Tata Persuratan

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

BAMBANG UTOMO

KORESPONDENSIKORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURATMENGGUNAKAN SURAT MENYURAT

TUJUAN :TUJUAN :

- Mengirimkan pesan- Mengirimkan pesan

- Sampai, dimengerti, dipahami- Sampai, dimengerti, dipahami

- Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki- Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki


PROSES KOMUNIKASIPROSES KOMUNIKASIPENGIRIM

PESAN

-BERPIKIRMENGKODEKAN

PESAN

MEDIA

-INDERA

-SELAININDERA

PENERIMA PESAN

-MEMAHAMI-MENTER- JEMAHKAN

PESAN PESAN

UMPANBALIK

UMPANBALIK

Komunikasi yg efektif:

1. Persiapkan dgn baik

2. Kata yg dimengerti

3. Lengkap

4. Sopan

5. Waktu

6. Mengembangkan

umpan balik

HAMBATAN KOMUNIKASIHAMBATAN KOMUNIKASI

Bahasa dan Bahasa dan pengertianpengertian

KulturKultur PsychologisPsychologis IsiIsi

FUNGSI SURATFUNGSI SURAT

Pengganti pertemuanPengganti pertemuan Wakil/duta organisasiWakil/duta organisasi Alat pengingatAlat pengingat Pedoman kerjaPedoman kerja Alat bukti (historis, yuridis dan Alat bukti (historis, yuridis dan

administratif)administratif)

Copyright @ BMBANG UTOMO. Allright reserved.

SYARAT SURAT YANG BAIKSYARAT SURAT YANG BAIK

JELASJELAS TEGASTEGAS RINGKASRINGKAS LENGKAPLENGKAP TEPATTEPAT SOPANSOPAN MENARIK TAPI WAJARMENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASANUNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUKKESERAGAMAN BENTUK


BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT

Kepala SuratKepala Surat Tanggal SuratTanggal Surat Nomor SuratNomor Surat Lampiran Lampiran SifatSifat Hal/ PerihalHal/ Perihal Alamat DalamAlamat Dalam

Salam PembukaSalam Pembuka Isi SuratIsi Surat Salam PenutupSalam Penutup Penutup SuratPenutup Surat Initial/Tanda Initial/Tanda

tangantangan TembusanTembusan

Copyright @ BABANG UTOMO. Allright reserved.

BENTUK SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

SYARAT DASAR MENULIS SURATSYARAT DASAR MENULIS SURAT

Penguasaan materi yang akan Penguasaan materi yang akan dikomunikasikandikomunikasikan

Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan)Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaanPenguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja

(penulis dan pembaca)(penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensiPengetahuan teknik korespondensi


TEKNIK MENULIS SURATTEKNIK MENULIS SURAT

Adanya tujuan pokok Adanya tujuan pokok penulisanpenulisan

Pengumpulan data/informasiPengumpulan data/informasi

Perkiraan tentang pembacaPerkiraan tentang pembaca

Penyusunan draf atau konsepPenyusunan draf atau konsep

PenyelesaianPenyelesaian


BENTUK BENTUK SURATBENTUK BENTUK SURAT

BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE)STYLE)

BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.)BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE)BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING

PARAGRAF)PARAGRAF)


Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT

JENIS-JENIS SURAT DINASJENIS-JENIS SURAT DINAS

1.1. Surat DinasSurat Dinas2.2. Nota DinasNota Dinas3.3. Memo Memo 4.4. Surat Pengantar (biasa & kolom)Surat Pengantar (biasa & kolom)5.5. Surat KawatSurat Kawat6.6. Surat KeputusanSurat Keputusan7.7. Surat EdaranSurat Edaran8.8. Surat / Kartu UndanganSurat / Kartu Undangan9.9. Surat Tugas (biasa & kolom)Surat Tugas (biasa & kolom)10.10. Surat KuasaSurat Kuasa11.11. PengumumanPengumuman12.12. Surat PernyataanSurat Pernyataan13.13. Surat KeteranganSurat Keterangan14.14. Berita AcaraBerita Acara

Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal :

Yth…………….…………………..

nama jabatan tanda tangan

Tembusan nama pejabat NIP

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SURAT DINASSURAT DINAS


NOTA DINASNOTA DINAS

NOTA DINASNomor:

Yth………...………….Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal surat nama jabatan tanda tangan




MEMOMEMO

MEMO

Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP



SURAT PENGANTARSURAT PENGANTAR

SURAT PENGANTARNomor:

Yth…………….…………………..




