perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i  

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PELAYANAN KAPAL

MELALUI APLIKASI PORTAL ANJUNGAN

DI PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh:

DANU MARDANI D1513014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016  

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii  

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii  

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv  

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v  

MOTTO

Cobalah dulu, baru cerita. Pahamilah dulu, baru menjawab. Pikirkanlah

dulu, baru berkata. Dengarlah dulu baru beri penilaian. Bekerjalah dulu,

baru berharap.

-Socrates

Intinya, bagaimana sembahyang itu bisa mendorong seluruh hatimu untuk

menolong orang lain. Itulah inti pergi ke masjid, gereja, wihara, kuil, dan

sebagainya.

-Sujiwo Tejo

Jika tidak hari ini, besok pun kita bisa memulainya, tapi andai kita

memulainya hari ini, mungkin besok kita sudah selesai.

-Hendry Ridho

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi  

PERSEMBAHAN

Dengan rasa syukur kepada Allah SWT karya ini kupersembahkan kepada

Orangtuaku yang telah memberikan segalanya.

Guru-guruku semua yang telah memberikan ilmunya kepadaku.

Kakak dan Adik ku yang telah menjadi teman bermain dirumah,

yang akan selalu kurindukan.

Sahabat dan teman-teman yang selalu memberikan motivasi serta

kebersamaan.

Almamaterku D3 Manajemen Administrasi FISIP UNS.

Pembaca yang budiman.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii  

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas karuniaNya

penulis dapat menyelesaikan dengan sebaik-baiknya Tugas Akhir (TA) yang

berjudul “SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PELAYANAN KAPAL

MELALUI APLIKASI PORTAL ANJUNGAN DI PT. PELABUHAN

INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA” Tugas Akhir ini disusun bertujuan

untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli

Madya (A.Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi. Penyusunan Tugas Akhir

ini juga bertujuan untuk memberikan informasi dan pengetahuan khususnya bagi

para pembaca mengenai kegiatan administrasi di bidang kepelabuhanan

khususnya dalam bidang pelayanan kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III

(Persero).

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tentunya penulis mendapatkan

bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis

akan menyampaikan terimakasih kepada beberapa pihak diantaranya:

1. Bapak Djoko Purwoko,SS.,MH. Selaku dosen pembimbing, yang telah

bersedia memberikan bimbingan hingga tugas akhir ini dapat

dipertahankan di depan penguji.

2. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si. Selaku penguji dan pembimbing

akademik yang telah memberikan koreksi dan perbaikan sehingga

tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

3. Bapak Drs.Ali, M.Si. Selaku Kepala Program Studi Diploma 3

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan kemudahan dalam

proses persiapan pengamatan dan juga telah memberikan ilmu

pengetahuan mengenai metodologi pengamatan kualitatif

4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. Selaku Dekan Fakultas

Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang

telah memberikan izin pengamatan kepada penulis.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii  

5. Pihak PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) yang telah memberikan

izin untuk melaksanakan pengamatan, dan juga memberikan

kemudahan dengan memberikan berbagai informasi untuk menjadi

bahan dalam pengamatan ini.

6. Teman-teman mahasiswa Diploma 3 Manajemen Administrasi 2013

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,

yang telah memberikan bantuan dalam pelaksanaan dan penyusunan

pengamatan.

7. Semua pihak yang telah membantu barupa apapun dalam pengamatan

dan penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu

persatu.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat berbagai

kesalahan baik dari segi tata tulis maupun dari segi penyajian materi, maka dari

itu penulis juga berharap bagi para pembaca tugas akhir ini untuk dapat

memberikan saran dan atau kritik yang membangun sehingga penulis dapat

melakukan perbaikan tugas akhir ini, serta demi kesempurnaan karya ilmiah –

karya ilmiah penulis selanjutnya.

Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi para

pembaca pada khususnya, serta bagi berbagai pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Juni 2016

Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix  

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN .............................................................................................. iii

PERNYATAAN .............................................................................................. iv

MOTTO .......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xiii

DAFTAR BAGAN .......................................................................................... xiv

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xvi

ABSTRAK ...................................................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 1

B. Perumusan Masalah ............................................................................. 6

C. Tujuan Pengamatan .............................................................................. 6

D. Manfaat Pengamatan ............................................................................ 7

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x  

BAB IITINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .......... 9

A. Tinjauan Pustaka .................................................................................. 9

1. Sistem ............................................................................................. 9

2. Informasi ........................................................................................ 10

3. Sistem Informasi ............................................................................ 11

4. Sistem Informasi Manajemen ........................................................ 14

5. Sistem Pemrosesan Transaksi ........................................................ 20

6. Pelayanan ....................................................................................... 31

B. Metode Pengamatan ............................................................................. 40

1. Lokasi Pengamatan ........................................................................ 40

2. Jenis Pengamatan ........................................................................... 40

3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................................. 41

4. Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 44

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI ........................................... 46

A. Sejarah .................................................................................................. 46

B. Visi dan Misi ........................................................................................ 47

C. Struktur Organisasi .............................................................................. 50

D. Job Dercription .................................................................................... 51

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................ 53

A. Pelayanan Kapal ................................................................................... 54

1. Jasa Labuh ...................................................................................... 54

2. Jasa Pandu ...................................................................................... 54

3. Jasa Tunda ...................................................................................... 55

4. Jasa Tambat .................................................................................... 55

B. Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya ................................. 56

1. Regristasi Kedatangan Kapal ......................................................... 59

2. Pembuatan Estimasi Perkiraan Biaya (EPB).................................. 59

3. Permohonan ................................................................................... 59

4. Perencanaan Jasa Pelayanan Kapal ................................................ 61

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi  

5. Penetapan Penambatan Kapal ........................................................ 62

6. Pelayanan Kapal Masuk dari Ambang Luar ke

Kolam Pelabuhan ........................................................................... 62

7. Pelayanan Kapal Tambat dari Ambang Luar atau

Rede ke Tambatan .......................................................................... 63

8. Proses Pelayanan Kapal Pindah/ Gerakan Tersendiri .................... 64

9. Proses Pelayanan Kapal Keluar dari Tambatan ke Ambang Luar ................................................................................. 65

10. Prosedur Perpanjangan/ Perpendekan Pelayanan Kapal ................ 66

11. Prosedur Pembatalan Pelayanan Kapal .......................................... 67

12. Prosedur Perubahan Pelayanan Kapal ............................................ 67

13. Penerbitan dan Pembayaran Nota Penjualan.................................. 67

C. Pengolahan Data Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal ...... 69

1. Pengumpulan Data (Data Gathering) ............................................ 70

2. Manipulasi Data (Data Manipulation) ........................................... 71

3. Penyimpanan Data (Data Storage) ................................................ 72

4. Persiapan Dokumen (Document Preparation) ............................... 73

D. Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA)...................................................... 74

1. Prosedur Pelayanan Kapal Melalui PPSA ..................................... 74

2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui PPSA ................... 75

E. Aplikasi Portal Anjungan ..................................................................... 76

1. Proses Alur Layanan Sistem Aplikasi Portal Anjungan ................ 77

2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui Aplikasi Portal Anjungan ............................................................................. 78

F. Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Portal Anjungan ........................ 79

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 82

A. Kesimpulan .......................................................................................... 82

B. Saran ..................................................................................................... 83

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 85

LAMPIRAN

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii  

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik Produk (Barang) dan Pelayanan ................................. 31

Tabel 2.2 Karakteristik Penyelenggaraan Pelayanan Publik............................ 34

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii  

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Model Sistem Informasi Manajemen .............................................. 17

Bagan 2.2 Model Sistem Pemrosesan Transaksi.............................................. 22

Bagan 2.3 Diagram Konteks Sistem Distribusi................................................ 24

Bagan 2.4 Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi............................................... 26

Bagan 2.5 Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan .... 27

Bagan 2.6 Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti .. 29

Bagan 2.7 Diagram Nomor 3 Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar ........................................................................................... 30

Bagan 3.1 Struktur Organisasi ......................................................................... 50

Bagan 4.1 Sistem Pelayanan Kapal .................................................................. 56

Bagan 4.2 Alur Layanan Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal ............................................................................................... 58

Bagan 4.3 Model Sistem Pemrosesan Transaksi.............................................. 69

Bagan 4.4 Arsitektur Portal Anjungan ............................................................. 76

Bagan 4.5 Alur Layanan Sistem Anjungan ...................................................... 77

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv  

DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Grafik Perkembangan Bisnis dan Jasa Pelayanan Kapal ............. 4

Gambar 2.1 Jenis-jenis Sistem Informasi ........................................................ 13

Gambar 2.2 Sistem Informasi Manajemen....................................................... 15

Gambar 4.1 Kegiatan Pelayanan Kapal ........................................................... 54

Gambar 4.2 Prosedur Pelayanan Kapal ............................................................ 74

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xv  

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumen PPKB ........................................................................... 87

Lampiran 2Dokumen EPB ............................................................................... 88

Lampiran 3Dokumen BPJK ............................................................................. 89

Lampiran 4 Dokumen PKK ............................................................................. 90

Lampiran 5 Dokumen SPK .............................................................................. 91

Lampiran 6 Dokumen 2 A 1............................................................................. 92

Lampiran 7 Dokumen 2 A 2............................................................................. 93

Lampiran 8 Dokumen BAT Masuk.................................................................. 94

Lampiran 9 Dokumen BAT Keluar.................................................................. 95

Lampiran 10 Dokumen Nota Penjualan Jasa Kepelabuhanan ......................... 96

Lampiran 11 Dokumen Perhitungan Nota Kapal ............................................. 97

Lampiran 12 Dokumen Surat Ukur Kapal ....................................................... 98

Lampiran 13 Dokumen IMO Crew List ........................................................... 99

Lampiran 14 Dokumen ISPS Code .................................................................. 100

Lamipran 15 Dokumen Export Cargo Manifest............................................... 101

Lampiran 16 Dokumen Manifest ..................................................................... 102

Lampiran 17 Dokumen Perjanjian Kerjasama 1 .............................................. 103

Lampiran 18 Dokumen Perjanjian Kerjasama 2 .............................................. 104

Lampiran 19 Dokumen Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat ...................... 105

Lampiran 20 Dokumen SPOGK ...................................................................... 106

Lampiran 21 Dokumen Surat Persetujuan Berlayar ......................................... 107

Lampiran 22 Dokumen LK3 ............................................................................ 108

Lampiran 23 Dokumen PKBM ........................................................................ 109

Lampiran 24 Dokumen Permohonan Perpanjangan Tambatan ....................... 110

Lampiran 25 Dokumen Permohonan Pelayanan Barang ................................. 111

Lampiran 26 Dokumen Permintaan Alat HMC ............................................... 112

Lampiran 27 Dokumen Perencanaan Penambatan Kapal dan Bongkar Muat . 113

Lampiran 28 Dokumen Penunjukan PBM ....................................................... 114

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xvi  

Lampiran 29 Dokumen Pemberitahuan Pembagian Nota Rampung ............... 115

Lampiran 30 Dokumen Operation Plan ........................................................... 116

Lampiran 31 Dokumen Laporan Pemasukan/ Pengeluaran Barang Ke/ Dari Pelabuhan Tanjung Perak ................................................................................. 117

Lampiran 32 Dokumen Laporan Harian Stasiun Pandu .................................. 118

Lampiran 33 Dokumen Dokumen Laporan Harian Situasi Tambatan ............. 119

Lampiran 34 Dokumen Data Posisi Kapal ....................................................... 120

Lampiran 35 Dokumen Daftar Kapal yang Berlabuh di karang Jamuang ....... 121

Lampiran 36 Dokumen Data Antrian Kapal .................................................... 122

Lampiran 37 Dokumen Bukti Penerimaan Kas Bank ...................................... 123

Lampiran 38 Dashboard Anjungan .................................................................. 124

Lampiran 39Form Permohonan Kapal Melalui Anjungan............................... 125

Lampiran 40 Form Permohonan Air Kapal Melalui Anjungan ....................... 126

Lampiran 41 Form EPB Kapal Anjungan ........................................................ 127

Lampiran 42 Form EPB Air Kapal Anjungan.................................................. 128

Lampiran 43 Form Verifikasi Pembayaran ...................................................... 129

Lampiran 44 Form BPJK ................................................................................. 130

Lampiran 45 Form Nota Belum Lunas ............................................................ 131

Lampiran 46 Form Nota Lunas ........................................................................ 132

Lampiran 47 Surat Tugas ................................................................................. 133

Lampiran 48 Form Presensi Magang ............................................................... 134

Lampiran 49Form Monitoring ......................................................................... 138

Lampiran 50Form Penilaian Magang ............................................................... 140

Lampiran 51 Sertifikat Magang ....................................................................... 141

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xvii  

ABSTRAK

Danu Mardani. D1513014. Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal Melalui Aplikasi Portal Anjungan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. 2016. 85 Halaman.

Perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat akan membawa berbagai kemudahan bagi yang dapat memanfaatkannya terutama perusahaan.PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam jasa layanan operator terminal pelabuhan dituntuk untuk memberikan pelayanan publik yang maksimal, maka dari itu inovasi terus dilakukan demi terwujudnya pelayanan publik yang maksimal.Inovasi yang dilakukan adalah dengan menciptakan sistem aplikasi portal anjungan, sistem ini bertujuan untuk memudahkan pengguna jasa kepelabuhanan khususnya dalam pelayanan kapal.pengamatan ini memfokuskan pada sistem pemrosesan tranksaksi pelayanan kapal melalui aplikasi portal anjungan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya dan bertujuan untuk mengetahui sistem pemrosesan transaksi tersebut serta kelebihan dan kendala yang dihadapi dalam pengimplementasiannya.

Pengamatan ini dilakukan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen.

Hasil Pengamatan ini menunjukkan bahwa sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal sudah berjalan secara baik.Dengan diciptakannya aplikasi portal anjungan semakin memudahkan pengguna jasa dalam melakukan transaksi pelayanankapal.Aplikasi portal anjungan ini merupakan bentuk penyederhanaan administrasi dari sistem secara manual ke sistem online. Kata kunci: Aplikasi Portal Anjungan, Pelayanan Kapal, Sistem Pemrosesan Transaksi.