2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi

7/24/2019 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi

1/99

Pemrosesan Transaksi dan

Dokumentasi Sistem


2/99

Akuntan memainkan peran penting dalampemrosesan data. Mereka menjawabpertanyaan seperti: Data apa yang seharusnya dimasukkan dan

disimpan? Siapa yang seharusnya dapat mengakses data? Bagaimana seharusnya data diorganisasi di!

update disimpan diakses dan di!retrie"e? Bagaiamana #ara memenuhi kebutuhan in$ormasi

yang terjadwal dan in$ormasi yang tidak terjadual? %ntuk menjawab pertanyaan ini Saudara

harus memahami konsep!konsep pengolahandata.

P&M'(S&SA) T'A)SA*S+:S+*,%S P&)-(,AA) DATA


3/99

/ungsi utama S+A adalah memprosesdata transaksi perusahaan se#arae0sien dan e$ekti$.

Dalam sistem manual data di#atatdalam buku jurnal dan buku besar.

Dalam sistem computer-based

serangkaian kegiatan dilaksanakanterhadap data yang disebut dengansiklus pengolahan data.



4/99

Siklus pengolahan data men#akup 1akti"itas yaitu:

Memasukkan data 2Data input3

Menyimpan data 2Data storage3

Mengolah data 2Data pro#essing3

Mengoutputkan in$ormasi 2+n$ormation

output3



5/99

Tahap pertama dalam pengolahandata adalah menangkap data.

Biasanya dipi#u oleh sebuah akti"itasbisnis.

Data yang ditangkap men#akup: *ejadian 2event) yang terjadi

Sumberdaya 2resources)yangterpengaruh oleh kejadian tersebut

Pelaku 2agents)yang berpartisipasi

DATA +)P%T


6/99

Semula semua kegiatan bisnis

menggunakan dokumen sumber kertasutk mengumpulkan data ttg akti"itas binis.Saat ini banyak yg melakukan input datadg menggunakan layar komputer se#aralangsung.

Turnaround documents

4 5()T(: stub pada tagihan telepon yangdapat disobek dan dikembalikan ketika

pelanggan membayar ke perusahaan telepon4 )omor rekening pelanggan di#etak dalam

dokumen biasanya dalam machine-readableform yang mengurangi kemungkinan humanerror dalam memasukkan #ek ke rekening

yang tepat.

DATA +)P%T


7/99

6

T%') A'(%)D D(5%M&)T

Untuk mengurangi pekerjaan menyalin datadari dokumen sumber ke komputer dapatdigunakan turn around document.

TURN AROUND DOCUMENT adala dokumenyang dibuat perusaaan dikirimkan kepadapiak luar dan dikembalikan ole piak luardimana dokumen ini akan digunakan untukinput data secara langsung ke dalam

komputer dengan menggunakan OCR!Optical Caracter Recognation" de#icesyang merupakan alat untuk meng inputdata ke komputer mengguna$kan scanner


8/99

Serangkaian tindakan dapatdilakukan untuk memperbaiki akurasidan e0siensi pemasukan data:Turnaround do#uments

Sour#e data automation

Dokumen sumber yang well-designeddan layar entri data

Penggunaan dokumen pre!numbered %eri&kasi transaksi

DATA +)P%T

4 5()T(: 5ek ketersediaan barang sebelummemenuhi pesanan7order pelanggan se#ara online.


9/99

Data perlu diorganisasi untukmemudahkan dan menge0sienkanakses.

Beberapa istilah penyimpanan data.

DATA ST('A-&


10/99

DATA ST('A-&

,edger:-eneral ledger danSubsidiary ledger

5oding te#hni8ues: Data di dlmledger diorganisir se#ara logismenggunakan #oding tehni8ues

5hart o$ a##ounts

9ournals

Audit trail


11/99

'edger

DATA ST('A-&

Sebuah ledgeradalah sebuah 0le yang

digunakan untuk menyimpan kumpulanin$ormasi tentang sumberdaya 2resour#es3dan pelaku 2agents3 transaksi. *itabiasanya menggunakan istilah ledgeruntuk

rekening T.


12/99

'edger

5ontoh rekening buku besar piutangdagang:

DATA ST('A-&


13/99

,edger

(eneral ledger

DATA ST('A-&

General ledger adalah ringkasan in$ormasiuntuk seluruh rekening. +n$ormasi rin#itidak diselenggarakan dalam rekening.


14/99

,edger

(eneral ledger

DATA ST('A-&

5ontoh: PT ;< mempunyai tigapelanggan. Adam dengan saldo piutang=>. Budi dengan saldo piutang [email protected] dengan saldo piutang =. Saldo

dalam rekening piutang dagang adalah= namun jika hanya melihat padain$ormasi dalam rekening piutang dagangsaja Saudara tidak bisa ber#erita berapa

piutang kepada setiap pelanggan. ,alu


15/99

,edger

-eneral ledger

)ubsidiary ledger

DATA ST('A-&

Berisi rin#ian rekening buku besar. Bukupembantu piutang dagang berisi rin#ianin$ormasi yang ter#antum dalam rekeningbuku besar piutang dagang.


16/99

,edger

-eneral ledger

)ubsidiary ledger

DATA ST('A-&

'ekening buku besar piutang disebutdengan rekening kontrol.

9umlah saldo!saldo dalam rekeningpembantu A'%S sama dengan saldorekening kontrol..


17/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

Coding tecni*ues

DATA ST('A-&

4 5oding is a method o$ systemati#ally assigningnumbers or letters to data items to help #lassi$yand organiCe them. There are many types o$#odes in#luding:

Se8uen#e #odes

Blo#k #odes

-rou #odes


18/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

Coding tecni*ues

DATA ST('A-&

4 Dengan kode berurutan 2sequence codes) item seperti #he#k atau$aktur diberi nomor urut untuk menjamin tidak ada gap dalam

urutan. Penomoran membantu menjamin bahwa: Seluruh item diperhitungkan

Tidak ada nomor ganda. 9ika ada maka hal inimengindikasikan adanya kesalahan atau ke#urangan 2$raud3


19/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

Coding tecni*ues

DATA ST('A-&

4 9ika digunakan kode blok 2block codes3 blok angka dalamurutan disediakan untuk kelompok tertentu.

4 5()T(: tiga dijit pertama nomor S+M terdiri atas kode blokyang menunjukkan propinsi yang mengeluarkan S+M tersebut:

>! 9awa Barat

1!6 9awa Tengah

E!F D+;


20/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

Coding tecni*ues

DATA ST('A-&

4 9ika kelompok angka 2group codes3 digunakan dua atau lebihsubkelompok dijit digunakan untuk memberi kode sebuah item.

4 5()T(: *ode dalam sudut kanan atas sebuah #ek adalahsekelompok kode yang diorganisasi sbb:

Digit >!@ )omor Bank

Digit *ode 5abang

Digits 1!6 *ode 5abang Pembantu

Digits E!F Propinsi


21/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

Coding tecni*ues

DATA ST('A-&

4 Sistem pengkodean grup sering digunakan untuk memberi koderekening. Pedoman umum:

*ode harus konsisten sesuai tujuan penggunaannya (*+

pastikan Saudara tahu apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Sediakan ruang yang #ukup untuk penambahan kode dikemudian hari.

Buat kode yang simpel agar:

4 Menghemat kos

4 Mudah diingat

4 Mudah diterima oleh para karyawan

Pastikan kode sesuai dengan:

4 Struktur organisasi perusahaan

4 Di"isi lain dalam organisasi

4 Bagan rekening 2chart of accounts3 adalah sebuah da$tar seluruh rekening


22/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

5oding te#hni8ues

Cart o+ accounts

DATA ST('A-&

4 Bagan rekening 2chart of accounts3 adalah sebuah da$tar seluruh rekeningbuku besar yang dimiliki oleh perusahaan.

4 Pengkodean kelompok sering digunakan dalam bagan rekening misalnya:

*elompok pertamamengidenti0kasi kelompok rekening utama sepertiakti"a utang modal pendapatan biaya dst.

*elompok keduamengidenti0kasi subkelompok rekening utamaseperti akti"a lan#ar in"estasi akti"a tetap dll..

*elompok ketiga mengidenti0kasi rekening khusus seperti piutangatau persediaan

*elompok keempat mengidenti0kasi rekening

4 Struktur bagan rekening ini penting dalam sebuah S+A dan harus #ukuprin#i untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

4 Dalam sistem manual dan beberapa paket akuntansi tempat


23/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

5oding te#hni8ues

5hart o$ a##ounts

,ournals

DATA ST('A-&

4 Dalam sistem manual dan beberapa paket akuntansi tempatpertama untuk memasukkan transaksi adalah jurnal.

9urnal umum digunakan untuk men#atat:

4 Transaksi non rutin

4 'ingkasan transaksi rutin

4 9urnal penyesuaian

4 9urnal penutup

9urnal khusus digunakan untuk men#atat transaksi rutin.men#akup:

4 Penerimaan kas

4 Pengeluaran kas4 Penjualan kredit

4 Pembelian kredit


24/99

,edger

-eneral ledger

Subsidiary ledger

5oding te#hni8ues

5hart o$ a##ounts

9ournals Audit trail

DATA ST('A-&

4 Sebuah jejak audit eksis jika ada dokumentasiyang #ukup untuk melakukan penelusuransebuah transaksi dari awal sampai akhir atau

dari akhir kembali ke awal.4 5ontoh: re$erensi posting dan nomor

dokumen memungkinkan penelusurantransaksi melalui jurnal dan buku rekening

buku besar dan memudahkan audit trail.


25/99

P'(S&S P&);+MPA)A):.

Setelah data direkam dalam buktitransaksi tahap berikutnya adalahmen#atat data dalam sebuah jurnal.

Pen#atatan dalam jurnal dilakukanuntuk setiap transaksi yangmenunjukkan rekening dan jumlahrupiah.

DATA ST('A-&


26/99


27/99

*onsep dasar: &ntity Attribute

'e#ord Data Galue /ield /ile

Master /ileTransa#tion /ile Database

*onsep Penyimpanan Berbasis*omputer


28/99

Entityadalah sesuatu yang in$ormasinyadisimpan.

5ontoh:

Persediaan Pemasok

Pelanggan



29/99

Attributesadalah karakteristik yangmelekat dalam entity.

5ontoh atribut dalam data mahasiswa

)omor mahasiswa )omor telepon

Alamat



30/99

0eldadalah ruang 0sik tempatpenyimpanan atribut.

.

Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50

328469993 SIMPSON ALICE 4053721111

328500732 ANDREWS BARRY 4057440236

529036409 FLANDERS CARLA 4057475863



31/99

re#ordadalah serangkaian atribut yangdisimpan.

*umpulan 0eld yang memiliki arti yang

utuh.

Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50

328469993 SIMPSON ALICE 4053721111

328500732 ANDREWS BARRY 4057440236

529036409 FLANDERS CARLA 4057475863



32/99

data "alueadalah interseksi baris dankolom.

.

Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50

328469993 SIMPSON ALICE 4053721111

328500732 ANDREWS BARRY 4057440236

529036409 FLANDERS CARLA 4057475863



33/99

0leadalah kumpulan re#ord yang sejenis.

Col. 1-9 Col. 10-30 Col. 31-40 Col. 41-50

328469993 SIMPSON ALICE 4053721111

328500732 ANDREWS BARRY 4057440236

529036409 FLANDERS CARLA 4057475863



34/99

master&leadalah sebuah 0le yangmenyimpan in$ormasi kumulati$tentang entity sebuah organisasi

Sama dengan rekening dalam sistemmanual: Bersi$at permanen

Selalu ada sepanjang periode 0skal

Perubahan dilakukan terhadap 0le inimereHeksikan adanya transaksi baru.



35/99

transaction&leadalah sebuah 0leyang berisi re#ord transaksi yangterjadi selama periode 0skal.

Sama dengan jurnal dalam sistemmanual: Bersi$at temporer

/ile biasanya hanya di!maintain untuk >periode 0skal.



36/99

databaseadalah kumpulan 0le yangsaling berhubungan dan dikoordinasise#ara terpusat.

5ustomer/ile

Sales (rder/ile

A##ount'e#ei"able

/ile



37/99

Ada 1 jenis pemrosesan 0le

%pdating datayaitu memperbarui data.

5hanging data yaitu mengubah data

2misalnya alamat3

Adding data yaitu menambah data2pelanggan baru3.

Deleting data yaitu menghapus datayang ada 2misalnya pelanggan yangsudah lebih dari I tahun tidakmelakukan transaksi3

DATA P'(5&SS+)-


38/99

%pdating dapat dilakukan dengan#ara: Bat#h pro#essingBat#h pro#essing

DATA P'(5&SS+)-


39/99


40/99

%pdating #an be done throughse"eral approa#hes: Bat#h pro#essing

(n!line Bat#h Pro#essing(n!line Bat#h Pro#essing

DATA P'(5&SS+)-


41/99

On$line batc processingTransaksi dimasukkan ke dalam sistem

komputer ketika transaksi terjadi dan

disimpan sementara dalam 0letemporer.

Se#ara periodik 0le transaksi diprosesuntuk mengupdate 0le induk.

(utput di#etak dan didisplay.

DATA P'(5&SS+)-


42/99

%pdating #an be done throughse"eral approa#hes: Bat#h pro#essing

(n!line Bat#h Pro#essing (n!line 'eal!time Pro#essing(n!line 'eal!time Pro#essing

DATA P'(5&SS+)-


43/99

On$line/ Real$time 0rocessingTransaksi dimasukkan ke dalam sistem

komputer ketika transaksi terjadi.

/ile induk diupdate segera denganmenggunakan data transaksi.

(utput di#etak dan didisplay.

DATA P'(5&SS+)-

B t h P i (K li i ti d t i di i


44/99

1I

Master

/ile

Bat#h Pro#essing J (K line inputing data periodi# pro#essing

(n!,ine inputing data Bat#h7Periodi# Pro#essing

Master/ile

Bar#odetagP(SterminalPlasti# 5ard


45/99

1

(n!,ine inputing data 'eal Time Pro#essing

Master/ile

Bar#odetag

P(Sterminal

Plasti#5ard

M&)-(%TP%T*A)


46/99

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

Tahap terakhir dalam pemrosesanin$ormasi adalah mengoutputkanin$ormasi

(utputnya dapat berupa

Dokumen

'aporan

1uery1uery

M&)-(%TP%T*A)


47/99



DokumenDokumen4 Dokumen adalah rekaman

transaksi atau data lain.

4 5ontoh: order pembelian $aktur

4 Dokumen yang dihasilkan padaakhir akti"itas pemrosesantransaksi disebutdokumenoperasional 2operationaloperationaldo#uments3 kebalikan darido#uments3 kebalikan daridokumen sumber 2sour#edokumen sumber 2sour#e

do#uments3do#uments3

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

M&)-(%TP%T*A)


48/99



Dokumen

'aporan'aporan

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

4 ,aporan digunakan oleh karyawanuntuk mengendalikan kegiatanoperasional dan digunakan oleh

para manajer untuk membuatkeputusan dan meran#angstrategi.

4 Dapat di#etak:

Se#ara reguler

Berdasarkan penge#ualian 9ika diminta saja 2on demand3

4 (rganisasi harus se#ara periodikmengkaji ulang apakah sebuahlaporan masih diperlukan atau

tidak

M&)-(%TP%T*A)


49/99



Dokumen

'aporan

1uery1uery

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

4 Luery adalah permintaanpengguna akan in$ormasi

khusus.4 Dapat diminta:

Se#ara periodik

Sekali saja

4 Dapat ditayangkan: Di monitor

Di layar lebar

M&)-(%TP%T*A)


50/99

(utput dapat melayani berbagaitujuan:

,aporan keuangan dapat diberikan

kepada pengguna intern dan penggunaekstern. .

Beberapa output digunakan untuk

penggunaan intern: Untuk perencanaanUntuk perencanaan

4 5ontoh: Anggaran

4 Anggaran adalah ren#ana organisasi yangdituangkan dalam satuan rupiah.

'amalan penjualan

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

M&)-(%TP%T*A)


51/99


,aporan keuangan dapat diberikan

kepada pengguna intern dan penggunaekstern. .

Beberapa output digunakan untuk

penggunaan intern: Untuk perencanaanUntuk perencanaan

Untuk operasi seari$ariUntuk operasi seari$ari

4 5ontoh: deli"ery s#hedules

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

M&)-(%TP%T*A)


52/99


,aporan keuangan dapat diberikan kepada

pengguna intern dan pengguna ekstern. . Beberapa output digunakan untuk

penggunaan intern:

Untuk perencanaanUntuk perencanaan


Untuk pengendalianUntuk pengendalian

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

4 ,aporan kinerja 2Per$orman#e reports3adalah output yang digunakan untukpengendalian.

4 Management by exceptionadalah

sebuah pendekatan peman$aatanper$orman#e reports yangmem$okuskan pada in"estigasi dantindakan hanya untuk selisih yangsigni0kan.

M&)-(%TP%T*A)


53/99

(utput dapat melayani berbagai tujuan:

,aporan keuangan dapat diberikan kepadapengguna intern dan pengguna ekstern. .

Beberapa output digunakan untukpenggunaan intern:

Untuk perencanaanUntuk perencanaan


Untuk pengendalianUntuk pengendalian Untuk e#aluasiUntuk e#aluasi

M&)-(%TP%T*A)+)/('MAS+

4 5ontoh: Sur"ei tentang kepuasan pelanggan

,aporan yang berisi employee error rates


54/99

Dokumentasi men#akup alat!alatsebagai berikut:

)arasi 2uraian tertulis3

/low#hart

Diagram

Bahan tertulis lainnya

Dokumentasi


55/99

Dokumentasi men#akup who whatwhen where why and how o$:

Data entry 2pemasukan data ke sistem3

Pro#essing 2pemrosesan3

Storage 2penyimpanan3

+n$ormation output 2mengoutputkan

in$ormasi3 System #ontrols 2pengendalian sistem3

Dokumentasi

Man$aat dokumentasi bagi


56/99

Man$aat dokumentasi bagi akuntan

Minimum akuntan harus memba#a dokumentasiuntuk memahami #ara kerja sistem.

Akuntan harus menge"aluasi kelebihan dankelemahan pengendalian intern sebuah entitas.

Sangat bergantung pada dokumentasi.

Akuntan menggunakan dokumentasi untukmenentukan apakah sistem yang diusulkan

memenuhi kebutuhan pemakai.

Akuntan bisa membuat dokumentasi untuk: Menunjukkan bagaimana #ara kerja sistem

Menunjukkan pemahaman mereka terhadap SP+

Man$aat dokumentasi bagiakuntan


57/99

9enis!jenis dokumentasi yang akandibahas dalam bab ini adalah:

Data 2o3 diagram

4 Sebuah gra0k yang menunjukkan arusdata:

Dari mana data berasal

Arus data

Proses yang dilaksanakan

Tujuan data

9enis Dokumentasi


58/99


59/99

Teknik dokumentasi merupakan alat yangsangat penting bagi akuntan: )A)$56mensyaratkan bahwa auditor

memahami prosedur manual dan computerized

yang digunakan oleh entity. Pemahaman ini dapat diperoleh melalui

pendokumentasian SP+ sebuah proses yang se#arae$ekti$ mengekspos kekuatan dan kelemahan sistem.

)O7 !8998"se#ara e$ekti$ menghendaki bahwa

perusahaan publik dan auditornyamendokumentasi dan menguji SP+ perusahaan.

Auditing )tandard No. 8 menghendakibahwa auditor ekstern memberikan opinitentang SP+ klien.


60/99

Alat dokumentasi membantu akuntandengan #ara:

Mengorganisasi sistem yang sangat

kompleks ke dalam bentuk yang dapatlebih mudah dipahami

Membantu anggota baru tim

pengembang memahami sistem yangsekarang digunakan.


61/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Sebuah D/D se#ara gra0smenguraikan arus data di dalamsebuah organisasi. D/D digunakan

untuk: Mendokumentasi sistem yang ada

Meren#anakan dan meran#ang sistem

baru Tidak ada pendekatan bla#k!and!

whiteuntuk membuat sebuah D/D.


62/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PiutangDagang

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit7setoran

4 5ontoh D/D untukproses pelunasanpiutang


63/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Sebuah D/D terdiri atas 1 elemendasar:

Sumber dan tujuan data

Arus data

Proses trans$ormasi

Penyimpanan data


64/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Sumber dan tujuan data Berbentuk kotak

Menggambarkan organisasi atau indi"idu yangmengirimkan atau menerima data yang digunakan ataudihasilkan oleh sistem

Sebuah kotak dapat ber$ungsi sebagai sumber dantujuan data sekaligus


65/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PiutangDagang

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit

4 Sumber dan tujuan databerwarna merah


66/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Arus Data

Disimbolkan sebagai panah

Menggambarkan arus data antara sumber dantujuan proses dan penyimpanan data.


67/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PiutangDagang

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit7setoran

4 Arus data berwarnamerah


68/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit7setoran

4 Arus data selalu diberilabel

4 Perke#ualian adalah yangmenuju penyimpanan data


69/99

DATA /,(N D+A-'AMS

9ika data mengalir dua arah gunakanpanah dua arah 2bi-directional arrow3.

%pdatePiutang


70/99

DATA /,(N D+A-'AMS

9ika dua elemen data mengalir bersama!sama gunakan satu garis arus data saja.

Pelanggan Proses

Pembayaran

Penerimaan kas dan Slip Peln.


71/99

DATA /,(N D+A-'AMS

9ika elemen data tidak selalumengalir bersama!sama gunakangaris arus biaya terpisah.

Pelanggan ProsesPembayaran

+nkuiri Pelanggan

Pembayaran Pelanggan


72/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Proses Disimbolkan sebagai lingkaran

Menggambarkan trans$ormasi data


73/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PiutangDagang

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit7setoran

4 Proses trans$romasi berwarnamerah.

4 Setiap proses harus memilikiminimum satu data inHow danminimum satu data outHow.


74/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Penyimpanan data Disimbolkan sebagai garis paralel

Menggambarkan sebuah tempat penyimpanandata sementara atau permanen


75/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Pelanggan>.

ProsesPemby

@.%pdate

PD

Manajer*redit

Bank

PiutangDagang

PembayaranPelanggan

Data'emittan#e

+n$ormasiPiutang

Deposit7setoran

4 Penyimpanan ditunjukkandalam warna merah.


76/99

DATA /,(N D+A-'AMS

*amus Data 2Data di#tionary3: Arus data dan penyimpanan data

merupakan kumpulan elemen data.

5()T(: sebuah arus data berlabelinformasi mahasiswabisa berisielemen seperti nama mahasiswa tanggallahir nomor +D alamat nomor telepon.

:amus databerisi uraian seluruhelemen data penyimpanan data danarus data dalam sebuah sistem.


77/99

DATA /,(N D+A-'AMS

Perin#ian D/D:

9arang ada sebuah sistem yang dapatdigambarkan dalam selembar kertas

dan para pengguna membutuhkanperin#ian.

(*+ D/D harus dibagi ke dalam jenjangyang lebih rendah agar bisamenjelaskan rin#ian sistem se#aralengkap.


78/99

DATA /,(N D+A-'AMS

9enjang tertinggi D/D disebutdiagram konteks 2context diagram"

Menggambarkan sistem se#ara ringkas.

9uga menggambarkan sebuah sistempemrosesan data dan entitas eksternalyang:

Merupakan sumber input

Merupakan tujuan output

( - S


79/99

DATA /,(N D+A-'AMS

SistemPemrosesan

Gaji

Departemen

SDM

Lembaga

Pemerintah

Karyawan

Bank

Manajemen

Time#ards

/orm

*arya

wanb

aru

/ormPer

ubahan

*arya

wan

,apo

ranpajak

Opemb

ayara

n

5ek gaji karyawan

5ekgaji,apo

ran-aji

4 5ontoh diagramkonteks

DATA /,(N D+A-'AMS


80/99

DATA /,(N D+A-'AMS

>.%pdate/ile gaji7

karyawan

@.Pembayaran

Gaji

I.%pdateBukubesar

1.Pembayaran

PPh

.Membuat,aporan

SDM

Depatemen*aryawan

Bank

,embagaPemerintah

Manajemen

/ormperubahankaryawan

/ormkaryawanbaru

Time#ards 5e

kgaji

karyaw

an

5ek gaji

DataPembayaran

gaji

"ou#herPembayaran

PPh

Ta reportO payment

,aporangaji

DATA /,(N D+A-'AMS


81/99

DATA /,(N D+A-'AMS

>.%pdate/ile gaji7

karyawan

@.Pembayaran

Gaji

I.%pdateBukubesar

1.Pembayaran

PPh

.Membuat,aporan

/ile gaji7karyawan

Bukubesar

SDM

Depatemen*aryawan

Bank

,embagaPemerintah

Manajemen

/ormperubahankaryawan

/ormkaryawanbaru

Time#ards 5e

kgaji

karyaw

an

5ek gaji

DataPembayaran

gaji

"ou#herPembayaran

PPh

Ta reportO payment

,aporangaji

/,(N5A'TS


82/99

/,(N5A'TS

/low#hart adalah teknik analitis yangmengurai!kan beberapa aspek sebuahsistem in$ormasi se#ara jelas ringkas danlogis.

/low#hart menggunakan serangkaiansimbol untuk menguraikan prosedurpemrosesan dan arus data.

/,(N5A'TS


83/99

/,(N5A'TS

Setiap bentuk dalam How#hartmenggambarkan sebuah kegiatan inputakti"itas pemrosesan atau mediumpenyimpanan yang unik.

Dulu How#hart umumnya digambar denganmenggunakan templates.

Sekarang tersedia so$tware seperti Gisio.

Mi#roso$t!word dan Power Point dapat jugadigunakan

So$tware menggunakan bentuk yang sudah bakudan peran#ang menggambar bentuk ke bidangyang telah ditentukan.

/,(N5A'TS


84/99

/,(N5A'TS

Ada 1 kelompok simbol How#hart: )imbol input;output

Simbol ini menunjukkan jenis alatatau media yang memberikaninput atau merekam output darisebuah proses.

/,(N5A'TS


85/99

/,(N5A'TS

Ada 1 kelompok simbol How#hart: Simbol input7output

)imbol pemrosesan

Simbol pemrosesan menunjukkanjenis alat yang digunakan untukmengolah data 2manual atau

komputer3

/,(N5A'TS


86/99

/,(N5A'TS


Simbol pemrosesan

)imbol penyimpanan

Simbol penyimpanan menunjukkanjenis alat yang digunakan untuk

menyimpan data 2secondarystorage3.

/,(N5A'TS


87/99

/,(N5A'TS


Simbol pemrosesan

Simbol penyimpanan

)imbol arus data dan lain$lain

4 menunjukkan:

Arus data dan barang Mulai dan berakhirnya How#hart

,okasi sebuah keputusan

Penjelasan tambahan

/,(N5A'TS


88/99

/,(N5A'TS

*lik tombol di bawah ini untuk melihatrin#ian setiap kelompok simbol.

Simbol+nput7(utput

SimbolPemrosesan

SimbolPenyimpanan

SimbolArus7,ain!lain

D(5%M&)T /,(N5A'TS


89/99

D(5%M&)T /,(N5A'TS

/low#hart dokumen menunjukkan arusdokumen dan in$ormasi diantara areapertanggung jawaban dalam sebuahorganisasi.

/low#hart ini menelusur sebuah dokumendari awal sampai akhir dan menunjukkan: Sumber dokumen 2dari bagian mana3

*e mana didistribusikan

Bagaimana penggunaanya 2digunakan untuk apa3 Disposisi

Berbagai hal yang terjadi ketika dokumen tersebutmengalir melalui sistem

D(5%M&)T /,(N5A'TS


90/99

D(5%M&)T /,(N5A'TS

/low#hart pengendalian intern adalahHow#hart dokumen yang digunakan untukmenge"aluasi ke#ukupan pengendalianintern seperti pemisahan tugas atau

penge#ekan intern. /low#hart ini dapat memun#ulkankan

kelemahan atau ine0siensi seperti: Tidak memadainya arus komunikasi

Arus dokumen yang kompleks dan tidak perlu

Prosedur yang menyebabkan penundaan yang tidakperlu

/low#hart dokumen juga dibuat dalam prosesperan#angan sistem.


91/99

S;ST&M /,(N5A'TS


92/99

S;ST&M /,(N5A'TS

/low#hart sistem menjelaskanhubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.

4lo3cart sistem dimulai denganmeng$ identi&kasi input sistem.

4 +nput ini dapat berupa: Data baru

Data yang tersimpan

*eduanya

S;ST&M /,(N5A'TS


93/99

S;ST&M /,(N5A'TS

/low#hart sistem menjelaskanhubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.

/low#hart sistem dimulai dengan meng!identi0kasi input sistem

)etiap input diikuti ole sebua

proses.4 9ika proses dilakukan oleh sebuahkomputer logika program komputerdiuraikan khusus dalam sebuahHow#hart program.

S;ST&M /,(N5A'TS


94/99

S;ST&M /,(N5A'TS

/low#hart sistem menjelaskan

hubungan antara input proses danoutput sebuah S+A.

/low#hart sistem dimulai dengan meng!

identi0kasi input sistem Setiap input diikuti oleh sebuah proses

0roses diikuti ole output

2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi

Documents

Transcript of 2. Pemrosesan Transaksi & Dokumentasi