STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Lampiran SK No. 027/SK/INT/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

PENDIDIKAN KHUSUS

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

PERIODE 2014-2015

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. i

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

A. PENGANTAR ............................................................................................................ 1

B. PENGERTIAN ........................................................................................................... 1

C. FUNGSI ...................................................................................................................... 1

D. TUJUAN ..................................................................................................................... 2

E. RUANG LINGKUP .................................................................................................... 2

BAB II ADMINISTRASI ....................................................................................................... 3

A. URAIAN TENTANG SEKRETARIS UMUM, KESEKRETARIATAN, DAN

SEKRETARIS BIDANG DALAM HAL KESEKRETARIATAN ........................... 3

B. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN KESEKRETARIATAN.................... 5

C. KELENGKAPAN SURAT MENYURAT ................................................................. 5

D. PENGELOLAAN SURAT ......................................................................................... 7

E. AGENDA KETUA UMUM ..................................................................................... 19

F. FORMAT PEMBUKUAN PENERIMAAN LAPORAN

PENANGGUNGJAWABAN ................................................................................... 19

G. ADMINISTRASI TIAP BIDANG ........................................................................... 19

H. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HMJ PKh FIP UPI .. 22

I. ADMINISTRASI RAPAT FORMAT BERKAS KHUSUS .................................... 23

BAB III MEKANISME KERJA ORGANISASI ................................................................ 25

A. PENGANTAR .......................................................................................................... 25

B. MACAM RAPAT ..................................................................................................... 25

C. BERITA ACARA RAPAT ....................................................................................... 27

D. MEKANISME KERJA ORGANISASI .................................................................... 30

BAB IV SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN............................................................. 31

A. PENGANTAR .......................................................................................................... 31

B. PEMBAHASAN ....................................................................................................... 31

Lampiran .................................................................................................................................. ii

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. PENGANTAR

Setiap organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan

visi dan misi yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan suatu

landasan yang kokoh demi terbangunnya sistem keorganisasian yang mantap dan solid

yang merupakan dasar-dasar organisasi yang bersifat fundamental dan berkualitas.

Landasan ini dibuat dalam bentuk standar-standar baku tentang pelaksanaan

kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI. Oleh karena itu seluruh pengurus

dituntut untuk memahami dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Petunjuk

pelaksanaan ini agar seluruh kegiatan dapat diorganisir secara rapi dan baik sehingga

tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

B. PENGERTIAN

Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI merupakan

pedoman yang berisi deskripsi umum tentang prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan

keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap

bidang.

C. FUNGSI

Adapun fungsi dari petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh

FIP UPI, yaitu:

1. Memberikan deskripsi umum dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan

(perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi).

2. Memberikan standarisasi dalam pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi umum

HMJ PKh FIP UPI.

3. Sebagai mekanisme kontrol dan pengembangan organisasi melalui dokumentasi

semua kegiatan HMJ PKh FIP UPI.

2

D. TUJUAN

Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI disusun

dengan tujuan seluruh kegiatan keorganisasian dapat berjalan secara terorganisir dengan

rapi dan tertib sehingga terbentuk suatu profesionalisme kinerja pengurus HMJ PKh FIP

UPI.

E. RUANG LINGKUP

Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI ini disusun

dengan sistematika sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab II Administrasi

Bab III Sistem Koordinasi dan Mekanisme Kerja Organisasi

Bab IV Sistem Kinerja Panitia Kegiatan

3

BAB II

ADMINISTRASI

Dalam hal administrasi tidak akan terlepas dari kesekretariatan, seperti pada umumnya

kesekretariatan selalu berhubungan dengan sekretaris umum, kesekretariatan, dan sekretaris

bidang. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung

program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi

merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah

organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan

admninistratif semakin diperlukan.

Semakin rapi dalam hal administrasi semakin terlihat bahwa suatu organisasi tersebut

teliti dan bagus dalam suatu perencanaan. Kegiatan administrasi menggambarkan

keprofesionalan dalam organisasi. Semakin rapinya administrasi yang terstruktur dan

kearsipan yang rapi akan membuktikan bahwa organisasi tersebut bagus. Namun semakin

banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat

menurunkan kinerja organisasi.

A. URAIAN TENTANG SEKRETARIS UMUM, KESEKRETARIATAN, DAN

SEKRETARIS BIDANG DALAM HAL KESEKRETARIATAN

1. Sekretaris Umum

Dalam melaksanakan tugas sebagai Sekretaris Umum, Sekretaris Umum HMJ

PKh FIP UPI mengacu pada Struktur dan Mekanisme Kerja Organisasi HMJ PKh FIP

UPI tahun 2014 Bab II mengenai Tugas dan Wewenang yang tercantum pada pasal 4

Sekretaris Umum, yaitu:

a. Mengkoordinasikan setiap pengurus.

b. Mengkoordinasikan penyelenggaraan administrasi kesekretariatan.

c. Menggantikan tugas ketua umum apabila ketua umum berhalangan.

d. Menghadiri dan mempertanggung jawabkan seluruh Program Kerja selama 1

periode kepengurusan di MUMAS.

Dalam hal administrasi, tugas sekretaris umum adalah mengkoordinasikan

penyelanggaraan administrasi kesekretariatan. dan ini merupakan tugas dari sekretaris

umum adalah sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HMJ PKh FIP UPI.

4

b. Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan

kesekretariatan.

c. Membuat Surat atas sepengetahuan Kesekretariatan HMJ PKh FIP UPI

d. Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian

organisasi kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

2. Kesekretariatan

Dalam hal administrasi, tugas Kesekretariatan adalah mengkoordinasikan

penyelanggaraan administrasi kesekretariatan dan ini merupakan tugas dari

Kesekretariatan adalah sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan sirkulasi surat menyurat HMJ PKh FIP UPI.

b. Mengelola sistem administrasi organisasi, termasuk diantaranya adalah

pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun

eksternal organisasi.

c. Mengarsipkan segala bentuk administrasi HMJ PKh FIP UPI dan bidang di HMJ

PKh FIP UPI.

d. Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian

organisasi kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

e. Membuat surat atas seizin Sekretaris Umum.

f. Mengetahui setiap surat yang keluar dan diketahui oleh Ketua Umum HMJ PKh

FIP UPI.

g. Mencatat semua agenda Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

h. Mengelola inventarisasi barang di kesekretariatan.

i. Melakukan pencatatan dan pengarsipan risalah rapat kerja dan rapat di tingkat

pengurus harian.

j. Melakukan pengontrolan terhadap pengelolaan kesekretariatan di tiap bidang.

k. Melakukan koordinasi dengan sekretaris bidang.

3. Sekretaris Bidang

Dalam hal administrasi, tugas sekretaris bidang adalah sebagai berikut:

a. Menggantikan fungsi ketua bidang apabila ketua bidang berhalangan.

b. Melakukan koordinasi administrasi dengan Kesekretariatan.

c. Mengarsipkan semua administrasi bidang (baik itu administrasi bidang maupun

administrasi panitia kegiatan yang dinaungi oleh bidang tersebut).

