BAB III

DESKRIPSI SISTEM

3.1 Deskripsi Sistem Lama

Pada sub bab ini Penulis akan menjelaskan bagaimana analisis Sistem

Informasi Penjualan yang sedang berjalan pada Bengkel Nusantara Motor Bangli,

adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai dokumen, prosedur dan

proses.

3.2 Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem yang berjalan pada Bengkel Nusantara Motor Bangli

bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan

masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan

analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian

yang ada pada Bengkel Nusantara Motor.

3.2.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai

dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis

dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang

terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang

digunakan pada sistem informasi bengkel Nusantara Motor Bangli adalah sebagai

berikut :

1. Nama dokumen : Data barang

Sumber : karyawan(gudang)

Rangkap : 1

Periode : -

Deskripsi : Berupa data – data barang yang tersedia.

Struktur data : Kode barang, nama sparepart, harga beli,

harga jual, stok.

2. Nama dokumen : Data service

Sumber : Mekanik

17

18

Rangkap : 1

Periode : Pada saat mekanik memeriksa dan

memperbaiki motor.

Deskripsi : Berupa data – data kerusakan dan sparepart

yang diganti.

Struktur data : Kode sparepart, nama sparepart, harga

jual,

jumlah.

3. Nama dokumen : Nota Transaksi

Sumber : Kasir

Rangkap : 2

Periode : Setiap terjadinya transaksi penjualan dan

service.

Deskripsi : Berupa data - data service dan barang yang

akan di jual.

Struktur data : Nota,tanggal,kode sparepart,

nama sparepart, nama service, harga jual,

biaya service, disc, jumlah, total bayar.

4. Nama dokumen : Laporan pembelian

Sumber : Kasir

Rangkap : 3

Periode : Setiap bulan

Deskripsi : Berupa data yang di beli.

Struktur data : No. pembelian, kode supplier, nama

supplier, kodesparepart, nama sparepart,

harga beli, total.

5. Nama dokumen : Laporan penjualan dan jasa service

Sumber : Kasir

Rangkap : 2

Periode : Setiap hari

Deskripsi : Berupa data laporan jasa service.

Struktur data : No. Transaksi, nama, biaya , jumlah, total.

19

3.2.2 Analisis Prosedur yang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur

kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan

analisis ini berupa urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit

organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan

pengolahan data. Berikut analisis prosedur yang berjalan di Bengkel Nusantara

Motor Bangli :

a) Prosedur Pembelian Barang

Karyawan mengecek stok data barang, jika data barang kosong maka

Karyawan membuat data pemesanan barang yang kemudian dikirim kepada

Supplier, jika data barang masih tersedia karyawan membuat laporan data

stok barang terupdate kepada Pemilik. Karyawan membuat laporan pembelian

kepada Pemilik.

b) Prosedur Penjualan Barang dan Service

Pelanggan datang ke bengkel dengan melakukan permintaan baik pembelian

barang maupun service motor, kemudian karyawan (bagian accounting)

mencatat data pelanggan dan motor. mekanik memberikan data kerusakan

motor dan data spare part yang harus diganti. karyawan mencatat data jual

spare part dan jasa service. Setelah proses penjualan atau service selesai

karyawan membuatkan nota penjualan kepada pelanggan. Terakhir karyawan

membuatkan laporan penjualan dan service kepada pemilik.

20

3.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang

sedang berjalan di Bengkel Nusantara Motor maka dapat diketahui kelemahan

yang terdapat pada sistem tersebut yang akan dipaparkan dalam Tabel 3.1

berikut ini:

No Objek Faktor Masalah Solusi

1 Pengolahan data

penjualan, pembelian

dan jasa service

Data

disimpan

dalam

bentuk

dokumen

Kesulitan

dalam

pencarian

data ketika

dibutuhkan

dan sulit

dalam

pembuatan

laporan saat

data hilang

ataupun

rusak

Merancang

aplikasi agar

dapat

memberikan

informasi

secara

lengkap dan

memiliki

database

yang

terintegrasi.

2 Informasi data stok

barang dan penjualan

Hambatan

pencarian

data yang

berhubungan

dengan

penjualan

Sulit

mengetahui

stok barang

yang sudah

terjual atau

dalam

keadaan

kosong

Dibangun

aplikasi yang

dapat

mengetahui

stok barang

secara cepat

Tabel 3.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

21

3.4 Perancangan sistem

Setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka

sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem

informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor dengan

menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak, sehingga

dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat.

Perancangan sistem yang akan dibahas meliputi Flow Map, Diagram Konteks,

DFD, ERD, Struktur Menu dan perancangan Antarmuka.

3.4.1 Gambaran sistem yang diusulkan

Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk

menghasilkan perancangan sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan

Suku Cadang Motor yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan

adalah merubah sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang

Motor yang masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi

terkomputerisasi. Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap,

diagram konteks sistem, dan diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan

aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

3.4.2 Flow Map

Flow Map merupakan bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir

formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir

termasuk tembusan - tembusannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar Flow Map di bawah.

22

a) Flow Map Pembelian Barang yang Diusulkan

Gambar 3.1 Flow Map Pembelian Barang

Prosedur :

1. Dari database bengkel karyawan mengecek stok barang, jika stok barang

habis maka karyawan membuat data pemesanan barang kepada supplier.

2. Kemudian karyawan membuat laporan data pembelian barang yang kemudian

diserahkan kepada pemilik.

3. Jika stok barang masih karyawan membuat laporan stok barang yang masih

ter-update.

23

b) Flow Map Penjualan Barang dan Service

Gambar 3.2 Flow Map Penjualan Barang dan Service

Prosedur :

1. Konsumen melakukan proses permintaan service.

2. Kemudian Karyawan menginput data customer dan data sepeda motor.

24

3. Mekanik melakukan pemeriksaan kerusakan motor. Jika spare part harus

diganti maka Mekanik mencatat list spare part yang harus diganti kemudian

diserahkan kepada karyawan.

4. Selanjutnya Karyawan menginputkan data spare part ke dalam database.

5. Jika spare part tidak harus diganti maka Mekanik mencatat data service, data

service tersebut diserahkan kepada karyawan.

6. Karyawan menginputkan data service ke database.

7. Setelah proses service motor dan penjualan selesai Karyawan membuatkan

nota penjualan ke Customer untuk dilakukan pembayaran.

8. Proses terakhir karyawan membuatkan laporan penjualan dan service kepada

Pemilik.

3.4.3 Diagram konteks

Pada diagram konteks yang akan di buat dapat diketahui entitas-entitas

luar yang berhubungan dengan sistem tersebut. Dari gambar flow map di atas

dapat di gambarkan diagram konteks sebagai berikut :

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

25

Keterangan Gambar 3.3

Diagram konteks menjelaskan alur umum sistem berjalan, terdapat 4 (empat)

Entitas yang terlibat yaitu pelanggan, pemilik, supplier dan pegawai. Antara

entitas dengan proses dihubungkan dengan aliran data yang merupakan input data

baik dari entitas ke proses maupun proses ke entitas. Alur sistem tersebut

diantaranya :

1. Pelanggan memberikan input berupa data pelanggan, data pesanan dan jasa

service. Dan sistem memberikan nota transaksi ke pelanggan.

2. supplier memberikan data barang, data supplier dan nota pembelian barang.

Sistem memberikan daftar pesanan barang ke supplier.

3. pemilik menentukan harga barang dan biaya service. Sistem memberikan

hasil laporan penjualan, jasa service, pembelian dan persediaan barang ke

pemilik.

4. karyawan memasukkan data barang, data pegawai, data service, data

penjualan, data pembelian dan data service.

26

3.4.4 Data flow diagram Level 0

Berikut merupakan DFD sistem informasi penjualan dan pelayanan service

yang diusulkan :

Gambar 3.4 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan

Keterangan gambar 3.4

Diagram ini menjelaskan proses-proses secara umum dari alur sistem yang

berjalan pada sistem informasi bengkel ini, dimana terdapat 3 proses utama yaitu

proses pengolahan data master, pengolahan data transaksi, dan pengolahan data

laporan. Alur data dari tiap-tiap proses yang berjalan antara lain :

27

1. Proses 1 merupakan proses pengolahan data master, proses ini menghasilkan

beberapa data master antara lain, master barang, master jenis barang, master

customer, master mekanik, master supplier, master service.

2. Proses 2 merupakan proses pengolahan data transaksi. Proses ini

menghasilkan beberapa tabil yaitu tabel penjualan, tabel pembelian, tabel

detail penjualan dan tabel detail pembelian.

3. Proses 3 merupakan proses pengolahan data laporan. Proses ini menghasilkan

beberapa buah laporan yaitu laporan data barang, laporan data penjualan, dan

laporan data pembelian yang datanya diambil dari tabel-tabel yang sudah

dibuat pada proses sebelumnya.

3.4.5 DFD Level 1 Sub 1 Pengolahan Data Master

Gambar 3.5 DFD Level 1 Sub 1 Pengolahan Data Master

Keterangan gambar 3.5

Diagram ini menjelaskan mengenai sub-sub proses dalam proses pengolahan data

master. Subproses terdapat antara lain :

1. Proses 1.1 merupakan proses pengolahan master barang oleh karyawan yang

akan disimpan pada tabel barang.

2. Proses 1.2 merupakan proses pengolahan data jenis barang yang akan

disimpan pada tabel jenis_barang.

28

3. Proses 1.3 merupakan proses pengolahan data customer yang akan disimpan

pada tabel customer

4. Proses 1.4 merupakan proses pengolahan data supplier oleh karyawan yang

disimpan pada tabel supplier

5. Proses 1.5 merupakan proses pengolahan data service yang akan disimpan

pada tabel service.

6. Proses 1.6 merupakan proses pengolahan data mekanik yang akan disimpan

pada tabel mekanik.

3.4.6 DFD Level 1 Sub 2 Pengolahan Data Transaksi

Gambar 3.6 DFD Level 1 Sub 2 Pengolahan Data Transaksi

29

Keterang Gambar 3.6 :

Diagram ini menjelaskan tentang aliran data yang terdapat dalam proses

pengolahan data transaksi.

1. Proses 2.1 merupakan proses pengolahan data transaksi pembelian. Proses ini

mengambil data pada tabel-tabel master yakni tabel barang, tabel supplier.

Data dari proses transaksi pembelian akan disimpan pada tabel pembelian dan

detailpembelian.

2. Proses 2.2 merupakan proses pengolahan data penjualan. Proses ini

mengambil data pada tabel customer yang telah diinputkan sebelumnya ke

master customer, tabel barang dan tabel service. Data proses penjualan akan

disimpan pada tabel penjualan dan tabel detailpenjualan.

3.4.7 DFD Level 1 Sub 3 Pengolahan Data Laporan

Gambar 3.7 DFD Level 1 Sub 3 Pengolahan Data Laporan

30

Keterangan Gambar 3.8 :

Diagram ini menjelaskan aliran data pada proses pengolahan laporan.

1. Proses 3.1 merupakan proses pengolahan data laporan barang. Data proes

pengolahan laporan barang ini diambil dari tabel barang.

2. Proses 3.2 merupakan proses pengolahan data laporan penjualan. Data dari

proses ini diambil dari tabel penjualan dan detailpenjualan.

3. Proses 3.3 merupakan proses pengolahan data laporan pembelian. Data dari

proses ini diambil dari tabel pembelian dan tabel detailpembelian.

31

3.4.8 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan bentuk bagan yang menggunakan relasi dan entitas suatu

informasi. Diagram relasi entitas dibuat dengan menggunakan persepsi yang

terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas.

Gambar 3.8 ERD Sistem yang Diusulkan

Keterangan Gambar 3.8 :

32

Diagram diatas merupakan hubungan (relationship) antar tabel yang terdapat di

dalam sistem informasi bengel yang dibuat. Adapun penjelasan relasi tiap-tiap

tabel adalah sebagai berikut :

1. Tabel master barang memiliki relasi dengan tabel master jenis_barang dengan

kdjenis sebagai foreign key.

2. Tabel detailpembelian memiliki relasi dengan tabel barang dengan kdbr

sebagai foreign key.

3. Tabel detailpembelian memiliki relasi dengan tabel pembelian dengan

no_nota sebagai foreign key.

4. Tabel pembelian memiliki relasi dengan tabel supplier dengan kdsup sebagai

foreign key.

5. Tabel pembelian memiliki relasi dengan tabel user dengan kduser sebagai

foreign key.

6. Tabel detailpenjualan memiliki relasi dengan tabel barang dengan kdbr

sebagai foreign key.

7. Tabel detailpenjualan memiliki relasi dengan tabel penjualan dengan no_nota

sebagai foreign key.

8. Tabel penjualan memiliki relasi dengan tabel customer dengan kdcus sebagai

foreign key.

9. Tabel penjualan memiliki relasi dengan tabel user dengan kduser sebagai

foreign key.

10. Tabel servicedetail memiliki relasi dengan tabel penjualan dengan no_nota

sebagai foreignkey

11. Tabel servicedetail memiliki relasi dengan tabel service dengan kdserv

sebagai foreign key.

12. Tabel servicedetail memilki relasi dengan tabel mekanik dengan kdmek

sebagai foreign key.

33

3.4.9 Struktur Menu

Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk

memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Dalam

perancangan program ini menggunakan menu yang mengintegrasikan semua

bagian dalam program adapun gambaran menu seperti yang ditampilkan pada

gambar struktur menu berikut ini :

Gambar 3.9 Struktur Menu Sistem yang Diusulkan

34

3.4.10 Perancangan Antar Muka

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan

suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang

dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah

dibuat.

a) Form Login

Gambar 3.10 Form Login

Keterangan Gambar 3.10 :

Gambar 3.10 merupakan desain Form login. Form Login berfungsi untuk

membatasi pengguna yang dapat masuk ke dalam sistem. Pengguna yang bisa

masuk ke dalam sistem adalah pengguna yang telah memiliki hak akses

berdasarkan persetujuan pemilik.

b) Form Main Menu

35

Gambar 3.11 Menu Utama

Keterangan Gambar 3.11 :

Gambar 3.11 merupakan desain Menu Utama. Menu utama merupakan menu awal

yang berfungsi sebagai menu untuk mengakses semua fasilitas di dalam sistem

seperti pengolahan data master, menu pengolahan data transaksi, menu

pengolahan data laporan dan setting user.

c) Form Master Barang

Gambar 3.12 Form Master Barang

Keterangan Gambar 3.12 :

36

Gambar 3.12 merupakan desain Form Master Barang. Form ini berfungsi untuk

mengolah data barang yang tersedia di dalam bengkel dan untuk mengetahui

informasi stok barang yang tersisa. Stok barang akan bertambah ataupun

berkurang berdasarkan pada data transaksi pembelian dan penjualan.

37

d) Form Transaksi Pembelian

Gambar 3.13 Form Transaksi Pembelian

Keterangan Gambar 3.13 :

Gambar 3.13 merupakan desain Form Transaksi Penjualan. Form ini berfungsi

untuk menyimpan data pembelian barang yang telah dilakukan, tujuan dari

penyimpanan data adalah sebagai dokumentasi data pembelian yang nantinya

akan dijadikan bahan pembuatan laporan data pembelian harian ataupun bulanan.

38

e) Form Transaksi Penjualan

Gambar 3.14 Form Transaksi Penjualan

Keterangan Gambar 3.14 :

Gambar 3.14 merupakan desain Form Transaksi Penjualan. Form Transaksi

Penjualan berfungsi untuk menyimpan data transaksi penjualan yaitu penjualan

barang dan service. Data transaksi penjualan ini nantinya akan dijadikan sebagai

bahan pembutan laporan penjualan barang.

39

f) Laporan Data Barang

Gambar 3.15 Laporan Data Barang

Keterangan Gambar 3.15 :

Gambar 3.15 merupakan desain Dokumen Laporan Data Barang. Laporan data

Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data barang seperti

supplier yang memasok data barang dan informasi mengenai stok barang.

g) Laporan Pembelian Barang

Gambar 3.16 Laporan Pembelian Barang

40

Keterangan Gambar 3.16 :

Gambar 3.16 merupakan desain Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembelian

Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data pembelian antara

lain data barang yang dibeli, supplier yang menyediakan barang dan total

pengeluaran yang dilakukan.

h) Laporan Penjualan Barang

Gambar 3.17 Laporan Penjualan Barang

Keterangan Gambar 3.17

Gambar 3.17 merupakan desain Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembelian

Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data penjualan barang

antara lain data barang yang dijual, jumlah pemasukan yang diperoleh perusahaan

baik harian maupun dalam periode tertentu.

41

i) Nota Penjualan Barang

Gambar 3.18 Nota Penjualan Barang

Keterangan Gambar 3.18

Gambar 3.18 merupakan desain nota Penjualan Barang Dan Service. Nota

penjualan berfungsi sebagai bukti pembelian yang telah dilakukan oleh customer

dan bukti penjualan oleh perusahaan.