LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMBELIAN OBAT KE SUPLIERAA Pembelian menyiapkan buku Surat Pemesanan dan buku Defecta Reguler (buku barang habis)

AA Pembelian menuliskan barang yang akan dipesan pada distributor

AA Pembelian menentukan jumlah/kuantitas tiap barang yang dipesan setelah melakukan pengecekan stok yang masih ada dan kategori barang

AA Pembelian menyerahkan Surat Pemesanan pada distributor

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DATANG DARI SUPLIER

Pengirim dari suplier membawa barang sesuai pesanan

AA mengecek kesesuaian :*barang yang tercatat di faktur dan surat pesanan yang telah tertulis sbelumnya*apakah isi barang sesuai dengan isi faktur (kesesuaian jumlah)*apakah ED dan nomor batch pada barang sesuai dengan ED dan nomor batch pada box

Bila telah sesuai , AA penerima menandatangani faktur , nama , tanggal menerima , serta memberikan stempel apotek.Bila terdapat ketidak sesuaian, AA penerima memberikan keterangan pada faktur tersebut

AA penerima mengambil dua lembar copy faktur untuk disimpan

AA penerima menyimpan barang ke gudang barang atau langsung di tata di dalam etalase jika barang tersebut sebelumnya telah kosong/habis

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR RETUR BARANG KE SUPPLIER AA menerima barang datang dan melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah,kesesuaian dengan yang dipesan dan tanggal ED ).

Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan dan disimpan sesuai ketentuan

Bila kondisi barang tidak sesuai, AA penerima membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supplier

Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier).

Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya.

Memasukkan data barang keluar ke database persediaan (update melalui form mutasi stock).

Mengatur barang di gudang menurut jenisnya.

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMBELIAN OBAT PSIKOTROPIK & NARKOTIKApoteker membuat surat pesanan obat psikotropik/narkotik

Surat pesanan diberikan kepada sales suplier

Saat pengiriman, Apoteker menerima barang datang. Apoteker mencocokkan nama barang yang diterima dengan faktur,memeriksa ED & nomor batch apakah sama dengan box,serta mencocokkan dengan surat pesanan. Lalu Apoteker menandatangani faktur dengan nomor SIK,tanggal penerimaan barang,serta stempel apotek

Untuk pembelian obat psikotropik/narkotik,pembayaran dengan sistem COD

Setelah faktur di beri tanda tangan serta keterangan lunas dari pengirim,ambil lembar yang asli dan 1lembar copy faktur untuk disimpan

Barang datang disimpan di dalam lemari psikotropik/narkotik

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PENYIMPANAN FAKTUR Faktur barang datang,di catat di dalam buku penerimaan barang datang

Faktur di kelompokkan berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran

Faktur yang telah terbayar,dikelompokkan berdasarkan nama suplier dan diurutkan sesuai tanggal lalu disimpan dengan rapi

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ENTRY DATA PEMBELIAN

AA Pembelian mengumpulkan faktur pembelian yang telah dicatat pada buku faktur

AA Pembelian memasukkan data pembelian (nama obat,jumlah,nomor batch,ED,diskon) pada program pembelian

AA pembelian mengecek ulang data yang telah dimasukkan

AA pembelian memberi paraf pada bagian belakang faktur sebagai tanda faktur telah di entry

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PENYIMPANAN OBAT DAN ALKESSimpan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima pada lemari yang sesuai dengan suhu penyimpanan,penggolongan obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan alfabetis.

Setiap penyimpanan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus mengikuti penyimpanan berdasarkan prinsip FEFO dan FIFO

Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling cepat habis diletakkan di paling depan. Obat yang masa kadaluarsanya paling lama diletakkan di paling belakang

Khusus obat-obat yang memerlukan suhu rendah, disimpan di dalam kulkas di ruang penyimpanan. Di dalam kulkas harus terdapat termometer yang dicek secara berkala.

Setiap pengambilan obat dan alkes harus dicatat pada kartu stok.Kartu stok obat dimasukkan ke dalam setiap box atau diikat dengan botol dan harus selalu tersimpan di dalam lemari

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PENYIMPANAN NARKOTIK DAN PSIKOTROPIK

Narkotika dan psikotropika yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek

Kemudian obat disimpan di dalam lemari khusus narkotika dan psikotropika

Obat ditata berdasarkan kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling cepat habis diletakkan di paling depan. Obat yang masa kadaluarsanya paling lama diletakkan di paling belakang.

Penyusunan nama obat secara alfabetik, yaitu obat dengan awalan huruf A diletakkan di sebelah paling kiri. Obat dengan awalan huruf Z diletakkan di sebelah paling kanan.

Narkotika dan psikotropika yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok obat. Kartu stok obat dimasukkan ke dalam setiap box atau diikat dengan botol dan harus selalu tersimpan di dalam lemari

Lemari harus selalu terkunci, kunci disimpan oleh Apoteker yang diberi kewenangan.

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMUSNAHAN OBAT DAN ALKES EXPIRED DATEObat dan alkes yang akan dimusnahkan dilakukan inventaris

Menyiapkan laporan dan berita acara pemusnahan obat dan alkes

Menetapkan jadwal, metoda, dan tempat pemusnahan

Membuat laporan pemusnahan obat dan alkes yang berisi: waktu dan tempat pemusnahan nama dan jumlah obat dan alkes yang dimusnahkan nama apoteker pelaksana pemusnahan nama saksi (sekurang-kurangnya dua saksi) dalam pelaksanaan pemusnahan obat dan alkes

Membuat laporan pemusnahan obat dan alkes yang ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalampelaksanaan pemusnahan (Berita Acara Terlampir)

Membuat laporan tembusan untuk Dinas Kesehatan dan BPOM

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG DAGANG

Terima titip faktur asli dari supplier

Buat tanda terima titip faktur & serahkan ke supplier (untuk mengambil pembayaran)

Cari & ambil copy faktur, lalu jadikan satu dengan faktur asli

Buat tanda terima pembayaran melalui computer (Cross chek dengan jendela retur)

Cetak (tanpa mengentry jenis pembayaran dan nomor giro, tanggal jatuh tempo)

Mintakan otorisasi dari APA dan atau PSA(jenis pembayaran & nomor giro ditulis tangan) di atas Rp 1,5 juta : giro di bwah Rp 1,5 juta: tunai

Lakukan pembayaran

Penerima pembayaran harus menyerahkan tanda terima titip faktur asli untuk pengambilan uang tunai / BG

Tanda terima titip faktur asli tersebut dilampirkan ke Voucher pembyaran (sebagai arsip apotek)

Memberikan stempel LUNAS pada faktur-faktur asli dan voucher pembayaran

Serahkan faktur asli, voucher pembayaran, tanda terima titip faktur pada bagian accounting untuk melakukan pemeriksaan (cek) dan edit (diprogram)Tentang jenis pembayaran dan nomer giro, tanggal jatuh tempo.

LOGO APOTEK

Volume I: Kumpulan Lampiran SOPVersi 2012 / 02-Sda / 0411

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR BARANG KONSINYASI

Barang konsinyasi di letakkan di lemari tersendiri dan mudah dilihat

Penyimpanan berdasarkan alfabetis

Pembayaran dilakukan sesuai barang yang terjual