TATA LAKSANA PERSURATANORGANISASI KEMAHASISWAAN

UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN

Menulis Surat Dinas(Surat Resmi)

Pengertian

Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuahinstansi/kantor/organisasi untukkeperluan dinas/resmi.

Surat dinas harus ditulis dengan bahasayang baku serta memperhatikan kaidahkebahasaan yang benar.

SYARAT DASAR MENULIS SURAT DINAS

Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan

Pengusaan bahasa (Bahasa Tulisan)

Penguasaan pikiran dan perasaan

Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulisdan pembaca)

Pengetahuan teknik korespondensi

Sistematika surat dinas

BENTUK SURAT DINAS/SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

1. Kop suratMEMUAT INFORMASI TENTANG

- NAMA LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI

- ALAMAT LENGKAP

- LOGO/LAMBANG (JIKA ADA)

CONTOH :

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PALING HEBAT

UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN

Jalan Amal Lama No. 1, Tarakan, Telepon No. xxxxxxxx

2. Tanggal surat

PADA BAGIAN INI TIDAK PERLU MENULISKAN NAMAKOTA KARENA DI BAGIAN KOP SURAT SUDAHTERTERA NAMA KOTA

CONTOH :

19 Nopember 2014

3. Nomor, Lampiran, Perihal

CONTOH :

Nomor : 01/BEM-F/XI/2014

Lampiran : Satu berkas

Perihal : Permohonan bantuan dana

Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor,

lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.

4. Alamat tujuan suratAturan penulisan alamat tujuan surat :

1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung

menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh

disingkat [Yth.]

2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika

yang dituju adalah nama jabatan seperti Rektor, Walikota,

Direktur, Kepala Desa, dsb.

3. Jika yang dituju adalah nama individu, maka boleh ditambahi

dengan kata sapaan ‘Bapak’ atau ‘Ibu’ atau ‘Saudara’

4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada

nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.

5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.

Contoh 1:

Yth. Bupati Nunukan

Jalan Pangeran Diponegoro

Nunukan

Contoh 2:

Yth. Ibu Dessy Ratnasari

Jalan Delima 10

Sukabumi

5. Salam pembuka

CONTOH :

Dengan hormat,

• Gunakan salam pembuka yang netral.• Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma

6. Isi surat

Contoh surat undangan :

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada

pembukaan seminar tahunan yang akan diselenggarakan pada,

Hari : Senin

Tanggal : 14 September 2009

Waktu : pukul 09.00 Wite

tempat : Gedung Pusat Kemahasiswaan

Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu kami mengucapkan terima

kasih.

• Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat• Isi surat bias berupa Undangan, Pemberitahuan, Permohonan Bantuan,

Permohonan Ijin, dsb• Secara umum isi surat dinas terdiri dari bagian pembukaan, bagian ini,

dan bagian penutup

7. Salam penutup

CONTOH :

Hormat kami,

• Gunakan salam penutup yang netral.• Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma

8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat

CONTOH :

Ketua,

ttd

Putra Gagah Perkasa

9. Tembusan

CONTOH :

Tembusan :

1. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Kampung Satu

2. Yth. Ketua Karang Taruna Kel Amal

Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu

mengetahui tentang isi surat tersebut.

Menyusun Proposal Kegiatan

Proposal

Asal Kata : (V)“Propose” yang berartimengusulkan dan Proposal (kata benda) berartiusulan

Jadi proposal berarti suatu rencana/usulan akansuatu proyek atau kegiatan

Penting: Waktu Pengajuan Proposal!!!(selambat-lambatnya : untuk kegiatan internal 2 minggu sebelum pelaksanaan

kegiatan; untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal 3 minggu sebelumpelaksanaan kegiatan)

Jenis Proposal

Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi – laba dan

kelayakan proyek)

Ada mapping kondisi

Ada Rencana Kerja

Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW

Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untukpendanaan proyek

Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan

Bersifat Tematis

Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha

Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan

Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

Isi proposal Kegiatan

Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H

Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harusdilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )

What : Apa jenis kegiatan dan temanya

Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggarakegiatan

When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan

Where : Tempat pelaksanaan kegiatan

How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentukkegiatan, bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalamkegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola (acara, dana, publikasi)

Format Proposal Kegiatan1. Halaman Sampul /Cover

2. Halaman Pengesahan

3. Latar Belakang

4. Tujuan Kegiatan

5. Nama dan Tema Kegiatan

6. Bentuk Kegiatan

7. Peserta

8. Penyelenggara

9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan

10. Susunan Acara

11. Susunan Panitia

12. Rencana Anggaran

13. Penutup

14. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Sampul/Judul/Cover

Berisi :

Nama/judul kegiatan

Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan

Penyelenggara yang bermaksud mengadakankegiatan

Halaman PengesahanBEM Universitas Mengetahui : Dosen Pendamping

BPM Universitas WR Kemahasiswaan

UKM

BEM Fakultas Mengetahui : Dekan/Wakil Dekan

Himpunan Mahasiswa Jurusan Mengetahui Ketua Jurusan

Catatan :Proposal yang ditujukan ke pihak luar UBT harus sepengahuan WR Kemahasiswaan

Latar Belakang

Secara umum esensi isi latar belakang adalahkesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya.

Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum kekhusus (general to spesific)

Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup

Prinsip “ Why”

Tujuan KegiatanMengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebutdirencanakan

Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan , atau kalau tujuan lebihdari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurangpenting

Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.

Prinsip “Why”

Bentuk KegiatanBuatlah uraian kegiatan yang relevan dengan tujuan kegiatan

Berisi tentang format kegiatan

Contoh : kegiatan/acara bakti sosial

Tema : misal: Give light a Chance!

Bentuk kegiatannya :

1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan

2. Kerja bakti di Panti Asuhan bersama anak – anak panti asuhan

3. Pembagian baju – baju dan alat2 tulis kepada anak-anak pantiasuhan

4. Lomba mewarnai gambar bersama anak-anak pantia asuhan

5. Dll

Prinsip” What”

Peserta/Sasaran

Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatanyang kita rencanakan

Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuaidengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan

Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan

Prinsip “ Who ”

Penyelenggara

Berisi keterangan siapa yang menjadipenyelenggara kegiatan.

Biasanya penyelenggara ini adalah suatuorganisasi atau komunitas yang hendakmelaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang)

Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atausekretariat yang dapat dihubungi

Prinsip” Who”

Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatanakan dilaksanakan

Prinsip Where dan When

Susunan Panitia

Isinya susunan panitia yang udah dibentuk

Tujuannya agar pihak-pihak yang menjadi tujuanproposal tahu dengan siapa merekaberhubungan/bekerja sama

Susunan yang umum : Penanggung Jawab

Panitia Pengarah (SC)

Panitia Pelaksana (OC) :Ketua, Bendahara, Sekretarisdan Seksi2

Prinsip “who”

Rencana Anggaran

Berisi rincian pemasukan (Cash In), pengeluaran (Cash Out), dan jumlah kekurangan dana

Dapat di-breakdown dengan merancang anggaran danamasing-masing seksi, atau menurut jenis pengeluaran, kemudian ditotal secara keseluruhan

Menggunakan sistem penyusunan anggaran yang sederhana tetapi rapi, jelas dan rinci

Pastikan anggaran bersifat realistic dan riil

Penutup

Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungankepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat.

Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahuiPenanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor

Ada format perjanjiannya

Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dansponsor partisipatif/Mitra

Biasanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :

Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable

Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stand, Spot Acara, pemasangan media promo dsb)

Urusan mudah dan tidak berbelit –belit

Panitia/Humas bisa meyakinkan pihak sponsor

Sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihaksponsor

Menyusun Laporan Kegiatan

Laporan

Asal Kata : (V)“Report” yang berarti dokumentertulis yang menginformasikan pelaksanaan danhasil dari suatu kegiatan/pelaksanaan tugas.

Intinya: penyampaian informasi tentangpelaksanaan dan hasil suatu kegiatan/pelaksanaantugas

*) Sebagai PTN : Wajib diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan bahanpemeriksaan SPI, Inspektorat, BPKP

Jenis Proposal

Proposal Proposal Proyek/Usaha: Untuk Rencana Proyek/Usaha (biasanya ada analisa rugi – laba dan

kelayakan proyek)

Ada mapping kondisi

Ada Rencana Kerja

Contoh: Proposal PKM, Proposal PMW

Diajukan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek atau untukpendanaan proyek

Proposal Kegiatan : Untuk rencana kegiatan

Bersifat Tematis

Tahapan pengerjaan tidak selama proposal proyek/usaha

Diajukan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan

Contoh : Proposal Acara Seminar, Proposal Bakti Sosial

Isi Laporan KegiatanSecara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H

Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harusdilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )

What : Apa jenis kegiatan dan temanya

Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggarakegiatan

When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan

Where : Tempat pelaksanaan kegiatan

How :

1. Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan

2. Berhubungan dengan bagaimana pelaksanaan dan hasilkegiatan, termasuk good practices dan bad practices

Format Laporan Kegiatan1. Halaman Sampul /Cover

2. Halaman Pengesahan

3. Latar Belakang

4. Tujuan Kegiatan

5. Nama dan Tema Kegiatan

6. Bentuk Kegiatan

7. Peserta

8. Penyelenggara

9. Jadwal dan Lokasi Kegiatan

10. Susunan Acara

11. Pelaksanaan dan Hasil Kegiatan

12. Implementasi Anggaran

13. Penutup