I. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

A. PendahuluanKita telah mendiskusikan dua subsistem CBIS-SIA dan SIM. Kita telah melihat bahwa manajer dapat memperoleh sejumlah informasi dari SIA dan lebih banyak lagi informasi dari SIM. Namun, sistem-sistem ini disesuaikan untuk kebutuhan informasi dari sejumlah besar manajer-mereka yang membentuk manajemen seluruh perusahaan atau suatu unit organisasi. Dalam banyak kasus informasi ini tidak memadai untuk membuat keputusan yang spesifik untuk memecahkan permasalahan yang spesifik. Sistem pendukung keputusan (decision support system) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan ini.DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur. Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus, dan output dari model matematika dan sistem pakar. Komunikasi digunakan saat berbagai kelompok manajer terlibat dalam pemecahan masalah.Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system), atau GDSS. GDSS berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung, dan mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut perangkat kelompok (groupware).

B. Pengambilan KeputusanKeputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.1. Jenis-jenis Keputusan Menurut SimonMenurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (cintinuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain. Keputusan terprogram bersifat berulang dan rutin, sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi. Keputusan tak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tidak melihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.Simon menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah ujung-ujung hitam dan putih dari rangkaian kesatuan (continuum), dan bahwa di dunia nyata sebagian besar kelabu. Namun, konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram penting karena masing-masing memerlukan teknik yang berbeda.2. Tahap-tahap Pengambilan Keputusan Menurut SimonSumbangan Simon yang lain adalah penjelasannya mengenai empat tahap yang dilalui manajer saat memecahkan suatu masalah. Tahap-tahap Simon itu adalah : Kegiatan Intelijen Mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan Merancang Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. Kegiatan Memilih Memilih satu tindakan rangkaian tertentu dari beberapa yang tersedia. Kegiatan Menelaah menilai pilihan-pilihan yang lalu.Empat tahapan Simon ini berhubungan langsung dengan langkah-langkah dari pendekatan sistem. Kegiatan intelijennya berkaitan dengan langkah kita bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem secara berurutan. Kegiatan merancangnya berhubungan dengan langkah kita mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai alternatif, serta kegiatan memilihnya berkaitang dengan langkah kita memilih solusi terbaik. Akhirnya kegiatan menelaahnya berkaitan dengan langkah kita menerapkan solusi tersebut dan membuat tindak lanjut. Karenanya, tahap-tahap Simon merupakan suatu interprestasi lain pendekatan sistem. Para manajer mengikuti pola ini secara khusus atau umum ketika mereka memecahkan permasalahan yang menghadang unit mereka. Para spesialis informasi juga mengikuti pola ini ketika mereka terlibat dalam pengembangan sistem.

C. Konsep DSSKonsep DSS dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.1. Diciptakannya Istilah DSSBaru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya profesor MIT.3 Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini, digambarkan pada Gambar 14.1, didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.

Gambar 14.1Matriks Gorry dan Scott Morton

Pengendalian strategisTingkatan ManajemenPengendalianManajemenPengendalian operasionalPengaturan armada tankerLokasi gudang dan pabrikPenggabungan usaha dan akuisisiPerencanaan produk baruPerencanaan LitbangAnalisis anggaran biaya rekayasaPeramalan jangka pendekAnalisis Varians Anggaran keseluruhanPenyiapan anggaranPenjualan dan produksiPiutangdagangEntry pesananPengendalian persediaanPenjadwalan produksiManajemen kasSistem PERT/COSTTerstrukturSemi-terstrukturTingkat Struktur MasalahTidak-terstrukturGorry dan Scott Morton menggambarkan jenis-jenis keputusan menurut struktur masalah dari terstruktur hingga tidak terstruktur. Pada bab 1 Anthony menggunakan nama perencanaan strategis, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional untuk menjelaskan tingakat manajemen puncak, menengah dan bawah.Tahap-tahap pengambilan keputusan Simon digunakan untuk menentukan struktur masalah. Masalah Terstruktur merupakan suatu masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama Simon; yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. Jadi, dapat dibuat algoritma, atau aturan keputusan yang memungkinkan masalah diidentifikasi dan dimengerti, berbagai solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi, serta suatu solusi dipilih. Masalah tak terstruktur, sebaliknya merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada tiga tahap Simon diatas. Masalah semi-terstruktur merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap Simon.Gorry dan Scott Morton memasukkan jenis-jenis masalah bisnis ke dalak matriks mereka. Sebagai contoh, piutang dagang dipecahkan oleh manajer ditingkat pengendalian operasional yang membuat keputusan terstruktur. Perencanaan R&D dilaksanakan oleh manajer perencanaan strategis yang membuat keputusan tak terstruktur.Garis terputus-putus horisontal yang melalui tengah matriks sangat penting. Garis itu memisahkan masalah yang telah, pada saat itu, berhasil dipecahkan dengan bantuan komputer (sebelah atas) dari masalah yang belum terkena pengelolaan komputer. Area disebelah atas dinamakan sistem keputusan terstruktur (structured decision system-SDS), dan area disebelah bawah dinamakan sistem pendukung keputusan (decision support system-DSS).Gorry dan Scott Morton awalnya menggunakan istilah DSS hanya untuk aplikasi komputer dimasa depan. Selanjutnya istilah tersebut diterapkan pada semua aplikasi komputer yang didedikasikan untuk dukungan keputusan-baik sekarang maupun masa depan.2. Jenis-jenis DSS Menurut AlterPada tahun 1976, Steven L. Alter, saat itu mahasiswa tingkat doktor di MIT, dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton melakukan penelitian atas 56sistem pendukung keputusan. Penelitian ini memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat Penelitian ini memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut tampak pada Gambar 14.2.Gambar 14.2Jenis-jenis DDS Menurut Alter

Menganalisisseluruh fileMenyiapkan Laporan dari bebagai fileMemperkirakan akibat keputusanMengusulkan keputusanMembuat KeputusanRendahTingkat kerumitan sistem pemecahan masalahTinggiTingkatdukungan pemecahan masalahMengambil elemen-elemen informasiJenis yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi. Manajer dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasaran. Dukungan yang sedikit lebih diberikan oleh DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file. Manajer dapat bertanya pada database mengenai suatu laporan khusus yang menggunakan data dari file persediaan. Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan seperti itu adalah perhitungan rugi laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.Ketiga jenis pertama DSS ini memberikan dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai jawaban atas database querty, dan laporan periodik. Tiga jenis terakhir DSS melibatkan penggunaan model matematika.DSS yang memungkinkan manajer melihat dampak-dampak yang mungkin dari berbagai keputusan adalah model yang dapat memperkirakan akibat keputusan. Mungkin manajer memasukkan suatu harga ke dalam model penentuan harga untuk melihat dampaknya pada laba bersih. Model tersebut menjawab, misalkan anda menurunkan harga menjadi Rp. 25.000, maka laba bersih akan naik sebesar Rp. 5.000.000. Model tersebut tidak dapat menentukan apakah Rp. 25.000 merupakan harga terbaik, hanya menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat. Model ini juga memungkinkan pemakai untuk menentukan probabilitas subjektif. Contohnya adalah model analisis risiko yang menggunakan perkiraan distribusi probabilitas untuk tiap faktor penting.Dukungan yang lebih lagi disediakan oleh model yang dapat mengusulkan keputusan. Misalnya, seorang manajer manufaktur memasukkan data yang menjelaskan pabrik dan peralatannya, dan suatu model pemrograman linear menentukan tata letak yang paling efisien.Jenis DSS Alter memberikan paling banyak dukungan adalah jenis yang dapat membuat keputusan untuk manajer. Alter menggunakan contoh suatu model komputer yang menentukan premi asuransi. Operator entry data mengetik data seperti pria dibawah 25 tahun, Trans Am, Houston, risiko sendiri $100, dan seterusnya, dan komputer menghitung preminya. Manajemen perusahaan asuransi sangat yakin pada model tersebut sehingga mereka membiarkannya membuat keputusan-keputusan tertentu.Penelitian Alter penting karena dua alasan. Pertama, penelitian itu didukung oleh konsep mengembangkan sistem untuk menangani keputusan-keputusan tertentu. Kedua, menjelaskan bahwa DSS tidak terbatas pada pendekatan yang lebih eksotik dari database querty dan pembuatan model keputusan tetapi dapat juga mencakup pelaporan periodik.

D. Tujuan DSSPerintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W.Keen, bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus : Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS-struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.1. Struktur MasalahSulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak terstruktur. Sebagian besar bersifat semi-terstruktur-area kelabu Simon. Ini berarti bahwa DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah berada.2. Dukungan KeputusanDSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Gambar 14.3 menggambarkan hubungan ini antara struktur masalah dengan tingkat dukungan yang dapat disediakan oleh komputer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur-menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecah masalah dalam memecahkan masalah yang berada di area semi-terstruktur yang luas.

