SOP Kesekretariatan BEM FT 2013 fix_3.pdf
Transcript of SOP Kesekretariatan BEM FT 2013 fix_3.pdf
-
Halaman i
-
Halaman ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, serta inayah-Nya sehingga penulisan Standard
Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik.
SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran
surat, penomoran proposal dan laporan pertanggungjawaban, format KOP yang harus
digunakan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta
pembuatan sertifikat dan lain-lain.
SOP Kesekretariatan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun
sebelumnya dengan revisi dan tambahan. Penulis menyadari bahwa SOP
Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam penyajiannya. Untuk itu kritik dan
saran yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP
Kesekretariatan berikutnya.
SOP Kesekretariatan ini mulai berlaku setelah disetujui Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan BEM FT KM
UNDIP 2013. Adapun SOP Kesekretariatan ini dapat mengalami perubahan sesuai
dengan berubahnya sistem dari pihak fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan
pada pertemuan Rumpi Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam kelancaran penulisan SOP Kesekretariatan ini. Penulis juga meminta
maaf apabila terdapat banyak kesalahan serta berharap semoga SOP Kesekretariatan ini
dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat bagi semua pihak.
Semarang, 7 Maret 2013
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP 2013
-
Halaman iii
LEMBAR PENGESAHAN
Semarang, 7 Maret 2013
STANDAR OPERATIONAL PROSEDURE
LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Sekretaris I
BEM FT KM UNDIP
Adenira Hargianintya
NIM 21080110141011
Sekretaris II
BEM FT KM UNDIP
Riang Anggraini Rahmanisa
NIM 21030111130056
Menyetujui,
Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
NIP 195511231983031014
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
-
Halaman iv
DAFTAR ISI
COVER ..................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii
DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv
BAB I STANDARISASI FORMAT .......................................................................... 1
1.1 Format Header & Footer Lembaga ........................................................ 1
1.2 Format KOP Surat ................................................................................. 2
1.3 Format KOP Proposal ............................................................................ 3
1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) .................................. 4
1.5 Format KOP Amplop............................................................................. 5
1.6 Format Cover Proposal .......................................................................... 6
1.7 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ................................ 8
BAB II SOP PEMBUATAN SURAT ........................................................................10
2.1 Format Penomoran Surat .......................................................................10
2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) ...........................10
2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM ....................................11
2.4 Mekanisme Surat Menyurat ...................................................................13
2.5 Urutan Fakultas Universitas Diponegoro ...............................................14
2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi Fakultas Teknik ....................................14
2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik ...................................................15
BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ...........................................16
3.1 Lembar 1 (Cover Proposal) ....................................................................16
3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................16
3.3 Format Tanda Tangan ............................................................................17
3.4 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................20
BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN .........................................................25
4.1 Lembar 1 (Cover LPJ) ...........................................................................25
4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................25
4.3 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................26
-
Halaman v
BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP.......................................29
BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK ...........................................................31
BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT ............................................................34
7.1 Sertifikat Kepengurusan ........................................................................34
7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan .................................................................35
BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN ......................36
8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan.........................................................36
8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan ................................................................37
BAB IX DATA PENGURUS ....................................................................................38
9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 ......................................39
9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013 ........................40
9.3 Data Jajaran Tinggi Universitas Diponegoro 2013 .................................41
BAB X CONTOH-CONTOH SURAT .......................................................................43
10.1 Surat Keputusan ....................................................................................43
10.2 Surat Undangan .....................................................................................45
10.3 Surat Permohonan .................................................................................46
10.4 Surat Pemberitahuan ..............................................................................50
10.5 Surat Peminjaman..................................................................................51
10.6 Surat Pernyataan ....................................................................................52
10.7 Surat Mandat .........................................................................................53
10.8 Surat Tugas ...........................................................................................54
10.9 Surat Keterangan ...................................................................................55
10.10 Surat Rekomendasi ................................................................................56
10.11 Surat Balasan .........................................................................................57
-
Halaman 1
BAB I
STANDARISASI FORMAT
1.1 Format Header & Footer Lembaga
a. Format Header
Keterangan Gambar:
1. Nama lembaga yang bersangkutan, jika HM atau Biro dapat diganti dengan
nama HM atau Biro masing-masing
2. Alamat kesekretariatan lembaga yang bersangkutan
3. Jika memiliki website dan e-mail dari lembaga tersebut, maka dapat
dicantumkan
4. Logo Universitas Diponegoro
5. Logo dari lembaga yang bersangkutan
b. Format Footer
Keterangan Gambar:
1. Jargon atau slogan dari lembaga yang bersangkutan
2. Tahun kepengurusan lembaga yang bersangkutan
4 2 3 1 5
-
Halaman 2
1.2 Format KOP Surat
Keterangan:
1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing lembaga
2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4
3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12
4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)
-
Halaman 3
1.3 Format KOP Proposal
Keterangan:
1. Kop proposal menggunakan header footer masing-masing lembaga
2. Margin proposal adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4
3. Semua huruf dalam proposal ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12
4. Proposal ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after
paragraph)
-
Halaman 4
1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Keterangan:
1. Kop LPJ menggunakan header footer masing-masing lembaga
2. Margin LPJ adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4
3. Semua huruf dalam LPJ ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12
4. LPJ ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)
-
Halaman 5
1.5 Format KOP Amplop
1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga
2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas
Amplop
3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman
dengan ukuran 12
4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan kepada yth, tetapi cukup
salah satu saja
5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau
Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah sebagai
berikut:
Yth. Dekan Fakultas Teknik
Universitas Diponegoro
di Semarang
Kepada
Bapak Ir. Bambang Pudjianto, MT.
di Semarang
-
Halaman 6
1.6 Format Cover Proposal
Format cover proposal kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah
distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk proposal sponsorsip
desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover proposal
kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)
-
Halaman 7
Keterangan:
1. Logo Universitas Diponegoro
2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan
departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara
kegiatan
3. Nomor proposal (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)
Keterangan:
No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM
Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)
A = untuk kegiatan non kepanitiaan
B = untuk kegiatan kepanitiaan
Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab
PH : Pengurus Harian/ pimpinan
(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)
LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC : Departemen Networking, Information, and
Communication
RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi
PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya
Manusia
KP : Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL : Departemen Sosial
EKOBIS : Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA : Departemen Pemuda dan Olahraga
BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi
Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi
Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin
4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari
lembaga tersebut
5. Logo dari lembaga yang bersangkutan
-
Halaman 8
1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ)
Format cover LPJ kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah
distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk LPJ periodik desainnya
bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover LPJ kegiatan
(mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)
-
Halaman 9
Keterangan:
1. Logo Universitas Diponegoro
2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan
departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara
kegiatan
3. Nomor LPJ (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)
Keterangan:
No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM
Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)
A = untuk kegiatan non kepanitiaan
B = untuk kegiatan kepanitiaan
Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab
PH : Pengurus Harian/ pimpinan
(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)
LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC : Departemen Networking, Information, and
Communication
RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi
PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya
Manusia
KP : Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL : Departemen Sosial
EKOBIS : Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA : Departemen Pemuda dan Olahraga
BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi
Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi
Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin
4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari
lembaga tersebut
5. Logo dari lembaga yang bersangkutan
-
Halaman 10
BAB II
SOP PEMBUATAN SURAT
2.1 Format Penomoran Surat
Berikut merupakan kode penomoran surat:
a. Surat Keputusan (SK) : 01
b. Surat Undangan (SU) : 02
c. Surat Permohonan (SPm) : 03
d. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
e. Surat Peminjaman (SPp) : 05
f. Surat Pernyataan (SPn) : 06
g. Surat Mandat (SM) : 07
h. Surat Tugas (ST) : 08
i. Surat Keterangan (SKet) : 09
j. Surat Rekomendasi (SR) : 10
k. Surat Balasan (SB) : 11
2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM)
Contoh Nomor: 02.1/SU/BEM-FT/I/2013
Keterangan:
02 : Kode nomor surat (lihat format penomoran surat pada subbab 2.1)
1 : Nomor urut surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir
kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode
dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1
(tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang
dikeluarkan BEM dalam satu tahun kepengurusan)
SU : Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)
BEM-FT : Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013 : Tahun berjalan
-
Halaman 11
Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama lembaga dapat
menyesuaikan dengan nama masing-masing HM dan Biro
2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM
a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)
Contoh Nomor: 03.5/SPm/PORA/BEM-FT/III/2013
Keterangan:
03 : Kode nomor surat
5 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga
akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah.
Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut
surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan departemen dalam
satu tahun kepengurusan)
SPm : Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat yang
dikeluarkan)
PORA : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat
BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
III : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013 : Tahun berjalan
Kode untuk nama badan/ Departemen yang mengeluarkan surat:
LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC : Departemen Networking, Information, and Communication
RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi
PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
KP : Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL : Departemen Sosial
EKOBIS : Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA : Departemen Pemuda dan Olahraga
-
Halaman 12
Nb.
1. Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-
masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file, kemudian untuk 1 bulan
sekali dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM
2. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen
dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan
Biro
b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana Kegiatan)
Contoh Nomor: 05.2/S.Pp/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013
Keterangan:
05 : Kode nomor surat
2 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga
akhir kepanitiaan meskipun kode dan jenis suratnya berubah.
(tujuan: untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam
suatu acara/ kepanitiaan)
SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang
dikeluarkan)
LITBANG : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat
BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013 : Tahun berjalan
Nb.
1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara
dalam bentuk hard file, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan
kepada sekretaris I (Eksternal) BEM
2. Semua surat keluar dari suatu kegiatan, setelah ditandatangani, harus
difotokopi untuk dilampirkan di LPJ kegiatan
-
Halaman 13
3. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen
dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan
Biro
2.4 Mekanisme Surat Menyurat
1. Aturan untuk surat peminjaman tempat:
a. Dekanat Lt. 3
Ditujukan kepada Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Kabag Tata Usaha, Fakultas Teknik
Tembusan: Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset
b. Gedung Prof. Soedarto, SH
Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Tembusan: 1. Kabag Tarkum
2. Kasubbag Rumah Tangga
3. Aturan untuk surat perizinan
Pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya,sewa Rusunawa, sewa bus
UNDIP
Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Tembusan: 1. Kabag Tarkum
2. Kasubbag Rumah Tangga
4. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan
banyaknya jumlah tembusan
5. Semua acara yang merupakan program kerja Departemen BEM FT KM UNDIP,
wajib memberikan undangan kepada Senat Mahasiswa Fakultas Teknik
6. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, wajib menggunakan amplop dengan KOP
BEM FT KM UNDIP
7. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ
atau kesektretariatan
-
Halaman 14
2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Ekonomika Universitas Diponegoro
1. Fakultas Hukum
2. Fakultas Ekonomi dan Bisnis
3. Fakultas Teknik
4. Fakultas Kedokteran
5. Fakultas Peternakan dan Pertanian
6. Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik
7. Fakultas Ilmu Budaya
8. Fakultas Kesehatan Masyarakat
9. Fakultas Sains dan Matematika
10. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
11. Fakultas Psikologi
2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik
1. S1 Teknik Sipil
2. S1 Teknik Arsitektur
3. S1 Teknik Kimia
4. S1 Teknik Pwrwncanaan Wilayah dan Kota
5. S1 Teknik Mesin
6. S1 Teknik Elektro
7. S1 Teknik Industri
8. S1 Teknik Lingkungan
9. SI Teknik Perkapalan
10. S1 Teknik Geologi
11. S1 Teknik Geodesi
12. S1 Teknik Siskom
13. D3 Teknik Sipil
14. D3 Teknik Desain Arsitektur
15. D3 Teknik Kimia
16. D3 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota
17. D3 Teknik Mesin
-
Halaman 15
18. D3 Teknik Elektro
19. D3 Teknik Perkapalan
2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik
1. SMFT (Senat Mahasiswa Fakultas Teknik)
2. BEM FT (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik)
3. FST (Forum Studi Teknik)
4. PSMT (Paduan Suara Mahasiswa Teknik)
5. Biro Kerohanian Islam Izzati
6. PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen)
7. PRMK (Pelayanan Rohani Mahasiswa Katolik)
8. FKMI (Forum Komunikasi Mahasiswa Islam DIII Fakultas Teknik)
9. HMS (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sipil)
10. HM Amoghasida (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Arsitektur)
11. HMTK (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Kimia)
12. HMTP (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Planologi)
13. HMM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Mesin)
14. HME (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Elektro)
15. HMTI (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Industri)
16. HMTL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Lingkungan)
17. HIMASPAL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Perkapalan)
18. HMTG Magmadipa (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geologi)
19. HM Teknik Geodesi (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geodesi)
20. HIMASKOM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sistem Komputer)
21. HMDS (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Sipil)
22. HM Sadhata (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur)
23. Himatemia (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Kimia)
24. HMM (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin)
25. HME (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Elektro)
26. HM D3 Teknik Perkapalan (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Perkapalan)
-
Halaman 16
BAB III
SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN
3.1 Lembar 1 (Cover Proposal)
Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6
3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
Nama Kegiatan
Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan
Bentuk Kegiatan
Berisi bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan
Sasaran Kegiatan
Berisi pihak-pihak yang akan menjadi sasaran dalam kegiatan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Dana Total Kegiatan
Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan
Sumber Dana
Berisi sumber darimana dana diperoleh. Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/
lembaga yang paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah
Persetujuan
Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara
kegiatan
Nb:
Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan
rincian dana yang diajukan
Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
-
Halaman 17
3.3 Format Tanda Tangan
Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Ketua Panitia
..............................
NIM ....................
Nb:
1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar pengesahan)
2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri
3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan menyetujui
tanda tangan pihak Universitas oleh Pembantu Rektor III. Namun jika tidak
meinta dana Universitas, aka Pembantu rektor III tidak perlu dicantumkan
4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda titik
5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan
Mengetahui,
Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof.Ir.Abdullah,MS
NIP 195511231983031014
Menyetujui,
Pembantu Rektor III
Universitas Diponegoro
Drs. Warsito, SU
NIP 195402021981031014
Cap
BEM FT Cap
Kegiatan
Cap
Fakultas
Cap
Universitas
-
Halaman 18
6. Apabila Ketua BEM FT KM UNDIP mempunyai kepentingan lain dalam jangka
waktu lama (lebih dari 1 minggu), maka tanda tangan untuk posisi Ketua BEM
dapat diatasnamakan oleh Wakil Ketua BEM sesuai surat mandat (kuasa) dari
ketua.
Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:
Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen
Ketua Panitia kepada Wakil Ketua Panitia
Dan lain-lain sesuai kondisi
Contoh:
Mengetahui,
a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP
Wakil Ketua
Heri Gusfarienza
NIM 21110110120031
Cap
BEM FT
-
Halaman 19
3.4 Format Tanda Tangan untuk Jurusan
Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun
Ketua
Himpunan Mahasiswa
.........................................
NIM ........................
Ketua Panitia
..............................
NIM ....................
Mengetahui,
Pembantu Dekan III Ketua Jurusan Teknik
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof.Ir.Abdullah,MS .........................................
NIP 195511231983031014 NIP ........................
Menyetujui,
Pembantu Rektor III
Universitas Diponegoro
Drs. Warsito, SU
NIP 195402021981031014
Cap
Himpunan
Cap
Kegiatan
Cap
Universitas
Cap
Fakultas
Cap
Jurusan
-
Halaman 20
3.5 Lembar 3 (Isi)
1. Nama Kegiatan
Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan
2. Tema Kegiatan
Berisi tema kegiatan yang akan dilaksanakan
3. Landasan Kegiatan
Berisi landasan kegiatan yang akan dilaksanakan
4. Latar Belakang Kegiatan
Berisi latar belakang kegiatan yang akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan
Berisi sasaran kegiatan yang akan dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan
Berisi deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia
Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP
Ir. Bambang Pudjianto, M.T.
-
Halaman 21
Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP
Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Steering Commite : Nama Lengkap NIM
Organizing Commite :
Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM
Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM
Sekretaris : Nama Lengkap NIM
Bendahara : Nama Lengkap NIM
Korlap : Nama Lengkap NIM
Sie Acara : Nama Lengkap NIM
Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM
Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM
Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM
Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM
Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM
Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM
Sie Perkap : Nama Lengkap NIM
Sie P3K : Nama Lengkap NIM
9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan
Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP
Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik
Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas
Teknik
-
Halaman 22
Steering Commite : Nama Lengkap NIM
Organizing Commite :
Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM
Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM
Sekretaris : Nama Lengkap NIM
Bendahara : Nama Lengkap NIM
Korlap : Nama Lengkap NIM
Sie Acara : Nama Lengkap NIM
Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM
Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM
Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM
Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM
Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM
Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM
Sie Perkap : Nama Lengkap NIM
Sie P3K : Nama Lengkap NIM
10. Susunan Acara
Berisi rundown acara
11. Rencana Anggaran Dana
a. Pengeluaran
Kesekretariatan
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Acara
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
*jumlah dipindahkan ke halaman 23 Rp ,00
-
Halaman 23
*jumlah pindahan dari halaman 22 Rp ,00
Sie Perizinan
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Transportasi
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Konsumsi
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Pubdekdok
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Keamanan
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Sponsorship
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Sie Perkap
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
*jumlah dipindahkan ke halaman 24 Rp ,00
-
Halaman 24
*jumlah pindahan dari halaman 23 Rp ,00
Sie P3K
(Rincian) Rp ,00
Sub Jumlah Rp ,00
Jumlah Rp ,00
b. Pemasukan
Dana Universitas Rp ,00
Dana Fakultas Rp ,00
Kas BEM Rp ,00
Kas Departemen Rp ,00
Dana Jurusan Rp ,00
Sponsorship Rp ,00
Donatur Rp, 00
Iuran Peserta Rp, 00
Jumlah Rp ,00
Catatan : Jumlah pengeluaran harus sama dengan jumlah pemasukan
12. Layanan Informasi
Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk
segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya ketua
panitia, koordinator sie acara dan koordinator sie humas)
13. Penutup
Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan
-
Halaman 25
BAB IV
SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN
4.1 Lembar 1 (Cover LPJ)
Cover LPJ kegiatan disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7
4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
Nama Kegiatan
Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan
Bentuk Kegiatan
Berisi bentuk kegiatan yang telah dilaksanakan
Sasaran Kegiatan
Berisi pihak-pihak yang menjadi sasaran dalam kegiatan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Dana Total Kegiatan
Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan
Sumber Dana
Berisi sumber-sumber dana yang didapatkan dalam kegiatan. Format penulisannya
sama seperti pada proposal kegiatan
Persetujuan
Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara
kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan
Nb:
Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan
rincian dana yang diajukan
Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
-
Halaman 26
4.3 Lembar 3 (Isi)
1. Nama Kegiatan
Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan
2. Tema Kegiatan
Berisi tema kegiatan yang telah dilaksanakan
3. Landasan Kegiatan
Berisi landasan kegiatan yang telah dilaksanakan
4. Latar Belakang Kegiatan
Berisi latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan kegiatan yang telah dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan
Berisi sasaran kegiatan yang telah dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan
Berisi deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang digunakan dalam kegiatan
9. Susunan Panitia
Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP
Ir. Bambang Pudjianto, M.T.
Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP
-
Halaman 27
Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Steering Commite : Nama Lengkap NIM
Organizing Commite :
Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM
Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM
Sekretaris : Nama Lengkap NIM
Bendahara : Nama Lengkap NIM
Korlap : Nama Lengkap NIM
Sie Acara : Nama Lengkap NIM
Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM
Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM
Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM
Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM
Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM
Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM
Sie Perkap : Nama Lengkap NIM
Sie P3K : Nama Lengkap NIM
9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan
Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP
Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik
Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas
Teknik
Steering Commite : Nama Lengkap NIM
Organizing Commite :
Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM
-
Halaman 28
Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM
Sekretaris : Nama Lengkap NIM
Bendahara : Nama Lengkap NIM
Korlap : Nama Lengkap NIM
Sie Acara : Nama Lengkap NIM
Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM
Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM
Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM
Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM
Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM
Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM
Sie Perkap : Nama Lengkap NIM
Sie P3K : Nama Lengkap NIM
10. Susunan Acara
Berisi rundown acara yang telah berlangsung di kegiatan
11. Anggaran Dana Terealisasi
Berisi Pengeluaran dan pemasukan real tentang dana yang dikeluarkan dan
didapatkan pada saat kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal
kegiatan
12. Layanan Informasi
Formatnya sama seperti layanan informasi pada proposal kegiatan
13. Laporan Kegiatan
Berisi tentang tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai dari hambatan-
hambatan kegiatan, laporan masing-masing seksi, foto-foto kegiatan, lapran
keuangan berupa kuitansi maupun strukm pembayaran, serta saran untuk
kegiatan selanjutnya
-
Halaman 29
14. Daftar Surat Keluar
Tanggal Nomor Surat Keterangan
Nb: didalam pembuatan LPJ kegiatan, semua surat yang dikeluarkan di copy
kemudian dilampirkan setelah daftar surat keluar
15. Penutup
Berisi kata penutup dan ucapan terima kasih
-
Halaman 30
BAB V
SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal sponsorship:
1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat pengantar berupa
permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti format surat pada
bab II
2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar pihak sponsor tertarik
dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan
3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:
Logo lembaga yang bersangkutan dan logo UNDIP
Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Bentuk kerjasama yang ditawarkan
Rencana anggaran dana
Contact person penyelenggara kegiatan
-
Halaman 31
Berikut ini merupakan contoh proposal sponsorship One Day with English 2013:
Halaman 4 Halaman 1
Halaman 2 Halaman 3
-
Halaman 32
BAB VI
SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK
Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti dibawah ini:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DEPARTEMEN XXX
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
I. VISI & MISI
1.1 Visi
Berisi Visi departemen masing-masing
1.2 Misi
Berisi Misi departemen masing-masing
II. ANALISA SWOT
2.1 Strenght
Berisi kekuatan-kekuatan departemen (faktor internal departemen)
2.2 Weakness
Berisi kelemahan-kelemahan departemen (faktor internal departemen)
2.3 Opportunity
Berisi kesempatan-kesempatan yang dimiliki departemen untuk
mengembangkan dirinya (faktor eksternal departemen)
2.4 Threath
Berisi ancaman-ancaman yang menghambat perkembangan departemen (faktor
eksternal departemen)
-
Halaman 33
III. KONDISI PERSONIL
3.1 Nama Lengkap : ....................................................
Kondisi Personil : ....................................................
3.2 Dst...
IV. EVALUASI PROGRAM KERJA
4.1 NAMA PROKER
1. Deskripsi Kegiatan
Berisi gambaran umum kegiatan
2. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan diadakannya kegiatan
3. Sasaran Kegiatan
Berisi hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
4. Parameter Keberhasilan
Berisi tolak ukur kegiatan yang dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif
a. Kuantitatif
b. Kualitatif
5. Waktu dan Tempat pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang telah digunakan dalam kegiatan
6. Pendanaan
Berisi pemasukan dan pengeluaran secara rinci.
Jika surplus tuliskan berapa jumlah surplusnya. Dan jika defisit tuliskan
berapa jumlah defisitnya
7. Penanggung Jawab
Berisi nama penanggungjawab
8. Hasil Kegiatan
Berisi laporan kegiatan. Apakah sesuai dengan parameter dan tujuan yang
ditargetkan atau tidak
-
Halaman 34
9. Kendala dan Rekomendasi
Berisi kendala yang dihadapi selama kegiatan serta rekomendasi untuk
kegiatan selanjutnya
4.2 NAMA PROKER
Dst...
V. PENUTUP
Berisi rangkaian kata-kata penutupan serta ucapan terima kasih
Nb:
1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala Departemen dan Litbang
Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing Departemen
2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggungjawab tiap proker yang sudah
berjalan
3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan format sesuai dengan
standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ Periodik
masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris II
(Internal) BEM
-
Halaman 35
BAB VII
SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT
7.1 Sertifikat Kepengurusan
Nb:
1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Senat. Setiap lembaga
menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus masing-masing pada
Senat untuk kemudia diajukan Sknya
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan
sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat
dapat dikreasi sendiri
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan adalah
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
-
Halaman 36
7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan
Nb:
1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan dilakukan oleh masing-masing
penyelenggara kegiatan dengan cara membuat surat permohonan SK serta
melampirkan nama, NIM, serta jabatan dalam acara/ kepanitiaan
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan
sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat
dapat dikreasi sendiri
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/ kepanitiaan adalah
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
-
Halaman 37
BAB VIII
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN
8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan
Nb:
1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal melalui Bendahara
Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana sama dengan proposal kegiatan
2. Untuk Biro dan HMJ proposal dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan)
3. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk proposal ASLI
(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.
-
Halaman 38
8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan
NB :
1. LPJ diajukan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana
2. Pada Pengajuan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan kepada Bendahara
Senat Fakultas Teknik untuk pencairan dana. Penyerahan LPJ maksimal 1 minggu
(7 hari) setelah tanggal kegiatan yang dicantumkan di Proposal.
3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD kegiatan yang
berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran berupa paper jika ada.
4. Untuk jurusan LPJ dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan)
5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ ASLI (tidak
fotokopian) ditambah 1 rangkap
-
Halaman 39
BAB IX
DATA PENGURUS
9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013
No NAMA JURUSAN NIM JABATAN CP
1 Taufik Aulia Rahmat Teknik Sistem Komputer 21120110110017 Ketua BEM-FT 085788885739
2 Heri Gusfarienza Teknik Geodesi 21110110120031 Wakil Ketua BEM-FT 085265802619
3 Adenira Hargianintya Teknik Lingkungan 21080110141011 Sekretaris Eksternal 085694520258
4 Riang Anggraini Teknik Kimia 21030111130056 Sekretaris Internal 085641624999
5 Isti Q.K. Dewi Teknik Sistem Komputer 21120110120048 Bendahara Eksternal 085726162789
6 Risty Khoirunisa Teknik Geodesi 21110111190088 Bendahara Internal 087731471294
7 Eka Adhitya HP Teknik Planologi 21040110130065 Litbang NIC 08786055893
8 Indra Laksana Teknik Geodesi 21110110141009 Ketua Departemen NIC 087853546801
9 Ahmad Tamlikha Teknik Lingkungan 21080110141019 Litbang Ristek 085710767018
10 Akbar Satio Putra Teknik Planologi 21040110110037 Ketua Departemen Ristek 085226279299
11 Ebtian Apriantoro Teknik Elektro 21060110130069 Litbang PSDM 085640706915
12 Wijaya Wahyudi A. Teknik Sistem Komputer 21120110110059 Ketua Departemen PSDM 081918020207
13 M. Dwi Khoirun A. D3-Teknik Kimia 21030110060007 Litbang KP 085640263786
14 M. Anshori Teknik Industri 21070110130079 Ketua Departemen KP 085640321351
15 Ismail Aulia Rahman Teknik Lingkungan 21080110141005 Litbang Sosial 08995783861
16 Daniel Sahala PP. Teknik Perkapalan 21090110120022 Ketua Departemen Sosial 085366053633
17 Widyastuti Kusuma Teknik Lingkungan 21080110130067 Litbang Ekobis 085740749723
18 Dwiky Puji Widitomo Teknik Industri 21070110130034 Ketua Departemen Ekobis 085641009151
19 Zulfikar Teknik Lingkungan 21080110141009 Litbang PORA 08157966591
20 M. Salahuddin Teknik Geodesi 21110110141039 Ketua Departemen PORA 085751046019
-
Halaman 40
9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013
No Lembaga Nama Jurusan NIM CP
1 SMFT Nur Novilina A. T. Lingkungan10 21080110130047 085718533188
2 BEM FT Taufik Aulia Rahmat T. Siskom 10 21120110110017 085788885739
3 Biro FST Arliandy P.Arbad T. Geodesi 11 21110110120058 081977251879
4 Biro PSMT Ahmad Fauzi S. T. Elektro10 21060110141032 085656229022
5 Biro FSMM Wahid Hasyim T.Kimia10 21030110141135 085786973169
6 Biro PMK Dedas Agusta T.Mesin10 21050110141008 08568176003
7 Biro PRMK Christopher Khrisna K. T.Sipil11 21010111130187 085643556061
8 Biro FKMI Dinario Reza P. D3 T.Sipil11 21010111060053 08563500930
9 HM T. Sipil Moh. Nur Soleh T. Sipil 10 21010110160047 085640248-60
10 HM T. Arsitektur Fary Nur Faizal T. Arsitektur 10 21020110120060 08979094347
11 HM T. Kimia Gita Permana Putra T. Kimia 10 21030110130094 085652112260
12 HM T. PWK Isnu Putra Pratama T. PWK 11 21040111130062 085727752143
13 HM T. Mesin Ryan Fitriawan T. Mesin 10 21050110141052 085647713244
14 HM T. Elektro Oding T. Elektro 11 21060111120002 085719884627
15 HM T. Perkapalan Zaenal Abidini T. Perkapalan 11 21090111130019 085659707377
16 HM T. Industri Rifki Muhammad T. Industri 10 21070110120019 085641005346
17 HM T. Lingkungan Mahfud Afandi T. Lingkungan 11 21080111130062 08567559782
18 HM T. Geologi M.Arman Fadillah T. Geologi 10 21100110120005 08988314877
19 HM T. Geodesi Haryo Daruwedho T. Geodesi 11 21110111140072 085227864757
20 HM T. Siskom Panji Prasetya T. Siskom 10 21120110110035 085726830201
21 HM D3 T. Sipil Achmad Danang Setiadi D3 T. Sipil 11 21010111060001 085799946238
22 HM D3 T. Arsitektur Sandy Marufinanto D3 T. Arsitektur 11 21020111060047 085642221182
23 HM D3 T. Kimia Irfan Zamzami D3 T. Kimia 11 21030111060116 08568138474
24 HM D3 T. Mesin Gaza Dayant Pratama D3 T. Mesin 11 21050111060071 085740277227
25 HM D3 T. Elektro Muhammad Fahdillah F. D3 T. Elektro 11 21060111083008 085712401985
26 HM D3 T. Perkapalan Yahya Al Abror D3 T. Perkapalan 11 21090111060003 085747121998
-
Halaman 41
9.3 Data Pimpinan Universitas Diponegoro 2013
No Jabatan Nama NIP
1 Rektor Undip Prof. Sudharto Prawoto Hadi , MES, PhD 195403091980031003
2 Pembantu Rektor I Prof. Dr. dr. Hertanto Wahyu Subagio, MS. SpGK 194022011980011001
3 Pembantu Rektor II Dr. Mochamad Chabachib, M.Si, Akt 195411201980031002
4 Pembantu Rektor III Drs. Warsito, SU 195402021981031014
5 Pembantu Rektor IV Prof. Dr. Sultana MH Faradz,PhD 195202021979012001
6 Dekan FT Ir. Bambang Pudjianto, MT 195212051985031001
7 Pembantu Dekan I Dr. rer. nat. Imam Buchori, ST 197011231995121001
8 Pembantu Dekan II Ir. Mochamad Agung Wibowo, MM, M.Sc, PhD 196702081994031005
9 Pembantu Dekan III Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD 19551231983031014
10 Pembantu Dekan IV Dr. Dipl. Ing Ir. Berkah Fajar TK 195907221987031003
11 Ketua S1 T. Sipil Ir. Sumbogo Pranoto, MT 195806041986021001
12 Ketua S1 T. Arsitektur Edward Endrianto Pandelaki,ST,MT,PhD 197402231997021001
13 Ketua S1 T. Kimia Dr. Ir Budiyono, M.Si 199602201991021001
14 Ketua S1 T. PWK Dr. Ing Asnawi, ST 197107241997021001
15 Ketua S1 T. Mesin Dr. Sulardjaka, ST, MT 197104201998021001
16 Ketua S1 T. Elektro Ir. Agung Warsito, DHET 195806171987031002
17 Ketua S1 T. Industri Ir. Bambang Purwanggono S, M.Eng 195704221986031001
18 Ketua S1 T. Lingkungan Ir. Syafrudin, CES, MT 195811071988031001
19 Ketua S1 T. Perkapalan Eko Sasmito Hadi, ST, MT 197310172000121001
20 Ketua S1 T. Geologi Ir. Hadi Nugroho Dipl, Egs, MT 196310281993031002
21 Ketua S1 T. Geodesi Ir. Bambang Sudarsono, MS 195709131986031001
22 Ketua S1 T. Siskom Dr. Ir. Hermawan, DEA 196002231986021001
23 Ketua Program D3 Ir. Zainal Abidin, MS 195209161982031004
24 Ketua D3 T. Sipil Budi Dharmo, ST 195612091986031002
25 Ketua D3 T. Desain
Arsitektur Ir. Budi Sudarwanto, M.Si 196408041991021002
26 Ketua D3 T. Kimia Ir. Edy Supriyo, MT 195904281987031003
27 Ketua D3 T. PWK Samsul Maarif, SP, MT 196002171987032001
28 Ketua D3 T. Mesin Ir. Sutomo, M.Si 195203211987031001
29 Ketua D3 T. Elektro Yuniarto, ST, MT 197106151998021001
-
Halaman 42
30 Ketua D3 T. Perkapalan Solichin Djazuli Said, AT, MSi 195609121983031002
31 Kabag Tata Usaha Dra. Sukasmi 196411301986032005
32 Kasubbag Pendidikan Heppy Haryanto, ST 197601022000031001
33 Kasubbag Kepegawaian &
Keuangan Widiani Rahajeng, S.H. 195804221981032001
34 Kasubbag Umum &
Pengelolaan Aset Fajar Purwantoto, SAP 197301211995121001
35 Kasubbag Kemahasiswaan Sudjiati, S.H 195908021985032001
-
Halaman 43
BAB X
CONTOH-CONTOH SURAT
10.1 Surat Keputusan
LEMBAR KETETAPAN SIDANG
RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Nomor: 01.1/SK/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013
Tentang :
Pedoman Pelaksanaan Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik
Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro
2013
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik
Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro
2013
Menimbang : Demi cita-cita luhur mahasiswa dan demi tercapainya keselarasan
dalam kelembagaan Mahasiswa Teknik Fakultas Teknik UNDIP
maka perlu dibuat aturan-aturan yang mengatur dan mengikat
semua lembaga mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP.
-
Halaman 44
Mengingat : 1. Keputusan Mendikbud No.155/U/1998 tentang Pedoman
Umum Organisasi Kemahasiswaan.
2. Keputusan Rektor UNDIP No. 280/SK/1998 tentang
Pengelolaan Lembaga Kemahasiswaan.
Memperhatikan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa
Universitas Diponegoro Semarang.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Teknik Keluarga MahasiswaUniversitas Diponegoro
2013
Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 26 Januari 2013
Waktu : 11.05 WIB
Presidium Sidang I
Arifin Budiman
NIM 21050111130053
Presidium Sidang II
Fahmi Akmal Hasani
NIM 21010111130116
Presidium Sidang III
Rr. Kartika Kusuma W
NIM 21060111130081
-
Halaman 45
10.2 Surat Undangan
10 Januari 2013
Nomor : 02.16/SU/BEM-FT/I/2013
Lampiran : -
Hal : Undangan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin
di tempat
Bersama surat ini kami bermaksud mengundang Saudara/i untuk dapat hadir
dalam acara Rapat Pimpinan Fakultas Teknik yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal : Kamis, 12 Januari 2013
Waktu : 15.30 WIB s.d. Selesai
Tempat : PKM FT
Agenda : 1. Mekanisme Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013
2. Sharing antar lembaga
3. Silaturrahmi awal kepengurusan
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan
Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM 21080110141011
-
Halaman 46
10.3 Surat Permohonan
20 Januari 2013
Nomor : 03.2/SPm/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013
Lampiran : 1 lembar
Hal : Permohonan Delegasi
Yth. Kepala Departemen NIC BEM FT KM UNDIP 2013
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diselenggarakannya Acara Rapat Kerja dan Musyawarah
Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas
Diponegoro 2013 pada:
Hari, Tanggal : Rabu s.d. Kamis, 25 s.d. 26 Januari 2013
Waktu : 08.00 s.d. selesai
Tempat : Ruang B201 Teknik Arsitektur
dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan pendelegasian sebanyak 2 orang
dari Departemen NIC sebagai panitia.
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kesediaan
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua Panitia
Eka Adhitya HP
NIM 21040110130065
Sekretaris
Riang Anggraini
NIM 21030111130056
Mengetahui,
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
-
Halaman 47
DELEGASI KEPANITIAAN RAKER-MUSKER
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Sehubungan dengan diadakannya Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan
Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas
Diponegoro 2013, maka Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP
menugaskan nama yang tersebut dibawah ini :
NO NAMA NIM
1.
2.
Untuk menjadi panitia Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013.
Semarang, Januari 2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
-
Halaman 48
2 Februari 2013
No : 03.02/SPm/BEM-FT/II/2011
Lampiran : 1 Bendel Proposal
Hal : Permohonan Dana
Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa
Tengah pada:
Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari
Tempat : Universitas Negeri Solo
maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana delegasi sebesar Rp 1.000.000,00
untuk pembiayaan pendelegasian pada kegiatan tersebut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan
dari Bapak, kami sampaikan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM 21080110141011
Menyetujui,
Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
NIP 19551123 198303 1 014
-
Halaman 49
22 September 2011
No : 03.04/SPm/BBM/EKOBIS/BEM-FT/XI/2011
Lampiran : 1 Bendel Proposal
Hal : Permohonan SK Rektor
Yth. Rektor Universitas Diponegoro
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional
Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada:
Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011
Waktu : 08.00 s.d. selesai
Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro
maka kami selaku panitia dengan ini mengajukan permohonan SK Rektor untuk dapat
terlaksananya Kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa
Brilliant Business and Motivation.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan
Bapak, kami sampaikan terima kasih.
PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH
SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2011
Ketua Panitia
Dennisya Agung Prambudi
NIM 21030110141017
Sekretaris
Rahmahani Setiawati
NIM 21060110083012
Mengetahui,
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Luckman Ismail
NIM L2A008083
Kepala Departemen EKOBIS
BEM FT KM UNDIP
Muhammad Sigit Samseno
NIM L2C008072
Menyetujui,
Pembantu Rektor III
UniversitasDiponegoro
Drs. Warsito, SU
NIP 19540202 198103 1 014
Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
NIP 19551123 198303 1 014
-
Halaman 50
10.4 Surat Pemberitahuan
21 Januari 2013
No. : 04.5/SPb/BEM-FT/I/2013
Lampiran : 3 Lembar
Hal : Pemberitahuan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diselenggarakannya Open Recruitment BEM FT KM
UNDIP 2013 yang dilaksanakan pada tanggal 14 s.d. 15 Januari 2013 dan 18 s.d. 20
Januari 2013 maka dengan ini kami bermaksud memberitahukan bahwa mahasiswa
berikut ini (terlampir) dinyatakan diterima sebagai anggota baru BEM FT KM UNDIP
2013.
