SISTEM INFORMASI MANAJEMENPERTEMUAN 11: SISTEM INFORMASI KEUANGAN

OLEH:

KELOMPOK 1

Muhammad Fatikhul Aziz (1306205075 / 01) Dewa Ayu Paramita Dewi (1306305105 / 13) Ajeng Saraswati (1306305156 / 25) Ni Putu Indah Ayu Muliantari (1306305208 / 37)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS UDAYANA201511.1MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGANKita menggunakan istilah sistem informasi keuangan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun diluar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematikan, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.Sebuah model sistem informasi keuangan tampak pada gambar berikut:

Seperti sistem informasi fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, sistem informasi akuntansi, dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk mengumpulkan intelijen, juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. Subsistem input ketiga, audit internal, terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang perusahaan. Subsistem peramalan (forecasting) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia.Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.11.2PERANGKAT LUNAK KEUANGAN SIAP PAKAILebih banyak perangkat lunak apliaksi siap pakai (prewritten application software) yang dikembangkan untuk area keuangan daripada untuk area lain. Perangkat lunak ini sebagian besar merupakan paket pengolahan data seperti gaji, persediaan dan piutang. Manajer keuangan dan analis juga banyak menggunakan spreadsheet elektronik, yang merupakan contoh dari paket produktivitas perorangan. Baris-baris spreadsheet sangat baik untuk menggambarkan data keuangan seperti penjualan dan harga pokok penjualan, dan kolom-kolomnya dapat menggambarkan periode waktu seperti bulan, triwulan, atau tahun.Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa informasi yang bisa juga digunakan secara luas pada perusahaan besar, sifatnya yang memudahkan pemakai menjadi pendorong utama end-user computing.Setelah pengaturan bagi sistem informasi keuangan dijelaskan, berikut akan dijelaskan masing-masing subsistemnya yang dibagi berdasarkan Subsistem Input dan Subsistem Output.Berikut merupakan bagian Subsistem Input:1) Sistem Informasi AkuntansiPentingnya Data AkuntansiData akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, mejelaskan apa yang terjadi, kapan terjadi, siapa yang terlibat, dan (dalam kasus) berapa banyak uang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk sebagian kebutuhan informasi manajemen.Manajer keuangan seperti manajer kredit, dapat menerima laporan umur piutang, yang menggolongkan jumlah piutang berdasarkan jangka waktu terhutangnya. Ketika kita menjelaskan management by exception. Semua laporan ini disiapkan dari data akuntansi.SIA merupkan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional. Bahkan secara lebih mendasar, SIA merupakan dasar yang di atasnya dibangun semua subsitem informasi berorientasi CBIS. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA yang baik, maka perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS, dan sistem pakar yang baik.2) Subsistem Audit Internal Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Laporan tahunan pemegang saham berisi Laporan kepada Pemegang Saham yang menyatakan bahwa audit telah dilakukan.Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal, yang melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal tetapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas. Kita memasukkan audit internal sebagai subsistem input dari sistem informasi keuangan karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan

Gambar D.2 Posisi Pemeriksaan Keuangan Internal dalam OrganisasiGambar D.2 menunjukkan suatu cara yang populer untuk menempatkan audit internal dalam organisasi. Dewan direksi mencakup komite audit, yang menentukan tanggung jawab departemen audit internal dan menerima sebagian besar laporan audit. Direktur audit internal mengelola departemen audit internal dan biasanya melapor kepada CEO atau CFO (Chief Finanasial Officer). CFO adalah orang yang mengelola fungsi keuangan dan biasanya memegang jabatan sebagai wakil presiden direktur keuangan. Penempatan audit internal yang cukup tinggi dalam organisasi memastikan bahwa audit internal merupakan kegiatan penting dan menerima kerja sama dari manajer semua tingkat.Pentingnya ObjektivitasHal unik yang ditawarkan auditor internal adalah objektivitas. Mereka beroperasi secara independen dari unit-unit fungsional perusahaan dan tidak memiliki ikatan dengan perorangan atau kelompok dalam perusahaan. Tanggung jawab mereka hanya pada Direksi, CEO dan CFO.Untuk mempertahankan objektivitasnya, auditor internal menegaskan bahwa mereka tidak menginginkan tanggung jawab operasional atas sistem yang mereka bantu kembangkan. Mereka bekerja secara tegas dalam kapasitas sebagai penasihat. Mereka membuat saran-saran kepada manajemen dan manajemen memutuskan apakah akan menerapkan saran tersebut. Dengan cara demikian, auditor internal bekerja dengan cara yang sama seperti analis sistem.Jenis-Jenis Kegiatan AuditAda 4 jenis dasar audit internal yaitu1) Audit Keuangan (Finanasial Auditing) menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal. Dalam beberapa penugasan, auditor internal bekerjasama dengan auditor eksternal. Dalam penugasan lain, auditor internal melakukan semua pekerjaan auditnya sendiri.2) Audit Operasional (Operating Auditing) dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan tetapi untuk memeriksa efektivitas prosedur. Ini merupakan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem selama tahap analisis dari siklus hidup sistem. Sistem yang dipelajari hampir semuanya sistem konseptual daripada fisik, tetapi tidak selalu melibatkan pemakaian komputer. Auditor yang bekerja dengan sistem berbasis computer biasanya disebut EDP (Electronic Data Processing) auditor. Namun sebutan ini semakin jarang digunakan karena semakin banyak auditor yang mahir dalam bidang computer.Pada saat auditor melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan dasar sistem: Pengendalian yang memadai; Apakah sistem yang dirancang untuk mencegah, mendeteksi atau mengoreksi kesalahan? Efisiensi ; Apakah operasi sistem dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas yang terbesar dari sumber daya yang tersedia? Ketaatan pada kebijakan perusahaan; Apakah sistem memungkinkan perusahaan memenuhi tujuannya atau memecahkan permasalahannya dalam cara-cara yang telah ditentukan?Pada saat spesialis informasi mengembangkan sistem, mereka juga mencari hal-hal tersebut.3) Audit Kesesuaian (Concurent Auditing) sama seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus. Misalnya, auditor internal mungkin memilih sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung cek gaji mereka daripada menggunakan pos perusahaan. Prosedur ini memastikan bahwa nama pada daftar gaji mewakili pegawai yang sebenarnya dan bukan sekedar daftar fiktif yang dibuat oleh penyedia yang tidak jujur yang ingin mendapatkan cek gaji tambahan.4) Rancangan sistem pengendalian internal.Dalam audit operasional dan audit kesesuaian, auditor internal mempelajari sistem yang ada. Namun, auditor seharusnya tidak menunggu sampai sistem diterapkan untuk melaksanakan pengaruhnya. Auditor internal seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem.

Auditor internal sebagai anggota tim CBISKontribusi yang dapat diberikan auditor internal pada CBIS tergantung pada kombinasi pengetahuan dan keahlian mereka, dan sikap dari manajemen puncak.Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan AuditorBertolak belakang dengan apa yang mungkin anda pikirkan, auditor internal tidak selalu berasal dari jurusan akuntansi di universitas, mereka bergabung dalam audit dengan berbagai latar belakang. Situasi ini dikombinasikan dengan sistem bisnis yang rumit, membuat auditor internal baru perlu mengikuti masa pelatiahan selama beberapa tahun. Semuanya ini berarti bahwa auditor internal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan berbagai tingkat kontribusi pada proyek sistem berdasarkan kemampuan khusus, pendidikan dan pengalaman mereka.Sikap Manajemen Puncak Terhadap AuditMungkin yang lebih berpengaruh pada kontribusi auditor internal adalah sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing penjaga (watchdog) yang tugas utamanya mendeteksi kelemahan dalam sistem yang telah terpasang. Kontribusi auditor akan minimal. Sebaliknya, jika manajemen melihat auditor sebagai penyumbang aktif selama siklus hidup sistem, maka tingkat kontribusi auditor akan tinggi.3.Subsistem Intelijen KeuanganKarena fungsi keuangan mengendalikan arus uang melalui perusahaan, informasi diperlukan untuk mempercepat arusnya. Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan masyarakyat keuangan. Sama seperti sistem informasi fungsional lain, subsistem informasi keuangan juga mengumpulkan data dan informasi dari pemerintah. Banyak informasi yang mempengaruhi arus uang datang dari pemerintah pusat dan sebagian kecil dari pemerintah daerah atau propinsi dan pemerintah lokal.Informasi Pemegang SahamSemua perusahaan mempunyai satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab atas hubungan dengan pemegang saham. Departemen hubungan pemegang saham biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dengan pemegang sahamnya. Arus informasi dari perusahaan kepada pemegang saham terutama berbentuk laporan tahunan dan triwulanan. Laporan ini berisi informsi yang sangat ringkas. Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai alat untuk mengkomunikasikan keluhan, saran, ide dan informasi lain ke perusahaan. Setahun sekali pemegang saham berkesempatan menghadiri rapat tahunan pemegang saham. Walau eksekusi perusahaan yang paling banyak melakukan komunikasi, pemegang saham diberikan kesempatan untuk mengungkapkan pandangan mereka.Informasi Masyarakat KeuanganKegiatan intelijen perusahaan yang paling berkembang mungkin kegiatan yang melibatkan masyarakyat keuangan. Jauh sebelum era komputer, manajer dan staff dalam fungsi keuangan memiliki sistem yang mengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.Ada dua alasan mengapa perusahaan membuat arus informasi seperti ini.1. Informasi telah tersedia, terdapat dalam bentuk material cetakan dan database yang berisi informsi ekonomi dan lingkungan.2. Manajemen puncak mengenali dampak dari lingkungan ekonomis terhadap perusahaan dan ingin tetap waspada terhadap perubahan yang perlu ditindak lanjuti.Pengaruh Lingkuangan pada Arus UangLingkungan berpengaruh baik secara tidak langsung maupun langsung pada arus uang melalui perusahaan.Suatu contoh pengaruh tidak langsung adalah Federal Reserve Sistem (Bank Sentral). Ketika Bank sentral ingin mempercepat arus uang, Bank sentral melonggarkan berbagai pengendalian seperti menurunkan suku bunga. Ketika Bank sentral ingin memperlambat arus, Bank sentral memperketat pengendalian sepeti menaikkan suku bunga.Cara masyarakyat keuangan seperti bank, lembaga simpan pinjam dan perusahaan asuransi menaggapi tindakan yang dilakukan Bank sentral merupakan pengaruh langsung. Anggota masyarakyat keuangan menaikkan atau menurunkan suku bunga yang dibebankan kepada nasabah. Perusahaan memasukkan ini sebagai pengaruh langsung ketika perusahaan meminjam uang atau menginvestasikan kelebihan dana.Contoh Jasa Database KeuanganSejumlah besar database informasi keuangan tersedia bagi perusahaan melalui cara berlangganan. Dengan membayar biaya langganan, perusahaan dapat mengakses pusat database dari penyedia jasa atau menerima database yang diperbarui dalam bentuk CD-ROOM secara berkala.Salah satu jasa tersebut adalah Datastream Information Services. Perusahaan yang berlangganan memberikan pada Datastream profil keuangan yang merinci jenis informasi yang diinginkan. Profil ini memungkinkan perusahaan untuk memperoleh akses ke database Datastream melalui internet. Database Datastream berisi data neraca perusahaan-perusahaan A.S, Kanada dan Internasional, informasi ekuitas histories dan saat ini, informasi obligasi, dan data ekonomi rinci. Database tersebut menyediakan data neraca, keuangan, dan rasio lebih 6000 perusahaan public A.S, 300 Perusahaan Kanada, dan beberapa perusahaan di Eropa dan Asia.Datastream merupakan perusahaan yang menyediakan jasa dengan cara berlangganan, tetapi intelijen keuangan serupa dapat diperoleh dari internet tanpa membayar biaya khusus. Tiga jasa tersebut adalah Dun & Bradstreet, Barrons dan Bloomberg.Dan beberapa tahun terakhir, ketersediaan informasi keuangan berbasis computer seperti yang disediakan oleh jasa berlangganan dan penyedia jasa internet telah meningkatkan kemampuan subsistem intelijen keuangan untuk terus mengikuti perkembangan terakhir lingkungan keuangan perusahaan.Berikut akan dibahas mengenai subsistem output.1. Sistem PeramalanPeramalan (forecasting) merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Peramalan ini telah dilakukan bertahun-tahun sebelum computer, menggunakan kalkulator meja. Komputer memungkinkan peramal (forecasters) membuat perhitungan secara lebih cepat dan mudah.Dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, kita harus mengingat tiga fakta dasar dalam pikiran: Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu. Dasar terbaik untuk memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa depan adalah dengan melihat masa lalu. Semua jenis permasalahan peramalan mengikuti pendekatan ini. Inilah alasannya mengapa data akuntansi sangat penting dalam peramalan; data akuntansi memberikan dasar historis. Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur. Keputusan peramalan merupakan cotoh yang baik dari jenis keputusan semi-terstruktur yang didukung oleh DSS. Keputusan tersebut didasarkan oleh beberapa variable yang dapat diukur dengan mudah dan beberapa yang tidak dapat diukur. Tidak ada teknik Peramalan yang sempurna. Paket peramalan mainframe yang paling canggih sekalipun tidak dapat diharapkan untuk memperkirakan masa depan dengan akursi 100 persen.Karena manjer menyadari fakta-fakta ini, mereka menerapkan banyak penilaian dalam menggunakan peramalan sebagai dasar perencanaan masa depan.Peramalan Jangka Pendek dan Jangka PanjangPeramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat katakan satu sampai tiga tahun di depan. Semua area fungsional menggunakan ramalan penjualan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkannya untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan. Misalnya, ramalan penjualan merupakan dasar proyeksi MRP yang dibuat oleh bagian manufaktur.Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi finansial atau suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan. Beberapa perusahaan besar memiliki kelompok perencanaan strategi yang melapor pada tingkat eksekutif.Metode PeramalanWalaupun wajar untuk berpikir bahwa peramalan hanya melibatkan metode kuantitatif. Semakin banyak perhatian yang diarahkan pada metode-metode nonkuantitatif.a. Metode peramalan nonkuantitatif Metode peramalan nonkuantitatif tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subjektif. Manajer menerapkan penalaran seperti Kita menjual 2000 unit tahun lalu, dan seharusnya kita dapat meningkatkannya. Jadi kita akan menjual 2500 pada tahun depan.Peramalan semacam ini memungkinkan tampak seolah-olah manajer mencari mudahnya saja, tetapi peramalan semacam itu merupakan hasil dari pengertian yang mendalam mengenai bisnis karena pengalaman bertahun-tahun. Banyak menajer sangat baik dalam pendekatan nonkuantitatif.Beberapa perusahaan telah membuat sistem formal yang memasukkan metode nonkuantitas. Tiga sistem formal sepeti itu adalah consensus panel, metode Delphi dan sistem rapat elektronik. Kita telah menjelaskan sistem rapat elektronik dalam bab 14 ketika kita membahas sistem pendukung keputusan kelompok. Teknik Konsensus Panel terdiri dari sekelompok pakar yang secara terbuka mendiskusikan faktor-faktor berhubungan dengan masa depan mencapai proyeksi tunggal berdasarkan kombinasi input. Para pakar tersebut dapat bertemu dalam jadwal yang teratur, mengikuti agenda yang telah ditetapkan dan mencatat diskusi dalam bentuk tertulis. Pertemuan semacam itu bergantung pada dialog tatap muka dalam ruang konferensi. Metode Delphi. Melibatkan sekelompok pakar yang tidak bertemu secara langsung tetapi sebaliknya menyerahkan jawaban atas sejumlah kuesioner yang disiapkan oleh seorang koordinator. Setiap peraturan kuesioner menyatukan input dari kuesioner putaran terlebih dahulu jadi secara bertahap isinya diperbaiki.Metode nonkuantitatif dapat digunakan terpadu dengan output dari sistem kuantitas. Contohnya, eksekutif dapat mendiskusikan output dari suatu model matematika dlaam suatu consensus panel atau pengaturan EMS (Electronic Meeting Sistem).b. Metode Peramalan KuantitatifBanyak teknik peramalan telah dikembangkan selama bertahun-tahun. Salah satu yang memiliki banyak pengikut adalah analisis regresi. Analisis regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal disebut Variabel terikat (Dependent Variable), dengan kegiatan lain disebut Variabel Bebas (Independent Variable). Kegiatan yang akan diramalkan tergantung pada kegiatan yang lain. Gambar D.4 menggambarkan hubungan antara variable terikat dengan variable bebas. Dalam contoh ini, penjualan perusahaan merupakan variable terikat dan jumlah wiraniaga merupakan variable bebas. Penjualan tergantung pada banyaknya wiraniaga.Jika hanya terdapat satu variable bebas, teknik ini disebut dengan regresi sederhana. (Simple Regression) atau bivariate regression. Jika terdapat lebih dari satu variable bebas, istilahnya adalah regresi berganda (multiple regression) atau multivariate regression.

Gambar D.4. Menggunakan Jumlah Tenaga Penjual untuk Memproyeksikan Penjualan

Contoh PeramalanAnggaplah bahwa anda memiliki pabrik yang menjual es krim ke supermarket. Anda telah beroperasi selama 10 tahun dan telah mengumpulkan sejumlah statistic mengenai operasi anda. Statitik yang ditampilkan dalam tabel D.1 mengambarkan penjualan tahunan anda (Y) dalam jutaa rupiah, anggaran periklanan anda (X2), juga dalam jutaan rupiah, dan rasio (X3) harga anda dengan harga rata-rata pesaing. Untuk perhitungan rasio, harga anda dibagi dengan harga rata-rata pesaing, dan hasilnya dikalikan 100.

Tabel D.1Anda ingin menggunakan paket statistik SAS, dan baik data maupun istruksi SAS dapat dimasukkan melalui keyboard pada terminal atau computer mikro. Anda dapat juga menggunakan data yang telah tersimpan dalam database, dengan demikian anda hanya memasukkan instruksi SAS. Kita akan mengasumsikan bahwa data historis dalam tabel tidak terdapat dalam database Anda, sehingga Anda memasukkan data seperti pada Gambar D.5.

Gambar D.5. Data Input Ramalan Penjualan

Kata DATA memberitahu SAS untuk membuat suatu file. Kata input digunakan untuk menentuksn format catatan input. Field pertama adalah SALES, berikutnya adalah ADVER dan yang ketiga adalah PRICE. Kata CARDS menunjukkan bahwa catatan-catatan data mengikuti.Instruksi PROC merupakan permintaan bagi SAS untuk memproses data GLM merupakan singkatan dari General Linear Model, bagian dari SAS untuk memproses regresi. Ekspresi MODEL pertama-tama mengidentifikasikan variable terikat (SALES) dan kemudian variable bebas (ADVERdan PRICE).Output SAS tampak pada gambar D.6 Data persamaan berada di sudut kiri bawah:INTERCEPT 16.50961065(16.51 rounded)ADVER 3.92557910 (3.93 rounded)PRICE -0.0733338590 (-0.07 rounded)Ketika nilai-nilai dimasukkan dalam persamaan regresi, nilainya menjadi:Y = 16.51 + 3.93X2 0.07X3Penjualan pada tahun tertentu dapat diharapkan berjumlah Rp.16.510.000 ditambah 3.93 kali tiap jutaan rupiah yang diinvestasikan dalam periklanan dikurangi dengan 0.07 kali perbandingan harga. Manajemen dapat menggunakan persamaan regresi ini dalam memutuskan kombinasi strategi periklanan dan harga yang sesuai.

Gambar D.6. Ramalan Penjualan yang dihasilkan oleh SAS

Menempatkan Peramalan dalam PerspektifManajer di semua tingkatan terlibat dalam peramalan, tetapi semakin tinggi tingkatannya, semakin panjang jangkauan perencanaanya. Peramalan jangka menengah dan panjang hanya mempertimbangkan pengaruh dari ekonomi nasional dan mungkin internasional, serta merupakan tanggung jawab subsitem peramalan dari sistem informasi keuangan.Metode nonkuantitatif maupun kuantitatif seringkali dapat digunakan bersama-sama. Sangat jarang seorang manajer menggunkan metode kuantitatif tanpa dipengaruhi oleh suatu pertimbangan.2.Subsistem Manajemen DanaArus uang dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk mencapai 2 tujuan, yaitu:a. Untuk memastikan bahwa arus masuk dari pendapatan lebih besar dari arus keluarnya biayab. Untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun.Perusahaan dapat menunjukkan keuangan tahunan yang baik namun memiliki beberapa periode selama tahun tersebut yang biasanya melebihi pendapatannya.Suatu perusahaan pembuat peralatan berkebun berproduksi pada tingkat yang tetap selama setahun, tetapi mempunyai tingkat penjualan yang tinggi kepada pedagang besar selama musim gugur dan penjualan yang rendah selama musim semi. Dari bulan maret hingga Meipenjualan bulanan sebesar $300.000 tidak cukup tinggi untuk menutup biaya manufaktur sebesar $360.000. Uang yang keluar selama Maret hingga Mei melebihi uang yang masuk, walaupun keuntungan yang didapat pada tahun ini cukup besar.Angka-angka ini merupakan contoh analisis arus kas (Cash Flow Analysis) yang menelusuri arus masuk dan arus keluar setiap bulan. Perangkat lunak yang melakukan analysis ini disebut Model arus Kas (Cash Flow Model). Model ini dapat deprogram sendiri (custom Programmed), atau dapat berupa perangkat lunak produktivitas perorangan seperti spreadsheet elektronik. Output dapat ditampilkan dalam bentuk table atau grafik.Walaupun hasil tahunan dari pembuat peralatan berkebun baik, arus uang selama setahun tidak stabil. Apa yang dapat dilakukan dengan surplus selama bulan-bulan musim gugur? Bagaimana dengan deficit selama musim semi? Manajer dapat mensimulasi berbagai strategi yang berbeda untuk menemukan pemecahan terbaik.Salah satu pendekatan adalah penyesuaian produksi dengan penjualan daripada berproduksi pada tingkat yang tetap. Manajer menggunakan model arus kas untuk mempertimbangkan dampak strategi ini, tetapi hasilnya tidak memuaskan. Masih terlalu banyak kenaikan dan penurunan.Strategi lain dicoba. Jika dapat dibuat pengaturan dengan pemasok, pembayaran bahan mentah dapat ditunfa hingga 4 bulan. Beban bunga selama 4 bulan sebesar 4 % telah ditambahkan pada biaya bahan mentah per bulan untuk mencerminkan pembayaran tertunda. Bulan-bulan dengan arus negative yang besar telah dihilangkan. Jika arus ini memuaskan bagi manajer, simulasi lebih lanjut tidak akan dilakukan.Model arus kas merupakan contoh terbaik mengenai cara penggunaan komputer dalam mengatur arus uang karena ini mencakup seluruh proses dimulai dengan penerimaan kas dan berakhir dengan pengeluaran kas. Banyak keputusan harus dibuat dalam proses ini, dan subsistem manajemen dana dapat mendukungnya.Menempatkan Manajemen Dana dalam PerspektifPerusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya. Dalam hal sumber daya uang perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan arus keluar. Program-program dalam subsistem manajemen dana memungkinkan manajemen membuat keputusan yang mempengaruhi arus menurut cara yang diinginkan.3.Subsistem PengendalianManajer memiliki tujan yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai tertentu barang. Manajer diberikan sesuatu anggaran operasi (Operating Budget) yaitu sejumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau finansial.Proses PenganggaranAda tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya dari atas kebawah (top-down), dari bawah ke atas (buttom-up) dan metode partisipasi.a. Pendekatan dari Atas ke BawahJika pendekatan dari atas ke bawah diambil eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran, dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingakt-tingkat yang lebih bawah. Alasannya adalah eksekutif memiliki pengertian yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang memungkinkan perusahaan mencapai tujuan tersebut. Namun, anggaran seperti ini mungkin dipandang oleh para manajer tingkat yang lebih rendah sebagai tujuan yang tidak realistis dipaksakan oleh orang-orang yang tidak bersentuhan dengan tuntunan bisnis sehari-hari.b. Pendekatan dari Bawah ke AtasJika pendekatan dari bawah ke atas diambil, proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi terndah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya. Namun, logika ini sering mengabaikan eksekutif, yang beralasan bahwa manajemen tingkat bawah akan meminta jumlah besar yang tidak realistis.c. Pendekatan PartisipasiKarena kelemahan pendekatan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, praktek yang umum adalah mengikuti proses penyusunan anggaran secara partisipasi (participative budgeting). Ini berarti, orang akan menerima dana berpartisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak. Manajer tingkat menengah berperan penting dalam proses ini, dengan memberikan pandangan jangka panjang dari eksekutif dan kebutuhan segera dari manajer tingkat yang lebih rendah.Gambar D.10 menggambarkan langkah-langkah proses penyusunan anggaran secara partisipasi. Contoh ini mengasumsikan bahwa perusahaan menggunakan model matematika secara maksimum.

