STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) - LPMI …lpmi.stt-ibnusina.ac.id/admin/file/upload/04.SOP...

1Prosedur Pengisian KRS dan KHS

STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)

PENGISISAN KRS DAN KHS

Kode Dokumen :Revisi :Tanggal : 28 Januari 2013Dibuat oleh : SEKRETARIS

ROPIANTO, M.KOMDikendalikan Oleh : PUKET I

STT IBNU SINA BATAM

Ismail, ST., M.Sc.Disetujui Oleh : KETUA

STT IBNU SINA BATAM

IR. LARISANG, MT


DAFTAR ISI

Halaman

COVER.......................................................................................... 1

DAFTAR ISI ................................................................................... 2

I. Tujuan dan Pengertian ................................................................ 3

II. Pihak-pihak yang terkait.............................................................. 4

III. Referensi ..................................................................................... 4

IV. Ruang Lingkup ............................................................................. 4

V. Mekanisme dan prosedur ........................................................... 5

VI. Bagan Alir .................................................................................... 7

VII. Lampiran-Lampiran ..................................................................... 9


STT IBNU SINA BATAMTEKNIK INFORMATIKATEKNIK INDUSTRI

Kode :

Judul : Pengisian KRS dan KHS

Tanggal Dikeluarkan :28 Januari 2013

Area : Revisi

I. Tujuan dan Pengertian

Tujuan prosedur KRS dan KHS ini adalah:

1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur

pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam

2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses

pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam.

Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS

dan KHS mahasiswa ini antara lain :

1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh

studi di perguruan tinggi.

2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi

tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau

diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester

sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3

mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib.

3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot

nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai

dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang

dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester

(IP) dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK).


4. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap

beban belajar peserta didik yang diperoleh selama satu semester

melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan takaran untuk

tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat

kedalaman kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing

program.

5. Indeks Prestasi Semester (IPS) adalah nilai yang diperoleh dari

pembagian jumlah SKS yang lulus di semester berjalan dibanding jumlah

SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan jumlah dari

bobot SKS dikali dengan bobot nilai.

6. Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari

pembagian jumlah SKS yang lulus dari semester I sampai semester

berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I sampai

semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan

bobot nilai dalam angka dari semester I sampai dengan semester

berjalan.

7. Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh

prodi untuk memberikan penasehatan / pembimbingan akademik

kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi pemograman mata

kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan

monitoring.

II. Pihak-Pihak yang terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :

1. Mahasiswa

2. Dosen Penasehat Akademik

3. Ketua Program Studi

4. Seketaris Prodi

5. BAAK


III. Referensi

Referensi yang digunakan yaitu Mekanisme dan Prosedur Administrasi

Akademik

IV. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi:

1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya

administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah

ditentukan.

2. Penyusunan rencana studi untuk semester yang akan berlangsung

dengan bimbingan dosen penasehat akademik

3. Persetujuan dan pengesahan rencana studi oleh dosen penasehat

akademik dan ketua Prodi.

4. Penyerahan rangkapan KRS dan KHS monitor yang telah dilegalisir ke

Seketaris Program Studi, dosen penasehat akademik dan BAAK.

5. Modifikasi atau pembatalan rencana studi dilakukan oleh mahasiswa

jika ingin mengubah rencana studi mahasiswa

6. Pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar (PMB) oleh mahasiswa

dan dosen

7. Pelaksanaan kegiatan ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir

semester (UAS)

8. Pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah oleh dosen pengampu

mata kuliah.

9. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai

yang tertera dalam berita acara dan telah disahkan oleh dosen

pengampu mata kuliah oleh dosen penasehat akademik.

10. Penandatanganan KHS mahasiswa oleh BAAK


11. Pendistribusian rangkapan KRS dan KHS ke BAAK, dosen penasehat

akademik dan program studi.

V. Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :

1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya

administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah

ditentukan.

2. Mahasiswa menyusun dan mengimput mata kuliah yang telah

direncanakan dan mengkonsultasikan kepada penasehat akademik

3. Dosen penasehat akademik mengesahkan (menandatangani) KRS

mahasiswa

4. BAAK mencetak KRS mahasiswa dan mendistribusikan kepada

mahasiswa, prodi dan penasehat akademik.

5. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana

studinya maka mahasiswa tersebut melakukan perubahan atau

pembatalan rencana studi

6. Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal perkulihan

7. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai jadwal yang telah ditentukan

8. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan

pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa.

9. Dosen menyetor berita acara penilaian hasil ujian ke BAAK

10. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai

yang tertera dalam berita acara oleh BAAK

11. BAAK memberikan KHS kepada Mahasiswa setiap akhir semester dan

mendistribusikan rangkap KHS ke Prodi dan Penasehat Akademik.


VI. Bagan Alir

Bagan alir prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :

Alur Kegiatan Penanggung Jawab

Dokumen yang diperlukan penjelasan

1

2

3

4

Mahasiswa

1. Mahasiswa2. Dosen PA

1. Dosen PA2. Ketua PRODI

Mahasiswa

Kwitansi pembayaran

KHS Semester sebelumnya

KRS yang telah disetujui PA

KRS yang telah disetujui PA

Mulai

Melakukan pembayaran

administrasi dan Uang Kuliah ke

BANK

Penyusunan Rencana Studi

Persetujuan dan pengesahan KRS

Penyerahan KRS monitor ke BAAK & fotocopian KRS yang dilegalisir ke

Prodi, dan PA


5

6

7

8

9

10

Mahasiswa

Mahasiswa

Mahasiswa

Dosen Pengampuh Mata Kuliah

1. Dosen2. BAAK

BAAK

1. Kartu Perubahan2. FC Kwitansi SPP terakhir

Bahan Ajar, buku refferensi

Kartu UjianDokumen ujian

Lembar jawaban hasil ujian

Berita Acara Hasil Ujian

Berita Acara Hasil Ujian

Perubahan/ Pembatalan

Rencana Studi jika ada

perubahan

Mengikuti Ujianujian

Mengikutiperkuliahan

Pemeriksaan dan pemberian nilai

mata kuliah

Pengisian NilaiMata Kuliah dalam KHS

Penyerahan Berita Acara Hasil

Ujian


11

12

BAAK

MahasiswaDosen PAProdi

KHS

KHS

VII. Lampiran

lampiran-lampiran yang terdapat dalam prosedur pengisian KRS

dan KHS ini adalah

1. Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi

2. Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi

3. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) monitor

4. Kartu Perubahan

5. Kartu Rekomendasi

6. Lembar Konsultasi Mahasiswa

7. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi

8. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang dibimbing

9. Perkembangan IPK Mahasiswa

10. Laporan Perkembangan Mahasiswa

Pencetakan dan Pengesahan KHS

Pendistribusian Rangkapan KRS /

KHS


LAMPIRAN 1


Kode :

Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa


Area : Revisi

I. Tujuan

Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah :

1. Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan

pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa.

2. Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam

melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan

penyusunan rencana studi ini antara lain :

1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan

pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada

mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah

yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester

yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi

mahasiswa bersangkutan.

2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi

tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram

sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan


prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang

diprogram adalah paket wajib.

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi

mahasiswa ini dimulai dari pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya,

penetapan beban studi sesuai dengan IPK yang diperoleh, pengisian mata kuliah

sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan KRS

oleh dosen penasehat akademik.

IV. Instruksi Kerja

Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan

pembimbingan penyusunan rencana studi adalah :

1. Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester

sebelumnya.

2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK

semester sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan

beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai berikut:

IPK Beban Studi

3.00 – 4.00 22-26 SKS

2.50 – 2.99 19-21 SKS

2.00 – 2.49 10-18 SKS

1.51 – 1.99 12-15 SKS

<=1.5 12 SKS

3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa.

4. Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah

yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah

yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan.


5. Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat

akademik.


LAMPIRAN 2


Kode :

Judul : Instruksi Kerja Perubahan atau Pembatalan Rencana Studi


Area : Revisi

I. Tujuan

Tujuan instruksi perubahan dan pembatalan rencana studi ini

adalah :

1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan

perubahan atau pembatalan rencana studi .

2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam

melakukan perubahan atau rencana studi

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja

perubahan atau pembatalan rencana studi ini antara lain :

1. Perubahan rencana studi adalah perubahan berupa

penambahan dan/atau penggantian mata kuliah tertentu

dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui

sebelumnya, paling lambat setelah dua minggu

perkuliahan.

2. Pembatalan rencana studi adalah keputusan seorang

mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk meniadakan

satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam


kartu rencana studi. Pembatalan mata kuliah dilakukan

paling lambat pada minggu keempat perkuliahan.

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana

studi ini dimulai dari konsultasi perubahan atau pembatalan

rencana studi, pengambilan kartu perubahan, pengisian kartu

perubahan, pengesahan kartu perubahan, pengambilan KPK

perubahan dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK

perubahan sampai dengan penyerahan KPK perubahan ke dosen

pengampu mata kuliah yang baru.

IV. Instruksi Kerja

Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau

pembatalan rencana studi adalah :

1. Berkonsultasi mengenai perubahan atau dengan dosen

penasehat akademik dan ketua program studi dengan

persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata

kuliah yang akan dibatalkan.

2. Mengambil kartu perubahan di Seketaris Program Studi

3. Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk

pengisian kartu perubahan

4. Mengesahkan kartu perubahan ke dosen penasehat

akademik dan ketua program studi

5. Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang

dibatalkan di BAAK

6. Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru

7. Meminta dosen pengampu mata kuliah untuk

menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan


kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen

pengampu mata kuliah.


LAMPIRAN 3

LEMBAR KRS MONITORNama Mahasiswa : .................................................

No Register :

Prog. Studi : .................................................Semester :

Beban SKS semester ini : .................................................

Jumlah BEBAN SKSKREDIT YANG DIPEROLEH

(SKSD)SKSN IP

Semester LaluKumulatifs/d Semester Lalu

No Nama Mata Kuliah Kode MK SKS B/U

PerkuliahanRuang Kuliah

Kode Dosen

Pengasuh MK

RencanaKe

ParafBA

Hari Ke Jam Ke

1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini

2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen

penasehat.

Disahkan OlehKetua Program StudiPada tgl : ................

Disetujui OlehPenasehat AkademikPada tgl : .................

M. Ropianto, M.Kom.NIDN. 1028067804

Ririt Dwi P, ST., M.SINIDN. 100508101

Batas SKS yang ditentukan Berdasarkan IPKIPK Beban Studi3.00 – 4.00 22-26 SKS2.50 – 2.99 19-21 SKS2.00 – 2.49 10-18 SKS1.51 – 1.99 12-15 SKS<=1.5 12 SKS


LAMPIRAN 4

KARTU PERUBAHAN KRS

Nama Mahasiswa : .................................................

No Register :

Prog. Studi : ................................................. Semester :

Subyek No Nama Matakuliah Kode MK SKSKode

Dosen

ALASAN(DIISI OLEH

DOSEN PENASEHAT

MEMBATALKAN

12345

MENGGANTI/ MENAMBAHKAN

12345

1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini

2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen

penasehat.

DisetujuiKetua Program StudiPada tgl : ................

Disetujui OlehPenasehat AkademikPada tgl : .................




LAMPIRAN 5

KARTU REKOMENDASI

Nama Mahasiswa :

NPM : SMT :

Program Studi :

Mata Kuliah / Masalah : ........................................ / ................................

No Kepada Keterangan

MengetahuiKetua Program Studi

Batam, .................... 201Dosen PA



*Digunakan apabila mahasiswa yang bersangkutan membutuhkan konsultasi dengan pihak lain.


LAMPIRAN 6

LEMBAR KONSULTASI MAHASISWA

No Hari/Tanggal Masalah Yang Dibicarakan Saran Dosen PA Paraf

1

2

3

4

5

6

7

8

Catatan

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

.................................................................................


LAMPIRAN 7

DAFTAR HADIR TATAP MUKA KONSULTASI

No Nama Mahasiswa Masalah Konsultasi Tanda

Tangan Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

MengetahuiKetua Program Studi

Batam, .................... 201Dosen PA




LAMPIRAN 8

DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK MAHASISWA

YANG DIBIMBING

No Nama Mahasiswa No. Pokok Keterangan

1

2

3

4

5

6

Batam, ......... 20


LAMPIRAN 9

PERKEMBANGAN IPK MAHASISWA

Nama Mahasiswa :

NPM :

Program Studi :

No SMT Jumlah Mata Kuliah IP IPK

1 I

2 II

3 III

4 IV

5 V

6 VI

7 VII

8 VII

9 IX

10 X

LULUS TANGGAL .............................................


LAMPIRAN 10

LAPORAN PERKEMBANGAN MAHASISWA

No NPM Nama Mahasiswa Perkembangan Mahasiswa

1

2

3

4

5

6

7

8

STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) - LPMI …lpmi.stt-ibnusina.ac.id/admin/file/upload/04.SOP...

Documents

Transcript of STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) - LPMI …lpmi.stt-ibnusina.ac.id/admin/file/upload/04.SOP...