MEKANISME PENGURUSAN SURAT IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN SECARA ONLINE DI SURABAYA

(Studi kasus pada program Surabaya Single Windows/ SSW)

Matakuliah;

MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PUBLIK

yang diampu oleh Prof. Dr. ABDUL HAKIM, M.Si.

Oleh :

Ajie Hanif Muzaki 125030100111107

M Edward Kairupan 125030100111119

Tommy Anggriawan 125030100111124

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

MALANG

2014

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah memberikan izin dan kekuatan kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Mekanisme Pengurusan Surat Izin Mendirikan Bangunan Secara Online Di Surabaya” tepat pada waktunya.

Tugas ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi Publik. Dan juga kami mengucapkan terimakasih kepada :

1. Prof. Abdul Hakim selaku dosen pembimbing mata kuliah Manajemen Sistem Informasi Publik

2. Semua pihak yang tidak sempat kami sebutkan satu per satu yang turut membantu kelancaran dalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan kelemahannya, baik dalam isi maupun sistematikanya. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan wawasan kami. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran untuk menyempurnakan makalah ini.

Akhirnya, kami mengharapkan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

Malang, 19 November 2014

Penyusun

1 | P a g e

ContentsRingkasan...........................................................................................................................................3

BAB I......................................................................................................................................................3

PENDAHULUAN.....................................................................................................................................3

1.1. Latar Belakang.......................................................................................................................3

1.2. Tujuan penulisan....................................................................................................................4

BAB II.....................................................................................................................................................5

TINJAUAN PUSTAKA...............................................................................................................................5

2.1. Definisi Operasional...............................................................................................................5

2.1.1. Sistem Informasi............................................................................................................5

2.1.2. Surabaya Single Window (SSW).....................................................................................5

2.1.3. Surat Keterangan Rencana Kota,....................................................................................6

2.2. Penggunaan Sistem Elektronik Dalam Rangka Pelaksanaan Surabaya Single Window..........6

BAB III....................................................................................................................................................9

PEMBAHASAN........................................................................................................................................9

3.1. Input, Proses, Output.............................................................................................................9

3.2. Standart Operating Procedure (Flowchart)............................................................................9

3.2.1. Flowchart Standart Operating Procedure Mekanisme Pengurusan Surat Keterangan Rencana Kota(SKRK)....................................................................................................................10

3.2.2. Flowchart Standart Operating Procedure Mekanisme pengurusan surat permohonan izin mendirikan Bangunan (IMB)..................................................................................................13

3.3. Analisa Kelebihan dan kelemahan sistem............................................................................15

3.4. Sistem yang direkomendasikan...........................................................................................16

3.5. Analisis kelebihan dan kelemahan dalam sistem yang direkomendasi................................20

BAB IV..................................................................................................................................................21

PENUTUP.............................................................................................................................................21

4.1. Kesimpulan..........................................................................................................................21

Daftar Pustaka.....................................................................................................................................22

2 | P a g e

RingkasanMengingat pentingnya peran teknologi informasi di lingkungan organisasi baik itu organisasi

publik maupun organisasi swasta, sehingga menjadikan tuntutan yang harus dipenuhi bagi organisasi tersebut untuk memaksimalkan kinerjanya dengan prinsip yang efektif dan efisien, beberapa lembaga pemerintah mulai menerapkan program E-Government yaitu suatu media yang membantu proses pelaksanaan kebijakan berlangsung lebih efektif dan efisien, terdapat berbagai macam inovasi yang termasuk kedalam E-Government diantaranya “Surabaya Single Window”, Surabaya Single Window/ SSW adalah suatu bentuk pelayanan satu atap yang dilakukan pemerintah kota Surabaya Dengan menggunakan suatu program khusus (berupa website) yang menangani beberapa hal, diantaranya; keperluan surat-menyurat terkait perizinan, seperti izin untuk mendirikan bangunan, izin untuk membuka usaha, izin untuk mendirikan sebuah acara, dan sebagainnya.

Dipromosikanya program ini juga turut mengurangi waktu yang terbuang sia-sia jika menggunakan cara manual, selain itu penggunaan program ini juga dapat meminimalisir pungutan liar yang seringkali dilakukan oleh oknum-oknum pemerintah terutama terkait masalah perizinan, sehingga dengan karya tulis ini diharapkan dapt menjadi contoh bagi daerah-daerah lain dalam penerapan E-Government

Kata Kunci: E-government, Program Khusus, Perizinan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan masyarakat yang semakin kompleks harus

diikuti dengan optimalisasi pelayanan publik. Salah satu cara yang harus dilakukan aparatur Negara adalah dengan pemanfaatan teknologi informasi atau disebut juga dengan Manajemen Sistem informasi publik. Manajemen sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan mengenai permasalah publik. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untukmenjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis.

Electronic government atau Electronic Government atau e-Gov merupakan bentuk dari implementasi penggunaan sistem informasi bagi pelayanan pemerintah kepada publik. Pengembangan e-Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang

3 | P a g e

berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Saat ini Kota Surabaya merupakan salah satu kota di Indonesia yang telah menerapkan electronic government di dalam menjalankan urusan pemerintahanya.

Untuk meningkatkan layanan publik di Surabaya maka berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya nomor 28 tahun 2013 menerangkan bahwa dalam rangka meningkatkan pelayanan perizinan dan nonperizinan yang efektif, efisien, dan transparan kepada masyarakat, termasuk pelaku usaha di Kota Surabaya serta sebagai pelaksanaan ketentuan Pasal 14 ayat, Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 dan tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, maka dilaksanakan pelayanan perizinan secara elektronik. Pada bulan Maret Tahun 2013, Kota Surabaya mulai meluncurkan layanan terpadu bernama Surabaya Single Window (SW). Layanan ini akan memudahkan warga kota maupun warga asing maupun pelaku usaha yang ingin berinvestasi di Surabaya.

1.2. Tujuan penulisanTujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi tipe sistem informasi yang digunakan pada perizinan Online SSW umumnya dan Perizinan mendirikan bangunan (IMB) dan (SKRK) Surat Ketertangan Rencana Kota secara khusus.

2. Mengetahui alur SOP dalam IMB dan SKRK3. Mengetahui alur dari Flowchart dalam sistem perizinan dan menemukan rekomendasi

sistem yang memungkinkan sistem bekerja lebih efisien

4 | P a g e

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Definisi Operasional

2.1.1. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Perkembangan sistem informasi telah menyebabkan terjadinya perubahanyang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis.

Jogiyanto (2005) mendefinisikan sistem informasi sebagai Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”Sedangkan menurut Kadir (2003) sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Definisi sistem informasi dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul Pengenalan Sistem Informasi, yaitu: “sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi)guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan”. Penjelasan di atas menerangkan bahwa sistem informasi dapat mempermudah perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditargetkan dengan mengkoordinasikan manusia dan komputer sebagai sumber daya untuk mengubah masukan menjadi pengeluaran yang diinginkan. Sistem informasi juga dapat memudahkan pekerjaan disuatu perusahaan-perusahaan.Penggunaan sistem informasi ataupun teknologi informasi dalah suatu institusi pemerintahan ditujukan agar suatu institusi pemerintahan dapat berjalan efektif dan efisien. Aplikasi sistem informasi dapat memberikan kemudahan kepada kepada masyarakat dan aparatur itu sendiri. Kriterian dari sistem informasi antara lain fleksibel, efektif, dan efisien. Pernyataan di atas dapat disimpulkann bahwa suatu sistem informasi merupakan suatu perangkat kerja yang dapat bekerja untuk memproses suatu masukan ataupun data, kemudian data yang telah diproses tersebut akan diproses dan menjadi suatu keluaran yang berguna utuk mencapai suatu tujuan tertentu

2.1.2. Surabaya Single Window (SSW) Surabaya Single Window (SSW) yang selanjutnya disingkat SSW adalah sistem yang

memungkinkan dilakukannya suatu penyampaian data dan informasi secara tunggal, pemrosesan data

5 | P a g e

dan informasi secara tunggal dan sinkron serta pembuatan keputusan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam hal pelayanan perizinan dan non perizinan

Program ini bertujuan untuk mempermudah layanan perizinan bagi masyarakat dengan pihak pemerintah kota Surabaya. SSW disini berhubungan dengan beberapa dinas di Pemkot Surabaya yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) dan Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA). Seluruh proses perijinan dalam SSW menggunakan data elektronik. Dengan adanya perizinan online ini maka dampak positif yang akan di timbulkan adalah efisiensi dan efektivitas kinerja para birokrat.

2.1.3. Surat Keterangan Rencana Kota,Surat keterangan Rencana Kota yang selanjutnya disingkat SKRK adalah surat yang memuat

informasi tentang persyaratan tata bangunan dan lingkungan berupa ketentuan zoning yang dipersyaratkan tentang peruntukan dan penggunaan bangunan, intensitas pemanfaatan ruang, serta syarat teknis lainnya,yang diberlakukan oleh Pemerintah Daerah pada lokasi tertentu.

2.1.4. Izin Mendirikan Bangunan Izin Mendirikan Bangunan yang selanjutnya disingkat IMB adalah perizinan yang diberikan

oleh Kepala Daerah kepada pemilik bangunan untuk membangun baru, mengubah, memperluas, mengurangi, dan/atau merawat bangunan sesuai dengan persyaratan administratif dan persyaratan teknis yang berlaku.

2.2. Penggunaan Sistem Elektronik Dalam Rangka Pelaksanaan Surabaya Single WindowSistem elektronik yang digunakan untuk pelayanan perizinan dan non perizinan di Kota

Surabaya diakomodir dalam satu sistem yang terintegrasi antar sistem internal pada beberapa SKPD bernama Surabaya Single Window yang selanjutnya disebut dengan SSW. Sistem ini dikembangkan untuk memungkinkan dilakukannya suatu penyampaian data dan informasi secara tunggal, pemrosesan data dan informasi secara tunggal dan sinkron, dan pembuatan keputusan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing SKPD. Melalui portal SSW tersebut akan dilakukan integrasi informasi berkaitan dengan proses pelayan perizinan dan non perizinan online, yang menjamin keamanan data dan informasi serta terpadukannya alur dan proses informasi antar sistem internal secara otomatis, menggunakan nama domain http://ssw.surabaya.go.id

Adapun jenis perizinan dan non-perizinan yang dapat di proses secara online menurut peraturan walikota Surabaya pasal 2, Nomor 28 Tahun 2013,adalah sebagai berikut:

a. perizinan dan non perizinan yang diproses secara parsial, meliputi :1. SKRK;2. IMB;3. Izin Gangguan;4. Tanda Daftar Usaha Pariwisata;5. SIUP.

b. perizinan dan non perizinan yang diproses secara terpadu untuk sektor usaha pariwisata, meliputi :1. SKRK;2. Surat Rekomendasi terhadap dokumen yaitu :

a) Dokumen Kerangka Acuan Analisis Dampak Lingkungan dan Dokumen Analisis Dampak Lingkungan Rencana Kelola Lingkungan (RKL)/Rencana Pengelolaan Lingkungan (RPL);

b) Dokumen Surat Pernyataan Kesanggupan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan Hidup (SPPL);

c) Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL);

d) Dokumen Analisis Dampak Lalu Lintas; dan/ataue) Dokumen Kajian Drainase.

6 | P a g e

3. IMB;4. Izin Gangguan;5. Tanda Daftar Usaha Pariwisata.

Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan SSW adalah dokumen elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirim, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektro-magnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dokumen Elektronik yang sudah diinput (diisikan) dan/atau diunggah ke sistem SSW dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah dan dapat merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Namun ketentuan ini tidak berlaku untuk:

a. surat yang menurut peraturan perundang-undangan harus dibuat dalam bentuk tertulis; danb. surat beserta dokumennya yang menurut peraturan perundang-undangan harus dibuat dalam

bentuk akta notariil atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Dalam hal persyaratan permohonan perizinan dan non perizinan harus berbentuk tertulis atau asli, dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang ercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. Oleh karena itu, terhadap kedua bentuk dokumen tersebut, dilakukan proses scanning dan hasil scan diberi tanda oleh verifikator dengan status “sesuai dengan asli” agar dapat diproses sebagai dokumen pelengkap permohonan perizinan dan non perizinan dalam rangka SSW ke semua SKPD pemroses perizinan dan non perizinan.

Pengguna portal SSW dalam melakukan kepentingan dan tugasnya melakukan akses/interaksi dengan sistem SSW yang berdiri sendiri atau dalam jaringan. Dalam melakukan akses ini, pengguna akan diberi kode akses yaitu berupa angka, huruf, simbol, karakter lainnya atau kombinasi di antaranya, yang merupakan kunci untuk dapat mengakses komputer dan/atau SSW.

Dalam kerangka SSW, pengguna melakukan transaksi elektronik dalam arti bahwa pengguna melakukan perbuatan hukum dengan menggunakan Komputer, jaringan Komputer, dan/atau media elektronik lainnya. Termasuk dalam hal ini adalah penggunaan tanda tangan elektronik pada beberapa sistem internal di SKPD yang sudah siap, yaitu tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Dalam hal ini penanda tangan adalah subjek hukum yang terasosiasikan atau terkait dengan tanda tangan elektronik.

Hasil dari sistem pengamanan proses elektronik yang digunakan untuk menjamin dilakukannya penelusuran jejak pelaksanaan SSW (jejak audit) yang selanjutnya disebut dengan audit trail, yang digunakan untuk mengetahui dan menguji kebenaran proses transaksi elektronik melalui SSW. Dalam hal terjadi perbedaan data dan informasi antar Pengguna Portal SSW, maka audit trail yang terdapat pada portal SSW menjadi dasar penelusuran.

Penyedia dan pengelola portal SSW adalah Dinas Komunikasi dan Informatika yang memiliki kewajiban sebagai berikut :

a. menjamin sistem pelayanan SSW beroperasi secara terus menerus dan memenuhi standar keamanan data dan informasi;

b. melakukan proses manajemen sistem informasi dan validasi secara elektronik terhadap para pengguna portal untuk mendapatkan legalitas akses;

c. melakukan koordinasi dan sinkronisasi pertukaran data dan informasi secara langsung (online) diantara pengguna portal;

d. menyiapkan akses data dari SKPD penerbit perizinan dan non perizinan sebagai konfirmasi mengenai surat keputusan yang telah diterbitkan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

7 | P a g e

e. melakukan tindakan untuk mengatasi gangguan terhadap sistem SSW;f. menjamin keamanan dan kerahasiaan data dan informasi yang disampaikan instansi melalui

Portal SSW;g. melaksanakan kegiatan lain yang ditetapkan oleh Walikota Surabaya dalam kerangka

pelaksanaan SSW.Sedangkan pengguna portal SSW adalah para pihak yang melakukan akses ke portal SSW,

meliputi pemohon pelayanan dan pemroses perizinan dan non perizinan sesuai dengan tingkat kewenangan akses yang diberikan. Para pihak pengguna SSW dapat memberikan dan/atau menerima perizinan, data dan informasi yang disampaikan melalui sistem elektronik dari dan ke portal SSW yang mengikat para pihak yang terkait dengan SSW.

Pihak pengelola portal SSW dan seluruh pengguna portal SSW wajib melakukan pengamanan atas portal SSW melalui kebijakan manajemen dan operasional serta penyediaan infrastruktur yang diperlukan. Adapun kewajiban pengelola dan pengguna portal SSW tersebut adalah :

a. menyediakan jejak audit (audit trail) pada masing-masing sistem;b. setiap penerima hak akses SSW bertanggung jawab menjaga keamanan atas penggunaan hak

akses tersebut;c. penerima hak akses SSW bertanggung jawab atas data yang disampaikan ke Portal SSW;d. pengguna portal SSW yang menyampaikan data melalui Portal SSW wajib menyediakan

back-up data;e. masing-masing SKPD pengguna portal SSW wajib menetapkan tingkat layanan/ Service

Level Agreement (SLA) untuk ditaati dan dilaksanakan demi terciptanya kepastian hukum;f. masing-masing SKPD pengguna portal SSW wajib menggunakan standar elemen data yang

dipergunakan dalam SSW.

Selain itu, pengelola dan pengguna portal SSW atau setiap orang dilarang dengan sengaja dan/atau melawan hukum melakukan tindakan apa pun yang berakibat terganggunya sistem SSW dan/atau mengakibatkan sistem SSW menjadi tidak bekerja sebagaimana mestinya dan/atau melakukan manipulasi, penciptaan, perubahan, penghilangan, pengrusakan Dokumen Elektronik dengan tujuan agar Dokumen Elektronik tersebut dianggap seolah-olah data yang autentik.

Dalam hal Portal SSW tidak dapat berfungsi karena force majeur, pelayanan perizinan dan non perizinan dilaksanakan prosedur keadaan darurat yang diatur lebih lanjut dengan Prosedur Operasional Standar yang akan ditetapkan oleh pengelola SSW. Apabila diperlukan ketentuan lebih lanjut dan detail yang diperlukan untuk pelaksanaan Peraturan Walikota Surabaya ini diatur oleh masing masing Kepala SKPD pengguna dibawah koordinasi Tim Monitoring Pelaksanaan SSW yang terdiri dari :

Ketua : Sekretaris Daerah Kota SurabayaWakil Ketua 1 : Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Kota SurabayaWakil Ketua 2 : Asisten Perekonomian dan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Surabaya

Sekretaris : Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota SurabayaAnggota :

1. Kepala Badan Lingkungan Hidup Kota Surabaya2. Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Surabaya3. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya4. Kepala Dinas Perhubungan Kota Surabaya5. Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Surabaya6. Kepala Dinas Perdagangan dan Perindustrian Kota Surabaya

Selanjutnya, agar pelayanan tidak terputus maka permohonan pelayanan perizinan dan non perizinan yang sudah berproses sebelum berjalannya SSW tetap menggunakan sistem dan prosedur lama.

8 | P a g e

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Input, Proses, OutputInput

Input yang diperlukan berupa ialah dokumen, Adapun dokumen-dokumen tersebut antara lain :

Formulir permohonan IMB,

Fotokopi KTP pemilik dan/atau pengurus

Surat kuasa, bila yang mengurus adalah kontraktor pelaksana

Fotokopi bukti pelunasan PBB terakhir

Fotokopi bukti kepemilikan tanah yang sah

SKRK/ Gambar situasi teknis bangunan

Tanda bukti Syarat Lengkap

Bukti pembayaran Bank

Dokumen dokumen tersebut nantinya juga akan menjadi input dalam kategori pemohon,

UPTSA, DCKTR

Proses

Pemohon UPTSA DCKTR BANK

Mengisi formulir di http://ssw.surabaya.go.id

meneliti dokumen elektronik

memproses data permohonan dengan melakukansurvey lokasi dan mencocokan

paraf petugas dan stempel bank digunakan untuk melanjutkan proses selanjutnya

menyerahkan berkas persyaratansebagaimana diatur

mencocokkan data yang diunggah

Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruangmelakukan persetujuan SKRK

pembayaran retribusi menyerahkan SKRKkepada pemohon

mencetak konsep SKRK

Output

Output yang diterima bisa berbentuk fisik atau elektronik, seperti :

1. Surat izin untuk pemohon2. Nomor nomor registrasi yang sah3. Terdaftar secara sistem (dapat dicek online)

3.2. Standart Operating Procedure (Flowchart)Walaupun Surabaya Single Windows(SSW) dapat digunakan sebagai media untuk mengurus

berbagai jenis surat perizinan seperti yang telah dijabarkan diatas namun dalam penulisan artikel ini tujuan penulisan difokuskan untuk menjelaskan proses dan prosedur pengurusan izin mendirikan bangunan/ IMB.

9 | P a g e

Tidak lengkap

3.2.1. Flowchart Standart Operating Procedure Mekanisme Pengurusan Surat Keterangan Rencana Kota(SKRK)

NO URAIAN Pemohon UPTSA DCKTR BANK1. Pemohon mengisi formulir

permohonan SKRK secara elektronik melalui portal http://kliklayanan.surabaya.go.id serta mengunggah persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.

online

2. Petugas UPTSA meneliti dokumen elektronik yang telah diunggah oleh pemohon dan selanjutnya memberikan konfirmasi mengenai kelengkapan persyaratan yang telah diunggah.

Manual

3. Apabila sesuai hasil konfirmasi dari petugas UPTSA, persyaratan telah lengkap maka pemohon dapat mencetak tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secaraelektronik.

PersyaratanLengkap

4. Untuk keperluan verifikasi dan validasi data, pemohon menyerahkan berkas persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang undangan dilampiri tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secara elektronik ke UPTSA.

5. Dalam hal pemohon tidak dapat melakukan pengajuan permohonan SKRK secara elektronik, maka pemohon dapat menyampaikan permohonan secara langsung kepada petugas loket UPTSA.

6. Petugas loket UPTSA menerima berkas dan mencocokkan data yang diunggah dengan berkaspersyaratan yang disampaikan pemohon ataumemeriksa kelengkapan berkas persyaratan dalam hal permohonan disampaikan secara langsung kepada petugas loket UPTSA.

10 | P a g e

Mulai

22

7. Apabila persyaratan belum lengkap, maka petugas loket UPTSA akan mengembalikanberkas permohonan dan memberikan informasi kepada pemohon untuk melengkapi persyaratandimaksud.

BelumLengkap

8. Apabila persyaratan sudah lengkap, maka petugas loket UPTSA :1. memberikan persetujuan melalui sistem informasi, dalam hal permohonan SKRKdilakukan secara elektronik oleh pemohon dan mencetak tanda bukti terima berkas pada sistem informasi guna diserahkan kepada pemohon;atau2. memasukkan data permohonan dan memberikan persetujuan melalui sisteminformasi, dalam hal permohonan disampaikansecara langsung kepada petugas loket UPTSA dan mencetak tanda bukti terima berkas pada sistem informasi guna diserahkan kepadapemohon.

PersyaratanLengkap

9. Petugas dan pejabat struktural yang membidangimemproses data permohonan dengan melakukan survey lokasi dengan memetakan hasil survey, mencocokkan peruntukan ruang serta syaratsyarat dengan analisisnya sesuai ketentuan yang berlaku dan mengunggah gambar ukur, hasil analisa, dan gambar zoning kedalam sisteminformasi.

10. Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang memberikan persetujuan IMB melalui sistem informasi.

11. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep SKRD IMkepada pemohon melalui loket UPTSA.

12. Pemohon melakukan pembayaran retribusi Penggantian Biaya Cetak Peta pada bank yang ditunjuk

11 | P a g e

22

3

dan diberikan Tanda Bukti Pembayaran yang telah diberi paraf petugas dan stempel bank.

13. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep SKRK untuk mendapat paraf pejabat yang berwenang dan selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang.

14 SKRK yang telah ditandatangani disampaikankepada Sekretariat Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang untuk dicatat pada agenda surat keluar serta diberi nomor dan stempel dan selanjutnya diteruskan kepada pemohon melalui UPTSA.

15. Petugas loket UPTSA menyerahkan SKRK kepada pemohon.

Jangka waktu penyelesaian permohonan IMB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling lama :

a. 7 (tujuh) hari kerja untuk rumah tinggal non tingkat;b. 10 (sepuluh) hari kerja untuk rumah tinggal bertingkat;c. 20 (dua puluh) hari kerja untuk non rumah tinggal.

Dari proses tahapan pengurusan IMB diatas dapat diketahui bahwa salah satu syarat yang herus dipenuhi dalam mengurus IMB adalah Surat Keterangan Rencana Kota atau SKRK sehingga dalam artikel ini juga akan dijelaskan mekanisme cara mengurus perizinan SKRK melaui Surabaya Single Windows.

12 | P a g e

Selesai

3

Tidak lengkap

Man

ual

3.2.2. Flowchart Standart Operating Procedure Mekanisme pengurusan surat permohonan izin mendirikan Bangunan (IMB)

NO URAIAN Pemohon UPTSA DCKTR BANK1. Pemohon mengisi formulir

permohonan IMB secara elektronik melalui portal http://ssw.surabaya.go.id serta mengunggah persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.

online

2. Petugas UPTSA meneliti dokumen elektronik yang telah diunggah oleh pemohon dan selanjutnya memberikan konfirmasi mengenai kelengkapan persyaratan yang telah diunggah.

3. Apabila sesuai hasil konfirmasi dari petugas UPTSA, persyaratan telah lengkap maka pemohon dapat mencetak tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secaraelektronik.

4. Untuk keperluan verifikasi dan validasi data, pemohon menyerahkan berkas persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundangundangan dilampiri tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secara elektronik ke UPTSA.

5. Dalam hal pemohon tidak dapat melakukan pengajuan permohonan IMB secara elektronik, maka pemohon dapat menyampaikanpermohonan secara langsung kepada petugasloket UPTSA.

6. Petugas loket UPTSA menerima berkas dan mencocokkan data yang diunggah dengan berkaspersyaratan yang disampaikan pemohon atau memeriksa kelengkapan berkas persyaratandalam hal permohonan disampaikan secara langsung kepada petugas loket UPTSA.

13 | P a g e

PersyaratanLengkap

Mulai

22

7. Apabila persyaratan belum lengkap, maka petugas loket UPTSA akan mengembalikanberkas permohonan dan memberikan informasi kepada pemohon untuk melengkapi persyaratandimaksud.

