BAB 1PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Berdasarkan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, dalam Pemerintahan

Daerah dibentuk Pemerintahan Desa. Pemerintahan Desa merupakan lembaga

pemerintahan yang berada di tingkatan paling bawah dalam struktur pemerintahan

di Indonesia yang berinteraksi langsung dan melayani kebutuhan dasar

masyarakat paling bawah yang berada di wilayah pedesaan. Oleh karena itu

kinerja pemerintah desa mempunyai dampak secara langsung terhadap

peningkatan kesejahteraan masyarakat desa. Pemerintah desa mempunyai

kewajiban dalam memberikan pelayanan melalui administrasi desa seperti

pembuatan KTP, Akte kelahiran, Akte Kematian, Akte Kepemilikan Tanah dan

lain sebagainya. Kegiatan pelayanan ini tentunya memerlukan penyimpanan,

pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem

tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah

Administrasi Kearsipan.

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat

penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola

dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu

tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi

yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif.

Pekerjaan kearsipan menjadi suatu kebutuhan dan keharusan yang harus

diperhatikan karena sangat berpengaruh terhadap proses administrasi yang pada

akhirnya bermuara pada pelayanan publik.

Sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila waktu arsip yang di

perlukan dapat di ketemukan kembali dengan tepat dan cepat, sehingga diperlukan

penataan arsip yang sistematis dan efektif karena sistem penyimpanan arsip tidak

lepas dari kegiataan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari

keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana untuk

menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. semua itu tidak lepas

dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya

biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan dan ditemukan

kembali.

Pada saat ini pengelolaan kearsipan desa belum mendapatkan perhatian yang

cukup sehingga ketika arsip diperlukan terdapat berbagai permasalahan seperti

adanya arsip yang rusak dikarenakan tidak adanya pemeliharaan yang cukup atau

hilang karena sistem pengelolaannya yang tidak mengikuti aturan atau kaidah

yang benar dan sebagainya. Ketidak jelasan pengelolaan arsip desa terlebih yang

menyangkut arsip-arsip vital dapat mengganggu proses perjalanan pemerintahan

desa. Ketidakjelasan sistem pengelolaan, dinamika perubahan pamong desa dan

kualitas serta kompetensi di bidang kearsipan juga menjadi variabel yang

menentukan. Sistem dan aturan, sumberdaya manusia, sarana, dan prasarana yang

belum tersedia secara memadai menyebabkan pelaksanaan pengelolaan arsip tidak

efektif dan kurang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu kinerja di

bidang kearsipan bisa dikatakan juga belum memenuhi standar. Bahkan seringkali

sistem pengelolaannya mengalami ketidakjelasan, seperti kesulitan penemuan

kembali, cepat rusak, hilang atau musnah.

Melihat permasalahan yang terjadi maka perlu adanya sistem pengelolaan

kearsipan yang baik, seperti berupaya untuk memberikan pemahaman arsip

sebagai bagian dari terciptanya tertib arsip dan perlu adanya pembinaan kearsipan

yang intensif kepada pemerintah desa dengan menitik beratkan pada peningkatan

pengetahuan dan keterampilan aparat pemerintah desa sehingga dapat

memberikan kontribusi bagi pelayanan terhadap masyarakat. Hal ini sesuai

dengan apa yang tercantum dalam Undang-undang Kearsipan No 43 tahun 2009

tentang kearsipan, yang menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan

bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip

yang autentik dan terpercaya. Artinya penyelenggaraan yang komprehensif dan

terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana

dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Akhirnya Pengeloaan Arsip dapat mendukung Pelayanan Publik karena

Ketersediaan Arsip yang utuh, faktual, sistematis, autentik, dan terpercaya yang

terukur dan dapat dibuktikan.

Demikian halnya pada Kantor Desa Paloan arsip berfungsi sebagai penunjang

kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau

mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua

itu tergantung pada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung dalam

arsip, oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan

bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya.

Dalam pengelolaan arsip yang dilakukan di kantor desa paloan masih ada

kegiatan yang belum dilakukan dengan baik. Hal ini terlihat dari kegiatan

penataan kearsipannya yang menyangkut penyimpanan, peletakan dan

pemeliharaan arsip. Penyimpanan arsip yang dilakukan di Kantor Desa Paloan

tidak memenuhi syarat, dimana berkas-berkas yang ada disimpan dan diletakkan

di lantai sehingga menyebabkan kerusakan fisik pada arsip seperti koyak,

berjamur, kerusakan oleh serangga dan kotor. Padahal arsip itu seharusnya

disimpan di tempat yang layak seperti lemari, rak buku dan file indeks. Selain itu

petugas juga kurang teliti dalam memisahkan surat sehingga dijumpai adanya

penempatan arsip yang tidak sesuai dan menyulitkan dalam pencarian arsip

apabila diperlukan seperti misalnya surat masuk di campur adukkan dengan data

penduduk. Petugas juga kurang mengerti mengenai peranan arsip yang begitu

penting bagi kantor, sehingga menunggu arsip itu banyak terkumpul barulah

melakukan penataan.

Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip

bagi kantor desa paloan, maka peliti tertarik untuk mengadakan penelitian dengan

judul “Pengelolaan Kearsipan Dalam Pelayanan Publik Di Kantor Desa

Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak”.

1.2. Pembatasan Permasalahan

Permasalahan yang di tulis dalam latar belakang masih terlalu luas. Agar

penelitian lebih fokus, peneliti perlu melakukan pembatasan masalah sehingga

tidak terjadi salah pengertian yang dapat menimbulkan masalah baru. maka

peneliti membatasi ruang lingkup masalah pada :

1. ;Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan kearsipan di Kantor Desa

Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak.

2. Peranan pengelolaan kearsipan dalam mendukung pelayanan publik di

Desa Paloan.

3. Cara mengatasi hambatan-hambatan dalam proses pengelolaan kearsipan

pada Kantor Desa Paloan.

1.3. Rumusan Permasalahan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang penelitian

diatas, maka rumusan masalahnya adalah Bagaimana pengelolaan kearsipan dalam

kaitannya dengan pelayanan publik di Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila

Kabupaten Landak?

1.4. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui secara jelas pengelolaan kearsipan desa yang dilakukan

oleh pemerintah Desa Paloan dalam mendukung pelayanan publik.

2. Untuk mengungkapkan faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan

kearsipan di Kantor Desa Paloan.

3. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan dalam pengelolaan kearsipan

pada Kantor Desa Paloan.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Manfaat Teoritis

1. Penelitian ini dilakukan untuk menambah wawasan keilmiahan yang

berkaitan dengan pengelolaan Kearsipan Desa.

2. Dapat menjadi bahan penelitian selanjutnya mengenai Pengelolaan

Kearsipan di Desa Paloan.

1.5.2. Manfaat Praktis

1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dalam

merumuskan dan menyusun kebijakan terutama dalam pengelolaan

kearsipan desa.

2. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan pemikiran yang

baik dan rasional kepada dunia usaha pemerintah serta lingkungan

masyarakat tentang pengelolaan kearsipan desa.

3. Bagi pegawai Kantor Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten

Landak agar dapat bekerja dengan maksimal dalam rangka mendukung

pelayanan publik.

4. Penelitian ini berguna untuk mempraktekkan atau menerapkan ilmu

pengetahuan yang telah peneliti peroleh selama mengikuti kuliah di

Program Studi Ilmu Pemerintahan.

BAB IIKAJIAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip".Arsip (Record) yang dalam

istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya

dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subjek

(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang (itu) pula.

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu

misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu

penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini :

a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Basir Bhartos,2009:1)

1. Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

b. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara

sistemastis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat secara cepat ditemukan kembali.

2.2. Peranan Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber

informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam

organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”,

“pengembangan”. Perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan

laporan, pertanggung jawaban laporan dan pengendalian secepat-cepatnya. Arsip

mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan

untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat

menyajikan informasi yang lengkap haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang

baik dalam kearsipan.

Pada pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa

“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari pengertian tersebut

tampak arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas

yaitu baik sebagai daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa. Selain itu kearsipan

juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.

2.3. Jenis-Jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan

seperti yang kerap dianggap oleha kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian

besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk

lembaran kertas bertulisan. Arsip dapat debedakan beberapa jenis:

1. Arsip menurut subjek atau isinya

a) Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat

pengangkatan pegawai dan sebagainya.

b) Arsip Keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji dan

sebagainya.

c) Arsip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pemasaran, surat perjanjian

dan sebagainya.

d) Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa,

rapor, transkip nilai dan sebagainya.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang

digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip

dapat dibedakan menjadi:

a) Surat, contoh : naskah perjanjian, akte pendirian perusahaan, surat keputusan,

notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.

b) Pita rekaman

c) Mikrofilm

d) Disket

e) Compact Disk (CD)

3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya

Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam

penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:

a) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan, undangan dan

sebagainya.

b) Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai dan sebagainya.

c) Arsip bernilai hukum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte

perkawinan, surat perjanjian dan sebagainya.

d) Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto

peristiwa dan sebagainya.

e) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuintansi, bon penjualan, laporan keuangan

dan sebagainya.

g) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan

pelajaran, program pengajaran dan sebagainya.

4. Arsip menurut sifat pentingnya

a) Arsip tidak berguna (non-esensial) contoh: surat undangan, memo dan

sebagainya.

b) Arsip berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan

barang dan sebagainya.

c) Arsip penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan

keuangan, buku kas dan sebagainya.

d) Arsip vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat

tanah dan sebagainya.

5. Arsip menurut fungsinya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung

kegiatan organisasi. Dalam penggolongannya ini ada dua jenis arsip, yaitu:

a) Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.

b) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan.

6. Arsip menurut tempat dan tingkat pengelolaannya dibagi menjadi 2 yaitu :

a) Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat

organisasi.

b) Arsip unit, arsip yang berada diunit-unit dalam organisasi.

7. Arsip menurut keasliannya:

a) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan

printer, dengan tandatangan dan legalitas yanga sli, yang merupakandokumen

utama.

b) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam

proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain

selain penerima dokumen asli.

c) Arsip salinan, yaitu dokumen yang prosesa pembuatannya tidak bersama

dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d) Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8. Arsip menurut hukum

a) Arsip otentik yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta

(bukan fotocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b) Arsip tidak otentik yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tandatangan asli

dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, hasil print komputer dan

sebagainya.

2.4. Pengorganisasian Arsip

Didalam pengorganisasian arsip sering disebut-sebut istilah file aktif inaktif.

File aktif adalah yang masih berisikan arsip yang masih aktif dan banyak

dipergunakan di dalam pekerjaan. Sedangkan file in aktif adalah file yang arsipnya

sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang

akan dijadikan patokan didalam menentukan lama warkat. Ada beberapa macam

pengorganisasian arsip yaitu:

1. Sentralisasi

Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka desentralisasi berarti

penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut

sentral arsip. Arsip itu sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah

selesai diolah (diproses). Dengan desentralisasi arsip maka semua surat-surat

kantor yang sudah selesai di proses akan disimpan di sentral arsip.

Kelebihannya :

a. Mencegah duplikasi.

b. Layanan yang lebih baik.

c. Menghemat waktu, ruangan, peralatan dan alat tulis kantor.

d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

e. Pelayanan dokumen dibawah satu atap.

Kerugiannya :

a) Kesulitan fisik.

b) Kebocoran informasi.

c) Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

d) Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

2. Sistem Desentralisasi

Yaitu menyerahkan pengolahan dan penyimpanan dokumen pada masing-

masing unit.

Kelebihannya:

a. Dekat dengan pemakai sehingga dapat langsung diawasi dan si pemakai dapat

langsung memakainya.

b. Sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian

disimpan dibagian yang bersangkutan.

c. Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.

Kerugiannya :

a) Pengawasan sulit dilakukan karena letak dokumen yang tersebar di masing-

masing bagian.

b) Duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan,

perlengkapan dan alat tulis kantor.

c) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

3. Sistem Kombinasi

Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol

sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh semua unit

disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan arsip yang bersifat khusus disimpan

dimasing-masing unit.

Selanjutnya Menurut Barthos (2005:44), ada lima sistem tata cara mengarsip surat

yaitu :

1) Sistem Abjad, adalah suatu sistem unutk menyusun arsip dalam urutan A

sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan yaitu

menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan

nama organisasi sosial lainnya.

2) Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun

menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan

sebagainya.

3) Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip dimana

surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.

4) Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena

sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih

dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem

subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5) Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip atau surat-

surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut. Surat-surat

yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat

masalah atau perihal surat.

Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem abjad

merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat kecuali bagi sistem

kronologis.

2.5. Ruang Lingkup Manajemen Arsip

Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC dalam pengelolaan

kearsipan. Yang dimaksud dengan POAC merupakan singkatan dari planning,

organizing, actuating, controlling.

Planning (perencanaan) merupakan aspek yang cukup penting dalam

melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik, maka

suatu kegiatan tidak akan dapat berjalan dengan baik. demikian juga dalam

kegiatan pengelolaan arsip diakntor. Aspek perencanaan dalam pengelolaan arsip

sangat diperlukan. Adapun aspek perencanaan dalam bidang kearsipan meliputi

masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu diciptakan, bagaimana

memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam

pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu dimusnahkan dan juga dilestarikan.

Kegiatan dalam Planning (perencanaan) tidak akan berjalan dengan baik

apabila tidak ditunjang dengan koordinasi (Organizing) dari berbagai komponen

dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek tindak lanjut dari

sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah konkrit, maka

suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa. Demikian juga dengan langkah

mengkoordinasikan dalam pengelolaan kearsipan. Langkah-langkah yang harus

dilakukan dalam pengelolaan kearsipan meliputi:

1) Pegawai atau petugas yang cakap sesuai dengan bidangnya yang dihadapi.

2) Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsip.

3) Peralatan yang memadai.

4) Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta di dukung dengan mesin-

mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan arsip.

5) Pemilihan sistem penataan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas

manajemen melalui prosedur kerja terarah.

Ruang lingkup manajemen kearsipan selanjutnya adalah Actuating, yaitu

meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau pelestarian

termasuk di dalamnya masalah pemeliharaan arsip, melalui pengawasan yang

cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang terakhir adalah

Controlling, yang meliputi pengawasan dari semua komponen dari manajemen

kearsipan, sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai

dengan standar serta efektif dan efisien. Keberhasilan ataupun kegagalan suatu

manajemen kearsipan harus dapat dilihat dalam aspek ini. Sehingga dari kegiatan

ini akan diperoleh suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan.

2.6. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip

2.6.1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak

rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan

baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara

pencegahannya.

a) Penyebab kerusakan arsip

Faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi faktor intrinsik dan

ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda

arsip itu sendiri, misalnya kualitas kerta, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan

lain-lain. Faktor ekstrinsik ialah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari luar

benda arsip yakni lingkungan fisik, organisasi perusak dan kelalaian manusia.

b) Usaha pencegahannya

Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor penyebab

kerusakan tersebut, yaitu:

1. Sedapat mungkin gunakan kertas, pita, tinta, karbon, lem dan bahan-bahan lain

yang bermutu tinggi.

2. Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak diluar daaerah industri dengan

luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah diperkirakan.

3. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung

menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.

4. Ruangan sebaliknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur temperatur

ruangan yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban udara di dalam

ruangan.

5. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, puntung rokok, maupun

sisa makanan.

2.7. Perawatan Arsip

Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami

kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya kerusakan yang paling sering

terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Arsip yang rusak

karena sobek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang sobek ditempeli kertas

yang sejenis dengan menggunakan perelat kanji. Bila kerusakan sangat berat

mintalah pertolongan ahli di Arsip Nasional.

2.8. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar

isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.

Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang vital bagi

organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana yang sangat rahasia dan

sebagainya. Untuk pengamannya antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai

berikut:

a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.

b. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat

ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau

unit kerja yahng bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.

c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip

dari tempatnya.

d. Arsip diletakkan pada tempatnya yang aman dari pencurian.

2.9. Pengertian Pelayanan Publik

Menurut Kurniawan Pelayanan publik diartikan, pemberian layanan

(melayani) keperluan orang atau ,masyarakat yang mempunyai kepentingan pada

organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Selanjutnya menurut KEPMENPAN NO. 63/KEP/M.PAN/7/2003, publik adalah

segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan

publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dengan demikian, pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan

kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara. Negara didirikan oleh publik

(masyarakat) tentu saja dengan tujuan agar dapat meningkatkan kesejahteraan

masyarakat. pada hakikatnya negara dalam hal ini pemerintah haruslah dapat

memenuhi kebutuhan masyarakat. kebutuhan dalam hal ini bukanlah kebutuhan

secara individual akan tetapi berbagai kebutuhan yang sesungguhnya diharapkan

masyarakat, misalnya kebutuhan pendidikan, kebutuhan akan tersedianya data-

data yang diperlukan dan lain-lain.

2.10. Standar Pelayanan Publik

Setiap penyelenggaraan publik harus memiliki standar pelayanan dan di

publikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan. Standar

pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan

publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan. Menurut

Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004 standar pelayanan, sekurang-

kurangnya meliputi:

a. Prosedur Pelayanan

Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan

termasuk pengaduan.

b. Waktu penyelesaian

Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai

dengan penyelesaian pelayanan terrmasuk pengaduan

c. Biaya pelayanan

Biaya/tarif pelayanan termasuk rinciannya yang ditetapkan dalam proses

pemberian pelayanan.

d. Produk pelayanan

Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah

ditetapkan.

e. Sarana dan prasarana

Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara

pelayanan publik.

f. Kompetensi petugas

Kompetensi petuga pemberi pelayanan harus dietapkan dengan tepat

berdasarkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap dan perilaku yang

dibutuhkan.

2.2. Hasil Penelitian Yang Relevan

Adapun penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya terkait dengan

penelitian yang akan penulis lakukan yaitu:

1. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ermin Kartianti Tentang

Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan Dan

Kebudayaan Kabupaten Jepara (2007) menunjukkan bahwa Kantor Dinas

Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Jepara mengelola arsip dengan

sistem desentralisasi, dari pencarian kembali arsip ditemui kendala-

kendala seperti lalai dalam mengembalikan arsip yang telah disimpan.

Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa :

a) Kantor dinas pendidikan dan kebudayaan kabupaten jepara dalam

pelaksanaan arsip menggunakan prinsip kesamaan urusan.

b) Kurang memperhatikan masalah perawatan arsip.

c) Belum mempunyai tenaga ahli kearsipan.

2. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Fitriyah Tentang Sistem

Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Lamongan (2007).

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Manajemen,

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan pa-da Kantor

Kecamatan Lamongan dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini dapat

dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang disimpan oleh masing-masing

bagian yang sesuai dengan bidangnya,sehingga apabila arsip tersebut

diperlukan sewak-tu-waktu dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Meskipun masih juga terdapat beberapa kekurangannya diantaranya adalah

penerapan dalam peminjaman arsip dengan kartu pinjam arsip yang tidak

dilaksanakan secara maksimal serta peme-liharaan dan perawatan arsip

yang kurang diperhatikan.Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah

dilaksanakan, disarankan pada KantorKecamatan Lamongan agar

menggunakan kartu pinjam arsip untuk pemin-jaman arsip, parapegawai

lebih teliti dalam hal menyimpan ataupun menemukan arsip kembali yang

dibutuhkan, lebih memperhatikan pada perawatan dan pemeli-haraan arsip

yang ada, sehingga arsip-arsiptersebut tidak mudah rusak karena ar-sip

merupakan sumber informasi dalam menyelesaikansuatu pekerjaan, serta

me-nerapkan sistem komputerisasi kearsipan untuk menghemat

waktutenaga, dan bi-aya dalam pengelolaan kearsipan dan lebih

memperhatikan pada pemeliharaan dan perawatan pada arsip.

2.3. Kerangka Pikir Penelitian

Kebutuhan informasi dalam setiap kegiatan merupakan kebutuhan yang

mendasar. Informasi dibutuhkan dalam kegiatan teknis sampai dengan

pengambilan keputusan oleh pimpinan. Salah satu sumber informasi adalah

rekaman data-data dalam berbagai media yang disebut dengan arsip. Mengingat

pentingnya peran arsip dalam mendukung aktivitas, maka perlu dilakukan

pengelolaan arsip secara baik dan benar. Pengelolaan kearsipan yang efektif, akan

dapat menyediakan data dan informasi dengan cepat dan tepat.

Kegiatan pengelolaan kearsipan dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti

tersedianya sarana dan prasarana yang memadai, sumber daya manusia yang

memiliki kemampuan dibidangnya, dan sistem penataannya. Dengan berjalannya

sistem pengelolaan yang baik maka tujuan pelayanan kearsipan seperti yang

tercantum dalam Undang-undang Kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan

yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan

arsip yang autentik dan terpercaya akan dapat dilaksanakan.

Berpijak dari pemikiran diatas , maka dapat digambarkan sebuah kerangka

pemikiran sebagai berikut:

Gambar 2.1 Kerangka Pikir Penelitian

Rumusan Permasalahan:

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan kearsipan di kantor Desa Paloan.

2. Peranan pengelolaan kearsipan dalam mendukung pelayanan publik di kantor desa paloan.

3. Cara mengatasi hambatan yang ada dalam pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan.

Kajian Teori:

1. Pengertian arsip dan kearsipan2. Peranan kearsipan3. Jenis-jenis arsip4. Pengorganisasian arsip5. Ruang lingkup manajemen arsip6. Pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip7. Pengertian pelayanan publik dan standar pelayanan publik.

Pengelolaan Kearsipan Dalam Mendukung Pelayanan Publik Di Kantor Desa

Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak

Fenomena :

1. Arsip rusak dan kotor.2. Pemisahan dan penempatan surat yang tidak sesuai.3. Pegawainya masih kurang mengerti tentang pengelolaan kearsipan.

2.4. Pertanyaan Penelitian

1. Pengelolaan arsip yang baik itu di dukung oleh banyak faktor, apakah itu

faktor pendukung atau faktor penghambat. Dalam pengelolaa kearsipan

yang dilakukan di kantor desa paloan, Faktor-faktor apa saja yang

berpengaruh?

a. Apakah faktor sarana dan prasarananya?

b. Faktor sumber daya manusianya (pegawainya)?

2. Penataan kearsipannya?

a. Apa saja yang dilakukan guna mendukung terlaksananya pengelolaan

kearsipan di kantor desa paloan?

b. Apakah memberikan pelatihan kepada pegawainya tentang kearsipan?

c. Menyediakan tenaga arsiparis?

3. Bagaimana sistem pengelolaan yang dilakukan, mulai dari sistem

pemeliharaannya, sistem perawatannya dan sistem pengamanannya?

BAB IIIMETODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan dan Jenis Penelitian

Metode adalah aspek yang sangat penting dan besar pengaruhnya terhadap

berhasil tidaknya suatu penelitian, terutama untuk mengumpulkan data. Sebab

data yang diperoleh dalam suatu penelitian merupakan gambaran dari obyek

penelitian. Menurut Beni Ahmad Saebani penelitian merupakan suatu kegiatan

yang ditujukan untuk mengetahui seluk beluk sesuatu. Kegiatan ini biasanya

dilakukan karena ada suatu masalah yang memerlukan jawaban atau ingin

membuktikan sesuatu yang telah dialami selama hidup atau mengetahui berbagai

latar belakang terjadinya sesuatu.

Dalam penelitian ini pendekatan yang dilakukan adalah melalui pendekatan

kualitatif. Artinya data yang dikumpulkan bukan berupa angka-angka, melainkan

data tersebut berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi,

catatan memo, dan dokumen resmi lainnya. Sehingga yang menjadi tujuan dari

penelitian kualitatif ini adalah ingin menggambarkan realita empirik di balik

fenomena secara mendalam, rinci dan tuntas. Oleh karena itu penggunaan

pendekatan kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan mencocokkan antara

realita empirik dengan teori yang berlaku dengan menggunakkan metode

diskriptif.

3.2. Langkah-langkah Penelitian

Langkah-langkah penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah:

3.2.1. Tahap Pra-lapangan, meliputi kegiatan: penentuan fokus penelitian,

penyesuaian paradigma dengan teori, penjajakan alat peneliti,

mencakup observasi lapangan dan permohonan ijin kepada subyek

yang diteliti, konsultasi fokus penelitian, penyusunan usulan

penelitian.

3.2.2. Tahap pekerjaan lapangan, meliputi mengumpulkan bahan-bahan yang

berkaitan dengan pengelolaan kearsipan desa dalam mendukung

pelayan publik di desa paloan kecamatan sengah temila kabupaten

landak. Data tersebut diperoleh dengan observasi, wawancara dan

dokumentasi dengan cara melihat perilaku dan kegiatan yang

dilakukan oleh pegawai di kantor desa paloan.

3.2.3. Tahap analisis data, meliputi analisis data baik yang diperolah melaui

observasi, wawancara mendalam maupun dokumentasi dengan

pegawai yang ada di kantor desa paloan. Kemudian dilakukan

penafsiran data sesuai dengan konteks permasalahan yang diteliti

selanjutnya melakukan pengecekan keabsahan data dengan cara

mengecek sumber data yang didapat dan metode perolehan data

sehingga data benar-benar valid sebagai dasar dan bahan untuk

memberikan makna data yang merupakan proses penentuan dalam

memahami konteks penelitian yang sedang diteliti.

3.2.4. Tahap penulisan laporan, meliputi : kegiatan penyusunan hasil

penelitian dari semua rangkaian kegiatan pengumpulan data sampai

pemberian makna data. Setelah itu melakukan konsultasi hasil

1

penelitian dengan dosen pembimbing untuk mendapatkan perbaikan

saran-saran demi kesempurnaan skripsi yang kemudian ditindaklanjuti

hasil bimbingan tersebut dengan penulis skripsi yang sempurna.

Langkah terakhir melakukan pengurusan kelengkapan persyratan

untuk ujian skripsi.

3.3. Tempat dan Waktu Penelitian

Kantor Desa paloan merupakan salah satu kantor desa yang terletak di ibu

kota kecamatan, sehingga intensitas pelayanan kepada masyarakat cukup sering

dilakukan dibandingkan dengan desa-desa yang berada jauh dari ibu kota

kecamatan. Selain itu juga Di kantor Desa Paloan belum pernah ada yang

melakukan penelitian sebelumnya khususnya dengan permasalahan mengenai

pengelolaan kearsipan sehingga ini merupakan penelitian pertama dan hal ini

menjadi tantangan tersendiri bagi peneliti. Selain itu peneliti berharap penelitian

ini dapat memberikan kontribusi yang positif pada kantor desa paloan khususnya

mengenai pengelolaan kearsipan yang ada di kantor desa paloan itu sendiri.

Waktu penelitian dilakukan sesuai dengan Tanggal, Bulan dan Tahun peneliti

mulai melakukan penelitian yaitu dengan di keluarkannya Surat Keputusan oleh

pihak pengelola sampai dengan selesainya proses pengumpulan data penelitian

dan proses penelitiaan.

Tabel

Jadwal Kegiatan Penelitian

No KEGIATANBulan Ke

1 2 3 4

1 Bimbingan proposal x

2 Seminar Proposal x

3 Finalisasi Proposal x

4 Penelitian x X

5 Bimbingan Penulisan Skripsi x X x

6 Ujian skripsi x

7 Finalisasi atau perbaikan skripsi x

3.4. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah aparatur yang ada di Kantor Desa

Paloan yaitu kepala desa dan pegawainya. Objek penelitian yaitu lebih berfokus

atau terarah pada bagaimana pengelolaan kearsipan dalam mendukung pelayanan

publik di Kantor Desa Paloan.

3.5. Instrumen pengumpulan data

Dalam penelitian ini, peneliti bertindak sebagai pengumpul data dan sebagai

instrument aktif dalam upaya mengumpulkan data-data di lapangan. sedangkan

instrument pengumpulan data yang lain selain manusia adalah berbagai bentuk

alat-alat bantu dan berupa dokumen-dokumen lainnya seperti Pedoman

Wawancara dan Dokumentasi yang dapat digunakan untuk menunjang keabsahan

hasil penelitian, namun berfungsi sebagai instrument pendukung. Oleh karena itu,

kehadiran peneliti secara langsung di lapangan sebagai tolak ukur keberhasilan

untuk memahami kasus yang diteliti, sehingga keterlibatan peneliti secara langsung

dan aktif dengan informan dan atau sumber data lainnya di sini mutlak diperlukan.

3.6. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam penelitian,

karena itu seorang peneliti harus terampil dalam mengumpulkan data agar

mendapatkan data yang valid. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis

dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Teknik pengumpulan data

yang dilakukan adalah:

1. Wawancara

Wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara menanyakan

sesuatu kepada seseorang yang menjadi informan. Caranya adalah dengan

bercakap-cakap atau bertatap muka. Kerlinger menyebutkan tiga hal yang menjadi

kekuatan metode wawancara:

a) Mampu mendeteksi kadar pengertian subjek terhadap pertanyaan yang

diajukan. Jika responden tidak mengerti, peneliti dapat melakukan antisipasi

dengan memberikan penjelasan.

b) Fleksibel, pelaksanaannya dapat disesuaikan dengan tiap-tiap individu.

c) Menjadi satu-satunya hal yang dapat dilakukan ketika teknik lain tidak dapat

dilakukan.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan Pendekatan Menggunakan

Petunjuk Wawancara. Dimana jenis wawancara ini mengharuskan pewawancara

membuat kerangka dan garis besar pokok-pokok yang dirumuskan tidak perlu

ditanyakan secara berurutan. Demikian pula penggunaan dan pemilihan kata-kata

untuk wawancara dalam hal tertentu tidak perlu dilakukan sebelumnya. Petunjuk

wawancara hanyalah berisi petunjuk secara garis besar tentang proses dan isi

wawancara untuk menjaga pokok-pokok yang direncanakan dapat seluruhnya

tercakup. Petunjuk itu mendasarkan diri atas anggapan bahwa ada jawaban yang

secara umum akan sama diberikan oleh informan, tetapi yang jelas tidak ada

seperangkat pertanyaan baku yang telah disiapkan terlebih dahulu. Pelaksanaan

wawancara dan pengurutan pertanyaan disesuaikan dengan keadaan informan

dalam konteks wawancara yang sebenarnya.

2. Observasi

Menurut Nawawi & Martini, observasi adalah pengamatan dan pencatatan

secara sistematik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala dan

gejala-gejala dalam objek penelitian. observasi dilakukan untuk memahami proses

terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami konteksnya. Observasi

dilakukan terhadap subjek, perilaku selama wawancara, interaksi subjek dengan

peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data

tambahan terhadap hasil wawancara.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik Observasi Partisipatif

dimana peneliti dalam melakukan observasinya ikut melibatkan diri kedalam

kehidupan sosial sehari-hari di lokasi penelitian. sikap yang digunakan peneliti

dalam observasi partisipatif ini yakni:

1) Peneliti Sebagai Partisipasi Pasif yaitu hanya datang ke lokasi penelitian,

melihat, memerhatikan, mewawancara tetapi tidak melibatkan diri.

2) Observasi Partisipasi Moderat yakni peneliti berada di posisi yang menengah

yakni ikut melibatkan diri dengan aktivitas sosial yang diteliti tetapi untuk hal-

hal yang dipandang berkaitan langsung dengan penelitian ia memisahkan diri

dari keadaan sosial yang sebenarnya denga posisi sebagai orang luar atau

pendatang dan atau seorang peneliti. Jadi terkadang berpartisipasi terkadang

tidak, bergantung pada pemahamannya tentang pengumpulan data.

3. Dokumentasi

Metode atau teknik dokumenter adalah teknik pengumpulan data dan

informasi melalui pencarian dan penemuan bukti-bukti. Metode dokumenter ini

merupakan pengumpulan data yang berasal dari sumber nonmanusia. Sumber-

sumber informasi nonmanusia ini sering diabaikan dalam penelitian kualitatif,

padahal sumber ini kebanyakan tersedia dan siap pakai. Dokumentasi adalah

setiap bahan tertulis baik berupa karangan, memo, pengumuman, instruksi,

majalah, buletin, pernyataan, aturan suatu lembaga masyarakat, dan berita yang

disiarkan oleh media massa.

3.7. Teknik Analisis Data

Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data

kedalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema

dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data.

Dari rumusan di atas dapatlah kita tanarik garis besar bahwa analisis data

bermaksud pertama-tama mengorganisasikan data. Data yang terkumpul banyak

sekali dan terdiri dari catatan lapangan, komentar peneliti, gambar, foto, dokumen

berupa laporan, biografi, artikel, dan sebagainya. Kegiatan analisis adata adalah

mengatur, mengurutkan, mengelompokkan, memberikan kode dan

mengakategorikannya. Pengorganisasian dan pengelolaan data itu bertujuan

menemukan tema dan konsepsi kerja yang akan diangkat menjadi teori substantif.

Setelah data dari lapangan terkumpul dengan menggunakan metode

pengumpulan data di atas, maka peneliti akan mengolah dan menganalisis data

tersebut dengan menggunakan analisis secara deskriptif-kualitatif. Analisis

deskriptif-kualitatif merupakan suatu tehnik yang menggambarkan dan

menginterpretasikan arti data-data yang telah terkumpul dengan memberikan

perhatian dan merekam sebanyak mungkin aspek situasi yang diteliti pada saat itu,

sehingga memperoleh gambaran secara umum dan menyeluruh tentang keadaan

sebenarnya.

3.8. Teknik Keabsahan Data

Dalam metode penelitian kualitatif ada empat kriteria yang berhubungan

dengan keabsahan daya yaitu :

1. Keabsahan konstruk (construct validity)

Keabsahan konstruk (konsep) berkaitan dengan suatu kepastian bahwa yang

terukur benar-benar merupakan variabel yang ingin di ukur. Keabsahan ini juga

dapat dicapai dengan prosesa pengumpulan data yang tepat. Salah satu caranya

adalah dengan proses triangulasi yakni teknik pemeriksaan keabsahan data yang

memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau

sebagai pembanding terhadap data itu.

2. Keabsahan Internal (internal validity)

Keabsahan internal merupakan konsep yang mengacu pada seberapa jauh

kesimpulan hasil penelitian menggambarkan keadaan yang sesesungguhnya.

Keabsahan ini dapat dicapai melalui proses analisis dan interpretasi yang tepat.

Aktivitas dalam melakukan penelitian kualitatif akan selalu berubah dan tentunya

akan mempengaruhi hasil penelitian tersebut.

3. Keabsahan Eksternal (eksternal validity)

Keabsahan eksternal mengacu pada seberapa jauh hasil penelitian dapat

digeneralisasikan pada kasus lain. Walaupun dalam penelitian kualitatif tidak ada

kesimpulan yang pasti, dapat dikatakan bahwa penelitian kualitatif memiliki

keabsahan data eksternal terhadap kasus-kasus lain selama kasus tersebut

memiliki konteks yang sama.

4. Keajegan (Reabilitas)

Keajegan merupakan konsep yang mengacu pada seberapa jauh penelitian

berikutnya akan mencapai hasil yang sama apabila penelitian yang sama

dilakukan kembali. Dalam penelitian kualitatif, keajengan mengacu pada

kemungkinan peneliti selanjutnya memperoleh hasil yang sama apabila penelitian

dilakukan kembali dalam subjek yang sama. Hal ini menunjukkan bahwa konsep

keajengan penelitian kualitatif menekankan pada desain penelitian dan metode

serta teknik pengumpulan data dan analisis data.