Strategi Dan Implementasi ERP

7/16/2019 Strategi Dan Implementasi ERP

1/44

Konsep Sistem Informasi Lanjut 1

Strategi Evaluasi &Pemilihan Paket Sistem

ERP


2/44


Pengertian Sistem ERP

Merp. Seperangkat infrastruktur dan softwareyang tidak dapat dilepaskan dari aspek bestpractices, artiya mencerminkan cara terbaikdalam mengelola bisnis berdasarkanpengalaman para pelaku bisnis ata teoriakademik.

Tujuan utama adalah untuk meningkatkankerja sama dan interaksi antar semuadepartemen/fungsi dalam perusahaan.


3/44


Mekanisme Pengambilan

Keputusan

Melibatkan prosedur standar sepertiperhitungan investasi, resiko biaya dsb.

Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang

perlu dipertimbangkan dalam memutuskanproduk ERP yang akan dipilih.

Pertimbangan ini sering bersifat Intangible

dan keputusan ditentukan berdasarkankesepakatan bersama para manajer.


4/44


Tahapan Kerangka kerja proses

pengambilan keputusan

1. Identifikasi dan perumusan masalah,

dimulai dengan membuat pernyataanmasalah dan sasaran yang ingin dicapai.

2. Koleksi informasi, mengumpulkan semuainformasi yang berhubungan denganmasalah.

3. Mendefinisikan alternatif, pada fase inisemua alternatif solusi yang relevandidefinisikan.


5/44


Tahapan (cont)

4. Evaluasi dan perbandingan alternatif,

melakukan analisis dan perbandingansetiap alternatif solusi.

5. Memilih salah satu solusi.6. Implementasi solusi yang sudah dipilih.

7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan

membandingkan terhadap masalah yangingin diselesaikan.


6/44


Fase-fase Implementasi

Sistem ERP

Fase Inisiasi

Berupa rencana strategis atau juga dari beberapakejadian yang muncul di perusahaan misalnyaadanya tawaran dari vendor, pergerakan dari

kompetitior, pergerakan industri, peningkatankualitas proyek, perubahan pada peraturan danhukum atau pemanfaatan anggaran teknologi

informasi yang lebih baik


7/44



Sistem ERP

Fase Evaluasi

Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan,evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yangpotensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

Fase Selection Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang

waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untukmenyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang

mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jikalingkungannya ternyata tidak siap menerima proyektersebut.


8/44



Sistem ERP

Fase Modifikasi

Dapat dijalankan dua cara :

Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaianproses analisis-konfigurasi dan pengujian hinggadidapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan

waktu tertentu

Cara kedua dengan melakukan pemilihan status targettertentu dan kemudian menerapkan pengukuran ataspencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secaraparalel hingga membentuk suatu lingkaran.

Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.


9/44



Sistem ERP

Fase Penyelesaian

Jika semua berjalan lancar, konsumen akanmelunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan

juga tahapan ini perusahaan biasanya

mendapatkan pelajaran dan pengalaman atassegala kejadian selama proyek implementasi,termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan

dan peluang implementasi selanjutnya.


10/44



11/44


Metode Pengembangan Sistem

ERP

Lama, biasanya lebihlamam

Menjaga fleksibilitas danmemanfaatkanpengalaman vendor

Modifikasi sistem darivendor

Sulit menggabungkanantarmodul, lama,berpotensi tidak efisien

Secara teoritis akanmenghsilkan sistemyang terbaik

Best-of-breed (kombinasidari erbagai tawaran danvendor

Sulit, mahal, lamaMenggabungkanmanfaat komersial

dengan kebutuhanperusahaan

Membangun sendiridengan tambahan dari

vendor

Sulit, mahal, lamaPaling sesuai dengankebutuhan perusahaan

Membangun sendiri(inhouse)

KekuranganKelebihanMetode


12/44


Metode Pengembangan Sistem

ERP

KekuranganKelebihanMetode

Tergantung padaperusahaan penyediajasa, tidak ada kendali,biaya dapat meningkatdiluar perkiraan

Risiko lebih rendah, lebihmurah, lebih cepat,sistem relatif tidakbanyak berubah

Application ServiceProvider (ASP)(menyerahkanimplementasi padapenyedia jasa

Tidak fleksibelCepat, lebih murah,efisien

Menerapkan sistemvendor dengan lengkap

Jika kemudian sistem

dikembangkan, akanmenyebabkan waktuimplementasi lebih lama

dan biaya lebih mahal

Risikio lebih rendah,

relatif cepat, lebih murah

Memilih modul-modul

tertentu dari sistemvendor


13/44


Kerangka Kerja Pemilihan

Solusi

Metode pemilihan paket ERP dapat

digambarkan dalam sebuah kerangka kerjayang membagi dasar pemilihan dalambeberapa kriteria, yaitu kesesuaianfungsional (functional fit), Fleksibilitas(Flexibility) dan Kostumisasi.


14/44


Tiga hal aspek Evaluasi

1. Modul

Memilih modul paket implementasi atau membuat sendirisetiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yangdipilih.

2. Fleksibilitas Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif

sistem dan teknologi lain.

