SKRIPSI-BAB III

28

Dokumen ini hanya untuk berbagi ilmu, dilarang untuk menyalin isi dari dokumen. Secara resmi dokumen ini sudah masuk ke Perpustakaan Univ. Budi Luhur.

BAB III ANALISA SISTEM

Untuk merancang sebuah sistem yang baik dan sesuai dengan hasil yang

diharapkan, maka terlebih dahulu harus diperoleh data atau informasi tentang sistem yang berjalan. Karena dari informasi tersebut, dapat diketahui sejauh mana sistem yang berjalan sekarang, apakah dapat memenuhi kebutuhan dan kebutuhan apa saja yang ingin dicapai tetapi belum bisa ditangani oleh sistem yang sedang berjalan.

Analisa sistem informasi akan membantu dalam mengetahui informasi – informasi tentang sistem yang sedang berjalan. Sehingga dengan analisa sistem, diharapkan bisa diketahui sejauh mana kebutuhan yang telah ditangani oleh sistem yang berjalan dan bagaimana agar kebutuhan-kebutuhan yang belum bisa terpenuhi dapat diberikan solusinya dan diterapkan dalam tahap perancangan sistem.

1. Tinjauan Organisasi

a. Sejarah Organisasi

Sebelum penulis menganalisa sistem penjualan yang sedang berjalan pada CV. SEROJA Printing, terlebih dahulu penulis akan menggambarkan tentang sedikit sejarah dan struktur organisasi perusahaan tersebut.

Organisasi adalah kumpulan komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan.

CV. SEROJA Printing adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan barang-barang reklame, cetakan, sablon dan stempel serta sebagai pemasok semua barang-barang yang berkenaan dengan cetak-mencetak, seperti : Handtag, corrugated box, sticker, kop surat, shopping bag/folder gift box, flyer dan lain-lain.

Awal mula berdirinya, CV. SEROJA Printing bermodal keberanian dari pemiliknya untuk mendirikan perusahaan ini, dengan gedung tempat usaha yang beralamat di Jl. Beringin Raya Blok. 42 No. 75 Perum I Tangerang – Banten merupakan sebuah tempat tinggal pemilik yang dijadikan usaha. Dan mempunyai branch office di Jl. Gatot Subroto No. 29 Cimone Tangerang - Banten.

Dengan dukungan tenaga-tenaga muda yang energik dan penuh dedikasi serta menjunjung tinggi profesionalisme dan etika profesi dalam mencapai tujuan perusahaan dan dengan latar belakang pengalaman yang luas, dan ditunjang dengan peralatan yang memadai merupakan kekuatan yang mendukung kemitraan dari perusahaan pelanggan yang mempercayakan kebutuhannya kepada perusahaan.

CV. SEROJA Printing mempunyai visi dan misi “ With high commitment, good service and consistent quality, We growth together with our costumer as one of recognized world class company ”

Target perusahaan adalah menjadi yang terdepan dalam mengerjakan penyediaan barang-barang reklame, cetakan, sablon dan stempel.

29


b. Struktur Organisasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi pada CV. SEROJA Printing

Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

1) Direktur Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Mengecek laporan–laporan yang dirangkum setiap bulannya dari masing-

masing bagian. Mengambil keputusan atas hal–hal yang dianggap penting bagi kelancaran

kegiatan usaha, dan penetapan harga–harga. Memonitor jalannya aktivitas perusahaan. Memberikan arahan dan panutan kepada pegawai-pegawainya. Mengawasi perkembangan perusahaan.

2) Manager Pembelian

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Melakukan pemesanan pembelian ke supplier. Memeriksa dan mencocokkan dokumen transaksi yang berkaitan dengan

pengeluaran uang perusahaan. Memimpin dan mengkoordinir semua staffnya

3) Manager Produksi

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Bertanggung jawab atas segala pelaksanaan produksi sejak desain, pra

produksi, sampai ke pasca produksi Membuat laporan pembelian per periode akuntansi yang ditujukan kepada

Pimpinan perusahaan. Memimpin dan mengkoordinir semua staffnya.