5

d. Membantu tugas ketua bidang dalam melaksanakan program kerja.

e. Bersama-sama ketua bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan

kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

B. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN KESEKRETARIATAN

1. Sumber Daya Manusia

Personel yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari sekretaris

umum, kesekretariatan dan sekretaris bidang serta staf yang dibutuhkan.

2. Peralatan/Perangkat Kesekretariatan

Peralatan/perangkat kesekretariatan HMJ PKh FIP UPI terdiri dari:

a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas-kertas.

b. Perangkat komputer dan printer (dalam kondisi ideal).

c. Peralatan kantor/alat tulis.

d. Papan tulis/papan pengumuman.

e. Meja, kursi, tikar/karpet, spanduk.

f. Alat-alat kebersihan.

g. Alat komunikasi: handphone.

h. Struktur kepengurusan, visi misi, dan kalender program kerja.

Peralatan yang berada diatas tersebut harus ada, dan merupakan

peralatan/perangkat kesekretariatan yang wajib dimiliki oleh HMJ PKh FIP UPI agar

bisa mengoptimalkan kinerja administrasi HMJ PKh FIP UPI. Semua barang tersebut

harus diinventariskan sesuai dengan pedoman SOP Inventaris.

C. KELENGKAPAN SURAT MENYURAT

1. Kertas Surat

a. Penggunaan kertas harus standar (jenis, ukuran, berat) yaitu dengan menggunakan

kertas A4 dengan berat 70 gr/80 gr.

b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman dengan ukuran 12 dan line

spacing 1.

2. Kop Surat

a. Surat dibuat dalam kertas yang ber-kop HMJ PKh FIP UPI dan diusahakan

memakai amplop ber-kop HMJ PKh FIP UPI. Surat yang ditujukan ekstern HMJ

6

PKh FIP UPI harus menggunakan kop surat yang asli sedangkan surat yang

ditujukan intern HMJ PKh FIP UPI dapat difotocopy.

b. Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo HMJ PKh FIP UPI)

diletakan pada bagian kanan kertas dan logo UPI diletakkan di sebelah kiri.

c. Tulisan HMJ PKh FIP UPI dijabarkan dengan bentuk Kapital, Bold, jenis huruf

Times New Roman ukuran 14, dan line spacing 1.

d. Kop surat pada umumnya mencantumkan alamat sekretariat dengan lengkap di

bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas, termasuk mencantumkan nama

kota, kode pos, nomor telepon, e-mail (bila ada), dan nomor faksimili (bila ada).

Dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 9 line spacing 1.

e. Boleh mempergunakan kop surat yang telah disediakan

Kop Surat HMJ PKh FIP UPI:

Kop Surat Panitia Kegiatan:

3. Amplop Surat

Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama dan alamat HMJ PKh

FIP UPI yang didesain senada dengan kop dan ukuran standar amplop kabinet. Jika

tidak menggunakan kop, maka amplop diharuskan distempel cap HMJ PKh FIP UPI

dibagian depan amplop.

7

4. Stempel/Cap

Stempel atau cap merupakan bukti validitas/legalitas/keabsahan dari surat yang

dikeluarkan oleh HMJ PKh FIP UPI. Stempel harus disimpan/tidak boleh dibawa

keluar karena menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh

kepanitiaan-kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang

pembuatan surat. Warna cap HMJ PKh FIP UPI adalah warna biru sesuai dengan

yang tertera di dalam AD/ART.

D. PENGELOLAAN SURAT

Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun

berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Kesekretariatan bertanggungjawab mengatur

penyusunan dan pengelolaan berkas.

1. Pedoman Teknis Penyusunan Arsip Surat

a. Berkas disusun berdasarkan klasifikasi berkas dan penomoran.

b. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas

untuk memudahkan penomoran dan pencarian ulang.

c. Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus kestari yang

menanganinya.

d. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas serta berkas lainnya hendaknya

disediakan tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat

mungkin pada tempat yang terdekat dengan pengurus atau orang yang paling

sering menggunakannya.

e. Setiap surat keluar harus dibuat minimal 3 (tiga) rangkap, yaitu satu untuk

disampaikan ke alamat yang dituju, satu untuk arsip HMJ PKh FIP UPI, dan untuk

keperluan panitia.

2. Macam Berkas

Macam berkas dibedakan berdasarkan klasifikasi dan fungsinya. Berdasarkan

klasifikasi dibedakan atas:

a. Surat Masuk

Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh

Kesekretariatan.

8

1) Adanya penyortiran oleh Kesekretariatan apakah jenis surat organisasi, pribadi

atau lainnya.

2) Surat asli harus diarsipkan pada Kesekretariatan. Bila diperlukan oleh bidang

yang bersangkutan atau pengurus, surat tersebut dapat dibuat salinannya.

3) Pencatatan surat dengan poin-poin yang dicantumkan yaitu:

- Nomor urut

- Nomor surat

- Titimangsa

- Tanggal Penerimaan

- Pengirim

- Isi/Agenda Surat

- Keterangan

4) Sistematika buku kendali surat masuk:

Format Surat Masuk

No. Titimangsa Nomor

Surat

Tgl

Penerimaan Pengirim

Isi

Surat Keterangan

5) Penyampaian Surat

Setelah dicatat dalam format diatas, lalu diparaf, distempel, lalu diberi

tanggal (bila ada) atau diberi keterangan. Tanggal penerimaan, kemudian

difotocopy/disposisi, lalu disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.

6) Penindaklanjutan Surat

Bila bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, maka

memberitahukan kepada Kesekretariatan. Namun jika pihak dari bidang itu

memilki kewenangan untuk membuat surat balasan harus memberitahukan

Kesekretariatan untuk meminta nomor surat.

7) Penyimpanan Surat

- Disimpan oleh Kesekretariatan (surat asli untuk arsip) dan

- Pihak/bidang yang bersangkutan (difotocopy).

9

b. Surat Keluar

1) Pembuatan Surat

Surat yang ditujukan kepada pihak eksternal dan surat balasan, maka

dibuat oleh Kesekretariatan dengan persetujuan pihak/bidang yang

bersangkutan. Namun jika pihak/bidang itu memiliki kewenangan untuk

membuat surat keluar harus memberitahu Kesekretariatan untuk meminta

nomor surat.

2) Pencatatan Surat

- Nomor urut

- Nomor surat

- Titimangsa

- Tanggal pengiriman surat

- Isi surat

- Alamat yang dituju

- Kegiatan

- Keterangan

3) Sistematika buku kendali surat keluar:

Format Surat Keluar

No. Titimangsa Nomor

Surat

Tanggal

Pengiriman

Surat

Isi

Surat

Alamat

yang

dituju

Kegiatan Keterangan

3. Penomoran Surat

Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi:

a. Surat Keputusan

Surat yang dikeluarkan oleh ketua HMJ PKh FIP UPI yang memuat urutan

sebagai berikut:

1) Menimbang

2) Mengingat

3) Memperhatikan

10

4) Memutuskan

5) Menetapkan

Untuk penomoran surat keputusan menggunakan format sebagai berikut:

A/B/C/D/E/F

A = No surat (tiga digit harus berurutan)

B = Kode jenis surat

C = Kode pihak yang bertanggung jawab

D = Nama pihak yang mengeluarkan

E = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (angka romawi)

F = Tahun mengeluarkan

Catatan: Penomoran surat keputusan berbeda dengan surat umum.

