Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan...

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen

Persuratan dengan Dukungan Teknologi SMS

Gateway di Fakultas Teknologi Informasi (FTIf) ITS

Surabaya

SeminarTugas Akhir

Penyusun Tugas Akhir :

Rahmi Romadhona Putri

NRP : 5207 100 087

Dosen Pembimbing :

Ir. Khakim Ghozali, M,MT.

Faizal Johan Atletiko, S.Kom.

• Surat merupakan sarana penting bagi instansi FTIf, karena banyak informasi penting terkandung didalamnya. Sehingga diperlukan pengelolaan yang tepat, penyimpanan arsip surat dan dokumentasi yang baik.

o Tepat

Tidak ada redundansi surat

Tidak ada redundansi nomor surat

Surat diterimakan tepat waktu

o Baik

Tidak ada arsip surat yang hilang

Dokumentasi sesuai dengan kondisi surat

Tidak ada surat yang terlewatkan untuk didokumentasikan

.:LATAR BELAKANG:.

• Metode pengelolaan surat yang digunakan pihak FTIf adalah paper-work system.

o Semua proses dilakukan secara manual

o Dokumentasi berupa penulisan di buku besar

o Pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy

.:LATAR BELAKANG (cont’d):.

Metode ini dirasa kurang efektif dan efisien………..

• Redundansi surat yang kerap kali terjadi,

• Ketidakpastian jangka waktu verifikasi,

• Hilangnya arsip/rekap surat,

• Fullpaper.


Karena menyebabkan beberapa masalah…………

Diperlukan sebuah sistem secara terkomputerisasi yang dapat mendukung pengelolaan persuratan dan meminimalisir permasalahan yang sering timbul saat ini


Oleh Karena Itu…………

Beberapa waktu yang lalu telah dilakukan penelitihan terhadap masalah yang terdapat pada persuratan FTIf, yaitu dengan digagasnya sebuah sistem persuratan secara elektronik. Hanya saja lingkup yang di bahas hanya untuk surat keputusan. Tetapi gagasan tersebut belum terimplementasikan sehingga belum ada perubahan metode pengelolaan persuratan di FTIf.


Penelitihan terdahulu…

Diusulkan untuk pembangunan sistem informasi manajemen pengelolaan surat masuk dan keluar yang merupakan pengembangan dari penelitihan terdahulu.


Sehingga…

SIM Persuratan Lama SIM Persuratan gagasan

Berbasis web Berbasis web

Di khususkan untuk Surat Keputusan (SK)

Untuk Semua Surat

Dapat memonitoring status dan disposisi surat

Didukung dengan SMS Gateway untuk pengiriman notifikasi dan chek status surat

• Permasalahan yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah:

o Spesifikasi kebutuhan sistem

o Rancangan desain sistem

o Pembangunan sistem

o Penerapan teknologi SMS Gateway pada sistem

o Dokumentasi hasil analisa, desain, dan implementasi desain menggunakan standart readyset

.:RUMUSAN MASALAH :.

• Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini :

o Aplikasi yang dibangun adalah aplikasi sistem informasi manajemen persuratan pada instansi ITS, khususnya Fakultas Teknologi Informasi.

o Sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada aplikasi ini disesuaikan dengan pedoman sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada instansi.

o Pembangunan menggunakan menggunakan framework CI (Code Igniter),

o Teknologi SMS Gateway yang digunakan adalah Gammu.

.:BATASAN MASALAH :.

• Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini :

o Pengerjaan dokumentasi tugas akhir ini terbatas pada penggunaan empat modul dalam ReadySet, yaitu:

Project kick-off

Software requirements and specifications

Design

User guide

o Pengerjaan tugas akhir ini tidak mempertimbangkan masalah keamanan dari aplikasi ini.

.:BATASAN MASALAH (cont’d) :.

Menghasilkan :

• Rancangan / desain sistem

• Aplikasi Sistem Manajemen Persuratan dengan dukungan teknologi SMS Gateway yang dapat meminimalisir masalah yang saat ini terjadi

.:TUJUAN :.

• Manfaat dan Relevansi dari aplikasi yang dihasilkan pada pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

o Memudahkan proses pengelolaan surat masuk dan keluar di FTIf

o Menjadi solusi dari masalah ketidakpastian waktu yang dibutuhkan dalam proses varifikasi draft surat

o Monitoring posisi/status surat dapat diketahui oleh pemohon surat melalui SMS

o Verifikator akan mendapat notifikasi berupa SMS

o Pengarsipan surat dilakukan secara penyimpanan dokumen elektronik atau softcopy

o Meminimalkan penggunaan kertas

.:MANFAAT :.

• Manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, baik bagi penulis dan pembaca, dari hasil pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

o Memahami proses bisnis yang terjadi dalam sistem informasi manajemen persuratan.

o Memahami langkah dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sebuah perangkat lunak.

o Memahami cara bagaimana mendokumentasikan perancangan dan pembangunan

suatu perangkat lunak.

.:MANFAAT (cont’d) :.

• Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap persiapan, tahap pembangunan perangkat lunak, dan tahap penyelesaian.

• Pada tahap pembangunan perangkat lunak, dokumen yang dihasilkan menggunakan template readyset dengan metode unified process model (UPM).

.:Metode Penelitihan:.

Bagan Metode Penelitihan

metode penelitian.png

Identifikasi Permasalahan

Tinjauan Pustaka

Tugas Akhir – CF1380 15

A.1 Target Audience dan Customer Benefits

A.2 User Needs and User Stories

A.3 Interview Notes

A.4 Interview Cheklist


Pengumpulan Data

kemudian

B.1 Use Case

B.2 Fiture Set

B.3 Non Functional dan Environmental Requirement


Pengumpulan Data

Analisa Kebutuhan

kemudian

B.1 Use Case

• Berdasrkan Operational

01. Pengelolaan Sistem

02. Pengelolaan Data Master

03. Pengelolaan Pengguna

04. Pengelolaan Surat Masuk

05. Pengelolaan Surat Keluar

06.Pengelolaan Rekaptilusai

07.Pengelolaan Disposisi

08. Pengelolaan SMS

• Berdasarkan Aktor

01. Administrator

02. verifikator

03. Staff Jurusan

04. Staff Himpunan

05. Umum


• Berdasarkan bisnis Objek dan Aktor


Administrator (Staff

Bagian Umum)

Verifikator Staff Jurusan Himpunan Umum

1. Masuk akun

2. Keluar

Verifikator I - Dekan

1. Masuk akun

2. Keluar

Verifikator II –PD

1,2,3

1. Masuk akun

2. Keluar

Verifikator III –

Kabag TU

1. Masuk akun

2. Keluar

Verifikator IV–

Kasubbag 1,2,3,4

1. Masuk akun

2. Keluar

1. Masuk akun

2. Keluar

1. Masuk akun

2. Keluar

1. Masuk akun

2. Keluar

Kembali

B.2 Fitur Set

Essential

• Pendaftaran Anggota

• Aktifasi Akun

• Pengelolaan data pengguna

• Pengelolaan Surat Masuk

• Pengelolaan Surat Keluar

• Otomatisasi Agenda Surat

• Pengelolaan Disposisi Surat

• Penelusuran (Tracking) Surat

• Pengelolaan Rekapitulasi/Pelaporan

• Generate Pelaporan Tiap Periode

• Pengelolaan Data Master

Expected

• Pencarian Data

• Pelayanan SMS


Kembali

C.1 Struktural Design

C.2 Behaviour Design

C.3 Interface Design

C.4 Build System

C.5 Arsitektur design

C.6 Persistence

C.7 Matriks Keruntutan


Pengumpulan Data

Analisa Kebutuhan

Desain Sistem

kemudian

C.1 Structural Design


ER Diagram

Class Diagram

Kembali

er diagram.png

class diagram.png

C.2 Behaviour Design

Use Case Diagram Usecase

Descriptiion

Activity Diagram

Sequence Diagram

Collaboration

Diagram


Kembali

usecase diagram.png

activity diagram.png

sequence diagram.png

collaboration diagram.png

C.3 Interface Design

• Halaman Login


Komponen Antar

Muka

Tujuan Isi/ Batasan/ Tingkah

Laku

Header Untuk menampilkan informasi

aplikasi (nama aplikasi)

username Untuk mengisikan username

pengguna

Wajib di isi

password Untuk mengisikan password

dari pengguna

Wajib di isi

Tombol login Untuk masuk ke dakam

aplikasi

Tekan jika ingin masuk

kedalam aplikasi


Kembali

C.4 Build System

• Direktori salinan kerja pengembang


Path Description

c:\xampp\htdocs\p

ostman

Tempat menaruh seluruh data utama sistem pada server

apache

c:\xampp\htdocs\p

ostman\css

Tempat menaruh file yang berisi template css untuk

antarmuka

c:\xampp\htdocs\p

ostman\js

Tempat menaruh file yang berisi code untuk java script

c:\xampp\htdocs\p

ostman\images

Tempat menaruh file yang berisi file gambar pendukung

aplikasi

c:\xampp\htdocs\p

ostman\system

Tempat menaruh file yang berisi code aplikasi

• Build Configuration Option


Property Description

C:\xampp\htdocs\p

ostman\system\app

lication\config

Berisi mengenai hostname, username, password, nama

database, dan jenis databasae yang digunakan.

Kembali

C.5 Arsitektur Design


Pengguna

pengguna

routerModemPenggunaHandPhone

Client (Sist. Informasi)

Server (FTIf)

administrator

Client (Teknik Informatika)

Kembali

C.6 Persistence

• Tabel Database Pusat


Nama Tabel Keterangan

akun Tabel untuk menyimpan master hak akases

pengguna

anggota Tabel untuk menyimpan master data pengguna

level Tabel untuk menyimpan master data level

golongan Tabel untuk menyimpan master data golongan

jabatan Tabel untuk menyimpan master data jabatan

tingkat Tabel untuk menyimpan master data tingkat

Kembali

C.7 Matriks Keruntutan

Usecas

e

Usecase

Descripti

on

Diagram

Activity

Sequence

Diagram

Collaborati

o Diagram

Interface

Pengelolaan

Sistem

Masuk akun UC.00.0

1

UD.00.01 Gambar

C.12

Gambar

C.83

Gambar

C.154

Gambar

C.225

Keluar UC.00.0

2

UD.00.02 Gambar

C.13

Gambar

C.84

Gambar

C.155

Gambar

C.226

Pengelolaan

Data Master

Lihat daftar

level

UC.01.0

1

UD.01.01 Gambar

C.14

Gambar

C.85

Gambar

C.156

Gambar

C.229


Kembali

Test Case

D.1 Release Notes

D.2 Quick Start Guide

D.3 User Guide


Implementation dan Unit Testing

Uji Coba dan Evaluasi

Pembuatan Buku TA

kemudian

Test Case

Proses Pengelolaan Surat Masuk


ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03

Nama

Usecase

Tambah Surat Masuk Ke Buku Agenda

Lihat Daftar Surat Masuk

Lihat Detail Surat Masuk

Aktor yang

terlibat

Staff bagian Umum (Administrator)

Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui proses

pengelolaan surat masuk

Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses

menginputkan surat masuk ke agenda berhasil

Kondisi awal Aktor login sebagai administrator dan sudah berhasil

masuk aplikasi

Kondisi akhir Surat masuk berhasil tersimpan pada database dan

agenda sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi

Test Case

Proses Tambah Konsep Surat Keluar



Nama Usecase Membuat Konsep Surat Keluar

Lihat Daftar Surat Keluar

Lihat Detail Surat Keluar

Aktor yang

terlibat

Kasubbag Umum, Kasubbag Kemahasiswaan, Kasubbag

Keuangan, kasubbag Akademik


pengelolaan surat keluar

Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses mengelola

surat keluar sudah benar apa belum

Kondisi awal Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil masuk

aplikasi

Kondisi akhir Surat keluar berhasil tersimpan pada database dan agenda

sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi

Test Case

Proses Disposisi Surat


Kembali


Nama

Usecase

Lihat Daftar Surat yang harus di proses

Teruskan Surat

Kembalikan Surat

Aktor yang

terlibat

Kasubbag Umum


pengelolaan disposisi

Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses

disposisi sudah benar apa belum

Kondisi awal Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil

masuk aplikasi

Kondisi akhir Surat berhasil terdisposisi dengan benar dan baik.

Instalasi

• - instalasi Xampp web service

• - Aktifasi Apache server dan My Sql

• - Instalasi Sistem Informasi Manajemen Persuratan


User Guide


Maping Fungsi

maping.png


Demo Aplikasi

fitur cheklist.xlsx

Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Code Igniter PHP Framework. Retrieved Oktober 15, 2010, from Open Comunity Tutorial: http://linuxindo.web.id/2009/03/30/mengenal-codeigniter-php-framework/

Andri. (2011, Januari 21). Alur Persuratan di FTIf. (R. R. Putri, Interviewer)

Barthos, B. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and Gammu Documentations. Retrieved Januari 21, 2011, from [GW]mmu: http://wammu.eu/docs/pdf/gammu.pdf

Doug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. Newyork: Apress.

Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Short Meassage Service (SMS) Gateway untuk Layanan Informasi Registrasi Administrasi Mahasiswa. Retrieved Januari 20, 2011, from EL-FIKRI: http://azkalfikri.blog.upi.edu/files/2010/01/Jurnal.pdf

Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan. Jakarta: CV rajawali.

Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi.

Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual Reference. Retrieved Oktober 15, 2010, from MySQL AB: http://www.mysql.com/doc

Method Labs. (2010). Enterprise Software enginering templates. Retrieved Januari 2010, 2011, from ReadySETPro: http://www.readysetpro.com/eval/eval.html

Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan di Fakultas Teknologi Informasi. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Process Model. Retrieved Januari 20, 2011, from Tomorrow: http://magieosama.blogspot.com/2010/06/unified-process-model.html

.:DAFTAR PUSTAKA:.

http://magieosama.blogspot.com/2010/06/unified-process-model.html





Pressman, R. S. (2005). Software Enginering : A Practitioner's Approach 6th. McGrawHill.

Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Rozidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP. Yogyakarta: ANDI.

Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. yogyakarta: Absolut.

Sommerville, I. (2007). Software Engineering. England: Addison-Wesley.

Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI. Pengenalan PHP , http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/RB/Programming/Materi%20PHP.pdf.

Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.). Retrieved from http://www.arsipjatim.go.id

Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper .

Wahono, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar UML. Retrieved Januari 20, 2011, from IlmuKomputer.com: http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml/

Wirladiharjo, H. M. (1991). Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka.

Wursanto, I. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

.:DAFTAR PUSTAKA (cont’d):.

TERIMA KASIH

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan...

Documents

Transcript of Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan...