SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013 · BEM Kema FEB Unpad 2013 Sulthonul Aulia NPM 120210100133 ......
Transcript of SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013 · BEM Kema FEB Unpad 2013 Sulthonul Aulia NPM 120210100133 ......
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
1. Panduan Surat Menyurat BMT ISEG
Jenis – Jenis Surat :
a. Surat dari pihak BMT ISEG (Surat Keluar)
- Surat keluar dari BMT ISEG
- Surat keluar dari divisi BMT ISEG meliputi proker divisi
b. Surat yang ditujukan kepada BMT ISEG/divisi BMT ISEG (Surat Masuk)
Ketentuan Surat Menyurat
a. Surat dari pihak BMT ISEG harus meliputi beberapa hal sebagai berikut :
- Memakai kop surat BMT ISEG yang telah disediakan oleh sekretaris dalam bentuk
softcopy.
- Pembuatan surat dilakukan oleh divisi yang berkepentingan kecuali untuk surat-surat yang
sifatnya umum (tidak dibawah divisi manapun), seperti surat-surat yang dikeluarkan oleh
direktur BMT ISEG langsung dibuat oleh sekretaris.
- Sebelum pembuatan surat divisi, harus berkoordinasi dengan sekretaris dalam penomoran
surat.
- Format surat diperlihatkan terlebih dahulu kepada sekretaris sebelum dikeluarkan.
- Surat yang dikeluarkan wajib diarsipkan dalam bentuk softcopy dan hardcopy (yang telah
dilegalisasi) oleh divisi yang bersangkutan dan kemudian diberikan kepada sekretaris.
b. Surat yang ditujukan kepada BMT ISEG/divisi BMT ISEG
- Wajib dicatat dalam daftar surat masuk BMT ISEG.
- Setiap pengurus diharapkan membantu untuk menyerahkan surat masuk kepada
sekretaris bila suatu waktu menerima surat masuk.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
c. Kop Surat
Format kop surat BMT ISEG diperoleh dalam bentuk softcopy melalui sekretaris dalam format
sebagai berikut :
Baitul Maal wat Tamwil
Islamic Studies of Economics Group (BMT ISEG)
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran Ruang Kegiatan Mahasiswa Jalan Dipati Ukur 35 Bandung 40132
Website : iseg-s1.fe.unpad.ac.id Email : [email protected]
d. Ketentuan Nomor Surat
- Ketentuan nomor surat keluar dari divisi BMT ISEG
XXX/AB/CD/BMT ISEG/Bulan dalam Angka Romawi/Tahun Surat
Keterangan :
XXX : Nomor Surat, terdiri dari tiga digit
AB : Singkatan nama divisi
Maal : MAAL
Tamwil : TML
Pengembangan Sumber Daya Insani : PSDI
CD : Singkatan nama kegiatan
Contoh : 001/MAAL/YES/BMT ISEG/VIII/2013
MAAL = Divisi Maal
YES = Young Enterpreneurship Sharia
VIII = Bulan Agustus
2013 =Tahun 2013
- Ketentuan nomor surat keluar dari BMT ISEG
Nomor Urut Surat/BMT ISEG/Bulan dalam Angka Romawi/Tahun Surat
Contoh : 001/BMT ISEG/II/2013
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Penomoran surat dilakukan berurutan, sesuai dengan keluarnya surat tersebut. Dan bagi
divisi yang akan mengeluarkan surat, wajib menanyakan nomor surat kepada sekretaris.
2. Standar Pembuatan proposal :
a. Jenis program kerja diklasifikasikan ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental.
Program kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi secara terus-menerus atau rutin (lebih
dari sekali dalam satu periode kepengurusan).
Proyek kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi tidak secara terus-menerus.
Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan divisi secara mendadak dikarenakan
permintaan/pengajuan pihak eksternal FEB Unpad dan urgensi kepentingan.
b. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam bentuk
template proposal kegiatan, sedangkan untuk proposal kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur
dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap divisi akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif.
Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman
berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap
sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal dijilid mika bening
untuk cover depan dan cover belakang dengan kertas buffalo/jeruk warna hijau.