Contoh: Surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua umum HMJ PKh FIP UPI

mengenai pengangkatan pengurus

Nomor: 001/SK/INT/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

b. Surat Umum

Surat umum terdiri dari Surat Ekstern (keluar) HMJ PKh FIP UPI dan Surat

Intern (kedalam) HMJ PKh FIP UPI.

1) Kepala surat

a) Kop surat (yang telah disediakan sesuai dengan ketentuan sebelumnya)

b) Tanggal surat/titimangsa (diletakkan di pojok kanan tidak sebaris dengan

nomor surat dengan menyertakan tempat, penulisannya tanpa

menggunakan singkatan baik dengan angka maupun akronim. Contoh:

Bandung, 30 Maret 2014).

11

Contoh:

c) Penomoran Surat

Untuk penomoran surat yang sama digunakan kepada perihal sama,

titimangsa surat sama, tujuan berbeda, isi sama.

Contoh:

Penomoran surat umum menggunakan format sebagai berikut:

A/B/C/D/E/F

Keterangan

A = No surat (tiga dijit harus berurutan)

mulai dari 001, 002, 003 dst.

B = Kode jenis surat

MOR = Memorandum

SAD = Surat Pengambilan Dana

SBA = Surat Berita Acara

SBL = Surat Balasan

Bandung, 14 Maret 2014

Nomor : 001/SPM/Pan_Wisuda/HMJPKhFIPUPI/III/2014

Lampiran : -

Perihal : Surat Permohonan Izin Kegiatan

Kepada: Jurusan, Fakultas, Dirmawa

Nomor Surat tersebut tetap sama walaupun berbeda instansi, dengan ketentuan perihal, isi

surat, dan tanggal surat sama.

12

SDG = Surat Delegasi

SFT = Sertifikat

SKA = Surat Kuasa

SKT = Surat Keterangan

SP = Surat Peringatan

SPB = Surat Pemberitahuan

SPH = Surat Penghargaan

SPJ = Surat Perjanjian

SPM = Surat Permohonan

SPN = Surat Pernyataan

SPR = Surat Perintah

SPT = Surat Pengantar

SRD = Surat Rekomendasi

STG = Surat Tugas

SUC = Surat Ucapan

SUD = Surat Undangan

SUL = Surat Usulan

C = Kode pihak yang mengeluarkan

Pihak yang bertanggung jawab untuk surat umum adalah

Kesekretariatan sehingga kodenya menjadi Kesekretariatan.

D = Nama pihak yang bertanggung jawab

Selama kepengurusan HMJ PKh FIP UPI maka setiap panitia

kegiatan dibawah tanggung jawab HMJ PKh FIP UPI maka nama

pihak yang bertanggung jawab dibuat menjadi HMJPKhFIPUPI.

E = Kode bulan saat mengeluarkan surat (angka romawi)

Kode bulan yang dipergunakan sebagai berikut:

Januari = I

Februari = II

Maret = III

13

April = IV

Mei = V

Juni = VI

Juli = VII

Agustus = VIII

September = IX

Oktober = X

November = XI

Desember = XII

F = Kode tahun mengeluarkan surat

Kode tahun disesuaikan dengan kepengurusan HMJ PKh FIP

UPI. Contoh: HMJ PKh FIP UPI Periode 2014-2015 maka kode tahun

pengeluaran surat hanya 2014 dan 2015 karena masa jabatan

kepengurusan hanya satu tahun. Maka penomoran menjadi:

Nomor : 002/SPM/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

c. Surat Kepanitiaan

Surat kepanitian adalah surat yang dibuat oleh panitia kegiatan dengan

berkoordinasi dengan Kesekretariatan. Untuk kop surat sesuai dengan

ketentuan kop surat kegiatan yang telah dijelaskan pada poin sebelumnya.

Untuk penempatan tanggal surat sama dengan surat umum.

1) Penomoran Surat Kepanitian

Untuk penomoran surat kepanitian menggunakan format sebagai

berikut:

A/B/C/D/E/F

A = No Surat (tiga digit harus berurutan)

Sama halnya dengan penomoran pada surat umum namun

disesuaikan dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan oleh HMJ

PKh FIP UPI. Panitia kegiatan harus berkoordinasi dengan

Kesekretariatan untuk meminta nomor surat.

B = Kode jenis surat

14

Kode surat yang digunakan sama dengan kode surat pada surat

umum. Apabila ada jenis surat yang belum tercantumkan dalam

klasifikasi tersebut maka HMJ PKh FIP UPI dapat melakukan

kebijakan dalam pembuatan kode surat tersebut.

C = Panitia yang mengeluarkan surat

Kode pihak yang bertanggung jawab menjadi kode panitia yang

mengeluarkan surat untuk kegiatan himpunan disesuaikan dengan

nama panitia kegiatan tersebut. Dengan ketentuan sebagai berikut:

c. Jika nama kepanitian kurang dari 3 kata maka dibuat sebagai

berikut:

(a) Panitia Aksesibilitas menjadi Pan_Aksesibilitas

(b) Panitia Wisudaan menjadi Pan_Wisudaan

dan sebagainya.

d. Jika nama kepanitiaan terdiri dari 3 kata atau lebih maka dibuat

sebagai berikut:

(a) Panitia Latihan Kepemimpinan Mahasiswa menjadi Pan_LKM

(b) Panitia Forum Silaturahmi Mahasiswa Baru menjadi

Pan_FOSMAR

(c) Panitia Futsal Special Need Education Cups menjadi

Pan_FSNEC

D = Pihak yang bertanggung jawab

Selama kepengurusan HMJ PKh FIP UPI maka setiap panitia

kegiatan dibawah tanggung jawab HMJ PKh FIP UPI maka nama

pihak yang bertanggung jawab dibuat menjadi HMJPKhFIPUPI.

E = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (angka romawi)

Kode bulan yang digunakan sama dengan kode bulan pada surat

umum.

F = Tahun mengeluarkan

Kode tahun disesuaikan dengan kepengurusan HMJ PKh FIP

UPI. Contoh: HMJ PKh FIP UPI Periode 2014-2015 maka kode tahun

15

pengeluaran surat hanya 2014 dan 2015 karena masa jabatan

kepengurusan hanya satu tahun. Maka penomoran surat menjadi:

Nomor : 024/SPM/Pan_LKM/HMJPKhFIPUPI/IX/2014

d. Lampiran

Kata lampiran dituliskan bila ada lampiran. Kata lampiran dicantumkan

di bawah sejajar dengan nomor surat. Apabila lampiran merupakan bagian dari

surat (misalnya formulir atau pamflet), maka ditulis jumlah lembarnya.

