SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI PAGERSARI MUNGKID MAGELANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh:

Dewi Ratna Wulansari

11.22.1321

Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI

PAGERSARI MUNGKID MAGELANG

Dewi Ratna Wulansari Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Staffing information system is a system that is used as the storage and data personnel processing, to support operational personnel. Based on the development of Science and Technology, the equipment for information is increasing as well as the company's performance in managing information. However, the implementation of staffing information system at Pagersari Elemantary School, they have some problem; there are some data processing that still manual, and not using the new software which is expected to facilitate data collection. Actually, they lack optimal information, because of the way of information processing use today and the time required to meet all information needs for a long time. The researcher choose the title on this research is "STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG.”

The applications of staffing Information System are created using research of

descriptive method with data collection techniques by observation, interviews, documentation and literature. For analysis and design methods used in the manufacture of the system using the method of normalization as a data model and DFD as a model of the process. Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 in a program.

In the end, the researcher hope establishment of a new staffing information system

to facilitate the officer in performing her duties as a data-processing personnel. Keywords: Information Systems, Employer, Normalization, DFD

 

1 Pendahuluan

Dewasa ini perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak

terlepas dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari, khususnya

aktivitas di berbagai Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Jika kita perhatikan dan kita

telusuri kemajuan yang telah kita capai itu, maka akan terlihat dengan jelas bahwa

permasalahannya adalah terletak pada penggunaan data dan informasi yang akurat.

Salah satu yang berkaitan dengan penggunaan data adalah pemrosesan data.

Pemrosesan data kepegawaian merupakan data yang sangat vital bagi suatu

Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Dalam kegiatannya, perangkat lunak menjadi

bagian yang sangat penting. Karena perangkat lunak tersebut dapat membantu dalam

kelancaran kegiatan suatu Instansi, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan

data, penyimpanan data dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan

tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang ada dapat disimpan

secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat dilakukan dengan

lebih mudah.

Namun pelaksanaan sistem informasi kepegawaian pada SD Negeri Pagersari

masih mengalami beberapa kendala, yaitu ada beberapa pengolahan data yang masih

manual, dan tidak menggunakan perangkat lunak terbaru yang diharapkan dapat

mempermudah pendataan. Sistem manual ini menyebabkan pemrosesan ataupun

pencarian data yang membutuhkan waktu lama, data mudah hilang, membutuhkan

banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain, serta membutuhkan banyak tempat

untuk penyimpanan pembukuannya. Hal ini menyebabkan kurang optimalnya

pengolahan informasi, karena dengan cara yang digunakan saat ini dan waktu yang

dibutuhkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi cukup lama. Untuk itu penulis

merancang suatu sistem untuk melakukan suatu proses kerja khususnya dalam

penginputan data pegawai pada SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten

Magelang.

2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian dibangun sebagai sarana untuk melakukan

administrasi data kepegawaian secara terkomputerisasi agar pengelolaan data

kepegawaian bisa terarah dan efisien. Selain itu penyimpanan data dalam bentuk

elektronik dapat memudahkan dalam pengelolaan maupun penyediaan data yang lebih

cepat.

Tujuan dari implementasi Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk mendukung

efisiensi dan integritas pengelolaan data-data kepegawaian secara terintegrasi.

4 

 

 

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Definisi Sistem

Menurut Scott (1996), menyatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur seperti

masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).

Menurut Mc. Leod (1995), mendefinisikan bahwa sistem sebagai sekelompok

elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan.

2.2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)

dan kesatuan nyata (fact and entity) dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut James Hall (2001, hal:9), menyatakan bahwa sistem informasi adalah

proses menerima input yang disebut dengan transaksi, yang kemudian dikonversi melalui

berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para

pemakai informasi.

2.2.4 Komponen Sistem Informasi Stair (1992), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

a. Perangkat Keras (Hardware)

Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data,

memproses data, dan keluaran data.

b. Perangkat Lunak (Software)

Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

c. Database

Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa

sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

d. Telekomunikasi

Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem

komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia

Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programmer dan

operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.2.5 Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

5 

 

 

a. Komponen atau elemen (Component/element) : dapat berupa Elemen-elemen yang

lebih kecil yang disebut sub sistem dan elemen-elemen yang lebih besar yang

disebut supra sistem.

b. Batas sistem (Boundary) : Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara

suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (Environment) : Lingkungan dari sistem adalah apapun di

luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung (Interface) : Penghubung merupakan media perantara antar subsistem.

e. Masukkan (Input) : Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

f. Keluaran (Output) : Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah atau proses : Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau

sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.

h. Sasaran atau tujuan : Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika

suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya.

2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic adalah suatu bahasa pemograman yang bersifat object

oriented programming (OOP). Membuat aplikasi dengan Visual Basic sangat sederhana,

hanya dengan 3 langkah dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan

tanpa memerlukan pemrograman Visual Basic.

Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman, juga sering

disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi windows

sebagai sarana grafis GUI (Graphical User Interface) yang banyak menyediakan

kemudahan bagi para penggunanya.

2.3.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft.

SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengolah database yang

terdapat dalam SQL Server 2000. Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengolah

database di dalam SQL Server 2000, yaitu: Enterprise Manager dan Query Analizer.

6 

 

 

3 Tinjauan Umum dan Analisis Sistem 3.1 Tinjauan Umum SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten

Magelang SD Negeri Pagersari terletak di desa Karanggawang Pagersari, kecamatan

Mungkid kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Bangunan SD ini terletak di kaki gunung

Merapi dan didirikan tahun 1982 sesuai dengan Instruksi Presiden tahun 1982. Pada

tahun tersebut desa ini merupakan daerah terisolir, jauh dari kecamatan, kabupaten dan

keramaian kota. Tingkat kehidupan ekonomi dan sosial masyarakatnya pun cukup

rendah, sebagian besar masyarakat hidup di bawah garis kemiskinan serta terbelakang

karena kurangnya pendidikan.

Sampai saat ini SD Negeri Pagersari memiliki 6 ruang kelas, yaitu kelas 1 sampai

dengan kelas 6, ruang UKS, perpustakaan dan mushola. Mempunyai jumlah siswa

sekitar 117 orang, dengan dipimpin oleh 1 orang kepala sekolah, 9 orang guru, dan 1

orang penjaga sekolah.

Selama kurang lebih 30 tahun SD Negeri Pagersari berdiri, telah berganti kepala

sekolah beberapa kali. Berikut merupakan nama-nama dari kepala sekolah yang telah

memimpin di SD ini:

1. Mami Sukami, menjadi kepala sekolah dari tahun 1982 sampai tahun 1997.

2. Tin Asrifah, menjadi kepala sekolah dari tahun 1997 sampai tahun 1999.

3. Sudarno, menjadi kepala sekolah dari tahun 1999 sampai tahun 2004.

4. Suyatno, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2004 sampai tahun 2007.

5. Harjana, S.Pd. merupakan pejabat sementara atau pengganti kepala sekolah

sementara dari tahun 2007 sampai tahun 2008.

6. Sanijo, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2008 sampai sekarang.

Dari tahun ke tahun sekolah SD Negeri Pagersari semakin maju dan berkembang.

3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan penelitian penulis, ada beberapa masalah pada sistem yang saat ini

sedang berjalan di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid kabupaten Magelang,

antara lain:

1. Proses pencarian data kepegawaian yang kurang cepat dan akurat, karena masih

menggunakan sistem manual.

2. Pengolahan data kepegawaian tidak tepat waktu dan kurang relevan, hal ini dapat

dilihat dari pemrosesan data yang membutuhkan banyak waktu, bahkan ada data-

data yang hilang.

3. Laporan akhir yang dibuat kurang memenuhi standar karena masih menemui

masalah dalam penulisan.

7 

 

 

Beberapa masalah di atas terjadi karena belum adanya sistem berbasis komputer

yang dapat membantu pengolahan, pelayanan, serta laporan kepegawaian.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Melihat masalah di atas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat

membantu bagi para pelaksana, khususnya bagian kepegawaian yang lebih efektif dan

efisien. Dalam hal ini kami memberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi

yang berbasis komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini.

1. Analisis Kerja (Performance)

Tabel 3.1 Analisis Performance

No. Parameter Hasil Analisis

1 Throughput Untuk membuat laporan data kepegawaian,

pegawai membutuhkan waktu ± 15 menit untuk

pengisian data, karena pencatatan masih manual.

2 Response Time Proses pencatatan data memerlukan waktu ± 15

menit untuk setiap proses.

2. Analisis Informasi (Information)

Tabel 3.2 Analisis Information

No. Parameter Hasil Analisis

1 Akurat Informasi tentang data yang diolah belum tentu akurat,

karena pencatatan masih manual. Misalnya penulisan

yang kurang jelas dan terjadi kesalahan pencatatan.

2 Tepat Waktu Sering terjadi keterlambatan laporan, yang

disebabkan hilangnya data atau rusaknya data-data

yang dibutuhkan.

3 Relevan Misalkan ada kerangkapan data sehingga informasi

yang dihasilkan kurang akurat dan tidak sesuai

dengan kenyataan.

3. Analisis Ekonomi (Economic)

Tabel 3.3 Analisis Economic

No. Parameter Hasil Analisis

1 Pemanfaatan peralatan

dan biaya • Penggunaan kertas, alat tulis untuk

pencatatan serta rak/almari untuk

penyimpanan data membutuhkan biaya yang

tidak sedikit.

• Biaya operasional meningkat karena

pengolahan data kepegawaian masih manual.

8 

 

 

4. Analisis Pengendalian (Control)

Tabel 3.4 Analisis Control

No. Parameter Hasil Analisis

1 Hak Akses Sistem hanya dapat diakses oleh

admin/petugas karena keamanan data harus

terjamin.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Tabel 3.5 Analisis Eficiency

No. Parameter Hasil Analisis

1 Sumber Daya yang

Digunakan

Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena

masih melakukan dokumentasi manual yaitu

terjadi pemborosan waktu, personel, dan

peralatan berupa kertas, buku. Terlebih jika

terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.

6. Analisis Layanan (Service)

Tabel 3.6 Analisis Service

No. Parameter Hasil Analisis

1 Pelayanan Pelayanan pada pegawai yang membutuhkan

waktu lama, mengakibatkan pelayanan yang

kurang memuaskan.

3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart Sistem

9 Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian

 

 

3.3.2 Data Flow Diagram 3.3.3 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian

3.3.4 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.3 Relasi Tabel Sistem Informasi Kepegawaian

4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk

dioperasikan. Implementasi mencakup pengujian hasil dari sistem yang telah dibuat.

Didalamnya terdapat pemilihan dan pelatihan personel, uji coba sistem dan program,

manual program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem.

10 

 

 

4.2 Manual Program Manual program adalah panduan untuk menggunakan suatu program agar bisa

digunakan dengan baik dan maksimal, sesuai dengan content yang ada di dalamnya.

4.3 Implementasi Sistem 1. Form Utama

Merupakan form yang pertama kali muncul. Dalam form ini tersedia pilihan

pengguna, yaitu admin dan petugas.

Gambar 4.1 Form Utama Sistem Informasi Kepegawaian

2. Form Login Admin/Petugas

Password merupakan form yang digunakan oleh admin sebelum masuk ke

dalam program atau menu utama.

Gambar 4.2 Login Admin/Petugas

3. Form Menu Input Pegawai

Menu input ini digunakan untuk mengolah data setiap pegawai.

11 

 

 

Gambar 4.3 Menu Input Pegawai

4. Laporan Data Pegawai

Laporan data pegawai dapat dilihat dengan cara user membuka form

laporan, kemudian pilih laporan pegawai dan klik tombol view.

Gambar 4.4 Laporan Data Pegawai

5 Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dengan adanya sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer,

diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan-permasalahan pada sistem

manual seperti pemrosesan maupun pencarian data yang membutuhkan waktu lama,

12 

 

 

data mudah hilang, membutuhkan banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain,

serta membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan pembukuannya.

Dengan penggunaan sistem informasi kepegawaian yang baru, maka pihak SD

Negeri Pagersari dapat memperoleh beberapa keuntungan, yaitu:

1. Sistem dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

2. Dalam menghemat waktu dalam proses penginputan data.

3. Dapat mempercepat dalam proses pencarian data.

4. Hasil laporan kepegawaian yang dibutuhkan, dapat diperoleh dengan cepat dan

mudah.

5. Dengan menerapkan sistem informasi kepegawaian berbasis komputer, maka dapat

meringankan kerja user.

5.2 Saran

Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut pada sistem komputerisasi yang

dirancang, sehingga dapat menjadi sistem informasi kepegawaian yang berkembang

pada kegiatan operasional di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten

Magelang, Jawa Tengah. Diberinya peningkatan keahlian untuk para pegawai dalam

penggunaan komputer sehingga dapat mengoptimalkan kerja pegawai. Diharapkan

dengan adanya sistem informasi yang baru ini dapat diterapkan dan dikembangkan oleh

SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten Magelang.

Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset,

Yogyakarta.

Janner Simarmata dan Paryudi Imam, 2006. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.

Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System

Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981).

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.

Kristanto, Andi. 2005. Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset,

Yogyakarta.

Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset,

Yogyakarta.

Nawawi. DR.Hadari. 1994. Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta.

Utami, Ema dan Sukrisno, 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data

Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset, Yogyakarta.

http://awhik.blogspot.com/2009/11/konsep-basis-data.html, diakses tanggal 15 April

2012.

13 

 

 

14 

 

http://elista.akprind.ac.id/staff/catur/Pemrograman-

Basisdata/Tugas3/Tahapan%20Analisis%20dan%20Perancangan%20Sistem%20I

nformasi.pdf, diakses tanggal 15 April 2012.

http://www.scribd.com/doc/50064628/17/Diagram-Konteks, diakses tanggal 15 April

2012.