3. Efektivitas KeputusanTujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.

E. DSS dan SIMSelama pertengahan 1070-an, ketika tampak jelas bahwa konsep DSS berhasil diterapkan di semakin banyak perusahaan, timbul kontroversi tentang apakah DSS memang berbeda dari SIM. Kedua konsep melibatkan penggunaan komputer dalam menyediakan informasi bagi pemecah persoalan dan pembuatan keputusan.Karena SIM merupakan upaya awal para spesialis komputer untuk mengembangkan suatu aplikasi yang kemampuannya melampaui pengolahan data, upaya ini banyak mengalami kegagalan. Pada saat DSS berkembang, istilah SIM telah memiliki reputasi negatif dan oleh banyak kritikus dikaitkan dengan percobaan yang gagal, ketidakmampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai secara akurat, serta kecenderungan untuk menimbuni pemakai dengan tumpukan cetakan tidak bermakna. Kritik atas SIM ini tidak adil, walau dalam banyak peristiwa memang terjadi kegagalan. Kegagalan itu lebih merupakan hasil dari penerapan yang buruk dari konsep SIM daripada karena kelemahan dalam konsep SIM.Gambar 14.3DSS Berfokus pada Masalah-masalah Semi-Terstruktur

Solusi komputerSolusi manajerSolusiManajer + Komputer (DSS)TerstrukturTak TerstrukturSemi-terstrukturTingkat struktur masalah

DSS sejak awal dipandang sebagai peluang untuk melakukan berbagai hal secara lebih baik. Selama sekitar 20 tahun, DSS telah menjadi aplikasi komputer utama dalam bisnis yang paling berhasil. Tentu saja ada kekecewaan, tetapi itu tertutupi oleh banyak kisah keberhasilan. Mengapa DSS begitu berhasil? Satu sebabnya adalah para spesialis informasi belajar dari kegagalan SIM-nya dan melakukan pekerjaan yang lebih baik pada kesempatan kedua. Alasan lain adalah konsep DSS mulai dengan dasar teoritis yang kuat- teori yang disediakan oleh Simon, Gorry, Scott Morton, Alter, dan Keen. Tidak ada aplikasi sistem informasi berbasis komputer (CBIS) lain, kecuali mungkin sistem berbasis pengetahuan, yang memiliki dasar yang begitu kuat. Dari awal, para spesialis informasi yang mengembangkan aplikasi DSS tahu kemana mereka menuju, dan mereka terus mempertahankan arah mereka.

F. Model DSSDalam dua bab terdahulu telah disajikan model SIA dan SIM. Struktur yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Seperti tampak pada gambar 14.4, data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan oleh SIA. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak. Perangkat Lunak Penulis Laporan menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL atau PL/I. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database querty oleh pemakai yang menggunakan querty language dari DBMS atau bahasa komputer generasi keempat. Model Matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan, atau berbagai aspek operasinya. Model matematika dapat ditulis dalam bahas pemrograman prosedural apapun. Namun, bahasa khusus pembuatan model memudahkan tugas dan memiliki potensi untuk bekerja lebih baik.Gambar 14.4Model DSS

LingkunganPemecahmasalah peroranganPerangkatlunak penulisan laporanModelmatematikaPara anggota kelompokyang lainPerangkat kelompok (Groupware)DatabaseLingkunganSistem pendukung keputusanDataKomunikasiInformasi

Groupware memungkinkan beberapa pemecah masalah (problem solver), bekerja sama sebgai satu kelompok, mencapai solusi. Dalam situasi tertentu ini, istilah GDSS, atau sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system), digunakan. Mungkin pemecah masalah itu mewakili suatu komite atau tim proyek. Para anggota kelompok saling berkomunikasi baik secara langsung maupun melalui groupware.Perangkat lunak penulis laporan dan model matematika selalu dianggap sebagai unsur yang mutlak dalam DSS. Ketika konsep DSS meluas menjadi penyediaan dukungan bagi sejumlah pemecah masalah yang bekerja sama sebagai satu tim atau komite, gagasan tentang perangkat lunak khusus yang berorientasi kelompok atau groupware, menjadi kenyataan.Selama dekade terakhir, sebagian besar usaha DSS diarahkan untuk memperbaiki konsep sistem pendukung keputsan kelompok.

G. Sistem Pendukung Keputusan KelompokSudah merupakan suatu kenyataan bahwa manajer jarang memecahkan masalah sendirian. Komite, tim proyek dan gugus tugas yang ada dalam banyak perusahaan merupakan contoh pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah.1. Konsep GDSSSistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system-GDSS), merupakan suatu sistem berbasisi komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Istilah-istilah lain juga telah dibuat untuk menjelaskan aplikasi teknologi informasi untuk lingkungan kelompok. Istilah ini mencakup group support system (GSS), computer supported coorperative work (CSCW), computerized collaborative work support, dan electronic meeting system (EMS). Perangkat lunak yang digunakan dalam lingkungan ini disebut groupware.2. Bagaimana GDSS Berkontribusi pada Pemecahan MasalahAsumsi yang mendasari GDSS adalah komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang lebih baik. Komunikasi yang lebih baik tercapai dengan menjaga diskusi terfokus pada masalah, akibatnya mengurangi waktu yang terbuang. Waktu yang dihemat dapat dicurahkan untuk diskusi yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut, sehingga berkontribusi pada definisi masalah yang lebih baik. Atau, waktu yang dihemat dapat digunakan dalam mengidentifikasi lebih banyak alternatif. Evaluasi alternatif yang lebih banyak meningkatkan kemungkinan mencapai pemecahan yang baik.3. Pengaturan Lingkungan GDSSGDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi. Gambar 14.5 menunjukan empat kemungkinan pengaturan GDSS yang didasarkan pada ukuran kelompok dan lokasi para anggotanya.Pada tiap keadaan, para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu yang sama atau pada waktu yang berlainan. Jika para anggota bertemu pada waktu yang sama, disebut synchronous exchange. Contonya adalah rapat komite. Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan, disebut asynchronous exchange. Contohnya adalah komunikasi melalui surat elektronik.Ruang Keputusan merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka. Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi perabot, peralatan dan tata letak.Gambar 14.5Ukuran Kelompok dan Lokasi Menentukan Pengaturan Lingkungan GDSS

Ruang keputusanKonfrensi Bermedia-komputerPertemuan LegislatifJaringan Keputusan SetempatJarak pesertaTatap mukaTersebarBesarKecilUkuran kelompok

Berdasarkan pengaturan yang ditetapkan untuk tiap pertemuan, pesan-pesan yang dimasukkan satu anggota kelompuk untuk anggota lain dapat ditampilkan pada layar besar agar dilihat seluruh kelompok. Bahan lain yang berhubungan dengan diskusi juga dapat ditampilkan darimedia seperti video, slide, dan transparansi.Peralatan dalam ruang pengendalian melaksanakan berbagai macam tugas menyimpan catatan input komputer dari semua anggota maupun rekaman audio dan video dari diskusi.Jaringan Keputusan Setempat jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat (local area network), atau LAN. Seorang anggota memasukkan pendapat ke dalam terminal keyboard dan melihat pendapat anggota-anggota lain di layar.Pertemuan Legislatif Jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan legislatif (legislative session) diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu pada komunikasi. Mungkin kesempatan setiap anggota untuk berpartisipasi secara sama hilang atau waktu yang tersedia kurang memadai. Pendekatan lain adalah fasilitator menentukan bahan apa yang ditampilkan pada layar untuk dilihat oleh kelompok.Konferensi Bermedia Komputer Beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis. Ini merupakan aplikasi yang dikenal bersama sebagai konferensi jarak jauh (teleconferencing), dan meliputi konferensi komputer, konferensi audio dan konferensi video. Berbagai aplikasi ini akan didiskusikan pada Bab 15.Contoh GDSSDalam pertemuan GDSS umum yang menggunakan GroupSystem dari Universiti of Arizona, suatu kelompok akan bertemu dalam ruang keputusan seperti yang tampak dalam Gambar 14.6. Para peserta akan menulis pendapat mengenai suatu topik seperti Sasaran apa yang perlu dimiliki oleh perusahaan kita untuk tahun depan? dengan menggunakan program Elektronic Brainstorming (EBS). Program ini menyediakan komunikasi paralel maupun anonimitas.Komunikasi paralel adalah saat semua peserta menulis pendapat pada saat yang bersamaan, dan anonimitas adalah saat tak seorangpun mengatahui siapa yang menulis suatu pendapat tertentu. Anonimitas memungkinkan tiap peserta menuliskan apa yang benar-benar dipikirkannya tanpa khawatir diejek oleh anggota kelompok yang lain. Juga, hal itu memungkinkan tiap ide dievaluasi berdasarkan nilainya daripada siapa yang mengusulkannya.Setelah sekitar setengah jam menuliskan berbagai pendapat mengenai topik utama, para anggota kelompok mengumpulkan pendapat-pendapat itu ke dalam beberapa kategori dengan menggunakan program lain yang disebut Idea Organizer. Misalnya, semua pendapat yang berkaitan dengan suatu sasaran tertentu dapat dikelompokkan bersama, sedangkan pendapat yang berkaitan dengan sasaran-sasaran lain dikelompokkan dalam kategori-ketegori lain.Akhirnya, para anggota kelompok menggunakan program Vote untuk memberi peringkat pada daftar kategori yang diikhtisarkan oleh Idea Organizer, menurut kriteria tertentuseperti pentingnya bagi keseluruhan perusahaan. Tiap anggota menciptakan daftarnya sendiri dan tidak dipengaruhi oleh peringkat orang lain. Ikhtisar dari daftar peringkat ini kemudian ditampilkan pada layar umum untuk memberikan gambaran pada kelompok mengenai konsensus mereka pada topik pertemuan.

H. GroupwareWalau konsep DSS dibangun di atas dasar teoritis yang kuat, groupware tidak menikmati keuntungan yang sama. Sebaliknya, groupware berkembang dari sejumah sumber yang kelihatannya tidak berhubungan, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Salah satu usaha yang paling berpengaruh adalah yang dilakukan oleh University of Arizona dengan sumbang suara secara elektronik (electronic brainstorming), pengatur gagasan (idea organizer), dan perangkat lunak pemungut suara. Usaha serupa juga dilakukan di berbagai Universitas dan organisasi bisnis lain.Fungsi GroupwareDalam menyediakan dukungan di empat area yang dijelaskan di atas, groupware dapat melakukan beragam fungsi. Tabel 14.1 mendaftarkan berbagai fungsi utama dan menunjukkan fungsi-fungsi tersebut didukung oleh empat produk groupware yang populer. Selain produk-produk yang ditampilkan, groupware lain mencakup BeyondMail dari Banyon, Collabra Share dari Collabra, Link Works dari Digital, Conference + dari The MesaGroup, serta onGo dari Uniplex Software. Tiap produk menawarkan suatu kombinasi kemampuan yang unik, dan tidak ada produk yang menawarkan semuanya.Lotus NotesPaket groupware yang melanda dunia bisnis adalah Notes dari Lotus Development Corporation Notes dikeluarkan tahun 1988 dan sejak itu dipakai oleh 1,3 juta pemakai di lebih 2.000 perusahaan diseluruh dunia.8 Fungsi-fungsi yang dilakukan Notes terdaftar dalam Tabel 14.1.Jelas dari tabel tersebut bahwa Notes, dengan konfigurasi asli, menawarkan sedikit fungsi dasar. Bahkan, hanya surat elektronik dan dokumen kelompok yang disertakan sebagai standar. Sebagian fungsi merupakan kemampuan opsional ataudikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga. Kalau begitu mengapa Notes begitu berhasil?Kunci utama keberhasilan Notes adalah kenyataan bahwa Notes merupakan salah satu produk groupware pertama yang ada di pasar dan ia mendapat dukungan kuat dari Lotus dan IBM. Kunci lainnya adalah Notes berfungsi. Notes dapat menangani tugas dasar komunikasi di perusahaan besar dan kecil.Notes menangani jenis data informal yang begitu penting bagi manajer-data yang umumnya bersifat bukan angka dan tidak dapat muat dalam baris dan kolom dari sistem manajemen database relasional. Manajer harus dapat mengkomunikasikan informasi ini pada atasan, rekan, bawahan, dan mitra usaha secara cepat dan mudah, dan Notes sangat baik mengerjakannnya.Tabel 14.1Fungsi fungsi Utama Groupware

Fungsi IBM Workgroup ICL TeamWARE Office Lotus Notes Novell GroupWise

Surat elektronikFax Voice messageAkses internetBulletin boardsystemKalender pribadiKalender kelompok\Konferensi elektronikManagement tugasKonferensi vide desktopAkses databasePengaturan arus kerjaRekayasa ulangFormulir elektronikDokumen kelompok X X

X

X X O X O O O O O O X X

X X X X X X

X X X 3 X X O O O 3 3 O 3 3

3 3 3 3 X X X X X O X X 3 X

X

O O

Keterangan X = kemampuan standar, O = Kemampuan opsional: 3 = Penawaran pihak ketiga Sumber: Lee The, Beta Not Wait for Groupware, Datamation 41 (15 Juli 1995), 72-73. Digunakan seijin penuis

Kisah Keberhasilan Notes Contoh bagaimana Notes dapat digunakan dalam suatu perusahaan besar dapat dilihat pada NYNEX, perusahaan telepon New York/ New England. Pada akhir 1995 NYNEX dijadwalkan untuk memiliki 27.000 pemakaian Notes.9 Sebagian besar pemakaian ini perlu mengakses dan menggunakan informasi sumber daya manusia. Kelompok pendukung teknologi informasi sumber daya manusia NYNEX telah membuat beberapa database dibawah ini yang digunakan oleh Notes agar isinya tersedia diseluruh perusahaan: Database Notes (Notesdatabase) NYNEX menghapus buku panduan pegawai yang tercetak dan menggantikannya dengan suatu database Notes. Jika kebijakan perusahaan berubah, database itu diperbaharui dan Notes menyalin (replicate) perubahan tersebut diberbagai server di seluruh perusahaan. Kemampuan replication ini, yaitu secara otomatis memperbaharui semua data yang tersimpan di seluruh sistem, merupakan keunggulan Notes. Database diskusi (discussion database) suatu database yang disebut database diskusi dibuat untuk memungkinkan karyawan menyuarakan keprihatinan mereka tentang masalah-masalah tertentu. Notes secara otomatis menyalurkan keprihatinan tersebut ke pejabat perusahaan. Database definisi-laporan (report-definition database) database definisi-laporan berfungsi sebagai gudang informasi sumber daya manusia yang dapat digunakan oleh orang-orang diseluruh perusahaan. Dengan membuat informasi tersebut tersedia dari sumber pusat dalam format laporan yang telah ada sebelumnya, NYNEX banyak mengurangi kebutuhan untuk membuat laporan khusus dari awal.NYNEX menyebut database Notes-nya sebagai ruang umum virtual, karena berfungsi sebagai penampung informasi yang tersedia bagi semua pegawai di seluruh perusahaan.Startegi GroupwareDavid Coleman adalah seoarang konsultan Collaborative Strategies, suatu perusahaan berbasis di San Fransisco yang mengkhususkan diri dalam komputasi kelompok kerja. Ia menyarankan agar ketika GDSS akan diluncurkan, para pemacah masalah harus lebih dahulu berkumpul untuk pertemuan orientasi. Kemudian, manajemen harus menyadari pengaruh-pengaruh intern ketika mengambil emapt langkah yang disarankan (dijelaskan kemudian).Pertemuan Orientasi GroupwareTujuan pertemuan orientasi adalah memperkenalkan para pemecah masalah dengan groupware. Coleman menamakan metodologi ini permainan transpormasi bisnis (business transformation game), karena ini dirancang untuk digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang berencana untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis dengan membuat perubahan-perubahan dasar dalam cara berbisnis mereka.Permainan transpormasi bisnis seperti permainan misteri pembunuhan dimana para pemainnya memiliki peran yang diberikan. Tiap pemain memiliki informasi tertentu yang tidak diketahui pemain lain, dan sebagian informasi diketahui bersama. Tujuan dari permainan ini adalah menyelamatkan proses bisnis yang akan mati. Peralatan groupware digunakan untuk mengidentifikasikan masalah dan menetapkan solusi. Groupware yang digunakan Coleman mencakup GoupSystems For Windows dari Venatana System, Lotus Notes, dan Workflow Analizer and Builder dari Action Technologies.Pertemuan orientasi diikuti 4 sampai 30 pemecah masalah, yang dikumpulkan dalam suatu ruang keputusan yang dilengkapi laptop yang terhubung dalam jaringan. LiveBoard Xerox dan panel LCD (Liquid Clear Display) menampilkan materi yang dihasilkan komputer. Petemuan ini berlangsung 2 hari, dan pagi hari pertama di isi dengan kuliah Coleman tentang groupware. Sorenya, para pemecah masalah berkumpul dalam pertemuan tukar pikiran untuk mengidentifikasi masalah. Hari kedua di isi dengan penggunaan groupware. Setelah menyelesaikan pertemuan orientasi, para pemecah masalah siap untuk menghadapi masalah sesungguhnya dalam perusahaan mereka.Gambar 14.7Penerapan Groupware

Politik PerusahaanTentangan IndividualBudaya PerusahaannTunjuk Pemimpin groupwarePilih proyek percontohanDefinisikan masalahPilih groupware

Kiat-kiat Penerapan Berdasarkan pengalaman konsultasinya, Coleman menyarankan agar orang atau orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu proyek groupware mengambil empat langkah yang digambarkan dalam 14.71. Tunjuk seorang pemimpin groupware. Pemimpin ini harus seorang manajer tingkat puncak yang akan menjadi kekuatan penggerak dalam mengambil langkah-langkah berikutnya.2. Pilih suatu proyek percontohan. Daripada mencoba seperusahaan, pilih suatu proyek yang jelas terlihat dan berdampak keuangan nyata. 3. Definisikan masalah. Siapa saja para pemecah masalah? Dimana mereka berada? Berapa banyakkah mereka? Akankah mereka berkomunikasi langsung? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini menentukan fungsi-fungsi yang perlu disediakan groupware.4. Memilih groupware. Evaluasi produk-produk groupware yang tampak berpeluang terbaik untuk memenuhi kebutuhan dan pilihlan yang paling baik.Saat langkah-langkah ini diambil, pemimpin harus menyadari bahwa groupware mempengaruhi budaya perusahaan, karena groupware mengubah cara orang menghadapi masalah, dan ia harus menyadiakan waktu yang cukup agar perubahan itu terjadi. Pemimpin juga harus siap untuk menghadapi tentangan karena politik perusahaan dan kebutuhan individual.Fokus utama konsep DSS, seperti yang mula-mula diformulasikan oleh Gorry dan Scott Morton, adalah komputer harus digunakan untuk mendukung manajer tertentu membuat keputusan tertentu untuk memecahkan masalah tertentu. Namun fokus GDSS, bergeser dari keputusan ke komunikasi yang memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja sama sebagai satu unit yang terkoordinasi.Kata kunci dalam DSS adalah keputusan. Kata kunci dalam GDSS adalah komunikasi.

Dalam Hal Memilih Groupware, Burger KingMemiliki Caranya SendiriTahun 1993, Burger King Corforation (BKC) melakukan rekayasa ulang besar-besaran dan menghilangkan kantor-kantor lapangannya, dan memilih para pekerja lapangannya untuk bekerja dari rumah mereka. Pengaturan tersebut memerlukan suatu cara yang efektif bagi para staff tersebut untuk berkomunikasi antar mereka dan dengan kantor pusat di Miami. Neil Foley, direktur SIM, mengidentifikasikan fungsi-fungsi yang harus didukung sistem komunikasi dan menyimpulkan bahwa groupware memberikan solusi terbaik. Setelah mengidentifikasi beberapa penjual groupware, BKC menyimpulkan bahwa Lotus, dengan Notes-nya, dan microsoft, dengan sistem Exchange-nya, merupakan calon utama.Linda Benson, manajer sistem, membuat 9 skenario yang harus ditangani Lotus dan Microsoft. Ini merupakan contoh benchmarking-memberikan tugas-tugas yang harus diselesaikan tipa penjual dengan menggunakna produknya. Pendekatan tersebut memastikan bahwa penjual di evaluasu secara setara, dengan menggunakan tugas-tugas yang penting bagi perusahaan. Skenario tersebut terdaftar dalam tabel 14.2Lotus dan Microsoft diundang untuk bersaing dan diberikan waktu 3 minggu untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tolak ukur dengan menggunakan produk mereka. Para spesialis informasi BKC mengamati para penjual saat mereka menggunakan produk mereka untuk mendapatkan gambaran seberapa mudah atau sulit produk itu digunakan. Foley dan stafnya kemudian memberi peringkat tiap produk disetiap skenario dan membuat kartu laporan dalam tabel 14.3. notus dinilai memiliki produk terbaik dan dipilih. Pengaruh penting dalam pemilihan tersebut adalah fakta bahwa produk-produk Lotus tersedia pada saat itu, sementara sebagian produk microsoft masih berada dalam tahap pengembangan.Cara yang dilakukan BKC dalam mengevluasi produk groupware merupakan contoh yang baik dalam menggunakan pendekatan sistem untuk memperoleh perangkat lunak.

Tabel 14.3Kartu Laporan Groupware Burger KingKriteria Bobot Microsoft Lotus

PemeliharaanKeterpduanKemampuan peningkatan skala Kerumitan untuk dikembangkanKemudahan penggunaanKinerjaKeamananKesesuaian dengan GUI WindowsAdministrasiArah masa depan FleksibilitasPenanganan kode / kemampuan bahasaMinimisasi pengkodean khususMemenuhi kebutuhan bisnisGPA107381010625635520100BBADABAABAAADB3,1 BBAABBABBBBBAA3,4

Sumber: Lee The, Beta Not Wait for Groupware, Datamation 41 (15 Juli 1995), 70. Digunakan seijin penuis

I. IkhtisarHerbert Simon membuat dua sumbangan penting pada konsep DSS pembedaan antara keputusan terprogram dan tak terprogram, serta 4 tahap pemecahan masalah. Gorry dan Scott Morton menggunakan struktur keputusan Simon sebagai dasar salah satu dimensi dari matriks mereka. Dimensi-dimensi ynag lain berasal dari Robert Antony dalam bentuk tingkat-tingkat manajemen.Taksonomi DSS dari Alter penting, karena mengenali bahwa dukungan DSS dapat bervariasi dari satu elemen informasi tunggal hingga keputusan-keputusan ynag dibuat oleh manajer dengan menggunakan model matematika. DSS mendukung manajer saat mereka memecahkan masalah semi-terstruktur. Penekannannya pada efektivitas keputusan dari pada efisiensi proses pengambilan keputusan.Model DSS dan SIM sangat mirip. Keduanya terdiri dari database,perangkat lunak penulis laporan, dan model matematika. Dalam model SIM, para pemakai dinamakan pemecah masalah organisasi, sementara dalam model DSS ada dua jenis pemakai-pemecah masalah perorangan dan anggota kelompok lain. Model DSS juga mencakup kategori perangkat lunak ketiga-groupware yang menjalin komunikasi antar para pemecah masalah dan antara pemecah masalah dengan database.Penelitian DSS mula-mula diarahkan untuk mendukung perorangan, tetapi akhir-akhir ini kebutuhan pengambilan keputusan kelompok mendapatkan perhatian. Sebagian besar kegiatan GDSS sejauh ini diarahkan pada memperbaiki komunikasi dengan menyediakan pengaturan lingkungan yang mendukung. Cara yang baik untuk menerapkan groupware adalah mengadakan pertemuan orientasi dilanjutkan dengan proses 4 langkah. Proses itu dimulai dengan menunjukkan pemimpin groupware, dilanjutkan pemilihan proyek percontohan dan pendifinisian masalah, diakhiri dengan pemilihan paket groupware yang tepat. Saat memilih groupware, atau perangkat lunak dari jenis lain, perusahaan dapat melakukan benchmarking. Benchmarking mengharuskan penjual untuk menggunakan produknya untuk melakukan fungsi-fungsi yang dianggap penting oleh perusahaan. Kemudian tiap penjual diberi nilai berdasarkan seberapa baik kinerja produknya. Sejumlah besar produk groupware melakukan beragam fungsi dan dapat dibagi menjadi 4 kategori utama yang mencerminkan tahap-tahap pemecah masalah. Sejak kelahirannya dipertengahan tahun 1970-an DSS telah lebih banyak berkontribusi pada pemecah msalah bisnis daripada subsistem CBIS lain. Kepopulerannya akan berlanjut, karena kebaikan konsep DSS telah jelas.

PERTANYAAN1. Apa dua kontribusi utama Simon pada teori DSS?Jawaban :1) Jenis-jenis keputusan menurut simon : Keputusan terprogram Keputusan tak terprogram2) Tahap-tahap pengambilan keputusan menurut simon : Kegiatan intelijen Kegiatan merancang Kegiatan memilih Kegiatan menelaah

2. Bagaimana Gorry dan Scott mula mula memandang DSS?Jawaban : Gorry dan Scott merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry dan Scott Morton Grid. Dimana matriks grid ini didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony. Dengan mengembangkan jenis-jenis keputusan menurut struktur masalah, dari terstruktur hingga tidak terstruktur.

3. Jenis DSS Alter yang mana yang mengacu pada database query?Jawaban :Ketiga jenis pertama DDS ini memberi dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai jawaban atas database query. Jenis tersebut adalah : Mengambil elemen-elemen informasi Menganalisis seluruh file Menyiapkan laporan dari berbagai file

4. Pada saat Alter mengembangkan kerangka kerjanya, sistem pakar belum popular. Dimana sistem pakar terdapat dalam enam kategorinya?Jawaban : Jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi dari database yang tersedia DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file laporan dari berbagai unit kerja dalam organisasi Sistem yang menyiapkan laporan dari berbagai file Model yang dapat memperkirakan akibat dari suatu alternatif keputusan Model yang dapat mengusulkan keputusan Jenis DSS yang memberikan paling banyak dukungan yang dapat membuat keputusan untuk manajer

5. Apakah jenis DSS Alter yang membuat keputusan menggantikan manajer? JelaskanJawaban :DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan disini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka.

6. Mengapa manajer mau menerima sesuatu yang kurang dari keputusan optimum?Jawaban :

7. Apa sajakah tiga kategori perangkat lunak DSS?Jawaban :

8. Sebutkan empat istilah lain untuk GDSS?Jawaban :Empat istilah lain untuk GDSS antara lain: GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari komponen system yang sudah ada. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka. GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan. GDSS bisa bersifat spesifik (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau bias bersifat umum (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok)

9. Bagaimana GDSS mendukung pemecah masalah?Jawaban :Cara GDSS mendukung pemecahan masalah yaitu : pemanggilan informasi, melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun pemanggilan informasi sederhana. pembagian informasi, maksudnya menampilkan data pada layar penampil agar bisa dilihat oleh semua kelompok. penggunaan informasi, mencakup aplikasi teknologi software, procedure, dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data.

10. Apa saja emapat pengaturan lingkungan GDSS? Yang mana yang dapat menampung jumlah peserta terbesar? Terkecil? Jawaban :Empat pengaturan lingkungan gdss: Ruang Keputusan, Jaringan Keputusan Setempat (LAN),Pertemuan Legislatif, Konferensi Bermedia Komputer. Yang dapat menampung jumlah terbesar ialah Konferensi Bermedia Komputer dan yang terkecil ialah Ruang Keputusan.