No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan


SURAT EDARANSURAT EDARAN

SURAT EDARANNomor:

Lampiran :hal :

Yth…………….…………………..…………





Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal : Undangan

Yth…………….…………………..

Hari & Tgl. :………………..Waktu :………………..Tempat :………………..Acara :………………..

nama jabatan tanda tangan



SURAT UNDANGANSURAT UNDANGAN


SURAT TUGASSURAT TUGAS

SURAT TUGASNomor:

Yth…………….…………………..

Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada:

untuk …………………………………..Tanggal ………………………………..Di ……………………………………..Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan tertulis.




No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan

BAGAIMANA SURAT MODERN BAGAIMANA SURAT MODERN ??

SURATSURAT

KODE SURATKODE SURAT

127/J01/KM/2005127/J01/KM/2005

NO. Urut

Kode Unit Kerja Universitas

Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURATPENGURUSAN SURAT( ( MAIL HANDLINGMAIL HANDLING ) )

SURAT MASUK SURAT KELUAR

•Penerimaan•Penyortiran •Pembukaan

amplop

•Pembacaan•Pengarahan•Penyampaian ke unit/pejabat

pengolah

Sarana Pencatatan :

• Buku Agenda

• Kartu Kendali

•Draf/Konsep/Final

•Pengiriman

•Pencatatan

CAP DERAJAT SURATCAP DERAJAT SURAT

AMAT SEGERA

SEGERA

CAP SIFAT SURATCAP SIFAT SURAT

SANGAT RAHASIA

RAHASIA

TERBATAS

KILAT

p. hp


PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPArsip Arche * Permulaan (Yunani) * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum Ta arche * Dokumen atau

* Catatan – catatan Archion * Balai Kota, Gd.Pemerintah Archivum (Latin) Tempat penyimpanan

dokumen pemerintah

Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) * Semua kata yang tertulis Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang telah disimpan

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

ODELL dan STRONG

Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang

cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.


SCHELLENBERG

Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.


MULER dan Kawan – kawan

Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.


DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RIDALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI23 FEBRUARI – 2 MARET 195723 FEBRUARI – 2 MARET 1957

1.1. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.

2.2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.dipertanggung jawabkan.

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPPERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961

TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPANTENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN

1. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.


UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971

TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPANKEARSIPAN

Pasal 1 ayat a :

- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.

- oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan;

- dalam bentuk corak apapun.

- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

- dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.

Lanjutan UU No.7 tahun 1971Lanjutan UU No.7 tahun 1971

Pasal 1 ayat b - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP

Pasal 2 UU Pasal 2 UU No.7/1971No.7/1971

Fungsi ARSIPFungsi ARSIP

1.1. ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam Arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.penyelenggaraan admisistrasi negara.

a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.waktu informasinya masih diperlukan.

c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.menurus.

2.2. ARSIP STATISARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiahberguna untuk penelitian ilmiah


1. Mendukung proses pengambilan 1. Mendukung proses pengambilan

keputusan.keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.

ARSIP sebagai ARSIP sebagai

Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971

TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.tersebut bagi pemerintah.

Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisienlengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien

TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN

NILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?

Administrative Value

Legal Value

Fiscal Value

Research Value

Educational Value

Documentary Value

SISTEM KEARSIPANSISTEM KEARSIPAN

Sistem KearsipanSistem Kearsipan Pola Baru Pola Baru

Kebijaksanaan pengendalian surat Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendalidengan menggunakan kartu kendali

Kebijaksanaan penataan berkas Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode dengan menggunakan metode pemberkasan.pemberkasan.

Kebijaksanaan penggunaan arsip Kebijaksanaan penggunaan arsip

dengan melaksanakan penyusutandengan melaksanakan penyusutan

JENIS ARSIPJENIS ARSIP

JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :

1.1. Arsip berbasis kertas.Arsip berbasis kertas.

2.2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).

3.3. Arsip kartografik dan arsitektualArsip kartografik dan arsitektual

4.4. Arsip elektronik (Mechine readable)Arsip elektronik (Mechine readable)

MANAJEMEN ARSIP DINAMISMANAJEMEN ARSIP DINAMIS

TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGRENTERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh

daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).

MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKOMARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang

sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.dibutuhkan.

IRA A.PENNIRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis

terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip penyusutan arsip

TUJUAN MANAJEMEN ARSIP TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMISDINAMIS

1.1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.disimpan hanya arsip yang penting saja.

2.2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

3.3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP

1. Azas Sentralisasi1. Azas Sentralisasi

Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiAsas Pengorganisasian 2. Asas Desentralisasi

Arsip DinamisArsip Dinamis

3. Asas Gabungan 3. Asas Gabungan Sentralisasi Sentralisasi

dan dan desentralisasi desentralisasi

MODERN FILING & RECORD RETENTION

1.1. PengertianPengertian

2.2. Dasar-dasar pokok Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filingpenyelenggaraan filing

3.3. Peralatan-peralatan filingPeralatan-peralatan filing

4.4. PerkembangannyaPerkembangannya

5.5. Record retention scheduleRecord retention schedule

6.6. Klasifikasi recordKlasifikasi record

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan-perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

KESIMPULANKESIMPULAN

Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP

Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu.

Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.

Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum

12. Surat-surat kepegawaian12. Surat-surat kepegawaian13. Indeks harga-harga13. Indeks harga-harga14. Kutipan-kutipan/petikan- 14. Kutipan-kutipan/petikan- petikan surat petikan surat15. Grafik, data, skema-skema15. Grafik, data, skema-skema16. Laporan-laporan16. Laporan-laporan17. Formulir-pormulir17. Formulir-pormulir18. Surat-surat tuntutan18. Surat-surat tuntutan19. Surat-surat permohonan19. Surat-surat permohonan20. Surat-surat pajak20. Surat-surat pajak21. Surat-surat keputusan21. Surat-surat keputusan22. Surat-surat rutin lainnya22. Surat-surat rutin lainnya

1. Surat penyerahan barang1. Surat penyerahan barang2. Program pembangunan2. Program pembangunan3. Petunjuk-petunjuk pemesanan3. Petunjuk-petunjuk pemesanan4. Surat-surat perejanjian4. Surat-surat perejanjian5. Surat-surat utang piutang5. Surat-surat utang piutang6. Surat-surat asuransi6. Surat-surat asuransi7. Surat-surat pembelian7. Surat-surat pembelian8. Surat-surat penjualan8. Surat-surat penjualan9. Surat-surat pengiriman9. Surat-surat pengiriman10. Surat-surat pesanan10. Surat-surat pesanan11. Nota-nota pernyataan11. Nota-nota pernyataan

YANG DIMAKSUD “PAPERS”

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING

Menurut abjad (alphabetical)Menurut subyek (by subject)Menurut nomor (numerical)Menurut daerah (geographical)Menurut urutan (chronological))

1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL))

Dinamakan sistem abjad karena dasar

pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad.

Arsip diklasifikasikan berdasarkan :

- Nama perusahaan,- Nama orang,- Nama instansi,- Nama tempat atau nama barang

2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT)

Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan

menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :

- Subyek suratSubyek surat- PembidanganPembidangan- Perihal dari pokok suratPerihal dari pokok surat

3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL)

Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan

Nomor urut pada item dari masing-masing file dan

menempatkan (menyusunnya) menurut nomor

urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti :

- Surat-surat cek, daftar pembelian, - Surat-surat mobil, dsbnya

Misalnya untuk bidang politik,diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb :a. Pol. Luar negeri 12 - 01b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02c. Penerangan 12 - 03

PERALATAN FILING

Filing kabinet/almariGuideFolderMap

PERKEMBANGANPERKEMBANGAN

Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing :

11. . Dengan micro filmDengan micro film2. Tape2. Tape3. Hard disc3. Hard disc4. Compact Disc4. Compact Disc

RECORDS RETENTION SCHEDULE

Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya

yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun

organisasi ialah tentang penentuan-penentuan organisasi ialah tentang penentuan-penentuan

jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen,

warkat, atau Records yang manakah yang harus warkat, atau Records yang manakah yang harus

dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

JADWAL RETENSI

1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records

2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan

KLASIFIKASI RECORDSKLASIFIKASI RECORDS

Records yang tidak penting (non esensial)Records yang tidak penting (non esensial)Records yang dapat dimanfaatkan Records yang dapat dimanfaatkan

(helpful)(helpful)Records yang penting (important)Records yang penting (important)Records yang sangat penting (vital)Records yang sangat penting (vital)


Pasal 2 UU Pasal 2 UU No.7/1971No.7/1971

Fungsi Fungsi ARSIPARSIP

ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.penyelenggaraan admisistrasi negara.

a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.pada suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.informasinya masih diperlukan.

c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATISARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiahpenelitian ilmiah

Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip”disebut proses “pemindahan arsip”

PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP

Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.digunakan.

DASAR PEMINDAHAN ARSIPDASAR PEMINDAHAN ARSIP

Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip)penyimpanan arsip (Unit Arsip)

DASAR PEMINDAHAN ARSIPDASAR PEMINDAHAN ARSIP

Tata Persuratan

Documents

Transcript of Tata Persuratan