REDAKSI - staffnew.uny.ac.idstaffnew.uny.ac.id/upload/131655984/penelitian/efisiensi.pdf ·...

REDAKSI

Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.

Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.

Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.

Muslikhah Dwihartanti, M.Pd.

Arwan Nur Ramadhan, M.Pd.

Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd.

Alamat Redaksi : Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Yogyakarta

Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281

Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902

Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi

Email: [email protected]

Redaksi menerima tulisan masalah ilmu administrasi. Redaksi berhak menyingkat dan

mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi

oleh undang-undang.

Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja(Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)

51Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 51-69

PEMETAAN KOMPETENSI, TUGAS, DAN PEKERJAANSEKRETARIS

DI DUNIA KERJA

Suranto Aw, Rosidah, Joko [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai: (1)kompetensi kerja; (2) bidang tugas; dan (3) jenis-jenis pekerjaan profesisekretaris di dunia kerja. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif,memfokuskan pada usaha melacak informasi dari para praktisiadministrasi perkantoran atau sekretaris, dan memetakan hasil pelacakantersebut secara sistematis. Subjek penelitian ini adalah praktisi sekretarisdi berbagai instansi pemerintah maupun swasta. Teknik analisis data yangdigunakan dalam penelitian ini adalah analisis data secara deskriptifdengan menggunakan tabel distribusi frekuensi dan histogram, sertadilengkapi penjelasan secara naratif. Hasil penelitian menunjukkan: (1)Terdapat tiga kategori kompetensi sekretaris yaitu: kompetensi umum,kompetensi inti, dan kompetensi khusus (tambahan); (2) Bidang tugassekretaris mencakup: komunikasi, administrasi perkantoran, mengelolakeuangan, dan legal (hukum); dan (3) Jenis-jenis pekerjaan yang secararutin dikerjakan seorang sekretaris mencakup: bertelepon, berkomunikasisecara interpersonal, menggunakan media komunikasi, menerima tamu,mengelola keluhan pelanggan, mengoperasikan komputer, mengaturotomatisasi pekerjaan kantor, mencari informasi lewat internet, mengurussurat, mengelola arsip, mengatur perjalanan dinan pimpinan, mengaturpenggunaan perlengkapan kantor, mengatur pertemuan/rapat, membuatlaporan, mengelola kas kecil, dan mengurus pekerjaan di bidang legal(hukum).

Kata kunci: Pemetaan, Tugas, Pekerjaan, Sekretaris



PendahuluanKemajuan perekonomian

dan teknologi dalam era global-isasi semakin me-nuntut ter-sedianya Sumber Daya Manusia(SDM) yang berkualitas dankompeten di segala sektor usaha.Penyediaan SDM berkualitastersebut, terkait dengan upayaagar sebuah institusi mampumenghadapi persaingan yangsemakin tajam. Dengan demikiansetiap institusi perlu menempuhupaya nyata dalam rangkapeningkatan kemampuan SDMsehingga memiliki kompetensipada bidangnya masing-masing.Apabila sebuah institusi gagaldalam membekali kemampuantenaga kerjanya, maka didugaakan mengalami penurunankinerja, kalah dalam kompetisi,dan mengalami marginalisasitenaga kerja lokal oleh tenagakerja eksternal.

Untuk menyiapkan SDMyang bermutu sesuai dengantuntutan kebutuhan pasar kerjaatau dunia usaha dan industri diera globalisasi ini, perlu adanyahubungan timbal balik antaradunia usaha/industri denganlembaga pendidikan dan pe-latihan. Salah satu bentuk

hubungan timbal balik tersebutadalah pihak dunia usaha/industridiharapkan dapat merumuskanstandar kualifikasi SDM yang di-inginkan, untuk menjamin ke-sinambungan usaha atau industritersebut. Sedangkan lembagapendidikan dan pelatihan akanmeng-gunakan standar tersebutsebagai acuan dalam mengem-bangkan program pendidikan dankurikulum. Dengan demikiancapaian pembelajaran para lulus-an yang dihasilkan oleh lembagapendidikan memiliki relevansidengan tuntutan kompetensi dipasar kerja. Selanjutnya di-perlukan sinergi dengan birokrasidengan harapan pihak birokratakan menggunakannya sebagaiacuan dalam merumuskan ke-bijakan dalam pengembanganSDM secara makro.

Kompetisi global telahbanyak menuntut tersedianyatenaga yang memiliki kecakapandan keterampilan melaksanakantugas dan pekerjaan di duniakerja. Seiring dengan per-kembangan teknologi informasidan komunikasi, dunia kerja jugamembutuhkan tersedianya ang-katan kerja yang memilikikualifikasi keterampilan kerja



berbasis pengetahuan teknologi.Secara rasional apabila seseorangtidak memiliki kualifikasi ke-terampilan sesuai dengan ke-butuhan dunia kerja, maka akandengan mudah tersisih darikompetisi.

