SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK

Pendekatan DSS telah menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik untuk semua tingkatan pengguna individu. Namun, banyak pendekatan DSS dan teknik yang tidak cocok untuk lingkungan pengambilan keputusan kelompok. Sebuah sistem pendukung kelompok (GSS), juga disebut sistem pendukung keputusan kelompok dan sistem kerja kolaboratif terkomputerisasi, terdiri dari sebagian besar elemen dalam DSS, ditambah perangkat lunak untuk memberikan dukungan yang efektif dalam pengambilan keputusan pengaturan grup (lihat Gambar 6.18).

Sistem pendukung keputusan kelompok digunakan di sebagian besar industri, pemerintah, dan militer. Kraft, misalnya, iPhone digunakan dan perangkat mobile lainnya untuk membantu manajer dan pekerja tetap terhubung dan bekerja sama dalam proyek-proyek penting. Insinyur di MWH, sebuah perusahaan Colorado, menggunakan perangkat lunak pemetaan sosial untuk menunjukkan karyawan mana yang secara efektif bekerja sama dan berkolaborasi dalam proyek. Perangkat lunak ini melacak karyawan yang bekerja bersama-sama dan kemudian menarik peta yang menunjukkan hubungan. Perangkat lunak pemetaan sosial membantu MWH mengidentifikasi karyawan kunci yang berkolaborasi dalam proyek dan mendorong inovasi dan berpikir kreatif. Insinyur dapat menggunakan Mathcad Enterprise, GSS lain. Perangkat lunak ini memungkinkan para insinyur untuk membuat, berbagi, dan menggunakan kembali perhitungan. Kolaborasi menggunakan GSS juga dapat menghemat uang. Trans Union, sebuah perusahaan pelaporan kredit besar, mengurangi biaya yang berkaitan dengan komputer sekitar $ 2.500.000 per tahun dengan investasi $ 50.000 dalam sebuah situs jejaring sosial internet perusahaan untuk meningkatkan kerjasama.Menurut kepala kantor teknologi, "Penghematan sebagian besar datang dari tim yang akan memiliki historis mengatakan 'Belikan saya lebih banyak perangkat keras' atau 'Saya butuh software tool baru' yang menemukan cara untuk memecahkan masalah mereka tanpa meminta hal lain." situs internet jaringan sosial, seperti Facebook dan MySpace, dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok. Serena, sebuah perusahaan perangkat lunak di California, menggunakan situs jejaring sosial Facebook untuk berkolaborasi dalam proyek dan pertukaran dokumen. Perusahaan yakin jenis kolaborasi sangat penting yang telah dilembagakan "Facebook Fridays" untuk mendorong karyawannya menggunakan situs jejaring sosial untuk berkolaborasi dan membuat keputusan kelompok. Facebook Fridays juga membantu perusahaan bekerja dengan klien dan merekrut karyawan baru. Banyak organisasi lain telah menggunakan Facebook atau telah mengembangkan situs jaringan sosial mereka sendiri untuk membantu karyawan mereka berkolaborasi dalam proyek penting. Dengan Ning (www.ning.com), misalnya, perusahaan dan individu dapat membuat situs jejaring sosial mereka sendiri. Banyak perusahaan yang menggunakan Ning dan situs jejaring sosial yang mirip dengan mengakses data di kontak dengan pelanggan mereka. Beberapa eksekutif, bagaimanapun, percaya bahwa situs internet jejaring sosial adalah buang-buang waktu dan sumber daya perusahaan.Karakteristik GSS yang Dapat Meningkatkan Pengambilan KeputusanKetika sampai pada pengambilan keputusan, karakteristik unik GSS memiliki potensi untuk menghasilkan keputusan yang lebih baik. Pengembang sistem ini mencoba untuk membangun keuntungan dari sistem pendukung keputusan individu sambil menambahkan pendekatan baru yang unik untuk pengambilan keputusan kelompok. Sebagai contoh, beberapa GSS dapat memungkinkan pertukaran informasi dan keahlian antara orang-orang tanpa interaksi tatap muka langsung, meskipun beberapa waktu pertemuan tatap muka biasanya bermanfaat. Bagian berikut menjelaskan beberapa karakteristik yang dapat memperbaiki dan meningkatkan pengambilan keputusan.