DIREKTUR

MANAGER

PEMBELIAN

MANAGER PRODUKSI

ADMINISTRASI

MANAGER

MARKETING

BAGIAN

PENJUALAN

BAGIAN

PRODUKSI

DELIVERY

30


4) Administrasi Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Membuat laporan keuangan dari hasil penjualan dan menyerahkan kepada

direktur. Penerimaan pembayaran terhadap pesanan dan melakukan pembukuan.

5) Staff Produksi. Melaksanakan kegiatan produksi terhadap pesanan pelanggan.

6) Staff Penjualan

Melaksanakan penjualan, mulai dari pemesanan. Mencatat pesanan dari pelanggan.

7) Delivery

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Mengirim barang kepada pelanggan disertai surat bukti berupa surat jalan

dan faktur. Bertanggung jawab terhadap barang yang dibawa selama dalam perjalanan.

8) Manager Marketing

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Bertanggung jawab atas segala pelaksanaan pemasaran. Memimpin dan mengkoordinir semua staffnya.

2. Uraian Prosedur Langkah dalam membuat urutan prosedur mengacu pada prosedur yang ada dalam

sistem penjualan, yaitu sebagai berikut : a. Pemesanan

Pada tahap pemesanan ini pelanggan dapat memesan langsung ke Percetakan atau dapat melalui Purcahse Order dari pelanggan. Pemesanan barang dilengkapi dengan identitas pelanggan, jenis barang dan jumlah barang serta desain yang diajukan.

b. Produksi Pesanan diproduksi setelah bagian penjualan memberikan data barang yang dipesan oleh pelanggan dan telah disetujui.

c. Pembayaran Pelanggan melakukan pembayaran ke bagian penjualan, kemudian bagian penjualan membuat faktur dan memberikannya kepada pelanggan.

d. Pengiriman Pada tahapan pengiriman setelah barang telah diproduksi dan sudah di lakukan quality control kemudian oleh bagian delivery dapat dikirim dan diterima oleh pelanggan dengan disertakan faktur dan surat jalan yang berisi tentang keadaan barang yang dipesan / dibeli.

e. Pembuatan Laporan Pada tahap ini setiap akhir periode transaksi dibuat laporan mengenai transaksi penjualan barang yang dilaporkan setiap bulan kepada pimpinan.

31


3. Analisa Proses a. Activity Diagram Pemesanan

Mulai

PesanBarang

Melakukan Pembayaran DP

TerimaPesanan

PesananDisetujui

TerimaPembayaran DP

Selesai

Bag. PenjualanPelanggan

Gambar III.2 Activity Diagram Pemesanan

32


b. Activity Diagram Proses Produksi

Produksi Pesanan

Mulai

LihatPesanan

Buat PerintahProduksi

Terima Perintah Produksi

Finishig dan Quality Control

Selesai

Bag. ProduksiBag. Penjualan

Gambar III.3 Activity Diagram Proses Produksi

33


c. Activity Diagram Pembayaran

Mulai

BuatFaktur

Serahkan barang berdasarkan pesanan

Terima Pembayaran Pelunasan

TerimaFaktur

Terima barang berdasarkan pesanan

Selesai

Melakukan Pembayaran Pelunasan

PelangganBag. Penjualan

Gambar III.4 Activity Diagram Pembayaran

34


d. Activity Diagram Proses Pengiriman

Mulai

Lihat Pesanan dan Faktur

BuatSurat Jalan

SiapkanBarang

Serahkan ke Delivery

Kirim barang disertai surat jalan dan faktur

Terima barang dan surat jalan

Selesai

PelangganDeliv eryBag. Penjualan

Gambar III.5 Activity Diagram Proses Pengiriman

e. Activity Diagram Laporan Penjualan

Mulai

Lihat Faktur

Buat LaporanPenjualan

Terima Laporan Penjualan

Selesai

DirekturBag. Penjualan

Gambar III.6 Activity Diagram Laporan Penjualan

35


4. Analisa Keluaran Hasil keluaran dari sistem yang dianalisa adalah berupa :

a. Nama Keluaran : Faktur. Fungsi : Sebagai bukti pembayaran kepada pelanggan. Media : Kertas. Distribusi : Pelanggan. Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap pelanggan membayar barang. Volume : Rata-rata 4/hari. Format : Lampiran A-1. Keterangan : Sebagai bukti jumlah uang yang harus dibayar. Hasil Analisa : Sudah cukup baik.

