Sop Keuangan Fkui

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PROSEDUR DAN PEDOMAN KELENGKAPAN

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

No. Dokumen:

KEU-U-01

No. Revisi: Halaman

PROSEDUR

TETAP

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

Ditetapkan oleh Dekan

Dr. dr. Ratna Sitompul, SpM(K)

NIP. 19610206 198703 2 005

PENGERTIAN Pertanggungjawaban dari pelaksana kegiatan atas pengeluaran

dana yang berupa bukti-bukti asli dari transaksi pembayaran

beserta dokumen pendukung

TUJUAN Menjadi pedoman bagi penerima dana dalam

mempertanggungjawabkan pengeluaran dana

KEBIJAKAN Semua pengelolaan dan pengeluaran uang disusun dengan

memperhatikan prinsip-prinsip efisien, responsif, akurat,

transparan, dan akuntabel (SK Rektor nomor

1091/SK/R/UI/2009 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan

Universitas Indonesia pasal 2 ayat 4).

PROSEDUR &

ALUR PROSES

Lihat lampiran

LAMPIRAN 1

PROSEDUR DAN ALUR PROSES PERMOHONAN SAMPAI DENGAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA

LAMPIRAN 2

TATA CARA PEMBAYARAN

Cara pembayaran terdiri dari :

1. Langsung (LS):

Pembayaran melalui Direktorat Keuangan dengan cara transfer langsung atau

pemindahbukuan dari rekening Universitas kepada rekening bank rekanan/vendor/pihak ke

tiga yang mempunyai hak tagih kepada Universitas atas beban Satuan Kerja di lingkungan

universitas.

Semua permohonan dana yang sifatnya langsung ditransfer ke rekening penerima.

LS – Transfer : dibayarkan melalui transfer ke rekening

LS – Tunai : dibayarkan dengan cek

Ketentuan Umum LS

Pembayaran yang dapat dilakukan melalui LS adalah :

a. Pembayaran Gaji/Honorarium/Tunjangan Khusus/Insentif yang bersifat Rutin

b. Pembayaran Honorarium lainnya

c. Pengadaan Barang Operasional/Aktiva Tetap/Pemeliharaan/Jasa yang dilakukan

dengan pihak Rekanan/Vendor atau Pihak ke 3 yang nilainya lebih dari Rp. 10.000.000

(sepuluh juta) per transaksi

d. Penggantian (reimburse) atas transaksi yang telah dibayarkan

Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) meliputi:

a. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) disiapkan oleh PUM-KO, disetujui

oleh Pimpinan Fakultas dan ditujukan kepada Direktur Keuangan melalui Asisten

Direktur Keuangan

b. Kelengkapan umum SPP-LS untuk pembayaran gaji/honor/tunjangan rutin sebagai

berikut :

SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan

Daftar/Rekapan Gaji/Honor/ Tunjangan

Rekap pajak

Payroll

Rekap Bank (jika transfer dilakukan ke lebih dari 2 jenis bank)

c. surat keputusan atau surat tugas tentang pemberian honorarium ditandatangani oleh

Dekan/Pimpinan Fakultas.

d. Penandatangan SPP :

Diterima oleh : Verifikator

Dibuat oleh : Koordinator PUM (Koordinator Keuangan)

Pimpinan/Satker :

- Rp. 0 s.d Rp. 20.000.000 ditandatangani oleh Manajer Umum

- Rp. 20.000.001 s.d Rp. 50.000.000 ditandatangani oleh Wakil Dekan

- Rp. 50.000.001 ke atas ditandatangani oleh Dekan

2. Kas Operasional (KO):

Uang muka kerja yang diberikan kepada Koordinator Pemegang Uang Muka Kas

Operasional (PUM-KO) dan digunakan hanya untuk membiayai kegiatan operasional

sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan Pembayaran Langsung (LS).

Ketentuan Umum KO:

a. Jumlah Kas Operasional bersifat tetap dan dapat diisi kembali (replenishment).

b. Pengelolaan Kas Operasional dilakukan dengan sistem imprest fund.

c. Pengeluaran uang yang diperkenankan melalui KO tidak boleh melebihi Rp.

10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) untuk setiap transaksi.

d. Tanggungjawab pengelolaan KO berada pada Koordinator PUM-KO

e. Koordinator PUM-KO dibantu oleh beberapa Pemegang Uang Muka (PUM)

f. Tidak diperkenankan adanya transfer dana antar PUM.

g. Koordinator PUM-KO dapat mengajukan pengisian kembali KO apabila realisasi

penggunaan dana telah mencapai maksimal 50% dari KO yang dikelolanya, sepanjang

masih tersedia dana dalam RKAT.

h. KO yang dikelola koordinator PUM-KO terbagi ke dalam beberapa Pemegang Uang

Muka (PUM), realisasi dana maksimal 50% dihitung dari realisasi penggunaan oleh

PUM terkait tanpa menunggu realisasi PUM lain yang belum mencapai 50%.

i. Khusus untuk PPDS & S2/S3 BPKO di input dan dicetak oleh Program Studi sedangkan

untuk PKO,LKOH dan SPP diinput dan dicetak oleh PUM.

j. Plavon KO

k. Ketentuan Pengajuan surat Permintaan Pembayaran Kas Operasional (SPP-KO) :

1. Pembentukan Kas Operasional (SPP-KO)

a. Surat Permintaan Pembayaran KO (SPP-KO) pada prinsipnya hanya diajukan 1

kali pada saat pembentukan KO, atau pada saat akan dilakukan

perubahan/penyesuaian besaran KO.

b. Pada tahap berikutnya Koordinator PUM-KO dapat mengajukan Penggantian

Kas Operasional (KO).

c. Pembentukan & Perubahan/Penyesuaian besaran KO diusulkan oleh pengguna

Anggaran satuan kerja dan harus di setujui oleh Rektor/Wakil Rektor II dengan

memperhatikan kondisi keuangan masing-masing Fakultas.

d. Pengguna Anggaran (Dekan/Wakil Dekan) di Fakultas harus membuat Surat

Pernyataan bahwa KO tidak digunakan untuk membiayai pengeluaran diluar

ketentuan penggunaan KO.

2. Penggantian Kas Operasional (SPP-PKO)

Permintaan pengisian kembali KO dituangkan dalam formulir SPP-PKO sekaligus

berfungsi sebagai pertanggungjawaban atas KO yang dikelolanya.

Pengajuan SPP-PKO harus dilampirkan dengan :

a. Laporan Kas Operasional Harian sesuai dengan format yang berlaku

b. Rincian transaksi Kas Operasional dan rekapitulasi transaksi per akun

c. Dokumen pendukung yang terdiri dari bukti-bukti asli pengeluaran sesuai

dengan yang dipersyaratkan.

d. BPKO (Bukti Pengeluaran Kas Operasional)

BPKO dibuat dengan melampirkan bukti bayar.

Nama PUM-KO Plavon

Dekanat 600.000.000

S1-Reguler 500.000.000

S1-KKI 500.000.000

PPDS 500.000.000

S2/S3 300.000.000

Pengampuhan 300.000.000

BPKO diisi melalui SIMKAS oleh Pengelola Keuangan Program

studi/Unit/Pemegang kas kecil

Keterangan pada BPKO harus diisi sesuai dengan lampiran bukti bayar yang

akan dibayarkan.

Satu BPKO terdiri dari satu jenis akun.

BPKO pada kolom penerima uang harus ditandatangani oleh yang berhak

menerima uang tersebut, bukan karyawan / pengelola keuangan / KPS unit

kerja terkait.

Penandatangan kolom diterima oleh pada BPKO tidak diperkenankan

ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan tetapi

ditandatangani oleh penerima dana yang bersangkutan. Dan apabila ada

pengeluaran yang dilakukan di luar FKUI (seperti contoh pembelian ATK di

gramedia) yang tidak memungkinkan membawa BPKO pada saat belanja

maka pada kolom diterima oleh pada BPKO ditandatangani oleh orang yang

membeli ATK tersebut.

BPKO pada kolom mengetahui ditandatangani oleh :

o Program studi : Kepala Program Studi

o Modul : Ketua Modul

o Unit : Koordinator Keuangan

o Apabila harus diwakilkan maka dilampirkan surat tugas penunjukan

sebagai Pelaksana harian (Plh).

3. SPP-PKO disiapkan oleh PUM-KO disetujui oleh Pimpinan Satuan kerja dan

diajukan oleh Manajer Umum atau sesuai dengan ketentuan penandatangan SPP.

l. Permohonan dana Kas Operasional (KO) dengan kasbon harus mengisi FORM

KASBON yang ditandatangani oleh Ketua /Wakil/Sekretaris Modul /Ketua / Sekretaris

Program Studi/ Koordinator Unit/ Ketua Panitia.

m. Dana Kasbon atau UMKO (Uang Muka Kas Operasional)

Modul : maksimal sebesar Rp 3.000.000,- perkali kasbon

PPDS/S2/S3 : maksimal sebesar Rp 5.000.000,- perkali kasbon

Umum/kegiatan : sesuai dengan persetujuan

n. Permohonan dana kasbon yang melebihi plafon harus melalui persetujuan dari

Koordinator Keuangan.

o. Dana kasbon (UMKO) dipertanggungjawabkan dalam 3 hari sejak dana tersebut

diterima.

p. Apabila permohonan dana sebelumnya belum di SPJkan maka dana berikutnya tidak

dapat diberikan.

q. Semua permohonan dana dengan UMKO, pada saat pengajuan penggantian dana

(reimbursement) harus melampirkan lembar UMKO nya.

3. Uang Muka Kegiatan (UMK):

Uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang diberikan kepada Fakultas/Satuan Kerja

untuk membiayai penyelenggaran kegiatan tertentu yang bersifat tidak rutin/insidentil yang

tidak dapat dibiayai melalui LS atau KO.

Ketentuan Umum UMK

a. Setiap kegiatan yang memerlukan UMK harus didukung dengan TOR, Proposal Teknis/

Proposal Biaya yang disetujui oleh Pimpinan Satker.

b. Didalam TOR/ Proposal kegiatan dan harus mencantumkan jadwal acara dan biaya

kegiatan.

c. Kegiatan workshop/ seminar melampirkan brosur kegiatan dan ST asli.

d. UMK dikelola oleh Koordinator PUM-KO dan dapat dibantu oleh salah satu personil dari

penyelenggara kegiatan yang ditujuk sebagai PUM oleh Pimpinan Universitas/FAkultas

berdasarkan Surat Tugas untuk melakukan pembayaran terkait suatu kegiatan

tersebut.

e. Pengajuan UMK diajukan minimal 2 minggu sebelum kegiatan berlangsung.

f. Permohonan UMK dana kegiatan yang telah berlangsung tidak dapat diproses & harus

diajukan secara langsung (permohonan penggantian/reimbursement)

g. Permohonan UMK yang dipinjamkan melalui KO dan diajukan sebagai

reimbursment/penggantian apabila dana tersebut telah dipertanggungjawabkan. Hal ini

dilakukan untuk mempermudah pencatatan hingga tidak diperlukan lagi uang muka.

h. Ketentuan Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) :

1. SPP untuk pencairan UMK, harus dilampirkan dokumen sebagai berikut :

a. Rincian Proposal Biaya menurut jadwal kebutuhan penggunaan dana yang

disetujui oleh Pimpinan Satuan Kerja.

b. Surat Pernyataan dari Pimpinan Fakultas atau Pejabat yang ditunjuk bahwa :

Dana UMK hanya digunakan untuk keperluan kegiatan sesuai proposal

terkait, yang tidak dapat dibayar melalui KO atau LS.

Apabila terdapat sisa dana UMK, harus disetorkan kembali ke rekening

satuan kerja terkait, melalui transfer bank apabila PJUM tersebut telah

selesai diperiksa oleh verifikator.

2. Laporan Penggunaan UMK menggunakan form Laporan Pertanggungjawaban Uang

Muka (LPUM) yang disetujui oleh Pimpinan.

3. LPUM harus dilampirkan dengan bukti-bukti asli transaksi (kwitansi, faktur pajak,

tanda terima barang/jasa, surat setoran pajak)

i. UMK dipertanggungjawabkan maksimal 1 minggu setelah acara selesai dilaksanakan.

j. Apabila permohonan UMK dibagi dalam beberapa tahap maka, pengajuan dana tahap

2 tidak dapat diproses apabila UMK atahap 1 belum selesai dipertanggungjawabkan.

k. Penandatangan di LPUM :

Disetujui oleh : Manajer Umum/ Wakil dekan

Penanggungjawab : Penanggungjawab kegiatan/Permohonan dana

Koordinator PUM-KO (Koordinator Keuangan)

LAMPIRAN 3

KETENTUAN UMUM

1. Keterangan pada SPP (Surat Permohonan Pembayaran) harus lengkap & jelas.

2. Semua dokumen wajib mencantumkan tanggal.

3. Semua surat permohonan dan berkas yang memerlukan tanda tangan asli harus

ditandatangani oleh yang memiliki kewenangan dan harus tanda tangan asli. Tidak

diperkenankan tanda tangan dalam bentuk stempel, scan, maupun pemalsuan tanda

tangan.

4. Bukti-bukti pembayaran harus asli tidak boleh foto kopi.

5. Dokumen yang dipertanggungjawabkan adalah dokumen yang berumur maksimal 2

bulan kebelakang dari saat dipertanggungjawabkan (dengan catatan dokumen telah

sesuai dengan ketentuan)

6. Semua pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yang tercantum dalam SIPKA yang

telah disetujui dan diajukan per bulan, serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

7. Semua pengajuan dana yang berhubungan dengan pengembangan dan investasi harus

melampirkan Token ID RIB dari SIPKA atau print out RKAT berdasarkan SIPKA.

Apabila permohonan dana yang diajukan tidak terdapat dalam RKAT maka dana

tersebut tidak dapat diajukan.

8. Berkas SPP dicetak melalui SIMKAS yang datanya diambil berdasarkan RIB yang telah

diajukan setiap bulannya.

9. Untuk Modul, pengeluarannya harus sesuai dengan anggaran Modul yang telah

disetujui. Per mata anggaran Modul tidak boleh melebihi jumlah anggaran yang sudah

disetujui. Apabila ada mata anggaran yang tidak terdapat dalam anggaran atau mata

anggaran melebihi jumlah yang telah dianggarkan tetapi sangat dibutuhkan oleh modul,

maka mata anggaran tersebut harus mendapatkan persetujuan MEU dan Koordinator

Keuangan terlebih dahulu dengan cara ketua modul membuat permohonan yang

disetujui oleh MEU & Koordinator Keuangan.

10. Bukti Bayar

a. Bukti bayar dapat berupa :

Kwitansi

Bon

Struk ( harus difoto kopi karena akan pudar)

Invoice (harus distempel lunas)

Faktur (harus distempel lunas)

b. Gunakan kwitansi yang berlaku umum, tidak diperkenankan menggunakan kwitansi

berkop/berlogo FKUI.

c. Pada kwitansi, bagian “telah terima dari” tidak boleh diisi dengan nama

pribadi/modul/unit, harus ditulis “FKUI”.

d. Pembayaran cash kepada pihak ketiga yang diproses secara LS reimburse atau LS-

KO harus dilengkapi dengan “Tanda Terima Uang” selain dari kwitansi.

e. Apabila sudah ada kwitansi sah dari pihak ketiga maka tidak diperkenankan

membuat kwitansi kembali/kwitansi internal dari program studi terkait.

f. Untuk bantuan rumah sakit wajib diberi stempel rumah sakit penerima dana bantuan

dan ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit/departemen/unit terkait.

g. Kwitansi sah yang dikeluarkan/diberikan oleh rekanan tidak diperbolehkan

ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan.

h. Kwitansi yang ditandatangani oleh ketua program studi/pimpinan/ketua modul adalah

kwitansi/bon yang tidak menggunakan stempel/kop dari rekanan/pihak ketiga.

i. Seluruh kwitansi/bon-bon yang digunakan untuk membeli barang/keperluan

operasional program studi/bagian, pembayaran honor, transport, tip dan lain-lain

wajib diberi tanggal dan ditandatangani oleh penerima dana dan mencantumkan

nama jelas dibawah penandatangan penerima dana.

j. Kwitansi untuk pembayaran Honorarium/Transport/pembayaran untuk pribadi tidak

boleh distempel oleh instansi karena merupakan pembayaran atas nama pribadi.

k. Bukti bayar yang berhubungan dengan pihak ke 3 harus terdapat kop/stempel yang

mencantumkan nama pihak ke 3 tersebut.

l. Bukti pembayaran Telephon, PAM, Listrik, jasa internet dll harus asli dan harus

menggunakan nama instansi bukan nama pribadi.

m. Kwitansi yg tdk ada stempel dan kop rekanan harus ditanda tangani oleh pimpinan

perusahaan terkait.

12. Lampiran Payroll dibuat apabila payroll yang ditransfer lebih dari satu penerima dengan

bank yang berbeda atau lebih dari satu jenis pembayaran.

13. Payroll ditandatangani oleh Direktur Keuangan UI, Asisten direktur FKUI & Manajer

Umum.

14. Surat tugas harus mencantumkan tugas yang diberikan dan periode pelaksanaan

tugas.

15. Rekapitulasi pembayaran honor, transport dan lain-lain wajib mencantumkan tanggal

terjadinya kegiatan dan ditandatangani oleh pimpinan atau ketua pelaksana kegiatan

LAMPIRAN 4

PEDOMAN KELENGKAPAN SPJ

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR DOSEN YANG TERDAFTAR DI SIPEG

No. Dokumen:

KEU-H-02

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS (melalui mekanisme pembayaran remunerasi)

No Syarat Kelengkapan

1 Surat Permohonan ke SDM UI

2 Rekap Honor Pengajaran (Lampiran Imbal Jasa)

3 Surat Keterangan (jika diperlukan, misal mengenai insentif khusus)

4 Rekap Honor Non Pengajaran

CATATAN :

Honor pengajaran dibayarkan melalui proses pembayaran Remunerasi UI.

Program studi dan modul menyerahkan Form C1 atas honor pengajaran kepada

staf remunerasi di Bagian Keuangan FKUI paling lambar tanggal 7 setiap

bulannya.

Honor non pengajaran yang dibayarkan kepada Pengelola Modul (Ketua, Wakil,

Sekretaris Modul), Tim Anggota Modul, Penerjemah Modul diproses melalui

surat pengajuan ke Manajer Umum pada akhir modul preklinik atau akhir rotasi

modul klinik.

Honor tetap non pengajaran yang dibayarkan kepada Ketua Program Studi,

Sekretaris Program Studi dan jabatan struktural Program Studi lainnya diproses

melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap awal tahun yang berlaku

hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan nominal maupun nama

pejabat wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum pembayaran honor

diproses pada bulan berjalan.

.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR DOSEN TAMU / NON SIPEG

No. Dokumen:

KEU-H-03

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO (kasbon)

Kriteria Dosen Tamu :

- dosen yang tidak termasuk dalam kategori Dosen Inti Penelitian, Inti

Pengajaran, Struktural maupun Skema lain,

- tidak tercatat dalam SIPEG UI, dan

- maksimum mengajar 3 kali pertemuan dalam 1 semester dilingkungan UI.

No. Syarat Kelengkapan LS UMKO

1 Surat Permohonan Pembayaran Honor Dosen Tamu dari Ketua

Program Studi/ Ketua Modul

√

2 Rekap bank √

3 Payroll √

4 Rekap pajak (Pph 21) √ √

5 Daftar Rekapitulasi Honor/ Form C.1 & penerimaan lainnya diluar

honor (apabila ada)

√ √

6 Daftar hadir / Form C1 yang ditandatangani oleh KPS atau

Koordinator Keuangan

√ √

7 Bukti setor bank √

8 Lembar UMKO √

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR RUTIN & NON RUTIN STAF NON AKADEMIK

PROGRAM STUDI

No. Dokumen:

KEU-H-04

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS

No. Syarat Kelengkapan Tetap / Rutin Tidak Tetap/ Non Rutin

(uang makan,transport,

insentif,lembur)

1 Rekap Bank √ √

2 Payroll √ √

3 Rekap Honor √ √

4 Rekap Pajak (PPh 21) √ √

5 Daftar hadir √

CATATAN :

Honor tetap maupun tidak tetap yang dibayarkan kepada Staf Non Akademik

Program Studi diproses melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap

awal tahun yang berlaku hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan

nominal maupun nama staf wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum

pembayaran honor diproses pada bulan berjalan.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR SEKRETARIAT MODUL

No. Dokumen:

KEU-H-05

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat permohonan pembayaran

2 Rekap bank

3 Payroll

4 Rekap Honor

5 Rekap Pajak

6 Surat Tugas

7 Deskripsi tugas

CATATAN :

Honor untuk Tim Pengelola Modul & Sekretariat Modul dapat dibayarkan apabila

kegiatan Modul sudah selesai ( dibayarkan pada akhir modul preklinik, akhir rotasi

modul klinik)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR DOSEN NON SIPEG SEBAGAI PENGAWAS ATAU

PEMERIKSA UJIAN

No. Dokumen:

KEU-H-06

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat permohonan pembayaran

2 Rekap bank

3 Payroll

4 Rekap Honor

5 Rekap Pajak

6 Surat Tugas

7 Daftar hadir Peserta Ujian

8 Daftar Hadir Penjaga Ujian

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR BULANAN PEGAWAI PAF

No. Dokumen:

KEU-H-07

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Rekap Bank

2 Payroll

3 Rekapitulasi keseluruhan + Rekap pajak PPh 21

4 Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan

5 Rekap daftar hadir untuk insentif, uang makan dan uang transport dari SDM

6 Rekap tunjangan pajak atas uang makan PNS dari SDM

7 Rekap Tunjangan

8 Rekap Lembur dan Uang Lelah per divisi (bila ada)

9 Rekap Potongan asuransi (bila ada)

10 Rekap Potongan Koperasi (bila ada)

11 Rekap pajak PPh 21

12 Rekap karyawan baru (bila ada)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONOR BULANAN PEGAWAI PROYEK

No. Dokumen:

KEU-H-08

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Rekap Bank

2 Payroll

3 Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan Proyek

4 Rekap pajak PPh 21

5 SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TUNJANGAN STRUKTURAL RSCM DAN PENGELOLA

KEUANGAN PROGRAM STUDI

No. Dokumen:

KEU-H-09

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Rekap Bank

2 Payroll

3 Rekap tunjangan

4 Rekap penerima tunjangan (sekaligus rekap pajak)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TRANSPORT KARYAWAN DEPARTEMEN PRE KLINIK

No. Dokumen:

KEU-H-10

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Rekap Bank

2 Payroll

3 Rekap transport

4 Daftar hadir asli (kecuali untuk PNS)

5 Rekap transport Neto

6 Potongan Koperasi

7 Rekapitulasi daftar kehadiran karyawan departemen Preklinik dari SDM

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

RAPEL HONOR

No. Dokumen:

KEU-H-11

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat Permohonan Pembayaran Rapel ke Manajer Umum

2 Rekap Bank

3 Payroll

4 Rekap Perhitungan + Rekap Pajak

5 SK Dekan

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

GAJI KE-13

No. Dokumen:

KEU-H-12

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :


No Syarat Kelengkapan PAF Program Studi

1 Surat Permohonan Pembayaran

Gaji ke 13 ke SDM UI

√ √


3 Payroll √ √

4 Rekap Perhitungan Gaji ke 13

yg di acc oleh:

Koord. SDM &

Manajer Umum

Ketua Dept.

5 Rekap Pajak √ √

6 SK Dekan √ √

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TUNJANGAN HARI RAYA (THR)

No. Dokumen:

KEU-H-13

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :


No Syarat Kelengkapan PAF Program Studi

1 Surat Permohonan Pembayaran

THR ke :

SDM UI Manajer Umum


3 Payroll √ √

4 Rekap Perhitungan THR yg di

acc oleh:

Koor. SDM &

Manajer Umum

Ketua Dept.


6 SK Dekan √

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

DANA PENDIDIKAN

No. Dokumen:

KEU-H-14

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat Permohonan Pembayaran Dana Pendidikaan ke Manajer Umum

2 Rekap Bank

3 Payroll

4 Rekap Perhitungan sekaligus rekap pajak

5 SK Dekan

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HONORARIUM/UANG LELAH/UANG TRANSPORT KEGIATAN

No. Dokumen:

KEU-H-15

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : PJUM (pertanggungjawaban UMK) atau LS

No Syarat Kelengkapan PJUM LS

1 Surat permohonan dari ketua panitia/ penanggungjawab

kegiatan kepada Manajer Umum

√

2 Rekap Bank √

3 Payroll √

4 Rekap honor/ transport √ √


6 Kwitansi/ bukti setor √

7 Daftar hadir asli √ √

8 TOR √ √

9 RAB √ √

10 Surat tugas asli √ √

FAKULTAS KEDOKTERAN UI

PENGADAAN BARANG DAN JASA

No. Dokumen:

KEU-BJ-16

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, atau UMKO

Pengadaan barang diatas 1 juta sampai dengan dibawah 5 juta harus dilengkapi surat

pesanan dan tanda terima barang/surat jalan. Tanggal surat pesanan harus lebih awal

daripada tanggal tanda terima barang/surat jalan.

Surat jalan atau Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa ditanda tangani oleh pihak

penjual dan pembeli.

Surat jalan dikeluarkan/dibuat oleh rekanan pada saat pengiriman barang.

Surat jalan/surat serah terima pekerjaan/barang/jasa harus jelas mencantumkan jenis

pekerjaan/barang/jasa dan jumlah barang/periode pekerjaan/jasa

Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa dikeluarkan/dibuat oleh pemesan serta

ditandatangani dan distempel oleh kedua belah pihak.

Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas 5 juta harus dibuatkan SPK oleh Tim

Pengadaan Barang dan Jasa FKUI

Ketentuan pembayaran disesuaikan dengan isi pada SPK

Untuk pemilihan langsung (diatas 50 juta) surat Penawaran minimal terdapat 3

pembanding

Apabila terdapat pajak, maka Rekap Pajak ditandatangani oleh Pengelola Pajak dan

Senior accounting

Faktur Pajak Standar jika rekanan tersebut PKP

No Syarat Kelengkapan Diatas 1

juta

dibawah

5 juta

Diatas 5

juta

dibawah

50 juta

50 juta

ke atas

1. Analisis Kebutuhan/surat permohanan

pengadaan dari user (untuk pengadaan diluar

pengadaan jasa)

2 SPPH ( Surat Permintaan penawaran harga)

3 SPH (Surat Penawaran Harga)

4 Berita Acara negosiasi harga dan Teknis (apabila

ada)

5 Rekap penawaran harga / surat mohon arahan

6 Surat pesanan *

7 Surat Persetujuan Penunjukkan Langsung

8 SPK (Surat Perintah Kerja)

9 Berita acara serah terima dari rekanan *

10 Berita acara serah terima dari panitia pengadaan

ke user

11 Invoice/faktur

12 Faktur pajak standar (jika PKP) *

13 Bukti bayar *

14 Surat tagihan/surat permohonan pembayaran *

15 Analisis Kepuasan

Catatan :

*) minimal kelengkapan yang harus terpenuhi untuk pengadaan diatas 1 juta dibawah 5 juta di prodi/ unit

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

KONSUMSI & CATERING

No. Dokumen:

KEU-BJ-17

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No. Syarat Kelengkapan

1 Kwitansi (asli)

2 Surat undangan

3 Daftar hadir (asli)

4 Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.

CATATAN :

Konsumsi rutin dekanat dilampirkan surat pengantar yang ditandatangani oleh

Manajer umum yang menjelaskan perihal penggunaan.

Konsumsi Jamuan hanya melampirkan kwitansi (tanpa daftar hadir), surat dan

rekap pengeluaran jamuan.

Khusus untuk catering harus dilengkapi dengan rincian tagihan catering (seperti

menu, Banyaknya porsi yang dipesan)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

ALAT TULIS KANTOR (ATK) DAN ALAT RUMAH TANGGA

No. Dokumen:

KEU-BJ-18

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Kwitansi sesuai ketentuan berlaku


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

JURNAL DAN BUKU

No. Dokumen:

KEU-BJ-19

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Surat permohonan dari KPS/ Koordinator Unit ke Manajer Umum

2. Kwitansi atau receipt

3. Tagihan kartu kredit (copy) jika dibayar melalui kartu kredit

4. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.

CATATAN :

Dilakukan penyesuaian kelengkapan untuk pembelian dari luar negeri dibawah

5 juta berupa receipt dan bukti pengiriman barang.

Apabila pembelian dengan nilai mata uang selain rupiah maka nilai SPJ yang

dibebankan menggunakan kurs yang berlaku pada saat pembayaran atau kurs

di www.bi.go.id

http://www.bi.go.id/

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BARANG CETAKAN

(cetak buku, spanduk, poster, brosur, dll)

No. Dokumen:

KEU-BJ-20

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Kwitansi sesuai ketentuan berlaku


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

FOTO KOPI (UMUM)

No. Dokumen:

KEU-BJ-21

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Kwitansi sesuai ketentuan berlaku

Keterangan dalam kwitansi mencantumkan jenis berkas yang difoto kopi

(surat, soal ujian, buku, dll), jumlah dan satuan biaya foto kopi

2. Rekap/ rincian foto kopi apabila transaksi senilai diatas Rp 500.000,

ditandatangani oleh Ketua Modul/ KPS/ Koordinator Unit (selain Buku

Pedoman Modul yang ditandatangani oleh MEU)


CATATAN:

1. Foto kopi Buku Pedoman Modul (BRP, BPSP, BPKM, BPP):

dilakukan di tempat yang ditunjuk

kwitansi sesuai ketentuan yang berlaku

surat permohonan pembayaran dibuat oleh MEU ke Manajer Umum. Untuk

pengampuan surat permohonan dibuat oleh MEU dan mengetahui Koordinator

Pengampuan, ditujukan ke Manajer Umum.

2. Pengeluaran foto kopi diatas Rp 5.000.000 harus dilakukan dengan transfer

rekening ke rekanan terkait.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

FOTO KOPI (PAF)

No. Dokumen:

KEU-BJ-22

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat permohonan Pembayaran dari Koordinator Bid. Administrasi Umum &

Fasilitas kepada Manajer Umum

2 Surat permohonan Pembayaran dari Ketua Koperasi Karyawan kepada

Koordinator Administrasi Umum Fasilitas dan Pengadaan Barang & Jasa

3 Kwitansi sesuai ketentuan yang mencantumkan periode jasa tagihan foto kopi

sesuai dengan dokumen pendukung yang dilampirkan.

Contoh tagihan foto kopi bulan Mei 2010 (1 s/d 31 Mei 2010), apabila dokumen

pendukung terdiri atas berkas tanggal 1 mei s.d 31 mei 2010

4 Rekapitulasi jasa foto kopi sesuai periode pembayaran ditandatangani oleh PJ

Administrasi Umum & Fasilitas dan Ketua Koperasi Karyawan

5 Formulir-formulir permintaan foto kopi semua unit di PAF FKUI

CATATAN :

Foto kopi dihimbau dilakukan di tempat yang ditunjuk Fakultas misal Koperasi

Karyawan Salemba Enam atau MJI.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BEBAN IKLAN DI MEDIA CETAK (KORAN, MAJALAH)

No. Dokumen:

KEU-BJ-23

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum

2 Kwitansi sesuai ketentuan

3 Materi/ desain yang telah disetujui dan atau bukti iklan

4 Rekap pajak


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BAHAN HABIS PAKAI PRAKTIKUM (BHP-P)

No. Dokumen:

KEU-BJ-24

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :


BHP-P yang dimaksud adalah bahan/sarana yang dibutuhkan untuk kebutuhan

praktikum (tidak termasuk honor, transport, fotokopi, ATK, konsumsi atau

keperluan lain yang dapat dilengkapi dengan bukti pembayaran)


1. Surat tagihan/ permohonan

Modul : dari Ketua Departemen kepada Ketua Modul

Prodi :

dari Ketua Departemen kepada Ketua Kekhususan/ KPS

dari Ketua Kekhususan kepada KPS

dari KPS kepada FKUI

Pengampuan :

dari Ketua Departemen kepada Koordinator Pengampuan

dari Koordinator Pengampuan kepada Manajer Umum

2. Kwitansi sesuai ketentuan

Jika penyedia BPP-P adalah Departemen, kwitansi bermaterai ditandatangani

oleh Ketua Departemen dan distempel Departemen, mencantumkan jenis

barang dan jumlah yang dibeli.

Jika penyedia BPP-P adalah rekanan, kwitansi sesuai ketentuan

3. Rincian pemakaian BHP disertai dengan daftar rincian BHP yang

ditandatangani oleh Ketua Departemen.

4. Kelengkapan atas pembelian dari pihak ketiga sesuai ketentuan pengadaan

CATATAN:

Pembelian BHP-P secara umum wajib melampirkan bukti yang sesungguhnya

dari rekanan langsung & bukan dari Departemen.

Reagen yang dibeli di luar negeri tanpa SPK dilengkapi dengan surat dari

Departemen ke Manajer Umum bahwa reagen tersebut tidak ada di Indonesia.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

SERVICE/ PEMELIHARAAN ALAT

No. Dokumen:

KEU-BJ-25

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :




2. Estimasi biaya dari bengkel (untuk service kendaraan dinas)


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BEBAN SEWA

No. Dokumen:

KEU-BJ-26

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :




2. Rekap Pajak yg ditandatangani oleh pengelola pajak sesuai tarif yang berlaku


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PENGADAAN PEMELIHARAAN RUANGAN INTERNAL

No. Dokumen:

KEU-BJ-27

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO


1. Surat tagihan dari pemilik ruangan atas pemakaian ruangan kuliah

2. Kwitansi resmi dari penerima dana (pemilik ruangan), stempel dan materai,

dicantumkan untuk “iuran pemeliharaan ruangan internal”

3. Surat Keterangan

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PEMBAYARAN PENAMBAHAN PREMI ASURANSI PESERTA

BARU ATAU TAMBAHAN

No. Dokumen:

KEU-BJ-28

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Surat permohonan pembayaran dari Koordinator SDM ke Manajer Umum

2. Nota Premi Dari Pihak asuransi

3. Endorsemen dari Pihak asuransi yang berisi nama-nama peserta baru atau

tambahan

4. Surat usulan penambahan peserta baru dari Manajer Umum kepada pihak

asuransi

5. Surat permohonan daftar peserta ditandatangani oleh Manajer Umum


FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PEMBAYARAN TUNJANGAN ASURANSI

DEPARTEMEN/PRODI

No. Dokumen:

KEU-BJ-29

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO


1 Surat permohonan dari Kadept/ KaProdi ke Manajer umum

2 Kwitansi atau bukti setor asli

3 Bukti Penerimaan Premi dari pihak asuransi

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

ASURANSI KENDARAAN

No. Dokumen:

KEU-BJ-30

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1 Surat permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum

2 Estimasi biaya dari perusahaan asuransi

3 Kwitansi

4 Analisis Kebutuhan

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PERJALANAN DINAS KEGIATAN

No. Dokumen:

KEU-D-31

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS atau UMK

Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan

melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan.

A. TIKET



2 Tiket atau e-ticket (harus asli)

3 Boarding pass (harus asli)

4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET


1 Bukti Bayar

2 Tiket

3 Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan

C. UANG HARIAN


1 Kwitansi atau tanda terima uang harian

2 Surat Tugas (harus asli)

3 SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)

D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)


1 Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan

E. BIAYA REGISTRASI


1

Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan

kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi

dari pihak panitia

2 Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan

F. BIAYA PENGURUSAN VISA


1 Kwitansi

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PERJALANAN DINAS PENGAMPUAN

No. Dokumen:

KEU-D-32

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO

Semua kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan pengampuan harus

melalui Koordinator Pengampuan.

Pengajuan dana kegiatan pengampuan seperti progress test harus dilengkapi

dengan surat pengantar dari Koordinator Pengampuan atau Manajer Ventura

kepada Manj. Umum.

Pengeluaran Pengampuan daerah yang berbeda, tidak bisa digabung dan harus

diajukan terpisah baik dalam hal pengajuan dana maupun dalam hal peng-

SPJannya.

Anggaran Perjalanan dinas ditandatangani oleh Koordinator Pengampuan

Honor mengajar dibayarkan secara langsung/ LS (via transfer)

No Syarat

Kelengkapan

Pembayaran

tiket

Lumpsum Akomodasi

(Hotel)

Honor

mengajar

1 Surat

permohonan

pembayaran dari

Koordinator

Pengampuan ke

Manajer Umum

(Asli) (Asli)

2 Anggaran

Perjalanan

(Fotokopi) (Fotokopi) (Fotokopi) (Asli)

3 Bukti bayar (Asli) (Asli) (Asli) (Asli)

4 SPPD (Asli) (Asli) (Fotokopi) (Asli)

5 Surat Tugas (Fotokopi) (Fotokopi) (Fotokopi) (Asli)

6 Tiket/ e-ticket (Asli)

7 Boarding Pass (Asli)

8 Rekap Pajak

Honor Koordinator Pengampuan


1 SK Dekan

2 Rekap Honor + Pajak

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN DOSEN TAMU

No. Dokumen:

KEU-D-33

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : UMK, UMKO atau LS


1. Kwitansi tiket

2. Boarding pass kedatangan (asli)

3. Foto kopi tiket kepulangan & ditandatangani menggunakan tinta biru

4. Surat Tugas dari FKUI

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BANTUAN PRESENTASI JURNAL/ POSTER KE LUAR NEGERI

No. Dokumen:

KEU-D-34

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMK


1. Surat permohonan dana dari Ketua Departemen (untuk bantuan staf) /

Koordinator Mahasiswa & Alumni (untuk bantuan kepada mahasiswa) kepada

Manajer Umum (untuk didisposisikan ke Koord SDM)

2. Surat permohonan dana dari Koordinator SDM ke Manajer Umum yg berisi

perhitungan dana yg dapat diberikan

3. Undangan dari pihak penyelenggara

4. Kwitansi tanda terima dari penerima bantuan senilai perhitungan dari Koord

SDM dengan stempel Departemen (jika bantuan untuk staf) atau di stempel oleh

senat mahasiswa (jika bantuan untuk mahasiswa)

5. Boarding pass (asli)

6. Tiket (asli)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BIAYA STASE

No. Dokumen:

KEU-O-35

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Surat permohonan pembayaran kepada Manajer Umum yang ditandatangani

oleh KPS/ Ketua Modul

2. Surat permohonan dari KPS/ Ketua Modul kepada pihak RS/ Klinik/ Departemen

tempat stase dengan melampirkan daftar nama peserta stase, periode stase,

dan perhitungannya.

3. Pembayaran stase di lingkungan Departemen FKUI dapat dibayarkan secara

tunai dilengkapi dengan :

kwitansi yang ditandatangani oleh Ketua Departemen tempat stase dan

stempel Departemen

tanda terima uang

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TELEPON, PAM, LISTRIK, JASA INTERNET

No. Dokumen:

KEU-O-36

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :



1. Kwitansi bukti pembayaran asli (kwitansi atas nama instansi bukan nama

pribadi)

2. Apabila dalam kwitansi tidak menggunakan nama instansi maka harus dibuat

surat keterangan yg di ttd oleh KPS/Koordinator Unit kerja

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

VOUCHER TELEPON SELULER

No. Dokumen:

KEU-O-37

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS, UMK, UMKO, atau KO


1. Kwitansi mencantumkan nama & nomer telepon seluler pemakai

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BIAYA OPERASIONAL KENDARAAN

No. Dokumen:

KEU-O-38

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: KO

No. Kelengkapan

1. Struk pembelian bensin/tol/parkir/cuci mobil (Asli)

2. Rekap biaya per kendaraan, tercantum nomor polisi kendaraan, jenis

kendaraan, nama supir, nominal pengeluaran.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TRANSPORT LOKAL

No. Dokumen:

KEU-T-39

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : UMK, LS, UMKO, KO

Pengganti biaya transportasi yang berhubungan dengan tugas/pekerjaan (bukan

dimaksudkan untuk honor atau penghasilan pribadi) misalnya : rapat di luar kantor

(yang bukan perjalanan dinas) , tugas keluar untuk mengantar surat/dokumen/,

membeli konsumsi, membeli kebutuhan modul dll.


1. Kwitansi atau Formulir permohonan transport (khusus pegawai PAF)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TRANSPORT PASIEN

No. Dokumen:

KEU-T-40

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: UMK, UMKO, KO


1. Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel

2. Daftar hadir pasien (asli)

3. KTP (foto kopi)

Catatan :

Transport pasien yang diberikan sebesar Rp 50.000/ pasien per hari (tanpa

melihat banyaknya pemeriksaaan)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

TRANSPORT PEKARYA, LABORAN PRAKTIKUM MODUL,

PETUGAS TEKNISI

No. Dokumen:

KEU-T-41

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :


1. Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel yang diketahui oleh

Ketua Modul atau KPS.

2. Daftar hadir (asli)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BEASISWA DARI INSTITUSI LAIN YANG BEKERJA SAMA

No. Dokumen:

KEU-B-42

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS

PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN


1. Surat permohonan dari Dekan ke Direktur Keuangan UI

2. Rekapitulasi BOP dan DP dari SIAK BP

3. SP2D dari Depkes/ Dikti

4. SK dari Depkes/ Dikti yang mencantumkan nama peserta

PEMBAYARAN BIAYA KARYA ILMIAH/ BIAYA PENELITIAN/ BIAYA HIDUP


1. Surat permohonan dari Koordinator Keuangan ke Manajer Umum

2. Payroll

3. Rincian dari Depkes/ Dikti (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan

dibayarkan)

4. Rincian dari Fakultas (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan

dibayarkan)

5. SK dari Depkes/ Dikti

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

BEASISWA STAF AKADEMIK & NON AKADEMIK FKUI

No. Dokumen:

KEU-B-43

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :


1. Surat pengantar dari Koordinator SDM ke Manajer Umum (asli)

2. Form perkiraan Biaya Beasiswa dibuat oleh pengelola beasiswa (asli)

3. Form perkiraan Biaya beasiswa yang ditandatangani oleh Manajer Umum

(copy)

4. Surat permohonan pencairan dana beasiswa dari penerima beasiswa kepada

Manajer Umum (asli)

5. Surat Pernyataan tentang kewajiban yang harus di patuhi oleh penerima

beasiswa yang ditandatangani oleh Dekan, Manajer/Koordinator/ketua

Unit/Departemen ybs bertugas & Penerima beasiswa (copy)

6. Surat pengajuan beasiswa dari Unit/Departemen tempat penerima beasiswa

bertugas (asli untuk pencairan pertama)

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PAJAK

No. Dokumen:

KEU-P-44

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS

PPh 21


PPh 22


PPh 23


PPh Final (pasal 4 ayat 2)


PPN


1. Pajak (PPh 21, PPh 23, PPh final pasal 4 ayat 2)

Pajak

Semua pembayaran yang dikenakan pajak wajib melampirkan rekap pajak yang

ditandatangani oleh pengelola pajak.

Bagi wajib pajak yang tidak memiliki atau tidak menyerahkan data NPWP-nya

maka selisih tarif dibebankan kepada wajib pajak ybs.

1. Rekap Pajak (dibuat rangkap dua)

Lembar 1 untuk Pengelola Pajak Fakultas

Lembar 2 untuk Senior Accounting tim Asdir FKUI (dimasukkan ke dalam berkas

SPP/ LPUM)

PPh 21 :

1. Pembayaran PPh 21 dikenakan untuk semua jenis penghasilan perorangan (honor,

tunjangan, uang lelah, uang kegiatan/kepanitiaan) dengan tarif 5% dari bruto jika WP

memiliki NPWP atau 6% dari bruto jika WP tidak memiliki NPWP (selisih dibebankan

kepada WP).

2. PPh 21 diajukan secara bersamaan dengan permohonan pembayaran honor. PPh 21

tersebut akan di accrued sebagai hutang pajak bersama hutang pajak lainnya

(remunerasi terintegrasi, dan lain-lain) dan pada awal bulan berikutnya akan diberikan

giro untuk pembayaran PPh 21 tersebut.

PPh 23 :

1. Pengadaan jasa (kecuali jasa sewa tanah dan atau bangunan) harus dikenakan pph 23

sebesar 2% yang ditanggung oleh pihak pemberi jasa.

2. Pembayaran PPh 23 dipotong dari bruto (bukan di gross-up).

3. UI atau FKUI akan menyiapkan bukti potong Pph 23 untuk rekanan

Pph Final (pasal 4 ayat 2)

Sewa ruangan (di luar lingkungan FKUI) dikenakan pajak Pph Final (4 ayat 2)

dengan tarif 10% dari bruto.

Perencana, Pengawas, Pelaksana konstruksi

1. Rekap pajak

PPN

1. FAKTUR PAJAK (PPN)

Tanda bukti pembebanan PPN atas penyerahan barang/jasa kena pajak dari

vendor/rekanan.

a. Kode dan nomor seri Faktur Pajak

b. Data penjual (Nama, Alamat, NPWP dan Nomor Pengukuhan)

c. Data pembeli (Nama, Alamat dan NPWP)

d. Rincian jenis barang/jasa

e. Nilai Dasar Pengenaan Pajak (Netto)

f. Nilai PPN atas harga jual (10% dari DPP)

g. Tempat dan tanggal transaksi

h. Ditandatangan oleh pejabat yang berwenang

i. Nama dan jabatan penandatangan

j. Stempel perusahaan

Catatan : Apabila transaksi dalam bentuk mata uang asing wajib mencantumkan

nilai kurs.

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

PAJAK KENDARAAN

No. Dokumen:

KEU-P-45

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS, UMKO


1. Surat Permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum

2. Analisis kebutuhan

3. STNK kendaraan (copy)

4. Kwitansi dari pihak Kepolisian

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI

HADIAH PERLOMBAAN BERUPA UANG

No. Dokumen:

KEU-L-46

Tanggal Terbit :

1 Maret 2012

No. Revisi:

KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS


1 Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum

2 Surat keputusan pemenang yang dikeluarkan oleh Dekan atau Juri Perlombaan

3 Hadiah berupa uang maka dilengkapi dengan kwitansi bermaterai atau bukti

transfer

4 Rekap pajak Pph 23 dengan tarif 15%

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI


No. Dokumen:

KEU-D-31

Tanggal Revisi : 1

31 May 2012

No. Revisi:

KEU-D-31.A

KETENTUAN :




Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan

dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban

Perjalanan Dinas Kegiatan

A. TIKET





4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET


1 Bukti Bayar

2 Tiket


C. UANG HARIAN








E. BIAYA REGISTRASI


1



dari pihak panitia




1 Kwitansi

FAKULTAS

KEDOKTERAN UI


No. Dokumen:

KEU-D-31

Tanggal Revisi : 2

7 Agustus 2012

No. Revisi:

KEU-D-31.B

KETENTUAN :




Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan

dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban

Perjalanan Dinas Kegiatan

A. TIKET





4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET


1 Bukti Bayar

2 Tiket


C. UANG HARIAN








E. BIAYA REGISTRASI


1



dari pihak panitia


3

Untuk kegiatan pelatihan/workshop absensi peserta asli dan distempel oleh

pihak penyelenggara/panitia, dengan cara dibuat daftar hadir khusus peserta

dari FKUI.



1 Kwitansi

Sop Keuangan Fkui

Documents

Transcript of Sop Keuangan Fkui