STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR - …bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/sop-perpus-baru... ·...

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan:

Adalah sebuah ruangan bagian dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri

yang digunakan sebagai tempat menyimpat buku dan terbitan lainnya yang

disimpan dan ditata menurut sistem tertentu untuk dimanfaatkan informasinya.

2. Perpustakaan Perguruan Tinggi:

Adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi dengan tujuan

utama membantu mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi ( Pendidikan, Penelitian

dan Pengabdian pada Masyarakat ).

3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi:

a. Melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai yang

menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi.

b. Melayani staf / dosen dalam persiapan bahan perkuliahan.

c. Melayani para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi.

d. Menambah khazanah kekayaan rohaniah pembaca melalui bacaan ringan

yang bersifat menghibur / rekreatif.

4. Tugas Perpustakaan :

Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri serta menyebarluaskan

ilmu dan informasi yang terkandung dalam koleksi / bahan pustaka yang dimiliki

serta memberikan bimbingan pada pemakai.

5. Tujuan Perpustakaan :

a. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan koleksi yang

diterimanya.

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01

Tanggal : 23 Oktober 2015

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

Halaman Ke 1 Dari 86

3




Revisi Ke : 01


b. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk

keperluan penelitian.

c. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan oleh

pemakai.

d. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup.

e. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau

masyarakat.

6. Jenis Koleksi Perpustakaan :

Koleksi perpustakaan UMSIDA dapat berupa monograph (koleksi cepat/buku)

dan elektronik seperti kaset, keping CD dan disket.

Untuk koleksi monograph dibagi dalam beberapa kelompok yaitu:

a. Koleksi Referensi

Koleksi ini disebut juga rujukan atau acuan yaitu koleksi yang

memberikan informasi tentang sesuatu secara singkat, menyeluruh dalam

lingkupnya. Koleksi ini tidak perlu dibaca secara menyeluruh sebagaimana

pada buku teks. Karena itu koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak

untuk dipinjam keluar.

Yang termasuk koleksi referensi diantaranya adalah

Kamus Abstrak

Ensiklopedia Terbitan Pemerintah

Buku Tahunan Atlas

Direktori Almanak

Handbook Buku-buku sumber geografi

Indeks Biografi

b. Koleksi Tandon / Cadangan

Sesuai dengan namanya, koleksi ini dimaksudkan apabila buku teks telah

habis terpinjam, masih ada satu koleksi cadangan yang bisa dibaca ditempat

sehingga tidak untuk dipinjamkan keluar.

4




Revisi Ke : 01


c. Koleksi Periodikal

Yang termasuk koleksi periodikal atau yang juga disebut koleksi

terbitan berkala antara lain berupa :

Jurnal Surat Kabar

Buletin Majalah

Warta • Indeks

Media Abstrak

Brosur / Pamflet Laporan

d. Koleksi Buku Teks

Koleksi ini terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan

kedalam berbagai subyek. Koleksi ini biasanya digunakan sebagai bahan ajar,

penataran, kuliah dan dapat dipelajari secara mandiri. Koleksi ini dapat

dipinjamkan keluar dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

e. Koleksi Proyek Akhir Dan Karya Ilmiah

Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dan proyek akhir dari

mahasiswa UMSIDA serta hasil penelitian dosen. Koleksi ini hanya dapat

dibaca ditempat.

7. Struktur Organisasi Perpustakaan

Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis yang

bersifat mandiri dan terkoordinasi langsung dibawah Wakil Rektor I. Kepala

Perpustakaan bertanggung jawab pada Wakil Rektor 1 dan mengepalai 3 unit

kerja di Perpustakaan, yaitu Administrasi dan Keuangan, Pelayanan Teknis dan

Pelayanan Pemakai. Tiap unit kerja dipimpin oleh seorang Kepala Sie (KASIE)

yang bertanggung jawab terhadap beberapa sub unit kerja, dengan struktur seperti

dibawah ini :

5




Revisi Ke : 01


GARIS KOMANDO

GARIS KERJASAMA

REKTOR

WAKIL REKTOR I

KA. PERPUSTAKAAN

KOORDINATORADM. & KEUANGAN

KOORDINATORPELAYANAN PEMAKAI

KOORDINATORPELAYANAN TEKNIS

PELAYANANSIRKULASI

PELAYANAN REFERENSI

BIMBINGANPEMAKAI

PENGAWASAN

PERAWATAN &PENGEMB. OTOMASI

BAGIANPENGADAAN

BAGIANPENGOLAHAN

BAGIANPRESERVASI

8. Rincian Tugas Tiap Bagian dalam Struktur Organisasi Perpustakaan

8.1. Kepala Perpustakaan

a. Membuat Rencana Strategis bagi pengembangan perpustakaan

b. Menetapkan Program Kerja dan Prioritasnya untuk pengembangan

perpustakaan

b. Menetapkan Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan dalam

perpustakaan

c. Mengusahakan adanya dana bagi kegiatan dalam perpustakaan.

d. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perpustakaan

e. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan perpustakaan

6

f. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Wakil Rektor I




Revisi Ke : 01


8.2. Koordinator Administrasi dan Keuangan

a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan sistem administrasi dan

keuagan.

b. Melakukan Koordinasi tugas dengan Unit Kerja Pelayanan Teknis dan

Pelayanan Pemakai

c. Mengatur dan Mengkoordinir tugas-tugas dibagian administrasi dan

keuangan

d. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan keuangan

Perpustakaan

e. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan

mengenai administrasi dan keuangan perpustakaan

8.2.1. Administrasi

a. Menerima surat masuk

b. Mengetik surat keluar

c. Memberi nomor agenda untuk surat masuk dan surat keluar

d. Mengarsip serta menginventarisir surat masuk dan surat keluar

e. Menerima pendaftaran anggota baru dan mengarsip data anggota

f. Mencetak kartu anggota dan kartu peminjaman untuk anggota baru

g. Menerima dan menginventarisasi tambahan buku baru, sumbangan /

hadiah, majalah dan surat kabar.

h. Menerima serta mencetak bukti sumbangan alumni, skripsi/tugas akhir

mahasiswa dan menginventarisasi kedalam buku induk

i. Memberi stempel identitas perpustakaan atas semua koleksi bahan pustaka

j. Mencetak surat bebas pinjam

k. Mencetak surat penagihan atas koleksi yang terlambat dikembalikan

8.2.2 Keuangan

a. Merekap penerimaan uang denda, buku saku anggota, surat pengantar dan

kartu super.

b. membuat laporan pertanggungjawaban

7




Revisi Ke : 01


8.3. Koordinator Pelayanan Teknis

a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan pelayanan teknis dalam

Perpustakaan

b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan

pelayanan teknis

c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan teknis

d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan teknis

d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan

Perpustakaan

e. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di

unit Pelayanan Teknis

f. Membuat Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan

8.3.1. Otomasi

a. Membuat desain WEB Perpustakaan

b. Menyempurnakan Software Sistim Otomasi Perpustakaan

c. Mengembangkan Digilib dan MDLN

d. Membuat dan Mengembangkan Software Repository Institusi

e. Memelihara kabel jaringan perpustakaan

8.3.2. Pengadaan

a. Merekap dan mengecek data pemesanan bahan pustaka

b. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan

c. Melakukan pemesanan buku / literatur, majalah dan surat kabar baru

8.3.3. Pengolahan

a. Menentukan katalogisasi, klasifikasi dan tajuk subyek atas bahan pustaka

baru

b. Mencetak kartu katalog

c. Mengentri data pada komputer atas bahan pustaka yang baru

d. Membuat label, kartu buku, kantong kartu buku dan menempel slip tanggal

kembali pada bahan pustaka baru

8

e. Membuat indeks atas majalah




Revisi Ke : 01


f. Membuat Abstrak pada bahan pustaka

g. Menempatkan bahan pustaka pada raknya setelah selesai diolah

h. Membuat laporan statistik jumlah koleksi

8.3.4. Preservasi

a. Melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka yang rusak

b. Melakukan perbaikan terhadap bahan pustaka yang rusak

c. Melaksanakan pelestarian terhadap kandungan bahan pustaka dengan

melakukan proses alih digital terhadap bahan pustaka

c. Melakukan laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Pelayanan Teknis

8.4. Koordinator Pelayanan Pemakai

a. Membuat program kerja yang berkaitan dengan pelayanan pemakai

b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan

pelayanan pemakai

c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan pemakai

d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan pemakai

d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan

Perpustakaan

e. Membuat survey kepuasan pengguna

f. Mengkordinir sarana media saran dan kritik

g. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di

unit Pelayanan Pemakai

h. Melakukan Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan

8.4.1. Sirkulasi

a. Melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka

b. Mengatur kartu buku dan kartu peminjaman sesuai tempatnya

c. Membuat laporan statistik peminjam dan koleksi yang dipinjam

d. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai

e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian pinjaman

9




Revisi Ke : 01


f. Memeriksa data pinjaman mahasiswa, mencabut kartu peminjaman dan

menarik kartu anggota bagi mahasiswa yang akan diwisuda, cuti dan atau

mengundurkan diri

g. Mengembalikan koleksi yang telah selesai dipinjam ke dalam raknya

8.4.2 Layanan Referensi

a. Memberikan rujukan referensi

b. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai

c. Memberikan layanan silang layan terhadap koleksi referensi

d. Memberikan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi

e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian

8.4.3. Bimbingan Pemakai

a. Memberikan pendidikan literasi terhadap pengguna perpustakaan

b. memberikan informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan

8.4.4. Pengawasan

a. Mengawasi ruangan dan keamanan koleksi serta pengunjung perpustakaan

b. Memeriksa keluar masuknya koleksi sesuai prosedur sirkulasi

c. Mengambil surat kabar yang dilanggan, menempatkan pada rak dan

setelah lewat tanggal, mengurutkan sesuai tanggal dan bulannya untuk

kemudian diserahkan pada bagian penjilidan surat kabar

d. Membuat laporan statistik pengunjung

10




Revisi Ke : 01


9. Visi dan Misi

9.1 Visi

Sebagai fasilitator utama Universitas Muhammadiyah Sidoarjo untuk menjadi

perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 dalam pelestarian,

penelusuran dan pemberdayaan informasi yang menunjang kegiatan belajar

mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat.

9.2 Misi

1. Menyediakan sumber-sumber informasi keilmuan.

2. Menyediakan sumber-sumber informasi keislaman dan

kemuhammadiyahan.

3. Memberikan layanan informasi keilmuan, keislaman dan

kemuhammadiyahan yang dapat memperluas kegiatan belajar mengajar

penelitian.

4. Mengembangkan upaya pemberdayaan informasi yang telah dimiliki

perpustakaan untuk civitas akademika, alumni dan masyarakat dalam

kaitannya dengan konsep belajar seumur hidup.

5. Mengorganisasikan informasi agar mudah untuk ditemukan kembali baik

secara manual maupun berbasis teknologi informasi.

6. Mewujudkan SIM Perpustakan yang terintegrasi dengan Fakultas, Biro

dan Unit Kerja Lainnya

7. Mewujudkan terbentuknya MDLN (Muhammadiyah Digital Library

Network).

8. Mewujudkan Repository Institusi sebagai upaya pelestarian dan

pengembangan kekayaan intelektual civitas akademika.

11




Revisi Ke : 01


10. Tata Tertib Perpustakaan

1 . U m u m

1 . 1 J a m p e l a y a n a n P e r p u s t a k a a n :

P A G I : S E N I N – J U M ’ A T : 0 8 . 0 0 – 1 3 . 3 0 W I B

S A B T U : 0 8 . 0 0 – 1 1 . 3 0 W I B

S O R E : S E N I N – J U M ’ A T : 1 6 . 0 0 – 2 1 . 0 0 W I B

S A B T U : 1 6 . 0 0 – 1 8 . 3 0 W I B

Seluruh warga (sivitas akademika) UMSIDA dapat menggunakan

fasilitas perpustakaan dengan menunjukkan KTM / Kartu Anggota

masing-masing.

1.2 Mahasiswa Perguruan Tinggi dan Karyawan Instansi lain dapat

menggunakan fasilitas perpustakaan setelah menunjukkan identitas diri

dan membawa surat pengantar dari institusi asal serta mengisi buku

tamu, namun tidak diperkenankan untuk meminjam keluar/ membawa

pulang koleksi.

1.3 Pengunjung harus meninggalkan jaket, tas, map, buku bacaan dan

sebagainya di tempat penitipan tas kecuali buku tulis dan catatan a t au

b a r an g be r h ar ga d en gan sepengetahuan petugas.

1.4 Pembaca dipersilakan mengambil sendiri bahan pustaka yang

diperlukan dan wajib mengembalikan ke rak asalnya dengan rapi

setelah dibaca.

1.5 Pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga kesopanan,

ketertiban, ketenangan dan kebersihan, dilarang memakai kaos oblong,

sandal, topi, serta merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan.

1.6 Setiap pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga koleksi supaya

tidak rusak, hilang serta ikut memelihara kerapian susunan koleksi

pada setiap rak.

2 . K e a n g g o t a a n

Untuk ketertiban administrasi perpustakaan, maka sistim keanggotaan diatur

sebagai berikut:

12

2.1 Mahasiswa UMSIDAwajib mendaftarkan diri terlebih dahulu untuk

mendapatkan Kode Identitas Peminjam pada Buku Anggota yang

berfungsi pula sebagai sarana peminjaman dan Berlaku selama yang

bersangkutan terdaftar sebagai mahasiswa aktif UMSIDA.

2.2 Dosen dan Karyawan UMSIDA wajib mendaftarkan diri/heregistrasi

setiap satu tahun sekali.

2.3 Mahasiswa atau Karyawan Instansi lain wajib mendaftarkan diri dan

akan mendapatkan Kartu Anggota yang berlaku selama 1 (satu) bulan

dengan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 5.000,-.

3 . P e m i n j a m a n

3 . 1 K o l e k s i U m u m

3 . 1 . 1 S e t i a p p e m i n j a m a n w a j i b m e n u n j u k k a n K a r t u

P e m i n j a m a n b a g i M a h a s i s w a a t a u K a r t u

A n g g o t a b a g i K a r y a w a n d a n D o s e n .

3 . 1 . 2 M a h a s i s w a U M S I D A d a p a t m e m i n j a m

m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1

( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n

s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i

t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h

c a l o n p e n g g u n a l a i n .

3 . 1 . 3 K a r y a w a n d a n D o s e n U M S I D A d a p a t

m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i

s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a

p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n

c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g

d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n .

3 . 2 K o l e k s i R e f e r e n s i




Revisi Ke : 01


13

3 . 2 . 1 K o l e k s i R e f e r e n s i ( B E R T A N D A “ R ” ) t i d a k

d a p a t d i p i n j a m k e l u a r k e c u a l i h a n y a u n t u k

d i b a c a d i p e r p u s t a k a a n d a n d i f o t o k o p i s e l a m a

j a m k e r j a .

3 . 2 . 2 K e t e r l a m b a t a n p e n g e m b a l i a n a k a n d i k e n a k a n

d e n d a s e b e s a r R p . 5 0 0 , - / b u k u / j a m k e r j a

t e r m a s u k l i b u r .

3.3 Koleksi Tesis / Tugas Akhir / Skripsi / Laporan Penelitian dan

Kerja Praktek

Koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan dan tidak dapat

dipinjam keluar maupun untuk difotokopi.

3.4 Koleksi Majalah dan Koran

Peminjaman majalah berlaku sama dengan koleksi umum. Koran

atau bendel koran hanya dapat dipinjam untuk difotokopi selama jam

kerja dan jika terjadi .keterlambatan pengembalian akan dikenai

denda Rp. 500/ eksemplar/jam.

4 . P e n g e m b a l i a n

4.1 Koleksi yang dikembalikan harus disertai dengan Kartu

Anggota/Kartu Peminjaman

4.2 Bagi Dosen atau Karyawan yang akan meninggalkan tugas sekurang-

kurangnya 6 (enam) bulan diwajibkan mengembalikan semua

pinjamannya

4.3 Bagi mahasiswa yang akan mengambil cuti a t au t e r k en a DO

( d r o p o u t ) w aj i b mengembalikan semua pinjamannya

terlebih dahulu




Revisi Ke : 01


14

4.4 Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenai sanksi denda

Rp. 200,- per buku per hari termasuk hari libur. Khusus untuk

koleksi bertanda referensi atau koleksi khusus, maka biaya denda

yang dikenakan adalah Rp. 500,- per buku per hari termasuk hari

libur

5 . M e n g h i l a n g k a n / M e r u s a k k a n B a h a n P u s t a k a

Semua pengguna yang menghilangkan dan merusakkan bahan pustaka

diwajibkan melapor sebelum atau pada saat tanggal pengembalian dan

dikenakan sanksi denda sesuai dengan tingkatannya.

5.1 Kerusakan ringan

Memperbaiki dan atau menjilid (terburai, acak, sobek).

5 . 2 Koleksi ada di pasaran, mengganti dengan koleksi yang sama / identik

ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar.

5.3 Koleksi tidak ada dipasaran, mengganti 3 (tiga) kali harga (perkiraan)

ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar sesuai dengan

persetujuan Kepala Perpustakaan.

5.4 Penggantian sudah harus terlaksana paling lama dalam waktu 1 (satu)

bulan.

6 . S u r a t P e n g a n t a r d a n K a r t u S u p e r

Setiap permintaan Surat Pengantar dikenai biaya pengganti sebesar Rp.

1.000,-/ surat. Untuk Kartu Super dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 5.000,-

7 . P e l a n g g a r a n

Barang siapa yang mengambil sebagian maupun keseluruhan isi buku, jurnal,

skripsi, tesis atau koleksi lain akan dikenakan sanksi akademis berupa

skorsing tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan dalam waktu tertentu

dan, atau sanksi lain sesuai dengan status pelanggaran.




Revisi Ke : 01


15

8 . B e b a s P i n j a m d a n P e n y e r a h a n T e s i s / T u g a s

A k h i r / S k r i p s i / L a p o r a n K e r j a P r a k t e k d a n

K e p i n g C D

Sebelum mengikuti wisuda dan mengambil ijasah, setiap mahasiswa wajib:

8.1 Mengurus Surat Bebas Pinjaman di perpustakaan Kampus I, II dan IV.

8.2 M en ye r ah k an 1 ( s a t u ) eks em pl a r Tesis/Skripsi/Tugas

Akhir/Laporan Kerja P rak t ek (hardcopy) y a n g t e l ah

ditandatangani oleh Ketua Program Studi (untuk mahasiswa

pascasarjana) atau Dekan Fakultas dan dibubuhi stempel masing-

masing jurusan ke Perpustakaan disertai 1 (satu) keping CD

( s o f t c o p y ) berisi data Tesis/Skripsi. Setiap penyerahan Tesis,

Skripsi/Tugas Akhir dan keping CD akan diberikan Surat Tanda

Terima Penyerahan.

8.3 Khusus mahasiswa Fakultas Teknik, Ekonomi dan Pertanian wajib

mengurus Bukti Bebas Pinjam dari Perpustakaan Kampus II terlebih

dahulu untuk kemudian diserahkan ke Perpustakaan Kampus I.

8.4 Setiap mahasiswa yang akan mengajukan cuti kuliah/terminal

diwajibkan untuk mengurus Surat Bebas Pinjam

8.5 Permintaan ulang Surat Tanda Terima Penyerahan Tesis, Skripsi /

Tugas Akhir dengan alasan apapun wajib mengganti sebesarRp.

10.000,-

9 . K H U S U S

Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan / tata tertib ini akan ditentukan

kemudian




Revisi Ke : 01


17

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

a. Tujuan :

Untuk mendapatkan koleksi sesuai kebutuhan.

b. Ruang lingkup :

Ketua Jurusan, dosen, karyawan dan civitas akademik serta Perpustakaan

c. Definisi :

Untuk mendapatkan buku-buku atau majalah-majalah yang dibutuhkan civitas

akademika UMSIDA

d. Dokumen Terkait :

Pengajuan Judul koleksi dari masing-masing jurusan dan Program studi yang ada

di UMSIDA yang diserahkan ke Perpustakaan

5. Rincian Prosedur :

a. Perpustakaan memberi tahu Civitas Akademika tentang adanya anggaran

untuk pembelian atau penggadaan koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.).

Civitas Akademika Mengusulkan judul Koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding

dll.) yang perlu dibeli atau digandakan kepada Perpustakaan.

b. Bagian Pengadaan Perpustakaan Memverifikasi terlebih dahulu Judul koleksi

(Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang diusulkan civitas akademika dengan

menggunakan database otomasi. Untuk koleksi usulan dari civitas akademika

yang telah dimiliki oleh perpustakaan, maka hanya koleksi yang kurang dari 5

lima copy dan dalam keadaan baik yang akan diusulkan untuk dibeli,

sedangkan yang lebih dari 5 copy akan dibatalkan pengajuannya, dan

diberitahukan kepada pihak civitas akademika.

18




Revisi Ke : 01


c. Bagian Pengadaan kemudian membuat daftar koleksi yang diperlukan dengan

meminta persetujuan Kepala Perpustakaan, Fakultas dan PR 1.

d. Ka. Perpustakaan mengajukan anggaran pengadaan koleksi kepada PR II

untuk koleksi yang perlu di beli atau digandakan.

e. Pengajuan anggaran koleksi yang telah diterima/ditanda tangani, akan

diberikan pada Biro Administrasi Keuangan

f. Biro Keuangan memberikan dana yang telah dicairkan kepada Ka.

Perpustakaan untuk Pembelian atau penggandaan Koleksi

19




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PENGADAAN DAN PEMILIHAN


PENGOLAHAN BUKU

ya

tidak

Mulai

Mengirim Balik Katalog bahan pustaka yang telah ditandai untuk diusulkan dalam proses pengadaan koleksi

Ada ?

Selesai

Diterima ?

ya

arsip

Dana Dicairkan dan Diserahkan Ke

Ka. Perpustakaan

tidak

Verifikasi daftar bahan pustaka Yang

Diusulkan di Database Otomasi

Kepala Perpustakaan Menyerahkan Dana

Kebagian Pengadaan

Diterima ?

ya

tidak

tidak

Menyerahkan daftar katalog Bahan pustaka dari penerbit

Beritahu Civitas Akademik

CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN REKTORAT BAK

Ka. Perpustakaan Mengajukan Permohonan Pengadaan Bahan

Pustaka Pada PR I dan PR II

Bagian Pengadaan Menyusun daftar bahan pustaka yang hendak dibeli Kemudian meminta persetujuan Kepala Perpustakaan dan Fakultas

Permohonan Diserahkan Ke Biro Administrasi

Keuangan

20




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data untuk proses verifikasi data Bagian

Pengadaan

22

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan :

Menjadikan koleksi tertata dengan rapi, terawat dan mempermudah pencarian

kembali koleksi dengan cepat dan tepat.

2. Ruang Lingkup :

Staf Perpustakaan, Koleksi (buku, majalah, keping CD/DVD), dan dokumen

terkait

3. Definisi :

Adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka agar bisa dibaca dan dipinjam oleh

segenap civitas akademika, sesuai aturan yang berlaku

4. Dokumen terkait :

a. Koleksi :

Buku Teks, Diktat, Keping CD, Kaset, Majalah/Terbitan Berkala

b. Buku Panduan DDC :

Dewey Decimal Classification (DDC); Berfungsi sebagai alat untuk

menentukan nomor klasifikasi suatu koleksi.

c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan

dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi

bahan pustaka harus tersimpan di database.

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data koleksi dengan sistem

otomasi perpustakaan

e. Stempel Inventaris

Setiap koleksi bahan cetak harus di beri stempel inventaris dan stempel

identitas kepemilikan perpustakaan

23




Revisi Ke : 01


f. Kelengkapan bahan pustaka

Kantong kartu, Kartu buku, slip tanggal kembali, label dan barcode adalah

kelengkapan bahan pustaka yang berfungsi sebagai dokumen kegiatan layanan

sirkulasi

g. Plastik Sampul

Berfungsi sebagai pelindung dari kotoran, minyak, air dan sebagainya setiap

bahan pustaka harus diberi sampul plastik.


a. Pemberian Stempel Perpustakaan dan Stempel Pengolahan pada Koleksi.

Dalam stempel pengolahan, tertera beberapa keterangan berikut ini :

- nomor induk yang merupakan nomor inventaris dari koleksi yang

dimiliki. Nomor induk disusun secara urut berdasarkan pertamakali

koleksi diolah. Untuk koleksi jurnal maupun majalah, maka sebelum

nomor akan diberi kode TB (Terbitan Berkala). Untuk skripsi diberi kode

berdasakan jurusan, contoh : MAN (Manajemen), , IND (Teknik Industri),

PSI (Psikologi), PAI (Pendidikan Agama Islam), AGRO (Agronomi),

PGSD (Pendidikan Guru Sekolah Dasar) dll.

- Tanggal Terima, yaitu tanggal diterimanya buku dari bagian pengadaan ke

bagian pengolahan

- Asal, yaitu status dari proses pengadaan, apakah dari pembelian atau

merupakan hadiah/pemberian dari civitas akademi, perseorangan atau

organisasi

- Nomor Judul, yaitu nomor dari judul koleksi yang diterima. Setiap koleksi

yang memiliki judul yang sama, akan menerima satu nomor judul.

- Nomor Kelas, yaitu nomor katalogisasi, yang terdiri dari nomor klasifikasi

DDC, tiga huruf nama depan pengarang dan satu huruf dari judul koleksi.

b. Verifikasi bahan pustaka dengan bantuan database.

24




Revisi Ke : 01


c. Pemberian nomor perolehan (accesion number) judul dan nomor

inventaris/nomor induk. Nomor-nomor tersebut ditulis di stempel pengolahan

maupun database otomasi

d. Pembuatan nomor klasifikasi dengan panduan buku pedoman DDC. Nomor

klasifikasi ditulis distempel pengolahan maupun dalam database otomasi

e. Entri database, memasukkan data bibliografi ke pangkalan data

f. Pembuatan alat kelengkapan buku yang terdiri dari : Kantong buku, Kartu

buku, slip tanggal kembali/lidah buku, label buku dan barcode untuk ditempel

pada setiap bahan pustaka. Keterangan yang tercetak dalam Kantong Buku,

Kartu Buku, Label Buku dan Barcode berasal dari sistem Otomasi

Perpustakaan.

g. Penyampulan bahan pustaka

6. Indikator keberhasilan :

Buku tersaji dengan rapi dan pengguna dapat menemukan koleksi yang

dicari/dibutuhkan dengan cara yang mudah dan cepat.

25




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PENGOLAHAN KOLEKSI

Tidak

ya

Mulai

Verifikasi bahan

pustaka database

Pernah Ada?

Buatkan Data Baru

Tambahkan No.

Inventaris Pada

Database

Selesai

Cetak kantong kartu Barcode dan label Buku

Tempatkan kartu, kantong, barcode dan

lidah buku pada koleksi, lalu sampul

bahan pustaka

Beri No. Inventaris, No. Judul, Tgl Terima, Status Pengadan dan

No. Klas Pada Bahan Pustaka

Beri Stempel Perpustakaan dan

Pengolahan

26




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Rincian Detil Tampilan Stempel

2. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data

2.1.1 Pangkalan data untuk searching

2.1.2 Pangkalan Data untuk Searching

2. Stempel Perpustakaan

1. Stempel Pengolahan

27




Revisi Ke : 01


2.3 Pangkalan data untuk pengolahan

2.4 Pangkalan data untuk editing

2.5 Pangkalan data untuk pencetakan alat kelengkapan koleksi

28




Revisi Ke : 01


3. Tampilan Alat Kelengkapan Buku

\

3.1 Kantong Buku

3.2 Kartu buku

3.3 Lidah buku

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH SIDOARJO

362.1 Nov p-2

3.4 Label Buku

3.5 Barcode buku

30

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0



Revisi Ke : 01



REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan koleksi suatu

perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi kebutuhan koleksi

yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang

2. Ruang Lingkup :

a. Staf Perpustakaan,

b. Dokumen terkait

4. Definisi :

Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara

berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Rekap Data dan Statistik Bahan

Pustaka dilakukan setiap semester.

5. Dokumen Terkait :

a. Komputer :


sudah ter-otomasi, maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus

tersimpan di database.

b. Program/Software Pengolahan Statistik

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data bahan pustaka

dalam bentuk statistik.

c. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data dalam otomasi dan

pengolahan data sistem

31




Revisi Ke : 01


d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan

pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka


a. Buka data pengolahan Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi

Perpustakaan

b. Salin data pengolahan koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan

dalam bentuk Excell.

c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas

dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi

Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan.

d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan

menggunakan bantuan program pengolahan statistik

d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi dan jumlah pertambahan

koleksi tiap tahun.

6. Indikator Keberhasilan :

Data kepemilikan Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

32




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA


mulai

Salin data dan susun

Olah dalam bentuk statistik

Cetak hasil statistik

selesai

34

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

1. Tujuan

Sebagai tanda bukti keanggotaan dan sarana untuk peminjaman buku

perpustakaan

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan kartu keanggotaan

perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan


a. Kartu Tanda Pengenal

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP)

b. Buku Saku Keanggotaan

Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan

c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena sistem manajemen

pelayanan dalam perpustakaan sudah terotomasi, maka identitas dari civitas

akademika harus tersimpan di database.

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data identitas anggota perpustaakaan

e. Kertas Sticker

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil identitas anggota


a. Civitas akademika mengajukan permohonan secara lisan dengan bukti kartu

tanda pengenal akademik (KTM)

35




Revisi Ke : 01


b. Verikasi data civitas akademika dengan bantuan database otomasi. Dalam

laman untuk otomasi perpustakaan juga terdapat fasilitas edit untuk

mengubah data apabila terjadi kekeliruan memasukkan data

c. Apabila dalam proses searching data civitas akademika tidak diketemukan,

maka petugas memasukkan data pemohon kepangkalan data dengan

menggunakan data dalam Kartu Identitas Akademik (KTM).

d. Tambahkan foto pemohon dalam database dengan menggunakan fasilitas

kamera web dan program photoshop.

e. Cetak identitas pemohon dan tempelkan pada buku saku keanggotaan


Semua civitas akademika dapat membuat kartu anggota perpustakaan dengan

cepat dan mudah

36




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PENDAFTARAN ANGGOTA

STANDAR OPERASIONAL PR

Tidak

ya

Mulai

Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Anggota

secara lisan dengan menunjukkan Kartu Tanda

Pengenal Akademisi

Verifikasi Data Civitas Akademika database

Cetak Identitas Anggota dan

tempelkan pada buku saku keanggotaan

Pernah Ada?

Buatkan Data Baru

dan tambahkan Foto Pada Database

Tambahkan Foto Pada

Database

Selesai

CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN

37




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

PENDAFTARAN ANGGOTA

1. Tampilan Pangkalan Data

1.1.1 Pangkalan data untuk searching identitas

1.1.2 Pangkalan data untuk searching identitas

1.1.2 Pangkalan data untuk upload foto dan editing data

38




Revisi Ke : 01


1.2 Pangkalan data untuk pengisian identitas anggota tidak terdaftar

1.3.1 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota

1.3.3 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota

39




Revisi Ke : 01


2. Tampilan Buku Saku Anggota Perpustakaan

Buku saku anggota perpustakaan

41

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0



Revisi Ke : 01



PEMBUATAN STATISTIK PENGUNJUNG

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan pengunjung

perpustakaan, dan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan pengembangan

perpustakaan dimasa akan datang

2. Ruang Lingkup :


b. Dokumen terkait

3. Definisi :

Kegiatan evaluasi pengunjung perpustakaan yang dilakukan secara berkala

untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap

tahun.


a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pencatatan

kunjungan perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data kunjungan

pengguna perpustakaan harus tersimpan di database.


Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data kunjungan

pengguna dalam bentuk statistik.

c. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan

menggunakan bantuan komputer

d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data kunjungan

pengguna perpustakaan dan pembuatan statistik pengunjung.

42

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0



Revisi Ke : 01



a. Buka data kunjungan pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem

Otomasi Perpustakaan

b. Salin data kunjungan pengguna perpustakaan dari Sistem Otomasi

Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell.


dan Tahun Kunjungan.



e. Cetak data statistik jumlah pengunjung perpustakaan tiap tahun.


Data kunjungan pengguna perpustakaan dapat diketahui dengan cepat

ALUR KERJA


\

mulai

Salin data

dan susun

Olah dalam

bentuk

statistik

Cetak hasil

statistik

selesai

44

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN PEMAKAI

1. Tujuan :

Memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen dan karyawan akan koleksi yang

diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar dan sarana

rekreasi/hiburan.

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA

3. Definisi :

Adalah kegiatan untuk memberikan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian

dan perpanjangan pinjaman) kepada Dosen, Mahasiswa dan karyawan akan

koleksi yang dimiliki perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah

ditetapkan

4. Dokumen terkait :

a. Koleksi :

Buku Teks, Diktat, Keping CD, Majalah/Terbitan Berkala

b. Kartu Buku :

Berfungsi sebagai alat bukti pengganti koleksi yang dipinjam, dimana selama

koleksi dipinjam, kartu buku akan disimpan pada kartu peminjaman yang

disimpan di bagian pelayanan

c. Slip Kembali :

Berfungsi sebagai alat yang menginformasikan koleksi dipinjam oleh siapa,

kapan koleksi yang dipinjam harus dikembalikan sehingga terhindar dari

sanksi denda jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan

45




Revisi Ke : 01


d. Kartu Peminjaman

Adalah kartu yang disimpan di bagian pelayanan yang berisi informasi tentang

data anggota (Nama, NIM/NIP, Alamat, Unit Kerja, Tanda Tangan) yang

berfungsi untuk meletakkan Kartu Buku dari koleksi yang sedang dipinjam

e. Kartu Anggota :

Adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai alat bukti pemegang kartu berhak

memanfaatkan (meminjam) koleksi yang ada di perpustakaan. Informasi yang

ada didalam kartu ini adalah tentang Nama Anggota, NIM dan keterangan

tentang No Buku yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan

f. Stempel Tanggal :

Dibubuhkan pada Kartu Anggota, Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali

yang berisi informasi tanggal kapan koleksi/pinjaman harus dikembalikan.

g. Barcode Reader :

Sarana yang membantu pembacaan data NPR/NIP peminjam dan Nomor

Induk Koleksi (NIB) yang dipinjam/dikembalikan secara cepat dan akurat

h. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :

Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan

penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang

berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi.


a. Setiap civitas akademika UMSIDA dapat melakukan pencarian koleksi dengan

fasilitas komputer “Serching” untuk menemukan informasi koleksi dengan

cepat dan tepat

46




Revisi Ke : 01


b. Selanjutnya koleksi yang hendak dipinjam diserahkan ke petugas untuk

dilakukan proses validasi peminjaman secara otomatis, dan buku bisa dibawa

keluar dengan aman. Adapun batas buku yang boleh dipinjam, maksimal 4

buah dengan rentang waktu peminjaman selama seminggu, dan boleh

diperpanjang sebanyak 2 kali. Sedangkan peminjaman untuk

Dosen/Karyawan, maka jumlah buku yang boleh dipinjam maksimal 10 buah

dengan rentang waktu 1 bulan dengan perpanjangan sebanyak 2 kali. Untuk

koleksi referensi, buku hanya diperkenankan untuk pinjam fotocopy. Dan

harus kembali dihari yang sama waktu peminjaman. Bagi mahasiswa yang

terlambat mengembalikan koleksi umum, maka dikenai sanksi denda berupa

uang sebesar Rp 200,- setiap hari. Sedangkan denda koleksi referensi sebesar

Rp 500,- setiap hari.

6. Indikator keberhasilan :

a. Pengguna dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan secara mudah, cepat

dan tepat.

b. Pengguna dapat melakukan prosedur sirkulasi (peminjaman, pengembalian

dan perpanjangan pinjaman ) sesuai aturan yang telah ditetapkan.

c. Koleksi yang dipinjam dikembalikan tepat waktu sehingga terhindar dari

sanksi denda

d. Koleksi yang dikembalikan dalam keadaan tetap baik dan terawat sehingga

tidak terkena sanksi

e. Tidak adanya koleksi hilang karena dipinjam tanpa melalui prosedur sirkulasi

f. Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat akibat sistem sirkulasi

yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

47




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PELAYANAN PEMINJAMAN CIVITAS AKADEMIKA

Tidak Tidak

Tidak

Tidak Tidak

ya ya

ya

ya

ya

ya

Mulai

Ada?

Ada?

sedang Dipinjam

?

Pesan Pada Petugas

Tempatkan Kartu-Kartu

Catat Pada Otomasi Sirkulasi

Catat Sebagai Buku Hilang

Beritahu Pemakai

Selesai

Buku & Tanda

Pengenal

Sedang Dipinjam?

Pesan?

Catat Pesanan pada Katalog

Elektronika

Boleh Dipinjam

?

Ajukan Peminjaman

Tidak

CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

Beri Stempel tgl pengembali

an

Serahkan buku

anggota

Periksa Koleksi di

catalog online

Periksa koleksi di rak

Periksa Koleksi di Database

Petugas

Periksa Status Koleksi

48




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PELAYANAN PENGEMBALIAN

Tidak

Tidak

Tidak ya

ya

ya

ya

Mulai

Buku

Dikembalikan

Periksa Katalog

Perpustakaan

Selesai

Terlambat

? Utuh

?

Perpanjangan ?

Sanksi

?

Kenakan

Sanksi

Tidak


Periksa tanggal

kembali

Periksa Keutuhan

Buku

Cap Tanda kembali

Cap Tanggal Ke kembali baru

Tempatkan Kartu-kartu

Kembalikan Buku Ke Rak

Serahkan Buku

Tempatkan Kartu-kartu

Cap Tanda

Kembali

Kirim Buku Ke Bagian Penjilidan

49




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

PELAYANAN SIRKULASI

1. Rincian detil Tampilan Database

1.1 Tampilan pangkalan data untuk searching

50




Revisi Ke : 01


1.2 Tampilan pangkalan data untuk peminjaman

1.3 Tampilan pangkalan data untuk pengembalian

52

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0



Revisi Ke : 01



PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

1. Tujuan :

Untuk Menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian

pengguna selama proses peminjaman buku.

2. Ruang Lingkup :

Staf Perpustakaan,

Civitas Akademika

3. Definisi :

Kegiatan untuk menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh

kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku berlangsung


a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pelayanan sirkulasi

(peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan sudah ter-

otomasi, maka seluruh data pelayanan sirkulasi (peminjaman dan

pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan harus tersimpan di database.

b. Form Tanda Kehilangan Buku

Berfungsi sebagai tanda penerimaan buku pengganti


a. Terima laporan kehilangan buku dari pengguna

b. Buka data peminjaman pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem

Otomasi Perpustakaan

c. buka laman pemblokiran pengguna dan beri keterangan blokir karena

menghilangkan buku.

53




Revisi Ke : 01


d. beritahu harga dari buku yang dihilangkan atau beritahu subyek/tema dari

buku yang dihilangkan, apabila buku yang hilang merupakan buku lama dan

sulit dicari di toko buku.

e. berikan form pada buku pengganti yang telah diterima dari pengguna

f. buka blokir dan aktifkan status peminjam.


Proses penanganan buku yang dihilangkan oleh pengguna dapat dilakukan dengan

cara yang mudah dan cepat dan buku pengganti yang diterima sesuai dengan

kebutuhan dari perpustakaan.

54




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA



Mulai

Laporkan Kehilangan

buku disertai

kartu tanda

anggota

Ganti buku hilang

dengan buku

pengganti sesuai saran petugas dan isi

form Penggantian

buku hilang

Verifikasi data peminjaman koleksi

dalam sistem otomasi

Verifikasi data

pengolahan koleksi

dalam sistem otomasi

Serahkan buku

pengganti pada

bagian pengolahan

selesai

Ganti status kondisi

koleksi menjadi koleksi

hilang

Blokir keanggotaan

perpustakaan

Beritahu pengguna

harga koleksi dan

subyek/tema dari koleksi pengganti

Aktifkan kembali

status pengguna dari

blokir

55




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN


1. Rincian Tampilan Pangkalan Data

1.1 Tampilan pangkalan data untuk kendali peminjaman

1.2 Tampilan Pangkalan Data untuk Blokir Pengguna

56




Revisi Ke : 01


1.3 Tampilan pangkalan data untuk aktivasi keanggotaan

2. Tampilan Form Buku Pengganti

FORM PENGGANTIAN BUKU HILANG

N a m a

N I M

Fakultas

Judul Buku Hilang

Pengarang

Judul Buku Pengganti

:

:

:

:

:

:

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

........................................................ Jurusan : ........................................................................

.................................................................................................... No. Induk : .........................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Sidoarjo, ............................................ 20.....

Tanda Tangan

Form : Buku Hilang/perpus/2015/0

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

website : www.umsida .ac.id em ai l : perpus @um sida.ac .id

PERPUSTAKAAN

58

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah peminjaman koleksi, sebagai

bahan evaluasi untuk menentukan kebutuhan koleksi yang diperlukan dan

perencanaannya dimasa akan datang

2. Ruang Lingkup :


b. Dokumen terkait

3. Definisi :

Kegiatan evaluasi peminjaman koleksi yang dilakukan secara berkala untuk

kurun waktu tertentu. Kegiatan Pembuatan Statistik Peminjaman Bahan Pustaka

dilakukan setiap tahun.


a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan sirkulasi

sudah ter-otomasi, maka seluruh data peminjaman bahan pustaka harus

tersimpan di database.


Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data peminjaman bahan

pustaka dalam bentuk statistik.

c. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan

menggunakan bantuan computer

59




Revisi Ke : 01


d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan

pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka


a. Buka data peminjaman Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi

Perpustakaan

b. Salin data peminjaman koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan

dalam bentuk Excell.


dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi

Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan.



d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi terpinjam dan jumlah

peminjam tiap tahun.


Data Peminjaman Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

60




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

mulai

Salin data

dan susun

Olah

dalam

bentuk

statistik

Cetak hasil

statistik

selesai

62

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya keadaan koleksi suatu

perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi sistem keamanan

penyimpanan koleksi

2. Ruang Lingkup :


b. Koleksi

3. Definisi :

Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara

berkala untuk kurun waktu tertentu. Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo, kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka dilakukan tiap tahun sebelum

Ajaran Baru dimulai, yaitu dimasa libur perkuliahan.


a. Komputer :



bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.

b. Program/Software Stock Opname

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi

c. Barcode Reader

Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB)

e. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan stock opname

f. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak data hasil kegiatan stock opname

63

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



a. Sosialisasi (pengumuman tempel dan media sosial)

b. Penarikan Koleksi

c. Penentuan Jadwal Stock opename

d. Pelaksanaan

e. Pembuatan laporan


Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan

cepat dan akurat

ALUR KERJA

STOCK OPENAME

MULAI

PEMBUATAN

LAPORAN

SELESAI

SOSIALISASI

PENGUMUMAN

PENARIKAN

KOLEKSI

VERIFIKASI DATA KOLEKSI

65

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA

2. Tujuan :

Untuk mengembangkan koleksi yang tersedia diperpustakaan dengan cara

melakukan proses seleksi dan penarikan buku-buku usang atau yang sudah tidak

dipakai lagi oleh pengguna dan diganti dengan koleksi yang berisi informasi

terbarukan.

2. Ruang Lingkup :


b. Koleksi

3. Definisi :

Kegiatan seleksi dan penarikan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan

secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Penyiangan koleksi dilakukan tiap 3

tahun, dan dilakukan di akhir semester genap hingga awal semester ganjil.


a. Komputer :



bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.

b. Program/Software Stock Opname

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi

c. Barcode Reader

Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB)

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan penyiangan koleksi

dengan menggunakan bantuan computer

66




Revisi Ke : 01


e. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil data kegiatan penyiangan

koleksi


a. Penentuan jadwal penyiangan koleksi (weeding)

b. Penentuan Koleksi yang perlu disiangi (seleksi koleksi)

c. Pelaksanaan

d.. Pembuatan laporan


Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan

cepat dan akurat

67




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI

MULAI

PENETAPAN KOLEKSI YANG

PERLU DISELEKSI

PENARIKAN KOLEKSI

VERIFIKASI DATA KOLEKSI

PEMBUATAN LAPORAN

SELESAI

69

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN SURAT PENGANTAR

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Surat Pengantar Perpustakaan kepada civitas

akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain, yang hendak dituju

2. Ruang Lingkup :

a. Mahasiswa

b. Staf / Karyawan UMSIDA

c. Dosen UMSIDA

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Pengantar

perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan


a. Form Permohonan Surat Pengantar

Berfungsi sebagai media informasi petugas mengenai Perpustakaan Perguruan

Tinggi yang hendak dituju oleh Civitas Akademika

b. Kartu Tanda Pengenal


c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan Pembuatan

Surat Pengantar dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pembuatan surat pengantar dengan

menggunakan bantuan computer

70




Revisi Ke : 01


e. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pembuatan Surat Pengantar

di database Sistem Otomasi Perpustakaan

f. Amplop

Berfungsi sebagai pelindung bagi Surat Pengantar yang telah dicetak.


a. Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Pengantar dengan mengisi form

yang telah disediakan oleh petugas.

b. Pembuatan surat pengantar dilakukan secara online dengan menggunakan

fasilitas komputer

c. Surat Pengantar dicetak sebanyak 2 lembar dengan rincian : satu untuk

pemohon dan sisanya untuk arsip perpustakaan. Setiap surat pengantar dikenai

biaya administrasi sebesar Rp. 1000,-


Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan

surat pengantar yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

71




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PELAYANAN SURAT PENGANTAR

Mulai

Mengajukan Permohonan

Pembuatan Surat Pengantar

Masukkan Data Mahasiswa dan Universitas yang dituju

MenunjukkanTanda Pengenal

Selesai

arsip


Cetak Surat Pengantar

72




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

SURAT PENGANTAR

1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan data untuk Surat Pengantar

2. Form Surat Pengantar

FORM SURAT PENGANTAR / KARTU SUPER

N a m a

N I M

Fakultas

PT Tujuan

Alamat Tujuan

:

:

:

:

:

............................................................................................................................................................

Jurusan :

............................................................................................................................................................

.......................................................... ..............................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

Sidoarjo, ........................................... 20.....

Tanda Tangan

Form : F/Perpus/SPKS/2015/ D.4 / 1



PERPUSTAKAAN

74

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN KARTU SUPER

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Kartu Super kepada civitas akademika yang ingin

mengunjungi Perpustakaan lain dalam lingkup Jaringan Keanggotaan FPPTI

(Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi).

2. Ruang Lingkup :

a. Mahasiswa

b. Staf / Karyawan UMSIDA

c. Dosen UMSIDA

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Kartu Super menurut tata

cara dan aturan yang telah ditetapkan




b. Kartu Super

Berfungsi sebagai pengganti Surat Pengantar bagi Civitas Akademika yang

hendak mengunjungi Perpustakaan Lain yang bergabung dalam Jaringan

Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi)

c. Sistem Otomasi Perpustakaan :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pencatatan

pembelian Kartu Super sudah terintegrasi dalam database Sistem Otomasi

Perpustakaan.

75




Revisi Ke : 01



a. Mahasiswa mengajukan permohonan pelayanan Kartu Super dengan mengisi

form yang disediakan petugas dan menunjukkan KTM atau Kartu

Keanggotaan Perpustakaan

b. Petugas Mengisi data mahasiswa kedalam Kartu Super yang tersedia dan

mencatat bukti pembayaran kesistem otomasi perpustakaan.

c. Kartu Super diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan

6. Indikator Keberhasilan


pelayanan kartu super yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

ALUR KERJA

PELAYANAN KARTU SUPER

Mulai

Ajukan permohonan dengan mengisi form dan menunjukkan KTM/KTA

Perpustakaan

Selesai


Tulis Identitas pada Kartu

Super

Print bukti pembayaran

76




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

KARTU SUPER

1. Form Surat Pengantar

FORM SURAT PENGANTAR /KARTU SUPER

N a m a

N I M

Fakultas

PT Tujuan

Alamat Tujuan

:

:

:

:

:

............................................................................................................................................................

Jurusan :

............................................................................................................................................................

.......................................................... ..............................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

Sidoarjo, ........................................... 20.....

Tanda Tangan

Form : Surat Pengantar danKartu Super/Perpus/2015/0



PERPUSTAKAAN

2. Kartu Super

78

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Surat Bebas Pinjam kepada mahasiswa yang hendak

cuti atau lulus

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Bebas Pinjam

menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan



Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

b. Buku Anggota Perpustakaan

Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan UMSIDA serta alat

bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian Koleksi bagi

mahasiswa yang bersangkutan

c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :


penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang

berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi.

d. Kartu Pinjaman :

Berfungsi sebagai alat bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian

koleksi

79




Revisi Ke : 01


e. Formulir Tanda Terima Bebas Pinjam

Berfungsi sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan

permohonan bebas pinjam


a. Mahasiswa mengajukan permohonan bebas pinjam dengan menyerahkan

Tanda Keanggotaan Perpustakaan atau KTM.

b. Petugas mengecek status pinjaman mahasiswa kedalam sistem otomasi

perpustakaan, karena sistem sirkulasi perpustakaan telah terotomasi.

c. Petugas memberi stempel kedalam kolom bebas pinjam. Untuk mahasiswa

Ekonomi,Teknik dan Pertanian, maka Kolom Bebas Pinjam Perpustakaan

Kampus 2 akan diisi oleh petugas yang berdinas diperpustakaan Kampus 2.

Untuk mahasiswa Fakultas Kesehatan, maka kolom bebas pinjam Kampus 4

akan diisi oleh petugas perpustakaan di kampus 4



pelayanan bebas pinjam yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

80




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA


Tidak

ya

Mulai

Verifikasi Pinjaman

Mahasiswa di database

Ada? Pinjaman

Blokir Akses

Peminjaman

Pada Database

Tunjukkan kartu anggota untuk

permohonan bebas pinjam Perpus

Selesai

Beritahu Mahasiswa

MAHASISWA PERPUSTAKAAN

Tanda tangani bukti bebas

pinjam

81




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN


1. Rincian Tampilan Pangkalan Data

1.1 Tampilan Pangkalan data untuk kendali peminjaman

2. Form Bebas Pinjam

83

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Penyerahan Tugas Akhir kepada mahasiswa yang

lulus dan hendak Wisuda

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Tanda Bukti Penyerahan

Tugas Akhir menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan



Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

b. Tugas Akhir

Laporan Tugas Akhir yang akan diserahkan berupa Hardcopy dan

Softcopy(CD). Dalam lembar Pengesahan harus sudah ditandatangani dan

distempel oleh Dekan Fakultas dari mahasiswa yang bersangkutan. Untuk

Softcopy harus dalam bentuk pdf.

c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :


penyerahan tugas akhir(skripsi,tesis, disertasi) mahasiswa

d. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Tugas Akhir :

Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi

mahasiswa yang telah menyerahkan tugas akhir.

84




Revisi Ke : 01



a. Mahasiswa menyerahkan Laporan Tugas Akhir (Skipsi, Tesis, dll.) kepada

petugas dengan menyertakan laporan Tugas Akhir dalam dua format, yaitu

Hardcopy dan Softcopy (CD).

b. Petugas mengecek kondisi Laporan Tugas Akhir (TA) beserta dengan alat

kelengkapannya, seperti tanda tangan dosen penguji dan pembimbing beserta

stempel fakultas pada laporan Tugas Akhir yang berupa harcopy, sedangkan

untuk Laporan Tugas Akhir yang berupa CD, maka format file harus

berbentuk pdf dan diberi sticker yang berisi judul, nama dan nim dari pemilik

Laporan Tugas Akhir

c. Untuk Laporan Tugas Akhir yang dinilai sudah lengkap, maka petugas

memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah ditandatangani

dan di Stempel oleh petugas.


Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan

Laporan Tugas Akhir yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

85




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA


Tidak

ya

Mulai

Lengkap?

Menyerahkan TA berupa hardcopy

dan CD

Selesai

Beritahu Mahasiswa

MAHASISWA PERPUSTAKAAN

Tanda tangani bukti penyerahan

TA

Cek kelengkapan Karya Ilmiah

86




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN


1. Tampilan Pangkalan Data untuk Upload Tugas Akhir

2. Gambar Form Tanda Terima Penyerahan Skripsi

88

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Karya Ilmiah/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Penyerahan Karya Ilmiah Mahasiswa dan Dosen

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa

5. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan penyerahan karya ilmiah milik

mahasiswa maupun dosen atau karyawan



Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Pengenal Dosen atau

Karyawan

b. Karya Ilmiah

Laporan Karya Ilmiah yang diserahkan berupa Hardcopy dan Softcopy(CD)..

Untuk Softcopy, maka file harus dalam bentuk pdf.

c. Komputer

Sebagai sarana bantu dalam proses verifikasi karya ilmiah berbentuk Softcopy

(CD)

d. Lembar Tanda Bukti Penerimaan Karya Ilmiah :

Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi

mahasiswa yang telah menyerahkan karya ilmiah


a. Mahasiswa menyerahkan Karya Ilmiah (Laporan KKN-T, PKL, Jurnal dll.)

kepada petugas dalam dua format pilihan, yaitu Hardcopy dan Softcopy (CD).

89




Revisi Ke : 01


b. Petugas mengecek kondisi Karya Ilmiah yang diserahkan. Untuk Karya Ilmiah

dalam bentuk Softcopy (CD), maka harus dalam bentuk pdf.

c. Petugas memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah

ditandatangani dan di Stempel oleh petugas.


Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan

Karya Ilmiah yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

ALUR KERJA


Mulai

Selesai

Cek kelengkapan Karya Ilmiah

Menyerahkan karya ilmiah


Tanda tangani bukti penyerahan

karya ilmiah

Lengkap?

Beritahu pengguna

Tidak

ya

90




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN


1. Form Penyerahan Karya Ilmiah

TANDA TERIMA PENYERAHAN KARYA ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat akan bahwa :

N a m a

N I M / N I K

Fakultas

:

:

:

Sidoarjo, Kepala Perpustakaan

..............................................

Nurhayati, S.IIP.

Jurusan : ..........................,,......................................................... ........................

................................................................................................... ......................,,...............................

................................................................................................... ...............................................................................................

.......................

Telah menyerahkan...........................................................sebanyak ..........(.. ...................) Eksemplar.

Pada tanggal......................................dengan judul.................................... ............................................................

.Demikian Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng embangan

kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

................................................................................................... ...............................................................................................

................................................................................................... ......................,,...............................


website : www.umsida.ac.id email : [email protected]

PERPUSTAKAANForm : F/Perpus/KI/2015/ D.8/1

92

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Sumbangan Buku/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



PELAYANAN SUMBANGAN BUKU

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Sumbangan Buku dari Mahasiswa dan Dosen

2. Ruang Lingkup :

Mahasiswa, Dosen/Karyawan dan Masyarakat Umum

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan Penerimaan sumbangan buku milik

mahasiswa, dosen atau karyawan maupun masyarakat umum.


a. Buku Sumbangan

b. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Sumbangan Buku :

Lembar Bukti penyerahan sumbangan buku berfungsi sebagai tanda bukti bagi

mahasiswa, dosen/karyawan maupun masyarakat umum yang telah

menyumbangkan buku


a. Mahasiswa menyerahkan buku yang hendak disumbangkan kepada petugas

b. Petugas mengecek kondisi dari buku yang hendak diterima

c. petugas memberikan Tanda Terima Sumbangan Buku yang telah di isi

keterangan mengenai judul buku dan jumlahnya serta ditandatangani dan di

Stempel oleh petugas.


Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penerimaan

sumbangan buku yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

93




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

PELAYANAN PENYERAHAN SUMBANGAN BUKU

CIVITAS AKADEMIKA/MASYARAKAT PERPUSTAKAAN

MULAI

PENYERAHAN

BUKU

SUMBANGAN

PETUGAS MENGECEK

KONDISI BUKU

LAYAK

? BERITAHU PIHAK

PENYUMBANG

BERIKAN

TANDA

BUKTI

SELESAI

Tidak

ya

94




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

PELAYANAN SUMBANGAN BUKU

1. Form Sumbangan Buku

TANDA TERIMA SUMBANGAN BUKU

Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat akan bahwa :

N a m a

N I M / N I K

Fakultas

:

:

:

Sidoarjo, Kepala Perpustakaan

..............................................

Nurhayati, S.IIP.

Jurusan : ..................................................................................... ........................

................................................................................................... ......................................................

................................................................................................... ...............................................................................................

.......................

Telah menyumbangkan buku sebanyak .......... .(.....................) Eksemplar.

Pada tanggal......................................dengan judul..................................... ......................................................................

.Demikian Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng embangan

kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

................................................................................................... ..............................................................................................

................................................................................................... ......................................................


website : www.umsida.ac.id ema il : [email protected]

PERPUSTAKAANForm : F/Perpus/SB/2015/ D.9/1

96

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Survei Kepuasan Pengguna/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



SURVEY KEPUASAN PENGGUNA

1. Tujuan :

Untuk Mengumpulkan informasi yang faktual dan signifikan mengenai ekspektasi

dan persepsi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/ kegiatan,

sarana dan prasarana yang diberikan oleh perpustakaan, sebagai bahan evaluasi

untuk perencanaan strategi pengembangan perpustakaan di masa depan.

2. Ruang Lingkup

a. Mahasiswa

b. Staf/karyawan dan Dosen UMSIDA

3. Definisi :

Survey kepuasan pengguna adalah kegiatan mengumpulkan persepsi dan

ekspetasi pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program kerja/ kegiatan,

sarana dan prasarana yang diberikan perpustakaan. Data diperoleh melalui

penyebaran kuesioner dan diolah dalam bentuk statistic yang dilaksanakan setiap

akhir semester genap selama 2 bulan.

4. Dokumen dan Alat Terkait

a. Kuesioner

Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan data mengenai persepsi dan

ekspetasi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/kegiatan

perpustakaan dan sarana prasarana perpustakaan.

b. Komputer dan Software Pengolahan Statistik

Berfungsi sebagai alat bantu dan alat simpan data dalam proses pengolahan

data survey kepuasan pengguna

c. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data survey kepuasan

pengguna.

97




Revisi Ke : 01


d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pengolahan data survey

kepuasan pengguna

5. Uraian Prosedur

a. Pembuatan

Pembuatan form kuesioner kepuasan pengguna dilakukan oleh koordinator

pelayanan pemakai bekerjasama dengan koordinator pelayanan teknis

b. Penyebaran

Menyebarkan form kuesioner kepada para pengguna perpustakaan pada

masing-masing perpustakaan, yaitu Perpustakaan Kampus 1, Perpustakaan

Kampus 2 dan Perpustakaan Kampus 4. Penyebaran kuesioner dilakukan

selama 2 minggu hingga 1 bulan.

c. Pengumpulan

Hasil kuesioner dikumpulkan oleh staff perpustakaan dan diserahkan pada

koordinator pelayanan pemakai. Kuesioner harus dikumpulkan paling lambat

1 bulan setelah kuesioner disebarkan dan diisi oleh pengguna perpustakaan

d. Pengolahan

hasil kuesioner akan ditabulasi dan diolah dalam bentuk statistik oleh

koordinator pelayanan pemakai dan hasilnya ditampilkan paling lambat 2

minggu setelah survey dikumpulkan.


a. Survey kepuasan pengguna dilaksanakan secara rutin setiap tahun pada akhir

semester genap

b. Form, data dan hasil survey terdokumentasi dengan baik

c. Data hasil pengolahan kusesioner kepuasan pengguna terpublikasi

98




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

SURVEY KEPUASAN PENGGUNA


MULAI

PEMBUATAN KUESIONER

KEPUASAN PENGGUNA

PENYEBARAN

KUESIONER

PENGISIAN

KUESIONER

PENGUMPULAN DAN

TABULASI DATA

PENYAJIAN

DATA DALAM

BENTUK GRAFIK

SELESAI

100

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01



SARAN DAN KRITIK

1. Tujuan

Mengumpulkan keluhan, kritik dan saran-saran pengguna perpustakaan untuk

perbaikan pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan

2. Ruang Lingkup

a. Mahasiswa

b. Staf/Karyawan UMSIDA

c. Dosen UMSIDA

3. Definisi

Media penyampaian keluhan dan kritik pengguna perpustakaan terhadap

pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan yang disediakan

oleh perpustakaan secara manual atau online yang terintegrasi dengan automasi

perpustakaan


a. Form Saran dan Kritik

Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan saran dan kritik dari pengguna

perpustakaan terhadap pelayanan petugas, kegiatan-kegiatan yang

diselenggarakan perpustakaan dan sarana prasarana yang tersedia di

perpustakaan

b. Komputer dan program/software Komputer

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pengisian saran dan

kritik dapat dilakukan secara online oleh pengguna melalui system otomasi

perpustakaan. Saran dan kritik juga dapat disampaikan melalui facebook

dengan user name perpus umsida. Dengan media yang sama, jawaban atas

saran dan ktitik mahasiswa dipublikasikan oleh pihak perpustakaan

101




Revisi Ke : 01


c. Newsletter

Berfungsi sebagai alat jawab untuk setiap saran dan kritik yang masuk ke

perpustakaan

5. Uraian Prosedur

a. Pemberian fasilitas saran dan kritik untuk mahasiswa melalui media manual

seperti form saran dan kritik, melalui media online yang terdapat di system

otomasi perpustakaan maupun media social online seperti facebook

b. Perpustakaan melakukan sosialisasi terkait saran dan kritik online di

perpustakaan kepada pengguna

c. Pengguna mengisi saran dan kritik pada media yang telah disediakan oleh

perpustakaan .

d. Setiap bulan petugas akan melakukan rekap terhadap kritik dan saran yang

masuk dan memberikan jawaban selambat-lambatnya satu minggu melalui

media online dan newsletter tiap tahun.


d. Perpustakaan mengecek saran dan kritik sebulan sekali

e. Perpustakaan mendokumentasikan saran dan kritik untuk kebutuhan internal

f. Mahasiswa mendapatkan jawaban atas saran dan kritik yang disampaikan pada

perpustakaan

102




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR


MULAI

PENGISIAN SARAN KRITIK

PERPUSTAKAAN

PEMBERIAN JAWABAN

ATAS SARAN DAN

KRITIK

PUBLIKASIKAN DAN

DOKUMENTASIKAN JAWABAN ATAS

SARAN DAN KRITIK

SELESAI

103




Revisi Ke : 01


LAMPIRAN

SARAN DAN KRITIK

1. Rincian Tampilan Pangkalan Data untuk Saran dan Kritik

2. Form Kritik dan Saran

.

........................................................... ...............................................................................................

KRITIK dan SARANBuat Kemajuan Perpus UMSIDA

Kritik :

..........................,,...................................................................... ..............................

................................................................................................... ......................................................

................................................................................................... ......................................................

..........................

: ...........................................................................................................................................Saran ..........................................................................................................................................

........................................................... ...............................................................................................

................................................................................................... ......................................................



PERPUSTAKAAN

.....................................................................................................................................

Form : F/Perpus/KS/2015/ F.1

105

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Masuk dan Surat Keluar/ PERPUS/2015/01



Revisi Ke : 01




1. Tujuan

Memberikan pedoman bagi unit kerja serta pihak lain yang terkait dengan

penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dalam lingkungan UPT

Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

2. Ruang Lingkup

d. Rektorat

e. Fakultas/Jurusan

f. Biro/Unit Pelaksana Teknis

g. Instansi lain

3. Definisi

Penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dan surat keluar dalam lingkungan

UPT Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo


g. Buku penerimaan surat masuk dan surat keluar

Sebagai alat bantu pencatatan penerimaan surat masuk dan pencatatan surat

keluar

h. Folder, Holder maupun alat-alat kelengkapan arsip lainnya

Sebagai alat bantu untuk merapikan arsip-arsip surat yang masuk dan surat

yang keluar

i. Komputer dan program/software Komputer

Sebagai alat bantu dalam proses pembuatan dan pencatatan arsip surat masuk

dan surat keluar secara online

106




Revisi Ke : 01


5. Uraian Prosedur

a. Surat-surat yang masuk dari rektorat, fakultas, biro dan lembaga lainnya akan

mendapatkan nomor surat masuk yang diurutkan berdasarkan tanggal

masuknya dan dicatat dalam buku penerimaan surat masuk

b. Surat-surat yang ditujukan untuk diluar lembaga perpustakaan akan

mendapatkan nomor surat keluar, dicatat dalam buku surat keluar dan

diarsipkan dalam bentuk paper maupun dalam bentuk digital.

c. Arsip-arsip dari surat yang masuk maupun surat yang keluar diklasifikasi

berdasarkan subyek/tema pokok surat.

d. Arsip-arsip surat yang telah melewati masa tiga tahun, akan dilakukan

digitalisasi dan dimusnahkan.


j. Surat yang masuk maupun yang keluar terdokumentasikan dengan rapi dan

diklasifikasi sesuai dengan peruntukannya.

k. Arsip-arsip surat yang masuk maupun yang keluar dapat diketemukan dengan

cepat dan mudah

l. Arsip-arsip surat yang masuk dan yang keluar dapat dilihat melalui berbagai

media, karena proses digitalisasi arsip.

107




Revisi Ke : 01


ALUR KERJA


MULAI

SELESAI

BERI NOMOR SURAT

MASUK DAN CATAT DALAM BUKU

PENERIMAAN SURAT

MASUK

BERI NOMOR SURAT

KELUAR DAN CATAT

DALAM BUKU SURAT KELUAR

KLASIFIKASI SURAT

MASUK SESUAI DENGAN TEMA POKOK BAHASAN

SURAT

KLASIFIKASI SURAT

KELUAR SESUAI

DENGAN TEMA POKOK BAHASAN SURAT

CATAT EKSPEDISI

SURAT KELUAR DALAM

FORM SURAT KELUAR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR - …bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/sop-perpus-baru... ·...

Documents

Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR - …bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/sop-perpus-baru... ·...