Manajemen Pengendalian

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan atas hadirat-Nya dimana atas berkat-Nya saya selaku penulis dan penyusun Makalah ini dapat bekerja dengan baik.Makalah ini saya selesaikan atas dasar tugas yang diberikan kepada saya dimana dosen pengampu saya adalah ibu Endah Prapti Lestari selaku dosen manajemen saya.Terima kasih atas kepercayaan Ibu untuk memberikan tugas ini kepada saya.Makalah ini berjudul “Pengendalian”. Pengendalian yang baik yang dilakukan oleh para manajer akan mendatangkan dampak positif yang akan dirasakan dari masing-masing organisasi. Pengendalian merupakan fungsi daripada manajemen yang sangat penting dalam sebuah organisasi.Pengendalian yang efektif an efisien membuat sebuah prestasi yang gemilang dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Makalah ini terdapat banyak kesalahan-kesalahan baik itu dalam hal pengetikan, penyusunan makalah yang kurang sempurna, saya selaku penulis dan penyusun Makalah ini meminta maaf dan saya membutuhkan saran dan kritik yang membangun guna memperbaiki Makalah yang kurang sempurna ini. Saya selaku penulis dan penyusun Makalah ini mengucapkan terima kasih.

Semarang, November 2011

Sara Monica SimarmataNIM. 7211411066

DAFTAR ISIKata Pengantar............................................................................................... 1Daftar Isi ...................................................................................................... 2Bab I Pendahuluan1.1 Latar Belakang......................................................................................... 31.2 Perumusan Masalah................................................................................. 4Bab II Landasan Teori

2.1 Pentingnya Pengendalian................................................................... 52.2 Pengendalian Manajemen.................................................................. 62.3 Kunci Penting Pengendalian.............................................................. 152.4 Pengawasan dan Pengendalian Secara menyeluruh........................... 19

Bab III Penutup3.1 Kesimpulan........................................................................................ 223.2 Saran.................................................................................................. 22

Daftar Pustaka................................................................................................ 23

BAB IPENDAHULUAN

1.1            Latar BelakangPengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik

dan apa saja yang akan dikendalikan. Pengendalian membantu mengidentifikasikan problema-problema manajemen.Usaha-usaha untuk mengidentifikasikan problema-problema merupakan tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu problema apabila terjadi penyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Salah satu fungsi daripada manajemen adalah pengendalian. Dalam organisasi memiliki lingkup-lingkup pengendalian manajemen, konsep daripada pengendalian manajemen yang akan lebih detail dibahas dalam bab selanjutnya.

Pengendalian yang dilakukan harus memiliki karakteristik yaitu: Pertama, bahwa jenis pengendalian yang digunakan harus sesuai dengan kegiatan yang bersangkutan. Luas kegiatan operasional dan lokasinya di dalam organisasi merupakan faktor-faktor yang paling penting.Kedua, penyimpangan yang perlu dikoreksi harus segera di-ientifikasikan, bahkan sebelum terjadi, seperti dapat dilakukan terhdap kualitas dengan menggunakan data-data statistik.Biayanya pun harus ringan.Manfaat dari usaha pengendalian bersifat relatif dan tergantung dari urgensi kegiatan yang bersangkutan, hasilnya dan pengukuran perusahaannya. Selanjutnya Pengendalian harus dikaitkan dengan pola organisasinya, sehingga memudahkan pembagian tanggung jawab untuk mengendalikan orang-orang yang diberi tugas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dan menyediakan data pengendalian untuk anggota-anggota manajemen.

Akhirnya, pengendalian harus dapat memberi jalan untuk melakukan tindakan-tindakan koreksi, termasuk mencarikan tempat dimana tindakan-tindakan tersebut perlu diambil, siapa yang bertanggung jawab terhadap tindakan tersebut dan berupa apa tindakan tersebut. Pengendalian biasanya diaplikasikan pada fungsi-fungsi utama dari suatu organisasi, yakni bidang produksi, penjualan, keuangan, dan kepegawaian serta faktor-faktor utama seperti : kuantitas, kualitas, penggunaan waktu dan biaya. Fungsi dari faktor-faktor tersebut saling berhubungan dalam sebuah organisasi yang menjalankan pengendalian.

1.2  Perumusan Masalah·         Pentingnya pengendalian dalam suatu organisasi·         Lingkup-lingkup manajemen·         Konsep-konsep pengendalian manajemen·         Defenisi pengendalian manajemen·         Kunci Pengendalian manajemen·         Pengawasan dan pengendalian secara menyeluruh

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 Pentingnya PengendalianManajer mengelola kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan atau yang

direncanakan.Keberhasilan atau kegagalan dinilai dari pencapaian sasaran-sasaran yang ditetapkan.Penilaian mencakup usaha-usaha mengendalikan, yakni mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan bila perlu memperbaiki kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mendapatkan kepastian mencapai hasil yang direncanakan.

Mengendalikan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa saja yang akan dikendalikan.

Pengendalian yang baik membantu memperlancar hubungan antar manusia.Responsi manusianya terhadap langkah-langkah pengendalian merupakan kunci dari sebuah pertimbangan.Usaha-usaha pengendalian dapat dan harus digunakan untuk mendorong hubungan yang baik diantara para anggota. Pengendalian harus merupakan kegiatan positif dan membantu. Manajer-manajer yang efektif akanmenggunakan usaha pengendalian untuk membantu mereka yang memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka.

Pengendalian membantu mengidentifikasikan problema-problema manajemen.Usaha-usaha untuk mgengidentifikasikan problema-problema merupakan tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu problema apabila terjadi penyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Seringkali terjadi bahwa ada lebih dari satu penyimpangan yang berhubungan dengan suatu problema dan menjadi tugas manajer yang bersangkutan untuk membatasi penyimpangan tersebut dan menentukan relevansi masing-masing.

2.2 Pengendalian ManajemenPengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi organisasi, Organisasi

adalah sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Dari defenisi mengenai organisasi tersebut dapat ditarik tiga butir hal yang penting yaitu,a.                   Satu organisasi mempunyai satu atau beberapa tujuan atau sasaran. Organisasi ada untuk mencapai tujuan atau sasaran.b.                  Suatu organisasi terdiri atas sekumpulan manusia. Jadi, organisasi bukan terbentuk oleh fasilitas fisiknya, seperti mesin-mesin, bangunan,dan ekuipmennya; namun yang lebih penting,organisasi terdiri atas sekumpulan manusia.c.                   Dalam suatu organisasi, manusia bekerja bersama-sama.

Defenisi organisasi tersebut tidak hanya berlaku untuk organisasi yang berorientasi laba (disebut perusahaan atau organisasi bisnis), namun juga berlaku untuk organisasi berorientasi bukan laba (nirlaba atau bukan bisnis) seperti misalnya lembaga pemerintah, keagamaan, yayasan,dan lembaga nirlaba lainnya. Suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa pemimpin. Pemimpin dalam organisasi bisnis biasa disebut manajer, serta secara kolektif para manajer tersebut dinamakan manajemen. Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencapai hasil tertentu melalui tindakan orang lain (yang berada

di bawah tanggung jawabnya). Seorang manajer membuat keputusan tertentu dan menghimbau orang lain untuk mengimplementasikan keputusan tersebut. Salah satu fungsi manajemen adalah pengendalian. Dibawah ini akan dibahas (1) lingkup pengendalian manajemen; (2) konsep pokok pengendalian manajemen; (3) defenisi pengendalian manajemen.1.                 Lingkup Pengendalian ManajemenTerdapat beberapa perbedaan pendapat diantara beberapa penulis sistem pengendalian manajemen mengenai lingkup sistem pengendalian manajemen.Paling tidak terdapat tiga pandangan yang berbeda mengenai lingkup sistem pengendalian manajemen yakni.

a.                   Pengendalian manajemen merupakan bagian dari proses perencanaan dan pengendalian.

Pandangan ini diberikan oleh Anthony, Dearden dan Grovindarajan. Mereka mengemukakan bahwa perumusan strategi, pengendalian manajemen, pengendalian tugas merupakan tiga elemen terpisah proses perencanaan, pengendalian, namun masing-masing saling berhubungan erat. Menurut mereka, pengendalian manajemen adalah proses yang digunakan oleh para manajer untuk mempengaruhi para anggota organisasinya agar mengimplementasikan strategi-strategi organisasi. Dalam pandangannya, bidang yang tepat untuk sistem pengendalian manajemen adalah keberhasilan implementasi strategi. Maciariello dan Kirby berpendapat bahwa pandangan Anthony dan koleganya tersebut tidak memperlakukan adaptasi dan inovasi sebagai bagian dari integral proses pengendalian manajemen.

b.               Pengendalian manajemen merupakan salah satu fungsi manajemen Pandangan ini diberikan oleh William Newman. Newman berpendapat bahwa sistem

pengendalian menjadi salah satu fungsi manajemen.Pengendalian adalah salah satu tahap pokok pengelolaan bersama-sama dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian dipandang sebagai bagian penting proses manajemen dan salah satu bagian dari seluruh usaha-usaha manajerial suatu organisasi.

c.                Pengendalian manajemen mencakup pengendalian strategi dan pengendalian operasional

Maciariello dan Kirby mempunyai pandangan yang berbeda mengenai bidang sistem pengendalian dengan dua kelompok ahli tersebut diatas. Pandangan mereka diturunkan (berasal) dari teori sibernetik dan erat dengan penjelasan Stafford Beer dalam dua bukunya “Cybernetics and Management and Decision and Controls” ; buku Katz dan Kahn dalam bukunya sangan penting : “Social Psychology of Organizations ; dan Griesinger dalam paper “Toward a Cybernetic Theory of the Firm”. Dalam hal ini seluruh organisasi dapat dipandang sebagai suatu system pengendalian.“Pengendalian” dipandang sebagai karakteristik atau atribut system pengendalian; pengendalian terjadi jika organisasi mencapai tujuannya.Kegunaan dan pencapaian kegunaan merupakan sentral pekerjaan sistem pengendalian.

Tidak seperti pandangan Anthony, Dearden, dan Bedford; defenisi pengendalian raksi-manajemen Maciariello dan Kirby mencakup : (1) pengendalian stratgei dan (2)

pengendalian operasi. Namun, karena pengendalian manajemen berhubungan dengan desain system manajemen yang digunakan untuk mengarahkan organisasi mencakup tujuannya, maka pengendalian manajemen mencakup pula aspek-aspek perencanaan, pengorganisasian,dan pengarahan fungsi-fungsi manajemen; maka defenisi ini berbeda pula dengan defenisi Newman. Maciariello dan Kirby yakin bahwa defenisinya mempunyai vadilitas karena didasarkan pada dasar teoritikial yang kuat, konsisten dengan praktik manajemen dan sangat natural (lazim).

2.                                Konsep-Konsep Pokok Pengendalian ManajemenBerdasar pada istilah yang digunakannya, sistem pengendalian manajemen

mempunyai tiga konsep pokok yaitu : (a) sistem; (b) pengendalian; dan (c) manajemen. a.                   Kata “sistem” mempunyai banyak arti. Salah satu defenisi sistem berhubungan dengan sistem kehidupan. Sistem kehidupan disusun dalam satu hierarki : sel-sel, organ-organ, orang-orang individu, keluarga-keluarga, organisasi-organisasi, bangsa-bangsa, dan organisasi-organisasi supranasional. Dengan demikian, sistem pengendalian manajemen merupakan bagian dari sistem kehidupan. Suatu sistem mempunyai dua aspek yaitu : (1) lingkungan sistem; (2) aliran sistem.

Lingkungan sistem adalah sifat elemen-elemennya dan kekuatan-kekuatan yang mempengaruhinya pada satu momen waktu tertentu.Lingkungan sistem meliputi lingkungan internal dan lingkungan eksternal.Lingkungan internal sistem meliputi elemen-elemen lingkungan beroperasinya sistem dalam suatu organisasi.Lingkungan internal meliputi misalnya, manusia dalam organisasi, aturan-aturan, dan kebiasaan-kebiasaan yang mempengaruhi perilaku manusia, dan fasilitas-fasilitas fisik.

Lingkungan eksternal sistem meliputi Kekuatan-Kekuatan luar yg mempengaruhi organisasi.Aliran sistem adalah interaksi-interaksi sepanjang waktu di antara elemen-elemen di antara sistem dan diantara sistem dan lingkungannya. Peri laku sistem ditentukan oleh dua aspek tersebut secara bersama-sama.Aliran sistem dapat digolongkan menjadi dua tipe yaitu: (1) aliran-aliran fisik (2)aliran informasi.Aliran fisik pada dasarnya meliputi aliran barang-barang dan energi melalui sistem tersebut.Sebagai Contoh , suatu perusahan menerima masukan berupa bahan,jasa tenaga kerja,dan sumber-sumber tenaga lainnya dari lingkungan eksternalnya,mengolahkannya,dan menyediakan barang-barang dan jasa untuk lingkungan eksternalnya. Apa yang sesungguhnya terjadi dalam sistem merupakan aliran energi. Aliran informasi menjelaskan apa yang terjadi dimasa lalu atau apa yang mungkin terjadi di masa depan.

Jika tidak dibedakan dengan jelas kedua tipe aliran sistem tersebut di atas maka dapat timbul kebingungan . Istilah ‘’sistem” yang banyak digunakan dalam praktik olehpara perancang sistem biasanya adalah aliran sistem,bukan aliran energy. Sistem akuntansi atau sistem pengendalian produksi biasanya dihubungkan dengan aliran informasi,bukan aliran sumber-sumber fisik,meskipun untuk memahami sistem harus memahami aliran sumber-sumber fisik.orang biasanya menggunakan istilah’’sistem’’ untuk mejelaskan aliran informasi.

Perlu diperhatikan,orang cenderung menggunakan istilah ‘’sistem’’ dalam pengertian ‘’sistematik ‘’ yaitu aktivitas-aktivitas yang dilaksankan berdasar urutan prosedur-prosedur atau prosedur selangkah demi selangkah . Pengertian ini sangat sempit dibandingkan dengan pengertian sistem tersebut diatas ,namun pengertian ini berguna untuk membedakan aktivitas-aktivitas yang terstruktur dan tidak terstruktur.

Atas dasar pandangan sempit ,sistem adalah penentuan cara melaksanakan aktivitas atau seperangkat aktivitas yang biasanya berulang-ulang . Sebagai contoh ,sistem pengatur suhu (AC) , temperatur tubuh ,dan program perangkat lunak komputer . Sebagian besar sistem ,kecuali program computer,biasanya tidak mencakup semua kejadian sehingga pemakai sistem harus membuat judgmen jika kejadian tersebut timbul.Namun,biasanya sistem disfati oleh (a)ritmik ,(b) berulang-ulang ,(c)koordinasi serangkaian langkah-langkah yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Namun,sebagian tindakan manajemen adalah tidak sistematis . Tindakan yang tidak sitematis biasanya tidak di atur oleh sistem dan para manajer dan bawahannya bersifat tidak sistematis.Interaksi ini biasanya tidak diatur oleh sistem sehingga keberahasilannya ditentukan oleh keahlian manajer dalam menghadapi manusia. Jika semua tindakan diatur melalui sistem,hal ini tidak mungkin dan tidak praktis,berarti tidak diperlukan peran para manajer; keadaan ini seperti pabrik yang terotomasi , para manajer hanya diperlukan jika terjadi kemacetan. Buku sistem pengendalian manajemen ini memusatkan pada aspek-aspek sistematis dri fungsi pengendalian manajemen, dengan kata lain memusatkan pada sistem formal untuk memperoses pengendalian manajemen. Namun ,sistem formal tersebut harus dirancang dengan memperhitungkan proses informal yang ada dalam organisasi.

b.                                 PengendalianKata kedua dalam sistem pengendalian manajemen adalah pengendalian. Dalam

pembahasan mengenai pengendalian akan diuraikan mengenai: (1) defenisi pengendalian; (2) pengendalian organisasi.

Defenisi Pengendalian. Dalam arti luas, pengendalian adalah proses untuk mengarahkan seperangkat variabel (misalnya mesin-mesin, manusia, equipment) kearah tercapaianya sasaran atau tujuan. Dalam organisasi, pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang menggunakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Dalam pengendalian organisasi, manusia merupakan variabel penting yang harus diberi pedoman, diarahkan, dan dimotivasi untuk mencapai tujuan.Dalam mengendalikan suatu organisasi digunakan sistem pengendalian.Sistem pengendalian adalah sistem yang bertujuan untuk mempertahankan atau memelihara kondisi yang diinginkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Sistem pengendalian tidak hanya digunakan dalam organisasi, namun juga digunakan untuk pengendalian bukan organisasi. Komponen sistem pengendalian dapt digolongkan sebagai berikut :

1.                  Detektor. Detektor atau sensor atau observator adalah alat pengukur yang mendeteksi mengenai apa yang sesungguhnya terjadi pada parameter yang dikendalikan.

2.                  Selektor. Selektor atau evaluator atau assessor adalah alat untuk menilai apa yang sesungguhnya terjadi dan membandingkannya dengan standar-standar atau apa yang diharapkan atau yang seharusnya terjadi.3.                  Efektor. Efektor atau director atau modifier adalah alat untuk mengubah perilaku jika diperlukan agar pelaksanaan atau proses sesuai dengan yang diharapkan.4.                  Jaringan Komunikasi. Jaringan Komunikasi (communication network)adalah alat untuk menyebarluaskan informasi dari satu alat ke alat lainnya. Penyampaian informasi dari detector ke alat kendali dinamakan umpan balik.

Komponen sistem pengendalian menggunakan mekanisme umpan balik atau (feedback).Umpan balik (feedback) adalah penyebarluasan informasi dari detector, melalui selector, ke efektor.Jika ke empat komponen diatas digabungkan, maka secara bersama-sama membentuk suatu sistem pengendalian. Sebagai suatu sistem, masing-masing komponen pengendalian tersebut saling berkaitan, mempengaruhi, dan dipengaruhi satu sama lain.Komponen sistem pengendalian tersebut diatas dapat berlaku bagi berbagai bentuk dan tujuan pengendalian seperti misalnya, sistem perilaku manusia, dan sistem pengendalian organisasi. Namun, dalam sistem pengendalian organisasi dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar misalnya: teknologi, persaingan, social, politik, ekonomi, dan sebagainya.

Pengendalian dalamOrganisasi mempunyai elemen-elemen yang sama dengan yang ada dalam sistem pengendalian yang telah diuraikan diatas yaitu : (1) detector; (2) asesor; (3) efektor; dan (4) sistem komunikasi. Detektor melaporkan apa yang sesungguhnya terjadi dalam organisasi. Assessor membandingkan informasi mengenai yang sesungguhnya menjadi dalam organisasi dengan yang diharapkan yang merupakan implementasi strategi.Efektor melaksanakan tindakan koreksi jika ada penyimpangan signifikan antara hasil sesungguhnya dengan yang diharapkan. Sistem komunikasi memberikan informasi kepada para anggota organisasi mengenai apa yang seharusnya dikerjakannya. Namun, terdapat beberapa perbedaan penting antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang dianalogikan yaitu :

1.                  Standar yang digunakan dalam pengendalian manajemen tidak distel terlebih dahulu.

Dalam proses manajemen memutuskan apa yang harus dikerjakan oleh organisasi dan bagian proses dari pengendalian adalah pembandingan antara pencapaian sesungguhnya dengan rencananya. jadi, proses pengendalian dalam organisasi melibatkan perencanaan. Perencaan dan pengendalian dapat dipandang sebagai dua aktivitas yang terpisah, namun pengendalian manajemen melibatkan perencanaan dan pengendalian.

2.               Pengendalian manajemen tidak bersifat otomatisSebagian detekor (yaitu alat untuk mendeteksi apa yang sesungguhnya terjadi dalam

organisasi) bersifat mekanis, namun seringkali informasi penting dideteksi melalui mata, telinga, dan indera lain yang dimiliki oleh manajer. Meskipun secara rutin dibandingkan antara apa yang sesungguhnya terjadi dengan standarnya para manajer itu sendiri harus mempertimbangkan apakah perbedaan sesungguhnya terjadi dengan standardnya, para

manajer itu sendiri harus mempertimbangkan apakah perbedaan antara sesungguhnya dengan standard cukup signifikan untuk mengambil tindakan koreksi dan menentukan apa tindakan koreksinya. Tindakan-tindakan dalam organisasi menyangkut perilaku manusia para manajer harus berinteraksi dengan orang-orang lainnya.

3.                  Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi diantara individu-individu.Tidak seperti mengendarai kendaraan bermotor, pengendalian manajemen

membutuhkan koordinasi diantara individu-individu.Organisasi terdiri dari beberapa bagian yang terpisah, pengendalian manajemen harus menjamin pekerjaan berbagai bagian tersebut selaras dengan lainnya.

4.                  Hubungan antara kebutuhan untuk bertindak dan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan yang diharapkan tidak dapat dijelaskan denga jelas. Dalam fungsi asesor, seorang manajer mungkin menyimpulkan bahwa, “biaya terlalu tinggi” dibandingkan dengan standarnya, namun tidak mudah atau tidak secara otomatis para individu yang terlibat mau melaksanakan tindakan yang menjamin biaya tersebut diturunkan sesuai standarnya.

5.                  Pengendalian dalam organisai tidak terjadi dengan sendirinyaPengendalian dalam organisai tidak datang dengan sendirinya sebagai konsekuensi

tindakan yang dilakukan oleh masing-masing individu. Banyak orang yang bertindak dengan caranya sendiri, tidak disebabkan karena intruksi-intruksi tertentu yang diberikan oleh atasannya.Maka bertindak karena pertimbangannya mengatakan bahwa tindakan tersebut tepat.

6.                  Pengendalian manajemen juga lebih rumit dibandingkan dengan alat-alat pengendalian yang telah dianalogikan tersebut di atas.

Hal ini disebabkan (1) organisasi terdiri atas beberapa unit organisasi (misalnya divisi, departemen, seksi, atau kelompok-kelompok tertentu) yang mempunyai tujuan untuk organisasi secara menyeluruh maupun tujuan unit-unit organisasi, (2) ukuran yang digunakan untuk menilai prestasi organisasi meskipun ditentukan oleh manajemen organisasi namun dipengaruhi pula oleh lingkungan eksternalnya, (3) pengendalian dalam organisasi mencakup pengendalian formal dan informal.

c.                                 ManajemenKata ketiga dalam sitem pengendalian manajemen adalah manajemen.Oganisasi

berisi kelompok manusia yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Organisasi mempunyai arah (goal).Goal organisasi dalah keinginan para partisipan untuk mencapai hasil tertentu.Dalam organisasi bisnis, salah satu atah organisasi adalah untuk mencapai laba yang memuaskan. Untuk mencapai arah tersebut suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa pemimpin yang disebut manajer atau secara kolektif mereka disebut manajemen. Manajemen adalah para manajer sebagai suatu kesatuan dalam suatu unit organisasi. Setiap manajer atasan memimpin satu unit organisasi dan membawahi beberapa unit organisasi yang masing-masing dipimpin oleh seorang manajer sebagai bawahan. Para

manajer bawahan memberikan laporan pada manajer atasannya. Proses pengendalian manajemen adalah proses yang digunakan oleh para manajer untuk menjamin para anggota organisasinya mengimplementasikan strategi-strategi yang ditentukan.

3.                                Defenisi Sistem Pengendalian ManajemenSetelah membahas lingkup dan konsep pokok pengendalian manajemen, kita akan

membahas defenisi sistem pengendalian manajemen. Anthony, Dearden, dan Bedford mendefenisikan pengendalian manajemen sebagai berikut.

Pengendalian manajemen adalah semua metode, prosedur, dan alat-alat, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin kesesuaian dengan kebijakan dan strategi.

Maciariello dan Kirby memberikan defenisi pengendalian manajemen yang lebih luas daripada Anthony dan rekan-rekannya.Hal ini sesuai dengan pandangan kedua pihak tersebut terhadap lingkungan pengendalian manajemen. Maciariello dan Kirby memberikan defenisi sistem pengendalian manajemen sebagai berikut :

Sistem pengendalianmanajemen adalah seperangkat struktur organisasi yang saling berhubungan yang memungkinkan pengolahan informasi untuk tujuan membantu para manajer dalam pengkoordinasian bagian-bagian dan pencapaian tujuan organisasi secara berkesinambungan.

Berdasarkan atas beberapa pendapat mengenai pengendalian manajemen tersebut diatas, menurut Drs. R.A. Supriyono, SU Akt mendefenisikan kedua istilah tersebut sebagai berikut :

Pengendalian manajemen adalah meliputi berbagai metode, prosedur, dan cara yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar melaksanakan strategi dan kebijakan secara efisien dan efektif dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan organisasinya dinamakan sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi anggotanya agar melaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi, sistem pengendalian manajemen terdiri atas struktur dan proses.

2.3                           Kunci Pengendalian ManajamenBeberapa jenis pengendalian dibahas selanjutnya dan dianggap sebagai kunci

pengendalian manajemen.Pertama adalah pengendalian kuantitas yang bertujan untuk menertibkan arus

barang atau jasa. Pengendalian kuantitas tersebut diperlakukan terhadap berbagai lingkup

operasional, tergantung dari situasinya masing-masing dan mengikuti proses pengendalian dasar.

Tujuan dari pengendalian kuantitas adalah untuk menyediakan item-item barang secukupnya dengan biaya yang memadai dan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan. Kita berusaha menghindari : (1) penjualan yang tidak berimbang dengan hanya menjual barang-barang yang mudah dijual saja; (b) penjualan barang-barang dari daerah-daerah yang kurang potensinya atau yang diatas kuota penjualannya; (c) langkanya fasilitas penjualan barang-barang di daerah, termasuk personil penjualan, iklan dan usaha-usaha promosi penjualan.

Untuk menyelenggarakan pengendalian kuantitas penjualan barang, akan timbul kesulitan dalam menetapkan suatu unit kerja yang akan dikendalikan rencana dan hasil operasionalnya. Yang umum dipakai adalah suatu wilayah geografis, sehingga dapat ditentukan jumlah penjualan yang diharapkan. Wilayah tersebut dapat berupa kota atau daerah tingkat II yang memiliki daerah-daerah pemasaran atau tempat-tempat penjualan barang yang banyak dikunjungi pembeli.

Dari setiap daerah pemasaran dihimpun berbagai data yang kemudian diproses untuk menetapkan suatu potensi penjualan. Jenis data yang dihimpun tergantung dari sifat-sifat barang yang akan dijual. Yang sering dilakukan adalah a) hasil penjualan tahun-tahun yang lalu; b) sarana yang digunakan; c) kegiatan industri umum dan; d) indeks pembelian para pelanggan. Di sampan itu, boleh diadakan modifikasi seperlunya untuk mencerminkan kondisi-kondisi yang sebenarnya dan metoda-metoda pembelian, tingkatan kemampuan pembeli dan keistimewaan barang yang akan dijual.

Penjualan-penjulan dalam mata uang dollar biasanya menjadi media untuk mengukur dan membandingkan penjualan; akan tetapi jumlah penjualan barang, kunjungan-kunjungan promosi,hasil wawancara atau jumlah perjalanan bisnis juga dapat digunakan dalam metoda penelitian. Laporan-laporan kegiatan harian dan mingguan dibuat oleh petugas-petugas lapangan yang dikirmkan kepada bagian penjualan, yang selanjutnya digunakan untuk analisa dan menyusun statemen-statemen yang diperlukan untuk menyelenggarakan pengendalian penjualan yang efektif.Tindakan-tindakan korektif yang umumnya dilaksanakan ialah mengadakan penyesuaian harga, merubah metoda-metoda penjualan, motivasi melalui pameran penjualan, menyempurnkan produk atau kemasannya.

Kunci kedua dari pengendalian manajemen adalah pengawasan kualitas.Dengan meninngkatnya perhatian terhadap produk yang peka presisinya, produk-produk massal dan produk-produk bebas cacat, perlu diadakan pengawasan terhadap kualitasnya.Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam menafsirkan arti kata pengawas kualitas, perlu dikemukakan bahwa pengertian yang sebenarnya adalah mengusahakan supaya kualitasnya memuaskan sesuai dengan tujuan barangnya. Lebih tepat ialah : a) supaya harga barang konsisten dengan kualitasnya, dan b) hasilnya memuaskan dan dapat dipercaya.

Untuk maksud tersebut juga dapat dilakukan melalui pengawasan dalam bentuk inspeksi atau dengan statistik.Inspeksi dilakukan terhadap bagian-bagian atau satuan produk yang harus memenuhi persyaratan teknis.Barang-barang yang diproduksi dibandingkan dengan standar melalui pemeriksaan visual atau tes yang menghasilkan barang-barang yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat.

Apabila seluruh bagian yang diperiksa, disebut inspeksi 100%; apabila hanya sebagian yang diperiksa, ini disebut sebagai inspeksi contoh. Suatu inspeksi membutuhkan biaya dan waktu, inspeksi contoh yang memberi hasil terbaik akan menguntungkan perusahaan. Inspeksinya dapat dilakukan oleh seorang inspektur atau petugas khusus dari unit kerja yang bersangkutan atau secara otomatis dengan peralatan khusus.Pengawasan kualitas dengan statistik.Didasarkan pada teori-teori statistik dan kemungkinan-kemungkinan yang didapat dari hasil tes contoh, bersifat prefentif dan dapat diperbaiki.Berarti bahwa pengawasan terhadap kualitas dengan statistic dapat mencegah timbulnya barang-barang cacad.

Ketika barang-barang selesai diproses, langsung dibandingkan dengan barang-barang yang sudah standar.Dengan data tersebut dapat diambil keputusan apakah produksi dapat dilanjutkan atau dihentikan dahulu untuk mengadakan perbaikan-perbaikan seperlunya.

Contoh-contoh produksi diinspeksi secara periodik dan hasilnya diletakkan pada bagan. Apabila hasilnya berada di dalam batas atas dan bawah dari bagian tersebut , maka produk-produk yang bersangkutan memenuhi syarat pengawasan mutu. Apabila ukurannya berada di luar batas-batas tersebut, maka perlu diadakan koreksi-koreksi teknis seperlunya.

Waktu yang digunakan untuk suatu proses merupakan kunci ketiga dalam manajemen.Setiap manajer menghadapi tantangan untuk menggunakan kerja secara efektif.Ia harus dapat menekan waktu untuk membaca, menghadiri rapat-rapat, dan mencapai keputusan. Waktu tersebut terbatas sekali.Para manajer sering mengeluh bahwa waktu yang terbuang untuk menelepon dan menghadiri rapat dapat dihindari apabila dapat diatur secara baik.Ada anggota-anggota manajemen yang mendapat tekanan dalam menggunakan waktu kerja karena ada yang menggunakannya untuk menangani masalah-masalah yang lebih mendetail. Untuk menggunakan waktu secara lebih baik ada tiga pendekatan yang akan dibahas selanjutnya adalah : a) memakai jasa seorang pembantu atau sekretaris untuk mencegah manajer membuang waktu; (b) menganut metoda kerja bahwa manajer hanya mengambil keputusan-keputusan saja; (c) mengumpulkan data waktu yang digunakan untuk menangani kegiatan-kegiatan yang penting saja, mengadakan evaluasi dan menyempurnakan metoda tersebut.

Asisten atau sekretaris yang baik dapat membantu manajer untuk menghemat waktu.Bantuan tersebut adalah untuk menangani pekerjaan surat-menyurat, mencegah pertemuan dengan tamu-tamu yang perlu dan menyaring sambungan-sambungan telepon.

Ada beberapa manajer yang mengetahui cara menggunakan waktu mereka, yaitu melalui usaha-usaha pengendalian waktu dalam tugas-tugas mereka. Pengendalian tersebut dilakukan dengan mencatat kegiatan-kegiatan harian yang mereka laksanakan, terutama pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan ketrampilan manajerial.Data dikumpulkan selama beberapa bulan dapat dijadikan bahan untuk meneliti efisiensi penggunaan waktu.Waktu yang efektif dan efisien dapat dipertahankan; yang tidak haru diisi dengan kegiatan-kegiatan yang produktif.

Di dalam situasi-situasi lain dimana “konsumsi” waktu merupakan faktor yang mendasar sekali, maka didalamnya tercakup unsur-unsur pengawasan kualitas dan pengembangan produk-produk baru. Bshsn baku harus tersedia pada waktu yang dibutuhkan; demikian pula mesin-mesin dan peralatan lainnya. Penjadwalan yang efektif adalalah menempatkan nilai-nilai pada waktu pada urutan kegiatan.Sewaktu mengawasi

pengembangan produk baru, harus tersedia cukup waktu untuk melakukan produksi awal, pengemasan, pemasaran uji coba, dan waktu produksi selanjutnya. Apabila tersedia waktu yang terbatas untuk pemasaran uji-coba misalnya, maka hasilnya akan membahayakan.

Pengendalian biaya merupakan kunci pengendalian manajemen yang ke empat dan merupakan salah satu kunci yang paling umum digunakan.Biaya merupakan faktor produksi yang paling penting dari setiap kegiatan.Ada beberapa jenis biaya yang perlu diketahui terlebih dahulu sebelum membahas masing-masing jenisna.

Klasifikasi umum adalah sebagai berikut : (a) biaya pekerjaan langsung; (b) biaya bahan baku langsung; (c) biaya “overhead” pabrik; (d) biaya penjualan; dan (e) biaya administrasi.

Dari nama-namanya sudah dapat diketahui unsur masing-masing kecuali biaya overhead pabrik yang mencakup biaya dari seluruh kegiatan pabrikasi yang tidak dapat diklasifikasikan sebagai pekerjaan langsung atau biaya bahan baku langsung. Biaya-biaya langsung tersebut merupakan suatu pengeluaran yang langsung terjadi di dalam proses pembuatan barang. Biaya pekerja langsung ialah upah dan lain-lain yang dibayarkan kepada petugas-petugas pembukuan produksi.Seluruh biaya produksi tidak langsung tersebut dimasukkan ke dalam overhead pabrik.

Pengendalian biaya mengikuti proses pengendalian yang universal. Oleh karena itu, yang perlu kita perhatikan adalah perkiraan biayanya, yang ditentukan oleh analisa yang menggunakan standar-standar ilmiah, pengalaman yang lalu, atau penilaian.

Perkiraan tersebut terkadang dinyatakan sebagai biaya standard an menunjukkan jumlah pengeluaran yang normal, termasuk upah pekerja langsung, biaya bahan langsung, dan biaya overhead pabrik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Titik beratnya diletakkan pada biayanya.

Walaupun demikian, ada kecenderungan untuk menekan perkiraan biaya tersebut dan menjadi tantangan bagi para manajer untuk menekan biaya tersebut.Pelaksanaan akan memperlihatkan pengeluaran yang tercatatkan sebagai data akunting. Data tersebut umumnya dinyatakan sebagai baiaya per unit. Untuk menghimpun biaya pekerja dan biaya material tidaklah sulit; akan tetapi untuk mengetahui biaya overhead pabrik dan alokasi biaya per unit ini agak sulit. Biaya tersebut umumnya dinyatakan sebagai lumpsum.Biasanya dialokasikan kepada unit-unit produksi atas dasar upah kerja atau jam kerja langsung; misalnya dasar aplikasi untuk mengalokasikan dua dollar biaya overhead pada setiap dollar biaya overhead yang dibelanjakan untuk menghasilkan suatu produk.Perbandingan antara perkiraan biaya dengan biaya pelaksanaan tidak memerlukan penjelasan lagi.Langkah pengendalian berikutnya adalah mengadakan koreksi.Apabila biaya dari material langsung tersebut ternyata terlampau tinggi, maka diadakan koreksi-koreksi dengan membuat standar-standar baru atau mencari sumber-sumber baru.

Ada pendekatan yang perlu diperhatikan :1.                  Program tanpa kesalahan. Menekankan pada elemen manusia dan hasrat pribadinya untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan sebaik mungkin. Program tersebut sebenarnya dapat dilihat sebagai teknik pengawasan mutu, akan tetapi ditempatkan di sini karena harus menghilangkan kesalahan-kesalahan agar biayanya tetap relevan dengan rencana produksinya. Program-program tersebut bertujuan untuk mengembangkan kesadaran pekerja terhadap biaya dan mendorong mereka supaya mencapai prestasi kerja yang baik.

2.                  Analisa nilai. Tujuannya adalah untuk menyempurnakan hubungan antara nilai produk dan biayanya. Nilai tersebut diuraiakan sebagai nilai guna dan nilai harganya. Dari kedua pengertian tersebut dapat diidentifikasikan biaya-biaya yang tidak perlu. Kemudian ada material-material pengganti dan metoda-metoda kerja yang dapat digunakan untuk menampung kelebihan biaya tersebut.3.                  Sistem perencanaan, penyusunan program dan anggaran (PPBS) dan penyusunan anggaran terbatas. PBBS tersebut digunakan oleh instansi-instansi pemerintah dan perusahaan swasta besar, karena baik sekali untuk penelitian dan rasioanalisasi pengeluaran-pengeluaran. Tujuannya adalah supaya biaya-biaya mencapai efektivitas yang tinggi atau mencapai manfaaat yang memuaskan. Kedua hasil tersebut umumnya dinyatakan dalam bentuk kuantitas. Misalnya anggaran pemerintah menyatakan pengeluaran dalam dollar dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh oleh masyarakat atau warga negaranya. walaupunPBBS tidak mudah digunakan, namun para manajer memandang PBBS sebagai media pengawasan biaya. Teknik lain adalah dengan menggunakan sistem anggaran yang terbatas, yang mulai banyak digunakan oleh kantor-kantor pemerintah dan usaha-usaha industri. Pada dasarnya, sistem anggaran tersebut menetapkan bahwa dollar yang dianggarkan harus jelas kegunaannya, walaupun sudah dianggarkan sejak tahun-tahun sebelumnya, tujuannya ialah untuk menghapus atau membatasi pengeluaran-pengeluaran untuk program-program yang kurang urgen.

2.4            Pengawasan dan Pengendalian Secara MenyeluruhJenis pengawasan dan pengendalian ini dilakukan terhadap seluruh kegiatan atau

sebagian besar kegiatan perusahaan yang diperlakukan sebagai unit dasar.Pengawasan tidak hanya dilakukan terhadap suatu kegiatan atau fungsi tertentu. Tujuannya ialah supaya dewan manajemen mendapatkan gambaran tentang suatu keseimbangan kerja di antara unit-unit secara terpadu. Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom karena terjadi desentralisasi melebar.Pengendalian umumya dilakukan oleh terhadap kegiatan-kegiatan keuangan.Uang merupakan denominator atau bahasa dari setiap kegiatan dan menjadi kekuatan pengikat dari kegiatan-kegiatan perusahaan.Pengawasan keuangan dapat membantu manajer untuk mencapai sasaran-sasaran kerjanya.Pengawasan hanya dapat dilakukan secara efektif bila didukung oleh perencanaan dan kebijaksanaan.Dianjurkan untuk memonitor dengan seksama setiap kegiatan yang menangani uang dan material. Dengan mengadakan pengawasan tersebut dapat diketahui tempat-tempat yang menimbulkan penyimpangan-penyimpangan dan akan membangkitkan kesadaran para pegawai yang menangani uang dan bahan tentang tujuan dari pengawasan tersebut. Usahakan supaya pengawasan dilakukan tanpa memandang bulu dan diperlakukan terhadap semua kegiatan; berarti bahwa harus ada perangkat dan pelaksanaan yang memadai untuk melaksanakan pengawasan tersebut. Apabila perangkat tersebut tidak memadai akan timbul kekacauan- kekacauan.

Ada berbagai alat atau media untuk melaksanakan pengawasan dan pengendalian.Sebagian besar menekankan perbandingan antara pelaksanaan dan perkiraaan awalnya. Perkiraan dibuat berdasarkan kegiatang-kegiatan yang lalu sehingga dapat dibuat pola perkiraan untuk waktu yang akan datang. Di dalam sistem pengawasan jarang sekali

dimasukkan tindakan-tindakan yang bersifat korektif. Yang umum digunakan adalah perhitungan pendapatan; laporan-laporan pengawasan; ringkasan anggaran; rasio-rasio; pengembalian investasi; analisa modal pokok; pemeriksaan dan; daerah-daerah kunci.

Perhitungan pendapatan atau hasil investasi menunjukkan komponen-komponen dari pendapatan bersih atau kerugian bersih dalam suatu periode tertentu.Perhitungan tersebut sangat berguna untuk mengidentifikasikan unsur-unsur pendapatan dan belanja yang turut menghasilkan laba atau mengakibatkan kerugian usaha.Data-data dari tahun sebelumnya juga disertakan dalam perhitungan tersebut, sehingga meningkatkan nilai guna dari perhitungan-perhitungan tersebut.Suatu perhitungan pendapatan dapat dijadikan dasar untuk mencapai sasaran yang sedang dituju.

Semakin lengkap unit organisasinya, semakin cermat isi perhitungan tersebut. Biasanya, perhitungan pendapatan berlaku untuk seluruh perusahaan; akan tetapi dapat juga dibuat untuk suatu produk atau divisi yang menangani produksi dan penjualan. Perhitungan-perhitungan seperti itu telah digunakan untuk menghitung pendapatan dari bagian-bagian usaha akan tetapi ada kesulitan untuk mengalokasikan biayanya.

Laporan-laporan pemeriksaan berisikan data-data khusus yang dapat digunakan untuk melakukan pengawasan. Data tersebut berasal dari satu bagian, atau dari beberapa bagian atau dari seluruh bagian dari suatu organisasi dan memberikan informasi tentang berbagai kegiatan. Item-item yang perlu dengan laporan-laporan tertulis yang memuat data lebih mendetail. Beberapa manajer menganggap neraca sebagai laporan yang efektif untuk melaksanakan pengawasan total.

BAB IIIPENUTUP

3.1 KesimpulanPengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi organisasi, Organisasi

adalah sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Pengendalian dalam organisai tidak datang dengan sendirinya sebagai konsekuensi tindakan yang dilakukan oleh masing-masing individu. Banyak orang yang bertindak dengan caranya sendiri, tidak disebabkan karena intruksi-intruksi tertentu yang diberikan oleh atasannya.Maka bertindak karena pertimbangannya mengatakan bahwa tindakan tersebut tepat.Jenis pengawasan dan pengendalian ini dilakukan terhadap seluruh kegiatan atau sebagian besar kegiatan perusahaan yang diperlakukan sebagai unit dasar.Pengawasan tidak hanya dilakukan terhadap suatu kegiatan atau fungsi tertentu. Tujuannya ialah supaya dewan manajemen mendapatkan gambaran tentang suatu keseimbangan kerja di antara unit-unit secara terpadu. Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom karena terjadi desentralisasi melebar.Pengendalian umumya dilakukan oleh terhadap kegiatan-kegiatan keuangan.Adapun kunci sukses manajer dalam melakukan pengendalian adalah pengendalian kuantitas, pengawasan kualitas, waktu, dan pengendalian biaya.membantu. Manajer-manajer yang efektif akan menggunakan usaha pengendalian untuk membantu mereka yang memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka.

3.2 SaranMakalah ini membahas tentang “pengendalian” dalam sebuah organisasi. Begitu

banyak manfaat yang bisa kita ambil ketika kita membaca dan menghayati setiap kata demi kata yang dapat memperbaharui ataupun menambah wawasan kita mengenai “pengendali” suatu manajemen yang dapat kita gunakan untuk perkuliahan kita di mata kuliah manajemen.