STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KESEKRETARIATAN

I. SURAT MENYURAT

II. PROPOSAL KEGIATAN

III. LAPORAN PERTANGGUNG

JAWABAN KEGIATAN

IV. SERTIFIKAT KEGIATAN

V. INVENTARIS

Jazakumullahu Khairan,

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan

semesta alam, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat

menyelesaikan Standar Operasional Prosedur (SOP):

Kesekretariatan HIMIA FISIP UMJ Periode 2019-2020. Hal ini

menjadi sangat penting demi kelancaran jalannya organisasi ke

depan sesuai dengan standart yang telah disepakati bersama.

Kami menyadari bahwa SOP yang kami susun ini masih

terdapat kekurangan. Untuk itu kami mohon maaf atas kekurangan

dari kami. Besar harapan kami, setiap pengurus dapat memahami

dan melaksanakan SOP ini dengan baik selama satu tahun

kepengurusan tanpa ada kendala yang berarti. Kami juga mengharap

kritik dan saran dari berbagai pihak sehingga dapat menjadi

masukan dan evaluasi bagi perbaikan SOP di masa mendatang

menjadi lebih baik.

Cirendeu, 05 November 2019

Sekretaris Umum,

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

”KESEKRETARIATAN”

HIMIA FISIP UMJ

PERIODE 2019-2020

Cirendeu, 05 November 2019

Di Periksa Oleh :

Ketua Umum

HIMIA FISIP UMJ

Dwiky Lucky Adiyasha

NPM : 2017120028

Di Setujui Oleh :

Ketua Program Studi

Administrasi Publik

Mawar, SIP, M.AP

NIDN : 0011057804

Di Buat Oleh :

Sekretaris Umum

HIMIA FISIP UMJ

Hani Amelia

NPM : 2017120018

Di Periksa Oleh :

Sekretaris Program Studi

Administrasi Publik

Nida Handayani, S.IP, M.Si

NIDN : 0323058602

I. SURAT MENYURAT

STANDARISASI FORMAT

A. Format Harder dan Footer Lembaga

1.1 Format Harder

1. Logo Himpunan Mahasiswa Administrasi Publik FISIP

UMJ

2. Nama Lembaga yang bersangkutan

3. Alamat kesekretariatan Lembaga yang bersangkut

4. Nomer telepon lembaga yang bisa dihubungi (Untuk

HIMIA nomer yang tercantum adalah Ketua Umum)

5. Media Sosial lembaga yang bersangkutan

6. Lafadz Basmallah (Wajib karena atas izin dan ridho Allah

SWT maka diwajibkan serta kita berada dilingkungan

Universitas islam)

4

1 3

5

6

Keterangan Gambar :

1.2 Format KOP Surat

Keterangan :

1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing

lembaga.

2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan

jenis kertas Legal (21,59x35,56cm.)

3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan

ukuran 12, Kecuali pada bagian KOP surat yaitu ukuran 11.

4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,15 (tanpa spasi

before/after paragraph).

1.3 Format Penomoran Surat

Berikut merupakan kode penomoran surat:

Jenis Surat Singkatan Kode

Surat Keputusan SK 1

Surat Undangan SU 2

Surat Permohonan SPm 3

Surat Pemberitahuan SPb 4

Surat Peminjaman SPp 5

Surat Pernyataan SPn 6

Surat Mandat SM 7

Surat Tugas ST 8

Surat Keterangan SKet 9

Surat Rekomendasi SR 10

Surat Balasan SB 11

1.4 Surat yang Dikeluarkan Oleh HIMIA FISIP UMJ

(Sekretaris Umum)

Contoh Nomor: 02.2/SU/D-FISIP UMJ/VIII/2019

Keterangan:

KODE KETERANGAN

02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu

bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode

dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis

suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai

dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah

masing-masing jenis surat yang dikeluarkan

departemen dalam satu tahun kepengurusan)

2 Kode nomor surat

SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat

yang dikeluarkan)

D-FISIP

UMJ

Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

VIII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)

2019 Tahun berjalan

Contoh Nomor: 03.3/SPm/D-FISIP UMJ/VII/2019

Keterangan:

1.5 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen

a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)

KODE KETERANGAN

03 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu

bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode

dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis

suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai

dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah

masing-masing jenis surat yang dikeluarkan

departemen dalam satu tahun kepengurusan)

3 Kode nomor surat

SPm Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat

yang dikeluarkan)

D-FISIP

UMJ

Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)

2019 Tahun berjalan

Nb.

Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan

oleh masing-masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file,

kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada sekretaris Umum

HIMIA FISIP UMJ.

