SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA...

SKRIPSI

EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

PADA POS KEADILAN PEDULI UMMAH (PKPU)

MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Disusun Oleh:

HIKMAH EKAWATI

1112093000127

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1437 H / 2016 M

i

EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

PADA POS KEADILAN PEDULI UMMAH (PKPU)

MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :

HIKMAH EKAWATI

NIM. 1112093000127

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1437 H / 2016 M

iv

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-

BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Januari 2016

HIKMAH EKAWATI

1112093000127

v

ABSTRAK

Hikmah Ekawati – 1112093000127 Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) Menggunakan Framework COBIT 5. Dibawah bimbingan Bapak Ahmad Nurul Fajar dan Bapak Nurbojatmiko. Sistem Informasi SDM di PKPU adalah sistem yang baru berjalan dan masih dalam tahap pengembangan sehingga masih sering mengalami modifikasi, tetapi respon terhadap adanya permintaan layanan dan insiden yang terjadi dirasakan lambat dan tidak tepat waktu. Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui capability level kondisi sistem saat ini dan yang diinginkan, menganalisis gap, serta memberikan rekomendasi yang membangun di masa mendatang. Metode penelitian ini dilakukan dengan menggunakan Framework COBIT 5, berfokus pada domain DSS02 (Mengelola Permintaan Layanan dan Insiden) dengan menggunakan skala likert untuk mengetahui Capability Level pada DSS02 dalam pengelolaan Sistem Informasi SDM di PKPU dan menggunakan langkah-langkah Initiation, Planning the Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute Level, and Reporting the Result. Dari hasil penelitian ini maka didapat Capability Level untuk kondisi saat ini (as is) adalah 1,11 atau berada di level 1 Performed Process artinya proses dari DSS02 (Manage Service Requests and Incidents) telah dilakukan, hanya saja pengelolaannya belum terorganisir dan belum adanya proses standar. Sedangkan untuk kondisi yang diharapkann (to be) oleh perusahaan berada pada level 2 Managed Process dengan nilai 2,27. Kata Kunci: PKPU, Evaluasi Sistem Informasi SDM, Capability Level, COBIT 5 V Bab + 125 Halaman + xv Halaman + 28 Tabel + 20 Gambar + Daftar Pustaka + Lampiran

vi

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrohmaanirrohiim

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta

ridho-Nya yang tak pernah berhenti kepada peneliti, sehingga peneliti mampu

menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada

suri tauladan kita, Rasulullah Muhammad SAW yang telah memberikan tuntunan

dan petunjuk kepada umat manusia.

Peneliti sangat menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun

demikian peneliti berharap skripsi ini dapat memenuhi persyaratan guna

memperoleh gelar sarjana (S-1) dalam bidang Sistem Informasi dari Fakultas

Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Skripsi yang berjudul “Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) Menggunakan

Framework COBIT 5”, akhirnya dapat diselesaikan sesuai dengan harapan

peneliti, baik dalam pengumpulan bahan dan lain sebagainya. Juga berkat

kesungguhan hati dan bantuan dari berbagai pihak, segala kesulitan pun dapat

diatasi.

Pada kesempatan ini peneliti juga hendak mengucapkan terima kasih

kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dukungan, bimbingan,

serta bantuannya kepada peneliti selama melakukan penelitian skripsi dan proses

penyelesaian skripsi ini. Secara khusus peneliti ingin mengucapkan terima kasih

kepada:

vii

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak DR. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi,

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI selaku Ketua Program Studi Jurusan Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak DR. Ahmad Nurul Fajar, ST, MT selaku Dosen Pembimbing I yang

secara bijaksana dan kooperatif telah memberikan ilmu dan bimbingan

dengan sabar serta membantu, dan mendukung secara moral maupun

teknis selama penyusunan skripsi ini.

5. Bapak Nurbojatmiko, M.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah

banyak membantu, memberikan ilmu, bimbingan dan dukungan secara

moral.

6. Bapak Bobby Cahyono selaku Kepala Bagian Divisi Sumber Daya

Manusia (SDM) pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) yang telah

banyak membantu dan memberikan informasi.

7. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan

ilmu selama Peneliti duduk di bangku perkuliahan.

8. Bapak dan Ibu tersayang. Terima kasih atas segala doa dan dukungan yang

tiada henti dicurahkan kepada peneliti.

9. Adik-adik tersayang, yang terus memberikan semangat dan motivasi

kepada peneliti.

viii

10. Sahabat-sahabat seperjuangan yang menemani peneliti dari awal masuk

kuliah hingga sekarang, seluruh keluarga CCIT Sistem Informasi Pola 2

yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk kebersamaan

selama ini.

11. Teman-teman satu bimbingan yang selalu memberikan bantuan,

masukkan, semangat dan motivasi selama masa bimbingan dan revisi

skripsi, Silvana Rahmawati dan Rahmatul Isnani.

Terima kasih atas segala bantuan dari semua pihak, Peneliti mendoakan

semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang telah diberikan oleh

semua pihak dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan

mengembangkan karya selanjutnya.

Jakarta, Januari 2016

HIKMAH EKAWATI

1112093000127

ix

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN...................... Error! Bookmark not defined.

LEMBAR PERNYATAAN ................................................................................. ii

ABSTRAK .......................................................................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xiii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 5

1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 5

1.4 Tujuan Penelitian ................................................................................... 6

1.5 Manfaat Penelitian ................................................................................. 6

1.6 Metode Penelitian .................................................................................. 8

1.6.1 Metode Pengumpulan Data (Initiation) ............................................... 8

1.6.2 Metode Evaluasi Capability Level ...................................................... 8

1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................ 9

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................ 11

2.1 Evaluasi ............................................................................................... 11

2.2 Sistem Informasi .................................................................................. 11

x

2.2.1 System Development Life Cycle (SDLC) ......................................... 12

2.2.2 Basis Data ........................................................................................ 15

2.2.2.1 Langkah Pengembangan Basis Data .............................................. 19

2.3 Sumber Daya Manusia ......................................................................... 22

2.3.1 Aktivitas Sumber Daya Manusia ...................................................... 22

2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.............................................. 25

2.4.1 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ....... 25

2.5 Tata Kelola Teknologi Informasi ......................................................... 28

2.6 COBIT 5 .............................................................................................. 29

2.6.1 Pengertian COBIT ............................................................................ 29

2.6.2 Prinsip COBIT 5 .............................................................................. 32

2.6.3 Kerangka Kerja COBIT 5 ................................................................. 37

2.6.3.1 PAM (Process Assessment Model) ............................................... 42

2.6.3.2 Assessment Process Activities ....................................................... 42

2.6.3.3 Indikator Kapabilitas Proses.......................................................... 44

2.6.4 RACI Chart ..................................................................................... 47

2.7 Skala Pengukuran ................................................................................ 48

BAB III METODOLOGI PENELITIAN............................................................ 51

3.1 Kerangka Berfikir ................................................................................ 51

3.2 Pengumpulan Data ............................................................................... 52

3.2.1 Observasi ......................................................................................... 52

xi

3.2.2 Wawancara ...................................................................................... 52

3.2.3 Kajian Pustaka ................................................................................. 53

3.3 Assessment Process Activities .............................................................. 58

3.3.1 Initiation .......................................................................................... 59

3.3.2 Planning the Assessment .................................................................. 59

3.3.3 Briefing ............................................................................................ 60

3.3.4 Data Collection ................................................................................ 60

3.3.5 Data Validation ................................................................................ 60

3.3.6 Process Attribute Level..................................................................... 61

3.3.7 Reporting the Results........................................................................ 61

BAB IV EVALUASI SISTEM INFORMASI SDM ........................................... 62

4.1 Initiation .............................................................................................. 62

4.1.1 Profil dan Sejarah PKPU .................................................................. 62

4.1.2 Visi dan Misi PKPU ......................................................................... 65

4.1.3 Aktifitas Lembaga PKPU ................................................................. 66

4.1.3.1 Badan Internasional ....................................................................... 67

4.1.4 Struktur Organisasi PKPU ................................................................ 67

4.1.4.1 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia ........................ 68

4.1.5 Sistem Informasi SDM di PKPU ...................................................... 69

4.1.5.1 Proses Bisnis SDM di PKPU ......................................................... 69

4.1.5.2 Aplikasi HRM ............................................................................... 74

xii

4.1.5.3 Perancangan dan Pengembangan Sistem ....................................... 75

4.1.5.4 Perancangan dan Penngembangan Basis Data ............................... 80

4.1.5.5 Spesifikasi Keamanan Sistem ....................................................... 83

4.1.6 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5................................... 84

4.2 Planning the Assessment ...................................................................... 89

4.3 Briefing................................................................................................ 92

4.4 Data Collection ................................................................................... 93

4.4.1 Data Collection pada Manage Service Requests and Incidents ......... 93

4.5 Data Validation ................................................................................... 96

4.5.1 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner ...................................................... 96

4.6 Process Attribute Level ...................................................................... 103

4.6.1 Penentuan Nilai Kapabilitas dan Tingkat Kapabilitas...................... 103

4.6.2 Pencapaian SI SDM di PKPU Berdasarkan Proses Atribut ............. 108

4.6.3 Penentuan Gap ............................................................................... 110

4.7 Reporting the Results ......................................................................... 114

BAB V KESIMPULAN & SARAN ................................................................. 119

5.1 Kesimpulan........................................................................................ 119

5.2 Saran ................................................................................................. 120

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 122

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) ......... 27

Gambar 2.2 COBIT 5 Principles (ISACA, 2012) ............................................... 32

Gambar 2.3 The Governance Objective (ISACA, 2012) ..................................... 33

Gambar 2.4 Enabling Holistic Approach (ISACA, 2012) ................................... 34

Gambar 2.5 Fokus Area Tata Kelola TI (ISACA, 2012) ..................................... 37

Gambar 2.6 Model Referensi Proses COBIT 5 (ISACA, 2012) .......................... 38

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir .......................................................................... 51

Gambar 4.1 Logo PKPU .................................................................................... 65

Gambar 4.2 Struktur Organisasi PKPU (PKPU, 2015) ....................................... 68

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi SDM (PKPU, 2015) .............................. 68

Gambar 4.4 Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan Baru................. 70

Gambar 4.5 Proses Bisnis Adm. SDM Untuk Karyawan yang Sudah Ada .......... 71

Gambar 4.6 Proses Bisnis Remunerasi ............................................................... 73

Gambar 4.7 Aplikasi HRM ................................................................................ 75

Gambar 4.8 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012) ........................ 85

Gambar 4.9 Mapping Enterprise Goals to IT Related Goals (ISACA, 2012) ....... 86

Gambar 4.10 Mapping COBIT 5 IT Related Goals to Processes (ISACA, 2012) 87

Gambar 4.11 Mapping COBIT 5 IT Related Goals to Processes (cont.) ............. 88

Gambar 4.12 RACI Chart pada DSS02 (ISACA, 2012) ..................................... 90

Gambar 4.13 Gambar Representasi Pemetaan Nilai Kapabilitas DSS02 ........... 108

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tabel Skor Skala Likert ...................................................................... 48

Tabel 2.2 Pemetaan Terhadap Jawaban, Nilai, dan Tingkat Kapabilitas .............. 50

Tabel 3.1 Studi Literatur .................................................................................... 54

Tabel 4.1 Tahapan SDLC yang Dilakukan ......................................................... 76

Tabel 4.2 Tahapan Pengembangan Basis Data yang Dilakukan .......................... 80

Tabel 4.3 Tabel pada Aplikasi HRM .................................................................. 82

Tabel 4.4 Hak Akses Sistem Informasi SDM ..................................................... 84

Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart DSS02.01 .................................................... 91





Tabel 4.10 Identifikasi RACI Chart DSS02.06................................................... 92

Tabel 4.11 Identifikasi RACI Chart DSS02.07................................................... 92

Tabel 4.12 Jadwal Penelitian ................................................................................97

Tabel 4.13 Data Collection ................................................................................. 94

Tabel 4.14 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner Capability Level DSS02.01 ........... 96




xv

Tabel 4.18 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner Capability Level DSS02.05 ......... 100



Tabel 4.21 Tabel Tingkat Kapabilitas DSS02 ................................................... 107

Tabel 4.22 Tabel Process Performance DSS02 ................................................ 109

Tabel 4.23 Tabel Penentuan Gap DSS02 untuk Tingkat Kapabilitas Level 1 .... 111

Tabel 4.24 Tabel Penentuan Gap DSS02 untuk Tingkat Kapabilitas Level 2 .... 112

Tabel 4.25 Tabel Hasil Temuan dan Rekomendasi ........................................... 114

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman, pemenuhan kebutuhan akan sistem

informasi saat ini bagi semua jenis organisasi membuat perkembangan sistem

informasi menjadi begitu pesat, sehingga menjadi penentu utama kesuksesan

ekonomi dan menjadi sangat penting bagi keberhasilan suatu organisasi.

Seperti yang dituturkan oleh Kesumawardhani [1], peranan sistem

informasi yang signifikan ini tentu harus diimbangi dengan pengelolaan yang

tepat. Dengan pengelolaan teknologi informasi yang baik, diharapkan penerapan

teknologi informasinya pun dapat berjalan secara optimal dan dapat menghindari

kerugian-kerugian yang mungkin terjadi. Kerugian-kerugian tersebut dapat timbul

dari masalah-masalah seperti kasus kehilangan data, kebocoran data, informasi

yang tersedia tidak akurat, yang disebabkan pemrosesan data yang salah sehingga

integritas data tidak dapat dipertahankan. Hal tersebut tentunya sangat

mempengaruhi pengambilan keputusan, termasuk mempengaruhi efektifitas dan

efisiensi di dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Penelitian ini mengangkat kasus pada Pos Keadilan Peduli Ummah atau

yang lebih disingkat dengan nama PKPU, yaitu merupakan sebuah lembaga yang

berkhidmat untuk kemanusiaan, bekerja memberdayakan bangsa, bertekad untuk

membangun kemandirian rakyat Indonesia serta mengangkat harkat derajat

kemanusiaan kaum dhuafa dengan dana ZISWAF (Zakat, Infaq, Shadaqah,

2

Wakaf), serta dana lainnya yang halal dan legal, dari perorangan, kelompok,

perusahaan, maupun lembaga.

Pada tahun 2010 lalu, PKPU telah resmi terdaftar sebagai Organisasi

Sosial Nasional berdasarkan keputusan Menteri Sosial RI No. 08/Huk/2010.

Dimana sebagai lembaga yang semakin kokoh dalam menangani isu-isu

kemanusiaan global maka tuntutan standarisasi kerja serta pengembangan

program menuntut PKPU untuk mengedepankan peningkatan mutu program dan

layanan dengan menghasilkan kontribusi yang solutif bagi masyarakat, salah

satunya ialah dengan meningkatkan mutu tata kelola pada perusahaan, terutama

tata kelola pada teknologi informasi agar tetap memiliki kehandalan dalam

menggunakan teknologi informasi, dan siap memenuhi tuntutan tersebut.

PKPU dalam melakukan aktifitasnya pada umumnya sudah didukung

dengan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Sistem intranet yang dimiliki

PKPU saat ini meliputi sistem untuk penghimpunan, sistem sumber daya manusia

(SDM), dan sistem yang melayani program-program seasonal seperti Ramadhan

dan qurban, namun sistem informasi yang digunakan masih berada dalam tahap

pengembangan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) sendiri salah satunya,

adalah sistem yang baru saja berjalan di PKPU, sistem ini terdiri dari beberapa

fungsi diantaranya seperti proses recruitment, menyimpan database pegawai,

menghitung payroll, serta menghitung kompensasi dan benefit untuk karyawan.

Menurut Lestari [2], Sumber Daya Manusia (SDM) sendiri merupakan salah satu

asset paling penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan, yang berperan

3

sebagai pemberi ide, pendorong, serta pelaksana ide, maupun kegiatan lain untuk

mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Selain itu juga, Sumber Daya

Manusia (SDM) suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kinerja

perusahaan untuk mendukung berjalannya aktivitas dalam perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) yang berada di PKPU ini

masih dalam tahap pengembangan, sehingga masih sering mengalami modifikasi

serta penambahan-penambahan fitur atau layanan walaupun sistem telah

diimplementasi. Contohnya, sebelumnya sistem tidak bisa menampilkan slip gaji

karyawan, setelah dilakukan penambahan layanan oleh divisi TI, kini sistem

sudah bisa menampilkan slip gaji. Dan kemudian permasalahan yang ditemukan

selanjutnya saat ini ialah Sistem Informasi SDM tidak memiliki fungsi untuk

proses pelatihan karyawan, sehingga proses pelatihan karyawan yang dilakukan

masih dilakukan secara manual dan menyulitkan pengguna karena dirasa kurang

efektif. Berdasarkan wawancara dengan pengguna sistem, respon terhadap adanya

permintaan layanan dan insiden-insiden yang terjadi pada Sistem Informasi SDM

di PKPU dirasakan lambat dan tidak tepat waktu, sehingga menghambat kinerja

proses bisnis SDM.

Oleh karena itu, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) ini perlu

dievaluasi untuk melihat sejauh mana sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan

pengguna, dan memungkinkan untuk dipakai sebagai alat bantu pemeriksaan

tentang adanya permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam sistem. Dengan

evaluasi yang dilakukan peneliti, diharapkan bukan hanya dapat memberikan

evaluasi, tetapi dapat juga memberikan rekomendasi yang dapat digunakan untuk

4

perbaikan pengelolaannya di masa mendatang. Pemeriksaan berbasis COBIT

diperlukan karena mempunyai kerangka kerja yang paling lengkap dari praktik-

praktik terbaik untuk manajemen teknologi informasi [3].

Hadir sebagai versi terbaru dari COBIT, telah dilakukan beberapa

penelitian di bidang audit sistem informasi yang mendukung pengukuran tata

kelola teknologi informasi menggunakan Framework COBIT 5, seperti:

Fransiskus (2013) melakukan penelitian untuk mengimplementasi tata kelola

teknologi informasi dengan kerangka kerja COBIT 5 pada Laboratorium

Rekayasa Perangkat Lunak (Lab-RPL) di Universitas Esa Unggul (UEU) untuk

kemudian dinilai kondisi awal dan kondsi akhir sesudah implementasi.

Farah (2014) melakukan penelitian di Asuransi Jasindo dengan

menggunakan metode COBIT 5 fokus pada domain DSS 01 (Manage Operations)

dan DSS 03 (Manage Problems). Penelitian ini dilakukan untuk melakukan

evaluasi Capability Level pada dukungan layanan manajemen data yang

digunakan.

Siti (2014) melakukan penelitian di PT. Bank Muamalat Indonesia Tbk

dengan menggunakan metode COBIT 5. Penelitian dilakukan untuk memberikan

usulan mekanisme tata kelola TI yang sesuai standar COBIT 5 yaitu memberikan

solusi dalam penerapan tata kelola TI pada domain monitor, evaluate, and assess

proses MEA01 (Monitor, Evaluate, and Assess Performance and Conformance).

COBIT 5 mampu menjadi metode evaluasi TI yang tepat untuk

mengetahui apakah PKPU telah melakukan pengelolaan TI yang baik dan COBIT

5 mampu membantu PKPU memberikan rekomendasi dalam merapikan tata

5

kelola TI yang sesuai standar dan kebijakan dalam menjalankan operasi bisnis

yang efektif dan efisien, serta memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penelitian

yang ditujukan kepada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) ini layak untuk

diangkat menjadi penelitian skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia Pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU)

Menggunakan Framework COBIT 5”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, peneliti

merumuskan permasalahan yang terdapat pada Pos Keadilan Peduli Ummah

(PKPU) sebagai berikut:

1. Bagaimana mengetahui Capability Level untuk kondisi Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia (SDM) saat ini (as is) dan kondisi yang diinginkan (to

be) pada Sistem Informasi SDM di PKPU berdasarkan COBIT 5.

2. Bagaimana menganalisis gap antara pencapaian capability level perusahaan

dengan capability level perusahaan saat ini berdasarkan COBIT 5.

3. Bagaimana memberikan rekomendasi yang membangun di masa mendatang

berdasarkan COBIT 5.

1.3 Batasan Masalah

Agar penyusunan dan penulisan skripsi ini menjadi terarah, maka penulis

perlu membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut:

6

1. Objek penelitian ini berada pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) yang

beralamat di Gedung Grha Peduli PKPU Jl. Raya Condet No. 27 G Batu

Ampar Jakarta Timur.

2. Menggunakan tools/ framework COBIT 5 untuk evaluasi, dengan fokus pada

permasalahan yang ada saat ini.

3. Tahapan analisis pada penelitian ini adalah Initiation, Planning the

Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute

Level, dan Reporting the Result seperti yang terdapat pada COBIT 5

Assessment Process Activities.

4. Penelitian ini menggunakan metode Likert dalam menentukan Capability

Level.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui Capability Level untuk kondisi Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia (SDM) saat ini (as is) dan kondisi yang diinginkan (to be) pada

Sistem Informasi SDM di PKPU berdasarkan COBIT 5.

2. Menganalisis gap antara pencapaian capability level perusahaan dengan

capability level perusahaan saat ini berdasarkan COBIT 5.

3. Memberikan rekomendasi yang membangun di masa mendatang berdasarkan

COBIT 5.

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU):

7

a. Mengetahui tingkat kemampuan (Capability Level) dari sistem

informasi sumber daya manusia (SDM) yang ada di PKPU.

b. Diharapkan dengan evaluasi sistem informasi SDM ini dapat

meningkatkan efektifitas serta efisiensi dalam aktivitas yang ada serta

dalam hal kecepatan pengolahan data menjadi informasi.

c. Mengidentifikasi masalah pada sistem informasi SDM saat ini,

sehingga dapat melakukan perbaikan pada sistem informasi yang

diharapkan.

d. Menjadikan hasil evaluasi sebagai saran peningkatan dan

pengembangan Sistem Informasi SDM yang baik dan berkelanjutan.

2. Bagi Peneliti:

a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1) Program

Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Memahami langkah-langkah dalam melakukan analisis tata kelola

teknologi informasi dengan Framework COBIT 5.

3. Bagi Universitas:

a. Merupakan salah satu evaluasi dari pencapaian materi yang telah

dikuasai mahasiswa.

b. Dapat menjalin hubungan kerjasama dengan pihak instansi.

c. Dapat mewakili eksistensi program studi.

8

1.6 Metode Penelitian

Adapun metode penelitian yang digunakan dalam penelitian skripsi ini

adalah sebagai berikut:

1.6.1 Metode Pengumpulan Data (Initiation)

Metode ini dilakukan dengan cara; Observasi, Wawancara, Studi Pustaka,

Studi Literatur dan Kuesioner.