Proposal untuk Proyek Kerja/Event
Proposal harus serahkan untuk disetujui oleh Direktur paling lambat enam puluh (60) hari
sebelum hari pelaksanaan event. Jika tidak dapat memenuhi ketentuan-ketentuan yang tertera
dalam SOP dikenakan sanksi yaitu denda Rp5.000,- per hari terhitung keterlambatan
(seminggu sebelum jatuh tempo akan difollow up oleh Sekretaris). Kemudian persiapan
pelaksanaan event akan dievaluasi pada H-14 pelaksanaan event. Dari evaluasi tersebut,
akan diberikan rekomendasi apakah event tersebut:
o Dilaksanakan sesuai rencana awal.
o Pelaksanaannya ditunda.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
o Dibatalkan.
Proposal untuk Program Kerja
Proposal program harus diserahkan untuk disetujui oleh Direktur paling lambat empat belas
(14) hari sebelum hari pelaksanaan program. Jika tidak dapat memenuhi ketentuan-ketentuan
dikenakan sanksi yaitu denda Rp5.000,- per hari terhitung keterlambatan (tiga hari sebelum
jatuh tempo akan difollow up oleh Sekretaris). Kemudian pelaksanaan program akan
dievaluasi pada H-7 pelaksanaan program tersebut. Dari evaluasi ini akan diberikan
rekomendasi apakah program tersebut:
Dilaksanakan sesuai rencana awal.
Pelaksanaannya ditunda.
Dibatalkan
c. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Dekanat FEB Unpad wajib di upload ke web ISEG
FEB Unpad, yang link upload proposal tersebut akan dicantumkan di SPIKK yang
dilampirkan bersama proposal yang akan diajukan. Divisi harap langsung berkoordinasi
dengan Divisi MEDIS ISEG (atau meng-upload sendiri oleh divisi bersangkutan jika sudah
menerima pelatihan dari divisi Medis ISEG dan sudah mndapat nama serta password akun
web divisi). Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu Dekan III FEB Unpad
sebelumnya harus mendapat pengesahan berupa paraf dari staf Pembantu Dekan III FEB
Unpad yang berada di SBK (bertempatkan di Lt. III Gedung 4 Fakultas Hukum).
Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Direktur BMT ISEG 2013 diserahkan melalui
Sekretaris dalam bentuk softcopy (dikirim ke email sekretaris) untuk kemudian diperiksa dan
dilegalisasi ke Direktur BMT ISEG 2013. Pada saat mengirimkan proposal kegiatan yang
hendak diperiksa, harap hubungi sekretaris terlebih dahulu.
Isi proposal program kerja kegiatan pada umumnya terdapat poin –poin sbb:
Cover
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Latar Belakang
Maksud dan Tujuan
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Bentuk Kegiatan
Waktu dan Tempat
Sasaran Peserta
Parameter Keberhasilan
o Kuantitatif
o Kualitatif
Susunan Acara
Susunan Kepanitiaan
Anggaran (Rencana Pengeluaran dan Rencana Pemasukan)
Penutup (berupa paragraf) + lembar pengesahan
Kontraprestasi (untuk penawaran kerjasama atau sponsorship)
Catatan: Lembar pengesahan tidak boleh terpisah dari penutup harus satu halaman
Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya oleh
masing-masing divisi.
Panitia maupun divisi “TIDAK DIPERBOLEHKAN” menggunakan tanda tangan palsu (scan,
photocopy, dsb.) Direktur BMT ISEG 2013 sebelum mendapat persetujuan Sekretaris dan
Direktur BMT ISEG 2013.
Untuk pengesahan selanjutnya ke presiden ISEG, Presiden BEM, dan PD III dilakukan oleh
penanggungjawab divisi/sekretaris kepanitiaan.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Pengesahan untuk Proposal Kegiatan
Menyetujui,
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Ketua Pelaksana
nama acara
Nama Lengkap
NPM ………….
Menyetujui,
Presiden
BEM Kema FEB Unpad 2013
Sulthonul Aulia
NPM 120210100133
Menyetujui,
Presiden
ISEG FEB Unpad 2013
Rizma Riyandi Rahman
NPM 120310100064
Mengetahui,
Pembantu Dekan III
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran
Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D.
NIP. 19670807 199203 2 003
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
3. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh divisi dimana program kerja
dilaksanakan. Manajer, Sekretaris Divisi dan/atau Sekretaris Kepanitiaan BMT ISEG FEB Unpad 2013
bertanggung jawab atas penyusunan LPJ.
a. Mekanisme
LPJ disusun segera setelah program kerja selesai dilaksanakan
LPJ diserahkan kepada Sekretaris dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim
melalui email ke [email protected] lalu dibuat rangkapnya dalam
bentuk hardcopy sebanyak 2 nyang sudah dilegalisasi untuk diserahkan kepada Dekanat
FEB Unpad.
LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+14 (tidak
termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja.
Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+17)
Khusus untuk LPJ Manajer dan EB BMT ISEG 2013 dikumpulkan setiap akhir periode
kepengurusan (sebelum Musyawarah Besar) dengan waktu yang ditentukan kemudian.
Buat
•Pembuatan Proposal
•Periksa Sekretaris
Revisi
•Revisi
•Periksa Sekretaris
Fiksasi
•OK
•Upload ke Website ISEG
Sah dan Legal
•TTD OCP, Direktur, Cap Sekretaris
•TTD Presiden, Cap GS ISEG
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
b. Format
Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di
kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul
terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo
warna hijau.
LPJ Program Kerja
Pengaturan isi LPJ :
a. Kata Pengantar
b. Latar Belakang Kegiatan
c. Maksud dan Tujuan
d. Nama Kegiatan
e. Waktu dan Tempat Kegiatan
f. Jumlah Peserta yang Hadir (Bandingkan dengan target pada proposal)
g. Laporan Keuangan*
h. Susunan Acara yang Direncanakan
i. Susunan Acara yang Terlaksana
j. Susunan Panitia
k. Laporan masing-masing divisi, yang meliputi :
Hambatan
Evaluasi per divisi
Saran
l. Evaluasi Kegiatan (Keseluruhan)
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
m. Agenda Rapat
Tanggal Pembahasan
n. Daftar masuk dan surat keluar (No. surat, tgl surat, asal dan tujuan surat, perihal)
Nomor Surat Tanggal Surat Tujuan Surat Perihal
o. Penutup
p. Lembar Pengesahan
q. Lampiran (proposal, daftar hadir peserta, foto kegiatan, surat-surat, name tag,
desain poster, spanduk, flyer, dll)
* Laporan Keuangan dibuat rangkap 2 dan satu nya terpisah dari LPJ Kegiatan untuk kemudian diserahkan kepada Accounting Head
LPJ Triwulan
LPJ triwulan ini dibuat oleh masing-masing divisi dan dikumpulkan di sekretaris untuk
diserahkan kepada Direktur BMT ISEG dan kemudian diserahkan lagi kepada BP
ISEG setiap tiga bulan sekali dengan format sebagai berikut :
a. Cover
b. Pendahuluan
c. Program kerja dan aktivitas divisi selama tiga bulan dalam periode kepengurusan
d. Program kerja yang terlaksana (realisasi program kerja) selama jangka waktu tiga
bulan selama periode kepengurusan tersebut
a) Latar Belakang
b) Maksud dan Tujuan
c) Nama Program Kerja
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
d) Waktu dan Tempat
e) Sasaran/Objek Program Kerja
f) Jumlah Peserta
g) Laporan Keuangan
h) Target dan Indikator Keberhasilan Program Kerja
Kuantitatif (jumlah peserta yang mengikuti kegiatan dibandingkan dengan
jumlah peserta yang ditargetkan).
Kualitatif (sejauh mana pelaksanaan kegiatan ini dapat menyentuh visi dan
misi BMT ISEG FEB UNPAD 2013).
i) Kendala yang Dihadapi
j) Saran Kedepan untuk Program Kerja Serupa
e. Evaluasi Manager, Assistant Manager, dan Staff
f. Penutup dan Lembar Pengesahan (tidak boleh terpisah)
g. Lampiran (berita acara rapat divisi)
Contoh : Surat keluar, notulensi rapat, proposal yang berhubungan dengan
program kerja tersebut, dokumentasi, desain sertifikat, poster, flyer, spanduk, dsb.
4. Legalisasi dan pengesahan
Birokrasi Internal dan Eksternal Kampus
No Jenis Surat Tujuan Otorisasi Keterangan
Acara Internal
1 Permohonan Izin Kegiatan PD III PD III
2 Permohonan Dana
PD II
PD III
PR III
POMA FEB
3 Permohonan Peminjaman Alat
Kepala Bagian Umum dan
Perlengkapan FEB
PD III
4 Permohonan Peminjaman Ruangan PD III
Jika ruangan yang
dipakai adalah gedung
atau ruangan dalam
otoritas FEB
5 Pemberitahuan Acara Khusus untuk Hari Kepala Biro Admnistrasi Direktur BMT Lampiran Surat Izin dan
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Libur Umum melalui Kepala
Bagian Tata Usaha dan
Rumah Tangga UNPAD
ISEG Lain Sebagainya
Acara Eksternal
6 Permohonan Izin Kegiatan PR III PD III
7 Permohonan Dana PR III PD III
8 Permohonan Dana POMA UNPAD PR III
9 Permohonan Peminjaman Aula Kepala Biro Administrasi
Umum
PD III
10 Permohonan Peminjaman Alat PD III
Luar Kampus
11 Permohonan Dana
Gubernur Jawa Barat,
Walikota Bandung,
Perusahaan
PD III
12 Permohonan Izin Kunjungan Perusahaan PD III
13 Permohonan Rekomendasi Acara Dekan dan Rektor PD III
Lain/lain
14 Permohonan Vandell Kepala Biro Administrasi
Umum
PD III
15 Permohonan Pemasangan
Spanduk/Baligho PD III
a. Pengesahan surat keluar dari BMT ISEG dilakukan oleh Direktur BMT ISEG FEB UNPAD,
dengan format penandatanganan sebagai berikut:
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
b. Pengesahan surat keluar yang dibuat oleh BMT ISEG untuk kepentingan internal dan
eksternal kampus memiliki format sebagai berikut:
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Presiden
ISEG FEB Unpad 2013
Rizma Riyandi Rahman
NPM 120310100064
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Presiden
BEM Kema FEB Unpad 2013
Sulthonul Aulia
NPM 120210100133
Pembantu Dekan III
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Padjadjaran
Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D.
NIP. 19670807 199203 2 003
c. Pengesahan surat keluar kepanitiaan dari divisi BMT ISEG kepada pihak internal
Unpad seperti surat kepada badan semi otonom, contohnya surat dengan perihal
undangan, menggunakan format sebagai berikut :
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Ketua Pelaksana
nama acara
Nama Lengkap
NPM ………….
Presiden
ISEG FEB Unpad 2013
Rizma Riyandi Rahman
NPM 120310100064
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
d. Pengesahan surat keluar yang dibuat oleh divisi BMT ISEG untuk kepanitiaan
dengan perihal permohonan izin, contohnya izin pemakaian tempat, surat izin
kegiatan, proposal kegiatan, atau surat peminjaman wireless, memiliki format sebagai
berikut :
Menyetujui,
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Ketua Pelaksana
nama acara
Nama Lengkap
NPM ………….
Menyetujui,
Presiden
BEM Kema FEB Unpad 2013
Sulthonul Aulia
NPM 120210100133
Menyetujui,
Presiden
ISEG FEB Unpad 2013
Rizma Riyandi Rahman
NPM 120310100064
Mengetahui,
Pembantu Dekan III
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran
Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D.
NIP. 19670807 199203 2 003
- Apabila Direktur BMT ISEG tidak dapat ditemui atau berhalangan, maka Sekretaris BMT ISEG
dapat melakukan pengesahan dengan format penandatanganan sebagai berikut :
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
a.n. Direktur BMT ISEG FEB Unpad 2013
Sekretaris
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Ilma Arsyfauzi
NPM 120110100065
- Apabila Presiden BEM FEB Unpad tidak dapat ditemui, maka dapat menggunakan tanda
tangan wakil presiden BEM FEB Unpad, dengan format penandatanganan sebagai berikut:
a.n. Presiden BEM Kema FEB Unpad 2013
Wakil Presiden
BEM Kema FEB Unpad 2013
Arya Cahyanto Yacoub
NPM 120310100171
e. Pengesahan LPJ kegiatan memiliki format sebagai berikut :
Manajer …………….
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Nama Lengkap
NPM ……………
Ketua Pelaksana
nama acara
Nama Lengkap
NPM ………….
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
f. Pengesahan LPJ bulanan dan triwulan memiliki format sebagai berikut :
Direktur
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Muhammad Rian Farisi
NPM 120310100100
Manajer …………….
BMT ISEG FEB Unpad 2013
Nama Lengkap
NPM ……………
Revisi Terakhir : Maret 2013
Contact Person : Ilma – 082119960492
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Lampiran
PROPOSAL
(NAMA ACARA)
BAITUL MAAL WAT TAMWIL ISLAMIC STUDIES OF ECONOMICS GROUP
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2013
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(NAMA ACARA)
BAITUL MAAL WAT TAMWIL ISLAMIC STUDIES OF ECONOMICS GROUP
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2013
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TRIWULAN …
(DIVISI .........)
BAITUL MAAL WAT TAMWIL ISLAMIC STUDIES OF ECONOMICS GROUP
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2013
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
A. Reshuffle Pengurus
Reshuffle Pengurus merupakan Wewenang penuh dari Direktur BMT ISEG FEB Unpad atas
persetujuan Badan Permusyawaratan.
Reshuffle dilakukan bila:
Terjadi kemandegan atau inefisiensi yang parah dalam struktur kepengurusan sehingga
menghambat kinerja Pengurus
Mundurnya Pengurus Inti BMT ISEG (Sekretaris, Bendahara) karena alasan-alasan tertentu
yang syar’i.
Rekomendasi kuat dari Divisi PSDI setelah melalui kajian yang mendalam demi perbaikan
atau meningkatkan kinerja pengurus
Faktor-faktor luar biasa yang mungkin terjadi dalam perjalanan kepengurusan BMT ISEG
sehingga dirasa perlu untuk melakukan Reshuffle pengurus
B. Mekanisme Penambahan Staff
Penambahan staff hanya dapat dilakukan apabila :
Diajukan oleh manajer yang bersangkutan dan disetujui oleh direktur dari dan dibuktikan
oleh surat pemohonan penambahan staff kepada Direktur BMT ISEG dan tembusan pada
Manajer PSDI.
Berdasarkan surat rekomendasi kepada Direktur dari hasil evaluasi kinerja pengurus yang
dilakukan oleh Divisi PSDI dan telah dikomunikasikan pada Manajer yang bersangkutan.
(yang disetujui oleh EB).
Penambahan staff dapat berasal dari:
Open recruitment
Rekomendasi dari salah satu pengurus BMT ISEG/ISEG
Hasil pola kaderisasi dari kepanitiaan
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Prosedur penambahan staff
Calon staff yang bersangkutan menjalani pemeriksaan kompetensi pribadi yang dilakukan
oleh Divisi PSDI.
Calon staff magang pada divisi yang bersangkutan selama satu bulan.
Berdasarkan evaluasi kinerja bulan berikutnya baru dikeluarkan surat rekomendasi
pengangkatan kepada direktur (tembusan pada manager yang bersangkutan).
Penambahan staff dilakukan setelah keluarnya Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh
direktur.
C. Mekanisme Pemberhentian Staff
Pemberhatian staff merupakan Wewenang penuh dari direktur BMT ISEG atas persetujuan Badan
Permusyawaratan.
Pemberhentian dilakukan bila:
Terjadi kemandegan atau inefisiensi yang parah dalam struktur pengurus sehingga
menghambat kinerja pengurus yang melibatkan staff yang bersangkutan
Rekomendasi kuat dari Divisi PSDI setelah melalui kajian yang mendalam demi perbaikan
atau meningkatkan kinerja pengurus
Mekanisme pemberhentian dapat dilakukan bila memenuhi prosedur sebagai berikut :
Surat Peringatan yang dikeluarkan oleh direktur pada staff yang tidak aktif dalam
kepengurusan dalam jangka waktu selama dua bulan tanpa ada alasan yang jelas
(sakit, atau urusan kuliah seperti Kuliah Kerja Nyata, PKL atau tugas belajar yang lain)
Surat Peringatan ini dibuat berdasarkan Surat Rekomendasi Peringatan Pemberhentian
dari manager PSDI. Setelah diadakan evaluasi yang mendalam. (dibuktikan dengan hasil
evaluasi kinerja pengurus, daftar presensi rapat dari departemen yang bersangkutan dan
laporan evaluasi kinerja personal). Dan disetujui oleh EB bila staff yang bersangkutan
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
tidak mengindahkan surat peringatan tersebut, dalam jangka waktu 1 bulan, maka
dikeluarkan Surat Pemberhentian secara resmi dari pengurus BMT ISEG.
Pemberhentian dilakukan setelah dikeluarkannya Surat Keputusan oleh direktur (tembusan
pada EB dan Manajer yang bersangkutan)
D. Mekanisme Pengunduran Diri Staff
Pengunduran diri adalah hak setiap pengurus BMT ISEG.
Pemberhentian dilakukan bila adanya alasan pribadi dari pengurus yang bersangkutan, misalnya
lulus, sakit sehingga tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik atau alasan syar’i yang lain.
Mekanisme pengunduran diri, melalui prosedur sebagai berikut :
Untuk staff, mengajukan surat pengunduran diri beserta alasannya pada Manajer yang
bersangkutan (Tembusan pada Direktur, dan EB yang lainnya). Kemudian manajer PSDI
mengajukan surat keterangan pengunduran diri staff pada Direktur BMT ISEG 2013.
Untuk level manajer dan asmen, pihak yang bersangkutan mengajukan surat pengunduran
diri beserta alasannya pada direktur. (Tembusan pada EB).
Pengunduran diri disetujui setelah direktur mengeluarkan Surat Keputusan.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Waktu Aktifitas
Aktivitas ISEG dilaksanakan maksimal sampai pukul 17.45 WIB.
Waktu ini dapat diperpanjang jika dan hanya jika ada kegiatan yang penting yang tidak
dapat ditinggalkan. (acara H-1, harus didampingi EB).
Media sosial yang membawa nama ISEG tidak boleh beroperasi di atas pukul 21.00 WIB.
Perpanjangan waktu aktivitas ISEG harus dengan persetujuan dari Presiden.
SOP Rapat
a. Agenda harus jelas.
b. Waktu dan tempat harus sudah pasti (sudah ditentukan sebelumnya).
c. Mengisi absensi.
d. Mematuhi tata cara rapat, yaitu:
Datang tepat waktu.
Izin bila terlambat kepada yang berwenang maksimal satu jam sebelum rapat dimulai.
Menyampaikan alasan bila tidak dapat hadir (sakit, orang tua terkena musibah, kuliah,
dan mengajar) maksimal H-1 jam sebelum rapat kecuali jika rapat dadakan.
Mengisi Minutes Meeting (notulensi).
Terdiri dari pemimpin rapat, notulis, dan peserta.
Pembukaan : Basmalah, Tilawah dan Tausyiah.
Penutupan : Hamdalah, Istighfar dan Doa Penutup Majelis
Lay out : Duduk ikhwan dan akhwat terpisah 1-1,5 meter. Tidak bercampur
baur dan tidak membentuk lingkaran. Posisi duduk menyesuaikan dengan tempat.
Notulensi rapat rutin diserahkan dalam bentuk softcopy ke email
[email protected] sedangkan jika notulensi rapat acara
diarsipkan untuk disertakan dalam LPJ.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Pemimpin Rapat
Pemimpin rapat ikhwan posisinya condong ke arah ikhwan, begitupun sebaliknya jika
pemimpinnya akhwat posisi condong ke arah akhwat.
Ikhwan Akhwat
Gambaran layout
FORMAT SUSUNAN KEPANITIAAN
Pelindung : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD
Dr. Nury Effendi S.E., M.A.
Pembimbing : Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNPAD
Popy Rufaidah.,S.E., M.B.A., Ph. D
Penanggung Jawab : Presiden BEM Kema Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNPAD
Sulthonul Aulia
Presiden ISEG Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD
Rizma Riyandi Rahman
Steering Committee : ------
Ketua Pelaksana : ------
Sekretaris : ------
Bendahara : ------
Kordinator Bidang Acara : ------
Kordinator Bidang Logistik : ------
Kordinator Bidang Pubdok : ------
Kordinator Bidang Perizinan : ------
*Penambahan bidang kepanitiaan
disesuaikan dengan kebutuhan
: ------
Marketing
1. Hal-hal yang harus disiapkan :
Proposal khusus (otorisasi PD III)
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Surat pengantar proposal
Surat tugas
Surat tanda terima proposal
2. Follow up. Untuk mengetahui kepastian kerjasama, maka panitia harus terus mem-follow up
kemajuan proposal yang diajukan ke perusahaan atau instansi.
3. Meminta nama dan nomor Contact Person yang bersangkutan* dan diberikan pula nomor serta
nama contact person dari pihak ISEG.
*Nama dan contact person tersebut harap segera diserahkan kepada divisi Networking untuk
dimasukkan ke dalam database.
Publikasi
Menggunakan logo ISEG, FoSSEI, Unpad dan tag line ISEG di setiap media publikasi kegiatan
internal ISEG.
SOP Kepanitiaan & Organisasi
Organisasi
Setiap individu dalam ISEG 2013 (kecuali presiden, secretary, treasury, director,
manager) hanya boleh memiliki satu organisasi lain diluar ISEG.
Setiap individu ISEG 2013 wajib mengikuti Kajian Akademik Ekonomi Islam.
Setiap individu ISEG 2013 wajib mengikuti mentoring.
Setiap individu ISEG 2013 tidak berpacaran dalam satu kepengurusan ISEG 2013.
Baju dinas dipakai setiap hari Jumat.
Sekretariat BMT ISEG UNPAD: Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) | Kampus Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Padjadjaran | Jalan Dipati Ukur 35, Bandung 40132
SOP Kesekretariatan BMT ISEG 2013
Kepanitiaan
Presiden dan jajaran EB ISEG tidak diperkenankan untuk mengikuti kepanitiaan
apapun di luar ISEG.
Bagi manajer dan Asisten manajer Kepanitiaan yang dijalankan di luar ISEG 2013
hanya boleh tiga kepanitiaan dalam satu tahun, kecuali untuk organisasi yang
diikutinya di luar ISEG 2013 & kepanitiaan yang sifatnya wajib (misalnya PKPM,
LKKM, ataupun kepanitiaan kaderisasi lainnya ).
Staff diperbolehkan untuk mengikuti maksimal lima kepanitiaan yang dijalankan di luar
ISEG 2013 dalam satu tahun, kecuali untuk organisasi yang diikutinya di luar ISEG
2013 & kepanitiaan yang sifatnya wajib (misalnya PKPM, LKKM, ataupun kepanitiaan
kaderisasi lainnya
Sanksi
Sanksi diberikan kepada tiap individu yang melanggar SOP ini, dengan aturan :
- 1x melanggar : diberikannya teguran
- 2x melanggar : diberikannya teguran
- 3x melanggar : diberikannya Surat Peringatan I
- 4x melanggar : diberikannya Surat Peringatan II
- 5x melanggar : diberikannya Surat Peringatan III
DIMANAPUN KAPANPUN BERADA JANGANLAH MENGHILANGKAN IDENTITAS ISEG DENGAN
‘SEMUT’NYA, BMT DENGAN ‘ISTIMEWA’NYA. TETAPLAH JAGA AKHLAK DAN SIKAP KITA.
TETAP ISTIQOMAH KAWAN, SEMOGA DIMUDAHKAN. AAMIIN.