Contoh Nomor: 05.2/SU/D-FISIP UMJ/VII/2019

b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana

Kegiatan)

Keterangan :

KODE KETERANGAN

02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu

bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode

dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis

suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai

dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah

masing-masing jenis surat yang dikeluarkan

departemen dalam satu tahun kepengurusan)

2 Kode nomor surat

SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat

yang dikeluarkan)

D-FISIP

UMJ

Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)

2019 Tahun berjalan

Keterangan :

1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris

acara dalam bentuk Soft File, kemudian setelah selesai acara wajib

dilaporkan kepada sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ

2. Tambahan untuk keterangan kepanitiaan bisa disematkan diatas

sebelum tanda tangan.

1.6 Format KOP Amplop

Keterangan :

1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga

2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis

kertas

Amplop Khusus Surat

3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman

dengan ukuran 12 dan dibold serta Italic

4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi

cukup

salah satu saja

5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara,

atau

Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah

sebagai

berikut:

Kepada Yth :

Dekan Fisip UMJ

di-

tempat

Lembar 1 (Cover Proposal)

ngan :

Nama Himpunan atau penyelenggara kegiatan

I. PROPOSAL KEGIATAN

2.1 Proposal Kepanitiaan

Ketera

1.

2. Nama Kegiatan & Tema kegiatan

3. tag line himpunan/lembaga terkait

Nb:

Lembar 2 (Lembar Pengesahan)

LEMBAR PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan

dilaksanakan

2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan

dilaksanakan

3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi

sasaran dalam kegiatan

4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan

tempat pelaksanaan kegiatan

5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan

dalam kegiatan

6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.

Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang

paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah

7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana

dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan

Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang

sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan

jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Format Tanda Tangan

Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua Pelaksana

Suhardiman

NPM : 2017120082

Sekretaris Pelaksana

Hani Amelia

NPM : 2017120018

Ketua Umum

BEM FISIP UMJ

Mengetahui,

Ketua Umum

HIMIA FISIP UMJ

Alfathan Putut Panggiring

NPM : 2016140002

Dwiky Lucky Adiyasha

NPM : 2017120028

Dekan

FISIP UMJ

Menyetujui,

Ketua Program Studi

Administrasi Publik

Dr. Ma’mun Murod., M. Si.

NIDN: 0313067301

Mawar, S.IP., M.AP

NIDN : 0011057804

Nb:

1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar

pengesahan)

Cap

HIMIA Cap

BEM FISIP

Cap

Panitia Pelaksana

2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada

paling kiri

3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan

menyetujui tanda tangan pihak Universitas oleh Wakil Rektor III.

Namun jika tidak meinta dana Universitas, aka Wakil rektor III

tidak perlu dicantumkan

4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan

tanda titik

5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan

6. Apabila Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ mempunyai

kepentingan lain dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 minggu),

maka tanda tangan untuk posisi Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ

dapat diatasnamakan oleh Sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ

sesuai surat mandat (kuasa) dari ketua.

Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:

Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen

Ketua Panitia kepada Sekretaris Panitia

Dan lain-lain sesuai kondisi

Lembar 3 (Isi)

NO REDAKSI KETERANGAN

1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan

dilaksanakan

2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan

dilaksanakan

3. Landasan

Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang

akan dilaksanakan

4. Latar Belakang

Kegiatan

Berisi latar belakang kegiatan

yang akan dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan

dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang

akan dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang

akan dilaksanakan

8. Waktu dan

Tempat

Pelaksanaan

Hari, Tanggal : Hari, Tanggal

Bulan Tahun

Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang

akan digunakan untuk kegiatan

9. Susunan Panitia -

10. Susunan Acara Berisi rundown acara

11. Rencana

Anggaran Dana

Berisi Mengenai Rincian

Anggaran pemasukan dan

pengeluaran

Catatan : Jumlah pengeluaran

harus sama dengan jumlah

pemasukan

12. Layanan

Informasi

Berisi nama lengkap dan nomor

telepon panitia yang dapat

dihubungi untuk

segala informasi kegiatan

tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang

saja, biasanya ketua

panitia, koordinator sie acara dan

koordinator sie humas)

13. Penutup Berisi kata penutup dan harapan

jalannya kegiatan

2.2 PROPOSAL SPONSORSHIP

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal

sponsorship:

1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat

pengantar berupa

permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti

format surat pada bab II

2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar

pihak sponsor tertarik

dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan

3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:

Logo lembaga yang bersangkutan dan logo Universitas

Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan

Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Bentuk kerjasama yang ditawarkan

Rencana anggaran dana

Contact person penyelenggara kegiatan

2.3 ALUR PENGAJUAN PROIPOSAL KEGIATAN

Nb :

1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal

melalui Bendahara Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana

sama dengan proposal kegiatan

2. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk

proposal ASLI(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.

Pembuatan Proposal / LPJ

Follow-Up Proposal

Selesai

ACC Dana

Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/Dekan FISIP

UMJ

Tanda Tangan Pihak Terkait

Koordinasi Kepada Sekretaris Umum

Lembar 1 (Cover LPJ kegiatan LPJ)

II. LAPORAN PERTANGGUNG

JAWABAN (LPJ) KEGIATAN

3.1 LPJ Kepanitiaan

Lembar 2 (Lembar Pengesahan)

LEMBAR PENGESAHAN

1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan

dilaksanakan

2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan

dilaksanakan

3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi

sasaran dalam kegiatan

4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan tempat

pelaksanaan kegiatan

5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan

dalam kegiatan

6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.

Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang

paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah

7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana

dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan

Lembar 3 (Isi)

NO REDAKSI KETERANGAN

1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan

dilaksanakan

2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan

dilaksanakan

3. Landasan

Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang akan

dilaksanakan

4. Latar Belakang

Kegiatan

Berisi latar belakang kegiatan yang

akan dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan

dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang akan

dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang sudah

dilaksanakan

8. Waktu dan

Tempat

Pelaksanaan

Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan

Tahun

Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang akan

digunakan untuk kegiatan

9. Susunan Panitia -

10. Susunan Acara Berisi rundown acara yang telah

selesai

11. Laporan surat

menyurat

Berisi Laporan surat keluar yang

telah dibuat atau disebarkan oleh

sekretaris pelaksana

Nb: didalam pembuatan LPJ

kegiatan, semua surat yang

dikeluarkan di copy

kemudian dilampirkan setelah daftar

surat keluar

12. Anggaran Dana

Terealisasi

Berisi Pengeluaran dan pemasukan

real tentang dana yang dikeluarkan

dandidapatkan pada saat kegiatan.

Format penulisannya sama seperti

pada proposal kegiatan

13. Layanan

Informasi

Berisi nama lengkap dan nomor

telepon panitia yang dapat dihubungi

untuk

segala informasi kegiatan tersebut

(cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya

ketua

panitia, koordinator sie acara dan

koordinator sie humas)

14. Laporan Kegiatan Berisi tentang tolak ukur

keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai

dari hambatanhambatan kegiatan,

laporan masing-masing seksi, foto-

foto kegiatan, lapran keuangan

berupa kuitansi maupun strukm

pembayaran, serta saran untuk

kegiatan selanjutnya

15. Penutup Berisi kata penutup dan ucapan

terima kasih

3.2 Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti

dibawah ini:

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

DEPARTEMEN XXX

HIMIA FISIP UMJ

PERIODE 2019-2020

POINT KETERANGAN

I. VISI & MISI

1.1 Visi

Berisi Visi departemen masing-

masing

1.2 Misi

Berisi Misi departemen masing-

masing

II. ANALISA SWOT

2.1 Strenght

Berisi kekuatan-kekuatan

departemen (faktor internal

departemen)

2.2 Weakness

Berisi kelemahan-kelemahan

departemen (faktor internal

departemen)

2.3 Opportunity

Berisi kesempatan-kesempatan

yang dimiliki departemen untuk

mengembangkan dirinya (faktor

eksternal departemen)

2.4 Threath

Berisi ancaman-ancaman yang

menghambat perkembangan

departemen (faktor

eksternal departemen)

Halaman 33

III. KONDISI

PERSONIL/ANGGOTA

3.1 Nama Lengkap :

....................................................

Kondisi Personil :

....................................................

3.2 Dst...

IV. EVALUASI PROGRAM

KERJA

-

1. Deskripsi Kegiatan

Berisi gambaran umum kegiatan

2. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan diadakannya kegiatan

3. Sasaran Kegiatan

Berisi hal-hal yang menjadi sasaran

kegiatan

V. NAMA PROKER 4. Parameter Keberhasilan

Berisi tolak ukur kegiatan yang

dibagi menjadi kualitatif dan

kuantitatif

a. Kuantitatif

b. Kualitatif

5. Waktu dan Tempat pelaksanaan

Hari, Tanggal : Hari, Tanggal

Bulan Tahun

Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang telah

digunakan dalam kegiatan

6. Pendanaan

Berisi pemasukan dan pengeluaran

secara rinci.

Jika surplus tuliskan berapa jumlah

surplusnya. Dan jika defisit tuliskan

berapa jumlah defisitnya

7. Penanggung Jawab

Berisi nama penanggungjawab

8. Hasil Kegiatan

Berisi laporan kegiatan. Apakah

sesuai dengan parameter dan tujuan

yang

ditargetkan atau tidak

Halaman 34

9. Kendala dan Rekomendasi

Berisi kendala yang dihadapi

selama kegiatan serta rekomendasi

untuk

kegiatan selanjutnya

VI. NAMA PROKER Dst...

VII. PENUTUP Berisi rangkaian kata-kata

penutupan serta ucapan terima

kasih

Nb:

1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala

Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing

Departemen

2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggung jawab tiap

proker yang sudah berjalan

3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan

format sesuai dengan

standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ

Periodik masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan

kepada Sekretaris Umum HIMIA FISIP UM.

Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/DEkan FISIP

UMJ dan Kaprodi Administrasi Publik (HIMIA)

Tanda Tangan Pihak

Terkait

Koordinasi Kepada Sekretaris Umum

Penyusunan LPJ

3.3 ALUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN

Alur Penyerahan Proposal Kegiatan dan LPJ Kegiatan

Nb :

1. LPJ diserahkan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana.

2. Pada Penyerahan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan

kepada Pihak tertentu.

3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD

kegiatan yang berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran

berupa paper jika ada.

4. Untuk LPJ dibuat rangkap 4 (sesuai kebutuhan)

5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ

ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap

IV. SERTIFIKAT

4.1 Sertifikat Kepengurusan

a) Ketua, Sekretaris dan Bendahara Umum

NB:

1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum

Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus

masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan

Sknya.

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada

pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-

masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat

dikreasi sendiri.

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,

Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi

Administrasi Publik .

b) Kepala, Sekretaris Departemen Beserta Kabiro dan

Para Staff

NB:

1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum

Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus

masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan

Sknya.

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada

pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-

masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat

dikreasi sendiri.

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,

Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi

Administrasi Publik, Ketua Umum Serta Sekretaris Umum HIMIA FISIP

UMJ.

4.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan

NB :

1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan/Peserta dilakukan

oleh masing-masing penyelenggara kegiatan dengan cara membuat

surat permohonan SK serta melampirkan nama, NIM, serta jabatan

dalam acara/ kepanitiaan

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada

pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun

background sertifikat dapat dikreasi sendiri

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/

kepanitiaan/Peserta adalah Dekan FISIP UMJ, Kaprodi dan Ketua

Umum Serta Ketua Pelaksana Kegiatan HIMIA FISIP UMJ.

V. INVENTARIS

5.1 Kartu Inventaris Barang (KIB)

Contoh KODE : 01/INV-HIMIA/03/IX/2019

KODE KETERANGAN

01 Nomor urutan barang inventaris atau barang yang

akan di data. Selalu bertambah hingga akhir

kepengurusan kecuali tidak ada barang atau

inventaris masuk lagi.(tujuan: untuk mengetahui

jumlah barang atau Aset yang HIMIA miliki)

INV-HIMIA Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

03 Kode Jenis Surat

IX Bulan berjalan pendataan (dalam angka Romawi)

2019 Tahun berjalan pendataan

5.2 Kode Penomoran Barang Inventaris

Berikut merupakan kode penomoran surat :

KODE JENIS KETERANGAN

01 Tanah dan

Bangunan

- Tanah

- Bangunan

- dll

02 Mebeular /

Furniture

- Meja & Kursi

- Lemari

- Locker

- Papan Tulis

- Mading

- Meja rapat

- dll

03 ATK - Buku

- Pulpen

- Spidol

- Map

- dll

04 Alat Electronic - Komputer

- Printer

- Scanner

- AC

- Telepon

- dll

05 Alat Rumah

Tangga

- Alat Kebersihan

- Kompor

- Dispenser

- dll

06 Mekanik /

Mechine

- Mobil

- Motor

- Mesin Fotocopy

- dll

07 DLL Alat Pendukung lainnya diluar daftar

di atas

5.4 Buku Induk Barang Inventaris

Keterangan :

POINT KETERANGAN

Tanggal Pendataan Tanggal masuk barang atau pendataan barang

Kode Barang Kode barang ditulis sesuai dengan kode yang

ada pada kartu daftar inventaris

Asal Barang Dari mana asalnya barang tersebut, bisa

diberikan oleh fakultas ataupun ada donatur

yang memberikan

Keterangan Keterangan terkait kondisi barang secara

terperinci.

Nama Barang Nama atau Jenis barang tertenyu

No Nomor urut pendataan barang

Tahun Masuk Tahun masuk barang tertentu

Kondisi barang tersebut apakah dalam kondisi

baik atau rusak

Kondisi