SOP dan Record Keeping

A. Sanitasi a. Pekerja Area Produksi

1. Setiap karyawan melakukan sanitasi sebelum dan sesudah melakukan produksi yaitu mencuci tangan dengan menggunakan perlengkapan sanitasi yang sudah disediakan.

2. Pekerja di dalam area produksi wajib menggunakan perlengkapan keamanan yang terdiri dari:a. Masker

Masker terbuat dari kain, cukup untuk melindungi dari debu dan kelembaban berlebih dan tidak terlalu pengap.

b. Penutup kepalaTutup kepala digunakan untuk menjaga agar tidak terjadi pencemaran teh dari debu dari kepala atau rambut pekerja sehingga estetika dan keamanan teh dapat dijaga.

c. Celemek/Jas LabCelemek dapat befungsi sebagai pelindung pakaian pekerja dari kotoran teh yang terkadang susah dihilangkan. Selain itu juga dapat merapikan pakaian kerja sehingga kemungkinan pakaian tersangkut pada alat lebih terkurangi.

d. Sarung tanganSarung tangan banyak difungsikan untuk menghindari kontaminasi produk oleh tangan pekerja sebagai pengolahnya. Selain itu juga untuk pengamanan kerja saat melakukan pekerjaan.

e. Sepatu Kerja / Penutup sepatuKaryawan produksi diwajibkan menggunakan sepatu khusus atau penutup sepatu untuk menghindari kontaminasi silang dari luar area produksi.

b. Peralatan1. Peralatan produksi dilakukan sanitasi minimal satu kali dalam satu

minggu menggunakan bahan desinfeksi.2. Peralatan di dalam area produksi dilakukan pembersihan setiap hari

yaitu setelah proses produksi selesai dikerjakan.3. Peralatan juga dilakukan kalibrasi secara berkala.

c. Ruangan1. Ruang produksi berupa lantai dan dinding dilakukan sanitasi

minimal satu kali dalam satu minggu menggunakan bahan desinfeksi.

2. Setiap hari ruangan produksi terutama lantai dilakukan pembersihan tanpa menggunakan bahan pembersih lantai atau detergen setelah proses produksi selesai.

3. Pada saat proses sedang berjalan dilarang membersihkan debu yang menempel pada alat dan mesin

B. Receiving Area1. Barang yang telah diterima dari supplier dicatat dalam buku pencatatan

dan ditandai dengan serah terima resi penerimaan barang.2. Barang yang baru datang dilakuakn beberarapa pengecekan

diantaranya:a. Penimbangan beratb. Uji organoleptik (tampilan ukuran, warna, rasa, dan aroma)

3. Barang yang sudah diterima dimasukkan ke dalam area penyimpanan yang sudah disediakan dan ditata sesuai dengan blok masing-masing.

C. Penyimpanan1. Penyimpanan barang dilakukan secara teratur sesuai dengan blok

barang masing-masing untuk memudahkan proses produksi dan pengontrolan barang.

2. Barang di dalam area penyimpanan tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai untuk mencegah peningkatan kelembaban.

3. Suhu ruang penyimpanan dijaga pada kondisi sejuk yaitu (20-25)0C4. Udara ruang penyimpanan tidak boleh terlalu lembab untuk mencegah

berkembangnya bakteri.5. Lubang udara area penyimpanan diberi penutup untuk mencegah

binatang dan serangga masuk ke dalam area penyimpanan.

D. Proses Produksi1. Proses produksi dilakukan mengikuti alur proses yang sudah

disediakan.2. Selama proses produksi setiap karyawan di dalam area produksi wajib

menjalankan SOP kerja yang telah di tetapkan.3. Selama proses produksi karyawan bagian produksi dilarang keluar

masuk area produksi dan area kantor kecuali untuk kepentingan khusus dan mendesak.

4. Perlengkapan yang digunakan di dalam area produksi tidak boleh di bawa atau dipindahkan ke luar area produksi termasuk perlengkapan keamanan pekerja (masker, sarung tangan, penutup kepala, sepatu khusus / penutup sepatu, dan celemek / jas lab).

E. QC

1. QC melakukan pengecekan mulai dari raw material hingga finish product, yang terdiri dari:a. Pengecekan berat raw materialb. Uji organoleptik (bentuk, warna, rasa, dan aroma) raw material

dan finish product.c. Pengecekan kemasan produk jadi.

2. QC memastikan proses produksi sesuai dengan pedoman proses yang disediakan.

3. QC memastikan pekerja di dalam area produksi menjalankan SOP kerjanya dengan benar.

4. QC mendokumentasikan kegiatan produksi di dalam lembar pencatatan yang sudah disediakan terdiri dari:a. Pencatatan kualitas (uji organoleptik) dan kuantitas (berat) raw

material yang baru datang.b. Pencatatan data produksi harian (jenis produk yang dibuat dan

kuantitasnya)5. QC berkoordinasi dengan bagian penyimpanan untuk memastikan

ketersediaan produk terjaga dengan baik.6. QC melakukan perbaikan apabila terjadi customer complaint terkait

kualitas produk.7. Melakukan pengecekan produk akhir sebelum produk dikirim ke

konsumen.

F. Pekerja di luar area produksi1. Pekerja di luar area produksi yang akan memasuki area produksi harus

meminta izin pada QC untuk mencegah adanya kontaminasi silang dari luar area produksi.

2. Pekerja yang terpaksa harus memasuki area produksi harus menggunakan perlengkapan keamanan (masker, penutup kepala, dan sepatu khusus / penutup sepatu).

3. Pekerja dari luar area produksi di larang membawa masuk barang dari luar area produksi atau membewa keluar barang dari dalam area produksi untuk mencegah kontaminasi.

G. Pest Control (MSDS)

H. Training Karyawan1.Prosedur :

1.1. Umum1.1.1. Pelatihan untuk personil Institusi meliputi :

Pelatihan Induksi Pelatihan Administrasi Pelatihan Pengembangan Karir

1.1.2. Pelatihan Induksi mencakup pengenalan mengenai : Organisasi Institusi Asas dan Peraturan Perusahaan Uraian pekerjaan dan tanggung jawab

1.2. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan1.2.1. Atasan langsung bertanggung jawab untuk mengidentifikasi

pelatihan induksi bagi karyawan baru di unit kerjanya.1.2.2. QAC bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan

pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Mutu bagi semua personil Institusi.

1.2.3. Kepala Biro/UPT/Program Studi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yan mencakup pelatihan Pengembangan Karir dan Pelatihan Administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masing-masing.

1.3. Pelatihan Induksi1.3.1. Atasan langsung personil baru atau personil yang baru

dimutasikan bertanggung jawab atas pelaksanaan Pelatihan Induksi. Pelatihan Induksi dicatat dalam Formulir Kegiatan Pelatihan Induksi (FR-02.2-01.).

1.3.2. Pelatihan Induksi harus dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu dari tanggal hari pertama masuk kerja personil yang bersangkutan. Pelatihan Induksi diberikan kepada semua pegawai baru walaupun pegawai tersebut masih dalam masa percobaan.

1.3.3. Prosedur evaluasi untuk pelatihan induksi dilaksanakan sesuai dengan Sub Bab 5.5. (evaluasi Pelaihan).

1.4. Pelatihan Administrasi dan Pengembangan Karir1.4.1. Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum awal tahun anggaran

dimulai, masing-masing Kepala Biro/ UPT/ Program Studi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan Pengembangan Karir dan Pelatihan Administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masing-masing.

1.4.2. Kebutuhan elayihan tersebut diisi dalam formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan (FR-02.2-02) dan harus mendapat persetujuan dari Ketua sebelum diserahkan kepada Bagian Kepegawaian. Satu salinan dari Matriks Kebutuhan Pelatihan (FR-02.2-02) diarsipkan o;eh masing-masing Kepala Biro/ UPT/ Program Studi.

Kepala Bagian Kepegawaian berkoordinasi dengan QAC menentukan Jadwal Pelatihan Tahunan. Kemudian didistribusikan oleh Bagian Kepegawaian kepada masing-masing Kepala unit terkait. Jadwal pelatihan tersebut harus juga mencakup pelatihan system penjaminan mutu. Jadwal pelatihan tahunan yang disusun harus juga memperhatikan anggaran periode tersebut yang telah disetujui oleh Ketua.

1.1.1. Untuk kebutuhan pelatihan, seminar, lokakarya, di luar rencana yang pernah diajukan oleh personil terkait dengan mengisi formulir Pengajuan Pelatihan di luar Rencana dengan persetujuan dari atasan langsung, Ketua, dan Kepala Bagian Kepegawaian.

1.1.2. Formulir Pengajuan Pelatihan di Luar Rencana yang telah disetujui oleh Ketua dan Kepala Bagian Kepegawaian tersebut diserahkan bersamaan dengan Formulir Evaluasi Pelatihan (FR-02.2-03) setelah yang bersangkutan menyelesaikan pelatihan tersebut kepada Bagian Kepegawaian untuk didatakan dan ditindak lanjuti.

1.1.3. Prosedur Evaluasi untuk Pelatihan Administrasi dan Pengembangan Karir dilaksanakan sesuai dengan Sub. Bab 5.5. (Evaluasi Pelatihan).

1.2. Evaluasi Pelatihan5.5.1. Semua personil yang telah mengikuti pelatihan (internal dan

eksternal) yang dibiayai oleh Institusi, haru smembuat evaluasi pelatihan yang telah diikuti dengan mengisi formulir Evaluasi Pelatihan (FR-02.2-03). Formulir harus diserahkan oleh yang bersangkutan kepada Bagian Kepegawaian.

5.5.2. Untuk semua personil yang mengikuti pelatihan eksternal wajib memberikan laporan hasil pelatihan kepada Atasan Langsung terkait dan Ketua secara tertulis dalam waktu 6 (enam) hari kerja. Jika dipandang perlu hasil pelatihan harus dipresentasikan ke personil yang ditunjuk oleh Ketua.

5.5.3. Laporan pelaksanaan pelatihan rutin yang sifatnya briefing, disusun oleh Ka.Biro/UPT/Program Studi masing – masing setiap tiga bulan dan diserahkan kepada Ketua paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah periode laporan.

5.5.4. Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan tersebut, QAC dan Kepala Bagian Kepegawaian melaporkan efektivitas pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaanya. Kesinambungan program pelatihan ditentukan dari evaluasi pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen tersebut.

I. Transportasi Finish Goods

J. Kalibrasi

K. Audit Suplier Raw Materiala. Mengatur jadwal audit dengan supplierb. Pemilihan tim audit

c. Pemberitahuan pada auditee dengan pengiriman surat audit selambat-lambatnya (x) hari

d. Persiapan audit dengan mempersiapkan lembar checkliste. Persiapan rencana audit bersama auditee hingga keputusan audit

disepakati bersama.f. Pelaksanaan audit dilakukan dengan pertemuan pembukaan yang berisi

penjelasan tujuan, metode, ruang lingkup, tim audit dan jadwal audit, dilanjutkan dengan pelanksanaan audit, pertemuan tin audit, pertemuan penutup ditandai dengan terselesaikannya semua checklist

g. Penyampaian laporan audith. Tindak lanjut berupa tindakan koreksi dan perbaikan berkelanjutani. Rekaman hasil audit

L. Recall, Mock Recall

M. Penanganan NC produk

N. Pengecekan Kesehatan Karyawan

O. Customer Complain