3. Metode Implementasi

Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiriseluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendorERP.


15/44


Kriteria Evaluasi untuk menunjukan

kekuatan, kelemahan dan perbedaan

antara paket ERP

1. Functional Fit

2. Fleksibilitas (Flexibility) Kostumisasi Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan penggunaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka

Sistem Operasi Independent database Bahasa pemrograman

3. Dukungan (Support) Dukungan infrastruktur Pelatihan dokumentasi

4. Kontinyuitas (Continuity) Struktur proyek Aktivitas komunitas Transparansi Frekuensi update

5. Kematangan (Maturity) Status pengembangan Situs referensi


16/44


Implementasi Sistem ERP Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi

implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihatpada gambar berikut :


17/44


Faktor Penentu Keberhasilan

Sistem ERP :

1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis

2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen3. Manajemen proyek implementasi yang baik

4. Tim implementasi yang baik

5. Dapat mengatasi isu-isu teknik

6. Rekayasa ulang proses bisnis7. Komitmen organisasi untuk berubah

8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif

9. Data yang akurat

10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

12. Dapat mengatasi isu multi-site


18/44


Tiga pendekatan umum

implentasi ERP

1. Penggunaan satu paket software yang utuh

(Vendor tunggal)

2. Kombinasi dari beberapa paket software(berbagai vendor, best of breed)

3. Kostumissi atau membuat sendiri paketsoftware ERP


19/44


Tahapan Implementsi ERP

1. Membangun organisasi proyek

2. Menentukan pendekatan implementasi

3. Membangun rencana implementasi

4. Menentukan kriteria keberhasilan danmetode pengukurannya


20/44


Struktur Organisasi

1. Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan

para eksekutif dan masing-masing unit bisnisutama. Anggota komite ini harus dapat mewakilisemua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal,

keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur,distribusi, engineering dan Sistem informasi

2. Staf teknologi informasi internal : manajer,

programmer, analis, dan dukungan teknik.

3. User utama internal

4. Perwakilan vendor/konsultan


21/44



22/44



23/44


Siklus hidup Implentasi ERP

1. Fase Perencanaan

Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite iniadalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkupproyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggotatim lainnya untuk membangun sistem.

2. Fase Analisis Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan

proyek implementasi ERP dan mungkin sudahmenetekunan pendekatan yang akan dilakukan.

Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu,tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja padaberbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkaninformasi dan mendeifisikan kebutuhan.


24/44



3. Fase Desain

Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendormana yang dipilih. Tingkat disain tergantung padapendekatan ERP.

Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, maka

antarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dankostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minorsaja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jikaperusahaan memilih paket kostumisasi paket.

Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasaulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.


25/44



4. Fase Implementasi

Setelah perusahaan menentukan paket software yangakan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukankonstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, programsudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya

fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dansebgainya.

Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang prosesbisnins diterapkan. Karena semua hardware, software,data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.


26/44



5. Fase Dukungan Teknis Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan

sistem jangka pendek dan jangka panjang.Dukungan teknis terhadap para penggunasangat penting. Meskipun semua penggunasudah diberikan pelatihan yang intensif, namunstaf dukungan teknis tetap diperlukan,khususnya untuk perubahan yang drastis dan

komprehensif. Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung

oleh staf dukungan teknis yang memadai.


27/44


Dilema Implementasi

Proyek implementasi adalah pekerjaan besar

Proyek yang harus dikerjakan sendiri

Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas

pertama Mensyaratkan agar orang mengerjakan

tugasnya dengan cara yang berbeda


28/44


Strategi Implementasi

Fase I Basic ERP Modul yang diimplentasikan meliputi Sales &

Operations Planning, Demand Management,Rough-Cut, Capacity Planning, MasterScheduling, MRP dan Plant Scheduling.

Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan olehfungsi akuntansi dan keuangan, ditambah denganmodul yang diperlukan untuk mendukung

keakurantan inventory, keakuran dan struktur billof material, serta aktivitas umpan balik dari bagianmanufaktur dan pengadaan


29/44


Strategi Implementasi(2)

Fase II Integrasi Supply Chain Proses yang termasuk dalam fase ini adalah

pengembangan ERP baik ke arah depan danbelakang, sehingga membangun sebuah rantaipasok (supply chain). Pengembangan ke arahbelakang meliputi proses pengadaan barang darisupplier dengan menggunakan teknologi (produk)tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang

dan e-commerce melalui web. Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6

bulan.


30/44


Strategi Implementasi(3)

Fase III Perluasan dan Pengembangan untuk

Mendukung Strategi Perusahaan Perluasan dapat berati implementasi elemen atau modul-

modul yang belum diterapkan secara lengkap ataumenyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikan

modul pendukung, seperti modul untuk SDM,pemeliharaan, pengembangan produk dsb.

Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai daribeberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauhmana sistem akan diperluas dan dikembangkan.


31/44


Kesuksesan Implementasi

ERP

User Focus vs Technology Focus

Tata kelola dan alokasi sumber dayamanusia

Dukungan Vendor dan konsultan Pelatihan


32/44


Evaluasi kinerja Sistem ERP

Dapat dilakukan dalam dua sudut pandang

1. Sudut pandang keuangan Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara

anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktualyang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yangdikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutintahunan (on going cost).

2. Sudut pandang teknis

Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Millioninstructions per second) yang berhasil dilaksanakan.Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebihmudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannyadengan dampak bisnis implementasi ERP.


33/44


Pemeliharaan Sistem Umum

pada sistem ERP

Implementasi vitur baru.

Pengujian setelah perubahan

Kostumisasi internal

Perubahan/pengelolaanpassword.

Implementasi antarmukadengan software lain.

Transfer

Testing

Modifikasi/Peningkatan fitur

Otorisasi

Penyesuaian antar muka

Adaptif

Ada tambahan aplikasi darivendor berupa obyek baruatau patch.

Menyelesaikan masalah

berdasarkan laporan user

Aplikasi tambahan

Troubleshooting

Korektif

KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan


34/44


Pemeliharaan Sistem Umum

pada sistem ERP

Monitor response time,ambang batas, ukuran file,backup, error log.

Menelusuri aliran aktivitaspemeliharaan.

Administrasi

Monitoring alur kerja

Prefentif

Penyesuaian, perencenaan,dan implementasi versi baru

Upgrade versiPerfektif

KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan


35/44


System Application and Product

(SAP) in Data Processing

SAP adalah produk perangkat lunak ERP

yang mempunyai kemampuan untukmengintegrasikan berbagai macam aplikasibisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkanarea bisnis tertentu.

Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksiproses dilakukan dengan cara real time

SAP mempunyai kemampuan untuk dapat

dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhanbisnis.


36/44


Pengertian(2)

SAP adalah perusahaan perangkat lunak

keempat terbesar di dunia setelah Microsoft,IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar.

Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, Rbermakna pemrosesan data secara real timedan 3 berhubungan dengan arsitektur

aplikasi tiga lapisan yaitu : database,application server dan client SAPgui.


37/44


Pengertian(3)

SAP menggunakan bahasa pemrograman

generasi keempat yang dinamakan AdvanceBusiness Application Programming (ABAP).

ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasapemrograman modern lainnya seperti C,

Visual Basic dan Power Builder.


38/44


Pengertian(4)

SAP graphical user interfaces (SAPGUI)

berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400. Tampilan dari SAP menggunakan Windows

Explorer Screen Format (semua Menuterletak pada sisi kiri layar).


39/44


TUJUAN PENGGUNAAN SAP

Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu

yang digunakan untuk mengembangkan danmenguji semua program-program yang ada

dalam satu perusahaan.

Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan

mencoba untuk menggunakan tool yang

tersedia dalam SAP.

KEUNTUNGAN


40/44


KEUNTUNGAN

MENGGUNAKAN SAP

Mempunyai level integrasi yang sangat tinggi

antara aplikasi-aplikasi individu sehinggamenjamin konsistensi data terhadap sistem

dan perusahaan implementator.

SAP merupakan a table drive customization

software.

Sehingga perubahaan persyaratan bisnisdapat dilakukan dengan cepat menggunakan

sekumpulan program umum.


41/44


AREA FUNGSIONAL SAP SAP dikategorikan kedalam

3 area fungsional utama:1. Logistic

Sales and Distribution

(SD)

Material Management

(MM) Warehouse Management

(WM)

Production Planning (PP)

General Logistic (GL) Quality Management

(QM)

2. Financial Financial Accounting (FI)

Controlling (CO)

Enterprise Controlling

(EC)

Investement Management

(IM) Treasury (TR)

3. Human Resources Personnel Administration

(PA) Personnel Developer

(PD)


42/44


LINGKUNGAN SISTEM SAP Sistem pengembangan adalah lingkungan

dimana sebagian besar implementasi beradapada lingkungan ini. Sistem penjaminan kualitas adalah

lingkungan dimana semua pengetesan akhir

berada pada lingkungan ini sebelumdijalankan pada lingkungan produksi. Sistem produksi adalah lingkungan dimana

terlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-

hari Lingkungan ini juga merupakan clientuntuk semua pemakai terakhir menjalankanfungsi pekerjaan keseharian.


43/44


BIDANG KARIR DALAM SAP

Functional

Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanyaorang dengan latar belakang keuangan (untukmodul FICO), orang berlatar belakarng HRD(untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk

modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidangilmu terkait bisa menjadi functional. Functionalberhubungan dengan design business processdari si ERP. Persoalan design ini penting, karena

proses pembelian barang pada pabrik Mobildengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yangberbeda.


44/44


BIDANG KARIR DALAM SAP

ABAPer,

dengan nama lain programmer, ini pastinya diisioleh orang-orang berlatar belakang programming.ABAPER bertugas membuat report / customiakan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa

pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP. Basis,

Basis mudahnya adalah system administrator.Basis ini lah yang membuat user, membuat roles& profiles, mengatur security parameter,mengatur scheduling, set up system danpekerjaan admin lainnya.

Strategi Dan Implementasi ERP

Documents

Transcript of Strategi Dan Implementasi ERP