PROSEDUR PENGADAAN MELALUI LAYANAN PENGADAAN PIHAKBERTANGGUNGJAWABUSER(FAK/PASCA/BIRO/LEMBAGA/UPT)

PPK

LayananPengadaanPenyedia Barang danJasa

PPHP

Ditetapkan di : M a l a n gPada tanggal : 13 Februari 2013R e k t o r /Kuasa Pengguna Anggaran,Prof. Dr. H. Imam SuprayogoNIP. 19510102198001002

Mulai

PENGAJUAN PENGADAAN

Verifikasi POK

HPS dan Spesifikasi Barangdan Jasa

Proses Pengadaan s.d PenetapanPenyedia Barang dan Jasa

Penandatanganan Kontrak danMelaksanakan Pekerjaan

Menerima dan Memeriksa Pekerjaansesuai Kontrak

Selesai

Diterima

Ditolak

Membuat Kontrak

1

2

3

4

56

7

8

Penjelasan Prosedur Pengadaan Melalui Layanan Pengadaan:

1. User (Fakultas, Pasca Sarjana, Biro dan Bagian, Lembaga/UPT):a. Mengajukan permohonan pengadaan Barang/Jasa kepada Pejabat PembuatKomitmen (PPK) berdasarkan POK.b. Dokumen pendukung : (1) Surat Permohonan; (2) Lampiran Spesifikasibarang/jasa yang akan diadakan; (3) Fotocopi POK.2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan verifikasi POK atas pengajuanUser ditolak atau diterima, jika diterima maka dilanjutkan proses selanjutnya;b. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat dan menetapkan Harga Perkiraan

Sendiri (HPS) dan Spesifikasi Barang/Jasa;c. PPK melampirkan Data Dukung pembuatan HPS tersebut. Adapun data dukungtersebut berdasarkan data hasil survey harga kepada beberapatoko/penyedia/internet/ pabrikan/distributor/Badan Pusat Statistik(BPS)/Asosiasi/Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK) PemerintahDaerah/Kontrak Sejenis/ informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.d. Dokumen pendukung : (1) Surat Permintaan Informasi Harga Barang; (2)Lampiran Spesifikasi barang/jasa yang akan diadakan; (3) Informasi HargaBarang dari beberapa toko/penyedia/internet/ pabrikan/distributor/BadanPusat Statistik (BPS)/Asosiasi/Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK) PemerintahDaerah/Kontrak Sejenis/ informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan; (4)Daftar Hasil Survey Harga; (5) Data Perhitungan HPS; (6) SpesifikasiBarang/Jasa;e. Khusus untuk pengadaan dengan sistem Lelang melalui LPSE, kelengkapan diatas ditambah dengan : (1) SK Rektor/KPA tentang Panitia Lelang; (2) SuratRencana Pelaksanaan Lelang yang di keluarkan oleh PPK kepada Panitia Lelang.3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. Menolak pengajuan pengadaan, jika pengajuan tersebut tidak sesuai denganPOK dan tidak dilampiri dengan kelengkapan;b. Permohonan pengajuan pengadaan yang ditolak tersebut, dikembalikan ke user.4. Layanan Pengadaan (Pejabat/Panitia Pengadaan);a. Meneruskan Proses Pengadaan berdasarkan HPS dan Spesifikasi Barang/Jasadari PPK;b. Layanan pengadaan melakukan proses :1. Menetapkan jenis pengadaan;2. Mengumumkan dan mengundang penyedia;3. Melakukan evaluasi penawaran;4. Melakukan negosiasi harga dan klarifikasi kepada penyedia;5. Memilih dan menetapkan penyedia.

c. Dokumen pendukung : (1) Undangan Pengadaan Langsung; (2) Surat Penawarandari penyedia; (3) Pakta Integritas penyedia; (4) Berita Acara Hasil PengadaanLangsung; (5) Surat Penetapan Penyedia; (6) Kesanggupan Kerja Penyedia; (7)Pengumuman Penyedia.5. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. PPK membuat kontrak/bukti perjanjian (bisa berupa bukti pembelian, kuitansi,Surat Perintah Kerja (SPK), dan Surat Perjanjian) dengan Penyedia Barang/Jasayang telah terpilih;b. PPK dan Penyedia menandatangani dokumen kontrak tersebut;c. Dokumen pendukung : (1) Bukti Perjanjian/Kuitansi/Surat Perintah Kerja/SuratPerjanjian; (2) Surat Pesanan.6. Penyedia Barang dan Jasa:a. Setelah penandatanganan dokumen kontrak, penyedia melaksanakan pekerjaanpengadaan barang/jasa sesuai dengan kontrak;b. Dokumen pendukung : (1) Surat Jalan; (2) Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.7. Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP):a. Menerima pekerjaan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh penyedia;b. Memeriksa pekerjaan pengadaan barang/jasa tersebut sesuai dengan dokumenkontrak;c. Dokumen pendukung : (1) Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan; (2) Berita AcaraSerah Terima (BAST).8. Proses pengadaan Barang/Jasa selesai.a. Hasil pengadaan kemudian dilanjutkan kepada proses pembayaran kepadapenyedia;b. Pengadaan diluar Prosedur Layanan Pengadaan, bukan tanggungjawab LayananPengadaan;c. Dokumen pendukung : (1) Berita Acara Pembayaran.

Ditetapkan di : M a l a n gPada tanggal : 13 Februari 2013R e k t o r /Kuasa Pengguna Anggaran,Prof. Dr. H. Imam SuprayogoNIP. 19510102198001002