Simlot (Sistem Informasi Logistik)

KARYA INOVASI

BIDANG NON TECHNICAL SUPPORTING

Dibuat untukLomba Karya Inovasi XV TAHUN 2012

SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK TERPADU( SimLoT)

Dibuat oleh:

Andhika Prananda (8711534Z)

Bambang Heri Prabowo (8308313Z)

Rizky Dinal Ardianto (MLG0911/DS/S1/SI/194)

PT PLN (Persero) Wilayah Sulsel, Sultra dan SulbarArea Pinrang

ii

LEMBAR PENGESAHAN

Dengan ini menyatakan bahwa Karya Inovasi dengan judul :

SISTEM INFORMASI LOGISTIK TERPADU

Yang dibuat oleh :

1. Andhika Prananda (8711534Z)

2. Bambang Heri Prabowo (8308313Z)

3. Rizky Dinal Ardianto (MLG0911/DS/S1/SI/194)

Telah mengikuti seleksi Tingkat Wilayah pada tanggal 23 - 24 Mei 2012 di

PT PLN (Persero) Wilayah Sulsel, Sultra dan Sulbar

untuk mengikuti Lomba Karya Inovasi Regional tahun 2012 pada kelompok Bidang

Non Technical Supporting

Makassar, 31 Mei 2012

GENERAL MANAGER

(ZULKIFLI)

KETUA KNOWLEDGE MANAGEMENT

(HAMZAH DEMMATADJU)

iii

LEMBAR PERNYATAAN ORIGINALITAS

Dengan ini menyatakan bahwa Karya Inovasi yang berjudul SISTEM INFORMASI LOGISTIK

TERPADU, karya:

1. Nama : ANDHIKA PRANANDA

Jabatan : ASS ENGINEER ANALISA DATA EVALUASI PE

NIP : 8711534Z

2. Nama : BAMBANG HERI PRABOWO

Jabatan : SUPERVISOR TEKNIK RAYON W. SAWITTO

NIP : 8308313Z

3. Nama : RIZKY DINAL ARDIANTO

Jabatan : OJT 29 TAHUN 2012

NIP : MLG0911/DS/S1/SI/194

adalah merupakan :

- Karya inovasi baru yang original dan belum pernah dibuat sebelumnya.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana

mestinya.


GENERAL MANAGER

Zulkifli

iv

PENGECEKAN DIREKTORI INOVASI

Dengan ini menyatakan bahwa karya inovasi berjudul SISTEM INFORMASI LOGISTIK TERPADU yang dibuat oleh:



NIP : 8711534Z



NIP : 8308313Z




Tidak ada kemiripan atau persamaan dengan karya inovasi di Direktori Inovasi Puslitbang

sejak tahun 2005-2011.


mestinya.


KETUA KNOWLEDGE MANAGEMENT

(HAMZAH DEMMATADJU)

PEMBINA KARYA INOVASI

(ANDI YUDOPRATOWO)

v

PERNYATAAN DESAIN dan PEMBUATAN

Dengan ini menyatakan bahwa perancangan dan pembuatan karya inovasi berjudul SISTEM INFORMASI LOGISTIK TERPADU dilakukan secara mandiri oleh para inovator:



NIP : 8711534Z



NIP : 8308313Z




Dan telah diimplementasikan selama 4 (empat) bulan di Area Pinrang


mestinya.


Pembina Karya Inovasi

Andi Yudopratowo

vi

ABSTRAK

Sistem Informasi Manajemen Logistik Terpadu (SiMLoT) dibangun berdasarkan

prinsip lebih cepat lebih baik, keberadaan aplikasi pengolah material logistik menjadi sangat

penting khususnya dalam menunjang pelayanan kepada pelanggan dan menjaga keandalan

pasokan tenaga listrik ke pelanggan. Aplikasi SiMLoT sejalan dengan Keputusan Direksi PT.

PLN (Persero) Nomor: 717.K/DIR/2010 Tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan

PT. PLN (Persero). Serta mendukung komitmen manajemen Wilayah Sulselrabar untuk

menyukseskan AP2M.

Akses data menggunakan SiMLoT bisa melalui jaringan LAN, Internet (via VPN)

dengan model database terpusat di Kantor Area dengan disain multiuser multilevel dan

dapat diakses oleh seluruh Rayon secara online. SiMLoT dirancang agar dapat diakses

melalui jaringan yang mudah didapat dan biaya yang murah. Sehingga, memudahkan user

dalam mengakses aplikasi ini dimanapun dia berada dan tentunya untuk mengetahui tingkat

persediaan material secara real time dan up to date.

Dengan adanya SIMLOT jumlah material logistik laporan yang disajikan lebih akurat,

cepat dan mudah untuk didapatkan. Data saldo material yang terbatas (limit) atau perlu

penambahan jumlah material dapat diketahui lebih dini, karena adanya menu early warning

safety stock (Kekritisan material).

Kata Kunci: AP2M, Database, SiMLoT, Early warning safety Stock

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Rabbil Alamin tak hentinya kami ucapkan atas nikmat yang telah diberikan

Allah SWT kepada hamba-Nya juga shalawat dan taslim kepada RasulullahbSAW, karena atas segala

ridho dan rahmat-Nya sehingga Karya Inovasi ini dapat diselesaikan.

Pada kesampatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang

tulus kepada:

1. Kedua orang tua kami dan keluarga atas semangat dan doa restu yang diberikan kepada

kami selama melaksanakan proyek akhir ini.

2. Kepada Bapak Zulkifli, Selaku GM PLN Wilayah Sulsel, Sultra dan Sulbar.

3. Kepada Tim Pembina Inovasi ke XV tahun 2012 yang telah banyak membimbing dan

membantu kami dalam penyempurnaan karya inovasi kami.

4. Kepada PLT Manajer Area Pinrang Ibu Joice Lanny Wantania serta Para Asmen, yang

mendukung dalam proses implementasi karya inovasi kami.

5. Seluruh karyawan dan mitra kerja PLN Area Pinrang, yang selalu memberikan dukungan dan

semangat dalam penyelesaian karya inovasi ini.

6. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Inovasi ini yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa KI ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik yang

membangun selalu kami harapkan demi perbaikan selanjutnya.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahNya kepada kita dan memberikan

pahala atas segala ibadah yang kita kerjakan. Amin

Watawashau bil Haqqi Watawashu bis shabri

viii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR JUDUL...................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................... ii

LEMBAR PERNYATAAN ORIGINALITAS ................................................ iii

LEMBAR PENGECEKAN DIREKTORI INOVASI ..................................... iv

LEMBAR PERNYATAAN DESAIN DAN PEMBUATAN ....................... ...... v

ABSTRAK................................................................................................ vi

KATA PENGANTAR .............................................................................. vii

DAFTAR ISI............................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR................................................................................... x

DAFTAR TABEL....................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................... 1

1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................... 2

1.3 Rumusan Masalah ............................................................... 2

1.4 Ruang Lingkup ...................................................................... 3

1.5 Metodologi............................................................................. 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Database dan RDBMS............................................. 4

2.2 Komputasi Client – Server ..................................................... 4

2.3 Web Server ........................................................................... 5

ix

2.3.1 Web Server Apache................................................... 5

2.4 Bahasa Pemrograman PHP ..................................................... 6

2.5 Framework Codeigniter .......................................................... 6

2.6 Pengertian Virtual Private Network .......................................... 6

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Autentifikasi SiMLoT .............................................................. 7

3.2 Keamanan Sistem .................................................................. 7

3.3 Perancangan dan Flowchart SiMLoT ....................................... 8

3.4 Rencana Pengembangan......................................................... 10

3.5 Uji Keandalan......................................................................... 10

BAB IV IMPLEMENTASI

4.1 Manfaat Aplikasi………….............................................................. 11

4.1.1 Manfaat Finansial ................................................................ 11

4.1.2 Manfaat Non Finansial .......................................................... 12

4.2 Analisa Risiko dan Kerugian........................................................... 13

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan....................................................................................... 14

5.2 Saran .............................................................................................. 14

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ ..... 15

LAMPIRAN 1. BIODATA RINGKAS

LAMPIRAN 2. SIMULASI GAMBAR

LAMPIRAN 3. NOTA DINAS

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Autentifikasi Simlot................................................................. 7

Gambar 3.2 Flowchart Perancangan Simlot................................................. 8

Gambar 3.3 Context Diagram.................................................................... 9

Gambar 3.4 Rencana Pengembangan......................................................... 9

xi

DAFTAR TABEL

Gambar 4.1 Manfaat Non Finansial ............................................................ 12

Gambar 4.2 Analisa Risiko......................................................................... 13

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

PLN merupakan perusahaan jasa penyedia tenaga listrik. Berkaitan dengan

penyediaan sebuah jasa maka faktor kualitas pelayanan dan kepuasan yang diterima

pelanggan menjadi perhatian utama. Dengan melihat semakin tingginya tuntutan lingkungan

terhadap kualitas jasa pelayanan PLN, sangat diperlukan peningkatan kualitas pelayanan

(Quality of Service). Seiring dengan perkembangan teknologi khususnya dalam bidang

informasi dan telekomunikasi, kita dapat memanfaatkan teknologi ini untuk mendapatkan

informasi secara cepat via Internet maunpun untuk menunjang peningkatan pelayanan dan

meningkatkan fungsi pengawasan manajemen. Khususnya dalam pengeloaan logistik dalam

mendukung terciptanya pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan.

Pengaturan persediaan material merupakan hal yang sangat penting untuk

menciptakan keandalan dan efisiensi dalam penyaluran tenaga listrik. Ketersediaan material

baik untuk bidang distribusi dan niaga harus dijaga kontinuitasanya agar tidak menyebabkan

terganggunya kegiatan operasi dan pelayanan.

Disamping menjaga ketersediaan material, penyediaan material tersebut juga harus

dilakukan secara selektif dan memperhatikan aspek-aspek lain seperti tingkat kekritisan,

lamanya waktu pengadaan dan nilai pemakaian sehingga tidak menyebabkan terjadinya

penumpukan material yang menimbulkan inefisiensi bagi perusahaan. Untuk mencapai hal

tersebut diatas, perlu ditetapkan suatu metoda untuk melakukan pengelompokan material

mana yang sangat penting dijaga ketersediaanya untuk menjaga level setinggi mungkin

namun pada saat yang sama hal tersebut bukan merupakan inefisiensi bagi perusahaan.

Pengolahan data material/logistik menjadi sangat penting mengingat komitmen

manajemen PLN Wil. Sulsel, Sultra dan Sulbar dalam rangka menunjang Implementasi AP2M

(Aplikasi Pelayanan Pasti Mudah) dan rencana implementasi AP2T bulan september 2012

diseluruh unit di PLN Wil. Sulsel, Sultra dan Sulbar. Berdasarkan Keputusan Direksi Nomor:

717.K/DIR/2010, Tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT. PLN (Persero).

Adapun tujuan kebijakan persediaan material antara lain sebagai berikut:

1. Tercapainya keseimbangan dalam tata kelola persediaan material, dalam rangka

memaksimalkan tingkat pelayanan dengan persediaan yang optimal.

2

2. Pengelompokkan material persediaan berdasarkan kriteria kekritisan,

ketersediaan dan tingkat pemakaian (usage), sehingga diperoleh pengendalian

persediaan yang tepat (Efektif dan Efisien) untuk masing-masing material.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Manajemen Logistik Terpadu (SiMLoT)

sebagai karya inovasi adalah membuat Sistem pengelolaan yang mampu mendukung

kebutuhan perusahaan khususnya di bidang logistik dengan kemampuan :

1. Mampu mengelola database material secara terpusat di tingkat Kantor Area dan

dapat dijalankan di seluruh Rayon, agar Manajemen bisa dengan mudah, cepat dan

akurat mengetahui persediaan/stok material yang ada.

2. Mudah diakses dari mana saja tanpa harus membangun jaringan komunikasi data

khusus dengan bandwidth lebar. Aplikasi ini dapat diakses menggunakan koneksi

internet yang sekarang mudah didapat baik dari TELKOM maupun Operator selular.

3. Menampilkan pesan peringatan secara otomatis setiap aplikasi dijalankan, jika ada

kondisi stok material yang mengalami kondisi kritis dan memerlukan perhatian segera

dan perlu tindak lanjut.

4. Dapat merekam aktifitas peemintaan material dari unit, sehingga mudah untuk

dilakukan evaluasi.

1.3. Rumusan Masalah

Dari hasil pengamatan dan analisa maka diperoleh permasalahan yang selama ini

menjadi kendala dalam persediaan material / logistik:

1. Data saldo material sering tidak up to date.

2. Karena tidak memiliki Data Induk material yang baik, maka fungsi monitoring dan

pengawasan dari manajemen tidak berjalan baik.

3. Inventarisasi kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan penyampaian sampai dengan

pertanggung jawaban logistik memerlukan sistem manajemen khusus.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam implementasi karya inovasi ini kami menerapkannya pada tingkat kantor Area

dan Rayon. Adapun wilayah kerja Area Pinrang yaitu: Rayon Watang Sawitto, Kariango,

Pekkabata, Enrekang dan Lakawan.

Dalam ruang lingkup ini kami membatasi permasalahan yang muncul sebelum

implementasi aplikasi SIMLOT dan sesudah implementasi, pengolahan database material,

penyediaan menu pilihan yang sering diperlukan dan teknik pemanfaatan fitur early warning.

Nantinya sistem ini dapat dikembangkan dengan pemanfaatan via SMS sesuai kebutuhan.

1.5. Metodologi

Metodologi penyusunan karya inovasi ini adalah pengembangan database material

distribusi dan pemanfaatan teknologi telekomunikasi dengan perumusan masalah sebagai

berikut:

1. Bagaimana Sistem informasi dapat menyimpan data saldo material di server database

dan datanya dapat diakses oleh banyak orang/ user di komputer client dengan

otoritas tertentu (multi user dan multi level).

2. Bagaimana mendisain sistem informasi manajemen logistik terpadu sehingga dapat

menampilkan kriteria kekritisan, ketersedian dan tingkat pemakaian (usage).

3. Bagaimana sistem informasi logistik dapat merencanakan material dan meningkatkan

pelayanan dan pemeliharaan distribusi.

4. Bagaimana disain uraian nomor 1, 2 dan 3 tersebut mudah dipahami dan nyaman

dioperasikan (User Friendly)

5. Bagaimana aplikasi ini terealisasi dengan biaya murah.

4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Database RDBMS

Relational Database sebenarnya adalah salah satu konsep penyimpanan data.

Sebelum konsep database relasional muncul sebenarnya sudah ada dua model database

yaitu Network Database dan Hierarchie Database. Dalam database relasional, data disimpan

dalam bentuk relasi atau tabel dua dimensi, dan antar tabel satu dengan tabel lainnya

terdapat hubungan atau relationship, sehingga sering kita baca diberbagai literatur,

database didefinisikan sebagai “kumpulan dari sejumlah tabel yang saling hubungan atau

keterkaitan”. Kumpulan dari data yang diorganisasikan sebagai tabel tadi disimpan dalam

bentuk data elektronik di dalam hardisk komputer. Untuk membuat struktur tabel, mengisi

data ke tabel, mengubah data jika diperlukan dan menghapus data dari tabel diperlukan

software. Software yang digunakan membuat tabel, isi data, ubah data dan hapus data

disebut Relational Database Management System atau dikenal dengan singkatan RDBMS

sedangkan perintah yang digunakan untuk membuat tabel, isi, ubah dan hapus data disebut

perintah SQL yang merupakan singkatan dari Structured Query Language. Jadi setiap

software RDBMS pasti bisa digunakan untuk menjalankan perintah SQL.

Sebenarnya fungsi RDBMS bukan cuma buat tabel, isi data, ubah dan hapus

data.Untuk manajemen data dalam skala besar dan agar bisa mendukung proses bisnis

yang kontinyu dan real time suatu RDBMS dituntut untuk mempunyai kemampuan

manajemen user dan keamanan data, konstrain/aturan untuk menjaga integritas data,

backup dan recovery data serta kemampuan lainnya yang berkaitan dengan kecepatan

pemrosesan data (performance).

Salah satu software RDBMS yang ada dipasaran saat ini dan cukup banyak

digunakan adalah Mysql.

2.2 Komputasi Client – Server

LAN merupakan implementasi dari suatu lingkungan komputasi client-server. Secara

harfiah, client menrupakan pihak yang membutuhkan pelayanan (service), sedangkan server

merupakan pihak yang memberikan pelayanan itu sendiri. Misalkan suatu komputer A

meminta data data dari komputer B, maka komputer A akan disebut client dan komputer B

disebut server ataupun sebaliknya.

Namun, sesungguhnya server merupakan komputer yang benar-benar memberikan

pelayanan. Misal, komputer A memberikan layanan berupa tempat penyimpanan data

(database server) kepada komputer B. Walaupun terkadang komputer A juga membutuhkan

data dari komputer A, komputer A tetap akan disebut server dan komputer B disebut client

pada jaringan tersebut.

2.4 Web Server

Web server adalah software yang menjadi tulang belakang dari world wide web

(www). Web server menunggu permintaan dari client yang menggunakan browser seperti

Netscape Navigator, Internet Explorer, Modzilla, dan program browser lainnya. Jika ada

permintaan dari browser, maka web server akan memproses permintaan itu kemudian

memberikan hasil prosesnya berupa data yang diinginkan kembali ke browser. Data ini

mempunyai format yang standar, disebut dengan format SGML (standar general markup

language). Data yang berupa format ini kemudian akan ditampilkan oleh browser sesuai

dengan kemampuan browser tersebut. Contohnya, bila data yang dikirim berupa gambar,

browser yang hanya mampu menampilkan teks (misalnya lynx) tidak akan mampu

menampilkan gambar tersebut, dan jika ada akan menampilkan alternatifnya saja. Web

server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri,

yaitu HTTP (hypertext tarnsfer protocol). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server

dengan client-nya dapat saling dimengerti dan lebih mudah.

2.4.1 Web Server Apache

Apache merupakan web server yang paling banyak dipergunakan. Hal ini disebabkan

karena programnya yang gratis, dengan kinerja relatif stabil. Apache mempunyai program

pendukung yang cukup banyak. Hal inimemberikan layanan yang cukup lengkap bagi

penggunanya. Beberapa dukungan Apache :

1. Kontrol Akses.

Kontrol ini dapat dijalankan berdasarkan nama host atau nomor IP

2. CGI (Common Gateway Interface),

Yang paling terkenal untuk digunakan adalah perl (Practical Extraction and Report

Language), didukung oleh Apache dengan menempatkannya sebagai modul (mod_perl)

3. PHP (Personal Home Page/PHP Hypertext Processor);

Program dengan metode semacam CGI, yang memproses teks dan bekerja di server.

Apache mendukung PHP dengan menempatkannya sebagai salah satu modulnya

(mod_php). Hal ini membuat kinerja PHP menjadi lebih baik

6

4. SSI (Server Side Includes)

2.5 Bahasa Pemrograman PHP

PHP adalah bahasa pemorgraman yang memungkinkan para web developer untuk

membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP merupakan singkatan dari “PHP:

Hypertext Preprocessor”. PHP ditulis dan diperkenalkan pertama kali sekitar tahun 1994 oleh

Rasmus Lerdorf melalui situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses

ringkasan online-nya. PHP merupakan salah satu bahasa script yang terbilang baru dan

tersedia secara bebas dan masih memungkinkan untuk dikembangkan lebih lanjut. PHP

dapat diintegrasikan (embedded) ke dalam web server, atau dapat berperan sebagai

program CGI yang terpisah.

Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah lapisan integrasi

database (database integration layer). Database yang didukung PHP adalah: Oracle, Adabas-

D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis, MySQL, Informix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan

PostgreSQL.

2.6 Framework Codeigniter

CodeIgniter merupakan salah satu dari sekian banyak framework PHP yang ada.

CodeIgniter dikembangkan oleh Rick Ellis (http://www.ellislab.com). Tujuan dari pembuatan

framework CodeIgniter ini menurut user manualnya adalah untuk menghasilkan framework

yang akan dapat digunakan untuk pengembangan proyek pembuatan website secara lebih

cepat dibandingkan dengan pembuatan website dengan cara koding secara manual, dengan

menyediakan banyak sekali pustaka yang dibutuhkan dalam pembuatan website, dengan

antarmuka yang sederhana dan struktur logika untuk mengakses pustaka yang dibutuhkan.

2.7 Pengertian Virtual Private Network

Virtual Private Network (VPN) adalah sebuah teknologi komunikasi yang

memungkinkan untuk dapat terkoneksi ke jaringan private melalui jaringan publik. Dengan

cara tersebut maka akan didapatkan hak dan pengaturan yang sama seperti halnya berada

di dalam kantor atau LAN itu sendiri, walaupun sebenarnya menggunakan jaringan publik.

http://www.ellislab.com

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Autentifikasi SiMLoT

Autentifikasi merupakan proses dalam rangka memvalidasi user pada saat memasuki

sistem. Nama dan password dari user dicek melalui proses yang mengecek langsung

kedaftar mereka yang diberikan hak untuk memasuki system tersebut. Sifat mengetahui

bahwa data yang diterima adalah sama dengan data yang dikirim dan bahwa pengirim yang

mengklaim adalah benar-benar pengirim sebenarnya.

Autorisasi ini dikelola oleh Administrator, webmaster, atau pemilik situs (pemegang

hak tertinggi atau mereka yang ditunjuk disistem tersebut).Untuk proses ini, masing-masing

user akan dicek dari data yang diberikannya, seperti nama, password. Adapun menu

autentifikasi dibagi menjadi tiga, yaitu : User Area, User Petugas Rayon dan User Manajer

Rayon.

Gambar 3.1 Autentifikasi SiMLoT

3.1 Keamanan Sistem

Aplikasi SiMLoT menggunakan model pengamanan sebagai berikut:

1. VPN (Virtual Private Network)

2. Otentifikasi Aplikasi

Dalam membangun VPN digunakan software Hamachi, sebuah teknologi jaringan

yang menyediakan hubungan 2 computer atau lebih melalui jaringan internet. Pengguna

8

Hamachi cukup menginstal software yang tersedia. Setelah memasukkan nama user,

maka Hamachi akan memberikan sebuah nomor seperti nomor IP misalnya 5.14.90.155.

Dengan nomor tersebut sesama user Hamachi dapat saling berhubungan melalui

jaringan Internet.

3.2 Perancangan dan Flowchart SiMLoT

Sistem Informasi Manajemen Logistik Terpadu dibuat dalam sebuah Komputer

Server dengan sistem Operasi Windows 7. Software yang dibutuhkan dalam aplikasi

SiMLoT antara lain: Xampp, dan Framework Codeigniter

Dalam software Xampp sudah terdapat fitur Web Server Apache, dan PHP My Admin (My

SQL database) yang telah terintegrasi dalam software tersebut. Adapun Editing koding

program dan desain layout interface menggunakan software Notepad++ dan Adobe

Dreamwaver CS3. Berikut arsitektur aplikasi SiMLoT :

Gambar 3.2 Flowchart Perancangan SiMLoT

Dari gambar - gambar di atas (Gambar 3.2) dan dibawah (Gambar 3.3) diketahui

bahwa langkah pertama yang harus dilakukan adalah input data. Input data untuk User Area

digunakan ketika barang / material baru masuk, kemudian untuk User Rayon digunakan

ketika ada permintaan material, Retur Material, dan Pemakaian Material. Kemudian aplikasi

akan melakukan pengolahan data ketika input data dilakukan. Untuk barang masuk, secara

otomatis akan menambah jumlah material yang ada di gudang area. Untuk permintaan

material akan menambah jumlah material yang ada di gudang rayon dan mengurangi

material yang ada di gudang area, akan tetapi hal ini menunggu otorisasi dari User Manajer

rayon dan User Area.

Gambar 3.3 Context Diagram

3.3 Rencana Pengembangan

Berikut ini adalah skema rencana pengembangan sistem manajemen logistik terpadu

(SIMLOT) :

Gambar 3-4. Rencana Pengembangan Sistem

Direncanakan pada Bulan Juli 2012 Aplikasi Sistem Manajemen Logistik Terpadu telah

diimplementasikan di Area lain dan Bulan Agustus 2012 Aplikasi Sistem Manajemen Logistik

Terpadu telah diimplementasikan di seluruh Area di Wilayah Sulselrabar telah menggunakan

aplikasi ini sehingga dapat diperoleh gabungan material Se – Wilayah Sulselrabar. Lebih jauh

lagi kami berharap Sistem Manajemen Logistik Terpadu ini dapat diimplementasikan di

10

seluruh unit PLN Se – Indonesia Timur. Saat ini kami sedang mengembangkan aplikasi ini

dengan menambahkan fitur Sms Gateway sehingga pemantuan material dan early warning

material kritis dapat diinformasikan secara cepat dan mudah melalui sms.

3.4 Uji Keandalan

Dalam implementasinya, Aplikasi Sistem Manajemen Logistik terpadu menggunakan

internet dengan menggunakan VPN, sehingga dalam prakteknya aplikasi ini dapat diakses

dimanapun berada asal terkoneksi dengan jaringan internet.

BAB IV

MANFAAT DAN ANALISA RESIKO

4.1. Manfaat Aplikasi

4.1.1 Manfaat FinansialMeski manfaat yang paling signifikan dari sistem pelaporan dan evaluasi

distribusi berbasis web merupakan manfaat non finansial (cepat dan akurat),

namun sistem ini juga memiliki manfaat finansial sebagai berikut :

1. Menghemat biaya perjalanan dinas

Sebagai contoh, setiap bulan diadakan verifikasi stok material unit dan

Rayon biasanya melakukan permintaan material tanpa mengetahui jumlah stok

material si Area sehingga seringkali tidak efektif. Dengan asumsi bahwa :

Verifikasi dihadiri oleh perwakilan Rayon.

Masing – masing rayon mengirimkan satu orang pegawai.

Verifikasi dilaksanakan selama satu hari.

Permintaan dilakukan Rayon dengan mengirim satu orang pegawai dan

satu orang driver.

Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi :

Konsumsi = Rp 300.000,-

SPPD Pegawai = Rp 1.400.000,-

BBM = Rp 1.000.000

TOTAL = Rp 2.700.000,-

Dengan sistem aplikasi ini, perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp

2.700.000,- setiap bulan dan sekitar Rp 32.400.000 untuk setiap tahun.

2. Dengan menggunakan Aplikasi Sistem Manajemen Logistik terpadu, juga

menghemat biaya pulsa telepon untuk klarifikasi saldo material.

12

4.1.2 Manfaat Non Finansial

Tabel 4.1. Manfaat Non Finansial

ManualSistem Manajemen Logistik

Terpadu1. Waktu

Untuk meminta material ataupun

melakukan retur material harus melalui

beberapa pihak, dan belum tentu pula

pihak – pihak terkait ada ditempat.

2. Efektivitas Laporan

Laporan bulanan mengenai saldo

material yang diterapkan di Area

Pinrang tidak berbasis web dan tidak

terpantau langsung dari unit rayon.

3. Aksesbilitas

Lama karena berhubungan dengan

beberapa bagian.

4. Keakuratan

Untuk menghitung pemakaian material,

perlu melakukan rekonsiliasi setiap

bulan dengan pihak Logistik, Akuntansi

dan belum tentu klop.

5. Efesiensi Ruang

Dibutuhkan tempat penyimpanan

laporan

6. Early Warning

Belum dapat menginformasikan secara

langsung, kondisi stok material kritis

dan perlu koordinasi dengan fungsi

logistik untuk mengetahui kondisi

tersebut

Langsung melalui aplikasi dan pihak Area

tinggal melakukan Approve atau Reject

permintaan yang diminta rayon.

aporan bulanan bulanan mengenai saldo

material dapat terpantau setiap hari

Cepat, hanya dengan membuka aplikasi ini

dapat mengetahui stok material di Area

ataupun Rayon.

Data selalu terupdate, sehingga material

apa yang digunakan Rayon itu pula yang

terekap dalam database.

Sistem berfungsi sebagai media

penyimpanan terpusat yang dapat diakses

dimana saja dan kapan saja.

Informasi material kritis dapat dilihat ketika

User Area melakukan login, sehingga dapat

mempercepat pembelian material kritis

tersebut.

4.2 Analisa Risiko dan kerugian

Tabel 4-2. Analisa Risiko

No Komponen Identifikasi Bahaya

Penilaian Risiko

Pengendalian RisikoPeluang Akibat

Tingkat Risiko

1 SDM Pengetahuan IT B 3 III Memberi pelatihan, sosialisasi, CD tutorial,dukungan manajemen

2 Jaringan Ketergantungan pada

keandalan jaringan dan

server

B 2 II

Menyiapkan back upjaringan komunikasi, monitoring dan evaluasi setiap saat.

3 Proses Bisnis Perubahan proses bisnis berdampak pada perubahan rumus

B 2 IIDesain sistem bersifat dinamis.

4. Analisa & Evaluasi

Perbedaan analisa dan evaluasi antara Rayon Area

B 3 IIIAnalisa dan evaluasi didesain berjenjang

Keterangan :

A = Sangat kecil 1 = Tidak Signifikan I = Rendah

B = Kecil 2 = Minor II = Moderat

C = Sedang 3 = Medium III = Tinggi

D = Besar 4 = Signifikan IV = Ekstrem

E = Sangat Besar 5 = Malapetaka

Berdasarkan tabel analisa risiko di atas, aplikasi sistem manajemen logistik terpadu

dapat diterapkan. Komponen terkait kemampuan SDM memiliki tingkat risiko yang

paling tinggi, akan tetapi hal ini dapat diatasi dengan memberikan pelatihan atau

memberikan manual book aplikasi. Terlebih lagi saat ini SDM PLN dituntut untuk

memiliki kemampuan teknologi yang baik untuk dapat mengikuti perkembangan

perusahaan.

14

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil pembuatan dan uji Coba Implementasi Sistem Informasi Logistik Terpadu

maka, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Format Laporan yang disajikan lebih akurat, cepat dan mudah untuk didapatkan.

2. Tingkat kekritisan material dapat dengan mudah diketahui lebih dini sehingga

perencanaan pembelian material dapat segera dilakukan.

3. SiMLoT dapat dengan mudah diakses via Internet.

4. SiMLoT dapat diakses hanya menggunakan koneksi data via GPRS dial-up dengan

bandwidth sekitar 60 kbps.

5.2 Saran

1 Perlu adanya penambahan fitur akses via SMS sebagai pengembangan lebih lanjut

agar dapat menampilkan informasi mengenai ketersediaan material (misalnya jumlah

material jaringan, jumlah material tiap unit dan lain-lain).

2 Ditambahkan fitur untuk merencanakan pengadaan material, sehingga optimalisasi

penggunaan material dapat berjalan dengan baik.

3 SiMLoT memungkinkan untuk dikembangkan di tingkat Kantor Wilayah. Hal ini sangat

dimungkinkan karena database yang digunakan adalah database enterprise yang

biasa digunakan untuk mengelola data material dan bahkan mengolah data

pelanggan yang volume datanya jauh lebih besar. Hal ini tentunya juga bisa

menghemat biaya penyediaan Server.

15

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Awan Pribadi., “Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework

Codeigniter”, Lokomedia, 2010.

Didin, Nugraha, “Mengenal Sistem Informasi”, 2003.

http://ilmukomputer.com/2006/09/06/mengenal-sistem-teknologi-

informasi/

Daqiqil, Ibnu, “Framework Codeigniter Sebuah Panduan dan Practices”,

2001.

http://npp.pnri.go.id

Hakim, Lukmanul, “Trik Rahasia Master PHP”, Lokomedia. Yogyakarta,

2009.

Saputra, Agus, “Trik Kolaborasi Codeigniter & jQquery”, Lokomedia.

Yogyakarta, 2011.

Septian, Gungun., “Trik Pintar Menguasai Codeigniter”, PT. Elex Media

Komputindo, 2011.

http://ilmukomputer.com/2006/09/06/mengen

http://npp.pnri.go.id

LAMPIRAN 1. BIODATA RINGKAS

Nama : Risky Dinal Ardianto


Tempat / TanggalLahir : Surabaya / 04 Juli 1989

Instansi : PT. PLN (Persero) Area Pinrang

Jabatan : OJT Angkatan 29 tahun 2012

Nama : Andhika Prananda

NIP : 8711534-Z

Tempat / TanggalLahir : Surabaya / 08 Maret 1987


Jabatan : Ass Engineer Analisa Data Evaluasi PE

Nama : Bambang Heri Prabowo

NIP : 8308313-Z

Tempat / TanggalLahir : Brebes / 20 Juni 1983


Jabatan : Supervisor Teknik Rayon W. Sawitto

Peserta 2

Peserta 1

Peserta 3

LAMPIRAN 2. SIMULASI GAMBAR

Bebarapa Fungsi Dalam Aplikasi SimLoT

1. Fungsi Autentikasi User

Otentifikasi User digunakan untuk memberikan ijin akses ke masing masing

pengguna..

Login Aplikasi SimLot

2. Fungsi Penyajian Menu Home

Menu ini menyajikan tampilan data stok material di Area jika user sebagai

Admin Area dan stok material Rayon, jika user sebagai rayon. Untuk di Home Area

juga menampilkan stok material dalam keadaan kritis sehingga pihak manajemen

dapat segera mengantisipasi kekurangan stok material tersebut. Berikut tampilan

Home Aplikasi Simlot.

Tampilan Awal Aplikasi

3. Fungsi Penyajian Permintaan Material

Fungsi menu ini hanya bisa diakses oleh User Rayon, dalam menu ini terdapat

beberapa item yang harus diisi oleh Rayon sebagai dasar Permintaan Material ke

Area. Untuk link menu “lihat history permintaan” berisi tampilan material yang pernah

diminta ke pihak Area.

Permintaan Material

4. Fungsi Penyajian Menu Approved Material

Menu ini hanya dapat diakses oleh pihak admin Area dan berfungsi untuk

melihat permintaan stok material dari ranting, Admin Area berhak untuk menentukan

kuantitas barang yang diminta ranting. Ketika Admin Area telah mengapproved

permintaan ranting, maka secara otomatis persediaan stok material Area berkurang

dan stok ranting bertambah. Berikut tampilan menu Approved Material.

Permintaan Rayon (Pending)

Pada Gambar diatas merupakan tampilan menu approval permintaan yang masih

dalam keadaan pending. Untuk link menu approved material berisi history permintaan

yang telah diapproved oleh admin area dan hasilnya dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

Permintaan Rayon (Approved)

LAMPIRAN 3. NOTA DINAS

Simlot (Sistem Informasi Logistik)

Documents

Transcript of Simlot (Sistem Informasi Logistik)