11. Apakah panggilan telepon merupakan contoh synchronous exchange atau asynchronous exchange? Bagaimana dengan pesan surat elektronik?Jawaban :Panggilan telepon merupakan contoh dari Synchronous exchange. pesan surat elektronik merupakan contoh dari Asynchronous exchange.

12. Orang yang mengkoordinasikan pertemuan GDSS di dalam ruangan keputusan dinamakan apa?Jawaban :Orang yang mengkoordinasikan pertemuan GDSS didalam ruang keputusan adalah pemimpin (leader)

13. Aplikasi kantor virtual apa yang dimasukan kedalam kelompok konferensi jarak jauh ? di dalam salah satu dai empat pengaturan lingkungan GDSS yang manakah tempatnya?Jawaban :Aplikasi kantor virtual yang dimasukan dalam kelompok konfrensi jarak jauh yaitu konferensi jarak jauh (teleconferencing), dan meliputi konferensi komputer, konferensi audio dan konferensi video. Dipengaturan lingkungan GDSS Konferensi Bermedia Komputer.

14. Tiga program apakah yang membentuk sistem perangkat lunak GDSS University of Arizona?Jawaban :Tiga program yang membentuk system perangkat lunak GDSS University of Arizona yaitu elektronik (electronic brainstorming), pengatur gagasan (idea organizer), dan perangkat lunak pemungutan suara.

15. Jelaskan komunikasi parallel dalam hubungannya dengan GDSS. Demikian pula unuk anominitis?Jawaban :Komunikasi Parallel adalah menghilangkan memonopoli memberikan peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik, sedangkan Anonimitas adalah mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambil keputusan hierarki.

16. Mengapa lotus notes begitu berhasil dalam produk groupware?Jawaban :Lotus notes berhasil dalam produk groupware karena Notes merupakan salah satu produk groupware pertama yang ada di pasar dan ia mendapat dukungan kuat dari Lotus dan IBM. Kunci lainnya adalah Notes berfungsi. Notes dapat menangani tugas dasar komunikasi di perusahaan besar dan kecil.

17. Apakah yang dilakukan oleh fungsi replication dalam groupware?Jawaban :Fungsi replication dalam groupware yaitu secara otomatis memperbaharui semua data yang tersimpan di seluruh system.

18. Sebutkan empat tahap yang diambil menerapkan groupware. Sebutkan tiga pengaruh yang harus dipertimbangkan?Jawaban :Empat tahap yang diambil untuk menerapkan groupware : Tunjuk seorang pemimpin groupware. Pemimpin ini harus seorang manajer tingkat puncak yang akan menjadi kekuatan penggerak dalam mengambil langkah-langkah berikutnya. Pilih suatu proyek percontohan. Daripada mencoba seperusahaan, pilih satu proyek yang jelas terlihat dan berdampak nyata pada keuangan. Definisikan masalah. Siapa saja para pemecah masalah? Di mana mereka berada? Berapa banyakkah mereka? Akankah mereka berkomunikasi langsung? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini menentukan fungsi-fungsi yang perlu disediakan groupware. Memilih groupware. Evaluasi produk-produk groupware yang tampak berpeluang terbaik untuk memenuhi kebutuhan dan pilihlah yang paling baik.Sedangkan 3 pengaruh yang dipertimbangkan antara lain: mempengaruhi budaya perusahaan, karena groupware mengubah cara orang menghadapi masalah, dan ia harus meyediakan waktu yang cukup agar perubahan itu terjadi. Pemimpin juga harus siap untuk menghadapi tantangan karena polotik perusahaan dan kebutuhan individual.

19. Siapakah pemimpin groupware?Jawaban :Pemimpin groupware ialah direktur atau CEO

20. Satu kata apa yang menyarikan tujuan DSS? Satu kata apa yang dihubungkan dengan GDSS.?Jawaban :Tujuan DSS adalah meningkatkan efektivitas (do the right things) dan efesiensi (do the things right) dalam pengambilan keputusan. Kata yang menghubungkan dengan GDSS adalah groupware, karena jika groupware ditambahkan ke DSS, maka DSS tersebut akan menjadi sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support system-GDSS). GDSS dapat diletakkan di beberapa tempat yang berbeda agar kondusif terhadap pemecahan masalah kelompok.

21. Mengapa perusahaan benchmarking pada penjual perangkat lunak? Mengapa penjual mau ikut dalam benchmarking?Jawaban :Alasan perusahaan melakukan benchmarking pada penjual perangkat lunak yaitu Alasan bisa umum, seperti peningkatan produktivitas atau bisa spesifik, seperti peningkatan desain tertentu. Berdasarkan hal tersebut, maka metode benchmarkingdapat digunakan untuk melakukan analisis perbaikan kinerja.

22. Sebutkan empat kategori groupware?Jawaban :Tiga kategori groupware : Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya. Conferencing (atau tingkat kolaborasi) mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya. Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

II. SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

A. PendahuluanPierre Martineau, dalam penelitiannya mengenai kelas sosial di Amerika, menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin, perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan bahwa ada oerbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakterisktik pribadi tetapi dalam hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya. Kita dapat menafsirkan kembali kalimat Martineau dan mangatakan :Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini kita menjelaskan bagaimana CBIS dapat memberikan dukungan saat manajer seorang eksekutif.Jika kita tidak menyertakan sistem informasi eksekutif dan hanya menyertakan sistem-sistem informasi fungsional, CBIS akan tampak seperti model dalam Gambar 17.1. Manajer tingkat puncak akan menerima semua informasi mereka dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini harus menyarikan dan mensintesis data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.Gambar 17.1Perusahaan Tanpa Suatu Sistem Informasi Eksekutif

Manajer tingkat puncakInformasi dan data lingkunganSistem informasi pemasaranSistem informasi manufakturSistem informasi keuanganSistem informasi sumber daya manusiaSistem informasi sumber daya informasiInformasi dan data lingkungan

Gambar 17.2Perusahaan dengan Sistem Informasi Eksekutif

Informasi dan data lingkunganSistem informasi pemasaranSistem informasi manufakturSistem informasi keuanganSistem informasi sumber daya manusiaSistem informasi sumber daya informasiInformasi dan data lingkunganSistem informasi eksekutif

Sistem informasi eksekutif berada di puncak sistem-sistem informasi fungsional, seperti tampak pada Gambar 17.2, dan menyediakan informasi bagi eksekutif. Informasi berasal dari dalam perusahaan dan dari lingkungannya. Secara umum sudah diketahui bahwa informasi lingkungan sangat penting pada tingkat puncak.

B. Apa yang Dilakukan EksekutifIstilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasikan manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.Menerapkan Pendekatan SistemOrang dapat berkata bahwa semakin tinggi Anda berada dalam hierarki manajemen, semakin Anda memerlukan SIM. Logika ini didasarkan pada kenyataan bahwa semakin tinggi Anda, semakin jauh jarak yang memisahkan Anda dari sistem fisik, tempat berlangsungnya pekerjaan perusahaan. Manajer tingkat rendah, seperti penyedia atau pemimpin kelompok, dapat memperoleh banyak informasi melalui pengamatan, tetapi manajer tingkat lebih tinggi biasanya tidak ada di lapangan. Hal ini memang terjadi pada eksekutif dan terutama eksekutif perusahaan besar. Eksekutif organisasi global mungkin tidak berada di negara yang sama dengan operasi yang dikelolanya.Situasi ini digambarkan oleh model sistem umum perusahaan. Bila seorang eksekutif melihat pada suatu model dan memahami pesan yang disampaikannya, jelaslah bahwa suatu pengolah informasi yang baik merupakan kebutuhan daripada sekedar pilihan. Bila eksekutif tersebut mencapai kesimpulan ini, ia menjadi pendukung EIS, yang menjadi mata rantai ke dalam dan dunia luar. EIS menggambarkan pendekatan sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan dari manajer tingkat bawah melalui sikap mereka. Eksekutif memberikan nilai yang lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unit-unit individual di dalam perusahaan. Dengan demikian, eksekutif berorientasi perusahaan. Sebagian tetapi tidak berarti semua manajer tingkat bawah cenderung mengutamakan unit mereka sendiri.Kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen - Henri Fayol, Henry Mintzberg, dan John Kotter.Fungsi-fungsi Manajemen FayolHenri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah. Inilah sebabnya Robert Anthony menggunakan istilah sistem perencanaan strategis untuk kegiatan para manajer puncak.

Peran-peran Manajerial MintzbergKita dapat juga mendefinisikan tugas eksekutif dalam peran-peran manajerial Henry Mintzberg. Ia yakni bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah perundingan (negotiator). Mintzberg memberikan contoh tentang seorang manajer puncak yang merundingkan penggabungan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah yang merundingkan tanggal pengiriman dengan pemasok. Keduanya berunding, tetapi dengan orientasi yang berbeda.Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran keputusan. Mereka berkonsenterasi membuat perbaikan-perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada para manajer di tingkat bawah.Agenda dan Jaringan KotterProfesor John P. Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap.Pertama, menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam lima, sepuluh atau dua puluh tahun dari sekarang. Sedangkan agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.Kedua, eksekutif membangun jaringan. Jaringan yang dimaksud disini adalah hubungan kerja sama di antara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.Ketiga, eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga para anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu. Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan tetapi berkonsenterasi pada bawahan.

C. Bagaimana Eksekutif Berpikir?Sebagian besar penelitian mengenai manajer berfokus pada perilaku yang dapat diamati. Sangat sedikit yang memperhatikan apa yang berlangsung didalam kepala manajer saat perilaku tersebut terjadi. pikiran manajer sering dipandang sebagai kotak hitam, yang tidak boleh dibuka.Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.Apa yang Dipikirkan EksekutifIsenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah, bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan Bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memperhatikan hal-hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.Walau eksekutif mungkin menghadapi sejumlah besar masalah pada satu waktu, mereka cenderung disibukkan oleh sejumlah kecil saja. Contohnya, seorang eksekutif tertentu mungkin melihat perlunya disiplin yang lebih baik di dalam organisasi. Hasrat itu mewarnai segala sesuatu yang dilakukan eksekutif itu.Proses Berpikir Saat Memecahkan MasalahIsenberg mengamati bahwa seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama. Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

D. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang UnikSama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif, kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan sistem informasi keseluruhan milik eksekutif, sedangkan yang ketiga berfokus pada penggunaan komputer.Penelitian MintzbergMintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebituhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasi lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO tugas administrasi (desk work), panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan. Penemuannya tampak pada Gambar 17.3.Gambar 17.3Mintzberg Menggunakan Waktunya

Mintzberg tidak secara khusus memasukkan output komputer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis ke dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran sistem informasi yang menkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkannya. Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.Penggunaan komputer telah banyak berubah sejak Mintzberg mengumpulkan datanya pada awal 1970-an. Namun, penelitiannya memiliki nilai saat kita memikirkan rancangan CBIS modern.Penelitian Jones dan McLeodJones dan McLeod melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO dari suatu jaringan toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitian ini dirancang untuk menjawab pertanyaan :1. Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif?Selama jangka waktu dua minggu, para eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan media apa pun seperti laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dan seterusnya.Eksekutif menerima rata-rata 29 transaksi informasi per hari. Seperti ditunjukkan oleh Gambar 17.4, terdapat variasi volume yang besar antara satu eksekutif dengan eksekutif lain, dan fluktuasi yang besar dari hari ke hari untuk eksekutif yang sama. Dua CEO memiliki volume terbesar, dan dua wakil presiden direktur paling sedikit, serta presiden direktur di tengah-tengah.Gambar 17.4Volume Informasi yang Mencapai Eksekutif

605040302010Rata-rataTinggiRendah Rata-rataRata-rataTinggiTinggiTinggiTinggiRata-rataRata-rataRendahRendahRendahRendah

2. Apa nilai informasi tersebut?Para eksekutif memberikan nilai berkisar dari nol (tanpa nilai) hingga sepuluh (nilai maksimum) untuk tiap transaksi. Gambar 17.5 berisi grafik barang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif. Eksekutif memberikan nilai yang sangat rendah pada 26 persen transaksi nol (nilai yang paling sering diberikan), satu atau dua. Pada ekstrim yang lain, hanya 6 persen transaksi yang mendapatkan nilai sembilan atau sepuluh dari para eksekutif.Terdapat pula variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakn hingga 5,5 untuk CEO bank. Distribusi nilai untuk kedua eksekutif ini diperlihatkan sebagai garis-garis dalam gambar. Dua wakil presiden direktur memiliki rata-rata terendah. Mungkin karena lingkup peran mereka yang lebih sempit, lebih mudah bagi mereka untuk melihat bahwa informasi yang masuk bernilai kecil.Gambar 17.5Nilai Informasi yang Mencapai Eksekutif

3025201510500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Wakil presiden direktur perpajakanCEO bankKeterangan Seluruh lima eksekutifNilai Persentase transaksi

3. Apa sajakah sumber informasi tersebut?Gambar 17.6 menujukkan sumber-sumber informasi itu. Tiap sumber digambarkan oleh suatu segi empat. Nomor di sebelah atas segi empat menggambarkan volume transaksi yang disediakan oleh sumber itu, dinyatakan sebagai persentase dari total transkasi. Nomor disebelah bawah adalah rata-rata nilai transaksi.Lingkungan perusahaan digambarkan oleh segi empat di sebelah kiri garis putus-putus. Sumber intern ada di sebelah kanan garis itu. Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung dibawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi. 4. Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi itu?Media tertulis mencapai 61 persen dari jumlah transaksi, seperti tampak pada Gambar 17.7. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif, tiga media yang paling sedikit mareka kendalikan (surat, memo dan panggilan telepon) mencapai 60 persen transaksi.Jika eksekutif memilih media lisan, seperti yang dinyatakan Mintzberg, maka media itu harus mendapatkan nilai yang lebih tinggi daripada media tertulis. Tabel 17.1 mendaftarkan media itu dan rata-rata nilai mereka. Seperti diperkirakan, media lisan menempati empat posisi teratas. Panggilan telepon dan acara makan bisnis merupakan media lisan yang kalah peringkat dari media tertulis.Gambar 17.6Sumber Informasi yang Mencapai Eksekutif

0,055,20,024,40,205,20,105,30,064,30,134,60,027,5Eksekutif LingkunganKomiteTingkat atas 1 tingkat di bawah2 tingkat di bawah3 tingkat di bawah4 tingkat di bawahUnit dukungan internal dan individuKeterangan :0,433,8Persentase dari total transaksi Nilai transaksi rata-rata

Istilah laporan komputer digunakan untuk semua output komputer. Pada saat penelitian tidak ada eksekutif yang bertanya pada database perusahaan atau terlibat dalam pembuatan model matematika. Mereka hanya menerima laporan komputer dan tidak menganggapnya sebagai medium utama. Para eksekutif lebih mengandalkan laporan-laporan nonkomputer. Walau semua perusahaan memiliki sumber komputer yang mengesankan, hampir tiga perempat laporan eksekutif disiapkan dengan cara yang lain.Gambar 17.7Pembagian Media (dalam Persentase dari Total Transaksi)

Tabel 17.1Peringkat Media Berdasarkan NilaiMediumModeNilai rata-rata

Pertemuan berjadwalLisan7,4

Pertemuan tak terjadwalLisan6,2

KunjunganLisan5,3

Kegiatan sosialLisan5,0

MemoTertulis4,8

Laporan KomputerTertulis4,7

Laporan non-komputerTertulis4,7

SuratTertulis4,2

PanggilanTeleponLisan3,7

Acara makan bisnisLisan3,6

Penerbitan berkalaTertulis3,1

5. Apa kegunaan informasi itu?Para peneliti dibantu oleh para eksekutif, memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Gambar 17.8 menunjukkan distribusi tersebut. Anda dapat melihat bahwa sebagia besar informasi dimaksudkan untuk digunakan dalam menangani gangguan, menjadi seorang wirausahawan (entrepreneur), dan mengalokasikan sumber daya. Sangat sedikit yang memilih negosiasi, mendukung pengamatan Mintzberg bahwa eksekutif jarang bernegosiasi.Enam persen transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan peran pap pun. Nilai informasi mereka adalah 1,1, dibandingkan dengan nilai rata-rata yang jauh lebih tinggi untuk Entrepreneur (4,8), Resource allocator (4,7), Disturbance handler (4,6), dan Negotiator (3,8). Jika eksekutif tidak dapat menegosiasikan sepotong informasi dengan suatu peran, informasi itu diberikan suatu niai yang rendah.Cara seorang eksekutif mendapatkan informasi untuk memainkan peran itu tidak hanya berasal dari satu sumber. Seperti tampak pada Gambar 17.9, informasi datang dari sejumlah sumber yang berbeda ketika tiap peran dimainkan. Baik peran Disturbance handler maupun Entrepreneur di sebelah kanan mengambil informasi dari seluruh lima sumber yang terdaftar di sebelah kiri. Peran Resource allocator mengambil dari empat sumber dan peran Negotiator mengambil dari dua sumber.Jawaban atas pertanyaan tersebut, walau hanya ditetapkan pada lima eksekutif, memberikan pandangan mengenai kebutuhan informasi di tingkat eksekutif.Penemuan Penelitian yang MenonjolTiga penemuan penelitian yang tampak paling menonjol : Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.Gambar 17.8Penggunaan Informasi menurut Peran Keputusan

Sebagian informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis komputer. Sebaliknya, komputer akan diletakkan di atas arus-arus nonkomputer. Karena alasan itu, sistem informasi dari lima eksekutif yang diteliti mendukung suatu tujuan penting. Sistem-sistem itu menunjukkan sifat rumit arus informasi yang eksekutif tetapkan untuk mendapatkan informasi pemecahan masalah.Gambar 17.9Sumber-sumber Informasi Keputusan

Penelitian Rockart dan TreacyJika seorang diminta untuk menunjukkan satu usaha penelitian yang memicu perhatian pada sistem informasi eksekutif, akan sukar untuk menentukan antara penelitian Mintzberg dan penelitian yang dilakukan awal 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Dalam penelitian mereka mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif di 16 perusahaan, sedikitnya satu dari tiga pejabat puncak sangat sering CEO menggunakan sendiri komputer.Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Heinman memiliki sebuah terminal diruang kerjanya, satu dirumahnya dan membawa satu pada liburannya. Heineman menyatakan, Terdapat keuntungan besar bagi CEO untuk mengotori tangannya dengan data. Eksekutif lain berkomentar, Anda mempelajari hakikat pertanyaan yang seharusnya Anda tanyakan jika Anda berkubang dalam data.Istilah sistem informasi eksekutif atau EIS, pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti itu menemukan bahwa sistem tersebut menampilkan : Tujuan Sentral. Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanan dan pengendalian. Inti Data Bersama. Database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu masa lalu, masa kini dan masa depan. Dua Metode Penggunaan Utama. Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data. Organisasi Pendukung. Para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan pengendali EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi, atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Pengendali EIS adalah aggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.Penelitian Rockart dan Treacy menyoroti kenyataan bahwa penggunaan komputer tidak dibawah martabat eksekutif.Menempatkan Komputer dalam PerspektifWalau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Terdapat kemungkinan dua alasan. Pertama, Masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur dan dan karena itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer. Kedua, Eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal. Umur itu sendiri bukanlah masalah, seperti dibuktikan oleh banyak eksekutif menjelang pensiun yang menggunakan pengolahan komputer. Juga, kurangnya pelatihan dapat diatasi dengan mudah jika eksekutif itu mau.Mungkin penggunaan komputer terutama dipengaruhi oleh sifat pemecahan masalah dari tugas-tugas eksekutif. Jika eksekutif itu menekankan pemecahan masalah rasional dan menyadari potensi kontribusi komputer pada proses, maka ia akan menggunakan informasi komputer.Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah (1) penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi, (2) informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif. Semua eksekutif ingin menerima informasi yang baik dari sumber mana pun. Heineman, sebagai seorang penganjur penggunaan komputer paling gigih yang dapat diharapkan dari tingkat eksekutif, mengungkapkan keinginan ini ketika ia berkata bahwa ia percaya tidak menjadi tawanan salah satu sumber informasi tertentu.

E. Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi EksekutifOrang pasti merasakan bahwa komputer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Tetapi, dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen-komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan ini diikhtisarkan di bawah ini.1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk. Penelitian Jones dan McLeod mengungkapkan bahwa eksekutif tidak selalu memiliki persepsi yang jelas mengenai sistem informasi mereka. Eksekutif mungkin menganggap beberapa sumber dan media tertentu memberikan kontribusi lebih daripada yang sebenarnya mereka berika. Demikian pula, sumber dan media lain mungkin dinilai rendah. Eksekutif, dibantu oleh sekretaris, dapat memelihara log yang serupa dengan yang terdapat pada penelitian Jones dan McLeod. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan Jones dan McLeod yang berhubungan dengan sistem mereka.2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi. Dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai yinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik tentang cara pelaksanaannya. Mungkin informasinya yang paling berharga berasal dari komite manajemennya. Agar tiap anggota merasa bebas berpartisipasi secara merata, CEO itu menentukan agar digunakan meja konferensi bundar.3. Memanfaatkan peluang. Jika sepotong informasi yang baik datang, eksekutif harus meraihnya. Wakil presiden direktur keuangan mengikuti strategi ini ketika ia menempatkan mejanya menghadap dinding sehingga ia memunggungi pintu. Ini tampak seperti suatu tindakan untuk merintangi komunikasi, tetapi maksudnya justru sebaliknya. Ia menjelaskan bahwa jika seseorang masuk ke ruang kerjanya, ia tidak ingin bercakap-cakap melalui tumpukan pekerjaan yang belum terselesaikan. Dengan meja mengahdap dinding, ia dapat memutar kursinya dan memberikan perhatian penuh pada orang yang datang padanya.4. Menyesuaikan sistem pada perorangan. Seperti ditunjukkan data penelitian Jones dan McLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain. CEO pengecer merupakan contohnya. CEO yang sebelumnya telah membangun pintu keluar pribadi pada ruang kerjanya sehingga ia dapat datang dan pergi tanpa bertemu seseorang. CEO yang diteliti ini memiliki filosofi yang sebaliknya, ia memilih menggunakan pintu utama sehingga ia dapat bertemu langsung dengan sebanyak mungkin pegawai saat ia berjalan ke ruang kerjanya.5. Memanfaatkan teknologi. Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya. Eksekutif yang lebih muda yang mempelajari komputer di SMA dan Universitas, mengenal potensi penggunaan komputer, tetapi pengetahuan komputer mereka harus dijaga tetap mutakhir. Eksekutif yang lebih tua memerlukan pelayanan konsultasi yang lebih mendasar mengenai apa yang komputer dapat dan tidak dapat lakukan. Membuat semua eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi merupakan tanggung jawab organisasi jasa informasi yang penting.Perhatian pada EIS melesat bagai roket selama akhir 1980-an. Perhatian ini mencerminkan kombinasi dari kesadaran komputer yang lebih besar di kalangan eksekutif dan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang lebih baik.

F. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis KomputerSistem informasi eksekutif (executive information system EIS) merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah sistem pendukung eksekutif (executive support system ESS) juga dapat digunakan. Namun, dalam hal ini kita menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa sistem itu meliputi komputer.Model EISKonfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe, seperti tampak dalam model EIS pada Gambar 17.10. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memugkinkan pemakai menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi. Gambar 17.10Model EIS

Database eksekutifKomputer personalPermintaan informasiTampilan informasiDatabase perusahaanKotak surat elektronikKoleksi perangkat lunakMenyediakan informasi perusahaanBerita mutakhir penjelasanInformasi data eksternalWorkstation eksekutifKomputer sentralKe workstation eksekutif lainKe workstation eksekutif lain

Dialog Antara Eksekutif dan EISEksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar. Penggunaan keyboard dikurangi.Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari data tabel atau grafik dapat diketik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artificial intelligence). Gambar 17.11 menunjukkan suatu tampilan yang dihasilkan oleh Commander EIS yang dipasarkan oleh Comshare.Drill DownIstilah yang berkembang dari kegiatan EIS adalah drill down. Drill down berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci. Gambar 17.11Tampilan Informasi Meliputi Penjelasan Narasi yang Dihasilkan Komputer

Penyatuan Konsep-konsep ManajemenDapat dilihat dengan mudah bagaimana para eksekutif membangun EIS mereka di atas konsep-konsep dasar manajemen, yaitu sebagai berikut :a. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan (critical success factors)EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors). Ia merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci atau CSF, menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya : CSF di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. Eksekutif yang menerima konsep faktor-faktor penentu keberhasilan menggunakan EIS mereka untuk memantau tiap CSF.b. Management by ExceptionTampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

c. Model MentalPeran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression), dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.P.N. Johnson-Laird menciptakan istilah model mental. Dalam bukunya tahun 1973 ia menjelaskan bahwa model tersebut memungkinkan peroprangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya, dan diatas semuanya untuk mengalami kejadian melalui perwakilan (proxy). CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistemnya. EIS merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.

G. Keputusan Penerapan EISSaat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan EIS berbasis komputer, tiga keputusan penerapan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama adalah ; Per;ukah kita mengembangkan EIS? jika jawabannya tidak, eksekutif terus mengandalkan sistem yang ada sekarang. Jika jawaban ya, pertanyaan selanjutnya adalah, Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? jika ada, perangkat lunak itu dibeli.Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah, Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? jika ya, perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak, staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan Siap PakaiPerangkat lunak produktivitas perorangan (personal productivity software) adalah perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contohnya adalah DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek. Jika perangkat lunak jenis ini dapat diterima, maka itu merupakan pilihan terbaik, juga yang paling murah. Keterbatasan utamanya adalah eksekutif mungkin menganggapnya tidak cukup ramah terhadap pemakai (user friendly) atau tidak tertuju pada kebutuhan khusus mereka.Perangkat Lunak EIS Siap PakaiJika perusahaan memutuskan tidak mengikuti rute perangkat lunak produktivitas perorangan, pilihan lainnya adalah perangkat lunak EIS siap pakai, yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Sistem tersebut biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down.Contoh awal perangkat lunak EIS dirancang untuk sistem mainframe, dan perintisnya adalah Pilot Executive Software, Inc. dari Boston dan Comshare, Inc. dari Ann Arbor, Michigan. Sekarang, perangkat lunak EIS siap pakai tersedia untuk segala jenis komputer, dan sebagian besar paket diarahkan pada pemilik PC.Kelas perangkat lunak ini menawarkan tiga keuntungan utama dibandingkan kategori lain, yaitu : Perangkat lunak siap pakai memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem. Proyek penerapan EIS tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan dibandingkan jika mereka harus mengembangkan EIS dari awal. Perangkat lunak EIS khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yang baik untuk digunakan.Sedangkan kekurangannya mungkin berupa ketidakmampuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu.Perangkat Lunak EIS PesananJika perusahaan memilih untuk tidak membeli perangkat lunak siap pakai jenis apa pun, pilihan yang tersisa hanyalah staf jasa informasi menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling banyak dipublikasikan adalah sistem MIDS (singkatan Management Information and Decision Support) yang diterpkan oleh Lockheed-Georgia pada akhir 1980-an. Selain mempopulerkan istilah EIS berbasis komputer, Lockheed-Georgia menyadari perlunya menyediakan dukungan bagi eksekutif dalam bentuk manajer data yaitu orang-orang yang pakar mengenai data yang ditampilkan. Tiap layar menampilkan nama satu atau beberapa orang yang dapat menjelaskan tampilan tersebut secara rinci jika eksekutif memerlukan bantuan. Peran manajer data disadari begitu penting sehingga disiapkan para penggantinya jika para manajer data yang biasa sedang berhalangan.

H. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EISJohn Rockart dan David DeLong mengidentifikasi delapan faktor penentu keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil, yaitu sebagai berikut:1. Sponsor Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen. Eksekutif tingkat puncak, lebih disukai CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai pertamanya adalah eksekutif puncak.2. Sponsor Operasi. Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencurahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu terlaksana.3. Staf Jasa Informasi yang Sesuai. Harus tersedia spesialisasi informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. Area teknologi informasi yang dapat diterpkan meliputi komunikasi data, database, dan graphical user interface.4. Teknologi Informasi yang Sesuai. Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan harus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang.5. Manajemen Data. Tidak cukup hanya menampilkan atau informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data itu. Ini dapat dicapai dengan mengidentifikasi tanggalnya dan idealnya, jam data itu dimasukkan ke dalam sistem. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.Sorotan dalam SIMMerupakan suatu Kesalahan untuk Terburru-buru Mengerjakan Proyek EISPara eksekutif perlu mengikuti perkembangan teknologi, tetapi bertindak prematur merupakan kekeliruan. Panduan ini diilustrasikan oleh pengalaman Western Mining Corporation di Australia, yang menerapkan EIS pada awal 1990-1n. Eksekutif Western Mining Corporation (WMC) mengikuti buku dalam proses pengembangannya. Wawancara pribadi dengan 20 eksekutif dilakukan untuk menentukan kebutuhan informasi, suatu tim evaluasi membandingkan kinerja dua sistem prototipe dengan menggunakan sutau permasalahan kasus umum, dan pemgenbangan dua apikasi awal menjadi dasar bagi sistem final. Ternyata WMC bisa lebih baik jika mempelajari proses bisnis dan arsitektur sistem informasinya sebelum memulai proyek EIS.EIS sering ditawarkan (dan diterpkan) dengan asumsi bahwa EIS akan mempercepat penambilan keputusan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendistribusikan informasi. WMC berusaha mencapai pengurangan waktu ini, tetapi ternyata kelambanan pengambilan keputusan disebabkan oleh waktu yang diperlukan untuk mengkonsolidasi dan memvalidasi disebabkan oleh tidak adanya sistem, prosedur dan terminologi standar di seluruh operasi perusahaan, sesuatu yang kurang mampu ditangani EIS.Setelah kenyataan ini diketahui para eksekutif WMC, mereka membereskan akar masalah, sebagai berikut : Mereka memulai suatu analisis kebutuhan informasi di seluruh perusahaan untuk mengidentifikasi proses keputusan dan kebutuhan informasi. Mereka mengembangkan suatu rencana sistem informasi strategis. Mereka mulai menciptakan model data perusahaan. Mereka menetapkan standar teknis bagi perkomputeran. Mereka memulai proses penetapan prosedur dan istilah standar. Mereka memulai beberapa proyek berprioritas tinggi yang umum dalam operasi WMC. Intinya, WMC sebelumnya keliru menempatkan kereta di depan kuda. Gambar 17.14 menunjukkan urutan yang disarankan untuk mengembangkan EIS berdasaekan pengalaman WMC. Bila enam kegiatan prasyarat dalam Gambar 17.14 tersebut telah selesai, maka waktunya untuk mengembangkan EIS.

6. Keterkaitan yang Jelas dengan Tujuan Bisnis. Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.7. Manajemen atas Penolakan Organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan. Strategi yang baik adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif itu dan kemudian segera menerapkan EIS, dengan menggunakan phototyping, untuk mengatasi masalah tersebut. Perlu berhati-hati dalam memilih masalah yang akan memungkinkan EIS nampak baik. Kemudian, aplikasi tambahan dapat ditambahkan.Gambar 17.14Kegiatan Prasyarat bagi Sistem Informasi Eksekutif

Kebutuhan informasiAnalisis organisasiStandar teknologi informasiRencana sistem informasiModel data perusahaanSistem produksi dan kinerjaEIS

8. Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi Sistem. Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama. Manajer tingkat bawah ingin mampu mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap situasinya tidak terkendali EIS karena itu mengikuti pola trickle-down. Namun, perlu berhati-hati dalam menambah pemakai, yaitu hanya jika mereka bisa mendapatkan perhatian yang mereka perlukan. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS adalah tingkat pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi.Sejumlah CSF ini akhirnya bermuara pada perencanaan yang baik mengantisipasi kebutuhan dan kemudian menempatkan suber daya dan prosedur yang diperlukan pada tempatnya. Jika perusahaan telah menerapkan manajemen sumber daya informasi dan melaksanakan perencanaan strategis untuk sumber daya informasi dengan baik, keberhasilan EIS dan sistem informasi organisasi yang lain merupakan suatu sasaran yang realistis.

I. Trend EIS Masa DepanPenyatuan komputer ke dalam sistem informasi eksekutif selama ini berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang seperti Ben Heineman di awal 1980-an sangat langka, eksekutif sekarang sudah umum memakai komputer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS, kita dapat berharap melihat pengaruhnya dalam beberapa bentuk.Penggunaan EIS di Perusahaan Besar Akan Menjadi UmumSemakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang komputer yang menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.Terdapat Kebutuhan akan Perangkat Lunak EIS khusus Berharga MurahTingkat penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternatif yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasuki pasar.SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa KiniDibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.

Eksekutif Akan Menjaga Komputer dalam PerspektifKecenderungannya jelas mengarah pada penningkatan penggunaan komputer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorang pun yang memperkirakan bahwa komputer akan menjadi sumber daya informasi yang paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun, para eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatuka komputer ke dalam sistem informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

PERTANYAAN1. Sebutkan perbedaan dasar antara seseorang eksekutif dan seorang manajer tingkat rendah?Jawaban :Perbedaan seorang dasar antara seorang eksekutif dengan seorang manajer tingkat rendah yaitu eksekutif berbeda bukan dalam karakteristik pribadi tetapi dalam hal perkerjaanya da cara pelaksaaannya sedangkan manajer tingkat rendah eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.

2. Fungsi manajeman Fayol yang mana yang diperkirakan paling kritis pada tingkat eksekutif?Jawaban : Manajer Fayol bahwa semua manajer melakukan fungsi fungsi manajemen yang sama merencanakan, mengorganisasi, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan.

3. Peran manajerial Mintzberg yang mana yang diperkirakan paling kritis pada tingkat eksekutif?Jawaban :Peranan manajerial Mintzberg, manajer tingkat rendah yang merudingkan tanggal pengiriman dengan pemasok, keduanya berunding, tetapi dengan orientasi yang berbeda.

4. Bagamana istilah lingkungan yang diguakan Kotter berbeda dengan yang biasa kita pakai?Jawaban : Pertama, mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai.Kedua, eksekutif membangun jaringan. Ketiga, Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga para anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

5. Apakah eksekutif mengikuti pendekatan sistem? JelaskanJawaban :Ya, karena sistem informasi eksekutif berada dipuncak sistem informasi fungsional dan menyediakan informasi bagi eksekutif.

6. Bagaimana eksekutif Mintzberg menghabiskan sebagian besar waktunya?Jawaban :Eksekutif Mintzberg menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengumpulkan data pada awal 1970-an.

7. Daftarkan delapan sumber utama sistem informasi eksekutif yang diidentifikasikan dalam Penelitian Jones dan McLeod. Berikan tanda bintang disebelah sumber sumber yang memberikan kombinasi terbaik antara volume yang tinggi dan nilai yang tinggi?Jawaban :Daftar 8 sumber utama EIS. Perusahaan tanpa sistem informasi eksekutif Perusahaan dengan sistem informasi eksekutif Mengidentifikasikan lima kegiatandasar yang membentuk waktu CEO Terdapat variasi volume yang besar antara satu eksekutif dengan eksekutif lain Berisi grafik batang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif Menunjukkan sumber sumber informasi Menunjukkan distibusi Informasi berdasarkan peran keputusan

8. Apakah menurut penelitian Rockatt dan Trearcy mendukung keyakinan bahwa eksekutif lebih menyukai ikhtisar informasi? Jelaskan.Jawaban :Ya, karena melihat dari kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg.

9. Apakah penelitian Jones dan McLeod potensi pengguna informasi berpengaruh pada nilainya Jika ya, jelaskan.Jawaban :Iya, karena eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencaan dan pengendalian.

10. Bedakan antara EIS dan Sopir EIS?Jawaban :Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif,jasa informasi,atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sedangkan Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

11. Lima langkah apa yang dapat dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi