PROPOSAL

RANCANGAN STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI APOTEK SEBAGAI INOVASI PENINGKATAN

PELAYANAN KEFARMASIAN

ERLANGGA RESTU MARTAYASA

3351141427

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

CIMAHI 2015

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang

berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi

informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat

berlangsung dengan cepat, efisien serta akurat.

Bidang farmasi berada dalam lingkup dunia kesehatan yang berkaitan erat

dengan produk dan pelayanan produk untuk kesehatan. Dalam sejarahnya,

pendidikan tinggi farmasi di Indonesia dibentuk untuk menghasilkan apoteker

sebagai penanggung jawab apotek, dengan pesatnya perkembangan ilmu

kefarmasian maka apoteker atau dikenal pula dengan sebutan farmasis, telah

dapat menempati bidang pekerjaan yang makin luas. Apotek, rumah sakit,

lembaga pemerintahan, perguruan tinggi, lembaga penelitian, laboratorium

pengujian mutu, laboratorium klinis, laboratorium forensik, berbagai jenis

industri meliputi industri obat, kosmetik-kosmeseutikal, jamu, obat herbal,

fitofarmaka, nutraseutikal, health food, obat veteriner dan industri vaksin,

lembaga informasi obat serta badan asuransi kesehatan adalah tempat-tempat

untuk farmasis melaksanakan pengabdian profesi kefarmasian.

Apotek sebagai sarana kesehatan yang menjalankan fungsi penting

distribusi obat ke masyarakat telah mengalami reformasi besar sejak

diterbitkannya Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980. Apoteker dipercaya

menjadi satu-satunya pemilik izin apotek sehingga bertanggung-jawab penuh

atas setiap aktivitas yang diselenggarakan di apotek. Peran apoteker kini juga

semakin berkembang dengan adanya kewajiban menjalankan apotek sesuai

dengan standar pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada peningkatan

kualitas hidup pasien, sebagaimana yang telah ditegaskan dalam Keputusan

Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang pelayanan

kefarmasian di apotek.

Pada beberapa apotek, belum terdapat suatu sistem yang terkomputerisasi.

Hal ini disebabkan karena belum adanya suatu sistem yang dapat digunakan

untuk mendata seluruh kegiatan pada apotek tersebut. Dimana pada proses

penjualan maupun pembelian juga masih dilakukan secara manual. Penggunaan

sistem komputerisasi diharapkan dapat membantu mengolah data secara lebih

cepat, tepat, cermat dan akurat dibandingkan dengan sistem manual. Selain itu

dengan sistem komputer, data dapat lebih aman dari pihak-pihak yang tidak

mempunyai hak untuk mengakses data tersebut

1.2 Tujuan

Untuk memberikan kemudahan dalam mengatur manajemen apotek

terutama dalam hal pencatatan transaksi penjualan obat, pencatatan

transaksi pembelian obat, pencatatan transaksi retur obat, stock opname,

pembayaran hutang, penambahan data obat, penambahan data pelanggan,

penambahan data pemasok, penambahandata dokter, dan pembuatan laporan

harian, bulan dan tahunan apotek.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Apotek

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1332/MENKES/SK/X/2002 tentang perubahan Permenkes

No.922/MENKES/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin

apotek, pasal 1 ayat 1 : apotek adalah suatu tempat, tempat tertentu

dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Tugas dan fungsi apotek

menurut Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, yaitu (Achmadi, 2008):

1. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan

sumpah jabatan.

2. Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat

atau bahan obat.

3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.

2.2 Manajemen Apotek

Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek.

Sekecil apapun suatu apotek, sistem manajemEnnya akan terdiri atas

setidaknya beberapa tipe manajemen, yaitu :

1. Manajemen keuangan, tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan,

keluar masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan

farmako ekonominya.

2. Manajemen pembelian, meliputi pengelolaan defekta, pengelolaan vendor,

pemilihan item barang yang harus dibeli dengan memperhatikan FIFO dan

FEFO, kinetika arus barang, serta pola epidemiologi masyarakat sekitar

apotek.

3. Manajemen penjualan, meliputi pengelolaan penjualan tunai, kredit,

kontraktor.

4. Manajemen Persediaan barang, meliputi pengelolaan gudang, persediaan

bahan racikan, kinetika aarus barang. Manajemen persediaan barang

berhubungan langsung dengan manajemen pembelian.

5. Manajemen pemasaran, berkaitan dengan pengelolaan dan teknik

pemasaran untuk meraih pelanggan sebanyak-banyaknya. Manajemen

pemasaran ini tampak padaapotek modern, tetapi jarang diterapkan pada

apotek-apotek konvensional.

6. Manajemen khusus, merupakan manajemen khas yang diterapkan apotek

sesuai dengan kekhasannya, contohnya pengelolaan untuk apotek yang

dilengkapi dengan laboratorium klinik, apotek dengan swalayan, dan

apotek yang bekerjasama dengan balai pengobatan, dan lain-lain.

2.3 Pengelolaan Apotek

Pengelolaan apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh

Apoteker Pengelola Apotek dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi

perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan, pengawasan dan penilaian.

1. Pengelolaan Obat

Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan

sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku meliputi perencanaan,

permintaan atau pengadaan, penyimpanan, jumlah persediaan obat dan pelayanan.

Pengeluaran obat memakai sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First

Expired First Out).

a. Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan

kesehatan menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan.

Perencanaan obat di apotek umumnya dibuat untuk mengadakan dan mencukupi

persediaan obat di apotek, sehingga dapat mencukupi permintaan obat melalui

resep dokter ataupun penjualan secara bebas. Perencanaan obat didasarkan atas

beberapa faktor, antara lain:

1) Obat yang paling banyak dipakai.

2) Persediaan terakhir stok barang.

3) Berdasarkan jenis penyakit yang sedang mewabah.

4) Berdasarkan musim dan cuaca.

b. Permintaan obat atau pengadaan

Permintaan atau pengadaan obat adalah suatu proses pengumpulan dalam rangka

menyediakan obat dan alat kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di

apotek. Pengadaan obat ini dilakukan dengan cara pembelian. Berhasil atau

tidaknya usaha banyak tergantung pada kebijakan pembelian. Cara melakukan

pembelian dapat dilakukan antara lain sebagai berikut:

1) Pembelian Secara Kredit

Pembelian yang dilakukan kepada PBF (Pedagang Besar Farmasi) pada

umumnya dilakukan secara kredit, dengan lamanya pembayaran berkisar

antara 14 - 30 hari.

2) Kontan

Pembelian dilakukan secara kontan atau tunai. Biasanya untuk transaksi

obat golongan narkotika dan barang-barang COD (Cash On Delivery atau

dibayar langsung saat barang datang).

3) Konsinyasi/titipan

Dimana apotek menerima titipan barang yang akan dijual dalam waktu

maksimal 3 bulan.

c. Penyimpanan

Dalam penyimpanan obat digolongkan menurut :

1) Disimpan dalam wadah tertutup rapat, untuk obat yang mudah menguap

seperti aether,anaesthetis.

2) Disimpan terlindung dari cahaya untuk obat seperti tablet, kaplet, dan

sirup.

3) Disimpan bersama zat pengering,penyerap lembab (kapur tohor) seperti

kapsul.

4) Disimpan pada suhu kamar (pada suhu 15-30oC) untuk obat seperti

tablet, kaplet, dan sirup.

5) Disimpan pada tempat sejuk (pada suhu 5-15oC) untuk obat seperti salep

mata, cream, ovula,dan suppositoria.

6) Disimpan di tempat dingin (pada suhu 0-5oC) seperti vaksin.

7) Penyimpanan obat narkotika dilakukan dalam lemari khusus sesuai

persyaratan peraturan Menkes No.35 tahun 2009 Khusus untuk lemari

tempat penyimpanan obat narkotika syarat yang tercantum di pengaturan

adalah sebagai berikut:

8) Penyusunan obat dalam persediaan diatur menurut golongan secara

sistem alfabetis. Dapat pula diatur menurut pabrik. Obat antibiotik perlu

diperhatikan mengenai tanggal kadaluwarsa. Setiap terjadi mutasi obat

segera dicatat dalam kartu stok.

d. Jumlah Persediaan Obat

Tujuan persediaan obat adalah menjaga agar pelayanan obat oleh apotek

dapat berjalan dengan lancar yaitu dengan menjaga kemungkinan keterlambatan

pemesanan dan menambah penjualan, bila ada pertambahan pemesanan secara

mendadak. Jumlah stok obat untuk persediaan 1 sampai 2 bulan sesuai kebijakan

apotek masing-masing.

e. Perhitungan Nilai ( Harga Obat ) Persediaan

Harga obat dalam persediaan dapat ditentukan dengan bermacam-macam

metode, yaitu:

1. Metode harga standar yaitu merupakan suatu harga yang ditetapkan

lebih dahulu untuk jangka pendek atau bukan untuk jangka waktu

panjang.

2. Metode  FIFO (First In First Out),yaitu menurut harga pertama dibeli

jadi meskipun harga sudah naik tetap digunakan harga lama pada

waktu obat dibeli.

3. Metode LIFO (Last In First Out), yaitu menurut harga pembelian

terakhir.

2.4 Basis Data

Basisdata adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu

file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk

menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih

dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu

objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan,

peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk

angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya

Dalam database dikenal pula DBMS ( Database Manajemen system )

yaitu suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan,

mengubah, menghapus, memanipulasi serta memperoleh data atau informasi

dengan praktis dan efisien.

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara

langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang

khusus/spesifik. Perangkat lunak inilah (disebut DBMS) yang akan

menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil

kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data

secara bersama, pemaksaan keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya.

Dalam suatu database terdapat hubungan antara rekaman (record) yang

tersimpan di dalam database yang dikenal sebagai model database. Model

database ini pada umumnya terdiri atas tiga macam yaitu :

a. Hirarki

Biasa disebut sebagai model pohon, karena menyerupai pohon yang

dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orangtua-anak.

b. Model Jaringan

Model ini menyerupai model hirarki, perbedaannya hanya terletak pada

simpul anak yang memiliki lebih dari satu orangtua.

c. Model Relasional

Model ini adalah model yang paling sederhana, yang menggunakan

sekumpulan tabel yang berelasi dengan masing-masing relasi tersusun atas

tupel atau atribut. Pada model ini database akan dinyatakan dengan tabel

berdimensi dua. Kebanyakan DBMS yang dibuat saat ini mengikuti model

relasional, seperti Oracle, dBase, Paradox, MySQL dan lain-lain.

BAB III

PEMBAHASAN

Informatika farmasi adalah ilmu yang berfokus pada obat sebagai data dan

ilmu pegetahuan yang menjamin kesinambungan sistem pelayanan dan informasi

kesehatan termasuk pengembangan, penyimpanan, analisis, penggunaan dan

deseminasi dalam penyaluran obat yang optimal terkait pelayanan pasien dan

keluaran kesehatan, yang penerapannya menggunakan teknologi yang

terkomputerisasi (pharmaco informatics). Jadi, secara umum informatika farmasi

bekerja dengan sistem informasi manajemen farmasi yang membantu apoteker

membuat keputusan yang sangat baik tentang terapi obat pasien sehubungan

dengan catatan asuransi kesehatan, interaksi obat, serta informasi resep dan

pasien.

Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek

kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian menurut UU Kesehatan No.

36 Tahun 2009 yaitu meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan

farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan

obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan

obat dan obat tradisional.

Alur penjualan apotek dimulai dari proses kasir menjual obat/barang

kepada konsumen dan pelanggan, proses pengecekan barang di gudang,

penyerahan obat dan laopran harian hasil penjualan obat dan barang. Secara

diagram alur penjualan dapat digambarkan sebagai berikut, jika ada

konsumen membeli obat/barang maka dibuatkan PO (Purchase Order) dan

dengan PO bagi penjualan mengecek persediaan obat apakah stok tersedia, jika

ada proses berlanjut jika tidak maka selesai. Kasir membuat nota penjualan,

menerima uang pembayaran dari konsumen dan menghitung pengembalian.

Pada akhir jam kerja bagian penjualan membuat laporan harian hasil penjualan

yang terdiri atas jumlah barang dan jumlah uang yang diterima untuk selanjutnya

dilaporkan kepada pimpinan dan mendapat validasi dari pimpinan.

Alur Pembelian Obat dan Stok Gudang adalah alur yang mengatur mulai

dari proses pembelian obat dan barang, proses pencatatan barang gudang, proses

pencatatan stok barang di gudang meliputi atribut-atribut yang diperlukan yaitu

nama barang, jenis, pabrikan, tanggal datang dan tanggal kedaluawarsa.

Berbeda alur dengan proses penjualan dimana setiap transaksi akan mengurangi

jumlah stok barang dan pada alur pembelian setiap transaksi pembelian akan

menambah stok barang di gudang.

Berdasarkan alur proses penjualan dan pembelian diapotek tersebut

diharapkan pendataan yang dilakukan dapat tersimpan dengan baik dan aman, dan

dalam proses pelayanan dapat berjalan dengan cepat. Oleh karena itu perlu

menggunakan aplikasi system manajemen basis data apotek (Database

Managemen System, DBMS) yang mencangkup manajemen penjualan dan

pembelian obat. Sistem basis data di pelajari dalam ilmu informasi. Lingkungan

basis data, pengguna memiliki alat untuk mengakses data. Pengguna melakukan

semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka bervariasi seperti menggali data (data

mining), memodifikasi data, atau berusaha membuat data baru. Salah satu aplikasi

sistem informasi dengan basis data berbasis web yaitu MySQL yang digunakan

untuk melakukan transaksi dan monitoring atau manajemen stok obat di apotek.

Kelebihan MySQL antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi

seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan

masih banyak lagi.

2. Free (bebas didownload) MySQL didistribusikan secara open source,

dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.

3. Stabil dan tangguh, fleksibel dengan berbagai pemrograman .

4. Security yang baik & mendukung transaksi yang cepat.

5. Dukungan dari banyak komunitas & perkembangan software yang cukup

cepat.

6. Kemudahan management database.

Manfaat dari system manajemen apotek sendiri adalah :

1. Perancangan sistem didasarkan pada budaya organisasi, dikembangkan

dari proses bisnis yang berjalan dan dikembangkan dalam sistem informasi.

2. Sistem informasi Apotek memberikan kemudahan manajemen dalam

mengatur hak akses pegawai, sehingga memudahkan dalam monitoring dan

evaluasi.

3. Sistem Informasi Apotek memungkinkan untuk sntralisasi proses

pembelian obat dan penentuan harga dan diskon, sehingga memudahkan

dalam monitoring dan estimasi keuntungan usaha.

4. Data kondisi obet tersedia dalah manajemen data obat, sehingga dapat

dimonitor limit stok dan data validasi obat. untuk menghidrari stok habis dan

obat expired.

5. Secara operasional, sistem ini memudahkan kasir karena data stok, data

konsumen dan data laporan tersedia secara real time.

BAB IV

KESIMPULAN

Untuk mengelola suatu apotek dengan baik maka harus ada system

manajemen yang baik pu1a. Dalam suatu apotek mengelola sediaan farmasi

adalah suatu hal yang sangat penting, untuk membantu dalam memudahkan

pengelolaan maka perlu adanya pengembangan manajemen apotek basis data

berbasis web adalah sangat sesuai, untuk pelayanan di apotek.

Aplikasi sistem manajemen basis data apotek (Database Managemen

System, DBMS) yang mencangkup manajemen penjualan dan pembelian obat.

Adapun database yang digunakan didalam sistem ini adalah menggunakan databe

MySQL dimana salah satu kelebihannya adalah cepat dalam melakukan transaksi.