Karya Ilmiah

PERANCANGAN SISTEM BASIS PADA PENDATAAN ADMINISTRASI MENGGUNAKAN MICROSOFT

VISUAL BASIC

Oleh :

Fahmi Kurniawan, S.Kom., M.Kom.

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN ILMU KOMPUTER TRIGUNADARMA

MEDAN 2012

2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pendataan administrasi pada manajemen perhotelan memerlukan ketepatan

mekanisme dan penataan yang teroganisir agar data dapat terkemas dan terjaga

keamanannya dengan baik, seiring pesatnya teknologi dan kemudahan-kemudahan

yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta maupun negeri

memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan data-data yang dulu diolah secara

manual diubah kedalam pola komputerisasi yang mempermudah proses pengentrian

dan pencarian data-data yang telah tersimpan dalam database. Database tersebut

dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dapat dilakukan secara tepat

dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit.

Perusahaan perhotelan memiliki data-data diantaranya adalah data tamu, data

keluar masuk tamu data karyawan dan data administrasi, namun pengolahannya

masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam proses

penyimpanannya, oleh karena itu perlu dicari alternatif dalam penanganan data

tersebut. Kalau kita cermati bersama, komputer merupakan solusi terbaik dalam

pengolahan data perhotelan.

Komputer mampu memecahkan masalah, bukan hanya dalam perhitungan,

tetapi juga dalam kemampuan menyimpan dan memberikan informasi, walaupun

demikian dalam masyarakat modern komputer banyak dimanfaatkan sebagai pusat

data (database) dibanding pengunaan lainnya. Karena peran database yang sangat

3

menonjol. Pemrosesan basis data menjadi perangkat andalan yang kehadiranya

sangat diperlukan, dan tidak hanya mempercepat perolehan informasi, tetapi juga

dapat meningkatkan pelayanan terhadap tamu hotel.

Pembuatan suatu sistem server yang sering disebut dengan billing

memudahkan pengoperasian yang dilakukan oleh front desk hotel untuk mengentri

data maupun pencarian data. Data yang masuk tidak disimpan pada komputer yang

bersangkutan tempat pengentrian data tetapi langsung pada server yang dapat

dipantau oleh pemiliknya tanpa harus menanyakan pada petugas front desk hotel.

Keefektifan ini memudahkan pemilik hotel untuk mengetahui segala sesuatu yang

berhubungan dengan tamu hotel maupun informasi dari tamu hotel. Perkembangan

teknologi database tidak lepas dari perkembangan perangkat lunak dan perangkat

keras, salah satu perangkat lunak perkembangan aplikasi yang popular adalah

Microsoft Visual Basic.

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang mutakhir Microsoft

Visual Basic didesain untuk dapat memanfaatkan fasilitas yang tersedia dalam

Microsoft Windows dan merupakan Softwere yang biasa digunakan untuk membuat

program yang cukup sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan.

Pengunaan bahasa pemprograman Visual Basic dalam penanganan database

merupakan kemajuan teknologi dalam perkembangan basis data maupun aplikasi lain

yang langsung dapat berhubungan dengan komputer. Dalam menangani data yang

besar program Microsof Visual Basic sangat efektif dibanding sistem pemprosesan

manual yang lakukan maupun dengan dengan program yang diakses melalui sebuah

komputer. Dengan menggunakan Microsof Visual Basic kegiatan ini dimaksudkan

untuk membuat program database perhotelan dengan sistem server yang digunakan

untuk memantau seluruh kegiatan pengadministrasian.

4

Dari latar belakang tersebut di atas, maka permasalahan yang muncul adalah

bagaimana cara membuat dan mengolah program database tamu dan data

administrasi pada suatu usaha perhotelan yang terhubung dengan satu komputer yang

terpusat (server) serta proses kerja program sehingga dapat menghasilkan sistem

database perhotelan yang langsung dapat dipantau oleh pemiliknya?

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latarbelakang di atas, maka permasalahan yang timbul dapat

dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana merancang sistem pendataan administrasi secara cepat, tepat dan

akurat?

2. Bagaimana sistem aplikasi yang dirancang dapat menghasilkan laporan yang baik,

bermanfaat juga tepat sesuai kebutuhan?

1.3. Batasan Masalah

Agar tidak melebar dari latar belakang dan permasalahan yang telah dijelaskan

sebelumnya maka dalam menyelesaikan tulisan ini penulis membuat batasan masalah

sebagai berikut :

1. Pembahasan hanya mencakup sistem pendataan administrasi seperti data tamu,

kamar dan karyawan.

2. Laporan yang dihasilkan hanya berupa laporan data tamu, laporan data kamar

dan laporan data karyawan.

1.4. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan karya ilmiah ini adalah untuk mengetahui perancangan

sistem basis pada pendataan administrasi menggunakan microsoft visual basic.

5

BAB II

URAIAN TEORI 2.1. Sistem Administrasi Perhotelan

Tamu hotel memesan kamar (reservasi atau booking) melalui telepon, petugas

front desk langsung membuka program dan mendata pemesanan. Program kemudian

menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan, dan memberitahukan jika

kamar tersebut telah dipesan oleh tamu lain. Pada hari tamu datang (check-in),

petugas akan diingatkan bahwa tamu tersebut akan melakukan check-in. Setelah tamu

masuk, program segera membuat formulir pendaftaran tamu (registration card) dan

semua tagihan secara otomatis. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan

pembayaran.

Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke

kamar lain sesuai keinginan tamu atau hotel. Tagihan dan pembayaran kamar dapat

dirinci per kamar maupun per tamu. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel,

Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat

mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan

semua kebutuhan Manager. Dengan memakai program ini, manajemen hotel tidak

kalah dengan hotel-hotel Bintang 4 atau 5 yang sudah memiliki program manajemen

hotel tersendiri dan umumnya dibeli dengan nilai ratusan juta Rupiah.

Program manajemen hotel ini merupakan program yang membantu petugas

front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan

pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen

dalam mengembangkan promosi hotel (Anonim, 2007:2).

6

2.2. Basis Data

Sebelum basis data dibahas akan lebih baik jika istilah data dan informasi

dibahas terlebih dahulu.

1. Data dan Informasi

Data menyatakan nilai-nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data

sedangkan informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh

pengguna. Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata

lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam

bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf ataupun

orang lain didalam suatu organisasi atau perusahaan (Kadir, 1999: 7).

Dalam buku Database Management System (Kruglinski,1986:12) disebutkan

“A database is an organized collection of interrelated data specifically, database is a

complete collection of data, pointers, tabels, indexs, dictionaries and so on”, atau

dengan kata lain data apapun yang terorganisir yang saling berhubungan dan

terkoneksi dengan lengkap merupakan suatu basis data.

Banyak ilmuwan di bidang informasi menerima definisi standar: “Informasi

adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan” (Encyclopedia of

Computer Science and Enginering) (Kadir, 1999: 8).

Alasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif, relatif terhadap situasi,

relatif terhadap waktu saat keputusan harus diambil, juga relatif terhadap pembuat

keputusan bahkan juga terhadap latar belakang pengambil keputusan. Hal senada

diungkapkan oleh Mc Donough, sebagaimana diungkapkan oleh Everest (Kadir,

1999: 8). Segala sesuatu yang dianggap penting pada suatu waktu bisa saja tidak

berguna pada waktu yang lain. Ada kemungkinan pula bahwa sesuatu yang dianggap

7

penting oleh pengambil keputusan tidak dianggap penting bagi orang lain (Kadir,

1999: 8).

2. Hirarki Data

Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang terdiri atas

elemen data, rekaman (record), dan berkas (file).

1) Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi

unit lain yang bermakna (Kadir, 1999: 8).

2) Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Dalam

sistem basis data relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel baris (Kadir,

1999: 8).

3) Berkas

Himpunan dari seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah

berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitann

dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili semua

komponen yang disebut tabel atau relasi (Kadir, 1999: 8).

3. Basis Data

Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada saat

maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE II Plus, sebuah berkas (dengan

ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini, meskipun telah

merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta

perangkat lunak basis data yang lain.

Menurut Febbri dan Schwab (Kadir, 1999: 9), basis data adalah sistem berkas

terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data.

8

Menurut Date (Kadir, 1999: 9), sistem basis data adalah sistem komputerisasi

yang tujuan utamannya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut

tersedia saat dibutuhkan.

Pengguna basis data bisa melakukan berbagai operasi, antara lain: a. menambahkan file baru ke sistem basis data; b. menambahkan file baru ke sistem basis data; c. mengosongkan berkas; d. menyisipkan data ke suatu berkas;

e. mengambil data yang ada pada suatu berkas; f. mengubah data pada suatu berkas; g. menghapus data pada suatu berkas; dan h. menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.

4. Data Base Management System (DBMS)

Pengertian secara umum, DBMS diartikan sebagai software yang akan

menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali,

pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara

bersama, mekanisme pengolahan data dalam lingkungan multiuser.

DBMS adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan,

mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data informasi dengan

praktis dan efisien (Kadir, 1999: 17). Tujuan DBMS adalah untuk mempermudah

penciptaan struktur data dan membebaskan pemrograman dari masalah penyusunan

file yang kacau. DBMS sebagai antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan

database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dengan mudah dan praktis

dengan menggunakan perintah-perintah yang sederhana yang di buat dalam suatu

bahasa.

9

Pada beberapa DBMS tersedia fasilitas query yang memudahkan pengguna

untuk memperoleh informasi. Pengguna yang tidak memilki kemampuan

pemrograman pun dengan mudah bisa menggunakan fasilitas query tersebut.

Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan berkas adalah: a. kemubaziran data terkurangi; b. integritas; c. independensi data; d. konsisten data;

e. berbagi data;

5. Komponen Utama DBMS Menurut Kadir (1999:18) adalah sebagai berikut.

a. Perangkat Keras (Hardware)

Berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya, seperti procesor, memori

dan harddisk. Komponen inilah yang melakukan pemrosesan dan juga untuk

menyimpan basis data.

b. Data

Data di dalam basis data mempunyai sifat terpadu (Integrated), berkas-berkas

data yang ada pada basis data saling terkait, tetapi kemubaziran data tidak akan

terjadi. Sifat lain yang dimiliki data adalah berbagi data (shared), bahwa data dapat

dipakai oleh sejumlah pengguna sewaktuwaktu apabila dibutuhkan.

c. Pengguna

Pengguna dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori:

1) Pemrogram aplikasi, yaitu orang yang membuat program aplikasi menggunakan

basis data.

2) Administrator basis data, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap

pengelolaan basis data.

10

3) Pengguna akhir, yaitu orang yang mengoperasikan program.

Pengguna akhir dibagi menjadi dua yaitu: a) Pengguna aplikasi adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang

dibuat oleh pemrogram aplikasi.

b) Pengguna interaktif adalah orang yang dapat memberikan perintah-perintah

beraras tinggi pada antarmuka basis data yang tersedia.

Untuk mendukung kepraktisan, DBMS menyedikan pandangan abstrak

terhadap data bagi pengguna. DBMS berusaha menyembunyikan detail bagaimana

data disimpan dan dipelihara. Namun tentu saja hal ini dilakukan dengan sedapat

mungkin mengusahakan data agar dapat diakses secara efisien.

c) Abstraksi data dalam DBMS dibagi menjadi tiga lapis yang saling berkaitan

(Kadir, 1999: 21), tiga lapis yang dimaksud adalah sebagai berikut:

a. Lapis Fisis

Lapis fisis merupakan lapis terendah dalam abstraksi data. Lapis ini

menjelaskan bagaimana data sesunnguhnya disimpan. Pada lapis inilah struktur data

dijabarkan secara rinci.

b. Lapis Konseptual

Lapis konseptual bersifat lebih tinggi daripada lapis fisis. Lapis ini

menjabarkan data apa saja yang sesungguhnya disimpan dalam dalam basis data, dan

juga menjabarkan hubungan-hubungan antar data.

c. Lapis Pandangan

Lapis pandangan merupakan lapis tertinggi dalam abstraksi data. Pada lapis

ini pengguna hanya mengenal struktur data yang sederhana, yng berorientasi pada

pengguna. Data yang dikenal oleh masing-masing pengguna bisa berbeda-beda dan

barangkali hanya mencakup sebagian dari basis data.

11

7. Macam Perintah Data Base Management System (DBMS)

Untuk mengelola dan mengorganisasikan data perlu adanya semacam

perintah/bahasa yang digunakan, sebagai berikut: (Kadir, 1999: 29).

a. Data Definition Language (DDL)

DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis

data (DBA) untuk mendefinisikan skema ke DBMS.

Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan

hubungan data pada basis data. DDL juga dipakai untuk mendefinisikan subskema,

merupakan pandangan bagi pengguna terhadap basis data. Subskema merupakan

himpunan bagian dari skema dan dapat menjadi mekanisme pengamanan sistem basis

data, yakni dengan mengatur hak pengaksesan item-item dalam basis data.

b. Data Manipulation Language (DML)

DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mempermudah pemakai

malakukan akses, memanipulasi dan mengambil data dari database. Secara khusus

DQL mengenal query, merupakan bagian dari DML.

DML menurut Kadir (1999: 31) pada dasarnya dibagi menjadi dua:

1) Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan

dan bagaimana cara mendapatkannya.

2) Nonprosedural, yang menuntut pengguna menetukan data apa saja yang

diperlukan tanpa harus menyebutkan cara mendapatkannya.

Secara khusus, bagian DML ada yang disebut DQL (Dalam literatur terkadang

DQL dibedakan dengan DML). DQL hanya sering disebut bahasa query. DQL adalah

fasilitas yang memungkinkan pengguna dengan pengetahuan yang terbatas ataupun

tidak mengetahui bahasa pemrograman dapat meminta informasi terhadap basis data

(Kadir, 1999: 31). Sebagai contoh, pengguna dapat memberikan perintah.

12

8. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data menurut Kadir (1999: 39) ada 3 tahapan, yaitu: a. Perancangan basis data secara konseptual, merupakan upaya untuk membuat

model yang masih bersifat konsep.

b. Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model

konseptual ke model basis data yang akan dipakai. Namun sebagai mana

perancangan basis data secara konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada

DBMS yang dipakai. Itulah sebabnya perancangan basis data secara logis kadang

disebut pemetaan model data.

c. Perancangan basis data secaara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan

perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan

pada media penyimpan eksternal.

9. Sejarah Kemunculan Basis Data

Menurut sejarah, sistem pemrosesan data terbentuk setelah masa sistem

pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan berkas.

Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk pemrosesan yang

menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang tersimpan pada rak-rak berkas.

Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut harus dicari dalam rak-rak tersebut.

Pada saat awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman disimpan

pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan pendekatan seperti

ini biasa disebut sebagai sistem pemrosesan berkas. Sistem ini tentu saja memiliki

kelebihan dari pada sistem pemrosesan manual, yaitu dalam kecepatan dan

keakuratannya. Sistem pemrosesan berkas menurut Kadir (1999: 18) memiliki

kekurangan dalam hal:

1) kemubaziran data;

13

2) keterbatan berbagai data; 3) ketidakkonsistenan; dan 4) kekurangan luwesan.

Sistem pemrosesan basis data dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan-

kelemahan yang ada pada sistem pemrosesan data. Sistem seperti ini dikenal dengan

sebutan Data Base Management System (DBMS).

2.3. Microsoft Visual Basic

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk

membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis. Visual Basic merupakan event

drivent programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu

sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol

diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Selain itu program ini juga bisa diaplikasikan

dengan program yang lain seperti Microsoft access, Macromedia flash, Microsoft

word, Power Point, dan aplikasi-aplikasi yang lain.

1. Aplikasi-aplikasi dalam Visual Basic

a) Form

Form adalah windows atau jendela di mana akan dibuat user

interface/tampilan. Pada bagian ini biasanya berisi tentang field-field yang dibuat

sebagai tempat pemasukan data.

b) Kontrol (Control)

Kontrol adalah tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk

membuat interaksi dengan pemakai. Contoh: text box, label, command dan lainnya.

14

c) Properti (Properties)

Properti adalah nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah obyek Visual

Basic. Contoh: name, size, caption, text, dan lain-lain.

d) Metode (Methods)

Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu obyek

yang diminta dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.

e) Prosedur Kejadian (Event Prosedures)

Prosedur kejadian adalah kode yang berhubungan dengan suatu obyek. Kode

ini dieksekusi ketika respon dari pemakai berupa event tertentu. f) Prosedur Umum

Prosedur umum merupakan kode yang tak berhubungan dengan suatu obyek.

g) Modul

Modul adalah kumpulan dari prosedur umum dan definisi konstanta yang

digunakan oleh aplikasi.

2. Tampilan Layar Visual Basic sebagai berikut:

a) Main Windows

Gambar 1. Tampilan Utama Visual Basic

15

Main windows seperti gambar 1 terdiri dari title bar (baris judul), menu bar,

dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi Visual Basic sekarang, dan

form yang aktif. Menu Bar merupakan menu drop-down yang dapat mengontrol

operasi dalam lingkungan Visual Basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang

mewakili perintah yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari

form yang aktif relatif terhadap sudut kiri atas layar (satuan ukuranya twips).

b) Form Windows

Form Windows adalah pusat dari pengembangan aplikasi Visual Basic. Di sini

tempat untuk “menggambar” aplikasinya. Dapat dilihat pada gambar 2.

c) Project Windows

Berguna untuk menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek

merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standar dan file sumber

yang membentuk suatu aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3. Tampilan Project Pada Visual Basic

d) Toolbox

Toolbox adalah kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user

interface serta kontrol bagi pemogram aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 4.

e) Properties Windows

Berisi daftar struktur setting

obyek terpilih. Kotak

semua obyek pada form yang aktif. Ada dua tab tampilan yaitu

(urut abjad) dan Categorized

kotak terdapat properti dari obyek terpilih. Dapat dilihat pada gambar 5.

Tampilan

16

Gambar 4. Tampilan Toolbox Pada Visual Basic

Properties Windows

Berisi daftar struktur setting properties yang digunakan pada sebuah

obyek terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar

obyek pada form yang aktif. Ada dua tab tampilan yaitu Alphabetic

Categorized (urut berdasar kelompok). Di bawah bagian

terdapat properti dari obyek terpilih. Dapat dilihat pada gambar 5.

Gambar 5. Tampilan Properties Pada Visual Basic

yang digunakan pada sebuah

la berisi daftar

Alphabetic

(urut berdasar kelompok). Di bawah bagian

terdapat properti dari obyek terpilih. Dapat dilihat pada gambar 5.

17

2.4. Pemprograman 1. Susunan Bahasa Pemrograman

Sebelum mulai menyusun suatu program, maka sebelumnya

menyusun sebuah daftar instruksi-instruksi mesin yang diatur secara logis

yang dinamakan programming. Program mula-mula diberi kode dalam suatu

bahasa program adalah mutlak supaya komputer dapat melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan yang diinginkan menurut prosedur yang direncanakan

oleh pemakainya. Instruksi-instruksi ini harus dapat ditafsirkan oleh

komputer dan dengan demikian ditulis dengan bahasa komputer.

Mengingat sebuah program dengan cepat sudah menelan ratusan atau

ribuan instruksi, maka hal-hal semacam itu menuntut banyak waktu dan

perhatian. Instruksi-instruksi pada programming yang ada, dapat digunakan

dalam pananganan untuk pembuatan sistem manajemen data pegawai dan

data tamu hotel. Sistem komputerisasi menggunakan program Microsoft

Visual Basic akan menjadikan pekerjaan menjadi ringan, efisien, dan tidak

memakan banyak waktu.

2. Perancangan Sistem dalam Proses Kerja Pemprograman

Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis

data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna,

penyusunan basis data ini berlandaskan kamus aliran data yang dibuat.

Perancangan sistem tidak lepas dari penentuan kunci atau primary key.

Penentuan kunci merupakan hal yang paling pokok pada basis data, tidak

sekedar sebagai metode untuk mengakses suatu baris tertentu, tetapi

sekaligus juga dapat menjadi pengenal unik (tidak ada yang kembar)

18

terhadap tabel. Setelah semua tabel dinormalisasi (memenuhi kriteria

normalisasi), maka proses perancangan basis data secara fisik mulai

dilakukan. Perancangan biasanya menghasilkan dokumentasi perancangan

dalam bentuk spesifikasi program dan Bagan Struktur Sistem. Spesifikasi

Program dipakai sebagai petunjuk bagi pemrogram agar dengan mudah

dapat menggunakannya ke dalam program, sedangkan Bagan Struktur

Sistem memperlihatkan seluruh program dalam sistem baru dan hirarki

kontrol terhadap program-program tersebut (Kadir, 1999: 39).

Pada umumnya para perancang proses memberi kemungkinan untuk

langsung, sesudah diterjemahkan maka langsung meneruskan pengerjaan

data yang sesungguhnya. Setelah perancangan proses selesai dilakukan,

maka tahapan selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem (basis data)

mencakup pengkodean program, pengujian (menjalankan) program,

pemasangan program, dan apabila pengguna perlu latihan, maka diberi

pelatihan kepada pengguna. Dalam hal ini aplikasi mulai dioperasikan oleh

pengguna untuk melakukan berbagai kegiatan transaksi (Kadir, 1999: 39).

3. Komponenen Perancangan Basis Data Konseptual

a. Entitas

Entitas sering juga disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas

menyatakan objek atau kejadian. Pada model relasional, entitas akan

menjadi tabel.

19

b. Atribut

Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas.

Istilah lain atribut adalah properties.

c. Hubungan

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas.

d. Kekangan

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya,

melindungi kesalahan sewaktu melakukan pengisian data).

e. Domain

Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut.

ekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai

masing-masing item data.

f. Integritas Referensial

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan

antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam

suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan integritas

referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang

menunjuk ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain benar-

benar menunjuk ke suatu nilai yang memang ada.

Macam integritas referensial ada tiga, yaitu: (Kadir, 1999: 47). 1. Penambahan (Insert ), 2. Penghapusan (Delete), dan 3. Peremajaan (Update).

20

Integritas referensial pada peremajaan memungkinkan pengubahan

suatu kunci pada suatu tabel menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang

tergantung pada tabel tersebut juga akan dirubah (dikenal dengan istilah

cascade update) (Kadir, 1999: 47).

21

BAB III

PEMBAHASAN

Selain perusahaan perhotelan yang berbintang, perusahaan perhotelan

yang ada sekarang ini juga tidak lepas dari data yang selalu berubah tiap

tahun dan memerlukan penanganan khusus untuk merubah data-data tesebut

dengan waktu yang singkat. Keefektifan administrasi hotel dapat berjalan

lancar apabila didukung dengan kemampuan penanganan basis data secara

komputerisasi, dalam hal ini menggunakan Microsoft Visual Basic

diterapkan pada basis data yang diharapkan dapat meningkatkan keefektifan

sistem administrasi perhotelan.

Data yang ada pada hotel seringkali menggunakan sistem

pemprosesan berkas. Untuk mengurangi kekurangan dengan sistem

pemrosesan berkas, maka perlu dilakukan dengan sistem yang lebih baik

yaitu dengan menggunakan sistem basis data. Untuk menangani data dengan

menggunakan sistem basis data, dilakukan perancangan basis data,

perancangan basis data tersebut terbagi menjadi 3 tahapan, antara lain

perancangan basis data secara konseptual, perancangan basis data secara

logis, dan perancangan basis data secara fisis.

Setelah melalui perancangan basis data kemudian dilakukan

dilakukan penerjemahan ke dalam bahasa pemprograman untuk

menghasilkan sebuah program yang dapat membantu dalam menangani basis

22

data. Dalam hal ini menggunakan bahasa pemprograman Microsoft Visual

basic.

Tahapan-tahapan tersebut diatas merupakan proses untuk dapat

menghasilkan sebuah program. Setelah terbentuk sebuah program, maka

langkah terakhir adalah pengujian program untuk meyakinkan bahwa

program tersebut merupakan program yang membantu dalam menangani

basis data dalam sistem manajemen perhotelan.

3.1. Rancangan Pendahuluan

Tahap rancangan pendahuluan menentukan ruang lingkup proyek

atau sistem yang ditangani, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk

diagram alir dan konteks (Kadir, 1999:40). Diagram alir adalah sebuah

proses pembentuk siklus yang digunakan untuk mempermudah dalam

perancangan sistem basis data.

Pembuatan basis data sistem administrasi data hotel dilakukan

dengan pembuatan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat untuk

mendokumentasikan proses dalam suatu sistem yang menekankan fungsi

pada sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan serta pemindahan

informasi antar fungsi dalam sistem.

23

Gambar 7. DFD Konteks Sistem Administrasi Data

Diagram diatas memperlihatkan bahwa sistem berinteraksi dengan

empat terminal, yaitu bagian front desk hotel, sistem pengolahan data, tamu

hotel serta pencari informasi. Tanda panah menunjukkan masukan dan

keluaran sistem.

3.2. Tahapan Analisis Sistem

Tahapan perancangan sistem dibagi menjadi tiga bagian. Tiga bagian

perancangan sistem adalah sebagai berikut.

1. Perancangan Sistem Basis Data

Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis

data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna.

Penyusunan basis data ini didasarkan pada kamus aliran data yang telah

dibuat pada tahap sebelumnya.

Perancangan basis data secara konseptual terdiri atas tiga langkah

berikut:

a. penentuan entitas pada basis data b. pendefinisian hubungan antar entitas

24

c. penerjemahan hubungan antar entitas

Dalam Kadir (1999:46) langkah-langkah tersebut melibatkan

komponen-komponen yang terstruktur seperti dalam gambar 8.

Gambar 8. Tahapan Perancangan Basis Data (Kadir, 1999:46)

Penjelasan komponen-komponen di atas sebagai berikut:

a. Entitas

Entitas sering disebut dengan kelas entitas atau tipe,. Entitas

menyatakan obyek atau kejadian. Pada basis data ini yang disebut entitas

adalah data check in, data jenis check out, data pegawai, data kamar. Pada

model database relasional, entitas disebutkan dalam tabel.

b. Atribut

Atribut merupakan item data yang menjadi bagian dari entitas. Istilah lain

dari atribut adalah properti. NIP, nama pegawai, alamat merupakan suatu

atribut.

25

c. Hubungan (Relation)

Hubungan adalah kaitan dari dua entitas. Misalnya antara pegawai dan

kegiatannya terdapat hubungan yang berupa Pegawai A menjalankan

sistem administrasi. Pada model relasional, hubungan akan menjadi kunci

tamu.

d. Kekangan

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya

melindungi kesalahan waktu pengisian data.

e. Domain

Domain merupakan nilai yang berlaku pada suatu atribut. Kekangan

domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, serta nilai dari masing-

masing item data. Misalnya tipe data char, numeric, atau jenis lainnya pada

perangkat lunak sistem basis data. Char menyatakan tipe karakter, dapat

berupa gabungan beberapa huruf, simbol, dan angka. numeric menyatakan

tipe bilangan.

f. Integritas referensi

Integritas referensi merupakan aturan-aturan yang mengatur

hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang

terdapat pada suatu sistem basis data relasional untuk menjaga konsistensi

data.

Tujuan dari integritas referensi adalah untuk menjamin elemen dari

suatu tabel yang menunjukkan ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada

tabel lain yang benar-benar menunjuk ke nilai yang ada itu.

26

Sebagai contoh ada suatu aturan yang tidak memperkenankan jenis

biaya pada data biaya dihapus jika jenis biaya tersebut dipakai oleh tabel

lain. Macam integritas data ada tiga, yaitu:

1) penambahan (insert) 2) penghapusan (delete)

3) peremajaan (update) pembagian ini didasarkan pada operasi yang

dilakukan.

Integritas referensional pada peremajaan memungkinkan pengubahan

suatu kunci pada tabel yang menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang

tergantung pada tabel tersebut juga berubah.

2. Perancangan Sistem Aplikasi

Perancangan sistem database menggambarkan secara umum bentuk

sistem yang akan atau telah berlangsung. Tujuan perancangan sistem ini

adalah untuk mengendalikan atau memecah tugas kedalam beberapa model

atau sub-sub program kemudian untuk dipakai ke dalam sistem

komputerisasi.

a. Perancangan Basis Data

1) Membuat Database

Untuk membuat database dari Visual Basic digunakan VisData

dengan format Microsoft Access langkah-langkahnya sebagai berikut:

a). Dari jendela Visual Basic pilih menu Add-Ins kemudian pilih Visual Data

Manager (VisData).

b). Pilih menu File

Version 7.0 MDB

c). Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog

to Create. Pilihlah folder atau direktori pada

menyimpan database

database yang dibuat.

27

Gambar 9. VisData

le, Lalu New kumudian pilih Microsoft Access, dan pilih

Version 7.0 MDB.

Gambar 10. Membuat Database Microsoft Access

c). Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Select Microsoft Access Data

. Pilihlah folder atau direktori pada kotak Save in

database yang akan dibuat, lalu simpan sesuai dengan nama

dibuat.

, dan pilih

Select Microsoft Access Data

Save in untuk

yang akan dibuat, lalu simpan sesuai dengan nama

28

Gambar 11.

Menu Select Microsoft Access Database to Create

d). Tekan Save e). Selanjutnya membuat tabel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

(1) Klik kanan pada jendela Database (Database Windows), kemudian

dari tampilan menu yang tampak pilih New Table.

Gambar 12. Membuat Tabel

Dari tabel VisData ketikkan nama tabelnya pada kotak Table Name. Dan isikan field–field pada kotak Field List.

(1) Klik tombol Add Field

berikut:

(2) Kemudian klik

telah dibuat.

29

Gambar 13.

Tabel Struktur

Add Field untuk membuat field baru dan buat field sebagai

Tabel 1. Tabel Pegawai

lik Build the Table untuk menyimpan struktur tabel yang

untuk membuat field baru dan buat field sebagai

untuk menyimpan struktur tabel yang

30

(3) Klik Close f). Selanjutnya dengan langkah yang sama dibuat tabel pegawai, tabel data

tamu, tabel check in, tabel check out, tabel kamar dan tabel biaya.

3. Tahap Implementasi Sistem

a. Tahap Pengkodean

Pada tahap pengkodean ini yang dilakukan adalah pengembangan

aplikasi dengan pemprograman visual disertai dengan penulisan kode

program (listing program).

b. Tahap Pengujian Program

Pada tahap pengujian program ini adalah dengan menguji mengenai

adanya kesalahan–kesalahan dalam pembuatan program. Kesalahan-

kesalahan yang terjadi dalam pengujian program adalah sebagai berikut:

1) Kesalahan Bahasa (Language Error)

Kesalahan bahasa adalah kesalahan dalam penulisan kode program

yang tidak sesuai dengan kriteria dari bahasa program yang dipakai.

2) Kesalahan Proses

Kesalahan yang muncul ketika proses eksekusi program dilakukan.

Kesalahan ini mengakibatkan program akan berhenti sebelum selesai pada

saatnya karena program tidak menemukan objek yang sedang dijalankan.

31

3) Kesalahan Logika

Kesalahan logika dalam pembuatan program aplikasi sangat sulit

untuk ditemukan. Program akan tetap memproses dan didapatkan hasilnya,

namun hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Program database ini menggunakan program Microsoft Visual Basic

dengan bahasa basic sebagai bahasa dalam pembuatan program aplikasi

database ini. Program dibuat untuk membuat sistem informasi mengenai

data-data yang ada pada Hotel khususnya tamu hotel dan informasi kamar

hotel. Tentunya program database ini mempunyai kelebihan dan

kekurangan.

Program database ini memiliki keunggulan dibandingkan dengan

pengolahan secara manual yang selama ini masih digunakan pada

perhotelan. Keunggulan program database ini antara lain dalam pencarian

data yang lebih praktis dan efisien tanpa harus mencari satu persatu data-data

yang ada atau file-file yang ada pada komputer.

Program ini juga dilengkapi dengan cetak data. Program ini juga

mempunyai kelebihan dalam hal keamanan data yaitu data yang telah

tersimpan tidak dapat diubah, ditambah atau dihapus karena untuk masuk ke

menu input dan menu edit harus memasukaan nama dan password terlebih

dahulu. Pada sistem aplikasi ini juga mempunyai kelebihan, program ini

selalu berada pada di atas sistem operasi, sehingga pada saat program

dijalankan, maka komputer yang digunakan tidak dapat digunakan untuk

bermain-main sehingga dapat membatasi pegawai dalam kinerja komputer

yang digunakan.

32

Program aplikasi database ini juga masih memiliki kekurangan yaitu,

mengenai menu program yang masih kurang lengkap. Diantaranya adalah

data gaji pegawai dikarenakan penulis belum bisa mendapatkan karena data

dirahasiakan. Penulis hanya mendapatkan data kamar, jenis dan harga kamar

hotel beserta daftar fasilitasnya.

33

BAB IV

PENUTUP

4.1. Simpulan

Dari hasil pembahasan, simpulan yang diambil adalah perancangan

sistem basis data melalui beberapa tahapan. Pertama, tahap studi kelayakan

untuk melakukan identifikasi kebutuhan di Hotel. Identifikasi kebutuhan di

Hotel meliputi: kondisi obyektif Hotel. Kedua, tahap rencana pendahuluan

untuk menentukan sistem yang ditangani. Pada tahap ini dilakukan dengan

membuat diagram alir data konteks. Ketiga, tahap analisis sistem untuk

menjelaskan lebih detail dari tahap rencana pendahuluan. Keempat, tahap

implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam perancangan basis

data yang meliputi pengkodean prgram, cara kerja program, hasil proses

kerja program, pengujian program sehingga dihasilkan basis data pegawai,

data check in, check out serta kamar.

Cara kerja program dimulai dari tampilan awal yaitu form awal,

untuk membuka program terlebih dahulu memasukkan password. Sistem

sharing port yang dibuat memudahkan manager hotel melihat komputer-

komputer yang terbuka atau digunakan, dengan memanfaatkan message net

send memudahkan pengiriman pesan peringatan bagi yang tidak

berkepentingan, atau dengan kata lain terpantau langsung.

34

4.2. Saran 1. Manajemen data tamu hotel, informasi kamar hotel serta data karyawan

bagian penting manajemen perhotelan, jadi diharapkan sudah

menggunakan teknologi komputer dan memanfaatkan komputer untuk

memudahkan basis data sistem administrasi data hotel.

2. Sistem administrasi data perhotelan yang semakin lama semakin banyak

dan komplek, membuat sistem administrasi seperti ini harus selalu di

update setiap waktu sesuai dengan perkembangan.

35

DAFTAR PUSTAKA Andi. 2001. Microsoft Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi

Offset Anonim. 2007. Sistem Manajemen Hotel, Hotel Pro

2007. http://www.simsoft.info (23 Maret 2007).

Kadir, A. 1999. konsep dan tuntunan praktis basis. Yogyakarta: Andi offset Kruglinski, D. 1986. Database Management System. California: Osborus

MC Grow Hill. Kurniawan, T. 2003. Tip trik Unik Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media

Kompetindo. Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV Andi

Offset. Pandia, H. 2002. Visual Basic Tingkat Lanjut. Yogyakarta:

Andi Offset.