SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SENAT MAHASISWA

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

 

 

 

diajukan oleh

Keni Widyaningsih 08.03.7035

Leni Megawati 08.02.7243

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASTIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

3  

Administrative Information System of Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta

Sistem Informasi Administrasi Senat Mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta

Keni Widyaningsih Leni Megawati

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta is a student organization on environmental container STMIK Amikom Yogyakarta. In fulfilling its functions the need for administrative processes therein. Administration system is used for this are still using manual system that has several problems, among other administrative records of error, the error data archiving administration and search the files of administration require considerable time because of an irregular pile. "Information System Administration Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta" is a new system built by the author. The new system is expected to resolve existing problems. The method used in the manufacture of the new system includes data collection, which the authors conducted interviews, observations and archival data concerning the administration of the Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta. After data collection is done, then the data collected will be analyzed further. The results of this analysis which will be the basis for designing and programming the new system. The new system will be designed using Microsoft SQL Server, and Visual Basic programming language. This new system through the system test phase, where the new system will diimplelentasikan on Student Senate administration STMIK Amikom Yogyakarta. From the results of applying this new system can be concluded that, the Senate Administration Student Information System STMIK Amikom Yogyakarta can be used as an auxiliary of the old administrative system in which administrative processes are still using manual recording. Besides the new administration application can manage the system with better information, because data stored neatly and easily searchable. Keywords: Sitem Information, Administration, Visual Basic, SQL Server

4  

1. Pendahuluan Komputer merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat pada saat

ini. Perangkat lunak dan perangkat keras dalam komputer dikembangkan sedemikian

rupa agar menghasilkan informasi yang tepat dan cepat. Perkembangan komputer ini

menyebabkan pergantian sistem yang bersifat manual menjadi sistem informasi

komputer yang dirancang untuk menghasilkan informasi yang tepat dan cepat sehingga

dapat meningkatkan kinerja menjadi lebih efektif and efisien.

Sistem Administrasi Senat Mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informasi

dan Komputer(STMIK) Amikom Yogyakarta memerlukan pembaharuan sistem yang

mampu meningkatkan kinerja Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta. Ditinjau dari

STMIK Amikom Yogyakarta merupakan perguruan tinggi yang berbasis komputer, penulis

mengambil topik mengenai “Sistem Administrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom

Yogyakarta”.

Selama menggunakan sistem administrasi yang lama dimana dalam proses

administrasinya dari proses input hingga outputnya masih manual, sistem lama memiliki

beberapa kelemahan antara lain:

• Terjadi kesalahan pencatatan surat keluar dan masuk, proposal dan Laporan

Pertanggung Jawaban(LPJ).

• Terjadi kesalahan pengarsipan surat keluar dan masuk, proposal dan LPJ.

• Lambatnya pencarian file surat keluar dan masuk, proposal dan LPJ karena berada

dalam tumpukan file yang banyak dan tidak beraturan.

2. Landasan Teori 2.1. Sistem Informasi Administrasi

Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan

perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Sedangkan istilah

administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau

sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan (Ulbert Silalahi, 2005).

2.2. Konsep Dasar Basis Data Menurut James F. Cuartney JR dan david B. Paradice, sistem basis data

mempunyai pengertian sebagai berikut : “Basis data adalah kumpulan basis data dengan

para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama yang merancang

dan mengolah basis data serta sistem komputer”.

2.3. Software yang Digunakan 2.3.1. SQL Server 2000

SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang

dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan

5  

client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal

yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum,

sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau

sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah

setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen

sistem lainnya.

2.3.2. Microsoft Visual Basic Visual Basic berorientasi pada objek(Object Oriented Programming/OOP) dan

dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk

mengembangkannya. Karena berbasis objek, maka sebuah program tersebut terbagi

menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat

dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya.

Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya

tersebar didalam modul-modul yang terpisah-pisah.

3. Tinjauan Umum Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta merupakan wadah organisasi

kemahasiswaan di lingkungan STMIK Amikom Yogyakarta. Organisasi kemahasiswaan

merupakan bagian dari komunitas kampus yang harus mampu merespon dinamika sosial

kemasyarakatan yang senantiasa berubah dan berkembang sesuai zaman, sehingga

harus mampu mewujudkan suatu sikap yang sangat berarti dan berdasar pada nilai-nilai

sosial dan budaya bangsa indonesia.

Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta harus mampu secara pro-aktif

dalam membangun jaringan komunikasi antar-organisasi kemahsiswaan secara intern

maupun ekstern kampus baik melalui personal, maupun kelembagaan atau organisasi

sebagai upaya vital dan strategis dalam mencapainya tujuan organisasi untuk

membentuk mahasiswa yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, memiliki

wawasan luas, profesionalisme, meningkatkan kecendekiawanan integritas kepribadian

serta kepedulian sosial sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

6  

4. Pembahasan 4.1. Flowchart Sistem yang Diusulkan

Gambar 4.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan

Pengolahan Data Admin

Pembuatan Data Admin

Data Admin

Admin

Admin

Laporan Data Admin

Data Proposal

Pengolahan Data Proposal

Proposal

Proposal

Pembuatan Data Proposal

Laporan Data Proposal

Data Lembaga

Pengolahan Data Lembaga

Lembaga

Lembaga

Pembuatan Data Lembaga

Laporan Data Lembaga

Data LPJ

Pengolahan Data LPJ

LPJ

LPJ

Pembuatan Data LPJ

Laporan Data LPJ

Data Surat

Pengolahan Data Surat

Surat

Surat

Pembuatan Data Surat

Laporan Data Surat

Data Login

Pengolahan Data Login

Login

Login

Pembuatan Data Login

Laporan Data Login

7  

4.2. Implementasi Tabel 4.2.1. Form Login

Form login berfungsi untuk menginputkan data login operator/admin. Login juga

berfungsi sebagai pintu masuk dalam sebuah aplikasi.

4.2.2. Form Home Jika login sudah berhasil, kemudian program akan membawa user pada form

home. Dalam form home pertama user dapat melakukan penambahan data baru,

mengubah dan menghapus data yang sudah ada, dan menyimpan data.

Dalam home kepengurusan terdapat beberapa menu bar, yaitu:

• File, dengan menu item:

a. Logout

b. About, berisi tentang latar belakang dibuatnya aplikasi ini.

• Data, dengan menu item:

a. Data Admin

b. Data LM

• Data Proses, dengan menu item:

a. Proposal

b. LPJ

c. Surat, dengan menu item:

o Surat Masuk, yang dibagai menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain.

o Surat keluar yang dibagi menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain.

• Laporan, dengan menu item:

a. Admin

b. Anggota Lembaga

c. Proposal

d. LPJ

e. Surat, dengan menu item:

o Surat Masuk, yang dibagai menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain.

o Surat keluar yang dibagi menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain.

f. Login

5. Penutup 5.1. Kesimpulan

Setelah diuraikan dan dibahas pada bab-bab sebelumnya, mulai dari pengajuan

beberapa masalah hingga mencapai pada tahap pembahasan yang penulis lakukan

dalam penyusunan Tugas Akhir, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu:

8  

• Sistem Informasi Administrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta ini dapat

digunakan sebagai pembantu sistem administrasi yang lama dimana dalam poses

administrasinya masih menggunakan pencatatan manual.

• Aplikasi administrasi yang baru dapat mengelola sistem informasi dengan lebih baik,

karena data tersimpan dengan rapi dan mudah dicari.

5.2. Saran Sesuai berkembangnya teknologi, tidak menutup kemungkinan aplikasi ini dapat

dikembangkan menjadi lebih baik lagi. Maka dari itu penulis memberikan kesempatan

untuk mengembangkan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Senat Mahasiswa STMIK

Amikom Yogyakarta ini agar dapat terus digunakan untuk membantu dalam pencatatan

administrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta.

Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Anonim. Simbol Flowchart. http://www.anantaleoboys.co.cc/2010/12/pengertian-dasar-

dan-simbol-flowchart.html (diakses pada 27 Januari 2011)

Pengertian Flowchart. http://id.wikipedia.org/wiki/Diagram_alir (diakses pada 27

Januari 2011)

Pengertian DFD. http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram (diakses pada 3

Februari 2011)

Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava

Media.

Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Andi.

Arief, M.Rudiyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi.

Sidik, Ir.Betha. 2005. MySQL untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi

Web. Bandung: Informatika Bandung.