Demikian pemberituhuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM L2H 009 004
-
Halaman 51
10.5 Surat Peminjaman
3 Agustus 2011
No : 05.01/SPp/BBM/EKOBIS/BEM-FT/VII/2011
Lampiran :
Hal : Peminjaman Tempat
Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional
Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada:
Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011
Waktu : 08.00 s.d. selesai
Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro
maka dengan ini kami mengajukan permohonan peminjaman Gedung Prof. Soedarto,
SH untuk pelaksaan kegiatan tersebut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan
Bapak, kami sampaikan terima kasih.
PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH
SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2011
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Luckman Ismail
NIM L2A008083
Ketua Panitia
Dennisya Agung Prambudi
NIM 21030110141017
Menyetujui,
Pembantu Rektor III
UniversitasDiponegoro
Drs. Warsito, SU
NIP 19540202 198103 1 014
Pembantu Dekan III
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
NIP 19551123 198303 1 014
Tembusan:
1. Kabag Tarkum
2. Kasubbag Rumah Tangga
-
Halaman 52
10.6 Surat Pernyataan
SURAT PERNYATAAN
No. 06.1/SPn/BEM-FT/III/2013
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa
Universitas Diponegoro dengan ini menyatakan bahwa:
Nama : Rezki Ahmaliansyah
NIM : L2F009004
Jurusan : Teknik Elektro
merupakan mahasiswa yang aktif organisasi dalam kepengurusan Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013
sebagai Tim Penelitian dan Pengembangan Departemen Ekonomi dan Bisnis.
Demikian surat pernyataan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 2 Maret 2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
-
Halaman 53
10.7 Surat Mandat
SURAT MANDAT
No. 07.1/SM/BEM-FT/II/2013
Sehubungan dengan adanya Kuliah Kerja Lapangan pada tanggal 5 s.d. 10 Maret
2013 yang akan dilaksanakan oleh:
Nama : Taufik Aulia Rahmat
NIM : 21120110110017
Jabatan : Ketua BEM FT KM UNDIP
maka dengan ini memberikan mandat kepada:
Nama : Heri Gusfarienza
NIM : 21110110120031
Jabatan : Wakil Ketua BEM FT KM UNDIP
untuk menggantikan dan melaksanakan tugas ketua selama waktu tersebut di atas.
Demikian mandat ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 3 Februari 2013
Pemberi Mandat
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Penerima Mandat
Heri Gusfarienza
NIM 21110110120031
-
Halaman 54
10.8 Surat Tugas
2 Februari 2013
Nomor : 08.1/ST/BEM-FT/II/2013
Lampiran : -
Hal : Surat Tugas
Yth. Kepala Departemen PSDM BEM FT KM UNDIP
di tempat
Dengan hormat
Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa
Tengah pada:
Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari
Tempat : Universitas Negeri Solo
maka kami mengharapkan nama-nama tersebut di bawah ini:
1. Ismail Aulia Rahma
2. Daniel Sahala
sebagai delegasi dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa
Universitas Diponegoro dan diharapkan dapat mengikuti acara dengan sebaik-baiknya.
Demikian surat tugas ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami
ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM 21080110141011
-
Halaman 55
10.9 Surat Keterangam
SURAT KETERANGAN
No. 09.8/SKet/BEM-FT/I/2013
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa
Universitas Diponegoro 2013 menerangkan bahwa:
Nama : Welly Riza Fauzi
NIM : 21100110141040
Jurusan : Teknik Geologi
merupakan mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan Latihan Ketrampilan Manajemen
Mahasiswa (LKMM) Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Periode 2012
Demikian surat keterangan ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 17 Januari 2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
-
Halaman 56
10.10 Surat Rekomendasi
10 Januari 2013
Nomor : 10.1/SR/BEM-FT /I/2013
Lampiran : -
Hal : Rekomendasi
Yth. Panitia Indonesian Young Changemaker Summit
di tempat
Dengan ini menyatakan bahwa nama yang tercantum dibawah ini:
Nama : Mohamat Ansori
NIM : 21070110130079
Jurusan : Teknik Industri
merupakan Kepala Departemen Kebijakan Publik Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas
Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 yang mempunyai
prestasi cukup baik. Untuk itu kami merekomendasikan nama tersebut di atas sebagai
peserta Indonesian Young Changemaker Summit.
Demikian surat rekomendasi ini kami buat agar digunakan sebagaimana
mestinya.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
Ketua
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
NIM 21120110110017
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM 21080110141011
-
Halaman 57
10.11 Surat Balasan
6 Maret 2013
No : 11.01/SB/BEM-FT/I/2013
Lampiran :
Hal : Balasan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Geologi
di tempat
Menanggapi surat Saudara dengan nomer 06.1/SPn/HMTG/I/2013 tentang
penangguhan keanggotaan bagi mahasiswa angkatan 2013 yang terdaftar sebagai
anggota BEM FT KM UNDIP 2013 dengan nama Zulfikar maka dengan ini dinyatakan
ditangguhkan.
Demikian pernyataan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP
Wakil Ketua
Heri Gusfarienza
NIM 21110110120031
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
Adenira H.
NIM 21080110141011
-
Halaman 58