan sumber daya SI dikelola oleh setiap unit bisnis (masing-masing departemen).

Federal

Kombinasi tipe Sentralistik dan Desentralistik.

Kustomisasi

Menggunakan aplikasi yang telah ada (sudah dibuat) dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

16

Arsitektur Pengelolaan SI

Koordinasi berdasarkan hirarki organisasi.

Koordinas berdasarkan perencanaan.

Integrasi struktur yang ada.

Integrasi proses dan relasi dari masingmasing komponen yang mengelola SI.

17

Evaluasi Kinerja Pengelola SI

Pencapaian Tujuan/Sasaran (yang telah ditentukan sebelumnya).

Pengetahuan mengenai pekerjaannya.

Kualitas pekerjaan yang dilakukan.

Kecakapan dalam perencanaan dan organisasi.

Kemampuan menyatakan pendapat dan berkomunikasi.

Hubungan dengan rekan sejawat.

Kreativitas.

Teknik manajerial.

18

Isu-isu Utama Dalam Pengelolaan SI

Pengembangan MANAJEMEN PERUBAHAN yang efektif dan efisien.

Penggunaan SI secara etis.

Aturan dan ketentuan pengelolaan SI.

Kepemimpinan SI.

Hubungan yang baik dengan manajer lain (dan keseluruhan elemen dalam organisasi).

Menentukan strategi outsourcing.

Merancang skema pendanaan SI yang efektif dan efisien.

Mengimplementasikan SI sesuai perkembangannya (global information systems)

Merancang sistem pengelolaan SI yang tepat.

Menjamin kelangsungan dan kemanfaatan SI bagi organisasi.

19

Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)

Planning and organization (Domain I).

Kontribusi Strategi SI terhadap Strategi Bisnis.

Acquisition and implementation (Domain II).

Strategi TI diimplementasikan dengan baik dan sejalan dengan Strategi Bisnis.

Delivery and support (Domain III).

Pemanfaatan Strategi TI dan dukungannya terhadap Strategi Bisnis.

Monitoring (Domain IV).

Monitoring dan evaluasi implementasi Strategi TI pada organisasi secara keseluruhan.

20

Kesuksesan Pengelolaan

Transparan.

Simple.

Aktivitas dan pengelolaan SI ditata/didesain dengan baik.

Perbaikan secara cepat ketika dibutuhkan.

Edukasi pengelolaan SI bagi seluruh elemen organisasi (terutama bagi pengelolanya).

Pengelolaan SI menjangkau seluruh elemen organisasi.

Insentif dan penghargaan yang sepantasnya bagi pengelola SI

21