1.6.2 Metode Evaluasi Capability Level

1. COBIT 5 Assessment Process Activity

Assessment Process Activities adalah manajemen proyek dasar dari praktik

yang baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk menjamin hasil

evaluasi sesuai pada tujuan bisnis. Berikut process capability dalam melakukan

evaluasi tujuh tahap yang berkelanjutan (ISACA, 2012):

1. Initiation

2. Planning the Assessment

3. Briefing

4. Data Collection

5. Data Validation

6. Process Attribute Level

7. Reporting the Result

2. Penentuan Capability Level

Dimensi tingkat kemampuan yang menyediakan pengukuran pada suatu

keadaan perusahaan saat ini maupun tujuan bisnis proses yang ingin dicapai.

9

Apakah sudah mencapai tujuan target bisnis, kesesuaian pada visi dan misi

perusahaan tersebut (ISACA, 2012).

1.7 Sistematika Penulisan

Penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab dengan beberapa sub pokok

bahasan. Adapun sistematika penulisan dari skripsi ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta

sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam pembahasan

penulisan skripsi dan sumber landasan teori tersebut.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan metodologi yang digunakan penulis dalam

melakukan penelitian.

BAB IV EVALUASI SISTEM INFORMASI SDM

Bab ini berisi tentang pembahasan hasil analisa dan penelitian

mengenai Evaluasi Sistem Informasi SDM di PKPU. Hasil kuesioner

Capability Level dan penjelasan rekomendasi hasil dengan

menggunakan Assessment Process Activities COBIT 5.

10

BAB V KESIMPULAN & SARAN

Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari uraian hasil

penelitian dan saran untuk perbaikan dalam evaluasi Sistem

Informasi SDM dengan Framework COBIT 5.

11

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Evaluasi

Wirawan [4] berpendapat bahwa evaluasi merupakan salah satu jenis riset.

Karenanya, riset evaluasi sama dengan evaluasi. Apa yang berlaku terhadap riset

berlaku juga bagi evaluasi. Memang salah satu tujuan evaluasi adalah mengukur

nilai dan manfaat dari objek evaluasi. Untuk mengukur nilai dan manfaat objek

evaluasi harus digunakan kaidah-kaidah ilmu penelitian. Dewasa ini istilah riset

evaluasi masih dipakai secara meluas di Benua Amerika, Eropa, Asia, dan Afrika.

2.2 Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,

media prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan

jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi tertentu, memberi sinyal

kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan

eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk

pengambilan keputusan [10].

12

2.2.1 System Development Life Cycle (SDLC)

Daur hidup pengembangan sistem/ SDLC berfungsi untuk menggambarkan

tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis

besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu [5]:

1. Analysis,

2. Design,

3. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan

hasil kegiatannya (deliverable).

1. Analisis

Tahapan anaisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan.

Apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara

baik, dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.

Seorang analis perlu mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanganinya,

perlu memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan dapat melakukan

identifikasi terhadap masalah yang muncul dan mencari solusinya dengan

professional. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah sebagai

berikut.

- Deteksi masalah (Problem Detection)

- Penelitian/ investigasi awal (Initial Investigation)

- Analisa Kebutuhan sistem (Requirement Analysis)

- Mensortir kebutuhan sistem (Generation of system alternatives)

13

- Memilih sistem yang baik (Selection of proper system)

2. Perancangan/ Desain

Tahapan perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesign sistem

baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang

diperoleh dari pemilihan alternative sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan

dalam tahap perancangan ini meliputi perancangan output, input, dan file.

a. Perancangan Keluaran

Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran-keluaran yang akan

digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan-tampilan layar, dan

juga format dan frekuensi laporan yang diperlukan.

b. Perancangan Masukan

Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data masukan, yang akan

digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data-data masukan tersebut dapat

berupa formulir-formulir, faktur, dan lain-lain yang berfungsi memberikan

data masukan bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini perlu juga ditentukan

format data masukan agar sesuai kebutuhan sistem.

c. Perancangan File

Perancangan file masuk dalam bagian perancangan basis data, yang diawali

dengan merancang diagram hubungan antara entitas (bisa dengan

menggunakan ERD versi chen atau versi James Martin). Setelah itu

melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai ke 5-NF, minimal sampai ke

14

bentuk normalisasi ke-3 (3-NF). Seluruh file yang telah lulus uji normalisasi

yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.

3. Implementation

Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk melakukan

kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari

sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu

mengimplementasikan sistem yang baru tersebut ke dalam salah satu Bahasa

pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga harus dijamin bahwa sistem

yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap

implementasi ini adalah pembuatan program dan tes data, pelatihan, dan

pergantian sistem.

a. Programming & Testing

Pada tahap ini dilakukan perancangan algoritma dengan menggunakan

pseudocode yang ditulis dalam Bahasa Indonesia terstruktur atau Bahasa

Inggris terstruktur. Perancangan algoritma sebaiknya dilakukan dengan

menggunakan pendekatan top-down (pemrograman modular). Setelah selesai

pembuatan algoritma, maka dibuatkanlah program aplikasi dengan

menggunakan salah satu Bahasa pemrograman terpilih.

Program yang telah selesai dibuatkan secara modular tersebut perlu

dilakukan test data, dengan mengentri sejumlah data ke dalam program

tersebut, dan dilihat hasilnya, serta cara pemrosesan yang dilakukan oleh

program yang baru dibuat tersebut.

15

b. Training

End user yang akan mengoperasikan sistem yang baru tersebut perlu

dilatih secara keseluruhan. Materi pelatihan bisa saja berupa keuntungan dan

kerugian sistem yang baru, tip dan trik menggunakan sistem aplikasi yang

baru, pengenalan sintaks dasar dari Bahasa pemrograman yang digunakan

dalam aplikasi tersebut, dan dokumen-dokumen yang akan digunakan dalam

sistem yang baru tersebut.

c. System Changeover

Setelah seluruh sistem siap dioperasikan dan seluruh end user selesai

dilatih, maka pada tahap ini dilakukan pergantian sistem yang lama dengan

sistem yang baru. Teknik pergantiannya bisa secara perlahan/ bertahap atau

secara keseluruhan.

2.2.2 Basis Data

Beberapa definisi basis data dari beberapa orang ahli basis data adalah

sebagai berikut [5].

1. Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar)

yang tersimpan dalam magnetic disk, optical disk, magnetic drum atau

penyimpanan sekunder lainnya.

2. Database adalah sekumpulan program-program aplikasi umum yang bersifat

“batch” yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (seperti

pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data).

3. Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap

banyak ‘user’, dimana masing-masing ‘user’ (baik menggunakan teknik

16

pemrosesan yang bersifat batch atau on-line) akan menggunakan data tersebut

sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan ‘user’ lain dapat juga menggunakan

data tersebut dalam waktu yang bersamaan.

4. Database adalah koleksi terpadu dari data-data yang saling berkaitan dari

suatu enterprise (perusahaan, instansi pemerintah atau swasta)

a. Sebagai ilustrasi database perusahaan manufaktur akan terdiri dari

data-data seperti data perencanaan produksi, data warehouse, data

produksi actual, data kualitas produksi, data pemesanan material, data

pengiriman hasil produksi, dan lain-lain.

b. Database rumah sakit akan terdiri dari data-data seperti pasien,

karyawan, dokter, dan perawat.

c. Database universitas akan terdiri dari data-data: mahasiswa, dosen,

karyawan, dan alumni.

Database yang sudah tersedia dalam suatu media penyimpanan tidak akan

pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar

dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.

Kumpulan/ gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis

database tersebut dinamakan Database Management System (DBMS). DBMS

merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program computer (utilitas)

yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Program-program

tersebut menyediakan berbagai fasilitas operasi untuk memasukkan, melacak, dan

memodifikasi data kedalam database, mendefinisikan data baru, serta mengolah

data menjadi informasi yang dibutuhkan. (DBMS = Database + Program Utilitas).

17

Dengan pendekatan DBMS, maka sharing data dapat dengan mudah

dilakukan siapa saja (program apa saja boleh menggunakan data tersebut, jika

memenuhi berbagai prosedur yang ditetapkan pada interface yang melindungi

database tersebut). Semua tugas termasuk mengkonversi data adalah tanggung

jawab program utilitas.

Tujuan utama dari DBMS adalah untuk menyediakan suatu lingkungan

yang mudah dan efisien untuk penggunaan, penarikan dan penyimpanan data dan

informasi. Pengelolaan manajemen basis data meliputi hal-hal sebagai berikut.

a. Pendefinisian struktur penyimpanan

b. Penyediaan mekanisme untuk manipulasi informasi

c. Penyediaan keamanan dalam penarikan dan penyimpanan data dan informasi

Dibandingkan dengan sistem tradisional yang berbasis kertas, DBMS

memiliki 4 keunggulan sebagai berikut.

- Kepraktisan. Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang

sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan

media penyimpanan sekunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

- Kecepatan. Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat dari

pada manusia.

- Mengurangi Kejemuan. Orang cenderung menjadi bosan kalua melakukan

tindakan-tindakan berulang yang menggunakan tangan (misalnya harus

mengganti suatu informasi).

18

- Kekinian. Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan

akurat setiap saat.

Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan berkas adalah dalam

hal-hal sebagai berikut.

- Kemubaziran data terkurangi

- Integritas data dapat selalu terjaga

- Independensi data dapat selalu terjaga

- Konsistensi data dapat selalu terjaga

- Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user”

- Sekuriti data lebih mudah dilakukan

- Penggunaan data lebih mudah

Kebanyakan DBMS menyediakan mekanisme pengaturan sekuritas

terhadap basis data berdasarkan wewenang pengguna. Sebagai contoh, si A hanya

boleh membaca dan mencetak suatu data, tetapi si B boleh mengubah dan

menambahkannya. Sekuritas data sangat penting pada basis data, yaitu untuk

menghindari pengaksesan data sensitif oleh orang yang tidak berhak.

Di dalam lingkungan basis data, data lebih mudah digunakan. Pada

beberapa DBMS tersedia fasilitas query yang memudahkan pengguna untuk

memperoleh informasi. Pengguna yang tidak memiliki kemampuan pemrograman

dengan mudah menggunakan fasilitas query tersebut. Bagi pemrogram aplikasi,

pembuatan program aplikasi juga dapat dilakukan dengan mudah, jauh lebih

mudah dibandingkan dengan menggunakan Bahasa-bahasa konvensional seperti

19

COBOL dan FORTRAN. Hasilnya akan dapat meningkatkan produktivitas

pemrogram.

2.2.2.1 Langkah Pengembangan Basis Data

Proyek pengembangan basis data bukan sekedar menyusun file-file yang

diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi termasuk di dalamnya

mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal

oleh pemakai untuk memenuhi kebutuhan datanya. Jadi, proyek pengembangan

basis data meliputi pengembangan file basis data, perangkat lunak, perangkat

keras, dan menyiapkan personal-personal yang akan terlibat dalam penggunaan

basis data agar dapat memanfaatkannya dengan baik dan benar. Adapun tahapan-

tahapam utama dalam proyek pengembangan basis data terdiri atas lima tahapan

sebagai berikut [6].

1. Perencanaan

2. Analisis

3. Desain/ perancangan

4. Implementasi

5. Penggunaan/ Review/ Evaluasi

Tahapan Perencanaan merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman

dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahap perencanaan meliputi kegiatan

sebagai berikut:

1. Mengenali masalah

2. Menentukan masalah

20

3. Mengenali kendala

4. Studi kelayakan

5. Laporan ke manajemen

Tahapan Analisis merupakan tahap setelah perencanaan sebelum peranangan.

Analisis sistem sagat menentukan keberhasilan pengembangan basis data karena

kesalahan dalam tahap ini mempengaruhi langkah pengembangan selanjutnya.

Bagan alir sistem digambarkan dalam tahap ini sebagai alat komunikasi antara

analis sistem dan pemakai, serta personil yang terlibat di dalam tim. Tahap

analisis sistem meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Menentukan kebutuhan informasi

2. Menentukan kriteria kinerja sistem


Tahap perancangan ialah tahapan setelah analisis, yaitu bagaimana membentuk

sistem baru yang diinginkan. Tahap perancangan berupaya menentukan dan

menggambarkan bagaimana suatu sistem akan dapat menyelesaikan suatu

permasalahan. Tahap perancangan sistem merupakan tahap pemasukan ide atau

gagasan guna memenuhi tujuan pengembangan basis data sebagai persiapan untuk

rancang bangun implementasi. Perancangan sistem meliputi kegiatan sebagai

berikut:

1. Menyiapkan desain terperinci

2. Identifikasi konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak

21

3. Evaluasi konfigurasi sistem alternative

4. Memilih konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak terbaik


Implementasi merupakan tahap unuk merealisasikan hasil desain/ perancangan

sistem yang telah dilakukan sebelumnya ke dalam bntuk yang sebenarnya.

Implementasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Menyiapkan perangkat keras

2. Menyiapkan perangkat lunak

3. Menyiapkan basis data

4. Bmenyiapkan fasilitas fisik

5. Melatih pemakai


Penggunaan/ review/ evaluasi merupakan tahap terakhir dalam pengembangan

basis data, yaitu berupa penggunaan/ operasi hasil implementasi sistem.

Penggunaan/review/evaluasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Operasional sistem

2. Evaluasi sistem

3. Memelihara sistem

4. Mempertahankan kinerja sistem

22

5. Meningkatkan kinerja sistem


2.3 Sumber Daya Manusia

Menurut Surendro [7], kunci sukses dari kinerja teknologi informasi

adalah optimasi investasi, penggunaan dan alokasi sumber daya teknologi

informasi (SDM, aplikasi, teknologi, fasilitas, data) dalam memenuhi kebutuhan

perusahaan. Kebanyakan perusahaan gagal dalam melakukan efisiensi terhadap

asset teknologi informasi dan optimasi biaya yang terkait dengan asset ini. Pada

akhir-akhir ini, tantangan terbesar adalah bagaimana melakukan outsource dan

cara untuk mengelola layanan outsource tersebut, untuk mencapai nilai yang

diinginkan dengan harga yang dapat diterima.

Tidaklah mudah untuk mengelola asset-asset teknologi informasi, di mana

asset-asset ini secara terus menerus berubah sesuai dengan sifat teknologi, yang

selalu berkembang dan dapat disebabkan juga oleh adanya perubahan kebutuhan

bisnis. Untuk keseluruhan asset teknologi informasi, SDM merupakan bagian

terbesar dalam biaya dan salah satu yang selalu meningkat. Hal ini perlu diketahui

dan diantisipasi. Ketika hal ini sudah dipahami, maka program perekrutan, retensi

dan pelatihan merupakan hal yang perlu dilakukan untuk menjamin ketersediaan

keterampilan yang memadai dalam organisasi [7].

2.3.1 Aktivitas Sumber Daya Manusia

Menurut Sedarmayanti [8], manajemen sumber daya manusia terdiri dari

beberapa kelompok aktivitas yang saling berhubungan, terjadi dalam konteks

23

organisasi, berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia, kesetaraan

kesempatan kerja, pengankatan pegawai, pengembangan sumber daya manusia,

kompensasi dan tunjangan kesehatan, keselamatan dan keamanan, hubungan

karyawan dan buruh atau manajemen. Berikut tujuh aktivitas pokok sumber daya

manusia:

1. Perencanaan dan analisis sumber daya manusia

Melalui perencanaan sumber daya manusia, pimpinan berusaha

mengantisipasi kekuatan yang mempengaruhi persediaan dan tuntutan

karyawan di masa depan. Memiliki Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

(SISDM) adalah penting, guna memberi informasi akurat dan tepat untuk

perencanaan sumber daya manusia.

2. Kesetaraan kesempatan kerja

Pemenuhan hukum dan peraturan tentang kesetaraan kesempatan keja

mempengaruhi aktivitas sumber daya manusia yang lain dan integral dengan

manajemen sumber daya manusia. Contoh: rencana sumber daya manusia

strategis harus menjamin ketersediaan perbedaan individu yang memadai

untuk memenuhi persyaratan tindakan afirmatif.

3. Pengangkatan karyawan

Tujuan pengangkatan karyawan adalah memberi persediaan memadai atas

individu yang berkualifikasi untuk mengisi lowongan pekerjaan di organisasi.

Dengan mempelajari apa yang dilalukan karyawan, analisis pekerjaan

merupakan dasar fungsi pengangkatan karyawan. Deskripsi pekerjaan dan

spesifikasi pekerjaan dapat disiapkan, digunakan ketika merekrut pelamar

24

lowongan pekerjaan. Proses seleksi berhubungan dengan pemilihan individu

berkualifikasi untuk mengisi lowongan pekerjaan di organisasi.

4. Pengembangan sumber daya manusia

Dimulai dengan orientasi karyawan baru, pengembangan sumber daya

manusia juga meliputi pelatihan keterampilan pekerjaan. Ketika pekerjaan

berkembang dan berubah, diperlukan pelatihan ulang yang dilakukan terus

menerus untuk menyesuaikan perubahan teknologi. Mendorong

pengembangan semua karyawan, termasuk pengawas dan pimpinan, juga

penting untuk mempersiapkan organisasi agar dapat menghadapi tantangan

masa depan.

5. Kompensasi dan tunjangan

Kompensasi memberi pengharaan kepada karyawan atas pelaksaan

pekerjaan melalui gaji, intensif, dan tunjangan. Pemberi kerja harus

mengembangkan dan memperbaiki sitem upah dan gaji dasar mereka.

Program intensif seperti pembagian keuntungan dan penghargaan

produktivitas mulai digunakan. Kenaikan yang cepat biaya tunjangan,

terutama tunjangan kesehatan, akan terus menjadi masalah utama.

6. Kesehatan, keselamatan, dan keamanan

Jaminan atas kesehatan fisik dan mental serta keselamatan karyawan

adalah sangat penting. Secara global, berbagai hukum keselamatan dan

kesehatan telah menjadikan organisasi lebih responsif terhadap persoalan

kesehatan dan keselamatan. Persoalan tradisional keselamatan fokus pada

pencegahan kecelakaan di tempat kerja. Melaui fokus kesehatan yang lebih

25

luas, manajemen sumber daya manusia membantu karyawan yang mengalami

penyalahgunaan obat dan masalah lain melalui program bantuan karyawan

mampertahankan karyawan yang sebenarnya berkinerja memuaskan.

7. Hubungan karyawan dan karyawan/ manajemen

Hubungan antara pimpinan dan karyawan harus ditangani secara efektif

apabila karyawan organisasi ingin sukses. Apakah karyawan diwakili oleh

satu serikat pekerja atau tidak, hak karyawan harus disampaikan.

Mengembangkan, mengkomunikasikan, dan memperbaharui kebijakan dan

prosedur sumber daya manusia sangat penting sehingga pimpinan dan

karyawan tahu apa yang diharapkan.

2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Adanya komputer telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam

jumlah sangat besar, dan dapat menjadi bantuan yang tak ternilai dalam

manajemen sumber daya manusia, dari pemrosesan penggajian sampai

penyimpanan dokumen. Dengan piranti keras, piranti lunak, dan basis data

komputer, organisasi tidak hanya dapat menyimpan catatan dan informasi dengan

lebih baik, tetapi juga untuk mengambilnya dengan sangat mudah. Sistem

informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan

informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia [8].

2.4.1 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Sedarmayanti [8], sistem informasi sumber daya manusia

mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama sistem informasi

sumber daya manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data

26

karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Tujuan

kedua sistem informasi sumber daya manusia, adalah supaya lebih strategis dan

berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data

yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan

pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi daripada

mengandalkan persepsi dan intuisi manajerial.

Sedangkan kegunaan sistem informasi sumber daya manusia menurut

Sedarmayanti yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan.

Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan

dimasukkan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian

karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Diatas aktivitas dasar ini,

banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan

penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

27

Gambar 2.1 Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) (Sedarmayanti, 2007)

SISDM

Perencanaan dan Analisis SDM - Bagian organisasi - Proyeksi kepegawaian - Persediaan keterampilan - Analisis ketidakhadiran - Pembiayaan

restrukturisasi - Pencocokan pekerjaan

internal

Kesetaraan dalam Pekerjaan - Rencana tindakan afirmatif - Pelacakan pelamar - Utilisasi angkatan kerja - Analisis ketersediaan

Kepegawaian - Sumber perekrutan - Pelacakan pelamar - Analisis penolakan

penawaran

Pengembangan SDM - Profil pelatihan karyawan - Penilaian kebutuhan pelatihan - Perencanaan penggantian

kepemimpinan - Peminatan dan pengalaman karir

Kompensasi dan Tunjangan - Struktur penggajian - Pembiayaan upah/gaji - Administrasi tunjangan yang

fleksibel - Pengambilan cuti tahunan - Analisis penggunaan tunjangan - Laporan pajak

Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan

- Pelatihan keselamatan - Catatan kecelakaan - Laporan OSHA 200 - Catatan data material

Hubungan Karyawan dan Buruh - Pembiayaan negosiasi serikat

pekerja - Catatan audit - Hasil survei - Analisis wawancara keluar kerja

28

2.5 Tata Kelola Teknologi Informasi

Menurut Surendro [7], yang dimaksud dengan tata kelola teknologi

informasi adalah upaya menjamin pengelolaan teknologi informasi agar

mendukung bahkan selaras dengan strategi bisnis suatu enterprise yang dilakukan

oleh dewan direksi, manajemen eksekutif, dan juga oleh manajemen teknologi

informasi.

Surendro juga menngemukakan dalam bukunya bahwa tata kelola

teknologi informasi adalah tanggung jawab dari dewan direksi dan manajemen

eksekutif, oleh karenanya tata kelola teknologi informasi harus merupakan bagian

yang tak terpisahkan dari tata kelola korporat. Tata kelola korporat merupakan

suatu sistem yang mengarahkan dan mengendalikan entitas-entitas korporat.

Ketergantungan bisnis akan teknologi informasi telah membuatnya tidak dapat

menyelesaikan isu pengelolaan korporat tanpa mempertimbangkan teknologi

informasi.

Saat ini isu pengelolaan teknologi informasi mengalami pergeseran fokus

dari fokus pada teknologi menjadi fokus pada area yang terkait dengan

manajemen. Isu ini mengarah pada area tata kelola teknologi informasi [7]:

- Penyelarasan Strategis, berfokus pada penyelarasan bisnis dan solusi

kolaborasi.

- Penyampaian Nilai, berkonsentrasi pada optimasi pengeluaran dan nilai

teknologi informasi.

- Manajemen Risiko, bertujuan untuk menjaga asset teknologi informasi

dan pemulihan dari bencana.

29

- Manajemen Sumber Daya, berfokus pada optimasi pengetahuan dan

infrastruktur teknologi informasi.

2.6 COBIT 5

2.6.1 Pengertian COBIT

Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)

adalah seperangkat pedoman umum (best practice) untuk manajemen TI yang

dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan

IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1996. COBIT memberi manajer,

auditor, dan pengguna TI, serangkaian langkah yang diterima secara umum,

indikator, proses dan praktik terbaik untuk membantu mereka dalam

memaksimalkan manfaat yang diperoleh melalui penggunaan TI yang sesuai dan

pengendalian dalam perusahaan [9].

Tujuan utama COBIT adalah memberikan kebijakan yang jelas dan

praktik yang baik dalam tata kelola teknologi informasi dengan membantu

manajemen senior memahami dan mengelola resiko terkait tata TI dengan cara

memberikan kerangka kerja tata kelola teknologi informasi dan panduan tujuan

kendali rinci/ detailed control objective (DCO) bagi pihak manajemen, pemilik

proses bisnis, pengguna, dan auditor [7].

COBIT muncul pertama kali pada tahun 1996 yaitu COBIT versi 1 yang

menekankan pada bidang audit, COBIT versi 2 pada tahun 1998 yang

menekankan pada tahap control, COBIT versi 3 pada tahun 2000 yang

berorientasi kepada manajemen, COBIT versi 4 yang lebih mengarah pada IT

30

Governance, dan terakhir dirilis adalah COBIT 5 dikembangkan untuk mengatasi

kebutuhan-kebutuhan penting seperti [2]:

1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari

informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko

berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam

menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan.

Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak tapi juga menginginkan

transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan bagaimana hasil yang akan

diperoleh.

2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan perusahaan pada

perusahaan lain dan rekan IT, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien,

cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan

mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan. Informasi juga

perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang efektif dapat

membantu untuk mencapainya.

4. Mengatasi IT yang semakin meresap ke dalam perusahaan, IT semakin

menjadi bagian penting dari bisnis. Seringkali IT yang terpisah tidak cukup

memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. IT perlu menjadi bagian

penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, manajemen risiko, kebijakan,

kemampuan, proses, dan sebagainya.

5. Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru. Hal

ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk baru,

31

membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih tipe

pelanggan baru.

6. Mendukung perpaduan bisnis dan IT secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen IT perusahaan

yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya.

7. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi IT.

8. Memberikan perusahaan:

a. Nilai tambah melalui penggunaan IT yang efektif dan inovatif.

b. Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan IT yang baik.

c. Kesesuaian denga peraturan, regulasi, persetujuan, dan kebijakan internal.

d. Peningkatan hubungan Antara kebutuhan bisnis dengan tujuan IT.

9. Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRINCE2, COSO, dan ISO. Hal

ini akan membantu stakeholder mengenai bagaimana kaitan berbagai

framework, berbagai standar antar satu sama lain, dan bagaimana mereka bisa

digunakan bersama-sama.

10. Mengintegrasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus pada

COBIT, Val IT, dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan HMIS, ITAF,

dan TGF, sehingga COBIT 5 mencakup seluruh perusahaan dan menyediakan

dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain menjadi satu

kesatuan framework.

32

2.6.2 Prinsip COBIT 5

Gambar 2.2 COBIT 5 Principles (ISACA, 2012)

Prinsip dan faktor pendukung secara umum COBIT 5 berguna untuk

perusahaan dari berbagai ukuran, baik yang bersifat niaga maupun yang tidak

untuk mencari laba di sector public. Kerangka COBIT 5 dibangun di atas 5 (lima)

prinsip dasar, yang dibahas secara rinci termasuk petunjuk yang luas pada faktor

pendukung untuk tata kelola dan manajemen perusahaan IT. Seperti pada

penjelasan berikut [11]:

33

1. Mempertemukan Kebutuhan Stakeholder

Gambar 2.3 The Governance Objective (ISACA, 2012)

Adanya suatu bisnis adalah untuk menciptakan nilai bagi para stakeholder,

dan menciptakan nilai yang berarti berbeda, dan terkadang bertentangan dengan

perihal mereka masing-masing. Tata kelola menjelaskan tentang negosiasi dan

memutuskan antara kepentingan nilai stakeholder yang berbeda. Sistem tata

kelola harus mempertimbangkan semua stakeholder ketika memberi keuntungan,

sumber daya dan keputusan penilaian atas risiko.

2. Meliputi Hingga Proses Akhir Suatu Bisnis

COBIT 5 membahas tata kelola dan manajemen informasi dan teknologi

yang terkait dari berbagai perspektif perusahaan. Menjelaskan bahwa COBIT 5:

- Menyatukan tata kelola perusahaan ke sistem tata kelola perusahaan yang

diusulkan oleh integrasi COBIT 5, karena COBIT 5 sejalan dengan pandangan

terbaru mengenai tata kelola perusahaan.

- Termasuk meliputi semua fungsi dan proses dalam perusahaan, COBIT 5

tidak fokus hanya pada fungsi TI, tetapi berisikan informasi dan teknologi

34

terkait sebagai asset yang perlu ditangani sama seperti asset lainnya oleh

semua orang di perusahaan.

3. Menerapkan Suatu Kerangka yang Terpadu

COBIT 5 sejalan dengan standar terbaru lain yang relevan dan kerangka

kerja yang digunakan oleh perusahaan:

a. Perusahaan: COSO, COSO ERM, ISO / IEC 9000, ISO / IEC 31000

b. IT terkait: ISO / IEC 38500, ITIL, ISO / IEC 27000 seri, TOGAF, dan lainnya.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menggunakan COBIT 5 sebagai

suatu sistem tata kelola yang menyeluruh dan kerangka manajemen yang

terintegrasi (menyatu). ISACA berencana untuk memfasilitasi pemetaan pengguna

dan kegiatan praktek COBIT untuk referensi pihak ketiga.

4. Mengaktifkan Pendekatan Secara Menyeluruh

Gambar 2.4 Enabling Holistic Approach (ISACA, 2012)

35

Tujuh peluang (enablers) yang harus dipertimbangkan untuk membantu

mendorong pencapaian tujuan kerangka perusahaan dan memberikan nilai adalah:

a. Prinsip, kebijakan dan kerangka kerja; menjadi sarana untuk menerjemahkan

perilaku yang diinginkan menjadi panduan praktis untuk manajemen sehari-

hari.

b. Proses; menjelaskan serangkaian terorganisir praktek dan kegiatan untuk

mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan satu set output dalam mendukung

pencapaian tujuan yang berkaitan dengan IT secara keseluruhan.

c. Struktur organisasi; menjadi kunci entitas pengambilan keputusan dalam

sebuah organisasi.

d. Budaya, etika dan perilaku; Sebagai individu maupun organisasi, sangat sering

diremehkan sebagai faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan

manajemen.

e. Informasi; meresap di seluruh organisasi, yaitu, berhubungan dengan semua

informasi yang dihasilkan dan digunakan oleh perusahaan. Informasi

diperlukan untuk menjaga organisasi berjalan dengan baik dan diatur, tetapi

pada tingkat operasional, informasi sangat sering menjadi produk utama dari

perusahaan itu sendiri.

f. Layanan, infrastruktur dan aplikasi; termasuk infrastruktur, teknologi dan

aplikasi yang menyediakan perusahaan dengan proses dan layanan teknologi

informasi.

36

g. Orang, keterampilan dan kompetensi; terkait dengan orang-orang dan

diperlukan untuk berhasil menyelesaikan semua kegiatan dan untuk membuat

keputusan yang benar dan mengambil tindakan korektif.

5. Memisahkan Tata Kelola dengan Manajemen

Kerangka COBIT 5 membuat perbedaan yang jelas Antara tata kelola dan

manajemen.

Tata Kelola, memastikan bahwa tata kelola, kondisi, dan kebutuhan

stakeholders dievaluasi untuk menyetujui tujuan perusahaan yang ingin

dicapai; menetapkan arah melalui prioritas dan pengambilan keputusan,

dan pemantauan kinerja dan kepatuhan terhadap kesepakatan pada arah

dan tujuan (EDM). Dalam kebanyakan perusahaan, tata kelola adalah

tanggung jawab dewan direksi atau dibawah kepemimpinan ketua/CEO.

Manajemen, rencana manajemen, membangun, menjalankan dan kegiatan

memonitor sejalan dengan arah yang ditetapkan oleh keseluruhan tata

kelola untuk mecapai tujuan perusahaan (PBRM). Dalam kebanyakan

perusahaan, manajemen adalah tanggung jawab dari manajemen eksekutif

di bawah kepemimpinan CEO.

37

Gambar 2.5 Fokus Area Tata Kelola TI (ISACA, 2012)

2.6.3 Kerangka Kerja COBIT 5

Model referensi proses COBIT 5 adalah penerus dari model proses COBIT

4.1 dengan model prooses Risk IT dan Val IT yang juga terintegrasi. Gambar

dibawah ini menunjukkan 32 proses manajemen dan 5 proses tata kelola dalam

COBIT 5. Semua proses manajemen tujuannya adalah proses diatur secara baik

dan sehingga akan menghasilkan tata kelola TI dengan tujuan bisnis yang optimal.

38

Gambar 2.6 Model Referensi Proses COBIT 5 (ISACA, 2012)

a. Evaluate, Direct, and Monitor (EDM)

Proses tata kelola ini berurusan dengan tujuan tata pemangku kepentingan

dalam melakukan penilaian, optimasi resiko dan sumber daya, mencakup praktek

dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan strategis, memberikan

arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Berikut domain proses EDM [14]:

a. EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

(Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Kerangka Tata Kelola)

b. EDM02 Ensure Benefits Delivery (Memastikan Memberi Manfaat)

c. EDM03 Ensure Risk Optimisation (Memastikan Pengoptimalan Risiko)

d. EDM04 Ensure Resource Optimisation (Memastikan Pengoptimalan Sumber

Daya)

39

e. EDM05 Ensure Stakeholder Transparency (Memastikan Transparasi

Pemangku Kepentingan)

b. Align, Plan and Organise (APO)

Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyedia layanan dan

dukungan (DSS). Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan mengidentifikasi

kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan

bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan dan dikelola

untuk perspektif yang berbeda. Sebuah organisasi yang tepat, serta infrastruktur

teknologi, harus dimasukkan ke dalam tempatnya. Berikut domain proses APO

[14]:

a. APO01 Manage the IT Management Framework (Mengelola Kerangka

Manajemen TI)

b. APO02 Manage Strategy (Mengelola Strategi)

c. APO03 Manage Enterprise Architecture (Mengelola Arsitektur Bisnis)

d. APO04 Manage Innovation (Mengelola Perubahan)

e. APO05 Manage Portfolio (Mengelola Dokumen)

f. APO06 Manage Budget and Costs (Mengelola Anggaran dan Biaya)

g. APO07 Manage Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia)

h. APO08 Manage Relationships (Mengelola Relasi)

i. APO09 Manage Service Agreements (Mengelola Perjanjian Layanan)

j. APO10 Manage Suppliers (Mengelola Pemasok)

k. APO11 Manage Quality (Mengelola Kualitas)

l. APO12 Manage Risk (Mengelola Risiko)

40

m. APO13 Manage Security (Mengelola Keamanan)

c. Build, Acquire and Implement (BAI)

Memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah menjadi layanan.

Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau

diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis.

Perubahan dan pemeliharaan system yang ada juga dicakup oleh domain ini,

untuk memastikan bahwa solusi terus memenuhi tujuan bisnis. Berikut domain

proses BAI [14]:

a. BAI01 Manage Programmes and Project (Mengelola Program dan Proyek)

b. BAI02 Manage Requirements Definition (Mengelola Definisi Persyaratan)

c. BAI03 Manage Solutions Identification and Build (Mengelola Identifikasi

Solusi dan Pembangunan)

d. BAI04 Manage Availability and Capacity (Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas)

e. BAI05 Manage Organisational Change Enablement (Mengelola

Pemberdayaan Organisasi Perubahan)

f. BAI06 Manage Changes (Mengelola Perubahan)

g. BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning (Mengelola

Penerimaan Perubahan dan Transisi)

h. BAI08 Manage Knowledge (Mengelola Pengetahuan)

i. BAI09 Manage Assets (Mengelola Kepemilikan)

j. BAI10 Manage Configuration (Mengelola Susunan)

41

d. Deliver, Service and Support (DSS)

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir. Domain ini

berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang dibutuhkan, yang

meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan, dukungan layanan

bagi pengguna, dan mannajemen data dan fasilitas operasional. Berikut domain

proses DSS [14]:

a. DSS01 Manage Operations (Mengelola Operasi)

b. DSS02 Manage Service Requests and Incidents (Mengelola Layanan

Permohonan dan Kecelakaan)

c. DSS03 Manage Problems (Mengelola Masalah)

d. DSS04 Manage Continuity (Mengelola Keberlangsungan)

e. DSS05 Manage Security Services (Mengelola Jasa Keamanan)

f. DSS06 Manage Business Process Controls (Mengelola Kontrol Proses Bisnis)

e. Monitor, Evaluate and Assess (MEA)

Monitor semua proses untuk memastikan bahwa arah yang disediakan diikuti.

Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dari waktu ke waktu untuk

mengontrol kualitas dan kepatuhan mereka. Domain ini tertuju pada manajemen

kinerja, pemantauan pengendalian internal, kepatuhan terhadap peraturan dan tata

kelola. Berikut domain proses MEA [14]:

a. MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance

(Memantau, Evaluasi dan Menilai Kinerja dan Penyesuaian)

b. MEA02 Monitor, Evaluate and Assess The System of Internal Control

(Memantau, Evaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian Internal)

42

c. MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External

Requirements (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan

Persyaratan Eksternal)

2.6.3.1 PAM (Process Assessment Model)

Menurut Farah [12], Model ini merupakan dasar untuk penilaian

kemampuan proses TI suatu perusahaan pada COBIT 5 dan program pelatihan

dan sertifikasi bagi para penilai. Proses penilaian ini dibuktikan dengan

mengaktifkan proses penilaian yang dapat diandalkan, konsisten dan berulang di

bidang tata kelola dan manajemen TI.

Model penilaian memungkinkan penilaian oleh perusahaan untuk

mendukung perbaikan proses. Penilai dapat memisahkan bagian-bagian untuk

memilih proses yang akan dinilai. Pemetaan ini meliputi:

- Menghubungkan tujuan perusahaan dengan tujuan TI perusahaan

- Menghubungkan tujuan TI perusahaan dengan tujuan proses TI

- Sebuah Framework untuk memilih bidang area

COBIT 5 PAM yang mendukung kinerja penilaian dengan memberikan

indicator untuk bimbingan pada interpretasi dari tujuan proses perusahaan.

COBIT 5 PAM terdiri dari satu set indicator kinerja proses dan kemampuan

proses. Indikator-indikator yang digunakan sebagai dasar untuk mengumpulkan

bukti obyektif yang memungkinkan penilai untuk menetapkan peringkat.

2.6.3.2 Assessment Process Activities

Assessment Process Activities merupakan tahapan-tahapan aktifitas dalam

melakukan proses penilaian capability level untuk perusahaan [13]:

43

1. Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam Assessment Process Activities

yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk

menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa informasi yang dapat

dikumpulkan.

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Dengan pengisian

angket kuesioner oleh beberapa pegawai PKPU selaras dengan kebutuhan

aktifitas penilaian yang akan dinilai.

3. Briefing

Tahap ketiga ialah melakukan pengarahan kepada tim responden atau penilai

sehingga memahami input, proses, dan output dalam unit organisasi yang akan

dinilai yaitu Sistem Informasi SDM di PKPU, dengan cara menentukan jadwal

kapan dilakukannya pembagian kuesioner, pengumpulan dokumen-dokumen

yang dibutuhkan, hasil rekapitulasi jawaban, sampai pada tahap pelaporan

hasil penilaian.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang

terdapat pada sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang bertujuan

untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang

telah dilakukan.

44

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk mengetahui

hasil perhitungan kuesioner agar mendapatkan evaluasi penilaian capability

level.

6. Process Attribute Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut yang ada

disetiap indicator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil capability level

dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumya dan melakukan

analisis GAP pada tahapan berikutnya.

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah melaporkan hasil evaluasi yang bertujuan untuk

memberikan rekomendasi untuk sistem informasi sumber daya manusia

(SDM) dengan COBIT 5. Dalam praktik tata kelola teknologi informasi pada

COBIT 5 memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

2.6.3.3 Indikator Kapabilitas Proses

Indikator kapabilitas proses yang berhubungan dengan atribut proses

terkait dengan tingkat kemampuan 1 sampai 5 didefinisikan dalam dimensi

Process Assessmennt Model (PAM). Indikator kapabilitas proses adalah sarana

untuk mencapai kapabilitas ditangani oleh atribut proses. Bukti indikator

kapabilitas proses mendukung penghakiman tingkat pencapaian atribut proses

dalam dimensi kemampuan tingkat 1 sampai 5. Level 0 tidak termasuk jenis

indikator pengukuran, karena mencerminkan proses tidak dilaksanakan atau

proses yang gagal, bahkan sebagian, untuk mencapai hal tersebut. Level 0 ditandai

45

dengan belum atau sebagian memiliki proses pencapaian tujuan pada perusahaan.

Capability Indicators sebagai berikut [13]:

1. Level 0 – Incomplete Process

Proses ini tidak dilaksanakan atau gagal untuk mencapai proses tujuan. Pada

tingkat ini, ada sedikit atau tidak ada bukti dari setiap pencapaian yang

sistematis dari proses tujuan.

2. Level 1 – Performed Process

Pada level ini menetukan apakah suatu proses mencapai tujuannya. Ketentuan

atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut:

- PA (Proses Atribut) 1.1 Process Performance

Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses berhasil

diraih.

3. Level 2 – Manage Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan,

monitor, dan penyesuaian. Work products-nya dijalankan, dikontrol, dikelola

dengan tepat.

- PA 2.1 Performance Management

Mengukur sampai mana proses dikelola.

- PA 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola.

Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses.

46

4. Level 3 – Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasikan menggunakan

proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari proses.

- PA 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung

pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan.

- PA 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standar secara efektif telah dijalankan

seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai hasil dari proses.

5. Level 4 – Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-batasan

agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.

- PA 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk

memastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian tujuan proses

untuk mendukung tujuan perusahaan. Pengukuran bias berupa pengukuran

proses ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya.

- PA 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif bisa

menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan bisa diprediiksi dalam

batasan telah ditentukan.

47

6. Level 5 – Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi

tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek.

- PA 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis

penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari

investigasi pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan melaksanakan

proses.

- PA 5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses

agar emiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan

dari proses peningkatan.

2.6.4 RACI Chart

Menurut Lestari [2], RACI adalah singkatan dari Responsible,

Accountable, Consulted, and Informed. RACI Chart adalah matriks untuk seluruh

aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang

dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terkait.

- R (Responsible) : Orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan

pekerjaan.

- A (Accountable) : Orang yang bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk

memutuskan suatu perkara dan memiliki hak veto, ya atau tidak.

- C (Consulted) : Orang diperlukan untuk memberikan feedback atau sarannya

dan berkontribusi akan kegiatan tersebut.

48

- I (Informed) : Orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan.

2.7 Skala Pengukuran

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan skala pengukuran Likert. Skala

Likert adalah suatu skala yang digunakan untuk mengukur respon subyek ke

dalam 5 poin atau 7 poin skala dengan interval yang sama. Sewaktu menanggapi

pertanyaan dalam skala Likert, responden menentukan tingkat persetujuan mereka

terhadap suatu pernyataan dengan memilih salah satu dari pilihan yang tersedia.

Tabel 2.1 Tabel Skor Skala Likert

No. Keterangan Skor

Positif Negatif

1 Sangat Setuju 5 1

2 Setuju 4 2

3 Ragu-ragu 3 3

4 Tidak Setuju 2 4

5 Sangat Tidak Setuju 1 5

Dalam menentukan nilai dan tingkat kapabilitas dari proses DSS02

(Manage Service Requests and Incidents) penghitungan Likert yang digunakan

oleh Credo [15] tentang hasil dari perhitungan kuesioner dibuat rekapitulasi yang

dapat merepresentasikan persentase dan Capability Level, dijabarkan dengan

rumus penilaian sebagai berikut:

49

C = H X 100% JR

Keterangan :

C : Rekapitulasi jawaban kuesioner Capability Level dalam bentuk

persentase.

H : Jumlah jawaban kuesioner Capability Level pada masing-masing pilihan

jawaban a, b, c, d, e, atau f di setiap aktivitas.

JR : Jumlah Responden/ Narasumber

Selanjutnya untuk menghitung nilai dan Capability Level, Suminar [16]

dalam penelitiannya, didasarkan pada buku Surendro (2009) yang berjudul

Implementasi Tata Kelola TI, dilakukan dengan rumus penilaian sebagai berikut:

Ncl = N + (n) NPu – (n) NPd

100

Keterangan:

Ncl : Nilai kapabilitas pada proses TI

N : Posisi level dengan presentase distribusi jawaban tertinggi

NPu : Nilai presentase pada level diatas level N

NPd : Nilai presentase pada level dibawah level N

N : Selisih jarak antar level N dengan level diatas atau dibawahnya.

50

Pada penelitian ini dilakukan perbedaan istilah antara nilai kapabilitas dan

tingkat kapabilitas. Nilai kapabilitas dapat bernilai tidak bulat (bilangan pecahan),

yang mempresentasikan proses pencapaian menuju suatu tingkat kapabilitas

tertentu. Sedangkan tingkat kapabilitas lebih menunjukan tahapan atau kelas yang

dicapai dalam proses kapabilitas, yang dinyatakan dalam bilangan bulat [17].

Tabel 2.2 Pemetaan Terhadap Jawaban, Nilai, dan Tingkat Kapabilitas

Rentang Nilai Jawaban Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

0 – 0,50 A 0,00 0 Incomplete Process

0,51 – 1,50 B 1,00 1 Performed Process

1,51 – 2,50 C 2,00 2 Managed Process

2,51 – 3,50 D 3,00 3 Established Process

3,51 – 4,50 E 4,00 4 Predictable Process

4,51 – 5,50 F 5,00 5 Optimizing Process

51

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Kerangka Berfikir

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir

52

3.2 Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, pengumpulan data dilakukan untuk memahami

kondisi yang sebenarnya dari perusahaan yang berpengaruh terhadap operasional

bisnis.

3.2.1 Observasi

Observasi dilakukan untuk identifikasi beberapa informasi yang dapat

dikumpulkan. Observasi dimulai bulan Maret 2015, dilakukan di Kantor Pusat Pos

Keadilan Peduli Ummah (PKPU) yang beralamat di Gedung Grha Peduli PKPU

Jl. Raya Condet No. 27 G Batu Ampar Jakarta Timur. Pengumpulan data melalui

observasi yang dilakukan dengan melihat langsung bagaimana tata kelola

teknologi dan sistem informasi yang berjalan, khususnya di bagian sumber daya

manusia (SDM). Hasilnya adalah melihat kegiatan operasional pada PKPU yang

sudah dikelola dengan baik, namun belum adanya evaluasi sistem informasi yang

dimiliki khususnya pada sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang baru

saja berjalan. Kegiatan pengamatan langsung ini dilakukan di bawah bimbingan

Bapak Bobby Cahyono selaku Kepala Bagian Divisi Sumber Daya Manusia

(SDM).

3.2.2 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab langsung

dengan narasumber terkait penelitian pada Divisi Sumber Daya Manusia (SDM)

Kantor Pusat Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU). Penjelasan mengenai seluruh

kegiatan yang dilakukan dalam manajemen pada sistem informasi sumber daya

53

manusia dilakukan bersama stakeholder yang bertugas, sehingga evaluasi sistem

informasi sumber daya manusia (SDM) dapat dilakukan sesuai dengan keadaan

operasional manajemen sumber daya manusia (SDM) yang ada di kantor pusat

PKPU dengan mengacu pada kerangka COBIT 5.

Wawancara ini dilakukan dibawah pengawasan Bapak Bobby Cahyono

selaku Kepala Bagian Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) di PKPU. Beliau

memberikan penjelasan mulai dari sejarah, struktur organisasi, visi dan misi,

sistem fungsi dan layanan pada sistem informasi sumber daya manusia (SDM),

serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada sistem informasi SDM saat

ini.

Dalam wawancara juga dikatakan bahwa pihak PKPU berharap dengan

adanya evaluasi untuk sistem informasi SDM ini, dapat menghasilkan masukkan

atau ide yang berguna dalam perbaikan sistem, sehingga sistem informasi SDM ke

depannya dapat lebih efektif dan efisien.

3.2.3 Kajian Pustaka

Data yang dikumpulkan berbasis pada deskripsi atau penjelasan dari objek

yang diteliti. Pengumpulan data terdiri dari beberapa referensi buku yang menjadi

acuan untuk menjalankan metode terkait, dokumentasi-dokumentasi dari pihak

PKPU, jurnal dan skripsi terdahulu yang berkaitan dengan COBIT 5, Sistem

Informasi SDM, metodologi-metodologi yang digunakan, serta penelitian-

penelitian yang mendukung skripsi ini. Berikut ini merupakan studi literatur jurnal

dan skripsi terdahulu yang digunakan:

54

Tabel 3.1 Studi Literatur

No. Nama Tahun Judul Keterangan

1 Dwi Rizki

Kesumawardhani

(Universitas

Indonesia)

2012 Evaluasi IT

Governance

Berdasarkan

COBIT 4.1 (Studi

Kasus di PT

Timah (Persero)

Tbk)

Penelitian ini membahas

penilaian tata kelola TI

di PT Timah (Persero)

Tbk yang diukur dengan

menggunakan Maturity

Level dalam Framework

COBIT 4.1.

2 Weny Sisio

Wiyanndri

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2013

Usulan Model

Tata Kelola

Teknologi

Informasi pada

Domain Plan and

Organise dengan

menggunakan

framework

COBIT 4.1 (Studi

Kasus: PT. Insan

Persada)

Penelitian ini

memberikan solusi

dalam menerapkan tata

kelola TI di PT. Insan

Persada menggunakan

COBIT 4.1.

3 Herri Setiawan

dan Khabib

Mustofa

(Universitas Indo

Global Mandiri

Palembang)

2013 Metode Audit

Tata Kelola

Teknologi

Informasi di

Instansi

Pemerintah

Indonesia

Penelitian ini bertujuan

khusus untuk memeriksa

pengelolaan seluruh

sumber daya TI apakah

dapat mendukung dan

sejalan dengan bisnis.

4 Fransiskus 2013 Implementasi Tata

Kelola Teknologi

Penelitian ini merupakan

pengembangan model

55

Adikara Informasi

Perguruan Tinggi

Berdasarkan

COBIT 5 pada

Laboratorium

Rekayasa

Perangkat Lunak

Universitas Esa

Unggul

tata kelola TI dengan

kerangka kerja COBIT 5

pada Lab RPL di UEU

untuk kemudian dinilai

kondisi awal dan akhir

sesudah implementasi.

5 Syahid Zakwan

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Audit Tata Kelola

Sumber Daya

Teknologi

Informasi Dengan

Kerangka Kerja

COBIT 4.1 Untuk

Evaluasi

Manajemen Pada

Badan

Pengawasan

Keuangan dan

Pembangunan

Penelitian ini dilakukan

di BPKP yang

membutuhkan audit

maturity level tata kelola

sumber daya TI

menggunakan COBIT

4.1.

6 Farah Nuri Eka

Putri

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Evaluasi

Capability Level

Pada Dukungan

Layanan

Manajemen Data

dengan

Framework

COBIT 5

Studi Kasus: DRC


untuk melakukan

evaluasi pada DRC

(Disaster Recovery

Center) yang digunakan

pada Asuransi Jasindo

menggunakan COBIT 5.

56

Asuransi Jasindo

7 Siti Ida Farida

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Usulan Model

Tata Kelola

Teknologi

Informasi pada

Domain Monitor,

Evaluate, and

Assess dengan

Metode

Framework

COBIT 5

(Studi Kasus: PT.

Bank Muamalat

Indonesia Tbk)


untuk memberikan

usulan mekanisme tata

kelola TI yang sesuai

standar COBIT 5 yaitu

memberikan solusi

dalam penerapan tata

kelola TI.

8 Abdul Hakim,

dkk

(Sekolah Tinggi

Manajemen

Informatika dan

Komputer

Eresha)

2014 Evaluasi Tata

Kelola Teknologi

Informasi dengan

Framwork COBIT

5 di Kementrian

ESDM

Mengetahui sejauh mana

pengelolaan dan

pemanfaatan TI dalam

meningkatkan pelayanan

TI di KESDM dan

mengrekomdasikan

usulan kebijakan

pengelolaan TI yang

efektif dan efisien

dengan memggunakan

model COBIT 5.

9 Suryo Suminar

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Evaluasi Tata

Kelola Teknologi

Informasi

Menggunakan

Framework


untuk mengevaluasi

keamanan informasi

pada Pusat

Pendayagunaan

57

COBIT 5 Fokus

Proses Manage

Security (APO13)

dan Manage

Security Service

(DSS05)

Informatika dan

Kawasan Strategis

Nuklir (PPIKSN)


10 Fajrin Rizkia

Pratiwi Suwarno

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Evaluasi Tata

Kelola Teknologi

Informasi

Menggunakan

Framework

COBIT 5 Fokus

Pada Proses

Manage

Relationship

(APO08) (Studi

Kasus: PT. Oto

Multiartha)

Penelitian dilakukan

untuk melakukan

evaluasi terhadap

pengelolaan relasi yang

dilakukan oleh PT. Oto

Multiartha menggunakan

framework COBIT 5.

11 Jilan Credo

(UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta)

2014 Evaluasi Tata

Kelola Teknologi

Informasi pada

Rumah Sakit

Pusat Pertamina

Menggunakan

Framework

COBIT 5


untuk melakukan

evaluasi pada sumber

daya yang dimiliki,

dengan menggunakan

framework COBIT 5.

12 Mega Putri

Islamiah

(UIN Syarif

2014 Tata Kelola

Teknologi

Informasi (IT


untuk menerapkan

kebijakantata kelola

58

Hidayatullah

Jakarta)

Governance)

Menggunakan

Framework

COBIT 5 (Studi

Kasus: Dewan

Kehormatan

Penyelenggara

Pemilu (DKPP))

teknologi informasi dan

tingkat layanan TI dalam

rangka mendukung

tujuan penyelenggaraan

pemerintah terhadap

layanan public di DKPP.

13 Reny Lestari

(Universitas Esa

Unggul)

2014 Audit Sistem

Informasi Bagian

Sumber Daya

Manusia Pada PT.

Bando Indonesia

dengan

Pendekatan

COBIT 5


untuk mengetahui

kondisi sistem informasi

SDM saat ini dan

kondisi sistem informasi

SDM yang diharapkan

sehingga dapat

menghasilkan

identifikasi as-is dan to-

be, serta rekomendasi

perbaikan kerja


Setelah mempelajari referensi penelitian sebelumnya yang menggunakan

framework COBIT, maka judul penelitian ini yaitu “Evaluasi Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia Pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) Menggunakan

Framework COBIT 5.”

3.3 Assessment Process Activities

Dibawah ini merupakan tahapan-tahapan aktifitas yang dilakukan dalam

melakukan proses penilaian capability level pada sistem informasi SDM di PKPU:

59

3.3.1 Initiation

Pada tahap initiation, peneliti mengumpulkan data, yaitu dengan

melakukan suatu aktivitas dalam memahami kondisi sebenarnya dari perusahaan

yang akan dievaluasi. Tahap ini dilakukan untuk identifikasi awal pada Pos

Keadilan Peduli Ummah (PKPU), yang mencakup profil perusahaan, visi dan misi

perusahaan, struktur organisasi PKPU, terutama bagian Sumber Daya Manusia

(SDM) di PKPU, serta Sistem Informasi SDM yang digunakan. Berikut ini

merupakan tahapan untuk initiation yang digunakan dalam penelitian, dibagi

menjadi dua bagian seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu:

1. Observasi

2. Wawancara

3. Kajian Pustaka

3.3.2 Planning the Assessment

Evaluasi pada sistem informasi sumber daya manusia (SDM) di Pos

Keadilan Peduli Ummah (PKPU) ini dilakukan menggunakan Framework COBIT

5. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, maka dibuatlah

kuesioner yang dikembangkan dari COBIT 5. Kuesioner diberikan berdasarkan

peran-peran yang ada pada diagram RACI Chart yang kemudian dipetakan

kepada peran-peran terkait yang ada dalam struktur organisasi PKPU, sehingga

diharapkan jawaban dari kuesioner dapat sesuai dan mewakili keadaan yang ada

di PKPU.

60

3.3.3 Briefing

Pada tahap ini, peneliti akan menjelaskan jadwal penelitian yang akan

dilakukan dan berdiskusi serta memberikan pengarahan kepada para tim

responden sehingga memahami input, proses, dan output dalam unit organisasi

yang akan dinilai yaitu Sistem Informasi SDM di PKPU, dengan cara menentukan

jadwal kapan dilakukannya pembagian kuesioner, pengumpulan dokumen-

dokumen yang dibutuhkan, hasil rekapitulasi jawaban yang telah dijawab oleh

para responden, sampai pada tahap reporting atau pelaporan dari hasil penilaian.

3.3.4 Data Collection

Data Collection bersumber dari input dan output proses yang diteliti dari

COBIT 5. Kegiatan ini juga sebagai bukti hasil dari kuesioner apakah sistem

informasi SDM PKPU memang benar pada tingkat kapabilitas tersebut. Pada

tahap ini peneliti mengumpulkan data dari hasil temuan yang terdapat di PKPU

mulai dari observasi dan wawancara yang bertujuan untuk mendapatkan penilaian

evaluasi pada aktivitas proses yang telah dilakukan.

3.3.5 Data Validation

Data Validation merupakan kegiatan merekapitulasi hasil distribusi

jawaban kuesioner. Jawaban kuesioner akan dipetakan berdasarkan keadaan saat

ini (as-is) dan keadaan yang diharapkan (to-be). Jawaban akan dipresentasikan

dalam bentuk persen (%). Pada tahap ini peneliti melakukan validasi terhadap

kuesioner yang telah dijawab oleh para responden berdasarkan RACI chart yang

bertujuan untuk mengetahui hasil perhitungan kuesioner dengan menggunakan

skala likert.

61

3.3.6 Process Attribute Level

Pada Process Attribute Level dilakukan perhitungan berdasarkan langkah

Data Validation. Perhitungan ini disesuaikan rumus dan ketentuan yang ada pada

Bab II. Penentuan gap diproses berdasarkan hasil keadaan saat ini (as-is) dan

kondisi yang diinginkan (to-be). Kedua kondisi tersebut diambil dari kuesioner

sehingga menghasilkan analisis gap.

Pada tahap ini peneliti merekap proses yang hasilnya menjadi penentuan

nilai dan capability level di PKPU. Selanjutnya, peneliti melakukan pengecekan

secara bertahap apakah seluruh persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pada

masing-masing level dalam proses tersebut telah dipenuhi.

3.3.7 Reporting the Results

Laporan dari hasil evaluasi yang dilakukan dan setelah mendapatkan

Capability Level serta Gap, maka dapat dibuatkan rekomendasi dan perbaikan

untuk mencapai kondisi yang diinginkan (to-be).

Bentuk laporan ini diperoleh dari tahapan analisis yang telah dilakukan

akan menjadi pertimbangan dalam mendefinisikan perancangan solusi perbaikan,

untuk dapat memberikan suatu usulan perbaikan. Sedangkan penentuan gap

diproses berdasarkan hasil keadaan saat ini (as-is) dan kondisi yang diinginkan

(to-be).

62

BAB IV

EVALUASI SISTEM INFORMASI SDM

4.1 Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam Assessment Process

Activities yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Proses Initiation

ini bertujuan untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa informasi yang

dikumpulkan (ISACA, 2012). Adapun isi dari tahap ini ialah sebagai berikut:

1. Profil dan Sejarah PKPU

2. Visi dan Misi PKPU

3. Aktifitas Lembaga PKPU

4. Struktur Organisasi PKPU & Struktur Organisasi Divisi SDM di PKPU

5. Sistem Informasi SDM di PKPU Saat ini

4.1.1 Profil dan Sejarah PKPU

Dimulai pada pertengahan tahun 1997 negara-negara ASEAN terpuruk

oleh krisis ekonomi regional yang disebabkan oleh depresiasi mata uangnya

terhadap dollar Amerika. Indonesia merupakan yang terparah diantara semua

negara di Asia. Krisis tersebut sudah merambah ke berbagai bidang, seperti

politik, moral, pendidikan, sains-tek, budaya, dan religi. Pendekatan

multidisipliner untuk menangani krisis masih sangat kurang, mungkin karena

egoisme sektoral yang kuat. Menyikapi krisis yang berkembang sejumlah anak

bangsa dengan ketetapan hati yang kuat bergandeng tangan dan bergerak

63

menyumbangkan tenaga dan fikirannya melakukan aksi sosial di beberapa penjuru

tanah air.

Menindak lanjuti aksinya, mereka kemudian menggagas entitas kepedulian

publik yang bisa bergerak secara sistematis. Maka pada 10 Desember 1999

lahirlah lembaga swadaya masyarakat yang bernama PKPU dengan badan hukum

yayasan. PKPU menisbahkan dirinya sebagai lembaga yang bergerak di bidang

sosial.

Pada 8 Oktober 2001, berdasarkan SK. Menteri Agama No 441 PKPU

telah ditetapkan sekaligus dikukuhkan sebagai Lembaga Amil Zakat Nasional

(LAZNAS). Hal itu membuktikan bahwa kepercayaan masyarakat kepada PKPU

semakin besar.

Seiring dengan meluasnya jangkauan kegiatan sosial yang terus disalurkan

ke berbagai lapisan masyarakat di seluruh penjuru Indonesia serta besarnya

dorongan masyarakat luas untuk bekerjasama dalam memberdayakan bangsa,

maka pada tahun 2004, PKPU bertekad untuk membangun kemandirian rakyat

Indonesia dengan memperluas lingkup kerjanya sebagai Lembaga Kemanusiaan

Nasional.

Kiprah PKPU sebagai pegiat kemanusiaan terukir jelas dalam

partisipasinya berdampingan dengan NGO internasional dari manca negara

mengatasi keadaan darurat tanggap bencana serta fase pembangunan kembali

bencana-bencana besar yang menimpa tanah air kita seperti gempa bumi dan

tsunami di Aceh, Yogyakarta, dan beberapa peristiwa lainnya.

64

Sebagai lembaga yang semakin kokoh dalam menangani isu-isu

kemanusiaan global maka tuntutan standarisasi kerja serta pengembangan

program telah mencambuk PKPU untuk mengedepankan peningkatan mutu

program dan layanan dengan menghasilkan kontribusi yang solutif bagi

masyarakat. Tuntutan tersebut dijawab dengan diterimanya PKPU sebagai ”NGO

in Special Consultative Status with the Economic and Social Council of the

United Nations” pada 21 Juli 2008, yang menuntut akuntabilitas kinerja

kemanusiaan secara periodik sebagai konsekuensi status yang disandang.

Kemudian pada tahun 2010, PKPU juga telah resmi terdaftar sebagai Organisasi

Sosial Nasional berdasarkan keputusan Menteri Sosial RI No 08/Huk/2010.

Krisis yang terjadi pada 1997 mempengaruhi kondisi perekonomian

bangsa dan rakyat Indonesia. Menyikapi krisis yang berkembang, 17 September

1998, sejumlah anak-anak muda yang enerjik melakukan aksi sosial disebagian

besar wilayah Indonesia.

Menindak lanjuti aksinya, mereka kemudian menggagas entitas kepedulian

publik yang bisa bergerak secara sistematis. Maka pada 10 Desember 1999

lahirlah lembaga sosial yang bernama PKPU.

Dalam perkembangannya, PKPU menyadari bahwa potensi dana ummat

yang berasal dari Zakat, Infaq dan Shadaqah sangat besar. Sebagai negara

berpenduduk muslim terbesar di dunia, Indonesia bisa mengoptimalkan dana ZIS-

nya untuk memberdayakan masyarakat miskin.

65

8 Oktober 2001, PKPU mendapat pengukuhan sebagai Lembaga Amil

Zakat Nasional sesuai dengan SK. Menteri Agama RI No 441. Hal itu

membuktikan bahwa kepercayaan masyarakat kepada PKPU semakin besar.

Pada hari Selasa, 22 Juli 2008, Lembaga Kemanusiaan Nasional PKPU

telah memperoleh register di PBB sebagai lembaga dengan status “Special

Consultative Status” dari Economic and Social Council (Ecosoc).

Gambar 4.1 Logo PKPU

4.1.2 Visi dan Misi PKPU

Pos Keadilan Peduli Ummah atau yang biasa disebut PKPU ini memiliki

visi dan misi perusahaan seperti yang dijelaskan berikut ini:

Visi

Menjadi Lembaga Terpercaya Dalam Membangun Kemandirian.

Misi

1. Mendayagunakan program rescue, rehabilitasi dan pemberdayaan

untuk mengembangkan kemandirian.

2. Mengembangkan kemitraan dengan masyarakat, perusahaan,

pemerintah, dan lembaga swadaya masyarakat dalam dan luar negeri.

3. Memberikan pelayanan informasi, edukasi dan advokasi kepada

masyarakat penerima manfaat (beneficiaries).

66

4.1.3 Aktifitas Lembaga PKPU

Beberapa aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh Lembaga Pos Keadilan

Peduli Ummah (PKPU) yaitu (PKPU, 2015):

1. Pengumpulan Dana dan Bantuan Masyarakat

a. Zakat, Infak, Sedekah (ZIS) dan Wakaf serta dana CSR Perusahaan

b. Dana Khusus bencana kemanusiaan

c. Pakaian, bahan makanan (sembako) dan obat-obatan

d. Dana Hewan Kurban

2. Misi Penyelamatan Kemanusiaan

a. Daerah-daerah Bencana Alam dan Kemanusiaan

b. Daerah kritis dan minus

3. Rehabilitasi Kemanusiaan

a. Rehabilitasi fasilitas kesehatan dan air bersih

b. Rehabilitasi fasilitas pendidikan

c. Rehabilitasi fasilitas ibadah

d. Rehabilitasi fasilitas ekonomi

4. Pembangunan Masyarakat

a. Pemberdayaan ekonomi umat

b. Pendidikan alternative

c. Pembangunan pelayanan kesehatan mandiri

d. Distribusi hewan kurban

Keseluruhan aktifitas tersebut didekasikan pada umat dan rakyat Indonesia

untuk bersama “Menggugah Nurani, Menebar Peduli”. Menggugah nurani siapa

67

saja dan kapan saja untuk Peduli, pada nasib sesame dalam amal ibadah yang

nyata. “Karena yang terbaik diantara kita adalah yang paling besar kontribusinya

terhadap sesama”.

4.1.3.1 Badan Internasional

PKPU telah menszzdapatkan legalitas untuk berkiprah di area yang lebih

luas yaitu dunia internasional. Sebagai salah satu lembaga kemanusiaan yang

mendapatkan register dari PBB, PKPU menjadikan pengalaman mengatasi banyak

dampak bencana untuk menjadi referensi misi ke Somalia. Sesuai dengan

motonya, “Menerobos tanpa menunggu”. Meski demikian harus diakui bahwa

misi ini agak spesifik dengan misi kemanusiaan lainnya yang pernah ditangani

PKPU seperti penanganan banjir Pakistan, krisis Rohingya, Palestina, gempa

Jepang dll

4.1.4 Struktur Organisasi PKPU

Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) dipimpin oleh Direktur Utama yang

dibantu oleh Managing Director dan Biro Kepatuhan Syariah. Dan 4 (empat)

Direktorat lainnya yang membawahi bidangnya masing-masing; Direktorat

Sumber Daya, Direktorat Kemitraan, Direktorat Program, Direktorat Keuangan

dan Akuntansi.

PKPU sendiri telah memiliki jaringan kantor yang luas sebanyak lebih dari

15 Kantor Cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Berikut gambar Struktur

Organisasi Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) dan Struktur Organisasi Divisi

Sumber Daya Manusia (SDM) pada Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU)

(PKPU, 2015).

68

Gambar 4.2 Struktur Organisasi PKPU (PKPU, 2015)

4.1.4.1 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi SDM (PKPU, 2015)

69

4.1.5 Sistem Informasi SDM di PKPU

Sebagai lembaga yang berorientasi pada pelanggan atau customer, PKPU

menyadari bahwa untuk mencapai visi dan misinya, maka dibutuhkan sumber

daya manusia yang handal dan ditunjang oleh sistem informasi yang mendukung.

PKPU juga menyadari bahwa SDM merupakan asset yang sangat berharga untuk

perusahaan untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Maka dari itu dibuatlah

sebuah sistem informasi yang menunjang kebutuhan dan membantu kegiatan yang

meyangkut SDM.

Sistem informasi sumber daya manusia (SDM) atau yang biasa disebut

aplikasi HRM yang ada di PKPU ini dioperasikan dalam sistem intranet. Sistem

aplikasi HRM ini memiliki fungsi dan layanan yang telah mencakup sebagian

besar kriteria dalam Sistem Informasi SDM (SISDM), seperti kriteria perencanaan

dan analisis SDM, kesetaraan dalam pekerjaan, kepegawaian, pengembangan

SDM, kompensasi dan tunjangan, serta kesehatan, keselamatan, dan keamanan.

4.1.5.1 Proses Bisnis SDM di PKPU

Untuk mengetahui objek yang akan dievaluasi yaitu sistem informasi

SDM, maka perlu mengetahui proses bisnis informasi SDM itu sendiri, sehingga

dapat mengetahui apakah prosedur sistem telah sesuai dan memenuhi proses

bisnis yang berjalan.

70

1. Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan Baru

Gambar 4.4 Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan Baru

Proses administrasi SDM:

Berkas-berkas data calon karyawan dari proses rekruitmen diserahkan ke

bagian SDM untuk ditindaklanjuti:

a. Untuk calon karyawan baru yang diterima bekerja dibuat surat perjanjian

kerja.

b. Untuk calon karyawan baru yang telah melewati masa percobaan dan

diterima menjadi karyawan tetap dibuatkan surat pengangkatan.

71

c. Untuk calon karyawan yang tidak lolos masa training maka dibuatkan

surat gagal masa percobaan (GMP)

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada (surat

perjanjian kerja, surat pengangkatan, surat GMP dilakukan filing data baik

secara database maupun hardcopy.

2. Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan yang Sudah Ada

Gambar 4.5 Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan yang Sudah Ada

72


Berkas-berkas data karyawan yang ada diserahkan ke bagian SDM untuk

ditindaklanjuti sebagai berikut:

a. Karyawan yang dipromosikan maka dibuat SK promosi

b. Karyawan yang di rotasi atau mutase dibuatkan SK rotasi/ mutasi

c. Karyawan yang dinyatakan tidak kompeten dan diminta oleh atasannya

untuk diturunkan jabatannya maka dibuatkan SK demosi

d. Karyawan yang ada ditunjuk melakukan pelatihan maka dibuatkan surat

pemberitahuan pelatihan, sekaligus beserta hasil pelatihannya

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada (SK

promosi, SK rotasi/ mutase, SK demosi, surat pemberitahuan pelatihan dan

hasil pelatihan) dilakukan filing data baik secara database maupun hardcopy.

73

3. Proses Bisnis Remunerasi

Gambar 4.6 Proses Bisnis Remunerasi

Administrasi Remunerasi:

Informasi perubahan data-data karyawan, perubahan fasilitas dan benefit,

lembur karyawan, data pengobatan, data cuti, daa absensi, data insentif, data

THR, maupun bonus diinformasikan ke bagian remunerasi untuk dilakukan

proses sebagai berikut:

a. Yang berkaitan dengan pemberian fasiltas benefit maka dilakukan proses

pembayaran kompensasi fasilitas dan benefit

74

b. Yang berkaitan dengan perubahan gaji, lembur karyawan, pengobatan,

cuti, absensi, insentif, THR, dan bonus diproses untuk perhitungan gaji

karyawan

c. Berdasarkan perhitungan gaji maka dihitung paja karyawan untuk

selanjutnya dilakukan pembayaran pajak bulanan

d. Yang berkaitan dengan jamsostek/ asuransi dilakukan proses pelaporan

dan pembayaran premi jamsostek/ asuransi ke instansi terkait

e. Laporan Remunerasi disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang

diperlukan oleh divisi terkait

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada

dilakukan filing data baik secara database maupun hardcopy.

4.1.5.2 Aplikasi HRM

Proses-proses yang ada pada sistem informasi SDM atau aplikasi HRM ini

terdiri atas tiga hak akses yaitu, pegawai non SDM dapat membuka sistem dengan

dibatasi hak akses untuk melihat data, serta mencetak laporan tentang diri sendiri,

dan untuk mengajukan ijin cuti dan rembuirsement. Staff SDM selaku operator,

memiliki hak akses yaitu memproses ijin cuti dan rembuirsement yang diajukan

oleh pegawai, melakukan proses recruitement, memproses penggajian pegawai,

serta biodata pegawai. Dan bagian management dapat melihat laporan-laporan

terkait, melihat dan mencetak data pegawai, membuat usulan promosi gaji/

golongan/ jabatan pegawai, serta membuat usulan rotasi/ mutasi/ demosi pegawai.

75

Gambar 4.7 Aplikasi HRM

Sistem aplikasi HRM saat ini masih dalam tahap pengembangan, karena

masih banyak ditemukannya proses bisnis yang belum terpenuhi, misalnya ialah

sebelumnya sistem tidak bisa menampilkan slip gaji karyawan, setelah dilakukan

penambahan layanan oleh divisi IT, kini sistem sudah bisa menampilkan slip gaji.

Dan kemudian permasalahan yang ditemukan selanjutnya saat ini ialah sistem

informasi SDM tidak memiliki layanan untuk proses pelatihan karyawan,

sehingga proses pelatihan karyawan yang dilakukan masih dilakukan secara

manual dan menyulitkan pengguna karena dirasa kurang efektif.

4.1.5.3 Perancangan dan Pengembangan Sistem

Berdasarkan tabel 4.1 terlihat bahwa ada system requirements yang masih

belum terpenuhi oleh sistem informasi SDM yang ada saat ini. Berdasarkan

wawancara yang dilakukan dengan staff program development sebagai perancang

76

dan pengembang sistem informasi SDM di PKPU, sistem informasi SDM ini

dibuat menggunakan tahapan-tahapan siklus hidup pengembangan sistem SDLC

(System Development Life Cycle), mulai dari proses Perencanaan Sistem, Analisis

Sistem, Desain Sistem, Implementasi Sistem, hingga pada tahap Pemeliharaan

Sistem. Dibawah ini merupakan tahapan pembangunan sistem informasi SDM

yang telah dilakukan.

Tabel 4.1 Tahapan SDLC yang Dilakukan

Tahapan SDLC

(Al-Bahra, 2011)

Tahapan SDLC yang dilakukan

PKPU

2. Perencanaan

- Mengidentifikasi atau

pemahaman awal tentang

perlunya pembuatan sistem

informasi SDM

- Melakukan studi kelayakan

apakah sistem layak untuk

dikembangkan

- Membuat rencana kerja proses

perancangan sistem informasi

SDM yang akan dilakukan

- Menunjuk dan mengatur staff-

staff yang akan terlibat dalam

perancangan sistem informasi

SDM

- Mendokumentasikan seluruh

kegiatan yang dilakukan

√

√

√

√

X

77

3. Analisis

- Mencari informasi yang terkait

dengan sistem yang akan dibuat

- Mendefinisikan sistem

requirement

- Memprioritaskan requirement

- Menyusun dan mengevaluasi

alternative requirement

- Mereview requirement dengan

pihak manajemen

- Menentukan model proses, data,

dan objek



4. Desain

- Melakukan perancangan proses

secara fisik

- Melakukan perancangan

arsitektur sistem


interface

- Melakukan perancangan basis

data dan berkas


program

- Memberikan gambaran umum

kepada pengguna sistem tentang

sistem teknologi informasi yang

baru

- Lebih mengarahkan kepada

pengguna sistem untuk disetujui

√

√

√

X

X

√

X

√

√

√

√

√

√

√

78

ke perancangan selanjutnya



5. Implementasi

- Melakukan konstruksi sistem

- Melakukan instalasi sistem

- Melakukan pengujian sistem

- Melakukan pelatihan user untuk

mengoperasikan sistem baru



6. Pemeliharaan

- Melakukan pengawasan

terhadap sistem

- Melakukan evaluasi terhadap

sistem

- Melakukan perbaikan sistem

jika terjadi kesalahan

- Melakukan perubahan untuk

permintaan baru dari pengguna

sistem

- Melakukan perubahan sistem

yang dikarenakan perubahan

dari lingkungan luar



X

√

√

√

√

X

√

√

√

√

√

X

Berdasarkan tabel diatas dapat diketahui bahwa PKPU melakukan seluruh

tahapan dari SDLC, hanya saja tidak melakukan beberapa kegiatan yang

seharusnya dilakukan di tiap tahapannya.

79

Pada tahapan awal Perencanaan Sistem, pihak manajerial PKPU

melakukan identifikasi atau pemahaman awal tentang perlunya pembuatan sistem

informasi SDM, serta melakukan permintaan formal kepada pihak developer

untuk perancangan sistem informasi untuk SDM. Kemudian setelah itu pihak

developer yang merupakan unit kerja sendiri akan melakukan inisiasi dan

perencanaan pembangunan sistem, yaitu dengan menentukan spesifikasi

kebutuhan pengguna atau user requirements yang berada pada tahapan Analisis

Sistem yang dalam hal ini ialah bagian SDM serta pihak manajerial, untuk

mengetahui bagaimana agar sistem yang akan dibangun dapat membantu

penyelesaian permasalahan. Hanya saja pada tahapan ini, pengembang sistem

hanya melakukan sampai pada tahap memprioritaskan requirement tanpa

menyusun alternative jika susunan requirement ditolak, dan juga tidak melakukan

review kembali kepada calon pengguna sistem. Tahapan yang dillakukan setelah

memprioritaskan requirement ialah melakukan analisis untuk membuat spesifikasi

dan menstrukturkan user requirements tersebut. Selanjutnya dilakukan

perencanaan logika guna mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem

informasi secara keseluruhan, yaitu membuat spesifikasi data, laporan, tampilan,

dan aturan pemrosesan secara rinci.

Setelah tahapan Analisis Sistem selesai dilakukan, selanjutnya ialah

membuat perancangan fisik atau Desain Sistem, yang meliputi mendesain user

interface, mendesain system interface, mendesain database, dan melakukan

perancangan program, lalu kemudian dilakukan implementasi yaitu melakukan

80

konstruksi sistem serta pengujian sistem, dalam hal ini sistem diuji menggunakan

teknik pengujian Black Box Testing dan White Box Testing.

Seluruh tahapan pada proses SDLC telah dilakukan, hanya saja sangat

disayangkan karena tidak adanya dokumentasi pengembangan sistem yang dibuat

pada setiap tahapannya, sehingga menyulitkan pada saat adanya permintaan

perubahan sistem, perbaikan sistem, pelatihan sistem, ataupun pengembangan

sistem lanjutan.

4.1.5.4 Perancangan dan Penngembangan Basis Data

Pada sistem informasi SDM yang ada di PKPU, basis data yang digunakan

adalah basis data dengan model relasional, dan DBMS yang digunakan ialah

PostgreSQL. Perancangan basis data dalam aplikasi HRM tidak melalui tahapan

perancangan basis data pada umumnya, tetapi lebih kepada pemenuhan tabel-tabel

yang harus ada untuk menyimpan data dalam program yang dibuat. Dibawah ini

merupakan tahapan pengembangan basis data menurut Sutanta (2011) dan yang

telah dilakukan dalam merancang dan mengembangkan basis data pada sistem

informasi SDM di PKPU.

Tabel 4.2 Tahapan Pengembangan Basis Data yang Dilakukan

Tahapan Pengembangan Basis Data

(Sutanta, 2011)

Tahapan Pengembangan Basis Data

yang dilakukan PKPU

1. Perencanaan

- Mengenali masalah

- Menentukan masalah

X

X

81

- Mengenali kendala

- Studi kelayakan

- Laporan ke manajemen

2. Analisis

- Menentukan kebutuhan

informasi

- Menentukan kriteria kinerja

sistem

3. Perancangan/ Desain

- Menyiapkan desain terperinci

- Identifikasi konfigurasi

perangkat keras dan perangkat

lunak

- Evaluasi konfigurasi sistem

alternative

- Memilih konfigurasi perangkat

keras dan perangkat lunak

terbaik


4. Implementasi

- Menyiapkan perangkat keras

- Menyiapkan perangkat lunak

- Menyiapkan basis data

- Menyiapkan fasilitas fisik

- Melatih pemakai


5. Pengguaan/ Review/ Evaluasi

- Operasional sistem

- Evaluasi sistem

- Memelihara sistem

- Mempertahankan kinerja sistem

X

X

X

√

X

X

X

X

X

X

√

√

√

√

√

√

√

X

√

√

82

- Meningkatkan kierja sistem


√

√

Dalam merancang basis data Sistem Informasi SDM tidak mengikuti

kaidah-kaidah perancangan yang umum, karena memang tidak melalui tahap

analisis dan perancangan basis data pada umumnya, tetapi lebih kepada

pemenuhan tabel-tabel yang harus ada untuk menyimpan data dalam program-

program yang dibuat, sehingga tidak terdapat dokumentasi yang lengkap

mengenai hal tersebut dan juga tidak terdapatnya diagram relasi untuk basis data.

Tabel yang ada pada sistem informasi SDM ini ialah 25 tabel, dapat dilihat pada

tabel dibawah ini.

Tabel 4.3 Tabel pada Aplikasi HRM

No Nama Tabel

1 Data Job Desc

2 Data Permintaan Tenga Kerja

3 Data Berkas Aplikasi

4 Data Pribadi Pelamar

5 Data Berkas Wawancara

6 Data Surat Perjanjian Kerja

7 Data Performance Karyawan Baru

8 Data Surat Pengangkatan

9 Data Surat Pemberitahuan GMP

10 File Data Karyawan

83

11 Data Promosi Karyawan

12 Data Rotasi/ Mutasi Karyawan

13 Data Demosi Karyawan

14 Data Surat Peringatan

15 Data Surat Penon-aktifan Karyawan

16 Data Daftar Fasilitas dan Benefit

17 Data Lembur

18 Data Cuti

19 Data Absensi

20 Data Insentif

21 Data THR/ Bonus

22 Data Pembayaran Kompensasi & Benefit

23 Data Pembayaran Gaji Karyawan

24 Data Pembayaran PPh Karyawan

25 Data Pembayaran Jamsostek

26 Data Remunerasi

4.1.5.5 Spesifikasi Keamanan Sistem

Untuk mengamankan database dari pengguna yang tidak diizinkan serta

untuk membatasi hak akses terhadap aplikasi HRM ini, maka dibuat akun dengan

empat tingkatan pengguna dan hak akses seperti berikut.

84

Tabel 4.4 Hak Akses Sistem Informasi SDM

Tingkatan Pengguna Hak Akses

Admin Manajemen pengguna/ perawatan

database

Management Melihat laporan-laporan terkait. melihat

dan mencetak ata pegawai, serta

membuat usulan-usulan

Staff SDM Pemeliharaan data kepegawaian,

mencari dan melihat informasi pegawai,

membuat surat-surat, SK, memasukkan

daftar fasilitas dan benefit, serta

memproses data-data yang diajukan

pegawai.

Pegawai Melihat data, serta mencetak laporan

tentang data diri sendiri, dan

mengajukan ijin cuti dan

rembuirsement.

4.1.6 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5

Gambar dibawah ini menjelaskan langkah-langkah dalam menentukan

proses domain.

85

Gambar 4.8 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012)

Untuk memudahkan proses pengontrolan, COBIT mengelompokkan

tujuan-tujuan tersebut ke dalam tujuan bisnis yang terdapat dalam COBIT 5 dari

ISACA [11] seperti gambar berikut.

86

Gambar 4.9 Mapping Enterprise Goals to IT Related Goals (ISACA, 2012)

Pada gambar diatas, huruf P bersifat Primary (utama), berarti yang paling

diutamakan, sedangkan huruf S bersifat Secondary (kedua/ tambahan).

Perusahaan/organisasi mungkin tidak memiliki seluruh tujan bisnis seperti yang

dikelompokkan dalam tabel tersebut, namun dalam penyusunan tujuan bisnis

perusahaan dapat memilih yang sesuai dengan karakteristik tujuan

perusahaan/organisasinya masing-masing. Berdasarkan visi dan misi dari PKPU

sebagai Lembaga Kemasyarakatan yang lebih mengutamakan kepercayaan kepada

Customer, dalam hal ini masyarakat, pemerintah, lembaga, atau siapapun yang

87

ingin menyalurkan dananya kepada yang lebih membutuhkan dengan aman dan

terpercaya di PKPU, maka ditarik Enterprise Goal nomor enam (06), yaitu

budaya pelayanan pelanggan yang berorientasi, menuju kepada IT Goal nomor

tujuh (07) yang berada pada sektor customer yaitu delivery of IT service in line

with business requirements. Setelah mendapatkan IT Goal, selanjutnya dapat

ditentukan proses domain.

Gambar 4.10 Mapping COBIT 5 IT Related Goals to Processes (ISACA, 2012)

88

Gambar 4.11 Mapping COBIT 5 IT Related Goals to Processes (cont.) (ISACA,

2012)

Berdasarkan tabel diatas, proses-proses COBIT yang bersifat primary (P)

dalam IT Goals tersebut adalah EDM01 (Ensure Governance Framework Setting

and Maintenance), EDM02 (Ensure Benefits Delivery), EDM05 (Ensure

Stakeholder Transparency), APO02 (Manage Strategy), BAI02 (Manage

Requirements Definition), BAI03 (Manage Solutions), BAI04 (Manage

89

Availability and Capacity), BAI06 (Manage Changes), DSS01 (Manage

Operations), DSS02 (Manage Service Requests and Incidents), DSS03 (Manage

Problems), DSS04 (Manage Continuity), dan DSS06 (Manage Business Process

Controls). Namun dalam penelitian ini, berdasarkan permasalahan yang dihadapi

pada sistem informasi sumber daya mannusia (SDM) di PKPU dan setelah

melakukan wawancara dengan pihak PKPU, terkait penentuan proses domain

yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini, maka peneliti akan membatasi

dengan hanya berfokus pada proses DSS02 (Manage Service Requests and

Incidents). Dalam melakukan proses penilaian capability level proses COBIT,

proses tersebut akan dicek secara bertahap apakah proses tersebut telah memenuhi

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pada masing-masing level, mulai

dari level 1 hingga level 5.

Dimana deskripsi Proses DSS02 menurut ISACA [14], adalah

memberikan respon yang tepat waktu dan efektif untuk permintaan pengguna dan

resolusi dari semua jenis insiden. Serta memulihkan layanan normal; merekam

dan memenuhi permintaan pengguna; dan merekam, menyelidiki, mendiagnosa,

serta mengatasi insiden.

Tujuan dari proses ini ialah mencapai peningkatan produktivitas dan

meminimalkan gangguan melalui resolusi cepat dari permintaan pengguna dan

insiden.

4.2 Planning the Assessment

Tahap kedua ialah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Dengan pengisian angket

90

kuesioner oleh beberapa pegawai Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU),

khususnya oleh pegawai pada divisi SDM sebagai pengguna sistem, selaras

dengan kebutuhan aktifitas penelitian yang akan dinilai.

Gambar 4.12 RACI Chart pada DSS02 (ISACA, 2012)

Pada Manage Service Requests and Incidents (DSS02), memiliki tujuan

proses agar mencapai peningkatan produktivitas dan meminimalkan gangguan

melalui resolusi cepat dari permintaan pengguna dan insiden. Identifikasi

responden dilakukan dengan cara konsisten mengacu pada peran-peran tabel

RACI Chart. Pada gambar 4.12 dapat dijelaskan bahwa pendistribusian kuisioner

dialamatkan kepada individu yang memiliki jabatan dengan tanggung jawab

terhadap pelaksanaan proses pada kolom Key Management Practice. Berikut

pemetaan diagram RACI ke dalam struktur organisasi PKPU

91

Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart DSS02.01

No Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional PKPU

1 Head Development IT Programmer & Dev

2 Head IT Operations IT Support

3 Service Manager IT Programmer & Dev






1 Business Process Owners Spv Personalia HR





1 Business Process Owners Spv Personalia HR




92



3 Information Security Manager IT Programmer & Dev



1 Information Security Manager IT Programmer & Dev




4.3 Briefing

Tahapan yang ketiga ialah membuat penentuan jadwal penelitian yang

didiskusikan bersama tim responden. Pada tahapan ini, peneliti berdiskusi

mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk menjadi bahan input, proses yang

akan dilakukan pada penelitian ini, serta output yang akan dihasilkan dari

penelitian ini. Pada diskusi ini, peneliti memberitahukan bahwa pelaksanaan

pembagian kuesioner dilakukan yaitu mulai dari tanggal 30 Maret 2015 sampai

dengan tanggal 24 April 2015, pengumpulan dokumen untuk kelengkapan

dokumen capability level yaitu mulai dari tanggal 27 April sampai dengan tanggal

19 Juni 2015, hasil rekapitulasi kuesioner dilakukan mulai dari tanggal 22 Juni

2015 sampai dengan tanggal 28 Agustus 2015, dan terakhir yaitu pelaporan hasil

93

penilaian dilakukan pada tanggal 30 Agustus 2015 sampai dengan tanggal 2

Oktober 2015. Dengan jadwal sebagai berikut :

Tabel 4.12 Jadwal Penelitian

Jadwal Penelitian

Maret April Mei Juni Juli Agust Sept Okt

Pembagian Kuesioner

Pengumpulan Dokumen

Rekapitulasi Hasil Kuesioner

Pelaporan Hasil Penilaian

4.4 Data Collection

Tahap keempat yang dilakukan ialah pengumpulan data dari hasil temuan

yang terdapat pada sistem informasi SDM di Pos Keadilan Peduli Ummah

(PKPU) yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada

aktifitas proses yang telah dilakukan. Akan dijelaskan sebagai berikut:

4.4.1 Data Collection pada Manage Service Requests and Incidents (DSS02)

Manage Service Requests and Incidents memiliki tujuan proses untuk

mencapai peningkatan produktivitas dan meminimalkan gangguan melalui

resolusi cepat dari permintaan pengguna dan insiden. Data collection pada sistem

informasi SDM adalah sebagai berikut:

94

Tabel 4.13 Data Collection

Key Management

Practice Outputs Exist

Output/

Documentation

DSS02.01

Menentukan

skema klasifikasi

layanan

permintaan dan

insiden

Adanya skema dan model

klasifikasi insiden dan

permintaan layanan,

aturan untuk

meningkatnya insiden,

serta kriteria untuk

pendaftaran masalah.

√

Dengan diadakannya

rapat berkala mengenai

penggunaan sistem

informasi SDM.

DSS02.02

Merekam,

mengklasifikasikan

dan

memprioritaskan

permintaan dan

insiden

Adanya catatan insiden

dan permintaan layanan,

serta permintaan layanan

dan insiden yang telah

diklasifikasikan dan

diprioritaskan.

√

Adanya pencatatan

memo dari bagian SDM

kepada bagian IT

mengenai permintaan

layanan dan catatan

insiden pada sistem

informasi SDM di

PKPU.

DSS02.03

Memverifikasi,

menyetujui dan

memenuhi

permintaan

layanan

Adanya permintaan

layanan yang disetujui dan

dipenuhi

√

Adanya rapat umum

yang dilakukan bagian

IT membahas mengenai

permintaan layanan dan

catatan insiden yang

diajukan oleh bagian

SDM

DSS02.04

Menyelidiki,

mendiagnosa dan

mengalokasikan

Adanya gejala insiden dan

catatan masalah.

Dilihat dari pencatatan

memo dari bagian SDM

kepada bagian IT

mengenai permintaan

95

insiden

√

layanan dan catatan

insiden pada sistem

informasi SDM di

PKPU, serta dari hasil

rapat berkala

DSS02.05

Menyelesaikan dan

memulihkan diri

dari insiden

Adanya resolusi untuk

insiden

√

Pembuatan kerangka

dari permintaan layanan

dan resolusi insiden

oleh bagian IT yang

kemudian dirapatkan

kepada bagian SDM

sebagai pengguna

sistem.

DSS02.06

Menutup

permintaan

layanan dan

insiden

Adanya penutupan


insiden, dan komunikasi

dari pengguna terhadap

pemenuhan dan resolusi

yang memuaskan.

√

Adanya rapat umum

yang dilakukan bagian

IT dan bagian SDM

sebagai pengguna

sistem mengenai


resolusi insiden yang

telah dipenuhi sampai

pengguna sistem

menyatakan puas.

DSS02.07 Melacak

status dan

menghasilkan

pelaporan

Adanya status insiden dan

laporan terkini, serta

status pemenuhan

permintaan dan laporan

terkini.

√

Dengan diadakannya

rapat berkala oleh

manajemen mengenai

sistem informasi SDM

di PKPU.

96

4.5 Data Validation

Tahap kelima ialah melakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuesioner untuk mendapatkan evaluasi penilaian

capability level. Kuesioner ini didistribusikan kepada responden sesuai dengan

tabel RACI yang telah disebutkan sebelumnya.

4.5.1 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner

Dari pelaksanaan kuesioner capability level pada proses DSS02 tentang

pengelolaan permintaan layanan dan insiden, diperoleh jawaban yang

teridentifikasi dalam lampiran. Dari hasil jawaban tersebut selanjutnya dibuat

suatu rekapitulasi, seperti yang terlihat pada tabel berikut ini:

Tabel 4.14 Rekapitulasi Jawaban Kuesioner Capability Level DSS02.01

(Menentukan skema klasifikasi layanan permintaan dan insiden)

No Aktivitas Statu

s

Distribusi Jawaban a

(%) b

(%) c

(%) d

(%) e

(%) f

(%)

1

Menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, serta menginformasikannya kepada pengguna.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

2

Menentukan model insiden yang diketahui untuk resolusi yang efisien dan efektif.

as is 66,67 33,33 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00 0,00

3 Mengaktifkan self-help untuk permintaan standar.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

4 Menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

97

5

Menentukan sumber pengetahuan permintaan dan insiden, serta penggunaannya.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00 Kondisi saat ini 13,33 86,67 0,00 0,00 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 13,33 86,67 0,00 0,00 0,00

Berdasarkan tabel di atas maka dapat disimpulkan mayoritas responden

dalam menilai kondisi saat ini untuk menentukan skema klasifikasi layanan

permintaan dan insiden berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase

distribusi jawaban 86,67%, sedangkan kondisi yang akan datang mayoritas

responden mengharapkan menentukan skema klasifikasi layanan permintaan dan

insiden berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan presentase distribusi jawaban

yaitu 86,67%.


(Merekam, mengklasifikasikan dan memprioritaskan permintaan dan insiden)

No Aktivitas Statu

s


(%) b

(%) c

(%) d

(%) e

(%) f

(%)

1

Mencatat semua permintaan layanan dan insiden.

as is 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 0,00 100 0,00 0,00

2

Mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

3 Memprioritaskan permintaan

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

98

layanan dan insiden dari dampak bisnis dan urgensi bisnis. to be 0,00 0,00 0,00 100 0,00 0,00

Kondisi saat ini 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 0,00 33,33 66,67 0,00 0,00


dalam menilai kondisi saat ini untuk merekam, mengklasifikasikan dan

memprioritaskan permintaan dan insiden berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan

presentase distribusi jawaban 66,67%, sedangkan kondisi yang akan datang

mayoritas responden mengharapkan merekam, mengklasifikasikan dan

memprioritaskan permintaan dan insiden berada pada tingkat kapabilitas 3 dengan

presentase distribusi jawaban yaitu 66,67%.


(Memverifikasi, menyetujui dan memenuhi permintaan layanan)

No Aktivitas Status Distribusi Jawaban a (%) b (%) c (%) d (%) e (%) f (%)

1

Memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan.

as is 0,00 33,33 66,67 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00

2

Mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar.

as is 0,00 66,67 0,00 33,33 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 0,00 0,00 33,33

99

3

Memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih.

as is 33,33 33,33 33,33 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00 Kondisi saat ini 11,11 44,44 33,33 11,11 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 0,00 66,67 22,22 0,00 11,11


dalam menilai kondisi saat ini untuk memverifikasi, menyetujui dan memenuhi

permintaan layanan berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase distribusi

jawaban 44,44%, sedangkan kondisi yang akan datang mayoritas responden

mengharapkan memverifikasi, menyetujui dan memenuhi permintaan layanan

berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan presentase distribusi jawaban yaitu

66,67%.


(Menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden)

No Aktivitas Statu

s


(%) b

(%) C

(%) d

(%) e

(%) f

(%)

1

Mengidentifikasi gejala untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 50 50 0,00 0,00

2

Mencatat sebagai masalah baru jika masalah idak dikenal.

as is 50 50 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 50 0,00 50 0,00 0,00

100

3

Menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan.

as is 50 50 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 50 0,00 50 0,00 0,00 Kondisi saat ini 33,33 66,67 0,00 0,00 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 33,33 16,67 50 0,00 0,00


dalam menilai kondisi saat ini untuk menyelidiki, mendiagnosa dan

mengalokasikan insiden berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase

distribusi jawaban 66,67%, sedangkan kondisi yang akan datang mayoritas

responden mengharapkan menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden

berada pada tingkat kapabilitas 3 dengan presentase distribusi jawaban yaitu 50%.


(Menyelesaikan dan memulihkan diri dari insiden)

No Aktivitas Status Distribusi Jawaban

a (%)

b (%)

c (%)

d (%)

e (%)

f (%)

1

Memilih dan menerapkan resolusi yang paling tepat.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00

2

Merekam apakah penanganannya digunakan untuk penyelesaian insiden.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00

3

Melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00 Kondisi saat ini 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

101

Kondisi yang diharapkan 0,00 0,00 66,67 33,33 0,00 0,00

Berdasarkan tabel di atas maka dapat disimpulkan seluruh responden

dalam menilai kondisi saat ini untuk menyelesaikan dan memulihkan diri dari

insiden berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase distribusi jawaban

100%, sedangkan kondisi yang akan datang mayoritas responden mengharapkan

menyelesaikan dan memulihkan diri dari insiden berada pada tingkat kapabilitas 2

dengan presentase distribusi jawaban yaitu 66,67%.


(Menutup permintaan layanan dan insiden)

No Aktivitas Status Distribusi Jawaban a (%) b (%) c (%) d (%) e (%) f (%)

1

Memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

2

Menutup permintaan layanan dan insiden.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00 Kondisi saat ini 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00


dalam menilai kondisi saat ini untuk menutup permintaan layanan dan insiden

berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase distribusi jawaban 100%,

sedangkan kondisi yang akan datang seluruh responden mengharapkan menutup

102

permintaan layanan dan insiden berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan

presentase distribusi jawaban yaitu 100%.


(Melacak status dan menghasilkan pelaporan)

No Aktivitas Statu

s


(%) b

(%) c

(%) d

(%) e

(%) f

(%)

1

Memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

2

Mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

3

Menganalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00

4

Menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu.

as is 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00

to be 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00 Kondisi saat ini 0,00 100 0,00 0,00 0,00 0,00 Kondisi yang diharapkan 0,00 0,00 100 0,00 0,00 0,00


dalam menilai kondisi saat ini untuk melacak status dan menghasilkan pelaporan

103

berada pada tingkat kapabilitas 1 dengan presentase distribusi jawaban 100%,

sedangkan kondisi yang akan datang seluruh responden mengharapkan melacak

status dan menghasilkan pelaporan berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan

presentase distribusi jawaban yaitu 100%.

4.6 Process Attribute Level

Tahap keenam yang dilakukan ialah memberikan level pada setiap sub

proses, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil nilai kapabilitas dan tingkat

kapabilitas dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya dan

melakukan analisis gap pada tahap berikutnya..

4.6.1 Penentuan Nilai Kapabilitas dan Tingkat Kapabilitas

Berdasarkan rumus yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka

perhitungan rekapitulasi distribusi jawaban untuk menentukan nilai kapabilitas

dan tingkat kapabilitas sebagai berikut:

1. Nilai Kapabilitas DSS02.01 (Menentukan skema klasifikasi layanan

permintaan dan insiden)

As is : Ncl = 1 + (1) 0,00 – (1) 13,33 = 1 – 0,1333 = 0,87

100

To be : Ncl = 2 + (1) 0,00 – (1) 13,33 = 2 – 0,1333 = 1,87

100

Dari perhitungan diatas maka dapat disimpulkan bahwa keadaan saat ini

pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk menentukan skema klasifikasi

layanan permintaan dan insiden memiliki nilai kapabilitas 0,87 yaitu berada

104

pada tingkat kapabilitas 1, sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai

kapabilitas 1,87 dengan kata lain berada pada tingkat kapabilitas 2.

2. Nilai Kapabilitas DSS02.02 (Merekam, mengklasifikasikan dan

memprioritaskan permintaan dan insiden)

As is : Ncl = 1 + (1) 33,33 – (1) 0,00 = 1 + 0,3333 = 1,33

100

To be : Ncl = 3 + (1) 0,00 – (1) 33,33 = 3 – 0,3333 = 2,67

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk merekam, mengklasifikasikan

dan memprioritaskan permintaan dan insiden memiliki nilai kapabilitas 1,33

yaitu berada pada tingkat kapabilitas 1, sedangkan kondisi yang diharapkan

memiliki nilai kapabilitas 2,67 dengan kata lain berada pada tingkat

kapabilitas 3.

3. Nilai Kapabilitas DSS02.03 (Memverifikasi, menyetujui dan memenuhi

permintaan layanan)

As is : Ncl = 1 + (1) 33,33 – (1) 11,11 = 1 + 0,2222 = 1,22

100

To be : Ncl = 2 + (1) 22,22 – (1) 0,00 = 2 + 0,2222 = 2,22

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk memverifikasi, menyetujui dan

105

memenuhi permintaan layanan memiliki nilai kapabilitas 1,22 yaitu berada

pada tingkat kapabilitas 1, sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai


4. Nilai Kapabilitas DSS02.04 (Menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan

insiden)

As is : Ncl = 1 + (1) 0,00 – (1) 33,33 = 1 – 0,3333 = 1,33

100

To be : Ncl = 3 + (1) 0,00 – (1) 16,67 = 3 – 0,1667 = 2,83

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk menyelidiki, mendiagnosa dan

mengalokasikan insiden memiliki nilai kapabilitas 1,33 yaitu berada pada

tingkat kapabilitas 1, sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai


5. Nilai Kapabilitas DSS02.05 (Menyelesaikan dan memulihkan diri dari

insiden)

As is : Ncl = 1 + (1) 0,00 – (1) 0,00 = 1 + 0,00 = 1,00

100

To be : Ncl = 2 + (1) 33,33 – (1) 0,00 = 2 + 0,3333 = 2,33

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk menyelesaikan dan memulihkan

106

diri dari insiden memiliki nilai kapabilitas 1,00 yaitu berada pada tingkat

kapabilitas 1, sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai kapabilitas

2,33 dengan kata lain berada pada tingkat kapabilitas 2.

6. Nilai Kapabilitas DSS02.06 (Menutup permintaan layanan dan insiden)

As is : Ncl = 1 + (1) 0,00 – (1) 0,00 = 1 + 0,00 = 1,00

100

To be : Ncl = 2 + (1) 0,00 – (1) 0,00 = 2 + 0,00 = 2,00

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk menutup permintaan layanan dan

insiden memiliki nilai kapabilitas 1,00 yaitu berada pada tingkat kapabilitas 1,

sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai kapabilitas 2,00 dengan

kata lain berada pada tingkat kapabilitas 2.

7. Nilai Kapabilitas DSS02.07 (Melacak status dan menghasilkan pelaporan)

As is : Ncl = 1 + (1) 0,00 – (1) 0,00 = 1 + 0,00 = 1,00

100

To be : Ncl = 2 + (1) 0,00 – (1) 0,00 = 2 + 0,,00 = 2,00

100


pada Sistem Infromasi SDM di PKPU untuk melacak status dan menghasilkan

pelaporan memiliki nilai kapabilitas 1,00 yaitu berada pada tingkat kapabilitas

107

1, sedangkan kondisi yang diharapkan memiliki nilai kapabilitas 2,00 dengan

kata lain berada pada tingkat kapabilitas 2.

8. Tingkat Kapabilitas DSS02

Tabel 4.21 Tabel Tingkat Kapabilitas DSS02

No Sub Proses Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

As is To be As Is To be

1 DSS02.01 0,87 1,87 1 2

2 DSS02.02 1,33 2,67 1 3

3 DSS02.03 1,22 2,22 1 2

4 DSS02.04 1,33 2,83 1 3

5 DSS02.05 1,00 2,33 1 2

6 DSS02.06 1,00 2,00 1 2

7 DSS02.07 1,00 2,00 1 2

Rata-rata 1,11 2,27 1 2

Dari tabel diatas menjelaskan bahwa nilai kapabilitas as is dari DSS02

(Manage Service Requests and Incidents) adalah 1,11 sehingga menempatkan

proses dari DSS02 (Manage Service Requests and Incidents) pada Sistem

Informasi SDM di PKPU dalam tingkat kapabilitas 1, yaitu Performed Process,

yang artinya proses dari DSS02 (Manage Service Requests and Incidents) telah

dilakukan, adanya permintaan layanan serta insiden yang diketahui dan dipandang

sebagai persoalan yang perlu ditangani. Hanya saja pengelolaannya belum

terorganisir dan belum adanya proses standar, pendekatan yang dilakukan juga

masih bersifat ad-hoc, dan cenderung diselesaikan oleh perorangan dan per kasus.

108

Proses pengembangannya pun tidak dapat diprediksi dan tidak stabil, karena

proses masih selalu berubah dan dimodifikasi selama pengerjaan berjalan dari satu

permintaan layanan ke permintaan layanan lainnya.

Sedangkan nilai kapabilitas to be dari DSS02 (Manage Service Requests

and Incidents) adalah 2,27 sehingga Sistem Informasi SDM di PKPU

mengharapkan di masa yang akan datang DSS02 (Manage Service Requests and

Incidents) berada pada tingkat kapabilitas 2, yaitu Managed Process, yang artinya

proses pada DSS02 (Manage Service Requests and Incidents) dilakukan dengan

cara dikelola (direncanakan, dimonitor, dan disesuaikan), yaitu direncanakan

berdasarkan dengan rencana kerja organisasi, dimonitor untuk hasilnya dilaporkan

pada laporan akuntabilitas organisasi dan disesuaikan sesuai dengan visi dan misi

dari PKPU.

Gambar 4.13 Gambar Representasi Pemetaan Nilai Kapabilitas DSS02

4.6.2 Pencapaian SI SDM di PKPU Berdasarkan Proses Atribut

Dalam penelitian ini, telah dilakukan pengecekan untuk kelengkapan dari

proses atribut yang telah dicapai pada DSS02 (Manage Service Requests and

109

Incidents), apakah proses tersebut sudah memenuhi persyaratan-persyaratan yang

harus dipenuhi pada setiap levelnya. Dalam hasil rekapitulasi diketahui hasil

tingkat kapabilitas DSS02 pada Sistem Informasi SDM di PKPU pada saat ini

berada pada level 1. Artinya adalah organisasi harus dapat memenuhi proses

atribut pada level 1.

Pada level 1 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum

(GWPs) yang ada pada COBIT 5, maka Sistem Informasi SDM PKPU harus bisa

menyediakan bukti-bukti adanya proses yang telah dilakukan dalam hal Manage

Service Requests and Incidents (DSS02). Bukti yang didapat merupakan input dan

output dari proses DSS02, telah dijelaskan sebelumnya pada tahap Data

Collection.

Tabel 4.22 Tabel Process Performance DSS02

Process Atribut 1.1 Process Performance

Management Practice Outputs Exist

DSS02.01 Menentukan skema

klasifikasi layanan permintaan

dan insiden

Skema dan model klasifikasi


insiden

Yes

Aturan untuk meningkatnya

insiden No

Kriteria untuk pendaftaran

masalah Yes

DSS02.02 Merekam,

mengklasifikasikan dan

memprioritaskan permintaan dan

insiden

Adanya catatan permintaan

layanan dan insiden Yes

Permintaan layanan dan

insiden yang telah

diklasifikasikan dan

No

110

diprioritaskan

DSS02.03 Memverifikasi,

menyetujui dan memenuhi

permintaan layanan

Adanya permintaan layanan

yang disetujui Yes

Adanya permintaan layanan

yang dipenuhi Yes

DSS02.04 Menyelidiki,

mendiagnosa dan mengalokasikan

insiden

Gejala insiden No

Catatan masalah Yes

DSS02.05 Menyelesaikan dan

memulihkan diri dari insiden Resolusi untuk insiden. Yes

DSS02.06 Menutup permintaan

layanan dan insiden

Adanya penutupan


insiden

Yes

Komunikasi dari pengguna

terhadap pemenuhan dan

resolusi yang memuaskan

Yes

DSS02.07 Melacak status dan

menghasilkan pelaporan

Status insiden dan laporan

terkini Yes

Status pemenuhan

permintaan dan laporan

terkini

Yes

4.6.3 Penentuan Gap

Dengan adanya tingkat kapabilitas saat ini (as is) dan tingkat kapabilitas

yang diharapkan (to be) pada proses DSS02 (Manage Service Requests and

Incidents) pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) di PKPU, maka

akan membentuk suatu kondisi yang mengharuskan adanya penyesuaian yang

dilakukan.

111

Tingkat kapabilitas saat ini (as is) pada proses DSS02 (Manage Service

Requests and Incidents) pada Sistem Informasi SDM di PKPU yaitu berada pada

tingkat kapabilitas level 1. Sedangkan tingkat kapabilitas yang diharapkan (to be)

berada pada level 2. Sebelum adanya penyesuaian dari tingkat kapabilitas level 1

menuju ke tingkat kapabilitas level 2, PKPU harus mengetahui adanya dokumen

dan kegiatan yang belum terpenuhi pada tingkat kapabilitas level 1 sesuai yang

telah dijelaskan pada sub bab Pencapaian SI SDM di PKPU Berdasarkan Proses

Atribut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 4.23 Tabel Penentuan Gap DSS02 untuk Tingkat Kapabilitas Level 1

Proses Keterangan Gap

DSS02 Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia (SDM)

a. Proses menentukan

skema klasifikasi layanan

permintaan dan insiden

dan kriteria pendaftaran

masalah hanya

dikomunikasikan kepada

pengguna pada rapat

berkala

b. Belum adanya aturan

untuk meningkatnya

insiden

c. Pengklasifikasian dan

pemrioritasan permintaan

layanan dan insiden

hanya dilakukan

berdasarkan memo yang

didapat dari pengguna

112

sistem yaitu divisi SDM

d. Belum dilakukannya

identifikasi dan

pencatatan gejala untuk

menentukan penyebab

dari insiden

e. Status insiden dan

pemenuhan permintaan

hanya dilakukan dengan

rapat berkala

Setelah mengetahui gap yang ada pada tingkat kapabilitas level 1,

selanjutnya dilakukan penentuan gap untuk tingkat kapabilitas yang diharapkan

(to be) yaitu level 2. Penentuan gap ini berdasarkan proses atribut yang berada

pada level 2 yaitu Performance Management dan Work Product Management.

Berikut tabel penjelasan gap pada level 2.

Tabel 4.24 Tabel Penentuan Gap DSS02 untuk Tingkat Kapabilitas Level 2

Proses Keterangan Gap

DSS02 Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia (SDM)

a. Belum adanya ruang

lingkup yang jelas untuk

daftar permintaan

layanan dan insiden

b. Monitoring kinerja

sistem informasi SDM

belum dilakukan secara

berkala, dan hanya

dilakukan pada saat

terjadi insiden atau

113

adanya permintaan

layanan

c. Belum adanya tindakan

cadangan untuk resolusi

insiden dan pemenuhan

permintaan layanan pada

Sistem Informasi SDM

bila tidak memenuhi

target yang telah

ditentukan.

d. Belum adanya

dokumentasi proses

tentang RACI Chart yang

mennjelaskan siapa saja

yang bertanggung jawab

untuk sistem informasi

SDM

e. Belum adanya

persyaratan skill dan

pengalaman kerja untuk

mengoperasikan Sistem

Informasi SDM, semua

pengguna dilakukan

pelatihan dan diberikan

buku panduan sistem

g. Belum dilakukannya

dokumentasi proses

mengenai matriks kontrol

yang berisi matriks untuk

menunjukkan risiko-

risiko yang dapat

114

diidentifikasi dalam

proses sistem informasi

SDM

h. Belum dilakukannya

kontrol hasil kerja sistem

informasi SDM secara

berkala

4.7 Reporting the Results

Tahap ketujuh ialah melaporkan hasil evaluasi yang bertujuan untuk

memberikan rekomendasi untuk mengelola permintaan layanan dan insiden pada

Sistem Informasi SDM di Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU) berdasarkan

standar yang ada pada COBIT 5. Dalam praktik tata kelola teknologi informasi

pada COBIT 5 memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi, berikut ini

penjelasan hasil rekomendasi dari tahapan-tahapan yang telah dilakukan

sebelumnya.

Tabel 4.25 Tabel Hasil Temuan dan Rekomendasi

Key Management

Practice

Hasil Temuan Rekomendasi

DSS02.01 Menentukan


permintaan dan insiden,

yaitu menentukan skema

klasifikasi dan model

Proses menentukan


permintaan dan insiden

dan kriteria pendaftaran

masalah dikomunikasikan

Membuat klasifikasi

terhadap jenis-jenis

layanan dan insiden yang

dilayani, sehingga mudah

untuk dipetakan ke

115

insiden dan permintaan

layanan.

kepada pengguna pada

rapat berkala.

bagian yang akan

langsung menyelesaikan

layanan atau insiden

tersebut.

DSS02.02 Merekam,

mengklasifikasikan dan

memprioritaskan

permintaan dan insiden,

yaitu mengidentifikasi,

mencatat, dan

mengklasifikasikan


insiden, dan menetapkan

prioritas sesuai dengan

kekritisan bisnis dan

persetujuan layanan.

Pengklasifikasian dan

pemrioritasan permintaan

layanan dan insiden

hanya dilakukan

berdasarkan memo yang

didapat dari pengguna

sistem yaitu divisi SDM

Menetapkan aturan-

aturan mengenai

penanganan insiden, serta

membuat strategi-strategi

dalam permintaan

layanan dan pemecahan

insiden baik dalam

bentuk kebijakan atau

tindakan penanganan

langsung seperti sistem.

DSS02.03

Memverifikasi,

menyetujui dan

memenuhi permintaan

layanan, yaitu memilih

prosedur permintaan

yang sesuai dan

Adanya rapat umum yang

dilakukan bagian IT

membahas mengenai


catatan insiden yang

diajukan oleh bagian

SDM

Memberikan wadah

untuk kritik dan saran

kepada pengguna untuk

menilai pelayanan,

kepuasan pengguna dan

pengembangannya.

116

memverifikasi bahwa

permintaan layanan

memenuhi kriteria

permintaan yang

didefinisikan. Serta

mendapatkan persetujuan

dan memenuhi

permintaan.

DSS02.04 Menyelidiki,

mendiagnosa dan

mengalokasikan insiden,

yaitu mengidentifikasi

dan mencatat gejala

insiden, menentukan

penyebabnya, dan

mengalokasikan untuk

resolusinya.

Belum dilakukannya

identifikasi dan

pencatatan gejala untuk

menentukan penyebab

dari insiden, status

insiden dan pemenuhan

permintaan dilakukan

dengan rapat berkala

Aplikasi sebaiknya dibuat

dapat merekap insiden-

insiden yang terjadi,

laporan insiden yang

terjadi, laporan status

insiden yang sedang

dikerjakan, dan laporan

insiden yang sudah

selesai.

DSS02.05 Menyelesaikan

dan memulihkan diri dari

insiden, yaitu

mendokumentasikan,

menerapkan, dan menguji

identifikasi solusi atau

Pada aplikasi HRM,

insiden yang diterima

dialokasikan ke bagian

yang sesuai untuk

menanganinya

Membuat dokumentasi

terhadap resolusi atau

solusi alternatif terhadap

pemecahan insiden dan

mengevaluasinya.

117

penanganannya, dan

melakukan tindakan

recovery untuk

mengembalikan layanan

terkait IT.

DSS02.06 Menutup


insiden, yaitu

memverifikasi kepuasan

resolusi insiden dan / atau


layanan, kemudian

menutupnya.

Ada bagian yang

memonitoring bagaimana

tindakan terhadap insiden

yang ada.

Mengembangkan sistem

yang dapat melaporkan

kecenderungan masalah

atau insiden yang

dihadapi sehingga pihak

pengembang sistem

informasi dapat

mengetahui kesalahan-

kesalahan yang

didapatkan.

DSS02.07 Melacak status

dan menghasilkan

pelaporan, yaitu secara

teratur melacak,

menganalisa, dan

melaporkan insiden dan


terkini untuk memberikan

Dilakukan pelaporan saat

rapat berkala terhadap

insiden-insiden yang ada.

Mendefinisikan batas

waktu pemecahan dalam

klasifikasi insiden dan

mengevaluasi minimal

tiap satu bulan sekali.

118

informasi guna perbaikan

berkelanjutan.

119

BAB V

KESIMPULAN & SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan uraian dari pembahasan bab sebelumnya

maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Hasil dari evaluasi sistem informasi SDM yang ada di PKPU berdasarkan

kuesioner terhadap capability level DSS02 (Manage Service Requests and

Incidents) saat ini berada pada level 1 Performed Process dengan nilai 1,11.

Artinya proses dari DSS02 (Manage Service Requests and Incidents) telah

dilakukan, adanya permintaan layanan serta insiden yang diketahui dan

dipandang sebagai persoalan yang perlu ditangani. Hanya saja pengelolaannya

belum terorganisir dan belum adanya proses standar, dan cenderung

diselesaikan oleh perorangan dan per kasus. Proses pengembangannya pun

tidak dapat diprediksi dan tidak stabil, karena proses masih selalu berubah dan

dimodifikasi selama pengerjaan berjalan dari satu permintaan layanan ke

permintaan layanan lainnya.

2. Berdasarkan hasil capability level untuk kondisi saat ini berada pada level 1

Performed Process dengan nilai 1,11, sedangkan kondisi yang diharapkan

oleh perusahaan berada pada level 2 Managed Process dengan nilai 2,27 maka

terdapat gap. Untuk mencapai target capability level yang diharapkan oleh

120

perusahaan, maka perusahaan harus menutup gap tersebut dengan cara

mengelola (merencanakan, memonitor, dan menyesuaikan) proses yang telah

dilakukan, yaitu merencanakan berdasarkan dengan rencana kerja organisasi,

memonitor untuk hasilnya dilaporkan pada laporan akuntabilitas organisasi

dan menyesuaikan sesuai dengan visi dan misi dari PKPU.

3. Usulan rekomendasi evaluasi sistem informasi SDM menggunakan framework

COBIT 5 dapat memberikan manfaat karena penilaian dari evaluasi yang

dilakukan terperinci seperti yang dijelaskan pada BAB IV. Sehingga dapat

meningkatkan kualitas manajemen dalam mengelola permintaan layanan dan

insiden sistem informasi SDM dengan optimal untuk mendukung tujuan

perusahaan.

5.2 Saran

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, adapun saran-saran yang perlu

dipertimbangkan untuk mengelola permintaan layanan dan insiden di Pos

Keadilan Peduli Ummah (PKPU) adalah sebagai berikut:

1. Diharapkan agar hasil rekomendasi penelitian dapat diimplementasikan pada

perusahaan sampai dengan tahap membuat Review Effectiveness pada proses

mengelola permintaan layanan dan insiden pada sistem informasi SDM di

PKPU.

2. Diharapkan untuk penelitian berikutnya melakukan pengembangan lebih

lanjut mengenai capability level dengan COBIT 5 pada sistem informasi SDM

di PKPU pada domain Deliver, Service, and Support (DSS) sesuai dengan

121

kebutuhan dari organisasi untuk mengidentifikasi cara terbaik penngelolaan TI

agar dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis.

3. Diharapkan untuk penelitian berikutnya agar dapat mengolah data dengan

metode perhitungan skala guttman, perhitungan KPI (Key Performance

Indicator) dan KGI (Key Goal Indicator) untuk mengetahui Rating Scale pada

sistem informasi SDM di PKPU.

122

DAFTAR PUSTAKA

[1] D. R. Kesumawardhani, “Evaluasi IT Governance Berdasarkan COBIT 4.1

(Studi Kasus di PT Timah (Persero) Tbk),” 2012.

[2] R. Lestari, “Audit Sistem Informasi Bagian Sumber Daya Manusia Pada PT.

Bando Indonesia dengan Pendekatan COBIT 5,” 2014.

[3] Fitroh, Tips dan Trik dalam Memahami Tata Kelola TI COBIT Versi 4.0,

Jakarta, 2013.

[4] Wirawan, Evaluasi: Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi, Jakarta:

RajaGrafindo Persada, 2011.

[5] Al-Bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu,

2013.

[6] E. Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual, Yogyakarta: Penerbit

ANDI, 2011.

[7] K. Surendro, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi, Bandung:

Informatika, 2009.

[8] Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan

Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Bandung: Refika Aditama, 2007.

[9] H. Jogiyanto dan W. Abdillah, Sistem Tatakelola Teknologi Informasi,

Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2011.

[10] E. Yulianti, M. Bagir dan M. , Decission Support System, Depok: CEP-

CCIT, 2011.

123

[11] ISACA, A Business Framework for the Governance and Management of

Enterprise IT, USA: IT Governance Institute, 2012.

[12] F. N. E. Putri, “Evaluasi Capability Level Pada Dukungan Layanan

Manajemen Data dengan Framework COBIT 5,” 2014.

[13] ISACA, Process Assessment Model, USA: IT Governance Institute, 2012.

[14] ISACA, COBIT 5 Enabling Processes, USA: IT Governance Institute, 2012.

[15] J. Credo, “Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan

Framework COBIT 5,” 2014.

[16] S. Suminar, “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 5 Fokus Proses Manage Security (APO13) dan Manage

Security Service (DSS05),” 2014.

[17] K. Surendro, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi, Bandung:

Informatika, 2009.

[18] ISACA, COBIT 5 Implementation, USA: IT Governance Institute, 2012.

[19] A. Nugroho, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Yogyakarta:

Penerbit ANDI, 2011.

[20] ISACA, Control Objectives for Information and Related Technology –

version 5, USA: IT Governance Institute, 2012.

[21] W. Sanjaya, Penelitian Pendidikan: Jenis, Metode, dan Prosedur, Jakarta:

Kharisma Putra Utama, 2013.

[22] R. Tantra, Manajemen Proyek Sistem Informasi, Yogyakarta: Penerbit

ANDI, 2012.

124

[23] F. Adikara, “Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Perguruan

Tinggi Berdasarkan COBIT 5 pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

Universitas Esa Unggul,” Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia,

2013.

[24] S. I. Farida, “Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain

Monitor, Evaluate, and Assess dengan Metode Framework COBIT 5,” 2014.

[25] F. R. P. Suwarno, “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 5 Fokus Pada Proses Manage Relationship (APO08),”

2014.

[26] H. Setiawan dan K. Mustofa, “Metode Audit Tata Kelola Teknologi

Informasi di Instansi Pemerintah Indonesia,” Jurnal IPTEK-KOM, Vol. %1

dari %215 No.1. ISSN 1410-3346.

[27] W. Sisio, “Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain

Plan and Organise dengan menggunakan framework COBIT 4.1,” 2013.

[28] S. Zakwan, “Audit Tata Kelola Sumber Daya Teknologi Informasi Dengan

Kerangka Kerja COBIT 4.1 Untuk Evaluasi Manajemen Pada Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan,” 2014.

[29] PKPU. [Online]. Available: http://www.pkpu.org. [Diakses 19 Maret 2015].

http://www.pkpu.org.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

WAWANCARA 1

Narasumber : Bapak Bobby Cahyono

Jabatan : Kepaala Bagian SDM

Hari/ Tanggal : Rabu/ 18 Maret 2015

1. Bagaimana profil serta sejarah dari Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU)?

PKPU ialah sebuah lembaga yang berkhidmat untuk kemanusiaan, bekerja

memberdayakan bangsa, bertekad untuk membangun kemandirian rakyat Indonesia serta

mengangkat harkat derajat kemanusiaan kaum dhuafa dengan dana ZISWAF (Zakat,

Infaq, Shadaqah, Wakaf), serta dana lainnya yang halal dan legal, dari perorangan,

kelompok, perusahaan, maupun lembaga. Untuk sejarah dan aktifitas-aktifitas lembaga

lebih lengkapnya dapat dilihat di website PKPU yaitu http://pkpu.or.id

2. Apa visi dan misi dari PKPU?

Pos Keadilan Peduli Ummah atau biasa disebut PKPU memiliki visi dan misi

perusahaan yaitu:

Visi

Menjadi Lembaga Terpercaya Dalam Membangun Kemandirian.

Misi

- Mendayagunakan program rescue, rehabilitasi dan pemberdayaan untuk

mengembangkan kemandirian.

- Mengembangkan kemitraan dengan masyarakat, perusahaan, pemerintah, dan

lembaga swadaya masyarakat dalam dan luar negeri.

- Memberikan pelayanan informasi, edukasi dan advokasi kepada masyarakat

penerima manfaat (beneficiaries).

3. Bagaimana struktur organisasi pada PKPU dan divisi SDM?

http://pkpu.or.id

Struktur Organisasi PKPU (2015)

Struktur Organisasi Divisi SDM (2015)

4. Sistem informasi apa saja yang ada di PKPU saat ini dan apa saja hambatan yang

ditemui dalam penggunaan sistem?

PKPU saat ini memiliki sistem intranet yang meliputi sistem untuk

penghimpunan, sistem sumber daya manusia (SDM), dan sistem yang melayani program-

program seasonal seperti Ramadhan dan qurban. Banyak hambatan yang sering

ditemukan terutama pada sistem informasi SDM, karena masih dalam tahap

pengembangan, sehingga masih banyak didapati kekurangan-kekurangan di dalam sistem,

misalnya, sebelumnya sistem tidak bisa menampilkan slip gaji karyawan, setelah

dilakukan penambahan layanan oleh divisi IT, kini sistem sudah bisa menampilkan slip

gaji. Dan kemudian permasalahan yang ditemukan selanjutnya saat ini ialah sistem

informasi SDM tidak memiliki fungsi untuk proses pelatihan karyawan, sehingga proses

pelatihan karyawan yang dilakukan masih dilakukan secara manual dan menyulitkan

pengguna karena dirasa kurang efektif.

5. Bagaimana proses alur bisnis dari kegiatan SDM yang ada di PKPU?

a. Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan Baru


Berkas-berkas data calon karyawan dari proses rekruitmen diserahkan ke

bagian SDM untuk ditindaklanjuti:

- Untuk calon karyawan baru yang diterima bekerja dibuat surat perjanjian kerja.

- Untuk calon karyawan baru yang telah melewati masa percobaan dan diterima

menjadi karyawan tetap dibuatkan surat pengangkatan.

- Untuk calon karyawan yang tidak lolos masa training maka dibuatkan surat gagal

masa percobaan (GMP)

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada (surat

perjanjian kerja, surat pengangkatan, surat GMP) dilakukan filing data baik secara

database maupun hardcopy.

b. Proses Bisnis Administrasi SDM Untuk Karyawan yang Sudah Ada


Berkas-berkas data karyawan yang ada diserahkan ke bagian SDM untuk

ditindaklanjuti sebagai berikut:

- Karyawan yang dipromosikan maka dibuat SK promosi

- Karyawan yang di rotasi atau mutase dibuatkan SK rotasi/ mutase

- Karyawan yang dinyatakan tidak kompeten dan diminta oleh atasannya untuk

diturunkan jabatannya maka dibuatkan SK demosi

- Karyawan yang ada ditunjuk melakukan pelatihan maka dibuatkan surat

pemberitahuan pelatihan, sekaligus beserta hasil pelatihannya

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada (SK promosi,

SK rotasi/ mutase, SK demosi, surat pemberitahuan pelatihan dan hasil pelatihan)

dilakukan filing data baik secara database maupun hardcopy.

c. Proses Bisnis Remunerasi

Administrasi Remunerasi:

Informasi perubahan data-data karyawan, perubahan fasilitas dan benefit,

lembur karyawan, data pengobatan, data cuti, daa absensi, data insentif, data THR,

maupun bonus diinformasikan ke bagian remunerasi untuk dilakukan proses sebagai

berikut:

- Yang berkaitan dengan pemberian fasiltas benefit maka dilakukan proses

pembayaran kompensasi fasilitas dan benefit

- Yang berkaitan dengan perubahan gaji, lembur karyawan, pengobatan, cuti,

absensi, insentif, THR, dan bonus diproses untuk perhitungan gaji karyawan

- Berdasarkan perhitungan gaji maka dihitung paja karyawan untuk selanjutnya

dilakukan pembayaran pajak bulanan

- Yang berkaitan dengan jamsostek/ asuransi dilakukan proses pelaporan dan

pembayaran premi jamsostek/ asuransi ke instansi terkait

- Laporan Remunerasi disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang diperlukan

oleh divisi terkait

Filing Dokumen:

Berkas-berkas data karyawan tersebut beserta surat-surat yang ada dilakukan

filing data baik secara database maupun hardcopy.

6. Apa harapan dari PKPU setelah dilakukannya evaluasi untuk Sistem Informasi SDM

Menggunakan Framework COBIT 5?

Pihak PKPU berharap dengan adanya evaluasi untuk sistem informasi SDM ini, dapat

menghasilkan masukkan atau ide yang berguna dalam perbaikan sistem, sehingga sistem

informasi SDM ke depannya dapat lebih efektif dan efisien.

WAWANCARA 2

Narasumber : Ahmad Farhan

Jabatan : Staf Program Development

Hari/ Tanggal : Selasa/ 21 April 2015

1. Fitur-fitur apa saja yang ada pada Sistem Informasi SDM saat ini?

- Menginput berkas-berkas data calon karyawan

- Membuat surat perjanjian kerja

- Membuat surat pengangkatan

- Membuat surat GMP

- Administrasi biodata dan status pegawai

- Membuat surat peringatan

- Membuat surat peno-aktifan pegawai

- Membuat surat referensi

- Membuat usulan rotasi/ mutase/ demosi pegawai

- Membuat SK Promosi/ Rotasi/ Mutasi/ Demosi

- Memasukkan daftar fasilitas dan benefit

- Mengajukan ijin cuti dan rembuirsement

- Memproses data lembur, cuti, absensi, THR/ Bonus karyawan

- Memproses penggajian karyawan

2. Bagaimana tahapan perancangan dan pengembangan Sistem Informasi SDM?

Pada tahapan awal Perencanaan Sistem, pihak manajerial PKPU melakukan

identifikasi atau pemahaman awal tentang perlunya pembuatan sistem informasi SDM,

serta melakukan permintaan formal kepada pihak developer untuk perancangan sistem

informasi untuk SDM. Kemudian setelah itu pihak developer yang merupakan unit kerja

sendiri akan melakukan inisiasi dan perencanaan pembangunan sistem, yaitu dengan

menentukan spesifikasi kebutuhan pengguna atau user requirements yang berada pada

tahapan Analisis Sistem yang dalam hal ini ialah bagian SDM serta pihak manajerial,

untuk mengetahui bagaimana agar sistem yang akan dibangun dapat membantu

penyelesaian permasalahan. Hanya saja pada tahapan ini, pengembang sistem hanya

melakukan sampai pada tahap memprioritaskan requirement tanpa menyusun alternative

jika susunan requirement ditolak, dan juga tidak melakukan review kembali kepada calon

pengguna sistem. Tahapan yang dillakukan setelah memprioritaskan requirement ialah

melakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan menstrukturkan user requirements

tersebut. Selanjutnya dilakukan perencanaan logika guna mendapatkan dan

menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan, yaitu membuat

spesifikasi data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan secara rinci.

Setelah tahapan Analisis Sistem selesai dilakukan, selanjutnya ialah membuat

perancangan fisik atau Desain Sistem, yang meliputi mendesain user interface, mendesain

system interface, mendesain database, dan melakukan perancangan program, lalu

kemudian dilakukan implementasi yaitu melakukan konstruksi sistem serta pengujian

sistem, dalam hal ini sistem diuji menggunakan teknik pengujian Black Box Testing dan

White Box Testing.

3. Bagaimana tahapan perancangan dan pengembangan basis data Sistem Informasi

SDM?

Sistem informasi Sumber Daya Manusia di PKPU tidak melalui tahapan perancangan

basis data pada umumnya, tetapi lebih kepada pemenuhan tabel-tabel yang harus ada

untuk menyimpan data dalam program yang dibuat

4. Ada berapa tabel dan tabel-tabel apa saja yang ada pada Sistem Informasi SDM ini?

Ada 26 tabel:

- Data Job Desc

- Data Permintaan Tenaga Kerja

- Data Berkas Aplikasi

- Data Pribadi Pelamar

- Data Berkas Wawancara

- Data Surat Perjanjian Kerja

- Data Performance Karyawan Baru

- Data Surat Pengangkatan

- Data Surat Pemberitahuan GMP

- File Data Karyawan

- Data Promosi Karyawan

- Data Rotasi/Mutasi Karyawan

- Data Demosi Karyawan

- Data Surat Peringatan

- Data Surat Penon-aktifan karyawan

- Data Daftar Fasilitas dan Benefit

- Data Lembur

- Data Cuti

- Data Absensi

- Data Insentif

- Data THR/ Bonus

- Data Pembayaran Kompensasi & Benefit

- Data Pembayaran Gaji Karyawan

- Data Pembayaran PPh Karyawan

- Data Pembayaran Jamsostek

- Data Remunerasi

Nama departemen / unit kerja : …………………………………………....

Nama Responden : ……………………………………………

Jabatan : …………………………………………....

Permasalahan yang ada pada Sistem Informasi SDM di PKPU :

- Masih ditemukan beberapa error pada sistem informasi SDM setelah sistem diimplementasi

- Masih adanya permintaan layanan atau fitur-fitur tambahan setelah sistem diimplementasi

- Layanan atau fitur-fitur tambahan yang diminta tidak masuk ke dalam user requirement pada saat awal perancangan sistem

- Lambatnya respon terhadap permintaan layanan dan insiden

Pemilihan Proses Domain :

No Proses Domain Ya Tidak

1 Proses EDM01 – Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

Proses ini menganalisa keperluan untuk tata kelola TI perusahaan, menempatkan dan memelihara keefektifan struktur yang ada, prinsip, proses-proses dan praktiknya. Dengan kejelasan dari tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai misi, sasaran dan tujuan perusahaan.

2 Proses EDM02 – Ensure Benefits Delivery

Proses ini mengoptimalkan nilai kontribusi bisnis dari bisnis proses, servis TI da asset TI hasil dari investasi yang dilakukan oleh TI sesuai dengan biaya dari perusahaan.

3 Proses EDM05 – Ensure Stakeholder Transparency

Proses ini memastikan performa dan kecocokan TI perusahaan yang dilaporkan secara transparan, dengan persetujuan dari pemangku kepentingan tentang tujuan dan metriks serta perbaikan tindakan yang sesuai.

4 Proses APO02 – Manage Strategy

Proses ini menyediakan gambaran bisnis dan lingkungan TI terkini, tujuan yang akan dating, dan memulai berusaha untuk melihat lingkungan di masa yang akan dating.

5 Proses BAI02 – Manage Requirement Definitions

Proses ini mengidentifikasi solusi dan menganalisis persyaratan sebelum akuisisi atau pembuatan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan strategis perusahaan yang meliputi proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur, dan layanan.

6 Proses BAI03 - Manage Solutions Identification and Build

Proses ini menetapkan dan memelihara identifikasi solusi selaras dengan keperluan perusahaan yang menangani desain, pengembangan, pengadaan dan bekerja sama dengan pemasok.

7 Proses BAI04 – Manage Availability and Capacity

Proses ini menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dengan penyediaan layanan dengan biaya efektif.

8 BAI06 - Manage Changes

Proses ini mengelola semua perubahan dengan terkendali, termasuk perubahan standar dan perawatan darurat yang berkaitan dengan proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur.

9 Proses DSS01 – Manage Operations

Pada proses ini mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan prosedur operasional yang dibutuhkan untuk memberikan layanan TI bagi internal dan outsorcing. Termasuk juga pelaksanaan prosedur standar operasi dan kegiatan pemantauan yang dibutuhkan.

10 Proses DSS02 – Manage Service Requests and Incidents

Pada proses ini memberikan respon yang tepat waktu dan efektif untuk permintaan penguna dan resolusi semua jenis insiden.

11 Proses DSS03 - Manage Problems

Pada proses ini mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah, akar penyebab masalah, dan memberikan solusi perbaikan yang tepat

12 Proses DSS04 - Manage Continuity

Pada proses ini membangun dan memelihara rencana yang memungkinkan bisnis dan TI menanggapi kejadian dan gangguan sehingga dapat melanjutkan proses operasi bisnis penting, menjaga ketersediaan informasi pada organisasi.

13 Proses DSS06 - Manage Business Process Controls

Pada proses ini mendefinisikan dan mempertahankan control proses bisnis yang tepat untuk memastikan bahwa informasi memenuhi persyaratan pengendalian informasi yang relevan.

KUESIONER

EVALUASI SISTEM INFORMASI

SUMBER DAYA MANUSIA

PKPU

Dokumen kuesioner ini disusun dengan maksud untuk menginventarisasi penggunaan

dan pengelolaan sarana dan prasarana teknologi informasi serta sistem informasi saat ini di

lingkup BKIPM. Dokumen berisi pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan

pengadaan, penggunaan, pemeliharaan dan pengelolaan sarana dan prasarana teknologi

informasi serta sistem informasi.

PETUNJUK UMUM PENGISIAN

1. Isilah setiap pertanyaan sesuai dengan petunjuk yang telah disediakan pada masing-

masing bagian.

2. Untuk menjawab setiap pertanyaan isian, isilah dengan huruf cetak yang jelas.

3. Untuk menjawab setiap pertanyaan dengan pilihan a,b,c, dan seterusnya, pilihlah

salah satu dengan cara diberi lingkaran (O).

4. Untuk menjawab setiap pertanyaan dengan pilihan kotak (), pilihan dapat dijawab

dengan memberi tanda checklist () pada pilihan yang sesuai dan pilihan boleh lebih

dari satu.

IDENTITAS RESPONDEN

Nama departemen / unit kerja : ……………………………………………………

Nama Responden : ……………………………………………………

Jabatan : ……………………………………………………

Deskripsi Tugas Ringkas : ……………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

1. Bagaimanakah pengadaan sistem informasi SDM di PKPU ini dilakukan?

a. Pengadaan oleh unit kerja sendiri b. Dipesan ke pihak luar c. Lain-lain, sebutkan ……………………………………………………

Untuk pemesanan ke pihak luar, siapakah yang bertanggung jawab untuk meng-

install software aplikasi yang bersangkutan ?

……………………………………………………………………………………………………

2. Bagaimanakah model pengoperasian sistem informasi SDM di PKPU ini ?

a. Sistem Stand Alone b. Sistem Online

c. Lain-lain, sebutkan ………………………………………………..…

3. Bahasa pemrograman apa yang digunakan pada sistem informasi SDM di PKPU?

…………………………………..

4. DBMS apa yang digunakan pada sistem informasi SDM di PKPU?

SQL Server,versi ………………..

Oracle, versi ………………..

IBM DB2 , versi ………………..

MySQL , versi ………………..

PostGres SQL, versi ………………..

Lainnya (sebutkan) ......................... versi ………………..

5. Teknik pengujian apa yang digunakan pada sistem informasi SDM di PKPU?

Pengujian White Box

Pengujian Black Box

Pengujian Lainnya (sebutkan) .........................

Tidak ada

6. Apakah terdapat proses backup data secara berkala?

Ya

Tidak

7. Frekuensi proses backup datanya adalah?

a. Setiap hari

b. 1 kali per minggu

c. 1 kali per bulan

d. 4 kali per tahun

e. 2 kali per tahun

f. 1 kali per tahun

g. Temporary/ sesuai kebutuhan/ insidential

h. Lainnya (sebutkan) .........................

8. Dimana hasil backup data disimpan?

Perencanaan dan Analisis SDM

Komputer server database

Komputer PC

CD, sebutkan berapa jumlahnya : …………………

Flashdisk, sebutkan berapa jumlahnya : …………………

Disket, sebutkan berapa jumlahnya : …………………

Lainnya (sebutkan) ………………………

9. Apakah pada sistem informasi SDM di PKPU memiliki fitur untuk pengguna yang

lupa password?

a. Ya

b. Tidak

Jika “Tidak”, bagaimana penyelesaian untuk pengguna yang lupa password?

……………………………………………………………………………………………………

10. Apakah pada sistem informasi SDM di PKPU memiliki menu standar help untuk

bantuan asistensi bagi pengguna?

a. Ya

b. Tidak

Jika “Tidak”, bagaimana penyelesaian untuk pengguna yang membutuhkan

bantuan dalam penggunaan sistem?

……………………………………………………………………………………………………

11. Apakah sebelum perancangan sistem informasi SDM di PKPU ini, dilakukan

analisis kebutuhan sistem seperti user requirement?

a. Ya

b. Tidak

12. Apakah dalam perancangan basis data sistem informasi SDM di PKPU ini, dibuat

sebuah sistem perancangan database?

a. Ya, menggunakan ……………………

b. Tidak

13. Fungsi-fungsi apa saja yang terdapat dalam SI SDM di PKPU?

Perencanaan dan Analisis SDM

(Analisis perputaran karyawan, anggaran biaya karyawan, perencanaan

karyawan)

Kesetaraan dalam pekerjaan

(Analisis ketersediaan karyawan, rencana tindakan afirmatif, pelacakan

pelamar)

Kepegawaian

(Perekrutan karyawan, penjadwalan wawancara, analisis rekruitmen)

Pengembangan SDM

(Pelatihan, evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan)

Kompensasi dan tunjangan

(Perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi)

Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan

(Jaminan kesehatan dan keselamatan)

Hubungan Karyawan dan Manajemen

(Keluhan-keluhan, catatan audit)

Lainnya (sebutkan) .........................

.........................

.........................

KUESIONER

EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA

POS KEADILAN PEDULI UMMAH (PKPU) DENGAN FRAMEWORK COBIT 5

Nama Responden :

Jabatan :

Divisi :

Kuesioner ini merupakan bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Strata Satu Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, yang bertujuan untuk memperoleh data atau pendapat Bapak/ Ibu terkait pelaksanaan kegiatan dan prosedur operasional yang dibutuhkan pada sistem informasi sumber daya manusia di Pos Keadilan Peduli Ummah (PKPU).

Kuesioner ini merupakan pengukuran tingkat kapabilitas dikembangkan dari standar pengelolaan Teknologi Informasi (TI) COBIT 5 untuk mengetahui tingkat kematangan sistem informasi sumber daya manusia dalam memberikan respon yang tepat waktu dan efektif untuk permintaan pengguna serta resolusi dari semua jenis insiden, dalam merekam dan memenuhi permintaan pengguna, dan dalam mendiagnosa serta mengatasi insiden untuk kondisi saat ini maupun kondisi yang diharapkan, yang selanjutnya dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas peningkatan pada domain DSS02 (Manage Service Requests and Incidents).

Untuk mempermudah narasumber dalam menjawab, maka kuesioner ini dibentuk dalam format pilihan ganda, yang terdiri dari 46 pertanyaan. Pertanyaaan-pertanyaan dikelompokkan menurut atribut kapabilitas dan pada setiap kelompok pertanyan akan melibatkan 2 (dua) pertanyaan yang masing-masing pertanyaan mewakili kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan. Masing-masing pertanyaan memiliki 6 (enam) pilihan jawaban yang menunjukkan tingkat kematangan terhadap atribut tertentu pada proses mengelola perubahan. Pilihan-pilihan jawaban tersebut dari a sampai f secara berturut-turut merepresentasikan tingkat kapabilitas yang semakin meningkat terhadap suatu atribut pada proses mengelola perubahan, dimana a=0, b=1, c=2, d=3, e=4, dan f=5.

Pada kolom “Jawaban”, narasumber dapat memilih salah satu jawaban yang dianggap bisa mewakili kondisi kapabilitas baik saat ini maupun yang diharapkan, terkait dengan atribut kapabilitas tertentu dalam proses mengelola permintaan layanan dan insiden dengan memberikan tanda ceklis (V) pada tempat yang tersedia. Dengan mengetahui posisi kapabilitas saat ini dan yang diharapkan selanjutnya akan dilakukan analisis yang dapat menjadi dasar pendefinisian rancangan solusi untuk perbaikan dalam proses mengelola permintaan layanan dan insiden.

Untuk kebutuhan diatas, mohon kiranya Bapak/ Ibu sebagai narasumber dapat memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diberikan dalam kuesioner ini untuk kemudian dapat kami olah dalam penelitian skripsi ini.

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.01 Menentukan skema klasifikasi layanan permintaan dan insiden DSS02.01 Aktivitas 1

Menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, serta menentukan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta menginformasikannya kepada pengguna.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden,

penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna.

b) Adanya proses menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna.

d) Adanya implementasi untuk menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menentukan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.

No Pertanyaan Jawaban a b c d e f

1 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penentuan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna pada sistem informasi SDM di PKPU?

2 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penentuan klasifikasi permintaan layanan dan insiden, penentuan skema prioritas dan kriteria daftar masalah untuk memastikan pendekatan yang konsisten dalam penanganannya, serta informasi kepada pengguna pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.01 Menentukan skema klasifikasi layanan permintaan dan insiden

DSS02.01 Aktivitas 2

Menentukan model insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menentukan model insiden untuk error-error yang

diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif. b) Adanya proses menentukan model insiden untuk error-error yang diketahui

agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menentukan model

insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif.

d) Adanya implementasi untuk menentukan model insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menentukan model insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menentukan model insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.

No Pertanyaan Jawaban

a b c d e f 3 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penentuan model

insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif pada sistem informasi SDM di PKPU?

4 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penentuan model insiden untuk error-error yang diketahui agar memungkinkan resolusi yang efisien dan efektif pada sistem informasi SDM di PKPU?


Menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menentukan model layanan permintaan sesuai dengan

jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar.

b) Adanya proses menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar.

d) Adanya implementasi untuk menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menentukan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 5 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penentuan model

layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar pada sistem informasi SDM di PKPU?

6 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penentuan model layanan permintaan sesuai dengan jenis layanan permintaan, untuk mengaktifkan self-help dan layanan yang efisien untuk permintaan standar pada sistem informasi SDM di PKPU?


Menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menentukan aturan perningkatan insiden dan prosedur

dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan. b) Adanya proses menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar,

terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menentukan aturan

peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan.

d) Adanya implementasi untuk menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menentukan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan yang terus ditingkatkan, untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 7 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penentuan aturan

peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan pada sistem informasi SDM di PKPU?

8 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penentuan aturan peningkatan insiden dan prosedur dasar, terutama untuk insiden besar dan insiden keamanan pada sistem informasi SDM di PKPU?


Menentukan sumber pengetahuan permintaan dan insiden, serta penggunaannya.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menentukan sumber pengetahuan permintaan dan

insiden, serta penggunaannya. b) Adanya proses menentukan sumber pengetahuan permintaan dan insiden,

serta penggunaannya. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menentukan sumber

pengetahuan permintaan dan insiden, serta penggunaannya. d) Adanya implementasi untuk menentukan sumber pengetahuan permintaan dan

insiden, serta penggunaannya menggunakan proses yang telah didefinisikan. e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menentukan sumber pengetahuan

permintaan dan insiden, serta penggunaannya dalam batasan yang ditentukan. f) Adanya inovasi untuk menentukan sumber pengetahuan permintaan dan

insiden, serta penggunaannya yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 9 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penentuan

sumber pengetahuan permintaan dan insiden, serta penggunaannya pada sistem informasi SDM di PKPU?

10 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penentuan sumber pengetahuan permintaan dan insiden, serta penggunaannya pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.02 Merekam, mengklasifikasikan dan memprioritaskan permintaan dan insiden. DSS02.02 Aktivitas 1

Mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta

proses merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan.

b) Adanya proses mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan.

d) Adanya implementasi mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mencatat semua permintaan layanan dan insiden, serta merekam semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


11 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pencatatan semua permintaan layanan dan insiden, serta perekaman semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan, pada sistem informasi SDM di PKPU?

12 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pencatatan semua permintaan layanan dan insiden, serta perekaman semua informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif dan seluruh catatan bisa dipertahankan, pada sistem informasi SDM di PKPU?


Mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mengaktifkan analisis kecenderungan, serta

mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori.

b) Adanya proses mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori.

d) Adanya implementasi mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mengaktifkan analisis kecenderungan, serta mengklasifikasikan permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 13 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pengaktifan

analisis kecenderungan serta pengklasifikasian permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori pada sistem informasi SDM di PKPU?

14 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pengktifan analisis kecenderungan serta pengklasifikasian permintaan layanan dan insiden dengan mengidentifikasi jenis dan kategori pada sistem informasi SDM di PKPU?


Memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memprioritaskan permintaan layanan dan insiden

berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis.

b) Adanya proses memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis.

d) Adanya implementasi memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memprioritaskan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


15 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemrioritasan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi pada sistem informasi SDM di PKPU?

16 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pemrioritasan permintaan layanan dan insiden berdasarkan definisi pelayanan SLA (Service Level Agreement) dari dampak bisnis dan urgensi bisnis pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.03 Memverifikasi, menyetujui dan memenuhi permintaan layanan DSS02.03 Aktivitas 1

Memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan

layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan.

b) Adanya proses memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan.

d) Adanya implementasi memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 17 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemverifikasian

hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan pada sistem informasi SDM di PKPU?

18 Apa harapan di masa yang akan datang terkait memverifikasi hak untuk menggunakan permintaan layanan, bila memungkinkan, sebelum aliran proses dan perubahan standar ditetapkan pada sistem informasi SDM di PKPU?


Mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau

persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar. b) Adanya proses mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau

persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mendapatkan

persetujuan keuangan dan fungsional, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar.

d) Adanya implementasi mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mendapatkan persetujuan keuangan dan fungsional, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 19 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat perolehan

persetujuan keuangan dan fungsional, jika diperlukan, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar pada sistem informasi SDM di PKPU?

20 Apa harapan di masa yang akan datang terkait perolehan persetujuan keuangan dan fungsional, jika diperlukan, atau persetujuan sebelum ditetapkan untuk menyetujui perubahan standar pada sistem informasi SDM di PKPU?


Memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur

permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta.

b) Adanya proses memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta.

d) Adanya implementasi memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memenuhi permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 21 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemenuhan permintaan

dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta pada sistem informasi SDM di PKPU?

22 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pemenuhan permintaan dengan melakukan prosedur permintaan yang dipilih, bila memungkinkan, menu self-help otomatis dan model permintaan sebelum ditetapkan untuk item yang sering diminta pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.04 Menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden

DSS02.04 Aktivitas 1

Mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen).

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang

relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Dan proses mreferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen).

b) Adanya proses mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen).

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen).

d) Adanya implementasi mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen), menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen), dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mengidentifikasi dan menggambarkan gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Mereferensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen), yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 23 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pengidentifikasian

dan penggambaran gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari

insiden. Referensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen) pada sistem informasi SDM di PKPU?

24 Apa harapan di masa yang akan datang terkait Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pengidentifikasian dan penggambaran gejala yang relevan untuk menetapkan penyebab yang paling mungkin dari insiden. Referensi sumber pengetahuan yang tersedia (termasuk kesalahan dan masalah yang dikenal) untuk mengidentifikasi resolusi insiden yang mungkin (solusi sementara dan/atau solusi permanen) pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.04 Menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden DSS02.04 Aktivitas 2

Jika masalah terkait atau kesalahan yang dikenal tidak ada dan jika memenuhi kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, mencatat sebagai masalah baru.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden

yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada.

b) Adanya proses mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada.

d) Adanya implementasi mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mencatat sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 25 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pencatatan pada

masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada, pada sistem informasi SDM di PKPU?

26 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pencatatan sebagai masalah baru untuk kriteria insiden yang disetujui untuk pendaftaran masalah, dan jika masalah terkait dan kesalahan yang dikenal tidak ada, pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents

DSS02.04 Menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden DSS02.04 Aktivitas 3

Menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih

dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan. b) Adanya proses menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih

dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menetapkan insiden

ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan.

d) Adanya implementasi menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menetapkan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan terlibat sesuai tingkat manajemen, jika diperlukan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 27 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penetapan insiden

ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan keterlibatan sesuai pada tingkat manajemen pada sistem informasi SDM di PKPU?

28 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penetapan insiden ke fungsi spesialis jika keahlian lebih dalam diperlukan, dan keterlibatan sesuai pada tingkat manajemen pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.05 Menyelesaikan dan memulihkan diri dari insiden DSS02.05 Aktivitas 1

Memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen).

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling

tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen). b) Adanya proses memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling tepat

(solusi sementara dan / atau solusi permanen). c) Adanya memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling tepat (solusi

sementara dan / atau solusi permanen). d) Adanya implementasi memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling

tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen) menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen) dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memilih dan menerapkan resolusi insiden yang paling tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen) yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 29 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemilihan dan

penerapan resolusi insiden yang paling tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen) pada sistem informasi SDM di PKPU?

30 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pemilihan dan penerapan resolusi insiden yang paling tepat (solusi sementara dan / atau solusi permanen) pada sistem informasi SDM di PKPU?


Merekam apakah penanganannya digunakan untuk penyelesaian insiden.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses merekam apakah penanganannya digunakan untuk

penyelesaian insiden. b) Adanya proses merekam apakah penanganannya digunakan untuk

penyelesaian insiden. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk merekam apakah

penanganannya digunakan untuk penyelesaian insiden. d) Adanya implementasi merekam apakah penanganannya digunakan untuk

penyelesaian insiden, menggunakan proses yang telah didefinisikan. e) Adanya implementasi yang konsisten untuk merekam apakah penanganannya

digunakan untuk penyelesaian insiden, dalam batasan yang ditentukan. f) Adanya inovasi untuk merekam apakah penanganannya digunakan untuk

penyelesaian insiden, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 31 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat perekaman

apakah penanganannya digunakan untuk penyelesaian insiden di PKPU?

32 Apa harapan di masa yang akan datang terkait merekam apakah penanganannya digunakan untuk penyelesaian insiden di PKPU?


Melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan. b) Adanya proses melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk melakukan tindakan

pemulihan, jika diperlukan. d) Adanya implementasi melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan,

menggunakan proses yang telah didefinisikan. e) Adanya implementasi yang konsisten untuk melakukan tindakan pemulihan,

jika diperlukan, dalam batasan yang ditentukan. f) Adanya inovasi untuk melakukan tindakan pemulihan, jika diperlukan, yang

terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 33 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat tindakan

pemulihan jika diperlukan, pada sistem informasi SDM di PKPU?

34 Apa harapan di masa yang akan datang terkait tindakan pemulihan jika diperlukan, pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.06 Menutup permintaan layanan dan insiden DSS02.06 Aktivitas 1

Memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan

layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan. b) Adanya proses memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan

telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk memverifikasi

kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan.

d) Adanya implementasi memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memverifikasi kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 35 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemverifikasian

kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan pada sistem informasi SDM di PKPU?

36 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pemverifikasian kepada pengguna bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau insiden telah diselesaikan dengan memuaskan pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.06 Menutup permintaan layanan dan insiden DSS02.06 Aktivitas 2

Menutup permintaan layanan dan insiden.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menutup permintaan layanan dan insiden. b) Adanya proses menutup permintaan layanan dan insiden. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menutup permintaan

layanan dan insiden. d) Adanya implementasi menutup permintaan layanan dan insiden menggunakan

proses yang telah didefinisikan. e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menutup permintaan layanan dan

insiden dalam batasan yang ditentukan. f) Adanya inovasi untuk menutup permintaan layanan dan insiden yang terus

ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 37 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penutupan

permintaan layanan dan insiden pada sistem informasi SDM di PKPU?

38 Apa harapan di masa yang akan datang terkait penutupan permintaan layanan dan insiden pada sistem informasi SDM di PKPU?

DSS02 Manage Service Requests and Incidents DSS02.07 Melacak status dan menghasilkan pelaporan DSS02.07 Aktivitas 1

Memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden

dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian. b) Adanya proses memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden dan

meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk memantau dan

melacak peningkatan dan resolusi insiden dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian.

d) Adanya implementasi memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk memantau dan melacak peningkatan dan resolusi insiden dan meminta prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 39 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pemantauan dan

pelacakan peningkatan dan resolusi insiden dan permintaan prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian pada sistem informasi SDM di PKPU?

40 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pemantauan dan pelacakan peningkatan dan resolusi insiden dan permintaan prosedur penanganan untuk progres menuju penyelesaian pada sistem informasi SDM di PKPU?


Mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan

kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan.

b) Adanya proses mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan.

d) Adanya implementasi mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mengidentifikasi informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta mengidentifikasi frekuensi pelaporan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 41 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat

pengidentifikasian informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta pengidentifikasian frekuensi pelaporan pada sistem informasi SDM di PKPU?

42 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pengidentifikasian informasi pemangku kepentingan dan kebutuhan mereka untuk data atau laporan, serta pengidentifikasian frekuensi pelaporan pada sistem informasi SDM di PKPU?


Mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan

kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan.

b) Adanya proses mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan.

c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan.

d) Adanya implementasi mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk mengalisis insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan menggunakan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 43 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat penganalisisan

insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan penggunaan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan pada sistem

informasi SDM di PKPU? 44 Apa harapan di masa yang akan datang terkait

penganalisisan insiden dan permintaan layanan berdasarkan kategori untuk mengidentifikasi pola masalah berulang, pelanggaran SLA atau ketidakefisienan, dan penggunaan informasi ini sebagai masukan untuk perencanaan perbaikan berkesinambungan pada sistem informasi SDM di PKPU?


Menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu atau memberikan akses pengendalian ke data online.

Berikut pilihan jawaban untuk pertanyaan kuesioner nomor 1 dan 2 a) Tidak adanya proses menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu

atau memberikan akses pengendalian ke data online. b) Adanya proses menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu atau

memberikan akses pengendalian ke data online. c) Adanya perencanaan, memonitor, dan penyesuaian untuk menghasilkan dan

mendistribusikan laporan tepat waktu atau memberikan akses pengendalian ke data online.

d) Adanya implementasi menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu atau memberikan akses pengendalian ke data online, menggunakan proses yang telah didefinisikan.

e) Adanya implementasi yang konsisten untuk menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu atau memberikan akses pengendalian ke data online, dalam batasan yang ditentukan.

f) Adanya inovasi untuk menghasilkan dan mendistribusikan laporan tepat waktu atau memberikan akses pengendalian ke data online, yang terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan organisasi.


a b c d e f 45 Sampai saat ini, sejauh mana tingkat pendistribusian

dan penghasilan laporan tepat waktu atau pemberian akses pengendalian ke data online pada sistem informasi SDM di PKPU?

46 Apa harapan di masa yang akan datang terkait pendistribusian dan penghasilan laporan tepat waktu atau pemberian akses pengendalian ke data online pada sistem informasi SDM di PKPU?

SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA...

Documents

Transcript of SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA...