STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KESEKRETARIATAN
I. SURAT MENYURAT
II. PROPOSAL KEGIATAN
III. LAPORAN PERTANGGUNG
JAWABAN KEGIATAN
IV. SERTIFIKAT KEGIATAN
V. INVENTARIS
Jazakumullahu Khairan,
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan
semesta alam, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat
menyelesaikan Standar Operasional Prosedur (SOP):
Kesekretariatan HIMIA FISIP UMJ Periode 2019-2020. Hal ini
menjadi sangat penting demi kelancaran jalannya organisasi ke
depan sesuai dengan standart yang telah disepakati bersama.
Kami menyadari bahwa SOP yang kami susun ini masih
terdapat kekurangan. Untuk itu kami mohon maaf atas kekurangan
dari kami. Besar harapan kami, setiap pengurus dapat memahami
dan melaksanakan SOP ini dengan baik selama satu tahun
kepengurusan tanpa ada kendala yang berarti. Kami juga mengharap
kritik dan saran dari berbagai pihak sehingga dapat menjadi
masukan dan evaluasi bagi perbaikan SOP di masa mendatang
menjadi lebih baik.
Cirendeu, 05 November 2019
Sekretaris Umum,
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
”KESEKRETARIATAN”
HIMIA FISIP UMJ
PERIODE 2019-2020
Cirendeu, 05 November 2019
Di Periksa Oleh :
Ketua Umum
HIMIA FISIP UMJ
Dwiky Lucky Adiyasha
NPM : 2017120028
Di Setujui Oleh :
Ketua Program Studi
Administrasi Publik
Mawar, SIP, M.AP
NIDN : 0011057804
Di Buat Oleh :
Sekretaris Umum
HIMIA FISIP UMJ
Hani Amelia
NPM : 2017120018
Di Periksa Oleh :
Sekretaris Program Studi
Administrasi Publik
Nida Handayani, S.IP, M.Si
NIDN : 0323058602
I. SURAT MENYURAT
STANDARISASI FORMAT
A. Format Harder dan Footer Lembaga
1.1 Format Harder
1. Logo Himpunan Mahasiswa Administrasi Publik FISIP
UMJ
2. Nama Lembaga yang bersangkutan
3. Alamat kesekretariatan Lembaga yang bersangkut
4. Nomer telepon lembaga yang bisa dihubungi (Untuk
HIMIA nomer yang tercantum adalah Ketua Umum)
5. Media Sosial lembaga yang bersangkutan
6. Lafadz Basmallah (Wajib karena atas izin dan ridho Allah
SWT maka diwajibkan serta kita berada dilingkungan
Universitas islam)
4
1 3
5
6
Keterangan Gambar :
1.2 Format KOP Surat
Keterangan :
1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing
lembaga.
2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan
jenis kertas Legal (21,59x35,56cm.)
3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan
ukuran 12, Kecuali pada bagian KOP surat yaitu ukuran 11.
4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,15 (tanpa spasi
before/after paragraph).
1.3 Format Penomoran Surat
Berikut merupakan kode penomoran surat:
Jenis Surat Singkatan Kode
Surat Keputusan SK 1
Surat Undangan SU 2
Surat Permohonan SPm 3
Surat Pemberitahuan SPb 4
Surat Peminjaman SPp 5
Surat Pernyataan SPn 6
Surat Mandat SM 7
Surat Tugas ST 8
Surat Keterangan SKet 9
Surat Rekomendasi SR 10
Surat Balasan SB 11
1.4 Surat yang Dikeluarkan Oleh HIMIA FISIP UMJ
(Sekretaris Umum)
Contoh Nomor: 02.2/SU/D-FISIP UMJ/VIII/2019
Keterangan:
KODE KETERANGAN
02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)
2 Kode nomor surat
SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP
UMJ
Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
VIII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan
Contoh Nomor: 03.3/SPm/D-FISIP UMJ/VII/2019
Keterangan:
1.5 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen
a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)
KODE KETERANGAN
03 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)
3 Kode nomor surat
SPm Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP
UMJ
Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan
Nb.
Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan
oleh masing-masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file,
kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada sekretaris Umum
HIMIA FISIP UMJ.
Contoh Nomor: 05.2/SU/D-FISIP UMJ/VII/2019
b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana
Kegiatan)
Keterangan :
KODE KETERANGAN
02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)
2 Kode nomor surat
SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP
UMJ
Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan
Keterangan :
1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
acara dalam bentuk Soft File, kemudian setelah selesai acara wajib
dilaporkan kepada sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ
2. Tambahan untuk keterangan kepanitiaan bisa disematkan diatas
sebelum tanda tangan.
1.6 Format KOP Amplop
Keterangan :
1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga
2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis
kertas
Amplop Khusus Surat
3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman
dengan ukuran 12 dan dibold serta Italic
4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi
cukup
salah satu saja
5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara,
atau
Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah
sebagai
berikut:
Kepada Yth :
Dekan Fisip UMJ
di-
tempat
Lembar 1 (Cover Proposal)
ngan :
Nama Himpunan atau penyelenggara kegiatan
I. PROPOSAL KEGIATAN
2.1 Proposal Kepanitiaan
Ketera
1.
2. Nama Kegiatan & Tema kegiatan
3. tag line himpunan/lembaga terkait
Nb:
Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi
sasaran dalam kegiatan
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan
tempat pelaksanaan kegiatan
5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan
dalam kegiatan
6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.
Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang
paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah
7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana
dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan
Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang
sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan
jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
Format Tanda Tangan
Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Pelaksana
Suhardiman
NPM : 2017120082
Sekretaris Pelaksana
Hani Amelia
NPM : 2017120018
Ketua Umum
BEM FISIP UMJ
Mengetahui,
Ketua Umum
HIMIA FISIP UMJ
Alfathan Putut Panggiring
NPM : 2016140002
Dwiky Lucky Adiyasha
NPM : 2017120028
Dekan
FISIP UMJ
Menyetujui,
Ketua Program Studi
Administrasi Publik
Dr. Ma’mun Murod., M. Si.
NIDN: 0313067301
Mawar, S.IP., M.AP
NIDN : 0011057804
Nb:
1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar
pengesahan)
Cap
HIMIA Cap
BEM FISIP
Cap
Panitia Pelaksana
2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada
paling kiri
3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan
menyetujui tanda tangan pihak Universitas oleh Wakil Rektor III.
Namun jika tidak meinta dana Universitas, aka Wakil rektor III
tidak perlu dicantumkan
4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan
tanda titik
5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan
6. Apabila Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ mempunyai
kepentingan lain dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 minggu),
maka tanda tangan untuk posisi Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ
dapat diatasnamakan oleh Sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ
sesuai surat mandat (kuasa) dari ketua.
Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:
Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen
Ketua Panitia kepada Sekretaris Panitia
Dan lain-lain sesuai kondisi
Lembar 3 (Isi)
NO REDAKSI KETERANGAN
1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Landasan
Kegiatan
Berisi landasan kegiatan yang
akan dilaksanakan
4. Latar Belakang
Kegiatan
Berisi latar belakang kegiatan
yang akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan
dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang
akan dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang
akan dilaksanakan
8. Waktu dan
Tempat
Pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal
Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang
akan digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia -
10. Susunan Acara Berisi rundown acara
11. Rencana
Anggaran Dana
Berisi Mengenai Rincian
Anggaran pemasukan dan
pengeluaran
Catatan : Jumlah pengeluaran
harus sama dengan jumlah
pemasukan
12. Layanan
Informasi
Berisi nama lengkap dan nomor
telepon panitia yang dapat
dihubungi untuk
segala informasi kegiatan
tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang
saja, biasanya ketua
panitia, koordinator sie acara dan
koordinator sie humas)
13. Penutup Berisi kata penutup dan harapan
jalannya kegiatan
2.2 PROPOSAL SPONSORSHIP
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal
sponsorship:
1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat
pengantar berupa
permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti
format surat pada bab II
2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar
pihak sponsor tertarik
dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan
3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:
Logo lembaga yang bersangkutan dan logo Universitas
Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Bentuk kerjasama yang ditawarkan
Rencana anggaran dana
Contact person penyelenggara kegiatan
2.3 ALUR PENGAJUAN PROIPOSAL KEGIATAN
Nb :
1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal
melalui Bendahara Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana
sama dengan proposal kegiatan
2. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk
proposal ASLI(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.
Pembuatan Proposal / LPJ
Follow-Up Proposal
Selesai
ACC Dana
Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/Dekan FISIP
UMJ
Tanda Tangan Pihak Terkait
Koordinasi Kepada Sekretaris Umum
Lembar 1 (Cover LPJ kegiatan LPJ)
II. LAPORAN PERTANGGUNG
JAWABAN (LPJ) KEGIATAN
3.1 LPJ Kepanitiaan
Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi
sasaran dalam kegiatan
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan tempat
pelaksanaan kegiatan
5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan
dalam kegiatan
6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.
Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang
paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah
7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana
dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan
Lembar 3 (Isi)
NO REDAKSI KETERANGAN
1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Landasan
Kegiatan
Berisi landasan kegiatan yang akan
dilaksanakan
4. Latar Belakang
Kegiatan
Berisi latar belakang kegiatan yang
akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan
dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang akan
dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang sudah
dilaksanakan
8. Waktu dan
Tempat
Pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan
Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang akan
digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia -
10. Susunan Acara Berisi rundown acara yang telah
selesai
11. Laporan surat
menyurat
Berisi Laporan surat keluar yang
telah dibuat atau disebarkan oleh
sekretaris pelaksana
Nb: didalam pembuatan LPJ
kegiatan, semua surat yang
dikeluarkan di copy
kemudian dilampirkan setelah daftar
surat keluar
12. Anggaran Dana
Terealisasi
Berisi Pengeluaran dan pemasukan
real tentang dana yang dikeluarkan
dandidapatkan pada saat kegiatan.
Format penulisannya sama seperti
pada proposal kegiatan
13. Layanan
Informasi
Berisi nama lengkap dan nomor
telepon panitia yang dapat dihubungi
untuk
segala informasi kegiatan tersebut
(cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya
ketua
panitia, koordinator sie acara dan
koordinator sie humas)
14. Laporan Kegiatan Berisi tentang tolak ukur
keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai
dari hambatanhambatan kegiatan,
laporan masing-masing seksi, foto-
foto kegiatan, lapran keuangan
berupa kuitansi maupun strukm
pembayaran, serta saran untuk
kegiatan selanjutnya
15. Penutup Berisi kata penutup dan ucapan
terima kasih
3.2 Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti
dibawah ini:
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
DEPARTEMEN XXX
HIMIA FISIP UMJ
PERIODE 2019-2020
POINT KETERANGAN
I. VISI & MISI
1.1 Visi
Berisi Visi departemen masing-
masing
1.2 Misi
Berisi Misi departemen masing-
masing
II. ANALISA SWOT
2.1 Strenght
Berisi kekuatan-kekuatan
departemen (faktor internal
departemen)
2.2 Weakness
Berisi kelemahan-kelemahan
departemen (faktor internal
departemen)
2.3 Opportunity
Berisi kesempatan-kesempatan
yang dimiliki departemen untuk
mengembangkan dirinya (faktor
eksternal departemen)
2.4 Threath
Berisi ancaman-ancaman yang
menghambat perkembangan
departemen (faktor
eksternal departemen)
Halaman 33
III. KONDISI
PERSONIL/ANGGOTA
3.1 Nama Lengkap :
....................................................
Kondisi Personil :
....................................................
3.2 Dst...
IV. EVALUASI PROGRAM
KERJA
-
1. Deskripsi Kegiatan
Berisi gambaran umum kegiatan
2. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan diadakannya kegiatan
3. Sasaran Kegiatan
Berisi hal-hal yang menjadi sasaran
kegiatan
V. NAMA PROKER 4. Parameter Keberhasilan
Berisi tolak ukur kegiatan yang
dibagi menjadi kualitatif dan
kuantitatif
a. Kuantitatif
b. Kualitatif
5. Waktu dan Tempat pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal
Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang telah
digunakan dalam kegiatan
6. Pendanaan
Berisi pemasukan dan pengeluaran
secara rinci.
Jika surplus tuliskan berapa jumlah
surplusnya. Dan jika defisit tuliskan
berapa jumlah defisitnya
7. Penanggung Jawab
Berisi nama penanggungjawab
8. Hasil Kegiatan
Berisi laporan kegiatan. Apakah
sesuai dengan parameter dan tujuan
yang
ditargetkan atau tidak
Halaman 34
9. Kendala dan Rekomendasi
Berisi kendala yang dihadapi
selama kegiatan serta rekomendasi
untuk
kegiatan selanjutnya
VI. NAMA PROKER Dst...
VII. PENUTUP Berisi rangkaian kata-kata
penutupan serta ucapan terima
kasih
Nb:
1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala
Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing
Departemen
2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggung jawab tiap
proker yang sudah berjalan
3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan
format sesuai dengan
standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ
Periodik masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan
kepada Sekretaris Umum HIMIA FISIP UM.
Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/DEkan FISIP
UMJ dan Kaprodi Administrasi Publik (HIMIA)
Tanda Tangan Pihak
Terkait
Koordinasi Kepada Sekretaris Umum
Penyusunan LPJ
3.3 ALUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN
Alur Penyerahan Proposal Kegiatan dan LPJ Kegiatan
Nb :
1. LPJ diserahkan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana.
2. Pada Penyerahan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan
kepada Pihak tertentu.
3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD
kegiatan yang berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran
berupa paper jika ada.
4. Untuk LPJ dibuat rangkap 4 (sesuai kebutuhan)
5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ
ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap
IV. SERTIFIKAT
4.1 Sertifikat Kepengurusan
a) Ketua, Sekretaris dan Bendahara Umum
NB:
1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum
Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus
masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan
Sknya.
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-
masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat
dikreasi sendiri.
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,
Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi
Administrasi Publik .
b) Kepala, Sekretaris Departemen Beserta Kabiro dan
Para Staff
NB:
1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum
Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus
masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan
Sknya.
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-
masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat
dikreasi sendiri.
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,
Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi
Administrasi Publik, Ketua Umum Serta Sekretaris Umum HIMIA FISIP
UMJ.
4.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan
NB :
1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan/Peserta dilakukan
oleh masing-masing penyelenggara kegiatan dengan cara membuat
surat permohonan SK serta melampirkan nama, NIM, serta jabatan
dalam acara/ kepanitiaan
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun
background sertifikat dapat dikreasi sendiri
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/
kepanitiaan/Peserta adalah Dekan FISIP UMJ, Kaprodi dan Ketua
Umum Serta Ketua Pelaksana Kegiatan HIMIA FISIP UMJ.
V. INVENTARIS
5.1 Kartu Inventaris Barang (KIB)
Contoh KODE : 01/INV-HIMIA/03/IX/2019
KODE KETERANGAN
01 Nomor urutan barang inventaris atau barang yang
akan di data. Selalu bertambah hingga akhir
kepengurusan kecuali tidak ada barang atau
inventaris masuk lagi.(tujuan: untuk mengetahui
jumlah barang atau Aset yang HIMIA miliki)
INV-HIMIA Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
03 Kode Jenis Surat
IX Bulan berjalan pendataan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan pendataan
5.2 Kode Penomoran Barang Inventaris
Berikut merupakan kode penomoran surat :
KODE JENIS KETERANGAN
01 Tanah dan
Bangunan
- Tanah
- Bangunan
- dll
02 Mebeular /
Furniture
- Meja & Kursi
- Lemari
- Locker
- Papan Tulis
- Mading
- Meja rapat
- dll
03 ATK - Buku
- Pulpen
- Spidol
- Map
- dll
04 Alat Electronic - Komputer
- Printer
- Scanner
- AC
- Telepon
- dll
05 Alat Rumah
Tangga
- Alat Kebersihan
- Kompor
- Dispenser
- dll
06 Mekanik /
Mechine
- Mobil
- Motor
- Mesin Fotocopy
- dll
07 DLL Alat Pendukung lainnya diluar daftar
di atas
5.4 Buku Induk Barang Inventaris
Keterangan :
POINT KETERANGAN
Tanggal Pendataan Tanggal masuk barang atau pendataan barang
Kode Barang Kode barang ditulis sesuai dengan kode yang
ada pada kartu daftar inventaris
Asal Barang Dari mana asalnya barang tersebut, bisa
diberikan oleh fakultas ataupun ada donatur
yang memberikan
Keterangan Keterangan terkait kondisi barang secara
terperinci.
Nama Barang Nama atau Jenis barang tertenyu
No Nomor urut pendataan barang
Tahun Masuk Tahun masuk barang tertentu
Kondisi barang tersebut apakah dalam kondisi
baik atau rusak
Kondisi