Desain KhususPendekatan GSS mengakui bahwa prosedur, perangkat, dan pendekatan yang diperlukan dalam pengaturan pengambilan keputusan kelompok didesain secara khusus. Prosedur ini harus mendorong pemikiran kreatif, komunikasi yang efektif, dan kelompok yang baik bagi pengambilan keputusan teknik.

Mudah DigunakanSeperti DSS individu, GSS harus mudah dipelajari dan digunakan. Sistem yang kompleks dan sulit untuk beroperasi akan jarang digunakan. Banyak kelompok pengambil keputusan individu memiliki toleransi yang cukup rendah sehingga sistem kurang berkembang.

FleksibelDua atau lebih pengambil keputusan bekerja pada masalah yang sama mungkin memiliki berbagai gaya pengambilan keputusan dan preferensi yang berbeda juga. Setiap manajer membuat keputusan dengan cara yang unik, sebagian karena pengalaman yang berbeda dan gaya kognitif. Sebuah GSS yang efektif tidak hanya harus mendukung pendekatan yang berbeda yang digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan, tetapi juga harus menemukan cara untuk mengintegrasikan perspektif mereka yang berbeda menjadi sebuah pandangan umum dari tugas di tangan.Dukungan Pengambilan Keputusan Sebuah GSS dapat mendukung pengambilan keputusan dengan pendekatan yang berbeda, termasuk pendekatan delphi, di mana para pembuat keputusan kelompok secara geografis tersebar di seluruh negara atau dunia. Pendekatan ini mendorong perbedaan di antara anggota kelompok dan menumbuhkan kreativitas dan pemikiran asli dalam pengambilan keputusan. Dalam pendekatan lain, yang disebut brainstorming, anggota menawarkan ide-ide "dari dalam kepala mereka," mendorong kreativitas dan pemikiran bebas. Sebanyak $ 80000000000 produk konsumen perusahaan Procter & Gamble menggunakan internet, video conferencing, dan teknologi lainnya untuk melakukan brainstorming dan berpikir kreatif tentang produk dan layanan baru. Menurut direktur layanan bisnis global bagi perusahaan, "Ini adalah kebutuhan mutlak untuk dapat berkolaborasi setiap hari. Kami memiliki perintah untuk melakukan brainstorming, untuk mendengarkan, untuk berinovasi di antara persaingan sengit. Para anggota kelompok melakukan pendekatan konsensus dalam kelompok untuk mencapai keputusan bulat. The Shuttle Project Engineering Office di Kennedy Space Center telah menggunakan Consensus-Ranking Organizational-Support System (CROSS) untuk mengevaluasi proyek-proyek ruang angkasa dalam grup. Pendekatan konsensus kelompok analisis memberikan manfaat berbagai proyek dan probabilitas keberhasilan mereka. CROSS digunakan untuk mengevaluasi dan memprioritaskan proyek-proyek ruang canggih. Dengan teknik kelompok nominal, setiap pengambil keputusan dapat berpartisipasi. Teknik ini mendorong umpan balik dari anggota kelompok individu, dan keputusan akhir dibuat oleh suara terbanyak, mirip dengan sistem pemilihan pejabat publik.Masukan AnonimBanyak GSS memungkinkan masukan anonim, dimana orang yang memberikan input tidak diketahui oleh anggota kelompok lainnya. Sebagai contoh, beberapa organisasi menggunakan GSS untuk membantu peringkat kinerja manajer. Masukan anonim memungkinkan para pembuat keputusan kelompok untuk berkonsentrasi pada manfaat dari masukan tanpa mempertimbangkan siapa yang memberikannya. Dengan kata lain, masukan yang diberikan oleh manajer tingkat atas diberikan pertimbangan yang sama sebagai masukan dari karyawan atau anggota kelompok. Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa kelompok-kelompok yang menggunakan masukan anonim dapat membuat keputusan yang lebih baik dan memiliki hasil yang lebih unggul dibandingkan dengan kelompok yang tidak menggunakan masukan anonim.