BelumLengkap

8. Apabila persyaratan sudah lengkap, makapetugas loket UPTSA :1. memberikan persetujuan melalui sistem informasi, dalam hal permohonan IMB dilakukansecara elektronik oleh pemohon dan mencetak tanda bukti terima berkas pada sistem informasiguna diserahkan kepada pemohon; atau2. memasukkan data permohonan dan memberikan persetujuan melalui sisteminformasi, dalam hal permohonan disampaikansecara langsung kepada petugas loket UPTSA dan mencetak tanda bukti terima berkas padasistem informasi guna diserahkan kepadapemohon.

PersyaratanLengkap

9. Petugas dan pejabat struktural yang membidangi memproses data permohonan dengan memverifikasi data, mencocokkan kesesuaian gambar teknis bangunan yang diajukan pemohon dengan SKRK dan melakukan survey sertamengunggah berita acara hasil survey, gambar teknis bangunan dan konsep IMB yang telahdisetujui oleh petugas dan pejabat struktural yangmembidangi.

10. Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang memberikan persetujuan IMB melalui sisteminformasi.

11. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep SKRD IMB untuk disampaikan kepada pemohon melalui loket UPTSA.

12. Pemohon melakukan pembayaran retribusi IMB pada bank yang ditunjuk dan diberikan Tanda Bukti Pembayaran yang telah diberi paraf petugasdan stempel bank.

14 | P a g e

22

3

13. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep IMB untuk mendapat paraf pejabat yang berwenang dan selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Dinas Cipta Karyadan Tata Ruang.

14 IMB yang telah ditandatangani disampaikankepada Sekretariat Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang untuk dicatat pada agenda surat keluar serta diberi nomor dan stempel dan selanjutnya diteruskan kepada pemohon melalui UPTSA.

15. Petugas UPTSA menyerahkan IMB kepada pemohon.

3.3. Analisa Kelebihan dan kelemahan sistemA. Kelebihan

1. Dad2. Addad3. Dada

B. Kelemahan1. DADADA2. DADADA3. Dadada4. Fafaf

Dari kelemahan tersebut sehingga, penulis mencoba untuk membuat rekomendasi sistem yang diharapkan dapat menyelesaikan permasalah dalam kelemahan sistem yang ada.

15 | P a g e

Selesai

3

Tidak lengkap

3.4. Sistem yang direkomendasikanNO URAIAN Pemohon UPTSA DCKTR BANK1. Pemohon mengisi formulir

permohonan SKRK & IMB secara elektronik melalui portalhttp://kliklayanan.surabaya.go.id serta mengunggah persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan

online

2. Petugas UPTSA meneliti dokumen elektronik yang telah diunggah oleh pemohon dan selanjutnya memberikan konfirmasi mengenai kelengkapan persyaratan yang telah diunggah

Manual

3. Apabila sesuai hasil konfirmasi dari petugas UPTSA, persyaratan telah lengkap maka pemohon dapat mencetak tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secara elektronik.

PersyaratanLengkap

4. Untuk keperluan verifikasi dan validasi data, pemohon menyerahkan berkas persyaratan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan dilampiri tanda bukti telah mengunggah berkas persyaratan secara elektronik ke UPTSA

5. Dalam hal pemohon tidak dapat melakukan pengajuan permohonan SKRK & IMB secara elektronik, maka pemohon dapat menyampaikanpermohonan secara langsung kepada petugas loket UPTSA

6. Petugas loket UPTSA menerima berkas dan mencocokkan data yang diunggah dengan berkas persyaratan yang disampaikan pemohon atau memeriksa kelengkapan berkas persyaratan dalam hal permohonan disampaikan secara langsung kepada petugas loket UPTSA.

16 | P a g e

Mulai

22

7. Apabila persyaratan belum lengkap, maka petugas loket UPTSA akan mengembalikanberkas permohonan dan memberikan informasi kepada pemohon untuk melengkapi persyaratan dimaksud.

BelumLengkap

8. Apabila persyaratan sudah lengkap, maka petugas loket UPTSA :1. memberikan persetujuan melalui sistem informasi, dalam hal permohonan SKRK dilakukan secara elektronik oleh pemohon dan mencetak tanda bukti terima berkas pada sistem informasi guna diserahkan kepada pemohon; atau2. memasukkan data permohonan dan memberikan persetujuan melalui sistem informasi, dalam hal permohonan disampaikan secara langsung kepada petugas loket UPTSA dan mencetak tanda bukti terima berkas pada sistem informasi guna diserahkan kepada pemohon

PersyaratanLengkap

9. Petugas dan pejabat struktural yang membidangi memproses data permohonan dengan melakukan survey lokasi dengan memetakan hasil survey, mencocokkan peruntukan ruang serta syarat-syarat dengan analisisnya sesuai ketentuan yang berlaku dan mengunggah gambar ukur, hasil analisa, dan gambar zoning kedalam sistem informasi.

10. Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang melakukan persetujuan SKRK melalui sistem informasi

11. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak SKRD untuk disampaikan kepada pemohon melalui loket UPTSA.

17 | P a g e

22

3 3

12. Pemohon melakukan konfirmasi terkait konsep SKRD yang ditawarkan.

13. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep SKRK untuk mendapat paraf pejabat yang berwenang dan selanjutnya diteruskan ke Petugas yang membidangi pencocokan SKRK dan Konsep IMB

15. Petugas dan pejabat struktural yang membidangi memproses data permohonan dengan memverifikasi data, mencocokkan kesesuaian gambar teknis bangunan yang diajukan pemohon dengan SKRK dan melakukan survey serta mengunggah berita acara hasil survey, gambar teknis bangunan dan konsep IMB yang telah disetujui oleh petugas dan pejabat struktural yang membidangi

16. Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang memberikan persetujuan IMB melalui sistem informasi.

17. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep SKRD IMB untuk disampaikan kepada pemohon melalui loket UPTSA.

18. Pemohon melakukan pembayaran retribusi IMB dan biaya cetak SKRK pada bank yang ditunjuk dan diberikan Tanda Bukti Pembayaran yang telah diberi paraf petugas dan stempel bank.

19. Petugas pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang mencetak konsep IMB untuk mendapat paraf pejabat yang berwenang dan selanjutnya

18 | P a g e

3 3

IYA

TIDAK

4

Konsep IMB dan SKRD ditandatangani oleh Kepala Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang.

20. IMB dan SKRK yang telah ditandatangani disampaikan kepada Sekretariat Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang untuk dicatat pada agenda surat keluar serta diberi nomor dan stempel dan selanjutnya diteruskan kepada pemohon melalui UPTSA

21. Petugas loket UPTSA menyerahkan SKRK & IMB kepada pemohon.

Perbedaan SOP dan Sistem baru yang direkomendasikan

1. Seluruh aktivitas alur pembuatan SKRK tetap sama dari no.1 – 11 dengan alur pembuatan Surat IMB hanya dalam aktivitas seperti :

a. Pengisian formulir permohonan oleh pemohonb. Pengunggahan syarat yang diatur dalam undang undang oleh pemohonc. Pengecekan syarat dan pencocokan data yang dilakukan petugas UPTSA

Dilakukan terpisah antara berkas Surat IMB dan SKRK, proses pembuatan SKRK didahulukan seperti pada aktivitas no. 9 sampai pada alur aktivitas no.12 dimana pemohon harus mengkonfirmasi tentang desain konsep SKRD yang ditawarkan dan diperbaiki oleh petugas dan pejabat ahli struktural pada DCKTR yang membidangi SKRK, ketika keputusan pemohon IYA maka akan diteruskan oleh petugas yang membidangi IMB dalam mencocokan kesesuaian gambar teknis bangunan SKRK dengan IMB, selanjutnya alur pembuatan IMB.

2. Aktivitas no.19 Surat IMB dan SKRK yang telah diparaf oleh pejabat berwenang ditandatangani sekaligus oleh kepala DCKTR, sehingga tidak lebih efisien

3. Aktivitas no.20 yaitu pemberian nomor dan pencatatan dalam agenda surat keluar juga dilakukan sekaligus dalam buku yang berbeda

4. Sehingga dalam aktivitas no.21 surat SKRK dan IMB sekaligus dapat diambil dalam loket UPTSA

19 | P a g e

selesai

4

3.5. Analisis kelebihan dan kelemahan dalam sistem yang direkomendasi Secara Teknis

Secara Aturan

Perbandingan hari

20 | P a g e

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

21 | P a g e

Daftar Pustaka

22 | P a g e