1

2

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)berpikir melalui masalah bisnis

(Think Through the Business Problem) dan menganalisis berdasarkan fakta/data bisnis (analyze with business data)

Suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih dan untuk mengimplementasikan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kegiatan tersebut.

➨ Misi dan visi organisasi➨ SPM merupakan sistem perencanaan kegiatan➨ SPM merupakan sistem implementasi dan

pengendalian pelaksanaan rencana kegiatan

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

3

PERBANDINGAN MANAJEMEN TRADISIONAL DENGAN MANAJEMEN KONTEMPORER

MANAJEMEN MASA LALU ABAD XX

➨ Stabilitas, predictability➨ Ukuran dan skala ekonomi➨ Leadership dari puncak➨ Kekakuan organisasi➨ Pengendalian melalui aturan & hirarki➨ Informasi dijaga dan tertutup➨ Analisis kuantitatif➨ Kebutuhan tentang kepastian➨ Reaktif : penghindaran resiko➨ Independensi perusahaan➨ Integrasi vertikal➨ Berfokus ke intern organisasi➨ Keunggulan kompetitif yang bertahan

lama➨ Bersaing dalam pasar yang telah ada

MANAJEMEN MASA YANG AKAN DATANG ABAD XXI

➨ Turbulen➨ Kecepatan& kemampuan utk

merespon➨ Leadership dari setiap orang➨ Fleksibel➨ Pengendalian melalui visi dan value➨ Information sharing➨ Kreativitas dan intuisi➨ Dapat menerima keraguan➨ Proaktif : Menanggung resiko➨ Saling ketergantungan antara

perusah.➨ Virtual integration➨ Berfokus ke lingkungan kompetitif➨ Inovasi berkelanjutan Keunggulan

kompetitif ➨ Bersaing dalam pasar masa depan

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

4

Perusahaan ibarat manusia yang perlu makan, bekerja & istirahat

secara teratur & terkendali

MANUSIA :

Orang yang sukses adalah :

➨ Orang yg terorganisasi dgn baik

➨ Memiliki tujuan hidup

➨ Memiliki pengendalian diri

PERUSAHAAN :

Kinerja optimal perusahaan :

➨ Terorganisasi dengan baik

➨ Memiliki visi dan misi

➨ Memiliki daya pengendalian manajemen dan dapat menciptakan kondisi yang kondusif bagi proses pengambilan keputusan yang tepat

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

5

Sistem Pengendalian Manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi,

sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

➨W = Work (Pekerjaan)

➨E = Employee (Tenaga Kerja)

➨R = Relationship (Hubungan)

➨E = Environment (Lingkungan)

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

6

UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Detektor SelektorEfektor Komunikator

1) Informasi mengenai apa yang terjadi

(detektor)

Perangkat Pengendalian

2) Perbandingan dengan standar

(selektor)

Obyek Pengendalian

3) Pengubahan perilakujika terjadi penyimpangan

(efektor)

Gambar : Proses Pengendalian ManajemenIr. Er

linda

Mus

lim, M

EE

7

PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Proses berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.

➨ Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standard atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.

➨ Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan.

➨ Begitulah Proses Pengendalian Manajemen, dinamis dan berkelanjutanIr

. Er

linda

Mus

lim, M

EE

8

PROSES PENGENDALIAN

➨ Membuat standar dan metode untuk mengukur prestasi

➨ Mengukur prestasi

➨ Membandingkan prestasi dengan standar

➨ Melakukan tindakan koreksi

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

9

PENTINGNYA PENGENDALIAN

PERUBAHAN :➨ Perubahan pasar➨ Munculnya produk baru➨ Ditemukannya material baru➨ Disyahkannya peraturan baru

KOMPLEKSITAS :➨ Variasi & diversifikasi product

line➨ Organisasi dari berbagai pasar

yang berbeda➨ Unit desentralisasi dapat di

kontrol dengan persis

KESALAHAN : ➨ Order suku cadang yang salah➨ Penentuan harga yang salah➨ Diagnosa masalah yang tidak

benar

PENDELEGASIAN :➨ Sekalipun telah mendelegasikan

wewenangnya, pimpinan tetap harus mempunyai sistem pengendalian terhadap bawahan

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

10

KONFLIK PENGENDALIAN ORGANISASI DENGAN OTONOMI INDIVIDUAL

KONTROL BERLEBIHAN MERUSAK ORGANISASI MAUPUN INDIVIDU DIDALAMNYA :

➨ Mematikan motivasi➨ Menghambat kreativitas➨ Merusak prestasi organisasi

TINGKAT KONTROL PADA SETIAP “JENIS” DAN “KONDISI” ORGANISASI BERBEDA-BEDA :

➨ Dalam kondisi “Booming”, kurangi kontrol

➨ Pada organisasi yang menekankan kreativitas, kurangi kontrol

➨ Dalam kondisi “Resesi”, kontrol diperketat

TINGKAT KONTROL YANG KURANG, MERUSAK ORGANISASI :

➨ Sumberdaya terbuang banyak, dan sulit mencapai tujuan.

➨ Anarki :- uncertainty- unpredictability

HARUS DIUPAYAKAN “ KESEIMBANGAN “

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

11

METODE PENGENDALIAN

STEERING CONTROLS➨ Dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari

“standar” atau “tujuan”➨ Koreksi dilakukan sebelum tahap-tahap tertentu selesai

SCREENING CONTROLS (YA/TIDAK)➨ Proses penyaringan, dimana sebelum suatu kegiatan operasional dapat

dilanjutkan, harus dipenuhi :Approval “Suatu Prosedur”, atau “Suatu Kondisi Khusus”

POST-ACTION CONTROLS➨ Kontrol dengan menggunakan pengukuran tindakan masa lalu, dimana :

- Penyebab penyimpangan rencana (standar) ditentukan- Temuan digunakan untuk kegiatan yang akan datang

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

12

KONSEPTUAL PENDESAINAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Tidak ada desain sistem yang baik atau yang buruk; yang ada adalah apakah suatu desain sistem pas (fit) dengan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian (fitness) suatu sistem dengan lingkungan tempat sistem tersebut digunakan akan menjadikan sistem tersebut efektif untuk menjalankan bisnis di lingkungan tersebut. Oleh karena itu, didalam mendisain sistem pengendalian manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi merupakan dasar untuk mendesain sistem tersebut. Pendekatan penyusunan sistem seperti itu disebut dengan Contingency Approach.

➨ Lingkungan bisnis ibarat suatu teritorial, yang untuk menjelajahinya diperlukan suatu peta. Peta yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigma-the way we see the world. Dengan paradigma tertentu, kita memandang dunia yang kita hadapi, dan dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak. Berdasarkan paradigma ini, kita mendisain sistem-suatu alat yang kita gunakan untuk mengorganisasi berbagai sumber daya untuk mewujudkan tujuan sistem.Ir

. Er

linda

Mus

lim, M

EE

13

KONSEPTUAL PENDESAINAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses. Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lainnya yang secara bersama-sama membentuk suatu sistem. Proses sistem merupakan suatu tahap yang harus dilalui untuk mewujudkan sistem. Proses sistem menjelaskan bekerjanya masing-masing komponen pembentuk sistem (struktur) dalam mewujudkan suatu sistem.

➨ Setiap sistem yang kita desain merupakan kompetensi tertentu untuk menjalankan sistem tersebut. Kompetensi untuk menjalankan sistem pengendalian manajemen disebut Managerial Skill

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

14

GAMBAR : KONSEPTUAL PENDESAINANSISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

MANAGERIAL SKILL

PARADIGMAMANAJEMEN

LINGKUNGANBISNIS

STRUKTUR

PROSES

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

15

LINGKUNGAN BISNIS

Globalisasi Ekonomi berdampak terhadap 3 C : Customer, Competition, ChangeTeknologi Informasi ditandai oleh 5 trend pergeseran : 1) dari Hard Automation Technology ke Teknologi Informasi. 2) ke knowledge-based works 3) ke responsibility - based organization 4) perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik 5) kekayaan lebih banyak dihasilkan dari human assets daripada financial assets, kekayaan intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling berharga.Strategic Quality Management, pandangan produsen terhadap kualitas produk dan jasa telah mengalami evolusi: 1) inspection era 2) statistical quality control era 3) quality assurance era 4) strategic quality managementRevolusi Manajemen : 3 revolusi besar berkaitan dengan manajemen : 1) revolusi industri (1750 - 1850) 2) revolusi produktivitas (1880 - 1950) 3) revolusi manajemen (1945 - sekarang)

➨ Globalisasi Ekonomi

➨ Teknologi Informasi

➨ Strategic Quality Management

➨ Revolusi Manajemen

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

16

PARADIGMA MANAJEMEN Paradigma Ibarat Peta Yang Menggambarkan Suatu Teritorial.

Peta Memberikan Panduan Untuk Menjelajahi Teritorial Yang Digambarkan Dalam Peta

➨ Customer Value : Customer Value = Manfaat - Pengorbanan X Hubungan

➨ Continous Improvement : 1) incremental improvement = improvement berskala kecil dengan tetap mengandung unsur lama 2) radical improvement = improvement berskala besar dan secara total meninggalkan unsur lama. Every day in any way there is a better way.

➨ Opportunity : kondisi yang terbuka di masa depan yang belum pernah dialami seseorang atau organisasi, yang berbeda dengan yang pernah atau yang sedang dialami, dan yang mengandung ketidakpastian.

➨ Cross Functional : pendekatan baru untuk membangun struktur organisasi lintas fungsional yang memungkinkan tim lintas fungsional memenuhi tuntutan lingkungan bisnis global.

➨ Employee Empowerment : pemberdayaan berarti memampukan (to enable), memberi kesempatan (to allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipicu oleh orang lain.

➨ Customer Value

➨ Continous Improvement

➨ Opportunity

➨ Cross - Functional

➨ Employee Empowerment

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

17

STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Merupakan wadah yang digunakan untuk menampung kegiatan perencanaan, pengimplementasian rencana dan pengendalian rencana kegiatan

➨ Struktur Organisasi : menggambarkan pengorganisasian sumber daya manusia untuk memanfaatkan sumber daya organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Organisasi perlu didesain untuk memungkinkan seluruh kegiatan sumber daya manusia diorientasikan ke pemuasan kebutuhan customer.

➨ Jaringan Informasi : Untuk merencanakan, mengimplementasikan dan mengendalikan kegiatan, disamping diperlukan wadah untuk menampung kegiatan tersebut (struktur organisasi), diperlukan pula jaringan informasi untuk komunikasi antar personel organisasi dan antara perusahaan dengan customer, pemasok dan mitra bisnis.

➨ Sistem Penghargaan : Alat untuk memotivasi personel dalam mencapai tujuan organisasi dengan perilaku yang diharapkan oleh organisasi. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan merupakan pemacu untuk membangun kompetensi personel, yang pengukuran kinerjanya berdasarkan BALANCED SCORECARD.

➨ Struktur Organisasi

➨ Jaringan Informasi

➨ Sistem Penghargaan

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

18

PROSES SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Perumusan Strategi : strategi dirumuskan melalui 7 tahap utama yaitu : 1) identifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan 2) penentuan misi dan visi organisasi. 3) analisis SWOT 4) analisis portfolio 5) perumusan peluang dan masalah utama 6) identifikasi dan evaluasi alternatif strategi 7) perumusan strategi.

➨ Perencanaan Strategik : strategi yang telah dirumuskan dijabarkan ke dalam strategic plan yaitu : 1) strategic objectives 2) targets 3) strategic initiatives

➨ Penyusunan Program : proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan strategic initiatives yang dipilih untuk mewujudkan strategic objectives.

➨ Penyusunan Anggaran : Proses penyusunan rencana jangka pendek yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian program dan dialokasikan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan tsb.

➨ Implementasi : Pelaksanaan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam kegiatan nyata.

➨ Pengendalian : Hasil setiap langkah perlu diukur untuk memberikan umpan balik.

➨ Perumusan Strategi

➨ Perencanaan Strategik

➨ Penyusunan Program

➨ Penyusunan Anggaran

➨ Implementasi➨ Pengendalian

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

19

MANAGERIAL SKILL

➨ Pengelolaan Bisnis dan Proses Organisasional : Untuk menjalankan SPM yang telah disusun, manajer perlu memiliki kemampuan untuk : 1) menciptakan bisnis 2) merancang organisasi yang secara efektif memberikan layanan bagi bisnis yang telah dipilih 3) mengembangkan sekelompok manajer dan leader yang mengkoordinasikan dan memudahkan pelaksanaan proses bisnis dan proses organisasi.

➨ Pengelolaan Perubahan : Untuk menjalankan SPM, manajer perlu memiliki kemampuan untuk memicu dan mengelola inovasi dan perubahan. 3 pertanyaan yang relevan diajukan adalah : 1) apa yang perlu kita lakukan untuk menjadikan bisnis lebih baik ?. 2) bagaimana kita dapat membuat organisasi melayani bisnis lebih efektif ?. 3) bagaimana kita meningkatkan manajemen dan leadership dalam organisasi ?

➨ Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi : Sisi bayang suatu organisasi adalah faktor-faktor yang berdampak positif dan negatif terhadap produktivitas dan kualitas kehidupan kerja organisasi secara substantif dan sistematik, namun tidak dapat dijumpai di dalam bagan organisasi atau di dalam pedoman organisasi serta tidak dibicarakan dalam forum resmi organisasi. 1) Sisi Bayangan SPM 2) Sisi Bayangan Manusia 3) Sisi Bayangan Sistem Sosial 4) Sisi Bayangan Politik Organisasi 5) Kultur Organisasi.

➨ Pengelolaan Bisnis dan Proses Organi-sasional

➨ Pengelolaan Perubahan

➨ Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE

20

This is the end of the PRESENTATION

Ir. Er

linda

Mus

lim, M

EE