LAPORAN TUGAS AKHIR STANDAR OPERASIONAL … · Komunikasi Terapan dan pembimbing Tugas Akhir yang...
Transcript of LAPORAN TUGAS AKHIR STANDAR OPERASIONAL … · Komunikasi Terapan dan pembimbing Tugas Akhir yang...
i
LAPORAN TUGAS AKHIR
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
`
Disusun oleh :
JULIANA PURYANTINI SANTOSA
D1614047
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh
Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
ii
iii
iv
v
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena kasih
karunia, berkat dan pimpinan-Nya, penulis telah melaksanakan Kuliah Kerja
Media dalam bidang Hubungan Masyarakat di Sekretariat DPRD Kota Surakarta
terhitung dari 20 Februari hingga 21 April 2017, dan bisa menyusun serta
menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan baik.
Kuliah Kerja Media dan Tugas Akhir dengan judul “Standar Operasional
Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta” disusun untuk
memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam
bidang Diploma III Komunikasi Terapan dengan konsentrasi Hubungan
Masyarakat, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Kuliah Kerja Media serta Tugas Akhir ini dapat terlaksana dengan baik
karena berbagai pihak yang sudah membimbing, menemani, dan menguatkan
selama proses pelaksanaan dan penyusunan. Oleh karena itu, dalam kesempatan
ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua penulis, Ibu Sarthin Patasik, Bapak Gesang Santosa dan adik
terkasih, Kirene Gestiandira Santosa atas doa, kasih sayang, kepercayaan dan
dukungan yang diberi ketika penulis sedang dalam masa pencobaan.
2. Bapak Mahfud Anshori, S.Sos., M.Si. selaku Kepala Program Studi DIII
Komunikasi Terapan dan pembimbing Tugas Akhir yang sudah meluangkan
vi
waktu dan segala masukan untuk membimbing penulis selama masa
konsultasi hingga ujian.
3. Ibu Dra. Wahyuning Chumaeson, M.Si selaku penguji Tugas Akhir yang
sudah meluangkan waktunya untuk menguji karya penulis.
4. Bapak Alm. Surisno selaku Pembimbing Akademik.
5. Bapak Sumawar selaku staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang sudah membantu penulis selama periode
perkuliahan hingga pengurusan pertemuan dengan dosen-dosen yang
bersangkutan.
6. Seluruh dosen dan staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebrlas
Maret Surakarta, khususnya yang telah membagikan ilmu dan arahan kepada
penulis selama tiga tahun masa perkuliahan.
7. Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu Dra. Tri
Tunggal Lestari atas kepemimpinan dan pengarahan selama penulis
melaksanakan magang.
8. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu
Yunaidah, S.H. yang telah menerima penulis untuk melakukan Kuliah Kerja
Media di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
9. Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta,
Ibu Anita Damayanti, S.H. untuk pengetahuan yang telah diberikan untuk
penulis.
vii
10. Bapak Muhammad Nasir, S.H., selaku pembimbing Kuliah Kerja Media yang
dengan sabar mengajarkan berbagai hal kepada penulis.
11. Ibu Tanti, bapak Krisdiyanto, bapak Maryoto, Saudari Rieska, Yulia, Datik,
Septi, Rosita, Senja, Saudara Ucup, BG, Arifin, Chandra, Joshua, Danang dan
anggota Sekretariat DPRD Kota Surakarta lain yang tidak dapat disebutkan
satu demi satu, atas segala bimbingan, petunjuk dan waktu yang telah
diberikan kepada penulis.
12. Juny Christina, Sofia Ayamiseba, Ervina Sumigar, atas dukungan yang telah
diberikan dari jauh, atas telepon dan pesan yang datang untuk penulis. For
nine years and more to come.
13. Sahabat dan tempat bertukar cerita, Moudy Cindy Paramitha dan Nadine
Saksita yang telah menguatkan dan memberi semangat selama penyusunan
Tugas Akhir.
14. Ida Nuurul Huda, Kristina Wulandari, Devita Ramadhani, Putri Arisma,
Hudawan Rosyid, sobat-sobat dengan segala keberagaman pemikiran yang
bersedia mengisi hari-hari bersama dan bertahan, atas semangat dan lelah
yang dilewati bersama penulis.
15. Crew Oishi Japanese Restaurant Solo Square, Pak Tohar, Ibu Ida, Saudara
Simon, Ridho, Aris, Arifin, Dian, Punto, Edo, Saudari Yustika, Syndi, Bella
atas segala keceriaan dan asupan gizi yang diberikan kepada penulis.
16. Teman-teman Public Relations UNS 2014 atas 3 tahun penuh cerita.
viii
17. Keseluruhan pihak yang tidak dapat penulis sebutkan, yang telah membantu
dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini.
Salah satu tujuan pembuatan Tugas Akhir ini adalah untuk memberi petunjuk
kepada mereka yang menaruh perhatian untuk dunia humas dan protokoler di
bagian pemerintahan. Penulis berharap, Tugas Akhir ini dapat bermanfaat sesuai
dengan tujuannya, bagi pembaca dan masyarakat, khususnya yang menekuni
bidang kehumasan dan protokoler.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan pada Tugas Akhir ini.
Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membaca serta memberi kritik dan
saran yang akan sangat berguna untuk penulis agar bisa mencapai yang lebih baik
ke depannya.
Surakarta, September 2017
Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii
HALAMAN PERNYATAAN .............................................................................. iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiv
RINGKASAN ....................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................ 1
B. Tujuan KKM ........................................................................... 3
a. Tujuan Umum...................................................................... 3
b. Tujuan Khusus ..................................................................... 4
C. Tata Laksana Kegiatan ........................................................... 4
BAB II KERANGKA TEORI DAN FOCUS OF INTEREST
A. Hubungan Masyarakat ........................................................... 6
a. Definisi PR .......................................................................... 7
b. Tujuan PR ............................................................................ 7
x
c. Fungsi PR ............................................................................ 9
d. Peran Praktisi Public Relations ......................................... 15
e. Tugas PR ........................................................................... 17
f. Kegiatan PR ....................................................................... 18
g. Humas Pemerintah............................................................. 18
h. Kode Etik PR ..................................................................... 25
B. Komunikasi ............................................................................ 28
a. Komunikasi Internal .......................................................... 30
b. Komunikasi Eksternal ....................................................... 31
c. Proses Komunikasi ............................................................ 31
d. Hambatan Komunikasi ...................................................... 33
C. Standar Operasional Prosedur ............................................. 33
a. Definisi SOP ...................................................................... 34
b. Peran Strategis SOP bagi Organisasi ................................. 35
c. Kriteria Dokumen SOP...................................................... 36
d. Hambatan Penyusunan SOP .............................................. 37
e. Pihak Penyusun SOP ......................................................... 37
f. Pihak Pelaksana SOP ......................................................... 38
g. Pihak Pengawas Pelaksana SOP ........................................ 38
h. Atasan Pengawas SOP ....................................................... 39
BAB III PROFIL SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
A. Identitas Perangkat Daerah.................................................. 40
xi
B. Dasar Hukum DPRD Kota Surakarta ................................. 40
C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta ....................................... 43
a. Tugas Pokok ...................................................................... 43
b. Fungsi ................................................................................ 43
D. Visi dan Misi .......................................................................... 44
a. Visi .................................................................................... 44
b. Misi .................................................................................... 44
E. Sasaran ................................................................................... 44
F. Struktur Jabatan ................................................................... 45
G. Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi .................................. 46
a. Sekretaris DPRD ............................................................... 46
b. Bagian Rapat Persidangan dan Peraturan Perundingan ..... 47
c. Bagian Keuangan............................................................... 48
d. Bagian Umum .................................................................... 49
e. Kelompok Jabatan Fungsional .......................................... 52
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA
A. Sub Bagian Humas dan Protokol ......................................... 53
B. Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD Kota Surakarta ...................................... 54
C. Penjabaran Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ................... 55
a. Pengarsipan........................................................................ 56
b. Pemesanan Jamuan ............................................................ 57
xii
c. Pembuatan Daftar Hadir dan Pointers ............................... 60
d. Persiapan Vandel ............................................................... 63
e. Pengaturan Ruangan Pertemuan ........................................ 65
f. Penyambutan Tamu Kunjungan ........................................ 68
g. Membantu Proses Penandatangan SPPD........................... 76
h. Penyusunan Notulen .......................................................... 78
D. Kegiatan Lain......................................................................... 78
a. Pendataan Tamu Kunjungan .............................................. 79
b. Penandaan Koran Pagi ....................................................... 82
c. Pembuatan Undangan Rapat Sekretaris Dewan ................ 82
d. Mengecek Kesediaan Vandel dan Selayang Pandang ....... 83
e. Apel Pagi ........................................................................... 83
f. Senam Pagi ........................................................................ 84
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................ 85
B. Saran ....................................................................................... 88
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Komunikasi Lasswell ......................................................... 30
Gambar 3.1 Struktur Jabatan Sekretariat DPRD Kota Surakarta ............... 45
Gambar 4.1 Form Kosong Proposal Pengajuan Jamuan ................................ 58
Gambar 4.2 Form Kosong Daftar Hadir .......................................................... 61
Gambar 4.3 Form Kosong Pointers ................................................................... 62
Gambar 4.4 Vandel DPRD Kota Surakarta ..................................................... 64
Gambar 4.5 Denah Gedung Graha Paripurna Lantai 1 ................................. 65
Gambar 4.6 Denah Ruang Banggar .................................................................. 66
Gambar 4.7 Denah Ruang Transit .................................................................... 66
Gambar 4.8 Denah Ruang Kepanitiaan ............................................................ 67
Gambar 4.9 Demonstran Pedagang Pasar Klewer .......................................... 70
Gambar 4.10 Audiensi Pedagang Pasar Klewer .............................................. 70
Gambar 4.11 OPD Menjawab Pertanyaan Tamu Kunjungan ....................... 73
Gambar 4.12 Tugas Penulis Saat Sesi Pertukaran Vandel ............................. 74
Gambar 4.13 Sesi Pertukaran Vandel ............................................................... 75
Gambar 4.14 Sesi Foto Bersama ........................................................................ 75
Gambar 4.15 Sesi Foto Bersama (2) .................................................................. 76
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Total Kunjungan DPRD Kota Surakarta
Periode Januari - Februari 2017 ....................................................... 79
Tabel 4.2 Tamu Kunjungan DPRD Kota Surakarta
Periode Januari – Februari 2017 ...................................................... 80
xv
RINGKASAN
Juliana Puryantini Santosa, D1614047, Hubungan Masyarakat, Standar
Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta,
2017.
Pergantian zaman memesatkan pola pikir kebanyakan manusia menuju ke arah
di mana mereka tak lagi peduli soal tata cara prosedur atau jalan runtut untuk
sesuatu hal, dan menginginkan segala sesuatu agar selesai secara cepat tetapi
sesuai dengan apa yang diharapkan. Di bidang pemerintahan, banyak tamu-tamu
yang datang berkunjung guna melakukan komparasi sistem, rapat pemabahasan
kinerja, dan lain sebagainya. Kebanyakan pihak tamu yang datang akan
melakukan jalan pintas tersebut atas dasar kolega, mengatasnamakan hubungan
harmonis untuk melanggar peraturan walau yang dilakukan sebenar-benarnya
telah melangkahi tujuan utama humas yaitu mengembangkan hubungan positif
dan good-will melalui proses komunikasi dua arah.
Banyak kalangan yang salah mengartikan lingkup pekerjaan humas adalah
lobbying dan publisitas, namun sebenarnya hubungan masyarakat atau Public
Relations ada pada tingkat yang lebih dalam daripada dua perkiraan tersebut.
Seorang PRO diinstansi/lembaga pemerintah tidak dapat ikut serta dalam
menentukan kebijaksanaan pemerintah dan harus mengikuti garis yang sudah
ditentukan, kecuali bila di dalam bagian bagian organisasi, public relations
ditempatkan sedemikian rupa, sehingga PRO akan selalu mengetahui keputusan
yang diambil dan sebab-sebabnya sebelum diumumkan.
Penulis bertugas pada Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota
Suakarta yang banyak menangani proses penerimaan tamu kerja DPRD Kota
Surakarta, sehingga penulis harus paham terhadap Standar Operasional Prosedur
yang digunakan untuk memfasilitasi kedatangan tamu kerja tersebut.
Salah satu kegiatan humas di Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah
memfasilitasi tamu yang datang ke DPRD Kota Surakarta untuk melakukan studi
komparasi. Agenda tersebut dijalankan dengan berpegang pada Standar
Operasional Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu DPRD agar tercipta kondisi
yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.
Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur, Humas dan Protokol, Pemerintahan
xvi
DAFTAR PUSTAKA
Abdurrachman, Oemi. 1984. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Penerbit
Alumni.
Anggoro, M. Linggar. 2000. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di
Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.
Budihardjo, M. 2014. Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa Sukses.
Cutlip, Scott M., Allen H. Center dan Glen M. Broom. 2011. Effective Public
Relations. Jakarta: Kencana.
Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta: Erlangga.
Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Moore, H. Frazier. 1988. Hubungan Masyarakat, Prinsip, Kasus, dan Masalah-
Satu. Bandung: Remadja Karya CV.
Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Publik Relations Teori dan
Praktik. Jakarta: PT Grasindo.
Ruslan, Rosady. 1997. Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi: Konsep
dan Aplikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Data Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta 2017.