Sop Perpus

1

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

2


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Morality Intellectuality Entrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: [email protected]

http://www.um-surabaya.ac.id/

mailto:[email protected]

3


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Kode Dokumen : 1/SOP-PERPUS/2013

Revisi : 0

Tanggal : April 2013

Diajukan Oleh : Kepala Perpustakaan Drs. Ali Nuke Affandy SE. M. Si

Dikendalikan Oleh

: Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM

Disetujui Oleh : Rektor Dr. dr. Sukadiono, MM

4


DAFTAR ISI Lembar Pengendalian …………………………………………………………… 2 Daftar Isi………………………………………………………………………..... 3

SOP Penggadaan Pustaka.................................................................................... 4 SOP Pengolahan Pustaka..................................................................................... 6 SOP Pendaftaran Anggota................................................................................... 8 SOP Peminjaman Bahan Pustaka....................................................................... 9 SOP Pengembalian Pustaka............................................................................... 10 SOP Perpanjangan Pinjam Pustaka................................................................... 11 SOP Denda Keterlambatan Pengembalian Pustaka........................................ 12 SOP Bebas Pinjam Pustaka................................................................................. 14 SOP Pengumpulan Skripsi/Tugas Akhir/Karya Ilmiah............................... 15

5


SOP PENGADAAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Kode/No : 1.1/SOP-Perpus/2013

Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pengadaan pustaka di perpustakaan Universitas Muhammadiyah. Ruang Lingkup 1. Proses pengadaan ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun

akademik baik pengadaan melalui pembelian, sumbangan, denda atau

berlangganan.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

1. Pengadaan melalui Pembelian adalah pembelian secara langsung atau

penawaran lewat email ke toko buku atau penerbit

2. Pengadaan melalui Sumbangan adalah penerimaan buku/referensi/jurnal dari

penyumbang (mahasiswa, dosen, institusi)

3. Pengadaan melalui Denda adalah penerimaan buku dari mahasiswa karena

kasus pelanggaran tertentu

4. Pengadaan melalui Berlangganan adalah penerimaan pustaka dari toko buku,

penerbit atau institusi tertentu pembelian secara berkala

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

3. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi Muhmmadiyah

4. RAB Universitas Muhammadiyah Surabaya. 5. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah

Surabaya

6


Uraian Prosedur :

ALUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

MULAI

SURAT EDARAN PENGADAAN BUKU KE KAPRODI

MENERIMA USULAN JUDUL BUKU DARI KAPRODI

SELEKSI USULAN JUDUL BUKU MELALUI DATA BASE KATALOG ON LINE

ADA DI

KOLEKSI ?

TIDAK YA

LENGKAPI DATA

BIBLIOGRAFI HAPUS DARI DAFTAR

PESANAN

DAFTAR

PEMBELIAN

PROSES

PEMBELIAN

BUKU ADA/ TIDAK

?

YA

BUKU PESANAN SUDAH DATANG

SELESAI

PESANAN BUKU DIBATALKAN

TIDAK

7


SOP PENGOLAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.2/SOP-Perpus/2013

Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pengolahan pustaka perpustakaan Universitas Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari penerimaan buku sampai buku siap disajikan dalam rak baca.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Pengolahan Pustaka adalah proses penerimaan pustaka sampai penyajian pustaka sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan

Referensi


2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

3. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah

Surabaya

8


Uraian Prosedur :

ALUR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

BUKU

BARU

PEMBERIAN STEMPEL

IDENTITAS

PERIKSA DATA BUKU DI KATALOG ON LINE

BERI NO.

KLASIFIKASI

KUTIP NO.

KLASIFIKASI

BUAT DESKRIPSI BIBLIOGRAFI PADA BURAM PENGKATALOGAN

TAMBAH JUMLAH COPY YANG DIMILIKI PADA PENGATALOGAN DATA ON LINE

MASUKAN DI PENGATALOGAN DATA ON LINE

PEMBERIAN LABEL DAN BARCODE BUKU

PEMASANGAN SLIP TANGGAL KEMBALI/ DATA DUE SLIP

PENYAMPULAN

MULAI

SELESAI

ADA ?

TIDAK YA

9


SOP PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pendaftaran anggota perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik selama

proses pelayanan berlangsung di perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Anggota perpustakaan adalah mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Referensi


2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN

KARYAWAN PETUGAS

PERPUSTAKAAN Mengisi Formulir Pendaftaran Beserta Persyaratan Pendaftaran

Mengisi Biodata Anggota dalam Kartu Pinjaman Bahan Pustaka

REGULER

(Fotokopi Kwitansi SPP)

NON-REGULER

(Administrasi Rp.15.000,00)

ISI BIODATA LENGKAP

ISI NAMA DAN

STATUS

KEPEGAWAIAN

INPUT

DATAANGGOTA

KE SISTEM

OTOMASI

PERPUSTAKAAN

10


SOP PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman peminjaman bahan pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai

jam kerja perpustakaan. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan Definisi Peminjaman bahan pustaka adalah proses memilih bahan pustaka untuk dibaca di luar perpustakaan Referensi



Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN KARYAWAN

PETUGAS PERPUSTAKAAN

Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka

Menulis Bahan Pustaka yang

dipinjam dalam Kartu Peminjaman

Menunjukkan KTM

(Kartu Tanda Mahasiswa)

Menyebutkan

Nama Lengkap

dan Status

Kepegawaian

INPUT DATA

BAHAN

PUSTAKA KE

SISTEM

OTOMASI

PERPUSTAKAAN

DAN MEMBERI

STEMPEL

TANGGAL

PENGEMBALIAN

BAHAN

PUSTAKA YANG

DIPINJAM Memberikan TTD

Peminjam Sebagai Tanda

Bukti peminjaman

11


SOP PENGEMBALIAN PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pengembalian pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup a. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai

jam kerja perpustakan b. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Pengembalian bahan pustaka adalah penyerahan bahan pustaka yang telah dipinjam oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen

Referensi



Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN

KARYAWAN PETUGAS

PERPUSTAKAAN Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka

Menyerahka

n Bahan Pustaka Yang Dikembalika

n

Menunjukkan KTM


Menyebutkan

Nama Lengkap

dan Status

Kepegawaian

INPUT DATA

BAHAN

PUSTAKA KE

SISTEM

OTOMASI

PERPUSTAKAAN

DAN MENCORET

JUDUL BAHAN

PUSTAKA YANG

DIKEMBALIKAN

Memastikan Judul Bahan

Pustaka Telah Dicoret dari

Kartu Peminjaman

(Membayar Denda Apabila

Terlambat)

12


SOP PERPANJANGAN PINJAM PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman perpanjangan pustaka perpustakaan Universitas. Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai

dengan jam kerja perpustakaan 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi Perpanjangan bahan pustaka adalah penambahan rentang waktu batas peminjaman pustaka oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen Referensi



Uraian Prosedur :



Menyebutkan Identitas Diri Peminjam Bahan Pustaka

Menyerahkan Bahan Pustaka

Yang Diperpanjang

Menunjukkan KTM


Menyebutkan

Nama Lengkap

dan Status

Kepegawaian

INPUT DATA

BAHAN PUSTAKA

KE SISTEM

OTOMASI

PERPUSTAKAAN

DAN MEMBERI

STEMPEL

TANGGAL

PENGEMBALIAN

PADA JUDUL

BAHAN PUSTAKA

YANG

DIPERPANJANG

DI KARTU

PEMINJAMAN


Pustaka Telah Distempel

Tanggal Pengembalian di

Kartu Peminjaman

(Membayar Denda Terlebih

Dahulu Apabila Terlambat)

13


SOP DENDA KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN PUSTAKA PERPUSTAKAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No :1.7/SOP-Perpus/2013

Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pengenaan besaran denda keterlambatan pengembalian pustaka perpustakaan Ruang Lingkup 1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi Denda keterlambatan pengembalian pustaka perpustakaan adalah besaran uang yang harus dibayar oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen karena melebihi batas waktu peminjaman

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan 2. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi

Muhmmadiyah


14


Uraian Prosedur :



Menyerahkan Bahan Pustaka

Yang Dikembalikan/Diperpanjang

Membayar

Denda Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka

INPUT DATA

BAHAN

PUSTAKA KE

SISTEM

OTOMASI

PERPUSTAKAAN

DAN

MENGHITUNG

JUMLAH DENDA

YANG HARUS

DIBAYAR


Pustaka Telah Distempel

Tanggal Pengembalian di Kartu Peminjaman

(Apabila Diperpanjang)

Memastikan Judul Bahan Pustaka Telah Dicoret dari

Kartu Peminjaman (Apabila

Dikembalikan)

Membayar Denda Sebesar Rp. 500,00/buku per-hari

(Nominal Denda yang Harus

Dibayar Tergantung Pada

Jumlah Buku yang Dipinjam Serta Berapa Lama Waktu

Keterlambatan Pengembalian

Buku)

15


SOP BEBAS PINJAM PUSTAKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai prasyarat pengambilan ijasah kelulusan Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi

Bebas pinjam pustaka adalah bukti bahwa mahasiswa menjelang kelulusannya tidak memiliki pinjaman, tanggunggan pustaka kepada perpustakaan

Referensi



Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA

DOSEN DAN

KARYAWAN


PIMPINAN PERPUSTAKAAN

Menunjukkan

KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)

Mengisi Blanko Bebas Pinjam Perpustakaan

Memeriksa

Tanggungan

Pinjaman Bahan

Pustaka dan Denda

Keterlambatan

dalam Kartu

Pinjaman

Biodata Lengkap Beserta Menulis

Keperluan Meminta Surat Bebas Pinjam

Perpustakaan

Memblokir Data

Anggota

Perpustakaan dalam

Sistem Otomasi

Perpustakaan dan

Menandatangani

Surat Bebas Pinjam

Serta Memberi

Stempel

Perpustakaan

Menandatangani

Surat Bebas

Pinjam

16


SOP PENGUMPULAN SKRIPSI/ TUGAS AKHIR/KARYA TULIS ILMIAH


Revisi : 0 Tanggal:

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai syarat kelulusan terselesaikannya perkuliahaan mahasiswa S1 atau D3 Ruang Lingkup 1. Proses ini dimulai dari akhir semester hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. Definisi

Pengumpulan Skripsi/tugas akhir/karya tulis ilmiah adalah penyerahan tulisan

ilmiah mahasiswa S1 atau D3 yang berupa skripsi atau tugas akhir

Referensi



Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA

DOSEN DAN

KARYAWAN


PIMPINAN PERPUSTAKAAN

Menyerahkan

Skripsi/Tugas Akhir

(TA)/Karya Tulis Ilmiah

(KTI)

Mengisi Blanko Bukti

Pengumpulan

Skripsi/Tugas Akhir

(TA)/Karya Tulis Ilmiah

(KTI)

Memeriksa

Kesesuaian Format

Skripsi/Tugas

Akhir (TA)/Karya

Tulis Ilmiah (KTI)

yang Dikumpulkan

Dalam Bentuk Softcopy yang

Dimasukkan dalam Compact Disc (CD)

dan bentuk Hardcopy (fisik) yang sudah

dijilid

Menandatangani

Surat Bukti

Pengumpulan

Skripsi/Tugas

Akhir (TA)/Karya

Tulis Ilmiah (KTI)

Serta Memberi

Stempel

Perpustakaan

Menandatangani

Surat Bukti

Pengumpulan

Skripsi/Tugas Akhir (TA)/Karya

Tulis Ilmiah

(KTI)

Diisi lengkap beserta judul

Skripsi/Tugas Akhir (TA)/Karya Tulis Ilmiah (KTI) Serta

Menandatanganinya

Sop Perpus

Documents

Transcript of Sop Perpus