Perkembangan tuntutankompetensi dan kualifikasitersebut sangat terasa pula dalambidang kesekretariatan. Tugasseorang sekretaris tidak lagidibatasi dalam bidang tatausahasaja, namun dewasa ini men-jadikan tugas sekretaris menjadilebih luas serta beragam. Jikadahulunya sekretaris lebih di-kenal sebagai juru tulis atau juruketik, saat ini kemajuan berbagaiaspek menuntut profesi seorangsekretaris didukung kemampuanbekerja secara profesional, yaitumemiliki pengetahuan, sikap, danketerampilan yang memadaisesuai dengan tuntutan kualifikasidan kompetensi bidang pe-kerjaannya.

Secara umum, masyarakatmeng-artikan sekretaris sebagaisebuah profesi administratif yangbersifat asisten atau mendukung.Pendapat ini merujuk kepadasebuah pekerja kantor yangtugasnya ialah melaksanakan

perkerjaan rutin, tugas-tugasadministratif, atau tugas-tugaspribadi dari atasannya. Dari segiasal kata, istilah sekretaris berasaldari kata secretum dalam bahasaLatin yang berarti rahasia.Dengan demikian sesuai asalkatanya, istilah sekretaris adalahorang, pegawai, atau karyawanyang diberi tugas dan pekerjaanberhubungan dengan masalahrahasia perusahaan/kantor. Sekre-taris adalah orang, pegawai, ataukaryawan yang diberi tugas danpekerjaan yang berhubungandengan masalah rahasia negaraatau perusahaan. Menurut KamusUmum Bahasa Indonesia, sekre-taris adalah orang atau pegawaiyang diserahi pekerjaan tulis-menulis. Ignatius Wursanto(2006: 2) menerangkan, sekre-taris adalah pembantu pimpinan.Sutarto (1997: 4) mengatakansekretaris adalah pegawai kantor.

Sosok seorang sekretariskurang lebih sebagai petugasyang diharapkan dapat membantupimpinan dalam penangananadministrasi kantor. Sebagaipembantu pimpinan, sekretarisharus memiliki kemampuan yangmemadai, sehingga semua tugasdan tanggung jawab sekretaris



dapat terorganisir dengan baik,dan pada gilirannya kegiatanmenajemen organisasi perusaha-an atau perkantoran dapat ber-jalan dengan lancar.

Dengan mencermati per-kembangan teknologi maupunperkembangan kegiatan organi-sasi saat ini, maka menjadi calonsekretaris yang profesional me-rupakan suatu tantangan se-kaligus peluang yang strategis.Seorang calon sekretaris harusmemiliki kemampuan dan ka-pasitas yang memadai. Sekretarismemegang peran penting dalammenentukan atau mempengaruhiberhasil tidaknya tujuan dalamkegiatan perkantoran, per-usahaan, atau organisasi. Olehkarena itu sekretaris diharuskanuntuk dapat menjalankan tugas-tugas secara efektif dan efisienmulai dari tugas ringan hinggatugas yang bersifat penting danmendesak.

Untuk dapat menghasilkanlulusan yang mampu mengisiformasi sekretaris profesionaldengan kualifikasi keterampil-ansesuai dengan kebutuhan duniakerja, maka diperlukan informasifaktual karakteristik kompetensi,tugas, dan pekerjaan sekretaris di

dunia kerja. Sampai saat ini, didunia kerja baik di instansipemerintah maupun swastabelum ada kesamaan dan belumdilakukan standardisasi deskripsitugas dan pekerjaan untuk sekre-taris. Namun demikian, sesuaidengan kewajiban organisasiuntuk memberikan pelayananterbaik kepada publik, kebutuhanakan pelayanan sekretaris bukan-nya tidak ada, meskipun tentusaja berbeda dari ekspektasi parapimpinan atau manajemenorganisasi, perusahaan, danperkantoran.

Pemetaan adalah prosespenggambaran objek kajiantertentu dengan menggunakancara dan/atau metode tertentusehingga didapatkan hasil berupasebuah gambaran baik secaranaratif maupun visual. Dalamkamus bahasa Indonesia pe-metaan atau visualisasi adalahpengungkapan suatu gagasan atauperasaan dengan menggunakangambar, tulisan, peta, dan grafik.Sementara itu Kitty O. Locker(2004:27), mengatakan bahwa“peta adalah alat relasi (relationaltools) yang menyediakaninformasi antar hubungan entitasyang dipetakan.”



Definisi pemetaan yang di-rumuskan dalam kamus bahasaIndonesia menekankan padapengungkapan perasaan dalambentuk gambar, tulisan, peta, dangrafik. Definisi ini menekankanproduk atau output dari peta.Sedangkan Locker lebih me-nekankan proses kegiatan pe-metaan. Kedua pendapat ini tidakberbeda melainkan saling me-lengkapi, karena sebuah produkatau output pemetaan dihasilkanmelalui proses. Berdasarkan duapengertian tersebut dapat dinyata-kan bahwa pemetaan merupakansebuah proses yang memungkin-kan seseorang mengenali elemenpengetahuan serta konfigurasi,dinamika, ketergantungan timbalbalik dan interaksinya.

Dalam penelitian ini penge-tahuan yang dipetakan adalahtugas dan pekerjaan administrasiperkantoran (sekretaris) di duniakerja. Pemetaan tugas dan pe-kerjaan sekretaris digunakanuntuk keperluan manajemenpembelajaran sekretaris itusendiri, mencakup definisisekretaris, keputusan menyangkutaktivitas yang berkaitan denganteknologi, kinerja, etika, tugas,pekerjaan berbasis pengetahuan

serta pemrograman pendidikandan pelatihan. Output darikegiatan pemetaan ini adalahnaskah deskriptif naratif dantabulasi informasi yang me-nunjukkan hubungan antarelemen tugas dan pekerjaansekretaris. Dengan demikiandalam penelitian ini pemetaantugas dan pekerjaan sekretarisdiwujudkan dalam bentuk narasidan tabulasi, sehingga terealisirpemataan ilmu pengetahuan atauknowledge mapping, yaitu untukbidang keahlian administrasiperkantoran (sekretari). Dalampenelitian ini pemetaan ditentu-kan berdasarkan hasil analisisdata yang diperoleh dari dataprimer bersifat empiris di duniakerja dan data sekunder darikajian pustaka yang relevan.

Tugas seorang sekretarisbukan hanya sebagai pembantupimpinan dalam penanganankorespondensi (surat me-nyurat),menerima tamu, tata warkat(kearsipan), mempersipkanjadwal kerja pimpinan, danmenyelenggarakan rapat. Sektre-taris juga mengemban tugas-tugas kreatif yang dari waktu kewaktu selalu mengalami per-ubahan dalam hal ragam dan



karakteristiknya. Oleh karena ituaktivitas penelitian untuk meng-identifikasi dan mendeskripsikantugas dan pekerjaan sekretaris didunia kerja merupakan langkahpenting, sehingga dapat diperolehindikator yang jelas tentang tugasdan pekerjaan yang secara riildiperlukan oleh dunia kerja.

Masalah yang melatar-belakangi pentingnya dilakukanpenelitian ini adalah bahwakompetensi lulusan Prodi D3Administrasi Perkantoran (Sekre-tari) belum sepenuhnya sinkrondengan kompetensi yang dibutuh-kan oleh dunia kerja, baik dilembaga pemerintah maupunswasta. Hal ini disebabkan olehterjadinya perkembangan yangcepat dalam bidang informasi danteknologi, sehingga dunia kerjamenuntut tersedianya tenagaprofesional yang mampumelaksana-kan berbagai tugasdan pekerjaan. Perkembangantuntutan kompetensi di duniakerja tersebut, belum sepenuhnyadirespon oleh lembaga pen-didikan yang menyiapkan calon-calon tenaga kerja.

Dalam penanganan ke-giatan kesekretariatan telah ter-jadi pergeseran karakteristik

tugas dan pekerjaan sekterais,sehingga hal ini harus diantisipasioleh kampus. Seiring dengandilaksanakannya penyusunan danpengembangan kurikulum baru,maka diperlukan informasi daripara praktisi sekretaris, maupunpara pengguna lulusan sekretariyaitu para pimpinan kantor danperusahaan. Informasi tersebutsebagai bahan pertimbangan bagipe-ngelola program studi untukmelakukan pemetaan tugas danpekerjaan sekretaris dan padagiliran berikutnya untuk ke-perluan sinkronisasi kurikulumdengan kebutuhan dunia kerja.Dengan sinkron-isasi kurikulumakan dapat dikondisikan lulusanyang mampu menyiapkan pe-rangkat tugas dan pekerjaansesuai dengan kebutuhan di duniakerja.

Banyak faktor yang me-nyebabkan kurangnya kecakapanmelaksanakan pekerjaan tertentu,antara lain karena kompetensilulusan belum sesuai dengankebutuhan user (dunia kerja).Jika kondisi ini dibiarkan terusberlangsung, maka harapan untukmenghasilkan lulusan yangmempunyai kompetensi ungguldalam menangani tugas dan



pekerjaan sekretaris tidak akanberhasil seperti yang di-harapkan.

MetodePenelitian ini merupakan

penelitian deskriptif, mem-fokuskan pada usaha melacakinformasi dari para praktisiadministrasi perkantoran (sekre-taris), pelaku pendidikan dibidang administrasi perkantoran(sekretari), serta studi pustakaselanjutnya mendeskripsikanhasil pelacakan, dan memetakanhasil pelacakan tersebut secarasistematis.

Subjek penelitian ini adalahpraktisi sekretaris di berbagaiinstansi pemerintah maupunswasta dan para pelaku pen-didikan di bidang kesekretarisan(administrasi perkantoran).Penentuan subjek penelitiansebagai responden adalah denganteknik insidental dipadukanteknik snow ball. Teknikinsidental dimaksudkan untukmendapatkan seorang sampelstarter yang secara kebetulanditemui saat penelitian. Diawalidari seorang sekretaris dan pelakupendidikan sekretari sebagaisampel starter, kemudian di-peroleh informasi tentang alamat

dan nomor kontak para sekretarisdan pelaku pendidikan berikut-nya.

Intrumen yang digunakandalam penelitian ini adalahkuesioner yang diisi olehresponden. Kuesioner terdiri daribeberapa pertanyaan yang ber-sifat tertutup, dan ada pula yangterbuka. Untuk kuesioner ter-tutup, dari setiap pertanyaansudah disediakan alternatifjawaban sehingga respondentinggal memberikan tandacontreng pada jawaban yang ter-sedia. Sedangkan kesionerterbuka, memberi kesempatankepada responden untukmengemukakan jawaban secaraterperinci.

Teknik analisis data yangdigunakan dalam penelitian iniadalah analisis data secaradeskriptif. Jalaluddin Rakhmat(1998: 22) mengemukakan,analisis deskriptif bertujuanuntuk melukiskan secarasistematis fakta atau karakteristikpopulasi tertentu atau bidangtertentu secara faktual dancermat. Analisis deskriptif dalampenelitian ini ditempuh denganmenggunakan teknik tabulasidistribusi frekuensi dan



histogram, serta dilengkapidengan penjelasan secara naratif.Adapun langkah-langkah analisisdata adalah sebagai berikut: (1)Instrumen yang telah terisi olehresponden diperiksa keleng-kapannya. Instrumen yang tidaklengkap dianggap tidak me-menuhi syarat untuk dianalisis;(2) Dibuat buku kode sebagaiupaya untuk memandu penelitimengkonversi data kualitatifmenjadi kuantitaif (numerik); (3)Menyusun Data view danVariable view sebagai aturanmain sistem data numerik darisemua variabel; (4) Melakukaninput data, dari instrumen ketabel induk data penelitian; (5)Analisis data secara deskriptifdengan bantuan program SPSS 11for Windows; dan (6) Membuattabel distribusi frekuensi, dannarasi seperlunya.

Hasil dan PembahasanHasil

Kompetensi kerja ialah ke-mampuan kerja setiap individuyang mencakup aspek pengetahu-an, keterampilan dan sikap kerjayang sesuai dengan standar yangditetapkan. Berdasarkan datahasil studi pustaka menunjukkan

adanya berbagai pola dalammembuat klasifikasi kompeten-sidalam bidang administrasi per-kantoran (kesekretarisan). Padapenelitian ini disusun empatklasifikasi untuk memperolehtanggapan responden, yaitu men-cakup: (1) Umum, Inti, Khusus;(2) Pokok, Tambahan; (3)Instruktif, Kreatif; dan (4)Lainnya dengan maksud untukmenampung pendapat respondenyang tidak sejalan dengan salahsatu opsi klasifikasi di atas. Hasilanalisis terhadap pola klasifikasikompetensi sekretaris disajikanpada tabel 1 sebagai berikut.

Tabel 1. Kompetensi KerjaSekretarisKompetensi Frekuensi Persentase

PersentaseKumulatif

Umum,Inti, Khusus

27 77,1 77,1

Pokok,Tambahan

5 14,3 91,4

Instruksi,Kreatif

2 5,7 97,1

Lainnya 1 2,9 100,0Total 35 100,0

Tabel 1 tersebut men-jelaskan bahwa responden ter-banyak berpendapat peng-klasifikasian kompetensi dibidang administrasi perkantoran(kesekretarisan) mengikuti opsi



pertama (umum, inti, dankhusus), yaitu mencapai 27 orang(77,1%). Hal ini mengindikasikanpendeskripsian kompetensiadministrasi perkantoran dalampenelitian ini menggunakan pola:kompetensi umum, kompetensiinti, dan kompetensi khusus.Dengan demikian dalam pe-nelitian ini unit-unit kompetensidalam bidang pekerjaanadministrasi perkantoran dapatdikelompokkan kedalam 3 (tiga)kategori, yaitu : kelompokumum, kelompok inti, dankelompok khusus.

Kelompok umum men-cakup unit-unit kompetensi yangberlaku dan d-butuhkan padahampir semua sub-sub bidangkeahlian, misal yang berkaitdengan berkomunikasi di tempatkerja dan menggunakankomputer. Kelompok utama/inti,mencakup unit-unit kompetensiyang berlaku dan dibutuhkanhanya untuk spesifik sub bidangkeahlian (stream) administrasiperkantoran (kesekretarisan) danmerupakan unit yang wajib(compulsary) sub bidang keahlianadministrasi perkantoran.Kelompok khusus/pilihan men-cakup unit-unit kompetensi yang

dapat ditambahkan kedalam subbidang keahlian administrasiperkantoran, sebagai pelengkap,pendukung, dan bersifat pilihan.

Dari berbagai literatur,tugas seorang sekretaris(administrasi perkantoran) dapatdiklasifikasikan ke dalam duakategori, yaitu tugas rutin daninsidental. Tugas rutin adalahtugas yang dijumpai dandikerjakan setiap hari, tanpamencari atau menunggu waktukhusus dan tanpa me-nungguperintah dari pimpinan untuk me-lakukannya. Sedangkan tugasinsidental, merupakan tugasspontan yang disesuaikan dengankebutuhan dan tuntutan situasidan kondisi faktual. Berdasarkankajian literatur, telah dapatdiidentifikasi berbagai tugas dibidang layanan kesekretarisanatau administrasi perkantoran.Berbagai bidang tugas tersebutmencakup: (1) komunikasi dankehumasan; (2) pelayanan prima;(3) otomatisasi dan teknologiinformasi; (4) administrasiperkantoran atau kesekretaris-an;(5) pengelolaan keuangan; (6)etika dan pengembangan diri; (7)K3 perkantoran; (8) hukum; dan



(9) administrasi sarana danprasarana.

Masing-masing bidangtugas tersebut dimintakanpenilaian kepada respondenmengenai relevansinya dengankebutuhan dan tuntutan di dunia

kerja. Hasil analisis terhadapjabaran bidang tugas dalambidang administrasi perkantoran(kesekre-tarisan) selengkapnyadapat disimak dalam tabel 2berikut ini.

Tabel 2. BidangTugas Sekretaris

NoBidang

Tugas Sekretaris

Tanggapan ResondenRelevan Tidak Relevan

Jumlah Persentase Jumlah Persentase1 Komunikasi dan kehumasan 33 94,28 2 5,722 Pelayanan prima 24 68,57 11 31,433 Otomatisasi dan teknologi

informasi33 94,28 2 5,72

4 Administrasi perkantoranatau kesekretarisan

29 82,85 6 17,15

5 Pengelolaan keuangan 32 91,42 3 8,586 Etika dan pengembangan diri 33 94,28 2 5,727 K3 perkantoran 25 71,42 10 28,588 Hukum 15 42,86 20 57,149 Administrasi sarana dan

prasarana22 62,85 13 37,15

Komunikasi merupakansalah tugas yang dituntut padahampir semua bidang pekerjaan.Tugas komunikasi pada hakikat-nya adalah untuk menjalininteraksi guna menyelesaikanpekerjaan, seperti mengaplikasi-kan keterampilan dasar komuni-kasi dan berkomunikasi melaluimedia tertentu. Sedangkan ke-humasan adalah tugas kelem-

bagaan guna menjalin hubunganbaik dengan publik, baik internalmaupun eksternal. Sebagian besarresponden (94,28%) menyatakanbidang tugas komunikasi relevandengan kebutuhan dunia kerja.Melalui analisis data hasilwawancara, diperoleh simpulanbahwa menurut responden,bidang tugas komunikasi dan ke-humasan termasuk dalam kom-



petensi kelompok umum. Padadasarnya kompetensi kelompokumum mencakup unit-unitkompetensi yang berlaku dandibutuhkan pada hampir semuasub-sub bidang keahlian, dansemua sub bagian ketugasan disebuah organisasi. Dengandemikian tugas komunikasi dankehumasan merupakan salah satutugas yang bersifat umum danterjadi di semua bagian atau subbagian dalam sebuah organisasikerja.

Pelayanan prima me-rupakan kompetensi dasar yangharus dimiliki untuk memberikanpelayanan yang terbaik kepadapelanggan/kolega dalam seluruhproses kegiatan pekerjaan yaitubekerj-asama dengan kolega/pelanggan dan memberikan pe-layanan kepada pelanggan.Penelitian ini mencoba menjaringpendapat responden mengenairelevansi bidang tugas pelayananprima bagi tuntutan dunia kerjadewasa ini. Tabel di atasmenjelaskan bahwa sebagianbesar responden (68,57%)menyatakan relevan dengantuntutan dunia kerja.

Otomatisasi kantor merupakanpeng-gunaan mesin atau teknologi

berbasis komputer untuk memudahkanpenyelesaian berbagai bidang tugas danpekerjaan kantor. Pada saat ini,perangkat teknologi sudah men-jadi kebutuhan penting gunamendukung pencapaian kinerjakantor secara lebih optimal.Penggunaan teknologi di per-kantoran semakin dibutuhkanmengingat bahwa setiap kantorsenantiasa ingin mencapaipeningkatan kinerja dan produk-tivitas. Pekerjaan perkantoranyang semula dikerjakan secaramanual, sebagian besar sudah di-gantikan dengan melibatkanpenggunaan mesin-mesin kantorberbasis komputer. Oleh karenaitu, tanggapan sebagian besarresponden (94,28%) menyatakanrelevan dengan tuntutan duniakerja.

Bidang tugas kesekretarisan(administrasi perkantoran) terdiridari unit-unit kompetensi bidangadministrasi, yang berhubungandengan tugas administrasi per-kantoran mulai dari proses pem-buatan, penerimaan, pengum-pulan, pendataan dan peng-gandaan serta pendokumentasiandata/ informasi dan lainnya yangdiperoleh unit kerja untuk suatutindak lanjut kebijakan. Bidang



tugas ini merupakan kompetensiinti yang menjadi indikatorprofesionalisme seorang praksisiadministrasi pekantoran (ke-sekretarisan). Distribusi tang-gapan responden menunjukkanmayoritas menyetujui bidangtugas administrasi perkantoranrelevan dengan tuntutan duniakerja, sebagaimana dinyatakanoleh 82,85% responden.

Etika dan pengembangandiri merupakan komitmen untukbertugas secara professional danberkaitan dengan kemampuanpengelolaan pekerjaan secaraefektif dan efisien. Dalammelaksanakan setiap pekerjaan/tugas sesuai dengan jabatan danjenjang klasifikasi dalam pen-capaian kompetensinya, perludipandu norma etika meliputi:sikap, disiplin, loyalitas, ke-jujuran, kesetiaan, dan tanggungjawab terhadap setiap pekerjaanyang dikerjakannya denganmemiliki pengetahuan, ke-terampilan yang sesuai denganmateri bidang kegiatannya. Hasilanalisis terhadap tanggapanresponden, menunjukkan adanyakecenderungan sebagian besarresponden (94,28%) setujubidang tugas etika dan

pengembangan diri ini relevandengan tuntutan dunia kerja.

Tugas mengelola keuanganadalah unit tugas yang bersifatsebagai pelengkap darikompetensi inti yang diperlukanuntuk melaksanakan pekerjaanadministrasi perkantoran. Untukmengemban tugas mengelola ke-uangan ini, setidaknya praktisiadministrasi perkantoran dituntutmemiliki kemampuan menyusunlaporan kas kecil. Laporan kaskecil terdiri dari unit-unitkompetensi untuk mendukungpekerjaan pengelolaan keuanganpada lingkup pengelolaan ke-uangan berskala kecil dan hanyadigunakan untuk unit kerja yangbersangkutan sesuai dengan per-aturan yang diterapkan pada unitkerja dan atau perusahaan yangbersangkutan. Sebaran pendapatresponden menunjukkan ke-cenderungan bahwa bidang tugasmengelola keuangan relevandengan tuntutan dunia kerja,sebagaimana dinyatakan oleh91,42% responden.

Bidang tugas K3 Pe-rkantoran adalah unit kompetensipelengkap yang di-perlukan bagitenaga kerja bidang AdministrasiPerkantoran untuk melaksanakan



pekerjaan dengan memperhati-kan prosedur Keselamatan,Keamanan, dan Kesehatan (K3)kerja di kantor. Hasil analisis datamenunjukkan sebagian besarresponden (71,42%) setujubidang tugas K3 ini relevandengan tuntutan dunia kerja.

Bagi praktisi administrasiperkantoran (sekretaris), bidangtugas legal adalah unit kom-petensi pelengkap dari kom-petensi inti yang diperlukanuntuk melaksanakan pekerjaanyang berhubungan dengan pe-nanganan pekerjaan di bidanghukum. Bidang tugas ini terkaitdengan kemampuan dan pe-mahaman fungsi legal (hukum)bagi setiap dokumen adminis-trasi. Distribusi tanggapanresponden menunjukkan tugaslegal relevan dengan tuntutandunia kerja, yakni 42,86%,sisanya 57,14% menyatakan tidakrelevan.

Pekerjaan seorang praktisiadministrasi perkantoran (sekre-taris) merupakan aktivitas yangdominan dilaksanakan dalam ke-

sibukan sehari-hari. Berdasarkanhasil penelitian jenis-jenis pe-kerjaan sekretaris atau adminis-trasi perkantoran yang relevandengan kebutuhan dunia kerjamencakup: (1) bertelepon; (2)berkomunikasi secara inter-personal; (3) menggunakanmedia komunikasi; (4) menerimatamu; (5) mengelola keluhan pe-langgan; (6) mengatur pekerjaankantor; (7) mencari informasilewat internet; (8) mengurussurat; (9) mengelola arsip; (10)mengatur perjalanan pimpinan;(11) mengatur pertemuan; (12)membuat laporan; (13) mengelolakas kecil; dan (14) mengurusdokumen legal.

PembahasanPada pembahasan ini, pe-

metaan mengenai kompetensi,tugas, dan pekerjaan administrasiperkantoran (sekretaris) di-kemukakan dalam suatu polapemetaan yang sederhana. Hasilpemetaan tersebut secara lengkapdipaparkan melalaui tabel 3sebagai berikut

.