Gambar D.10. Proses Pembuatan Anggaran1) Titik awalnya adalah ramalan penjualan, disiapkan oleh pemasaran. Model peramalan mendasarkan proyeksinya pada inout dari para manjer pemasaran tingkat yang lebih rendah dikombinasikan dengan penyesuaian oleh eksekutif pemasaran.2) Manajemen puncak memerikasa ramalan itu dan membuat penyesuaian berdasarkan evaluasi subjektif mereka ditambah sejumlah input lain.3) Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan dalam model perencanaan sumber daya (resource Planning model) yang mengkonversikan tujuan penjualan kedalam kebutuhan sumber daya bagi setiap area fungsional. Misalnya jika perusahaan menjual 230.000 unit tahun depan, delapan wiraniaga baru harus dipekerjakan, sebuah mesin drill press baru harus dibeli, dua pegawai akuntansi baru harus ditambah dan satu disk drive tambahan harus dipasang. Model MRP yang telah dibahas pada Bab19 dapat merupakan bagian dari metode perencanaan sumber daya- memproyeksikan bahan mentah yang dibutuhkan.4) Proyeksi dari model perencanaan sumber daya kemudian dievaluasi oleh manajer dalam setiap area fungsional. Para manajer ini menggunakan pengetahuan mereka tentang bisnis untuk menyesuaikan jumlah yang menurut mereka cocok. Setiap manajer bekerjasama dengan atasannya untuk sampai pada anggaran yang dapat diterima. Tanda panah dua arah yang menghubungkan hal ini dan langkah selanjutnya menggambarkan bahwa saran bergerak naik turun di antara berbagai tingkat manajemen sampai anggaran dirampungkan.5) Manajemen puncak mengkombinasikan anggaran fungsional yang disetujui untuk mendapatkan anggaran operasional bagi perusahaan.Proses penganggaran ini dilakukan setiap tahun kalender, tepat sebelum awal tahun fiskal.Laporan AnggaranAnggaran operasi untuk suatu unit seperti departemen atau divisi, terdiri dari jumlah setiap pos-pos pengeluaran dasar (gaji, telepon, sewa, perlengkapan dan seterusnya). Pos-pos biaya ini biasanya dialokasikan setiap bulan selama tahun fiskal disesuaikan dengan tingkat kegiatan yang berfluktuasi.Setiap manajer dengan tanggung jawab anggaran menerima laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran aktual unitnya dibandingkan dengan anggaran. Gambar D.11 menunjukkan suatu format umum, yang mencerminkan kinerja aktual dengan anggaran bulan berjalan (current month) dan year-to-date. Anggaran year-to-date terdiri dari jumlah anggaran untuk bulan-bulan yang telah dilewati dalam tahun fiskalTujuan manajer adalah mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan laporan tersebut memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan menanggapi berbagai varians yang besar. Teknik drill-down yang diperkenalkan oleh sistem informasi eksekutif merupakan cara yang efektif untuk memperoleh informasi yang lebih rinci mengenai varians.

Gambar D.11. Laporan AnggaranRasio KinerjaSebagai tambahan atas laporan anggaran, subsistem pengendalian dapat menghasilkan sejumlah rasio kinerja. Rasio kinerja (performance ratio) adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indicator kegiatan organisasi yang menjadi suatu cara pengukuran. Dalam beberapa kasus, rasio ini ditetapkan oleh industri perusahaan atau mungkin bisnis secara keseluruhan.Diantara rasio yang paling terkenal adalah rasio lancar (current ratio). Ratio lancer mengukur sampai seberapa jauh suatu perusahaan atau unit organisasi dapat menutup hutang jangka pendeknya dengan aktiva yang mudah dikonversikan menjadi kas.Rasio Lancar = Rasio 1,0 atau lebih besar adalah baik karena berarti bahwa hutang dapat dibayar tanpa harus menjual sebagian aktiva nonkas.Rasio terkenal lainnya adalah pertukaran persediaan (inventory turnover) yang mengukur penjualan perusahaan dibandingkan investasi perusahaan. Misalnya anggaplah bahwa suatu perusahaan menyimpan persediaan yang mewakili biaya Rp1 Milyar, dan nilai persediaan yang dijual selama setahun adalah Rp3 Milyar. Kita dapat membayangkan bahwa persediaan berputar, atau dijual tiga kaliRasio Perputaran Persediaan = Umumnya, semakin tinggi rasio perputaran persediaan, semakin baik. Rasio itu merupakan indikasi kemampuan manajer mencapai tingkat penjualan yang tinggi tanpa investasi persediaan yang besar.Berbagai rasio seperti ini digunakan oleh manajer dan pihak luar seperti analisis keuangan, investor potensial, dan pemegang saham untuk memantau kinerja perusahaan. Rasio ini merupakan penggambaran yang sangat ringkas dari data akuntansi dan memberikan suatu cara yang mudah untuk mengerti data tersebut.Menempatkan subsistem Pengendalian dalam PerspektifKomputer mungkin telah melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam area pengendalian. Jika database yang akurat dan mutakhir ada, merupakan proses yang mudah untuk membandingkan antara biaya actual dan anggaran, menghasilkan laporan dan menghitung rasio. Laporan dan rasio telah lama tersedia sehingga manajer terbiasa menerimanya dan akan merasa kehilangan tanpanya.

11.3PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN OLEH MANAJERTabel D.2 mengidentifikasi pemakai sistem informasi keuangan. Eksekutif dalam fungsi finanasial seperti wakil presiden direktur keuangan dan controller menggunakan informasi yang dihasilkan oleh seluruh tiga subsistem output. Eksekutif lain, termasuk anggota dewan direksi juga menggunakan semua output. Manajer tingkat yang lebih rendah dan staf professional lebih memilih subsistem yang berhubungan dengan area tanggung jawab mereka. Contohnya seorang analis investasi menggunakan subsitem manajemen dana dan seorang manajer toko bergantung pada subsistem pengendalian.

Tabel D.2. Pemakai Sistem Informasi KeuanganSubsistemPemakaiPeramalanManajemen danaPengendalian

Wakil Presiden keuanganXXX

Eksekutif lainXXX

ControllerXXX

Manajer akuntansiX

Manajer perencanaan keuanganXX

Direktur anggaranX

Manajer Fungsional lainXXX

Fungsi Sistem Informasi KeuanganAdapun arahan untuk menunjukan fungsi-fungsi Sistem Informasi keuangan dengan pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka wujud Sistem Informasi keuangan secara administrasi tertera pada bentuk-bentuk formulir, buku buku dan catatan catatan akuntansi serta laporan laporan yang disajikan.Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah :1) Untuk menetukan hasil dari pada pelaksanaan oprasi perusahaan, meliputi :2) Adanya pemisah keterangan jumlah barang dan uang dari catatan catatan perusahaan.3) Membuat laporan untuk stake holder dan share holder..4) Untuk dapat mengikuti jalanya harta dan hutang perusahaan. Di dalam fungsi ini meliputi pemeliharaan terhadap bermacam macam buku dan rekening seperti kas, rekening rekening milik dan lain-lain.5) Untuk mempermudah perencanaan kegiatan-kegiatan perusahaan, tindak lanjut dari pada pelaksanaan dan perbaikan dari rencana-rencana.Tujuan Sistem Informasi KeuanganPada dasarnya penyusunan Sistem Informasi Keuangan suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan, yaitu :1) Sistem Informasi Keuangan yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa Standar Akuntansi Keuangan harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.2) Sistem Informasi keuangan yang disusun itu harus mempunyai prinsip aman yang berarti bahwa Sistem Inforamasi keuangan harus membantu menjaga harta milik perusahaan, untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka Sistem Informasi Akuntansi keuangan harus disusun dengan pertimbangan pengawasan pengawasan intern.3) Sistem Informasi keuangan yang disusun harus mempunyai prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan Sistem Informasi keuangan ini harus dapat ditekankan sehingga relatif tidak mahal

DAFTAR PUSTAKARaymond McLeod, Jr & George P. Schell. 2012. Sistem Informasi Manajemen Edisi 08 (Edisi Kedelapan). Jakarta: Salemba Empat.Herjulian, Rizky. 2011. Sistem Informasi Keuangan. http://rizkyherjulian.blogspot.com/2011/03/sistem-informasi-keuangan.html. (diakses pada 10 Mei 2015).

20