SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari

pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science).

Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan

dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan

asumsi - asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu

mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :

a) Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan

secara efisien, efektif, dan produktif.

b) Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.

c) Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih

mengarah ke berbagai upaya yang harus dilakukan manajemen agar tujuan

organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada

berbagai macam bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi

mempunyai komponen sama, yaitu :

a. W = Work (Pekerjaan) 

b. E = Employe (Tenaga Kerja)

c. R = Relationship (Hubungan)d. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis

praktis.” Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam

mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku

manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan. Beberapa definisi sistem

pengendalian manajemen.

1. Edy Sukarno menyatakan “Sistem pengendalian manajemen adalah suatu

sistem terintegrasi antara proses,strategi, pemrograman, penganggaran,

akuntansi, pertanggung jawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang

dalam menjalankan organisasi atau  perusahaan agar hasilnya optimal.”

2. Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System

mengungkapkan “Management control is the process by which managers

influence other members of theorganization to implement the

organization’s strategies.”

 Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a) Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh

organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang

digunakan, alat-alat dan teknologi, manusia, maupun hasil yang diperoleh

organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan

lancar. 

b) Pengendalian manajemen bertolak dari teknik evaluasi dan strategi

yang berintegrasi dengan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan

yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c) Pengendalian manajemen berorientasi pada manusia, karena pengendalian

manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager dalam mencapai

strategi organisasi, bukan untuk memperbaiki detail catatan. Oleh sebab

itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-

pertimbangan psikologis lebih dominan.

Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari

manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan

organisasi secara efektif dan efisien. Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan

baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh

organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui

seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan

yang dapat menuntun arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya

tujuan itu. Setelah keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen

mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan

oleh semua lapisan organisasi.

 

Fungsi Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan

dalam mencapai tujuannya dengan cara membandingkan rencana dengan prestasi

kerja dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang

penting. Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang

baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan

prestasi kerja, controller memberi saran kepada berbagai tingkat manajemen

mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan.

Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller

kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan

dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan

penyimpangan.

Laporan ini selain laporanpenyimpangan rencana juga memberikan laporan presta

si kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

A.   Konsep-Konsep Dasar

1)      Pengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat -perangkat

untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi

mengendalikan suatu organisasi akan jauh lebih rumit di bandingkan dengan

mengendalikan sebuah mobil. Untuk itu di buatlah sistem pengendalian yang

sedikitnya memiliki empat elemen :

1.      Pelacak atau sensor

Yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam

proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penilai

Yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan

cara membandingkanya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang

seharusnya terjadi.

3.      The Effector

Yaitu suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan

kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4.      Jaringan Komunikasi

Yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector danassessor dan

antara assessor dan effector.

Penjelasan bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi: Thermostat Komponen :

1.      Termometer mengukur suhu ruangan

2.      Assessor, membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima

mengenai suhu yang seharusnya

3.      Effector, yang mendorong pemanas untuk memancarkan panas atau

mengaktifkan pendingin juga yang mematikan alat - alat ini ketika suhu ruangan

telah sesuai dengansuhu standar.

4.      Jaringan komunikasi, meneruskan informasi dari termometer ke assessor dan

dariassessor ke elemen pemanas atau pendingin.

v  Suhu Tubuh

Hampir sebagian mamalia dilahirkan dengan standar mengenai suhu tubuh yang

diinginkan. Elemen-elemen mekanisme pengendalian dengan mana tubuh

berusaha untuk mempertahankanstandar tersebut meliputi saraf sensorik (detector)

yang tersebar di seluruh tubuh; hypothalamusyang berpusat di otak (assessor),

yang membandingkan antara informasi yang diterima daridetector dengan suhu

tubuh standar 98,6’F; otot-otot dan organ tubuh, yang mengurangi suhutubuh

ketika melebihi suhu standar dan meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah

standar; sistem komunikasi yang menyeluruh dari jaringan saraf.

v  Pengendara Mobil

Anggaplah anda sedang mengemudikan mobil di jalan raya dengan peraturan

yang menetapkan kecepatan standar 65 mil per jam. Maka Sistem pengendalian

anda berkerja sebagai berikut :

1.      Mata anda (sensor) mengukur kecepatan aktual dengan cara mengamati

spedometer.

2.      Otak anda (assessor) membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan

yang ditetapkanoleh hukum, dan mendeteksi adanya penyimpangan dari standar.

3.      Mengarahkan kaki anda (effector) untuk melepas atau menekan pedal gas.

4.      Seperti dalam pengaturan suhu tubuh, saraf anda mengubah sistem

komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari otak ke kaki.

2)      Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama ± sama

untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya

adalah memperolehtingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh

satu hierarki manajer, dengan chief executive (CEO) pada posisi puncak, dan para

manajer unit bisnis, departemen, bagian (section),dan sub unit lainnya berada

dibawah CEO dalam bagan organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah

proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang - orang

yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana yang digunakan

oleh manajer mengandung elemen pada sistem pengendalian yang lebih

sederhana. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;assessor

membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan :

1.      Tidak sama halnya dengan termostat atau sistem suhu tubuh, standar

tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Dalam proses ini, manajemen memutuskan

apa yang seharusnya dilakukanoleh organisasi, dan sebagian dari proses

pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana -

rencana ini.

2.      Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah

bersifat otomatis. Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah ahli

mekanik, tetapi manajer sering kali mendeteksi informasi dengan mata, telinga,

dan indra mereka sendiri. Manajer secara pribadi harus melakukan fungsi

assessor, memutuskan bagi dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan

standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan, dan jika demikian,

tindakan apa yang akan diambil.

3.      Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang

dilakukan olehseorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi

antar individu. Pengendalian manajemen juga harus memastikan bahwa setiap

bagian bekerja secaraharmonis dengan bagian lainnya.

4.      Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditempatkanya

tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak

jelas. Tidak seperti thermostat atau pengendara mobil, sistem pengendalian

manajemen merupakan kotak hitam. Tidak dapat diketahui apa tindakan yang

akan diambil oleh manajer tertentu ketika terjadi sebuah perbedaan yang sangat

signifikan antara hasil aktual dengan hasil yang diharapkan, atau apa tindakan

yang akan diambil orang lain sebagai respons terhadap tanda/sinyal dari

manajernya. Sebaliknya, diketahui dengan pasti kapan thermostat memberikan

tanda diperlukannya suatu tindakan dan apa tindakan yang akan dilakukan.

5.      Banyak pengendalian manajemen bersifaty pengendalian diri sendiri,

pengendalian tidak dilakukan oleh para manajer yang menggunakan penialaian

mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang

atasan.

3)      Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk

melaksanakan satu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses

pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk di sadari

bahwa proses informal amat di pengaruhi oleh bagaimana cara sistem

pengendalian formal organisasi di rancang dan di operasikan.

B.   Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian

tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjang dan tidak

sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling

sistematis.

1)      Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi

organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut. Kegiatan

Pengendalian Manajemen meliputi :

1.      Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

2.      Mengkoordinasikan aktivitas - aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3.      Mengomunikasikan informasi.

4.      Mengevaluasi informasi.

5.      Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

6.      Mempengaruhi orang - orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai

dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut

diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan

penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.

v  Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan

organisasi kearah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen

terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen

merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam

mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga diimplementasikan

melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan

budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan

pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu

organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umumyang

secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

v  Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter, yaitu laba bersih

pengembalianatas modal (return on investment), seterusnya. Tetapi sebenarnnya

seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk,

pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja

karyawan.

v  Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan

strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat

berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial,

juga dapat menyediakan dasar  bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut

sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada

pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif

(misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi

baru.

2)      Perumusan Strategi

Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi

untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan

tujuan keseluruhandari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk

menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka

waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada

hingga tujuan tersebut diubah dan atau tercapai.

Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan

secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen

senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual

mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya siapapun

memiliki sebuah gagasan cemerlang yang setelah dianalisis dan didiskusikan

dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam

formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu

unit organisasi saja.

v  Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru,

sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut.

Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi

strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan

baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap, dengan demikian, keputusan

strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

3)      Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang

spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi

pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang

ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah, yaitu, keputusan

optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar

kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan

produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.

v  Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen

adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian

manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan

melalui persamaan- persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer

berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak

terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang

terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional,

sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan

oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan

aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang

harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas

berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan

sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

4)      Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada

tahun 1990an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi

internet dewasa ini. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari

telepon :

1.      Akses secara mudah dan cepat

2.      Komunikasi multi-target.

3.      Komunikasi berbiaya rendah.

4.      Kemampuan menampilkan citra tertentu.

5.      Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.