Tabel 3. Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan SekretarisKompetensi Tugas Pekerjaan

Umum Komunikasi BerteleponBerkomunikasi secara interpersonalMenggunakan media komunikasi

Pelayanan Prima Menerima tamuMengelola keluhan dan komplainpelanggan

Otomatisasi dan teknologiinformasi

Mengoperasikan komputerMengatur otomatisasi pekerjaankantor

Inti Administrasi perkantoran(kesekretarisan)Etika, pengembangan diri, dan K3

Mencari informasi lewat internetMengurus surat (mail handling)Mengelola arsipMengatur perjalanan dinas pimpinan.Mengatur penggunaan perlengkapandan peralatan kantorMengatur pertemuan/rapatMembuat laporan

Khusus(pelengkap)

Mengelola Keuangan Mengelola kas kecilLegal (Hukum) Mengurus domuken di bidang legal

(hukum)

Berdasarkan pemetaan darihasil analisis data pada penelitianini, kompetensi untuk bidangadministrasi perkantoran (sekre-taris) dapat dibagi menjadi 3(tiga) kategori, yaitu kompetensiumum, kompetensi inti (utama),dan kompetensi tambahan.Kompetensi umum mencakupunit-unit kompetensi yang be-

rlaku secara umum, dalam arti di-butuhkan pada hampir semuasub-sub bidang keahlian, dan di-butuhkan pula pada hampirsemua instansi atau perusahaan.Kompetensi yang termasukkategori umum, misalnya yangberkait dengan berkomunikasi ditempat kerja dan menggunakan



computer, sudah tentu dibutuhkanoleh semua lembaga.

Kompetensi pada kelompokinti atau utama, merupakankompetensi yang bersifatdominan dan menjadi ciri utamakompetensi di bidang layananadministrasi perkantoran (sekre-taris). Kompetensi inti mencakupunit-unit kompetensi yang ber-laku dan dibutuhkan hanya untukspesifik sub bidang keahlian(stream) administrasi perkantorandan merupakan unit yang wajibdikuasai (compulsary) parapraktisi administrasi perkantoran.Kompetensi pelengkap men-cakup unit-unit kompetensi yangdapat ditambahkan kedalamusaha memperkuat layanan dibidang administrasi perkantoran,dan sifatnya sebagai pelengkap.

Berdasarkan pemetaan darihasil analisis data pada penelitianini, tugas di bidang administrasiperkantoran (sekre-taris) dapatdibagi menjadi 6 (enam) kategorisebagai berikut: 1) Komunikasimerupakan tugas dasar yangharus dimiliki dalam berinteraksiuntuk menyelesaikan pekerjaan,seperti mengaplikasikan ke-terampilan dasar komunikasi dan

berkomunikasi melalui medialainya; 2) Pelayanan primamerupakan tugas yang harus di-kerjakan untuk memberikan pe-layanan yang terbaik kepadapelanggan/kolega dalam seluruhproses kegiatan pekerjaan yaitubekerjasama dengan kolega/pelanggan dan memberikan pe-layanan kepada pelanggan; 3)Otomatisasi dan teknologiinformasi merupakan tugas yangharus dikerjakan oleh karenasetiap kegiatan AdministrasiPerkantoran berdasarkan padateknologi informasi seperti meng-operasikan komputer/perangkatkeras dan menggunakan peralatankantor; 4) Administrasi per-kantoran, tugas inti pada bidangkeahlian/pekerjaan AdministrasiPerkantoran/Kesekretarisan danmerupakan unit-unit yang wajib(compulsary) dari sub bidangkeahlian/pekerjaan administrasiperkantoran/kesekretarisandengan tingkat pengetahuan danketerampilan tertentu. Bidangtugas ini dalam pelaksanaannyatidak dapat dilepaskan dari tugasmenjaga etika, pengembangandiri, dan K3 kesekretarisan; 5)Mengelola kas kecil, terdiri



dari unit-unit kompetensi untukmendukung pekerjaan penge-lolaan keuangan pada lingkuppengelolaan keuangan berskalakecil dan hanya digunakan untukunit kerja yang bersangkutansesuai dengan peraturan yangditerapkan pada unit kerja danatau perusahaan yang ber-sangkutan; 6) Legal (hukum),adalah unit kompetensi pe-lengkap dari kompetensi inti yangdiperlukan untuk melaksanakanpekerjaan yang berhubungandengan dan atau di bidangpenanganan pekerjaan di bidanghukum.

Profesi sekretaris meng-abdikan tugasnya pada sekor-sektor organisasional, korporat,maupun publik. Setiap organisasiitu pasti memberlakukan adanyastandar baik berupa tuntutanunjuk kerja, nilai-nilai, norma,maupun etika. Dengan demikianpola perilaku dan cara bertugasmelaksanakan profesi sekretarisakan diwarnai oleh segala macamstandar yang terjelma ke dalamkebiasaan yang berlaku di dalamsistem organisasi. Selain itu,setiap organisasi pastilah mem-punyai harapan, kepentingan,

tujuan, keinginan, cita-cita. Jadidapat dikatakan bahwa aturan danharapan menjadi input yangmenggerakkan perkembangankompetensi, tugas, dan pekerjaansekretaris. Kalau dibahas lebihtajam, adanya harapan perludipandu dengan aturan. Harapansaja tanpa ada aturan, cenderungmendorong organisasi korporatserakah, melakukan berbagai haluntuk mengejar keuntungansendiri dan mengabaikan hakorang lain. Kitty O. Locker (2004: 297) mengatakan bahwasekretaris sebagai profesi, dalamoperasionalnya dipengaruhi olehnorma sosial, budaya, politik,hukum, dan ekonomi yangbersumber dari national culture,organizational culture, danpersonal culture.

KesimpulanBerdasarkan hasil yang

diperoleh dari analisa data danpembahasan dapat disimpulkansebagai berikut: 1) Pemetaankompetensi administrasi per-kantoran (sekretaris) menjadi tigakategori, yaitu: kompetensiumum, kompetensi inti, dankompetensi khusus (tambahan);



2) Pe-metaan tugas di bidanglayanan administrasi perkantoran(sekretaris) mencakup: komuni-kasi, pelayanan prima, oto-matisasi dan teknologi informasi,administrasi perkantoran, menge-lola keuangan, dan legal(hukum); 3) Pemetaan pekerjaandi bidang layanan administrasiperkantoran (sekretaris) men-cakup: bertelepon, berkomunikasisecara interpersonal, mengguna-kan media komunikasi, menerimatamu, mengelola keluhan pelang-gan, mengoperasikan komputer,mengatur otomatisasi pekerjaankantor, mencari informasi lewatinternet, mengurus surat, menge-lola arsip, mengatur perjalanandinan pimpinan, mengatur peng-gunaan perlengkapan kantor,mengatur pertemuan/ rapat, mem-buat laporan, mengelola kaskecil, dan mengurus pekerjaan dibidang legal (hukum).

Daftar PustakaIgnatius Wursanto. (2006).

Kompetensi sekretarisprofesional. Yogyakarta: Andioffset.

Kitty O. Locker. (2004). Businessand administrative

communication. Ohio:McGraw Hill Irwin.

MG. Hartiti Hendrato & FX.Tulusharyono. (2003).Menjadi sekretarisprofesional. Jakarta : PPM

Rosidah & Ambar Teguh S.(2005). Menjadi sekretarisprofessional di kantor yangefektif. Yogyakarta: Gavamedia.

Rumsari Hadi Sumarto & LukasDwiantara. (2000). Sekretarisprofessional. Yogyakarta:Kanisius.

Said Saggaf. (2014) PelayananFungsi AdministrasiPerkantoran Modern. JurnalAdministrare. Vol 1 No 1Tahun 2014.

Saiman. (2002). Manajemensekretaris. Jakarta: GhaliaIndonesia.

Soemadi Surjabrata, 1980,Psikologi Pendidikan,Yogyakarta: Raka Press

Sutarto. (1997). Sekretaris dantata warkat. Yogyakarta:Gadjah Mada UniversityPress.



Biodata

Dr. Suranto, Aw, M.Pd., M.Si.merupakan Ketua Jurusan Prodi.Ilmu Komunikasi Fakultas IlmuSosial Universitas NegeriYogyakarta. Riwayat pendidikanS1 ditempuh di UGM tahun 1986pada bidang Ilmu Komunikasi,pendidikan S2 diselesaikan diIKIP Yogyakarta pada bidangilmu PEP pada tahun 1996, danpendidikan S2 diselesaikan diUNPAD pada bidang IlmuKomuniasi pada tahun 2000.Studi S3 diselesaikan di PPsUNY pada bidang ilmu PEPtahun 2013.

Dra. Rosidah, M.Si., merupakanDosen Tetap di JuruasnPendidikan Administrasi FEUNY dan saat ini terpilih kembalimenjadi Ketua Program StudiAdministrasi Perkantoarn D3Periode 2015-2019.Menyelesaikan S1 di IKIPYogyakarta tahun 1987 danmenempuh studi S2 di UGMbidang Ilmu Administrasi Negaratahun 2000.

Drs. Joko Kumoro, M.Si.merupakan dosen tetap di JurusanPendidikan AdministrasiPerkantoran FE UNY dan saat iniaktif menjabat sebagai KetuaJurusan Pendidikan AdministrasiPerkantoran FE UNY.

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

FAKULTAS EKONOMIJURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : [email protected]

RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

1. Tulisan merupakan suatu kajian ilmiah tentang masalah administrasi dan belum pernah

dipublikasikan pada media lain.

2. Tulisan disusun dengan sistematika ilmiah mencakup unsur-unsur : (a) judul, (b) abstrak (c)

pendahuluan tentang masalah yang dibahas, (d) tinjauan secara teoritis dan pembahasan, (e)

perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.

3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari

sepuluh kata.

4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih

100 kata, diketik satu spasi.

5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.

6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa

b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa

c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan

....

7. Penulisan daftar pustaka:

a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:

Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.

b. March, J.G. dan J.P.Olsen (ed). 1990. Ambiguity and Choice in Organization. Oslo

Universitetsforlaget.

8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan

terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.

9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.

10. Panjang tulisan 10 sampai 15 halaman kuarto ketik spasi ganda (MS Word, Arial 10), diterima

redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.

REDAKSI - staffnew.uny.ac.idstaffnew.uny.ac.id/upload/131655984/penelitian/efisiensi.pdf ·...

Documents

Transcript of REDAKSI - staffnew.uny.ac.idstaffnew.uny.ac.id/upload/131655984/penelitian/efisiensi.pdf ·...