Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Universitas Kristen Indonesia Toraja

AgroSainT UKI Toraja Vol. IV No. 3 : 642 - 648

Agustus 2013 November 2013 642

Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik

Universitas Kristen Indonesia Toraja

Srivan Palelleng

ABSTRAK

Pengolahan data mahasiswa adalah salah satu kegiatan rutin di sebuah universitas yang sangat

penting. Pengolahan data tersebut antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai

Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil Studi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Sistem

Informasi Akademik di Universitas Kristen Indonesia (UKI) Toraja dari sistem yang masih manual ke sistem

yang berbasis database.

Beberapa kendala yang dialami UKI Toraja dalam pengolahan data mahasiswa adalah (1) Pencatatan

data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama untuk dapat

mengetahui data nilai. Program masih menggunakan Microsoft Excel (2)Proses perhitungan cukup memakan

waktu dan bila permintaan informasi cukup banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengawai

untuk memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek. (3) Sering terjadi kerangkapan data. (4)

Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai mahasiswa. (5) Pembuatan

laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama. (6) Sering

terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari Dosen hilang Sering terjadi kesalahan

pencatatan data mahasiswa, data nilai ujian mahasiswa.

Dalam penelitian ini akan dirancang suatu sistem informasi akademik berbasis database yang

Memudahkan dalam penginputkan mata kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana Studi, dan

pendistribusian kelas dari setiap mata kuliah. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen

menjadi satu kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasi yang

berguna bagi pengguna. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu

Hasil Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa. Dan mencegah

terjadinya kerangkapan data mahasiswa.

Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem yang siap diimplementasikan di UKI Toraja dalam

pengolahan data mahasiswa. Sistem ini dapat memberi keuntungan bagi penggunanya dari segi kemudahan

penggunaan sistem, kualitas informasi dan manfaat informasi yang dihasilkan sistem.

Kata kunci : Akademik, Informasi, Sistem, UKI Toraja

PENDAHULUAN

Dalam proses penyelenggaraan kegiatan

akademik, dituntut adanya suatu kecepatan dan

keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.

Pengolahan data tersebut antara lain berupa

pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi ,

Nilai Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil

Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai

adanya kendala kendala seperti keterlambatan

mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi,

sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil

mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi

pada bagian lain menjadi tidak sempurna.

Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan

lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu

Hasil Studi yang mengalami keterlambatan.

Sejalan dengan perubahan tersebut proses

belajar mengajar tidak sesuai dengan

apa yang diharapkan, selama ini menggunakan

cara manual dan belum memanfaatkan fungsi

komputer secara optimal, sehingga masih terdapat

kelemahan-kelemahan yang rnuncul. Untuk itu

penulis berkeinginan untuk membuat tulisan

dengan judul Rancang Bangun Sistem Infomasi Akademik pada Kristen Indonesia Toraja

Beberapa hal yang dimiliki teknologi

komputer sehingga masa depan sangat tergantung

kepadanya adalah : Kecepatan proses (kerja),

Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar

dan terjamin, Kemudahan pengaksesan dan

pengelolaan data.

Masalah yang ditemui di dalam

pengelolaan data kemahasiswaan di UKI Toraja

adalah :

1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang

relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai.

Program masih menggunakan Microsoft

Excel.

2. Proses perhitungan cukup memakan waktu dan bila permintaan informasi cukup banyak


643 Agustus 2013 November 2013

maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi

pengawai untuk memenuhinya dalam jangka

waktu yang relatif pendek.

3. Sering terjadi kerangkapan data. 4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data

yang diperlukan mengenai data nilai

mahasiswa.

5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan waktu

yang relatif lama.

6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari Dosen

hilang

7. Sering terjadi kesalahan pencatatan data mahasiswa, data nilai ujian mahasiswa

Mengingat luasnya cakupan dalam

pemanfaatan teknologi informasi dalam sistem

informasi akademik, maka dalam penelitian ini

penulis mambatasi pembahasan hanya pada Proses

Pengisian KRS, Absensi, Ujian, Pengolahan data

nilai, Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan

Transkrip Nilai dengan implementasinya dalam

prototipe.

Tujuan penelitian ini adalah :

1. Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan

komputer.

2. Memudahkan dalam penginputkan mata kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana

Studi, dan pendistribusian kelas dari setiap

mata kuliah.

3. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan

didalam database, sehingga dapat diolah dan

disajikan menjadi suatu infomasi yang

berguna bagi pengguna.

4. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil

Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih

cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

5. Mencegah terjadinya kerangkapan data mahasiswa.

Manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian

ini adalah:

1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya

2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat

3. Media penyimpanan lebih aman 4. Proses laporan lebih cepat 5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas

kerja para karyawan.

METODE PENELITIAN

Alat yang digunakan dalam penelitian ini

adalah komputer dengan spesifikasi secukupnya

untuk keperluan Web Server dan Client Server, dan

jaringan komputer. Sedangkan program-program

aplikasi yang digunakan dalam pengembangan

sistem adalah Apache Web Server, PHP, MySQL,

dan Delphi.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam

penelitian ini adalah:

1. Tahap pengumpulan data Tahap pengumpulan data dilakukan

dengan 2 cara yaitu melalui studi pustaka dan

wawancara. Data-data yang dikumpulkan

adalah data-data sistem yang sedang berjalan,

kekurangan dan kelebihan sistem yang sedang

digunakan, harapan untuk sistem yang baru.

2. Tahap Analisis Sistem Tahap analisis sistem meliputi analisis

sistem yang dikembangkan secara

keseluruhan dan analisis kebutuhan sistem

yang meliputi kebutuhan pengguna, masukan

dan keluaran sistem.

3. Tahap Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem meliputi

perancangan proses, perancangan database

dan perancangan interface.

Perancangan proses disajikan dalam

bentuk logical model berupa data flow

diagram dan flowchart untuk menggambarkan

urutan proses yang terjadi dalam sistem yang

akan dibangun dan aliran data dalam sistem.

Perancangan database digunakan untuk

menentukan struktur penyimpanan yang akan

digunakan untuk menyimpan data yang

diperlukan. Perancangan ini dilakukan dengan

melihat hasil dari analisis sistem yang telah

dilakukan sehingga bisa diketahui data apa

saja yang perlu disimpan. Perancangan

antarmuka sistem dilakukan dengan membuat

sketsa tampilan antarmuka sistem yang

berfungsi sebagai alat komunikasi antara

pengguna dan sistem.

4. Tahap Implementasi Setelah tahap pengembangan sistem dilakukan

selanjutnya adalah tahap implementasi dimana

pada tahap ini semua hasil analisis dan hasil

rancangan-rancangan pada tahap sebelumnya

kemudian diimplementasikan ke dalam bahasa

komputer dengan menggunakan MySQL dan

Bahasa Pemrograman Delphi

5. Tahap Testing Proses selanjutnya adalah tahap testing yang

dilakukan dengan mengujikan sistem kepada



pengguna yaitu pegawai biro akademik dan

administrasi kemahasiswaan di masing-

masing program studi dan fakultas.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Setelah sistem selesai dibangun menggunakan

Pemrograman Delphi dengan MySQL dan

selanjutnya dipasang pada komputer bagian BAAK

masing-masing program studi, maka dilakukan

pengujian. Hasil pengujian dapat dilihat pada

gambar di bawah ini:

1. Form Login

2. Form Setup Tahun Akademik dan Program Studi

3. Form Input Data Master - Form Program Studi (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari) - Form Dosen (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari) - Form Mata Kuliah (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari) - Form Mahasiswa (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari)



4. Form Aktifitas

- Form Input KRS - Form Distribusi Kelas - Form Absensi - Form Input Nilai



5. Laporan - Kartu Hasil Studi - Berita Acara - Kartu Semester - Transkrip Sementara - Laporan Mahasiswa Aktif



Hasil pengujian sistem adalah sistem sudah

berjalan dengan baik seperti yang diharapkan. Ini

terlihat dari hasil pengujian pada gambar diatas.

Semua fitur yang dibuat dapat digunakan seperti

yang diharapkan.

KESIMPULAN

Setelah sistem informasi dibuat dan diuji, dapat

diambil kesimpulan bahwa dengan menggunakan

sistem informasi akademik maka :

1. Keterlambatan proses belajar mengajar dapat diatasi dan hasil studi berbasiskan komputer.

2. Memudahkan dalam penginputkan mata kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana

Studi, dan pendistribusian kelas dari setiap

mata kuliah.

3. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan

didalam database, sehingga dapat diolah dan

disajikan menjadi suatu infomasi yang

berguna bagi pengguna.

4. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil

Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih

cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

5. Mencegah terjadinya kerangkapan data mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

Hoffer, A., Jeffrey, 2002, Presscott, B., Mary,

McFadden R., Fred. Modern Database Management, Pearson Education International, New Jersey.

Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem

Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:

Penerbit Andi

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kukuh, Setyo, Prakoso. 2005. Membangun E-

Learning dengan Moodle. Yogyakarta:

Penerbit Andi

Madcoms. 2005. Aplikasi Manajemen Database

Pendidikan Berbasis Web dengan PHP

dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi

Madcoms. 2005. Aplikasi Sistem Informasi

Sekolah dengan Visual Foxpro 9.0.

Yogyakarta: Penerbit Andi

Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi.

Yogyakarta: Penerbit Andi

Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Universitas Kristen Indonesia Toraja

Documents

Transcript of Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Universitas Kristen Indonesia Toraja