Pengurangan Perilaku Negatif GrupSalah satu karakteristik utama dari setiap GSS adalah kemampuan untuk menekan atau menghilangkan perilaku kelompok yang kontraproduktif atau berbahaya bagi pengambilan keputusan yang efektif. Dalam beberapa pengaturan kelompok, individu yang dominan dapat mengambil alih diskusi, yang dapat mencegah anggota lain dari kelompok teersebut berpartisipasi. Dalam kasus lain, satu atau dua anggota kelompok dapat sidetrack atau menumbangkan kelompok ke daerah-daerah yang tidak produktif dan tidak membantu memecahkan masalah yang dihadapi. Lain kali, anggota kelompok mungkin menganggap mereka telah membuat keputusan yang tepat tanpa memeriksa fenomen alternatif yang disebut groupthink. Jika sesi kelompok yang tidak direncanakan dan dilaksanakan, hasilnya dapat membuang-buang waktu. Saat ini, banyak desainer GSS sedang mengembangkan perangkat lunak dan perangkat keras sistem untuk mengurangi jenis masalah. Prosedur dirancang secara efektif untuk merencanakan dan mengelola pertemuan kelompok dapat dimasukkan sebagai pendekatan GSS. Seorang fasilitator pertemuan yang terlatih sering digunakan untuk membantu memimpin proses pengambilan keputusan kelompok dan untuk menghindari groupthink.Komunikasi ParalelDengan pertemuan kelompok tradisional, orang harus bergiliran menangani berbagai masalah. Satu orang biasanya berbicara pada satu waktu. Dengan GSS, setiap anggota kelompok dapat mengatasi masalah atau membuat komentar pada saat yang sama dengan memasukkan usulan mereka ke dalam PC atau workstation. Komentar dan isu-isu yang diiputkan dapat segera ditampilkan pada PC setiap anggota kelompok atau workstation . Komunikasi paralel dapat mempercepat pertemuan dan menghasilkan keputusan yang lebih baik. Organisasi menggunakan komunikasi terpadu untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok. Hubungan komunikasi terpadu bersama dan mengintegrasikan berbagai sistem komunikasi, termasuk telepon tradisional, ponsel, e-mail, pesan teks, Internet, dan banyak lagi. Dengan komunikasi terpadu, anggota tim pengambilan keputusan kelompok menggunakan berbagai metode komunikasi untuk membantu mereka berkolaborasi dan membuat keputusan yang lebih baik.

Pencatatan OtomatisKebanyakan GSS dapat menyimpan catatan rinci dari pertemuan secara otomatis. Setiap komentar yang masuk ke PC anggota kelompok atau workstation anonim dapat direkam secara otomatis. Dalam beberapa kasus, ratusan komentar dapat disimpan untuk meninjau dan menganalisis masa depan. Selain itu, sebagian paket GSS memiliki suara otomatis dan fitur peringkat. Setelah anggota kelompok memberikan suara, GSS mencatat setiap suara dan membuat peringkat yang sesuai.Software GSSSoftware GSS, sering disebut groupware atau perangkat lunak workgroup, membantu kerja penjadwalan kelompok, komunikasi, dan pengelolaan keputusan bersama. Software dari Autodesk, misalnya, memiliki kemampuan GSS yang memungkinkan anggota kelompok untuk bekerja sama pada desain fasilitas manufaktur, bangunan, dan struktur lainnya. Desainer, misalnya, dapat menggunakan Autodesks Buzzsaw Professional Online Collaboration Service, yang bekerja dengan AutoCAD, desain dan produk software dari Autodesk.

Satu paket populer, IBM Lotus Notes, dapat menangkap, menyimpan, memanipulasi, dan mendistribusikan memo dan komunikasi yang dikembangkan selama proyek kelompok. Beberapa perusahaan memiliki standarisasi pada pesan dan kolaborasi perangkat lunak, seperti Lotus Notes. Lotus Connections (www.01.ibm.com/software/lotus/products/connections/features.html) adalah fitur dari Lotus Notes yang memungkinkan orang untuk mengirim dokumen dan informasi di Internet. Fitur ini mirip dengan situs jejaring sosial populer seperti Facebook, Linkedin, dan MySpace tetapi dirancang untuk penggunaan bisnis. Microsoft telah menginvestasikan miliaran dolar dalam perangkat lunak GSS dalam korporasi fitur kolaboratif ke suite Office dan produk-produk terkait. Office Communicator (www.microsoft.com/unifiedcommunications), misalnya, adalah produk Microsoft yang dikembangkan untuk memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan lebih cepat. Paket perangkat lunak GSS lainnya termasuk Collabnet, OpenMind, and TeamWare. Semua alat-alat ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan kelompok. Kalender elektronik bersama digunakan untuk mengkoordinasikan pertemuan dan jadwal untuk tim pengambilan keputusan. Menggunakan kalender elektronik, pemimpin tim sewaktu-waktu dapat memblokir semua anggota tim pengambilan keputusan.Sejumlah alat kolaboratif tambahan yang tersedia di Internet antara lain Sharepoint (www.microsoft.com), WebOffice (www.weboffice.com), dan basecamp (www.basecamphq.com) dan contoh-contoh lainnya. Pertemuan Fuze (www.fuzemeeting.com) pro-vides video yang kolaborasi alat di Internet. Layanan otomatis dapat membawa peserta ke dalam live chat, memungkinkan pekerja untuk berbagi informasi pada layar komputer mereka, dan konten video siaran dalam definisi tinggi. Twitter (www.twitter.com) dan Jaiku (www.jaiku.com) adalah situs internet yang menggunakan beberapa organisasi untuk membantu orang-orang dan kelompok tetap terhubung dan mengkoordinasikan jadwal kerja. Yammer (www.yammer.com) adalah situs internet yang membantu perusahaan memberikan jawaban singkat untuk pertanyaan yang sering diajukan. Manajer dan karyawan harus terlebih dahulu masuk ke dalam jaringan perusahaan swasta mereka pada Yammer untuk memastikan pertanyaan mereka dijawab. Sermo (www.sermo.com) adalah situs jejaring sosial yang digunakan oleh dokter untuk berkolaborasi dengan dokter lain, berbagi pengalaman medis mereka, dan bahkan membantu membuat diagnosis. Teamspace (www.teamspace.com) merupakan paket lain software kolaboratif yang membantu tim untuk membuat proyek berhasil dilaksanakan sampai selesai. Banyak paket internet ini merangkul penggunaan teknologi Web 2.0. Beberapa eksekutif, bagaimanapun, khawatir tentang masalah keamanan dan kepatuhan perusahaan dengan teknologi baru.Selain berdiri sendiri sebagai produk, perangkat lunak GSS semakin banyak dimasukkan ke dalam paket perangkat lunak yang ada. Hari ini, beberapa paket perencanaan proses transaksi dan sumber daya perusahaan termasuk perangkat lunak kolaborasi telah banyak digunakan. Beberapa produsen ERP (lihat Bab 5), misalnya, telah mengembangkan groupware untuk memfasilitasi kolaborasi dan untuk memungkinkan pengguna dalam mengintegrasikan aplikasi dari vendor lainnya ke dalam sistem ERP program. Selain groupware, GSS menggunakan sejumlah alat yang sudah dibahas sebelumnya, termasuk yang ada di bawah ini: E-mail, instant messaging (IM), dan pesan teks (TM) Video conferencing penjadwalan Grup Manajemen proyek berbagi DokumenAlternatif GSS Sistem pendukung kelompok dapat mengambil sejumlah konfigurasi jaringan, tergantung pada kebutuhan kelompok, keputusan yang akan didukung, dan lokasi geografis anggota kelompok. Alternatif GSS mencakup kombinasi ruang keputusan, jaringan area lokal, telekonferensi, dan jaringan luas. Ruang keputusan adalah sebuah ruangan yang mendukung pengambilan keputusan, dengan pengambil keputusan di gedung yang sama, menggabungkan interaksi verbal tatap muka dengan teknologi untuk membuat pertemuan lebih efektif dan efisien. Hewlett-Packard, misalnya, telah mengembangkan sistem Halo (www.hp.com/halo/introducing.html), yang menggunakan kamar identik berisi sejumlah layar resolusi tinggi dan perangkat lain untuk memfasilitasi pengambilan keputusan kelompok. Dalam beberapa kasus, ruang keputusan mungkin memiliki beberapa komputer dan proyektor untuk presentasi. Dalam kasus lain, ruang keputusan dapat dilengkapi dengan jaringan komputer dan perangkat lunak yang canggih GSS. Sebuah ruang keputusan yang khas ditunjukkan pada Gambar 6.20.

keputusan dalam jaringan area lokal dapat digunakan ketika anggota kelompok yang berada di gedung yang sama atau wilayah geografis dan kondisi di mana pengambilan keputusan kelompok sering dilakukan. Dalam kasus ini, teknologi dan peralatan untuk pendekatan GSS ditempatkan langsung ke kantor anggota kelompok. Telekonferensi digunakan ketika frekuensi keputusan rendah dan lokasi anggota kelompok yang jauh. Pertemuan kelompok jauh dan sesekali ini dapat mengikat bersama beberapa GSS pada ruang pengambilan keputusan di seluruh negeri atau di seluruh dunia. keputusan jaringan luas digunakan ketika frekuensi keputusan tinggi dan lokasi anggota kelompok yang jauh. Dalam hal ini, para pembuat keputusan memerlukan pendekataan GSS dalam intensitas tinggi. Alternatif GSS ini memungkinkan orang untuk bekerja dalam kelompok kerja virtual, di mana tim dari orang-orang yang berada di seluruh dunia dapat bekerja pada masalah umum.SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN EKSEKUTIFKarena eksekutif tingkat atas sering membutuhkan dukungan khusus ketika membuat keputusan strategis, banyak perusahaan telah mengembangkan sistem untuk membantu pengambilan keputusan eksekutif. Jenis sistem, yang disebut sistem pendukung eksekutif (ESS), adalah DSS khusus yang mencakup semua perangkat keras, perangkat lunak, data, prosedur, dan orang-orang yang digunakan untuk membantu para eksekutif tingkat senior dalam organisasi. Dalam beberapa kasus, ESS, juga disebut sistem informasi eksekutif (EIS), mendukung pengambilan keputusan anggota dewan direksi, yang bertanggung jawab kepada pemegang saham. Ini pengambilan keputusan tingkat atas ditunjukkan pada Gambar 6.21. Sebuah rumah sakit nirlaba di Boston mengembangkan ESS untuk administrator rumah sakit yang akan membantu para eksekutif rumah sakit menentukan obat apa yang penting harus segera tersedia untuk pasien, tempat masalah keamanan yang mungkin, dan membantu memberikan informasi penting untuk keputusan kepegawaian penting. Sistem ini harus menghabiskan biaya sekitar $ 70 juta dan mungkin didanai oleh pengeluaran stimulus federal. Valero Energy menggunakan EIS untuk memantau kinerja pabrik.

ESS juga dapat digunakan oleh individu pada tingkat menengah dalam struktur organisasi. Setelah ditargetkan pada pengambil keputusan eksekutif tingkat atas, ESS sekarang dipasarkan ke karyaawan dan digunakan oleh karyawan di tingkat lain dalam organisasi.

Sistem Pendukung Eksekutif dalam PerspektifESS adalah tipe khusus dari DSS, yang dirancang untuk mendukung keputusan tingkat tinggi pada pengambilan keputusan dalam organisasi. DSS menyediakan berbagai model dan alat analisis untuk memungkinkan pengguna untuk benar-benar menganalisis masalah yang ada dalam suatu organisasi, mereka memungkinkan pengguna untuk menjawab pertanyaan. Informasi yang terstruktur dalam ESS daalah tentang aspek organisasi yang di anggap penting oleh tingkat eksekutif. Karakteristik dari ESS dirangkum dalam daftar berikut:- disesuaikan dengan eksekutif individu- mudah digunakan- memiliki kemampuan drill-down- mendukung kebutuhan data eksternal- dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi- memiliki orientasi masa depan- memiliki nilai tambah proses bisnisKemampuan Sistem Pendukung EksekutifTanggung jawab yang diberikan kepada eksekutif tingkat atas dan pengambil keputusan membawa masalah unik dan tekanan untuk pekerjaan mereka. Bagian ini membahas beberapa karakteristik pengambilan keputusan eksekutif yang didukung melalui pendekatan ESS. ESS mengambil keuntungan penuh dari data mining, internet, blog, postcast, dashboard eksekutif, situs jejaring sosial, dan banyak inovasi teknologi lainnya. Seperti yang akan diketahui, sebagian besar keputusan ini terkait dengan profitabilitas keseluruhan organisasi dan arah keputusan. ESS yang efektif harus memiliki kemampuan untuk mendukung keputusan eksekutif dengan komponen seperti perencanaan strategis dan pengorganisasian, manajemen krisis, dan banyak lagi.

Dukungan untuk Mendefinisikan Visi KeseluruhanSalah satu peran kunci dari eksekutif senior adalah untuk memberikan visi yang luas untuk seluruh organisasi. Visi ini mencakup garis besar produk dan layanan organisasi, jenis usaha mendukung hari ini dan di masa depan, serta tujuan utama mereka.

Dukungan untuk Perencanaan StrategisESS juga mendukung perencanaan strategis. Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, memprediksi tren masa depan, dan memproyeksikan pengembangan lini produk baru. Hal ini juga melibatkan perencanaan pembelian peralatan baru, menganalisis kemungkinan merger, dan membuat keputusan sulit mengenai perampingan dan penjualan aset jika diperlukan pada kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan.Dukungan Strategis Organizing dan StaffingEksekutif tingkat atas meperhitungkan dengan struktur organisasi. Misalnya, keputusan mengenai penciptaan departemen baru atau perampingan tenaga kerja yang dilakukan oleh manajer tingkat atas. Secara keseluruhan mengarahkan keputusan kepegawaian dan komunikasi yang efektif dengan serikat pekerja, termasuk daerah keputusan besar untuk eksekutif di tingkat atas. ESS dapat membantu eksekutif menganalisis dampak dari keputusan kepegawaian, potensi pembayaran kenaikan gaji, perubahan imbalan kerja, dan aturan kerja baru.

Dukungan untuk Pengendalian StrategisTipe lain dari keputusan eksekutif berkaitan dengan pengendalian strategis, yang melibatkan pemantauan dan pengelolaan keseluruhan operasional organisasi. Tujuan mencari dapat dilakukan untuk setiap wilayah utama untuk menentukan apa kinerja daerah ini perlu ditingkatkan atau tidak untuk mencapai harapan perusahaan. Pendekatan ESS dapat membantu manajer tingkat atas membuat sebagian besar sumber daya yang ada dan mengontrol semua aspek organisasi secara efektif.Dukungan untuk Manajemen KrisisDengan perencanaan strategis yang cermat, krisis masih dapat terjadi dalam sebuah organisasi. Insiden besar, termasuk bencana alam, kebakaran, dan kegiatan teroris, benar-benar dapat mematikan bagian utama dari organisasi. Penanganan darurat ini adalah tanggung jawab lain untuk eksekutif tingkat atas. Dalam banyak kasus, rencana darurat strategis dapat dimasukkan ke dalam tempat dengan bantuan sebuah ESS. Rencana kontingensi ini membantu organisasi cepat sembuh jika keadaan darurat atau krisis terjadi. Pengambilan keputusan adalah bagian penting dari mengelola bisnis strategis. Sistem Informasi seperti informasi dan sistem pendukung keputusan, baik DSS individu maupun sistem pendukung keputusan kelompok, dan sistem pendukung eksekutif membantu karyawan dengan menekan database yang ada dan menyajikan informasi yang akurat saat ini. Meningkatnya integrasi semua sistem dari sistem informasi bisnis perusahaan dapat membantu organisasi memantau lingkungan yang kompetitif dan membuat keputusan yang lebih baik. Organisasi juga dapat menggunakan sistem informasi bisnis khusus, yang dibahas dalam bab berikutnya, untuk mencapai tujuan mereka.Attribute VB_Name = "ThisDocument"Attribute VB_Base = "1Normal.ThisDocument"Attribute VB_GlobalNameSpace = FalseAttribute VB_Creatable = FalseAttribute VB_PredeclaredId = TrueAttribute VB_Exposed = TrueAttribute VB_TemplateDerived = TrueAttribute VB_Customizable = True