Apabila lampiran terpisah dari surat (misalnya proposal), maka ditulis jumlah

berkasnya.

Misalnya:

Nomor : 024/SPM/Pan_KTI/HMJPKhFIPUPI/IV/2013

Lampiran : 1 (satu) berkas Proposal

Perihal : Permohonan Bantuan Dana

e. Perihal

Berisi uraian singkat maksud surat atau garis besar isi surat. Diusahakan

sesingkat mungkin, maksimal dua baris serta ditulis tebal/Bold.

f. Tujuan

Ditulis di kiri atas berjarak tiga kali enter dari Perihal. Alamat dalam

surat dapat mengacu pada tujuan surat (nama, jabatan, dan alamat).

1) Penulisan tujuan surat tanpa menggunakan Kepada

Contoh:

Yth.

Ketua Departemen Pendidikan Khusus

Fakultas Ilmu Pendidikan

Universitas Pendidikan Indonesia

di

Tempat

2) Bila alamat yang dituju hanya kepada lembaga, tidak perlu diawali dengan

Yth namun bisa digunakan kata Kepada.

16

Contoh:

Kepada

Dinas Pendidikan Kota Bandung

Jalan Karangsetra No. 77 Bandung

3) Penggunaan sapaan Ibu/Bapak/Saudara/i adalah untuk penulisan alamat

surat yang ditujukan kepada tujuan surat yang disebut namanya.

Contoh:

Yth.

Bapak Sunaryo

Jl. Geger Kalong Girang No. 12

Bandung

g. Isi Surat

Terdiri dari:

1) Salam pembuka: ditulis Assalaamualaikum Warahmatullahi

Wabarakaatuh.. Salam ditulis dua kali enter dari tujuan surat. Kemudian

untuk paragraf pembuka surat ditulis setelah satu kali enter dari salam

pembuka. Kata awal pada paragraf pembuka ditulis dengan tidak menjorok

kedalam, melainkan sejajar semua.

2) Maksud/isi surat: untuk isi surat ditulis setelah dua kali enter dari paragraf

pembuka surat. Selengkapnya ditulis dalam bahasa yang jelas dan singkat.

Waktu acara, tanggal dan lain-lain ditulis sejajar dengan isi surat dengan

menggunakan huruf kecil.

4) Kalimat penutup: ditulis setelah dua kali enter dari paragraf isi surat yang

berisi harapan dan ucapan terima kasih ditulis sejajar dengan isi surat dan

kalimat pembuka surat.

5) Salam penutup ditulis satu kali enter setelah kalimat/paragraf dengan

penulisan sebagai berikut. Wassalamualaikum Warahmatullahi

Wabarakaatuh..

h. Wewenang Pembuatan Surat

1) Pihak yang membuat

17

Cap HMJ PKh FIP UPI

Cap HMJ PKh FIP UPI

a) Surat umumnya dibuat oleh Keskretariatan. Tapi bisa saja bidang

membuat surat sendiri dengan memberitahu Keskretariatan untuk

meminta nomor surat.

b) Dalam momen tertentu, kepanitiaan biasanya memiliki kesekretariatan

sendiri dalam hal ini Kesekretariatan hanya mengontrol saja dan

memberi nomor surat.

2) Pihak yang Menandatangani

a) Surat Keputusan ditandatangani oleh Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

Tanda tangan ditulis disebelah kanan bawah dengan format Align Text

Left/Justify.

b) Surat kepada pihak luar yang bersifat umum seperti undangan,

perijinan, pemberitahuaan, dll. Ditandatangani oleh ketua dan

sekretaris yang bersangkutan atau ketua pelaksana kegiatan dan

sekretaris kegiatan yang bersangkutan dan ketua umum HMJ.

Atau

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM.

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM.

Sekretaris Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM.

18

Cap HMJ PKh FIP UPI

Cap HMJ PKh FIP UPI

c) Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama perizinan, pada

sebuah kegiatan atau acara, ditandatangani oleh ketua pelaksana,

sekretaris pelaksana, Ketua HMJ PKh FIP UPI dan pejabat yang

berwenang.

Ketua Pelaksana

(Nama Kegiatan)

Nama Lengkap

NIM.

Sekretaris Kegiatan

(Nama Kegiatan)

Nama Lengkap

NIM.

Mengetahui,

Ketua Departemen

PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIP.

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM.

i. Format Surat Khusus

Format surat khusus yang dimaksud disini adalah surat yang berbeda

formatnya dengan surat pada umumnya. Yang termasuk surat khusus adalah:

1) Surat Tugas

Ketua Pelaksana

Nama Lengkap

NIM.

Sekretaris

Nama Lengkap

NIM.

Mengetahui,

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM.

19

2) Surat Keterangan

3) Surat Perjanjian

4) Memorandum

Untuk contoh format surat khusus terdapat pada lampiran 1.

E. AGENDA KETUA UMUM

Agenda ketua umum menjadi bagian penting dalam pencatatan Kesekretariatan.

Dengan adanya agenda ketua umum memudahkan dalam hal pengadministrasian dan

mengetahui apa saja yang dilaksanakan dan apa yang didapat dari agenda yang dihadiri

ketua umum. Berikut merupakan format agenda ketua umum:

No. Hari / Tanggal Kegiatan Tempat Keterangan

(menghadiri atau tidak/diwakilkan oleh)

F. FORMAT PEMBUKUAN PENERIMAAN LAPORAN PENANGGUNGJAWABAN

Format Pembukuan Penerimaan Laporan Pertanggungjawaban dibuat oleh

Kesekretariatan sebagai tanda bukti penerimaan Laporan Pertanggungjawaban setiap

kegiatan dari Panitia Kegiatan kepada Kesekretariatan.

Format Pembukuan LPJ:

No.

Tanggal

Penerimaan

LPJ

Nama

Kegiatan

Waktu

Kegiatan

Terima

Dari

Nama

Penerima TTD

G. ADMINISTRASI TIAP BIDANG

Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas dari Kesekretariatan

(Kestari) untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang

perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut kepada organisasi. Berikut petunjuk administrasi tiap

bidang:

20

1. Berita Acara Rapat Bidang

Setiap sekretaris bidang wajib membuat berita acara rapat bidang (Contoh

format terdapat pada bab 3, poin berita acara rapat). Sistematika berita acara rapat

bidang:

a. Judul (sesuai nama bidang)

b. Hari, tanggal

c. Waktu

d. Tempat

e. Pimpinan Rapat

f. Notulen

g. Peserta

h. Agenda Acara Rapat

i. Ringkasan Pembicaraan Rapat

j. Hasil Rapat

k. Tanda tangan (oleh pimpinan rapat dan notulen)

Berita acara rapat bidang wajib diserahkan kepada Kesekretariatan sebagai

laporan bulanan tiap bidang agar Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI mengetahui

kegiatan bidang. Bidang yang bersangkutan harus memiliki salinan berita acara rapat

bidang yang telah dilakukan.

2. Laporan Rutin Bidang

a. Setiap sekretaris bidang wajib membuat laporan per-empat bulan secara tertulis,

yang diserahkan kepada Sekretaris Umum untuk selanjutnya diarsipkan oleh

Kesekretariatan, pada saat rapat pengurus harian HMJ PKh FIP UPI.

b. Laporan per-empat bulan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut:

I. Pendahuluan

II. Laporan perkembangan kegiatan bidang

a) Umum

b) Per kegiatan

21

III. Evaluasi

a) Umum

b) Per kegiatan

IV. Saran

V. Lampiran

a) Laporan kegiatan insidental

b) Berita acara rapat bidang

c. Laporan rutin per-empat bulan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HMJ PKh FIP

UPI dan dipublikasikan ke pengurus HMJ PKh FIP UPI lainnya. Laporan

dikumpulkan dalam bentuk print out dan soft file dalam flashdisk.

3. Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tiap Bidang

a. Di akhir kepengurusan setiap bidang wajib membuat laporan akhir bidang secara

tertulis

b. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut:

I. Pendahuluan

II. Kondisi objektif

a) Internal Bidang

1) Deskripsi tugas/wewenang

2) Kondisi pengurus

b) Eksternal Bidang

III. Program kerja

IV. Realisasi Program Kerja

V. Hambatan/kendala

VI. Saran dan rekomendasi

(Solusi yang ditawarkan untuk kendala-kendala yang dihadapi selama masa

kepengurusan, termasuk saran agar rencana kerja yang tidak terlaksana

pada periode ini dapat dilaksanakan pada periode kepengurusan

22

berikutnya). Rekomendasi terkait dengan struktur organisasi dan

sistematika serta program yang ditawarkan untuk direkomendasikan dalam

menangani sector yang harus dikembangkan pada bidang yang

bersangkutan di periode kepengurusan berikutnya.

VII. Penutup

VIII. Disertai tandatangan ketua bidang dan ketua umum

IX. Lampiran

c. Laporan Pertanggungjawaban Akhir bidang diserahkan kepada Sekum paling

lambat 3 (tiga) minggu sebelum MUMAS HMJ PKh FIP UPI dilaksanakan.

Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan soft file.

d. Laporan Pertanggungjawaban HMJ PKh FIP UPI diserahkan kepada panitia

MUMAS H-1 sebelum MUMAS.

H. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HMJ PKh FIP UPI

1. Format LPJ Ketua Umum

I. Pendahuluan

II. Kondisi Objektif

a. Internal

b. Eksternal

III. Kebijakan

IV. Realisasi Kebijakan

V. Evaluasi

VI. Rekomendasi

VII. Penutup

2. Sekretaris Umum dan Bendahara Umum

I. Pendahuluan

II. Kondisi Objektif

a. Internal

b. Eksternal

III. Deskripsi Tugas dan Wewenang

IV. Realisasi Tugas dan Wewenang

23

V. Hambatan

VI. Rekomendasi

VII. Penutup

3. Kesekretariatan

I. Pendahuluan

II. Kondisi Objektif

III. Deskripsi Tugas dan Wewenang

IV. Realisasi Tugas dan Wewenang

V. Hambatan

VI. Rekomendasi

VII. Penutup

I. ADMINISTRASI RAPAT FORMAT BERKAS KHUSUS

Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kemajuan kerja bidang selama

masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada

rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HMJ PKh FIP UPI dapat mengetahui

hasil rapat tersebut.

1. Pembahasan

a. Pimpinan Rapat

1) Rapat pengurus harian dipimpin oleh ketua HMJ PKh FIP UPI atau Sekum

HMJ PKh FIP UPI atau pengurus harian yang diberikan wewenang.

2) Rapat bidang dipimpin oleh ketua bidang atau sekretaris bidang, atau anggota

bidang yang diberikan wewenang.

3) Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua panitia, didampingi oleh Panitia SC,

ketua bidang dan sekretaris bidang yang terkait.

b. Undangan Rapat

1) Undangan rapat pengurus harian dibuat oleh sekretaris umum dan diserahkan

kepada setiap pengurus harian.

2) Undangan rapat pengurus harian dibuat oleh Sekum/Kestari dan diserahkan

kepada setiap pengurus harian dan Kabid/Sekbid, untuk selanjutnya diteruskan

ke anggota bidang.

24

3) Undangan rapat bidang dibuat oleh sekretaris bidang dan diserahkan kepada

setiap anggota bidang.

4) Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan

kepada anggota panitia.

c. Berita Acara Rapat

1) Berita acara rapat pengurus harian dibuat oleh sekertaris umum.

2) Berita acara rapat bidang dibuat oleh sekertaris bidang.

2. Format Berkas Khusus

a. Surat Keputusan

1) Menimbang

2) Mengingat

3) Memperhatikan

4) Memutuskan

5) Menetapkan

b. Formulir Pendaftaran

Formulir pendaftaran anggota atau pengurus baru HMJ PKh FIP UPI

disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan.

c. Surat Perjanjian (Memorandum of Understanding)

Surat perjanjian ini berisi tentang kerja sama antara HMJ PKh FIP UPI

dengan pihak-pihak lain. Hal-hal yang harus tercantum dalam perjanjian adalah

sebagai berikut:

1) Pihak-pihak yang terkait dengan perjanjian

2) Isi perjanjian

3) Nilai kontrak

4) Penyelesaian perselisihan

5) Tandatangan diatas materai

25

BAB III

SISTEM KOORDINASI

DAN

MEKANISME KERJA ORGANISASI

A. PENGANTAR

Untuk menjalankan fungsi konsolidasi, evaluasi dan pengembangan HMJ PKh FIP

UPI maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup divisi,

bidang maupun pengurus harian.

B. MACAM RAPAT

Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Rapat Kerja

a. Rapat Kerja diadakan oleh Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI untuk membahas

rancangan dan atau evaluasi program kerja serta mekanisme kerja organisasi yang

dilaksanakan sebanyak 3 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan,

pertengahan periode kepengurusan (bisa sesuaikan dengan masa bakti HMJ) dan

menjelang akhir kepengurusan.

b. Agenda

Rapat Kerja I

1) Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi oleh ketua HMJ

2) Penyampaian pola umum kebijakan organisasi

3) Penjelasan AD, ART, MKO dan GBPK

4) Pembagian rekomendasi MUMAS kepada bidang

5) Pembahasan tentang administrasi kegiatan

6) Pembuatan, pembahasan dan penetapan Program Kerja

7) Pembahasan anggaran keuangan

8) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI

26

Rapat Kerja II

1) Laporan pengurus selama 3 bulan (sesuai periode)

2) Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus

3) Analisis dan Pembahasan program

4) Rekomitmen Pengurus

5) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI

Rapat Kerja III

1) Laporan pengurus selama satu tahun (sesuai dengan periode)

2) Evaluasi program dan kinerja pengurus

3) Analisis dan pembahasan program

4) Rekomitmen pengurus

5) Persiapan Laporan Pertanggung Jawaban

6) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI

2. Rapat Pengurus Harian/Rapat Pimpinan

a. Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan

b. Agenda

1) Silaturahmi pengurus

2) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan

3) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya

c. Diikuti oleh seluruh pengurus harian (Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara

Umum, Kesekretariatan, Ketua dan Sekretaris Bidang Pendidikan, Ketua dan

Sekretaris Bidang Kaderisasi, Ketua dan Sekretaris Bidang Kesenian, Ketua dan

Sekretaris Bidang Sosial dan Politik, Ketua dan Sekretaris Bidang Kerohanian,

Ketua dan Sekretaris Bidang Olahraga, Perwakilan tiap bidang (bila diperlukan)).

3. Rapat Bidang

a. Rutin dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam sebulan

b. Agenda:

27

1) Silaturahmi anggota bidang

2) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan

3) Penjadwalan aktivitas bidang dalam dua pekan mendatang

4) Strategi pencapaian program

c. Diikuti oleh Ketua Bidang, Sekretaris Bidang dan seluruh staff bidang.

4. Rapat Kepanitian

a. Dilaksanakan secara Insidental.

b. Agenda: pembahasan rencana, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan

kepanitiaan tersebut.

c. Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC dan Kabid yang bersangkutan.

5. Pertemuan Istimewa

a. Dilaksanakan secara Insidental

b. Agenda: menetapkan keputusan dan kebijakan organisasi

c. Diikuti oleh pengurus harian

C. BERITA ACARA RAPAT

1. Berita acara rapat pengurus inti/pengurus harian dibuat oleh Sekretaris Umum dan

diarsipkan oleh Kesekretariatan.

2. Berita acara rapat bidang atau sub bagian atau bidang diisi oleh notulen rapat.

3. Hal-hal yang perlu ditulis dalam Berita Acara Rapat pada kolom hasil rapat

diantaranya adalah anggota yang tidak hadir, hasil pembahasan rapat, agenda

selanjutnya, dan wajib ditandatangani oleh pimpinan rapat.

4. Format Berita Acara Rapat ialah sebagai berikut:

28

BERITA ACARA

RAPAT PENGURUS HARIAN/RAPAT KERJA

Judul : ................................................................................................................

Hari, tanggal : ................................................................................................................

Waktu : ................................................................................................................

Tempat : ................................................................................................................

Pimpinan rapat : ................................................................................................................

Notulen : ................................................................................................................

Peserta : ................................................................................................................

Agenda acara rapat : - .............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

Ringkasan pembicaraan rapat : ....................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Hasil rapat : ....................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Bandung, ..... ....................... 2014

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

___________________

NIM.

Sekretaris Umum

HMJ PKh FIP UPI

___________________

NIM.

29

BERITA ACARA RAPAT

BIDANG/KEGIATAN

Judul : ................................................................................................................

Hari, tanggal : ................................................................................................................

Waktu : ................................................................................................................

Tempat : ................................................................................................................

Pimpinan rapat : ................................................................................................................

Notulen : ................................................................................................................

Peserta : ................................................................................................................

Agenda acara rapat : - .............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

- ..............................................................................................................

Ringkasan pembicaraan rapat : ....................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Hasil rapat : ....................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Bandung, ..... ....................... 20....

Pimpinan Rapat

__________________

NIM.

Notulen

_________________

NIM.

Mengetahui,

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

_________________

NIM.

30

Garis Koordinasi

Garis Komando

D. MEKANISME KERJA ORGANISASI

1. Pelaksanaan

Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam

Mekanisme Kerja Organisasi HMJ PKh FIP UPI pada BAB II TUGAS dan

WEWENANG.

2. Hierarki Kepengurusan

3. Mekanisme Laporan

a. Setiap ketua pelaksana harus melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan

kepada Ketua HMJ PKh FIP UPI paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan

melalui Kesekretariatan.

b. Pengurus HMJ PKh FIP UPI wajib melaporkan kegiatan yang sudah

dilaksanakan kepada DPM PKh FIP UPI paling lambat 2 (dua) minggu setelah

melaksanakan kegiatan.

c. Jika dalam waktu yang ditentukan HMJ PKh FIP UPI tidak memberi laporan,

maka DPM PKh FIP UPI berhak mengajukan surat teguran.

4. Mekanisme Surat Teguran, Surat Panggilan dan Pelaksanaan MUMAS

a. Surat teguran akan diberikan jika pengurusan HMJ PKh FIP UPI melakukan

kesalahan dan kebijakan yang telah ditetapkan.

b. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.

c. Sidang istimewa akan diberlakukan jika 3 kali surat panggilan diabaikan.

Sekretaris Umum

Bendahara Umum

Umum

Pendidikan Kaderisasi Kesenian Sosial dan Politik Olahraga Kerohanian

Biro IMAPKHI

Kesekretariatan

Ketua Umum DPM PKh FIP UPI

31

BAB IV

SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN

A. PENGANTAR

Sistem kerja panitia ditujukan untuk pelaksanaan program-program aktivitas

masing-masing bidang. Dalam hal ini akan dibahas sembilan hal yang menjadi dasar

sistem kerja tersebut, yaitu:

1. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

2. Jenis kegiatan

3. Perencanaan kegiatan

4. Persiapan kegiatan

5. Pelaksanaan kegiatan

6. Dana kegiatan

7. Evaluasi kegiatan

8. Laporan kegiatan

9. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan

B. PEMBAHASAN

1. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan

menentukan:

a. Latar Belakang

Pada bagian ini tertuang rasionalisasi atau alasan perlunya diadakan kegiatan.

b. Kriteria Keberhasilan Kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta

setelah kegiatan dilaksanakan (analisis SWOT).

c. Tujuan Kegiatan

Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan disusun dalam dua

tingkat yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

d. Peserta Kegiatan

32

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan

jumlah peserta (bisa berupa perkiraan/target).

e. Narasumber Acara

Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan

kualifikasinya termasuk lembaga asal narasumber.

f. Organisasi/Kepanitiaan

Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap

keberhasilan kegiatan.

g. Strategi dan Proses Teknis Kegiatan

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan,

prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

h. Materi kegiatan

Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi

kegiatan.

i. Waktu dan tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa

lama dan tempat serta perangkan yang akan digunakan.

j. Biaya

Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang

diusulkan secara terperinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

2. Jenis Kegiatan

a. Kegiatan periodik

b. Kegiatan pembinaan dan pelatihan

c. Kegiatan insidental

d. Kegiatan-kegiatan lain yang sejenis

3. Perencanaan Kegiatan

a. Penyusunan proposal dan pengajuannya

1) Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan SC, dan

Kesekretariatan.

2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan:

33

I. Latar Belakang

Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan

kemahasiswaan yang diajukan.

II. Landasan kegiatan

Di bagian ini dicantumkan Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,

keputusan, kebijakan, serta pedoman tertulis yang relevan melandasi

kegiatan yang akan diselenggarakan. Berikut landasan kegiatan yang

harus ada pada setiap proposal kegiatan:

a) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik

Indonesia tahun 2003, tambahan lembar Negara Republik

Indonesia Nomor 4301);

b) Peraturan Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta Universitas

Pendidikan Indonesia sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan

Hukum;

c) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010

tentang pengeloalaan dan penyelenggaraan pendidikan;

d) Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 124 tahun 1999

tentang perubahan IKIP Bandung menjadi Universitas Pendidikan

Indonesia;

e) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor

155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan

di Perguruan Tinggi;

f) Ketetapan Majelis Wali amanat UPI Nomor 001/MWA.UPI/2009

tentang pengesahan anggaran rumah tangga UPI;

g) Peraturan Rektor UPI Nomor 8052/H40/HK/2010 tentang

Organisasi Kemahasiswaan di Lingkungan UPI;

h) Keputusan Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI Nomor

568/UN40.1.8/KM/2014 tentang Pembentukan Kepengurusan

Dewan Perwakilan Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan

Pendidikan Khusus Periode 2014-2015;

34

i) Ketetapan Musyawarah Mahasiswa Pendidikan Khusus Fakultas

Ilmu Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia Nomor

08/SK/PKh/III/2014 tentang GBPK HMJ PKh FIP UPI Periode

2014-2015;

j) Program kerja bidang Pendidikan Himpunan Mahasiswa Jurusan

Pendidikan Khusus FIP UPI;

k) UU Pengaderan (untuk kaderisasi) atau UU P2M (untuk P2M).

III. Nama Kegiatan

Dibagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan

diselenggarakan.

IV. Tema Kegiatan

Dibagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

V. Tujuan Kegiatan

Dibagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan

dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

VI. Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan

dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

VII. Peserta Kegiatan

Dibagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena

menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka

identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.

VIII. Waktu dan Tempat

Dibagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat

yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada

fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar

dalam penetapan waktu penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan

dengan kegiatan lain.

IX. Materi Kegiatan

35

Pada materi ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan

digelar. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. (jika

ada dilampirkan)

X. Jadwal Acara/Kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan

mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini

diperinci pula secara spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana

yang terkait dalam kegiatan tersebut.

XI. Susunan Kepanitiaan

1. Acara eksternal (kegiatan yang dilaksanakan diluar lingkungan

Kampus UPI)

a. Pelindung : Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Wakil Rektor Bidang Perencanaan,

Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha UPI

Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan UPI

b. Penasehat : Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan

UPI

Wakil Dekan I FIP UPI

Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI

c. Pembimbing : Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

Jurusan PKh FIP UPI

d. Penanggung jawab : Ketua HMJ PKh FIP UPI

e. Steering Commite : Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

Ketua dan Sekretaris Bidang (Bidang

Pelaksana Kegiatan)

f. Panitia Pelaksana

Panitia pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara

dan divisi-divisi sesuai kebutuhan.

36

2. Acara Internal (Kegiatan yang dilaksanakan didalam lingkungan

Kampus UPI)

b. Pelindung : Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan

UPI

Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan UPI

c. Penasehat : Wakil Dekan I FIP UPI

Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI

d. Pembimbing : Dosen Pembimbing Kemahasiswaan Jurusan

PKh FIP UPI

e. Penanggung jawab : Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI

f. Steering Committe : Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

Ketua dan Sekretaris Bidang (Bidang

Pelaksana Kegiatan)

g. Panitia Pelaksana

Panitia pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara

dan divisi-divisi sesuai kebutuhan.

XII. Pembiayaan/Anggaran Biaya (Rekapitulasi setiap divisi)

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian

kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,

sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.

Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara terperinci, agar

mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.

XIII. Penutup

XIV. Lembar Pengesahan

XV. Lampiran

a. SK Kepengurusan

b. Bentuk kerjasama*

c. Rincian detail dana*

d. Grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan*

37

*jika diperlukan

3) Proposal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo HMJ PKh FIP

UPI dengan header/footer panitia.

4) Penandatanganan Proposal

Penandatanganan Proposal HMJ PKh FIP UPI dibagi menjadi 2, sesuai

dengan tempat pelaksanaan kegiatan berlangsung.

a. Proposal Eksternal

Proposal ini ditandatangani oleh panitia (Ketua Pelaksana) dengan

sepengetahuan Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI dengan rekomendasi

Pembimbing Kemahasiswaan dan Ketua Departemen PKh FIP UPI,

sepengetahuan Wakil Dekan I, serta dengan persetujuan Pembantu Rektor

Bidang Kemahasiswaan, Kemitraan, Usaha dan Perencanaan Universitas

Pendidikan Indonesia.

Contoh:

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM

Ketua Pelaksana

Kegiatan

Nama Lengkap

NIM

Ketua Departemen

PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

Mengetahui,

Wakil Dekan I

FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

38

Menyetujui,

Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha

Universitas Pendidikan Indonesia

Nama Lengkap

NIP

b. Proposal Internal

Proposal ini ditandatangani oleh panitia (Ketua Pelaksana) dengan

sepengetahuan Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI dengan rekomendasi

Pembimbing Kemahasiswaan dan Ketua Departemen PKh FIP UPI,

sepengetahuan Wakil Dekan I, serta dengan persetujuan Direktur

Direktorat Pembina Kemahasiswaan UPI.

Contoh:

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM

Ketua Pelaksana

Kegiatan

Nama Lengkap

NIM

Ketua Departemen

PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

Mengetahui,

Wakil Dekan I

FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

39

Menyetujui,

Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan

Universitas Pendidikan Indonesia

Nama Lengkap

NIP

5) Alur birokrasi izin kegiatan

6) Proposal dibuat minimal rangkap 5 (lima):

a. Arsip HMJ PKh FIP UPI

b. Arsip DPM PKh FIP UPI

c. Fakultas

d. DIRMAWA

e. Keperluan panitia

4. Persiapan Kegiatan

a. Persiapan Teknis

1) Rapat panitia

2) Perencanaan waktu

3) Pembagian tugas

Panitia Pelaksana (tanda tangan Ketua Pelaksana)

HMJ PKh FIP UPI (tanda tangan Ketua Umum)

Jurusan (tanda tangan Dosen Pembimbing Kemahasiswaan dan Ketua Departemen)

Fakultas (tanda tangan Wakil Dekan I FIP UPI melalui Bidang Akademik dan Kemahasiswaan) akan keluar surat disposisi untuk ke DIRMAWA

DIRMAWA (tanda tangan DIRMAWA atau tanda tangan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Kemitraan, Usaha dan Perencanaan UPI) akan keluar surat izin kegiatan

40

4) Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat

5) Pemanfaatan papan atau buku koordinasi

Format Persiapan Kegiatan

No. Kegiatan Sarana Petunjuk Teknis PJ

Catatan: dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan

pada rapat panitia yang pertama.

5. Pelaksanaan Kegiatan

a. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan.

b. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya

acara dan mencatat hal-hal yang di anggap penting.

Format Pelaksanaan Kegiatan

No. Kegiatan Waktu &

Tempat Sarana

Petunjuk Teknis Kegiatan

PJ Pra

Acara Pelaksaaan

Pasca

Acara

Catatan: dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan,

oleh ketua pelaksana dan panitia.

6. Dana Kegiatan

a. Pada masa kepengurusan, setiap bidang mengajukan rencana anggaran

aktivitas setiap bidang ke Bendahara Umum.

b. Panitia kegiatan dalam mendapatkan dana kegiatan dari luar usaha sendiri atau

donatur berkoordinasi dengan Bendahara Umum.

7. Evaluasi Kegiatan

a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.

b. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

41

c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan

dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

d. Memberi saran-saran untuk pelasanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

8. Laporan Kegiatan

a. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan

pertanggung jawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Sekbid dilanjutkan ke

Kesekretariatan lalu Sekretaris Umum HMJ PKh FIP UPI dan Bendahara

Umum HMJ PKh FIP UPI.

b. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP

UPI melalui Kesekretariatan dalam bentuk :

c. Laporan yang sudah di print out, dengan sistematika sebagai berikut:

I. Pendahuluan

II. Nama kegiatan

III. Tujuan kegiatan

IV. Peserta kegiatan

V. Waktu dan tempat

VI. Gambaran kegiatan (persiapan, pengorganisasian, pelaksanaan dan

rundown acara (dilampirkan))

VII. Laporan Panitia Per Divisi

A. Deskripsi Kerja

B. Realisasi

C. Hambatan-hambatan

D. Rekomendasi

VIII. Hambatan-hambatan dan evaluasi kegiatan (secara keseluruhan)

IX. Rekomendasi kegiatan (secara keseluruhan)

X. Lembar pengesahan

Lembar pengesahan berisi tanda tangan ketua pelaksana dan

sekretaris kegiatan serta diketahui oleh ketua umum, dan sekretaris

umum untuk bagian keuangan.

42

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap

NIM

Ketua Pelaksana

(Nama Kegiatan)

Nama Lengkap

NIM

Mengetahui,

Ketua Departemen

Pendidikan Khusus FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

Pendidikan Khusus FIP UPI

Nama Lengkap

NIP

XI. Lampiran-lampiran:

a) Susunan kepanitiaan

b) Susunan acara

c) Lampiran sekretaris:

Rekap surat keluar dan surat masuk beserta lampiran surat-

suratnya yang telah di fotocopy.

Rekap Surat Keluar

NO. TANGGAL

KELUAR NO. SURAT UNTUK KETERANGAN

Rekap Surat Masuk

NO. TANGGAL

MASUK NO. SURAT DARI KETERANGAN

d) Lampiran Bendahara:

Realisasi anggaran biaya dan bukti transaksi pengeluaran.

e) Lampiran PDD:

Hasil dokumentasi (foto kegiatan dilampirkan dalam bentuk CD)

f) Lampiran lainnya:

Berkas-berkas penting lainnya (biodata peserta, absensi kegiatan,

curriculum vitae pembicara, angket dan lain-lain).

43

d. Laporan softcopy file diberikan kepada kesekretariatan sebagai arsip soft

filenya.

e. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara

Umum HMJ PKh FIP UPI.

f. Laporan Keuangan Bidang dilaporkan kepada Ketua HMJ PKh FIP UPI

melalui Bendahara Umum.

g. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Kestari paling lambat 1 (satu)

minggu setelah pelaksanaan.

h. Alur Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban

i. Laporan dibuat minimal rangkap 5 (lima), untuk:

1. Arsip HMJ PKh FIP

2. Arsip DPM PKh FIP UPI

3. Fakultas

4. DIRMAWA

5. Arsip Panitia

Panitia Pelaksana

(tanda tangan Ketua Pelaksana)

HMJ PKh FIP UPI

(tanda tangan Ketua Umum)

Jurusan (tanda tangan

Dosen Pembimbing

Kemahasiswaan dan Ketua

Departemen)

Fakultas Menyerahkan LPJ Kegiatan ke Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.

DIRMAWA Menyerahkan LPJ Kegiatan ke DIRMAWA dan akan keluar bukti serah terima LPJ.

HMJ PKh FIP UPI Menyerahkan LPJ kegiatan ke Kesekretariatan sebagai arsip di himpunan.

DPM PKh FIP UPI Menyerahkan LPJ Kegiatan ke DPM oleh panitia kegiatan.

44

9. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan

a. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib

dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.

b. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan bendahara panitia

dianjurkan berkonsultasi dengan Sekbid/Kestari/Sekum dan Bendahara

Umum.

ii

Lampiran

FORMAT SURAT KHUSUS

1. Surat Tugas

SURAT TUGAS

No : /STG/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

Berdasarkan surat dari HMJ PKh FIP UPI No., dengan akan diadakannya kegiatan

pada:

hari, tanggal :

tempat :

Melalui surat tugas ini, Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Pendidikan Khusus Fakultas Ilmu

Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, menugaskan kepada:

No Nama Jabatan

1.

2.

3.

Sebagai pengawas kegiatan .., agar para pengawas dapat menjalankan tugasnya dengan

baik.

Demikian surat tugas ini dibuat, agar digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung,..20

Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

______________

NIM.

Sekretaris Umum

HMJ PKh FIP UPI

______________

NIM.

iii

2. Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN

No: ./SKT/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/III/2014

Tentang:

............

Bismillahirrohmanirrohim,

Dengan rahmat Allah SWT. saya yang bertandatangan di bawah ini menerangkan bahwa:

NAMA : .. NIM : .. PRODI : ..

adalah .. (diisi sesuai kebutuhan). Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, ..20 Ketua Umum

HMJ PKh FIP UPI

Nama Jelas

NIM

iv

3. Surat Perjanjian

SURAT PERJANJIAN

No:/SPJ/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014 Tentang

Kerjasama Pengadaan Jaket Pengurus

Departemen Ekonomi dan Keuangan

HMJ PKh FIP UPI

Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara mengikat antara beberapa pihak

yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak tersebut. Pihak-pihak yang terkait akan disebut pihak

pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat pada hari...tanggal..di.

Deskripsi Kerjasama

. . ...

Pihak Pertama

Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak lain

Nama : ................................................. Sebagai Perwakilan : ............... Penawaran Kerjasama berupa : ......

Pihak Kedua

Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.

Nama : ...... Sebagai Perwakilan : .......... ... Menerima Penawaran Kerjasama berupa : .............. .

Dengan itikad baik menjalin kerjasama sesuai yang telah disebutkan di atas. Apabila ada pihak-pihak yang melanggar MoU

ini, maka akan dikenakan sanksi sebagai berikut

1.

2.

3. .

4.

5.

6.

Pihak Pertama

( )

Pihak Kedua

( )

v

4. Memorandum

MEMORANDUM

No :/MOR/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

Kepada : .

Dari : .

Perihal : .

(isi memo yang dimaksud).

Bumi Siliwangi, tanggal bulan tahun

(Yang membuat)

Nama Jelas

NIM