b. Nama Keluaran : Surat Jalan. Fungsi : Bukti kepada pelanggan mengenai barang yang dikirim. Media : Kertas. Distribusi : Pelanggan. Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang. Volume : Rata-rata 3/hari. Format : Lampiran A-2. Keterangan : Sebagai surat pengiriman barang. Hasil Analisa : Sudah cukup baik.

c. Nama Keluaran : Laporan Penjualan. Fungsi : Untuk mengetahui total pernjualan per periode Akuntansi. Media : Kertas. Distribusi : Pimpinan. Rangkap : 1 Frekuensi : Bulanan. Volume : 1/bulan. Format : Lampiran A-3. Keterangan : Sebagai Laporan penjualan per periode Akuntansi. Hasil Analisa : Masih sering mengalami keterlambatan pencatatan.

d. Nama Keluaran : Perintah Produksi Fungsi : Sebagai perintah produksi barang yang dipesan. Media : Suara. Distribusi : Bag. Produksi Rangkap : - Frekuensi : Setiap pesanan di setujui oleh Bag. Penjualan Volume : Rata-rata 4/hari. Format : - Keterangan : Sebagai perintah produksi pesanan. Hasil Analisa : -

36


5. Analisa Masukan Hasil masukan dari sistem yang dianalisa adalah berupa :

a. Nama Masukan : Purchase Order (PO) Sumber : Pelanggan Fungsi : Sebagai tanda bukti pesanan dari pelanggan Media : Kertas, suara Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang Volume : Rata-rata 4/hari Format : Lampiran B-1. Keterangan : Untuk mengkonfirmasikan pesanan barang yang akan

dipesan oleh pelanggan. Hasil Analisa : Sudah cukup baik

b. Nama Masukan : Pembayaran DP Sumber : Pelanggan Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran DP. Media : Uang Rangkap : - Frekuensi : Setiap pesanan disetujui Volume : Rata-rata 6/hari Format : - Keterangan : Untuk pembayaran DP yang telah disetujui. Hasil Analisa : Cukup baik.

c. Nama Masukan : Pembayaran Pelunasan Sumber : Pelanggan Fungsi : Sebagai pelunasan pembayaran Media : Uang Rangkap : - Frekuensi : Setiap pelunasan pembayaran Volume : Rata-rata 4/hari Format : - Keterangan : Untuk pelunasan pembayaran yang ditagih. Hasil Analisa : Sudah cukup baik.

37


6. Analisa Terapan Akuntansi Rancangan Sistem Akuntansi dimodelkan sebagai berikut :

Gambar III.7

Analisa Terapan Akuntansi

38


7. Struktur Bagan Rekening Pemberian kode rekening menggunakan metode kode kelompok dengan sifat-sifat

sebagai berikut :

1) Posisi masing-masing angka mempunyai arti dimana angka paling kiri adalah kode kelompok dan angka paling kanan adalah kode jenis rekening.

2) Kode kelompok akan terdiri dari angka-angka yang sudah diperkirakan terlebih dahulu.

3) Setiap kode dalam klasifikasi menggunakan jumlah angka yang sama. 4) Jika terjadi penambahan kelompok rekening, dapat dilakukan dengan merubah angka

yang paling kiri. Berikut ini adalah penjabaran klasifikasi pemberian kode dengan menggunakan kode

kelompok yang terdiri dari 5 angka : 1 1 0 0 1

Kelompok rekening Golongan rekening Jenis rekening Perluasan jenis rekening

Kode kelompok dapat pula digunakan untuk menunjukkan hirarki data. Rincian

susunan dan kode rekening yang dirancang dengan menggunakan kode kelompok : Nomor Perkiraan Nama Perkiraan Posisi (D/K)

11001 Kas D 21005 Pendapatan Diterima Dimuka K 41001 Penjualan K

Tabel III.1

Tabel Kode Rekening

8. Identifikasi Kebutuhan Identifikasi kebutuhan adalah menjelaskan tentang kebutuhan-kebutuhan yang harus

dipenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa, dalam hal ini antara lain : a. Kebutuhan : Entri Data Barang

Masalah : Tidak ada sistem penyimpanan data barang dengan kode barang, hanya mengandalkan nama barang.

Usulan : Diusulkan untuk menimpan data barang dengan kode barang untuk memudahkan dalam proses pemesanan, cetak faktur, surat jalan.

b. Kebutuhan : Entri Data Pelanggan Masalah : Tidak adanya penyimpanan data pelanggan secara detil dengan

kode pelanggan, sehingga sering terjadi kesalahan atau kekeliruan disebabkan kesamaan nama pelanggan. Akibatnya terjadi kesulitan dalam pencarian informasi tentang pelanggan.

Usulan : Di usulkan untuk mengetahui data – data barang secara lengkap dalam daftar barang.

39


c. Kebutuhan : Entri Data Kendaraan Masalah : Tidak ada penyimpanan khusus mengenai data-data kendaraan

yang digunakan. Sehingga memungkinkan terjadi kesalahan pada saat pengisian surat jalan.

Usulan : Menyimpan data kendaraan dengan nomor kendaraan beserta jenis kendaraan.

d. Kebutuhan : Entri Data Rekening Masalah : Pencatatan rekening sudah dilakukan secara semi terkomputerisasi.

Tapi masih belum cukup efisien dalam penggunaannya. Usulan : Di usulkan untuk menyimpan data-data rekening dengan nomor

rekening, nama rekening dan posisi rekening pada jurnal.

e. Kebutuhan : Entri Purchase Order ( PO ) Masalah : Pesanan yang datang tidak dicatat secara khusus dan

terkomputerisasi, hanya menyimpan Purcahse Order pada tempat penyimpanan berkas. Sehingga memungkinkan data-data tersebut hilang atau terselip sehingga menimbulkan lamanya waktu untuk mencari.

Usulan : Di usulkan untuk menyimpan data-data tersebut secara terkomputerisasi yaitu disimpan pada file PO sehingga memudahkan dalam pencarian data pesanan yang pernah ada.

f. Kebutuhan : Cetak Faktur Masalah : Faktur yang dibuat masih secara manual. Ada kemungkinan terjadi

kesalahan pada nama barang yang dipesan, harga satuan maupun perhitungan pembayaran karena tidak dilakukan secara otomatis.

Usulan : Pembutan faktur dilakukan secara otomatis berdasarkan Pesanan yang sebelumnya telah dientry dan karena itu dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan.

g. Kebutuhan : Cetak Surat Jalan Masalah : Di buat untuk mengetahui data pengiriman barang yang terjadi.

Karena masih dilakukan secara manual, memungkinkan terjadi kesalahan pembuatan surat jalan berdasarkan nama barang atau pun inforamsi lain yang harus ada di dalam surat jalan.

Usulan : Di usulkan untuk membuat surat jalan berdasarkan faktur yang sebelumnya telah dientry dan disimpan.

h. Kebutuhan : Cetak Laporan Penjualan Masalah : Di buat untuk mengetahui data – data penjualan. Pencatatannya

yang masih semi komputerisasi mengakibatkan adanya kesalahan ataupun data yang tidak valid.

Usulan : Di usulkan untuk mengetahui data – data penjualan secara lengkap dalam daftar penjualan. Dan dengan sistem yang terkomputerisasi, akan memudahkan dalam pembuatannya.

40


i. Kebutuhan : Cetak Laporan Jurnal Penerimaan Kas Masalah : Pencatatan untuk pembukuan jurnal masih manual sehingga

masih sering terjadi kesalahan pencatatan. Usulan : Dengan disediakannya informasi dalam bentuk komputerisasi maka

informasi transaksi tidak terjadi kesalahan pencatatan.

j. Kebutuhan : Cetak Laporan Jurnal Umum Masalah : Pencatatan untuk pembukuan jurnal masih manual sehingga masih

sering terjadi kesalahan seperti pencatatan Usulan : Dengan disediakannya informasi dalam bentuk komputerisasi maka

akan memudahkan dalam pencarian data dan informasi jurnal umum.

