Standard Operating Procedure

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Jurusan Keperawatan Fakultas Kedokteran

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F08.12.11/HK.01.02.a/0008

1 Oktober 2018

Pengendalian Dokumen

dan Rekaman

1

Halaman 1 dari 5

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatanga

n

1. Perumusan Ns. Linda Wieke N., M.Kep. Sekretaris UJM ttd 1/10/18

2. Pemeriksaan Ns. Setyoadi, S.Kep., Sp.Kep.

Kom.

Sekretaris

Jurusan ttd 1/10/18

3. Persetujuan Dr. Ahsan, S.Kp., M.Kes Ketua Jurusan ttd 1/10/18

4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M.Kes. Dekan ttd 1/10/18

5. Pengendalian Ns. Rinik Eko Kapti, M.Kep. Ketua UJM ttd 1/10/18

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

1. Prosedur Pengendalian Dokumen ---------------------------------------------------------------------------- 4

2. Prosedur Pengendalian Rekaman ----------------------------------------------------------------------------- 5

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

1. Daftar Nomor Dokumen ------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

2. Borang Daftar Distribusi Dokumen --------------------------------------------------------------------------------- 8

3. Borang Daftar Revisi Dokumen --------------------------------------------------------------------------------------- 9

4. Borang Daftar Rekaman Mutu -------------------------------------------------------------------------------------- 10

Hal. 1

A. Tujuan

Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen

maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi serta

memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui

secara memadai.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua

jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di UJM.

C. Standar Mutu yang Terkait

1. Standar Mutu Universitas Brawijaya

2. Manual Mutu Fakultas Kedokteran

3. Manual Mutu Jurusan Keperawatan

4. Tinjauan Manajemen Jurusan Keperawatan

D. Istilah dan Definisi

1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem

mutu Organisasi UJM untuk menunjukkan kemampuan organisasi

dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan

persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan

target pencapaian Rencana strategis JK FKUB 2011-2015 dan sasaran

mutu JK FKUB.

3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun

softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan

SPMI.

4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan

untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan

berjalan sesuai standar.

Hal. 2

E. Urutan Prosedur

1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang

direvisi harus disyahkan pada Ketua UJM. Setelah diterapkan, dikaji

ulang oleh Sekretaris UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-

tangan yang disiapkan.

2. Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen.

3. Pendistribusian dokumen dilakukan Sekretaris UJM dengan mengacu

pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.

4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen

lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya

dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap

pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui

dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.

5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan. Jika dalam

penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus

dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk

mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai,

MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel

DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua

dokumen dapat diunggah dalam laman PJM untuk mendukung

program paperless community.

6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan

harus disetujui oleh Ketua PJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu.

Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi

Kerja.

7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat

dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal

penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan

oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

8. Dokumen harus diberi identitas sebagai berikut:

• Judul/Nama

• Nomor

• Tanggal penerbitan

• Persetujuan yang berwenang

• Status perubahan (Revisi)

Hal. 3

9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda

DOKUMEN KADALUARSA.

10. Data harus dikendalikan dengan cara sebagai berikut:

• Peta lokasi file dokumen (site map)

• Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk

identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan

dokumen yang tidak digunakan lagi.

12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan

dibuat dan data terkait diperbarui.

13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan

stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika

Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap

sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen

(fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir

Pengendalian Rekaman. Masing-masing Wakil ketua bidang harus

menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan

secara periodik akan ditinjau oleh MR.

15. Dalam pengendalian rekaman, rekaman harus diberi identitas sebagai

berikut:

• Judul/Nama

• Nomor

• Tanggal penerbitan

• Persetujuan yang berwenang

• Status perubahan (Revisi)

16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul,

tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN

KADALUARSA.

17. Rekaman harus dikendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:

• Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang

• Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-

masing bidang

Hal. 4

18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk

identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah

penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

19. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan

rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu

sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan

kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan

disaksikan salah satu anggota PJM sesuai dengan metode

pemusnahannya

F. Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen

Ketua UJM

Sekretaris UJM

Staf Administrasi

Jurusan

Wakabid

Penerima Dokumen

Mulai

Mengesahkan dokumen

(3 hari).

Daftar Nomor

Dokumen 00802

06000 01

Menerbitkan dokumen

(1 hari).

Menggandakan dokumen

(1 hari).

Mendistribusikan dokumen

(1 hari).

Daftar Distribusi

Dokumen 00802

06000 02

Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru

(1 hari).

A

Hal. 5

Wakabid Pelayanan

Umum

2. Prosedur Pengendalian Rekaman

Wakabid. Pelayanan

Umum

Wakabid. Pelayanan

Umum

Tenaga Kependidikan

Sekretaris UJM

Sekretaris UJM

A

Mengendalikan data

(7 hari).

Daftar Revisi

Dokumen 00802

06000 03

Selesai

Mulai

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

(1 hari).

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman

(1 hari).

Daftar Rekaman

Mutu 00802 06000 04

Melakukan tabulasi data

(1 hari).

Menganalisa data

(1 hari).

Data terolah

Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru

(1 hari).

Laporan

Hal. 6

G. Referensi

Manual Mutu UJM JK FKUB

Selesai

Hal. 7

H. Lampiran

1. Daftar Nomor Dokumen

No Dokumen Tingkat

1. Manual Mutu UJM UJM

2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman UJM UJM

3. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai UJM UJM

4. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan UJM UJM

5. Dokumen Pendukung UJM

Hal. 8

2. Borang Daftar Distribusi Dokumen

Nama Dokumen/Borang :

Nomor/Kode :

Revisi ke- :

Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan

1

2

3

4

5

6

7

8

Hal. 9

3. Borang Daftar Revisi Dokumen

No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan

1. Visi, Misi dan Tujuan

UJM

2. Program Kerja UJM

3. Manual Mutu UJM

(termasuk Rencana

Mutu)

4. MP Pengendalian

Dokumen dan Rekaman

UJM

5. MP Pengendalian Produk

yang Tidak Sesuai UJM

6. MP Tindakan Korektif

dan Pencegahan UJM

7. Dokumen Pendukung

Hal. 10

4. Borang Daftar Rekaman Mutu

Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode

Pemusnahan

Visi, Misi dan Tujuan

UJM

Program Kerja UJM

Manual Mutu UJM

(termasuk Rencana

Mutu)

MP Pengendalian

Dokumen dan

Rekaman UJM

MP Pengendalian

Produk yang Tidak

Sesuai UJM

MP Tindakan Korektif

dan Pencegahan UJM

Dokumen Pendukung