9. Package Diagram Sistem Usulan Rancangan kebutuhan sistem digambarkan sebagai berikut :

Gambar III.8 Package Diagram Sistem Usulan

10. Use Case Diagram Sistem Usulan

a. Use Case Diagram Sistem Usulan File Master

Entri Data Barang

Entri Data Pelanggan

Entri Data Kendaraan

Bag. Penjualan

Entri Data Rekening

Gambar III.9

Use Case Diagram Sistem Usulan File Master

41


b. Use Case Diagram Sistem Usulan Transaksi

Cetak SuratJalan

Bag. Penjualan

Entri SuratJalan

Entri Faktur

Cetak Faktur

<<include>>

<<include>>

Pelanggan

Entri PurchaseOrder (PO)

Entri Kwitansi

Cetak Kwitansi

<<include>>

Gambar III.10

Use Case Diagram Sistem Usulan Transaksi

c. Use Case Diagram Sistem Usulan Laporan

Cetak LaporanPenjualan

Cetak JurnalPenerimaan KasBag. Penjualan

Cetak JurnalUmum

Direktur

Gambar III.11

Use Case Diagram Sistem Usulan Laporan

42


11. Deskripsi Use Case

Berikut ini adalah deskripsi dari masing-masing Use Case yang digambarkan diatas : a. Package Diagram File Master

1) Use Case : Entri Data Barang Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • data barang adalah data-data yang berhubungan dengan

barang yang berisikan kode barang, nama barang, jenis barang, satuan dan harga satuan barang.

• kode barang, nama barang, jenis barang, satuan dan harga satuan di entry oleh user, berdasarkan data barang.

• semua detil barang disimpan dalam file barang.

2) Use Case : Entri Data Pelanggan Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • data pelanggan berisi data-data pelanggan, yaitu : kode

pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan dan telepon pelanggan.

• Kode pelanggan didapat dari kode pelanggan terakhir di file pelanggan ditambah satu.

• Nama pelanggan, alamat pelanggan dan telepon pelanggan dientri oleh user berdasarkan data-data pelanggan.

• semua detil pelanggan disimpan dalam file pelanggan.

3) Use Case : Entri Data Rekening Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • data rekening terdiri dari nomor rekening dan nama

rekening. • nomor rekening, nama rekening dan posisi dientri oleh

user berdasarkan data rekening. • semua detil rekening disimpan dalam file rekening.

4) Use Case : Entri Data Kendaraan

Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • data kendaraan terdiri dari nomor kendaraan dan jenis

kendaraan. • nomor kendaraan dan jenis kendaraan dientri oleh user

sesuai dengan data kendaraan. • nomor kendaraan dan jenis disimpan dalam file

kendaraan.

43


b. Package Diagram Transaksi

1). Use Case : Entri Purchase Order ( PO ) Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Pesanan merupakan data-data PO barang yang berasal dari

pelanggan. • Nomor PO didapat dari nomor PO terakhir pada File PO

ditambah satu. • Tanggal pesanan didapat dari tanggal sistem pada saat

Entry PO. • Tanggal selesai dientry oleh user berdasarkan PO yang ada. • Kode pelanggan dientry oleh user berdasarkan PO yang ada. • Nama pelanggan didapat berdasarkan kode pelanggan dari

file pelanggan. • Kode barang dientry oleh user berdasarkan PO. • Nama barang, satuan dan harga didapat berdasarkan kode

barang dari file barang • Jumlah pesan dientry oleh user berdasarkan PO. • Jumlah didapat dari harga satuan * jumlah pesan • Total didapat dari seluruh jumlah (harga * jumlah pesan) • DP dientry oleh user berdasarkan pembayaran. • Sisa didapat dari (Total bayar - uang muka).

2). Use Case : Cetak Faktur Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Faktur adalah tanda bukti yang menyatakan pembayaran DP

dari pelanggan kepada perusahaan. • User mengentri nomor PO yang akan dicetakkan Faktur. • Nomor faktur didapat dari nomor faktur terakhir pada file

faktur ditambah satu. • Tanggal faktur didapat dari tanggal sistem. • Nomor PO dientry oleh user berdasarkan PO yang ada. • Nama, alamat dan telepon pelanggan didapat berdasarkan

kode pelanggan dari file pelanggan. • Detil barang berdasarkan file barang dan file pesan • Jumlah harga didapat dari jumlah pesan * harga satuan. • Sisa bayar adalah total keseluruhan yang ada pada faktur

yang akan dicetak • Nomor faktur, tanggal faktur dan nomor PO disimpan

kedalam file faktur sebelum dicetak.

44


3). Use Case : Cetak Kwitansi

Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Kwitansi adalah tanda bukti yang menyatakan pelunasan

pembayaran dari pelanggan kepada perusahaan. • Nomor kwitansi didapat dari nomor kwitansi terakhir pada

file kwitansi ditambah satu. • User mengentri nomor Faktur berdasarkan Faktur yang ada. • Nomor PO diambil berdasarkan nomor faktur pada file faktur • Tanggal kwitansi didapat dari tanggal sistem. • Sisa bayar adalah total keseluruhan yang ada pada kwitansi

yang akan dicetak • Nomor kwitansi, tanggal kwitansi dan nomor faktur disimpan

kedalam file faktur sebelum dicetak.

4). Use Case : Cetak Surat Jalan Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Surat jalan adalah tanda bukti pengiriman barang.

• User mengentri nomor faktur yang akan dicetakkan Surat Jalan

• Nomor surat jalan didapat dari nomor surat jalan terakhir pada file surat jalan ditambah satu.

• Tanggal surat jalan didapat dari sistem. • Nomor plat kendaraan di entri oleh user, jenis kendaraan

dan merk didapat dari nomor kendaraan dari file kendaraan. • Kode barang di entri oleh user berdasarkan data barang

yang akan dikirim. • Nama barang dan satuan didapat dari kode barang pada file

barang. • Jumlah kirim dientri oleh user, berdasarkan jumlah barang

yang sudah dipesan dan siap dikirim. • Nomor SJ, tanggal SJ, nomor faktur, nomor plat kendaraan

disimpan dalam file SJ, jumlah kirim disimpan file kirim sebelum dicetak.

45


c. Package Diagram Laporan

1). Use Case : Cetak Laporan Penjualan Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Laporan penjulan berisi tanggal periode, nomor faktur,

nama pelanggan, nama barang, jenis, satuan, jumlah pesan dan jumlah harga.

• Tanggal periode dipilih oleh user. • Nomor faktur diambil dari file faktur. • Tanggal faktur berdasarkan nomor faktur yang diambil

dari file faktur. • Nama pelanggan diambil dari file pelanggan. • Nama barang, jenis, satuan diambil dari file barang. • Jumlah harga = (jumlah pesan * harga satuan)

2). Use Case : Cetak Laporan Jurnal Penerimaan Kas Actor : Bag. Penjualan Deskripsi : • Laporan jurnal penerimaan kas adalah informasi tentang

penerimaan kas dalam satu periode tertentu yang berisi tanggal, nomor bukti, posisi dan jumlah.

• Tanggal diambil dari file jurnal. • Nomor faktur diambil dari file faktur. • Posisi diambil dari file jurnal.

3). Use Case : Cetak Laporan Jurnal Umum Bag. Penjualan • Laporan Jurnal Umum adalah informasi tentang jurnal

umum selama periode tertentu, berisi tanggal, nomor bukti, nama rekening, posisi dan jumlah.

• Tanggal dipilih oleh user. • Nomor faktur diambil dari file faktur. • Nomor rekening diambil dari file rekening. • Posisi diambil dari file jurnal.

SKRIPSI-BAB III

Documents

Transcript of SKRIPSI-BAB III