PT. SINAR SOSRO

34

BAB 3

ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT

3.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. SINAR SOSRO pada awalnya didirikan oleh Bapak Sosrodjojo, dan disebut

juga sebagai generasi ke-1 dengan lokasi pemasaran masih berkisar di daerah sekitar

Slawi dan Tegal - Jawa Tengah dan berdomisili di Kota Slawi. Kemudian bisnis yang

semakin berkembang ini diteruskan oleh beberapa putra dari Bapak Sosrodjojo, yang

disebut sebagai generasi ke-2 yaitu:

• Bapak Soemarsono Sosrodjojo alm.

• Bapak Soegiharto Sosrodjojo

• Bapak Soetjipto Sosrodjojo

• Bapak Surjanto Sosrodjojo

Pada generasi ke-2 inilah mulai merintis inovasi teh siap minum dengan

pendistribusian secara nasional dan berkantor di kawasan Cakung - Bekasi. (dahulu

bernama Ujung Menteng ). Pada era 90-an, bisnis keluarga SOSRO telah memasuki

generasi ke - 3 dengan pengembangan usaha minuman ke berbagai variasi cita rasa,

target segmen, benefit dan kemasan. Setelah itu, cakupan distribusi produknya telah

merambah ke kawasan internasional dan tetap menempati kantor usaha di wilayah

Cakung.

Dengan berkembangnya bisnis keluarga SOSRO ini, maka SOSRO memiliki

banyak anak perusahaan yang terbagi dalam beberapa jenis usaha yang memproduksi

berbagai macam variasi produk, seperti teh celup, teh bubuk, dan teh siap saji dalam

35

kemasan botol, tetra ataupun kaleng. Salah satu anak perusahaan yang memproduksi teh

siap saji dalam kemasan botol, tetra, ataupun kaleng bernama PT. SINAR SOSRO, yang

berpusat di Bekasi.

PT. SINAR SOSRO juga memiliki berbagai macam cabang dan wilayah

distribusi, seperti di Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali-Nusa

Tenggara, Sumatera-Batam, Kalimantan Timur, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan,

dan Sulawesi Utara. Selain itu wilayah distribusi PT. SINAR SOSRO juga meliputi

kawasan internasional, seperti State of Queensland, State of New South Wales, Brunei

Darussalam dan Vietnam.

Daerah penjualan produk teh botol Sosro juga mencakup berbagai macam

wilayah. Tidak hanya dijual pada masyarakat perkotaan, teh botol Sosro juga dijual pada

masyarakat pedesaan, karena masyarakat pedesaan juga memiliki budaya minum teh,

sehingga masyarakat pedesaan juga menyukai produk ini. Produk teh botol sosro ini

merupakan salah satu produk teh siap saji yang digemari oleh masyarakat pada

umumnya, karena produk ini praktis, harganya terjangkau, mudah didapat di outlet-

outlet manapun, dan tentunya memiliki rasa teh alami, yang sangat digemari oleh

masyarakat Indonesia.

PT. SINAR SOSRO, khususnya pada KPW Banten memiliki kurang lebih

seratus orang karyawan. PT. SINAR SOSRO merupakan perusahaan yang pertama kali

memproduksi teh siap saji dalam kemasan botol, sehingga memiliki pangsa pasar yang

besar dan omset penjualan yang tinggi. Hal ini dikarenakan banyak masyarakat

Indonesia menyukai rasa alami teh yang terkandung dalam teh botol Sosro, selain itu

merk teh botol Sosro itu sendiri sudah dikenal oleh masyarakat pada umumnya, sehingga

36

angka penjualannya pun tinggi dan mampu menyaingi perusahaan-perusahaan teh siap

saji lainnya.

Kegiatan yang dilakukan oleh PT. SINAR SOSRO tidak hanya mencakup pada

penjualan produk teh siap saji saja, tetapi juga melakukan kegiatan-kegiatan sosial,

seperti menjadi produk sponsor dalam acara bakti sosial yang diadakan oleh lembaga-

lembaga sosial di Indonesia. Tujuannya adalah agar dapat membantu masyarakat dan

sekaligus untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat pada produk Sosro ini.

37

3.2 Struktur Organisasi.

PT SINAR SOSRO KPW BANTEN

STRUKTUR ORGANISASI

Keterangan : • GM : General Manager • MSM : Marketing Support Manager • ASM : Area Sales Manager • PGAM : Personnel & General Affairs Manager. • AFM : Accounting and Finance Manager • Ass PSM : Assistant Perssonal Sales Manager • Dist Spt : Distribution Support • SS (IPES): Sales Supervisor (Ikatan Pedagang Eceran SOSRO). • SS: Sales Supervisor • M & S Spv : Maintanace and Service Supervisor. • PGA Spv : Personnel Affairs Supervisor. • Adm Spv : Administration Supervisor

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SINAR SOSRO Bagian Marketing dan Distribusi KPW Banten

Sekertaris

MSM ASM PGAM AFM

Ass. PSM

Unit Manager

Dist Spt SS ( IPES)

SS

M&S Spv

PGA Spv

Adm Spv

GM

38

Ruang lingkup penelitian yang kami lakukan adalah terbatas pada bagian marketing dan

distribusi, dimana pada gambar di atas ruang lingkup jabatan yang kami bahas dalam

penelitian kami digambarkan dengan garis putus-putus. Karyawan yang terdapat pada

bagian marketing dan distribusi antara lain ada sekitar 100 karyawan. Pada bagian

tersebut, akan diterapkan penggunaan knowledge repository, yang akan membantu

mereka dalam mendokumentasikan knowledge-knowledge yang mereka miliki.

Pendokumentasian knowledge yang dapat membantu bagian tersebut dapat

ditunjukan dalam beberapa hal, misalnya dengan adanya knowledge promosi, maka

dapat membantu bagian marketing dengan staff-staffnya dalam mencari dan

mendapatkan knowledge mengenai promosi-promosi seperti biaya promosi, rincian

promosi, hasil promosi dan lain-lain. Dengan adanya dokumentasi tentang knowledge

promosi tersebut, maka dapat membantu bagian marketing yang ingin melakukan

promosi pada masa yang akan datang. Dokumentasi-dokumentasi tersebut dapat menjadi

dokumen pendukung bagi mereka yang mencari informasi atau knowledge untuk

melakukan promosi selanjutnya.

3.3 Visi & Misi Perusahaan

PT. SINAR SOSRO KPW Banten memiliki beberapa visi dan misi yang menjadi

dasar bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya untuk dikemudian hari. Visi yang

ada mengambarkan bagaimana kondisi perusahaan yang ingin dicapai dikemudian hari.

Sedangkan untuk misi adalah tugas yang harus dilakukan untuk mencapai suatu kondisi

yang diinginkan oleh perusahaan, dalam rangka untuk mencapai visi dari perusahaan.

Dibawah ini akan dipaparkan visi dan misi dari PT. SINAR SOSRO KPW Banten yang

diterapkan pada saat sekarang ini.

39

Visi Menjadi perusahaan minuman yang dapat melepaskan rasa dahaga konsumen,

kapan saja, dimana saja, serta memberikan nilai tambah kepada semua pihak yang

terkait

Misi

1. Membangun merek Sosro sebagai merek teh alami, berkualitas dan unggul.

2. Melahirkan merek dan produk minuman baru, baik yang berbasis teh, maupun

non teh, dan menjadikannya pemimpin pasar dalam kategorinya masing-masing.

3. Membangun dan memimpin jaringan distribusi.

4. Menciptakan dan memelihara komitmen terhadap pertumbuhan jangka panjang,

baik dalam volume penjualan maupun penciptaan pelanggan.

5. Membangun sumber daya manusia dan melahirkan pemimpin yang sesuai

dengan nilai-nilai utama perusahaan.

6. Memberikan kepuasan kepada para pelanggan

7. Menyumbang devisa ke negara.

3.4 Analisis Lima Daya Porter.

3.4.1 Persaingan dalam Industri Minuman Teh Siap Saji.

Dalam industri minuman teh siap saji, terdapat banyak perusahaan sejenis yang

saling bersaing dalam memperebutkan pangsa pasar. Hal tersebut tentunya akan

membuat lingkungan persaingan menjadi sangat ketat. Mereka saling bersaing dari segi

cita rasa, kemasan dan harga.

Kondisi pangsa pasar industri minuman teh siap saji di Indonesia pada saat ini

tingkat persaingannya cukup tinggi. Banyak perusahaan minuman teh siap saji yang

40

saling bersaing untuk dapat menguasai pasar, namun sampai sekarang ini produk sosro

tetap menjadi market leader untuk industri minuman teh siap saji. Hal ini dikarenakan

adanya kepercayaan konsumen terhadap produk sosro, sehingga merk sosro banyak

dikenal oleh masyarakat umum.

Beberapa dimensi strategi yang membuat perusahaan-perusahaan dari industri

minuman teh siap saji dapat unggul adalah:

1. Adanya jalur distribusi yang luas, sehingga dapat memasarkan produk ke

berbagai daerah.

2. Aktivitas pada kegiatan promosi penjualan yang dilakukan dengan berbagai

kreatifitas, seperti iklan baik melalui media cetak maupun media elektronik,

program branding dengan menyemarakkan lokasi outlet menggunakan spanduk

dari produk yang bersangkutan.

3. Terdapatnya kualitas produk, baik dari segi rasa maupun kemasannya.

4. Penetapan harga yang ekonomis sehingga dapat dijangkau oleh seluruh

masyarakat.

5. Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas, sehingga secara tidak langsung

akan mempengaruhi kinerja dari perusahaan itu sendiri.

6. Pemenuhan kepuasan begi para pelanggan, antara lain dengan melakukan

penelitian pasar agar dapat mengetahui apa saja yang diinginkan oleh pelanggan,

mengetahui trend pasar.

Produk pesaing yang ada di pasaran saat sekarang ini seperti Fresh Tea (dari

cocacola company), Tehkita (dari pepsi cola). Perusahaan yang menghasilkan produk-

produk tersebut menggunakan berbagai macam strategi persaingan, seperti promosi

41

melalui iklan, baik di media cetak, maupun media elektronik, mengadakan consumer

promo, yakni pengadaan undian berhadiah kepada konsumen mereka.

Pasar dalam industri minuman teh siap saji ini cenderung bersifat persaingan

sempurna, karena banyak perusahaan minuman teh siap saji yang saling bersaing dengan

menawarkan produk sejenis kepada para konsumen.

Beberapa faktor yang menyebabkan ketatnya persaingan dalam industri sejenis

ini antara lain:

1. Jumlah perusahaan yang banyak dan saling bersaing untuk mendapatkan

pelanggan.

2. Banyaknya terdapat produk dan minuman siap saji lainnya dengan rasa yang

banyak macamnya, hal itu menyebabkan pelanggan tertarik untuk mencari dan

mencoba alternatif pengganti, sehingga perusahaan akan mengalami kesulitan

untuk mendapatkan pelanggannya.

3.4.2 Pendatang Baru / Pesaing Baru yang Potensial.

Pendatang baru atau pesaing baru yang masuk dalam industri minuman teh siap

saji ini cenderung sedikit, karena ketatnya persaingan antara perusahaan-perusahaan

sejenis yang ada. Oleh karena itu maka potensi pendatang baru atau pesaing baru dalam

industri minuman teh siap saji ini ada dan ancamannya kecil.

Beberapa hambatan bagi pendatang baru yang ingin masuk ke dalam industri

minuman teh siap saji adalah sebagai berikut:

1. Diperlukan modal usaha yang besar untuk memulai usaha.

2. Perijinan dari pemerintah yang tidak mudah dalam mendirikan usaha maupun

lokasi usaha.

42

3. Brand Awareness dari pelanggan terhadap perusahaan-perusahaan minuman teh,

seperti: Sosro (teh botol Sosro), Pepsi Cola (Fresh tea), Coca Cola Company

(Tehkita), yang membuat pelanggan sulit untuk berpindah ke minuman lain yang

tidak terlalu terkenal namanya.

3.4.3 Potensi Produk Pengganti.

Ancaman produk pengganti dalam industri minuman teh siap saji ini ada dan

cukup tinggi, dikarenakan pada saat sekarang ini dipasaran terdapat banyak jenis

minuman yang memiliki rasa dan jenis yang berbeda.

Beberapa produk minuman pengganti yang dapat menjadi ancaman adalah:

1. Minuman Air mineral, dimana pangsa pasar industri minuman air mineral di

Indonesia sangat besar. Hal ini dikarenakan anggapan dari konsumen, bahwa air

mineral itu lebih menyehatkan daripada minuman siap saji lainnya.

2. Minuman bersoda yang terdapat berbagai macam rasa seperti coca cola, Fanta,

Calpico Soda, dan lain sebagainya, dimana produk minuman ini mempunyai

pangsa pasar tersendiri. Hal ini dikarenakan produk-produk tersebut memiliki

rasa yang unik dan juga banyak digemari oleh masyarakat.

3. Ancaman produk pengganti lainnya berupa minuman sari buah atau jus seperti

nutrisari, buavita, dan lain sebagainya. Minuman tersebut juga banyak dinikmati

masyarakat karena memberikan kesegaran bagi yang meminumnya.

3.4.4 Kekuatan Tawar Menawar dari Pemasok.

Perusahaan-perusahaan penyedia minuman teh, biasanya memiliki perkebunan

teh sendiri untuk memenuhi keperluannya sendiri, akan tetapi terdapat bahan baku

dimana masih diambil dari perusahaan yang lain.

43

Sosro memiliki perkebunan teh, dimana perkebunan itu untuk mencukupi

kebutuhan bahan baku teh dalam proses produksinya. Sedangkan untuk bahan baku

lainnya seperti air, gula dan lain sebagainya, Sosro bekerja sama dengan perusahaan lain

untuk memenuhi kebutuhannya. Akan tetapi Sosro tidak hanya tergantung pada satu

pemasok saja, apabila kualitas dari bahan baku yang ada tidak bagus maka Sosro dapat

mengambil dari pemasok lainnya, yang lebih berkualitas. Dengan demikian dapat

disimpulkan bahwa kebutuhan tawar menawar dari pemasok relatif lemah.

3.4.5 Kekuatan Tawar Menawar dari Konsumen.

Kekuatan tawar menawar dari konsumen relatif tinggi. Hal tersebut dapat dilihat

dari banyaknya alternatif produk lain yang dapat dipilih oleh konsumen. Namun PT.

SINAR SOSRO terus melakukan inovasi dan kreatifitas dalam menghasilkan produk-

produk baru, sehingga konsumen tetap memilih produk-produk Sosro untuk dikonsumsi.

Keadaan lingkungan persaingan industri minuman teh siap saji dapat

digambarkan dengan model Lima Daya Porter seperti yang terlihat pada gambar 3.2

sebagai berikut :

44

Gambar 3.2 Lima Daya Porter PT. SINAR SOSRO

3.5 Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats).

3.5.1 Strengths (Kekuatan) :

1. SOSRO merupakan merk yang telah dikenal sebagai merk produk teh dalam

kemasan botol yang praktis dan siap saji.

2. Sumber daya manusia pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, khususnya pada

bagian marketing dan distribusi merupakan sumber daya manusia yang

berkualitas dan memegang teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh perusahaan.

3. Proses produksi yang menggunakan bahan baku alami, sehingga produk yang

dihasilkan adalah produk yang memiliki rasa teh yang alami dan tidak berbahaya

bagi kesehatan.

4. Jalur distribusi yang luas, sehingga produk-produk Sosro dapat menjangkau

masyarakat di seluruh pelosok Indonesia, dan beberapa negara luar.

Kekuatan Tawar Menawar dari Konsumen

Potensi Produk Pengganti

Kekuatan Tawar Menawar dari

Pemasok.

Persaingan Dalam Industri Penyediaan Jasa Solusi Bidang

Teknologi Informasi.

Pendatang Baru / Pesaing Baru yang Potensial.

kecil

besar kecil

besar

45

5. Terdapatnya inovasi-inovasi produk teh, sehingga memiliki berbagai macam

jenis produk teh, seperti berbagai macam rasa fruit tea dan tebs.

3.5.2 Weakness (Kelemahan) :

1. Pada umumnya perusahaan-perusahaan berskala besar, seperti PT. TOYOTA

ASTRA MOTOR dan Universitas Bina Nusantara, sudah memiliki fasilitas

penampungan knowledge perusahaan. Tidak demikian halnya dengan PT.

SINAR SOSRO, informasi-informasi dan knowledge yang dimiliki oleh PT.

SINAR SOSRO belum tersimpan dengan baik, sehingga sulit untuk digunakan

kembali.

2. PT. SINAR SOSRO KPW Banten, khususnya pada bagian marketing dan

distribusi tidak memiliki sikap yang tegas dalam mengatur wilayah operasional

distribusi para agen mereka. Hal ini menyebabkan terjadinya penyerobotan

wilayah dari masing-masing agen tersebut, sehingga timbul kerancuan mengenai

data pelanggan yang harus diserahkan agen tersebut kepada PT. SINAR SOSRO

KPW Banten.

3.5.3 Opportunities (Kesempatan) :

1. PT. SINAR SOSRO yang menghasilkan produk teh siap saji akan memiliki

peluang pangsa pasar yang lebih besar, karena adanya budaya minum teh yang

dimiliki oleh masyarakat Indonesia..

2. PT. SINAR SOSRO memiliki banyak relasi bisnis dengan perusahaan, LSM,

ataupun pemerintah. Hal ini dapat memberikan peluang yang besar uantuk

melakukan kerjsama dalam pengadaan event. Dan melalui kerjasama tersebut,

PT. SINAR SOSRO akan memeperoleh kesempatan yang lebih besar untuk

meningkatkan brand awarness..

46

3. Saat ini banyak masyarakat penggemar produk teh siap saji yang ingin mencoba

variasi rasa baru dari produk teh tersebut. Hal ini tentunya akan membuka

peluang yang lebih besar bagi Sosro dibandingkan dengan perusahaan minuman

teh siap saji lainnya, untuk melakukan inovasi produk dalam hal rasa. Dengan

demikian peluang pangsa pasar Sosro akan lebih besar dibandingkan dengan

perusahaan minuman siap saji lainnya.

3.5.4 Threats (Ancaman) :

1. Pengaruh kondisi perekonomian yang tidak stabil saat ini, dimana harga-harga

bahan baku di pasaran meningkat. Hal tersebut akan menjadi ancaman bagi PT.

SINAR SOSRO dimana daya beli masyarakat akan menurun, karena dengan

masyarakat akan cenderung lebih memilih untuk membeli produk lain yang lebih

berguna bagi kelangsungan hidup mereka, misalnya seperti sembako.

2. Adanya pesaing PT. SINAR SOSRO, seperti freshtea (dari cocacola company)

dan tehkita (dari pepsicola), yang merupakan pesaing utama bagi PT. SINAR

SOSRO. Disebut sebagai pesaing utama, karena produk-produk pesaing tersebut

sama-sama terbuat dari bahan baku daun teh yang berkualitas, dan memiliki jalur

distribusi yang luas juga.

Dibawah ini pada tabel 3.1 (Tabel IFAS) dan tabel 3.2 (Tabel EFAS), akan

dijelaskan secara lebih terperinci mengenai analisis SWOT pada PT. SINAR SOSRO

KPW Banten, terutama untuk bagian marketing dan distribusi

47

Table 3.1 Matriks Analisis SWOT

Internal

Eksternal

Strengths 1. Memiliki merk yang sudah dikenal oleh

masyarakat. 2. Penggunaan bahan baku alami 3. Jalur distribusi yang luas. 4. SDM yang berkualitas dan memegang

teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh perusahaan.

5. Inovasi produk teh.

Weakness 1. Informasi dan knowledege

belum tersimpan dengan baik.

2. Ketidaktegasan PT. SINAR SOSRO KPW Banten dalam menentukan wilayah operasional distribusi agen.

Opportunities 1. Budaya minum

teh masyarakat Indonesia

2. Tawaran kerjasama dari relasi bisnis.

3. Keinginan dari konsumen untuk mencoba rasa yang baru.

1. Meningkatkan inovasi-inovasi produk teh dan kemasan, sehingga memiliki variasi rasa teh yang digemari masyarakat.

2. Meningkatkan kerjasama dengan pihak luar, sehingga menjadikan produk SOSRO semakin dikenal oleh masyarakat.

3. Dengan menggunakan bahan baku alami, dapat membangun, memelihara dan memperkuat citra merk SOSRO sebagai produk teh alami, berkualitas dan unggul, sehingga menjadi produk pilihan bagi masyarakat Indonesia.

1. Memberikan aturan yang jelas tentang permasalahan hak kepemilikan pelanggan.

2. Mengembangkan sistem KM yang berguna untuk menampung job description, work flow, dan permasalahan, serta pendokumentasian terhadap event-event yang pernah dilakukan. Dan juga knowledge akan kebutuhan pelanggan.

Threats 1. Pesaing PT.

SINAR SOSRO.

2. Pengaruh kondisi perekonomian Indonesia saat ini.

1. Menciptakan inovasi terhadap produk yang dihasilkan dan kemasan, agar tetap unggul dalam bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis.

2. Dengan adanya jalur distribusi yang luas, dapat meningkatkan pelayanan distribusi kepada seluruh masyarakat, sehingga dapat lebih unggul dari pesaingnya.

3. Meningkatkan mutu dari SDM yang ada agar tidak kalah dengan para pesaingnya.

4. Meningkatkan strategi-strategi yang akan dipakai untuk mempromosikan produk SOSRO, agar dapat terus unggul dalam persaingan..

5. Meningkatkan penggunaan bahan baku alami dari negeri sendiri, sehingga harga produk bisa dikendalikan, karena tidak dipengaruhi oleh kurs dollar terhadap mata uang rupiah.

1. Menciptakan sistem KM untuk menampung informasi dan knowlegde yang ada, seperti data-data pesaing dan kondisi pasar.

2. Memberikan ketegasan dalam hal distribusi sehingga tidak semakin tertinggal dengan pesaingnya.

48

Tabel 3.2 IFAS

Faktor Bobot Rating Nilai

Memiliki merk yang sudah dikenal oleh

masyarakat.

S1 0.26 4 1.04

Penggunaan bahan baku alami, sehingga

menghasilkan rasa yang enak dan tidak

berbahaya untuk kesehatan.

S2 0.17 3 0.51

Jalur distribusi yang luas. S3 0.13 3 0.39

SDM yang berkualitas dan memegang

teguh nilai-nilai utama yang dimiliki oleh

perusahaan.

S4 0.10 2 0.20

Inovasi produk teh. S5 0.07 2 0.14

Total Kekuatan 0.73 2.28

Informasi dan knowledge tidak tersimpan

dengan baik.

W1 0.16 1 0.16

Ketidaktegasan PT. SINAR SOSRO KPW

Banten dalam menentukan wilayah

operasional distribusi agen..

W2 0.11 2 0.22

Total Kelemahan 0.27 0.38

Total IFAS 1.00 1.9

49

Tabel 3.3 EFAS

Faktor Bobot Rating Nilai

Budaya minum teh mayarakat Indonesia

yang menghasilkan pangsa pasar yang

tinggi.

O1 0.29 4 1.16

Adanya tawaran kerjasama. O2 0.16 2 0.32

Keinginan dari konsumen untuk mencoba

rasa yang baru.

O3 0.14 2 0.28

Total Kesempatan 0.59 1.76

Adanya pesaing PT. SINAR SOSRO. T1 0.22 1 0.29

Pengaruh kondisi perekonomian Indonesia

saat ini.

T2 0.19 2 0.24

Total Ancaman 0.41 0.69

Total EFAS 1.00 1.07

Gambar 3.3 Koordinat Matriks Analisis SWOT

S

O T

W

SO

50

3.6 Strategi Perusahaan.

Dari analisis yang dilakukan pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten dengan

mengunakan analisis Porter dan juga dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths,

Weakness, Opportunities, Threats), maka dapat diambil kesimpulan bahwa strategi yang

digunakan oleh perusahaan antara lain :

a. Membangun atau memelihara atau memperkuat citra merek SOSRO sebagai

produk dan merek teh yang alami, berkualitas dan unggul.

b. Meningkatkan pelayanan dan distribusi baik kualitas maupun kuantitas.

c. Proaktif menerima atau mendengarkan pendapat kebutuhan pelanggan dan

konsumen

d. Diversifikasi produk dan kemasan.

e. Membangun dan memelihara sumber daya manusia yang berkualitas.

f. Meningkatkan strategi-strategi yang dipakai untuk mempromosikan produk

SOSRO, selain itu juga meningkatkan kerjasama dengan berbagai pihak luar,

agar dapat terus unggul dalam persaingan dan produk sosro semakin dikenal

oleh konsumen.

51

3.7 Knowledge Goals

Dari strategi yang digunakan oleh perusahaan maka setidaknya dapat

mengambarkan apa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya pembangunan knowledge

repository pada perusahaan. Dibawah ini digambarkan hubungan antara strategi yang

ada dengan knowledge goals yang ingin dicapai.

Strategi perusahaan Knowledge Goals

1. Membangun atau memelihara atau

memperkuat citra merek SOSRO

sebagai produk dan merek teh

yang alami, berkualitas dan

unggul.

2. Meningkatkan pelayanan dan

distribusi baik kualitas maupun

kuantitas.

3. Proaktif menerima atau

mendengarkan pendapat

kebutuhan pelanggan dan

konsumen.

4. Diversifikasi Produk dan kemasan.

5. Membangun dan memelihara

sumber daya manusia yang

berkualitas.

6. Meningkatkan strategi-strategi

yang dilakukan untuk

mempromosikan produsk SOSRO,

agar dapat tetap unggul dalam

persaingan.

Normatif

1. Membangun budaya belajar dan

knowledge sharing diantara para

karyawan.

2. Membangun dan memelihara

budaya inovasi.

Strategic

3. Meningkatkan respon terhadap

konsumen..

4. Meningkatkan produktivitas.

Operational

5. Meningkatkan efisiensi cara kerja

karyawan dan proses bisnis

perusahaan.

6. Meningkatkan kualitas kinerja

karyawan.

7. Meningkatkan performance

karyawan.

Gambar 3.4

Pengelompokkan Strategi Perusahaan Yang Berhubungan Dengan Knowledge Goal

52

3.7.1 Normatif

1. Membangun budaya belajar dan sharing knowledge diantara para karyawan.

Dengan adanya kegiatan sharing knowledge, maka dapat membantu seluruh

karyawan yang bekerja pada PT. Sinar Sosro KPW Banten untuk bertukar

pendapat dan knowledge yang mereka miliki, dengan melakukan sharing

knowledge membuat masing-masing individu akan menjadi luas pengetahuan

dan wawasannya.. Dengan adanya sharing knowledge dapat juga menciptakan

budaya belajar, dimana karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten dapat

membiasakan dirinya untuk belajar dari setiap knowledge yang mereka peroleh

dari kegiatan sharing knowledge. Sharing knowledge dapat dilakukan oleh

seluruh karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, tidak terbatas pada divisi-divisi

tertentu saja.

2. Membangun dan memelihara budaya inovasi. Dengan semakin luasnya

pengetahuan dan wawasan yang dimiliki oleh karyawan, maka akan memacu

daya inovasi, kreativitas, serta motivasi untuk bertindak. Hal itu dapat dilakukan

dengan meningkatkan kemampuan inovasi dan kreativitas para karyawan.

Misalnya budaya inovasi pada karyawan bagian marketing, dimana mereka dapat

memiliki kreativitas dan motivasi untuk menciptakan inovasi dalam hal

memasarkan produk-produk sosro. Inovasi dalam hal pemasaran dapat

ditemukan ketika mereka mengadakan promosi terhadap produk-produk sosro.

Dalam jangka watu tertentu, mereka dapat menciptakan strategi-strategi promosi

yang baru, yang dapat menarik perhatian konsumen, sehingga produk mereka

semakin digemari dan dikenal oleh masyarakat. Dengan adanya pembangunan

knowledge repository, maka knowledge mengenai inovasi-inovasi tersebut dapat

53

didokumentasikan dan ditampung dalam sebuah database, agar dapat diakses

dengan mudah oleh karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, khusunya devisi

marketing. Hal tersebut secara tidak langsung, dapat meningkatkan kualitas

karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten, khususnya devisi marketing, dalam hal

pemasaran produk sosro kepada konsumen.

3.7.2 Strategic

1. Meningkatkan respon terhadap konsumen. Dengan cara proaktif menerima atau

mendengarkan pendapat kebutuhan pelanggan dan konsumen. Dengan demikian

perusahaan dapat mengetahui seberapa besar kepuasan pelanggan terhadap

pelayanan, kebutuhan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan, maupun trend

yang ada di pasaran. Selain itu juga perusahaan akan memiliki banyak cara untuk

menanggapi dan melayani seluruh kebutuhan pelanggan. Jadi dengan adanya

knowledge repository, maka hal-hal tersebut seperti kepuasan dan kebutuhan

pelanggan maupun trend pasar dapat ditampung kedalam suatu sistem dimana

data-data tersebut dapat dilihat oleh karyawan maupun manajer untuk

mengetahui apa yang diinginkan oleh pelanggan. Sehingga dengan demikian

perusahaan dapat meningkatkan pelayanan terhadap konsumen karena

mengetahui apa yang diinginkan oleh konsumen.

2. Meningkatkan produktivitas. Dengan adanya knowledge repository maka ruang

lingkup kerja dari suatu karyawan akan jelas. Karyawan tersebut dapat

mengetahui secara jelas mengenai tanggung jawab dan wewenang mereka dan

juga dapat mengetahui KPI mereka. Dengan semakin jelas hal-hal apa saja yang

harus dilakukan oleh karyawan, maka akan semakin meningkatkan produktifitas

kerja karyawan, dan secara tidak langsung meningkatkan produktifitas dari

54

perusahaan. Dengan meningkatnya produktifitas perusahaan maka keuntungan

dari perusahaan akan semakin banyak. Produktivitas perusahaan dapat meningkat

apabila adanya inovasi yang dilakukan oleh perusahaan dan proaktif menerima

atau mendengarkan kebutuhan pelanggan.

3.7.3 Operational

1. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses bisnis suatu perusahaan. Hal itu

dapat dilakukan dengan cara mendokumentasikan job description dan work flow

yang ada. Dengan adanya knolwedge repository, maka job description dari setiap

karyawan akan dapat dengan mudah diketahui. Misalkan pada bagian sales and

distribution PT. Sinar Sosro KPW Banten, seorang karyawan dalam melakukan

pekerjaanya pasti memiliki tugas-tugas pokok apa saja yang harus dilakukan,

tanggung jawab, dan wewenang. Dan semuanya itu sudah ditentukan oleh

Perusahaan. Dengan adanya knowledge repository, seorang karyawan apabila

belum mengetahui tugas-tugasnya ataupun lupa, maka dapat dengan mudah

melihat tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan, tanggung jawab dan

wewenangnya tanpa harus susah-susah bertanya kepada bagian HRD.

Pembangunan knowledge repository yang ada, juga akan mendokumentasikan

proses bisnis dari suatu perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi

dalam proses bisnis yang dilakukan. Misalkan pada bagian sales and distribution

PT. Sinar Sosro KPW Banten, setiap karyawan memiliki tugas masing-masing.

Dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan seorang karyawan pasti harus

melalukan sesuatu hal, baik itu mengeluarkan dokumen maupun berbicara

dengan devisi-devisi lain. Dan dengan mendokumentasikan proses bisnis dari

suatu perusahaan maka karyawan tidak perlu bingung dalam melakukan

55

perkerjaanya karena sudah mengetahui apa saja yang harus dilakukan. Sehingga

dengan mengetahui apa saja yang harus dilakukan, maka akan meningkatkan

efisiensi kerja dari seorang karyawan.

2. Meningkatkan kualitas kinerja karyawan. Dengan adanya pemabangunan

knowledge repository, maka segala macam knowledge khususnya knowledge

tentang bagaimana karyawan PT. Sinar Sosro KPW Banten memberikan

pelayanan yang baik kepada konsumen, hal-hal tersebut dapat didokumentasikan

dan ditampung dalam sebuah aplikasi. Knowledge-knowledge tersebut dapat

dibagikan kepada karyawan-karyawan yang lain, sehingga secara tidak langsung

dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan.

3. Meningkatkan performance karyawan. Dengan adanya sistem knowledge

management maka seorang karyawan dapat mengetahui KPI dari pekerjaan yang

mereka lakukan. Dengan mengetahui KPI maka seorang karyawan mengetahui

apa saja yang harus dicapai, dengan demikian maka setidaknya karyawan akan

mencoba mengikuti apa yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

3.8 Analisis Knowledge Perusahaan

Knowledge perusahaan yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, dibagi

menjadi dua macam kategori, yaitu: struktural knowledge dan functional knowledge.

Sedangkan didalam masing-masing kategori tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu

tacit knowledge dan explicit knowledge. Dibawah ini akan dipaparkan analisis terhadap

knowledge apa saja yang terdapat pada perusahaan.

56

3.8.1 Structural Knowledge

Structural knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing

dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang dimiliki oleh karyawan PT.

SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berdasarkan struktur

organisasi pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten.

Structural knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing

dan distribusi dibedakan ke dalam dua kategori utama, yakni :

a. Tacit knowledge

Tacit knowledge secara struktural yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW

Banten bagian marketing dan distribusi berupa knowledge-knowledge yang

didapatkan oleh karyawan berdasarkan posisi atau jabatan karyawan tersebut di

perusahaan, namun knowledge tersebut masih dalam bentuk lisan, belum tercatat

dalam sebuah dokumentasi.

Tacit knowledge secara struktural yang ada pada pada PT. SINAR SOSRO KPW

Banten khususnya bagian marketing dan distribusi dapat ditemukan pada :

1. Knowledge berupa pemberitahuan strategi dalam menghadapi permasalahan,

yang diperoleh oleh masing-masing karyawan ketika mereka menghadapi

suatu permasalahan.

Knowledge tersebut diberikan oleh atasan (seperti unit manager) kepada

bawahannya (seperti sales) ketika terjadi suatu permasalahan, misalnya

ketika angka penjualan di sebuah outlet menurun.

2. Pemberitahuan strategi promosi dalam menghadapi persaingan dengan

produk-produk pesaing.

57

Strategi promosi tersebut diperoleh staff marketing dari atasan mereka

masing-masing (seperti unit manager). Stratetgi promosi yang diberitahukan

kepada staff marketing oleh atasannya biasanya bertujuan sebagai panduan

dalam membuat kegiatan promosi. Dengan memperoleh strategi tersebut,

maka akan menjadi sebuah knowledge bagi satff marketing dalam

meningkatkan performance dan kualitas kinerja mereka agar tetap unggul

dalam menghadapi persaingan dengan produk-produk pesaing Sosro.

Knowledge-knowledge tersebut diberikan secara lisan dari atasan (seperti unit

manager) kepada masing-masing bawahannya (seperti staff marketing atau

sales), dengan demikian knowledge tersebut dapat dikelompokkan sebagai

tacit knowledge secara struktural.

b. Explicit Knowledge

Explicit knowledge secara struktural pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten

merupakan knowledge-knowledge yang diperoleh karyawan berdasarkan pada

posisi atau jabatan mereka dalam perusahaan, dimana knowledge-knowledge

tersebut sudah tercatat dalam sebuah dokumentasi. Hal ini dapat ditemukan pada

1. Proses Bisnis pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan

distribusi.

Proses bisnis yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian

marketing dan distribusi, antara lain:

58

a) Proses Pendistribusian dan Penjualan Produk

Gambar 3.5 Proses Pendistribusian dan Penjualan Produk

Sebelum melakukan distribusi dan penjualan produk, bagian sales and

distribution dari KPW Banten membuat rencana kunjugan salesman

dimana dibuat berdasarkan table routing, target harian dan order

pelanggan. Selanjutnya dari proses pembuatan rencana kunjungan

salesman tersebut akan keluar RRK (Rencana dan Realisasi Kunjungan).

Setelah menerima RRK maka sales akan melakukan kunjungan rutin ke

outlet-outlet yang ada lalu akan order pelanggan, target harian dan table

routing. Setelah menerima order pelanggan, bagian distribution and sales

KPW Banten melakukan permintaan produk kepada pabrik. Setelah

barang diterima maka proses selanjutnya adalah pengirman produk

KPW Banten Dept. Sales and dist

Penyerahan RRK

Perintah untuk mengirim produk

Serah terima barang

-Faktur Penjualan -Faktur Pajak -Tanda Terima Titipan Kemasan

Outlet

Pabrikan

-Faktur Penjualan -Faktur Pajak -Tanda Terima Titipan

Penyerahan laporan

Permintaan produk

Pengiriman Produk

- Table Routing - Order Pelanggan - Target Harian

Laporan kunjungan

Sales

59

kepada outlet, yang akan dilakukan oleh sales. Dalam melakukan

pengiriman, sales membawa faktur penjualan, faktur pajak, dan tanda

terima titipan kemasan, yang akan diberikan kepada outlet sebagai bukti

serah terima barang. Setelah selesai, faktur penjualan pajak dan tanda

terima titipan kemasan akan diberikan ke bagian sales and distribution

KPW Banten, dimana bagian sales and distribution akan membuat

penerimaan dokumen dan melakukan pelaporan yang akan menghasilkan

dokumen Rencana Realisasi Kunjungan, Data Pengambilan Pelanggan,

Laporan Aktivitas Kerja Salesman, yang akan dicatat ke dalam file

catatan administrasi.

b) Proses Pelanggan Baru dan ID Customer

Gambar 3.6 Proses Pelanggan Baru dan ID Customer

KPW Banten departemen sales and distribution menyerahkan RRK

(Rencana Realisasi Kunjungan) kepada sales untuk melakukan kunjungan

rutin ke outlet-outlet yang ada. Ketika sales tersebut melakukan

kunjungan rutin, mereka dapat menawarkan kerjasama kepada calon

KPW Banten Dept. Sales and dist

Penyerahan RRK

Persetujuan Pelanggan Baru

Penawaran kerjasama Calon Outlet

- Surat Permohonan Master Pelanggan

- Faktur Pajak Sederhana

- Faktur Pajak Standar

Pengajuan Permohonan Pelanggan

Penempelan ID Card Customer

Penawaran disetujui

Outlet Baru

Sales

60

outlet baru untuk menjadi oulet Sosro. Jika si calon outlet menyetujui

tawaran kerjasama tersebut, maka sales akan mengajukan permohonan

pelanggan kepada KPW Banten dengan turut melampirkan surat

permohonan master pelanggan, faktur pajak sederhana, faktur pajak

standar, kemudian KPW Banten akan memproses pengajuan permohonan

pelanggan baru tersebut dan menganalisa pelanggan baru, dan jika

memenuhi syarat, akan dilanjutkan dengan proses pembuatan ID

Customer. Jika ID card custosmer sudah selesai diproses, maka KPW

Banten akan memberitahukan kepada sales bahwa pelanggan baru yang

ia ajukan tersebut sudah disetujui, dan ID card customer tersebut akan

diberikan kepada sales untuk kemudian diserahkan kepada outlet baru.

c) Proses Penanganan Retur Produk

Gambar 3.7 Proses Penanganan Retur Produk

Gudang

Sales

Pemberian Retur Produk

KPW Banten Dept. Dist & Logistic

Penyerahan Retur Produk

Gudang

Penyimpanan Retur Produk

- Bukti Retur Pelanggan

- Surat Izin Masuk Barang

Pabrikan Tempat Pemusnahan

Pemusnahan selesai

- Bukti Penerimaan Barang - Berita Acara Pemusnahan - Foto Dokumen - Surat Persetujuan

Pemusnahan Produk Retur Surat Ajuan Pemusnahan

Pengiriman Produk Retur

Surat Jalan

Bukti Terima Barang

Tanda Terima Produk BS

61

Dalam proses penanganan retur produk, outlet akan menyerahkan produk

retur kepada sales, dan sales akan memberikannnya kepada KPW Banten

departemen distribution and logistic dengan melampirkan Bukti Retur

Pelanggan. Kemudian KPW Banten departemen distribution and logistic

akan menyimpan produk retur di gudang, dengan ikut melampirkan Bukti

Retur Pelanggan dan Surat Izin Masuk Barang. Produk retur yag

disimpan di gudang, akan dikelompokkan ke dalam dua hal, yakni

pemusnahan produk retur dan pengiriman produk retur ke pabrikan. Jika

produk retur akan dimusnahkan, maka bagian gudang akan mengajukan

surat ajuan pemusnahan ke departemen logistic, jika disetujui maka

pemusnahan produk retur akan dilakukan. Setelah selesai, maka bagian

gudang akan menerima beberapa dokumen, yakni Bukti Penerimaan

Barang, Berita Acara Pemusnahan, foto dokumen, dan surat persetujuan.

Jika produk retur tersebut akan dikirim kembali ke pabrikan, maka

bagian gudang akan mengirim produk retur ke pabrikan dengan

melampirkan surat jalan. Dan jika pabrikan telah menerima produk retur,

maka pabrikan akan mengirimkan Tanda Terima Produk BS. Produk BS

merupakan produk yang tidak standar. Setelah selesai melakukan

pengiriman produk retur dan pemusnahan produk retur, maka laporan-

laporan tersebut akan didokumentasikan.

62

d) Proses Pelaksanaan Promosi

Gambar 3.8 Proses Pelaksanaan Promosi

Pelaksanaan promosi untuk produk Sosro dilaksanakan dalam beberapa

cara, antara lain :

1) Promosi langsung melalui outlet-outlet yang ada, yakni berupa

program branding (penyemarakkan outlet dengan cara menghias

outlet atau pemasangan spanduk), pemberian bonus produk kepada

outlet yang membeli produk Sosro dalam batasan tertentu, program

proteksi outlet retail melalui pembentukan IPES (Ikatan Pedagang

Eceran Sosro), dimana IPES ini akan membuat outlet akan tetap loyal

terhadap produk Sosro dan tidak mudah dipengaruhi oleh produk-

produk pesaing.

2) Promosi iklan baik melalui media cetak ataupun media eletronik

3) Promosi yang dilakukan melalui kerjasama yang dilakukan dengan

organisasi-organisasi yang menyelenggarakan event-event tertentu.

KPW Banten Dept. Marketing Support

Pelaksanaan Program

Outlet

- Surat Ajuan - Form Pengajuan Alokasi

Anggaran - Surat Permintaan Barang

(Alat Bantu jual/material promo/produk)

Pengajuan Program Promosi

Kerjasama melalui Event

Organisasi Penyelenggara Event

Staf Marketing Media Elektronik/ Cetak

Promosi iklan

Pengadaan promosi

63

Langkah awal dalam kegiatan promosi ini dimulai dengan pengajuan

promosi yang dilakukan oleh staf marketing kepada KPW Banten

Departemen Marketing Support, dimana staf marketing akan

mengikutsertakan form pengajuan alokasi anggaran dan surat

permintaan barang. Jika disetujui, maka program promosi akan

dilaksanakan. Program-program promosi tersebut akan dikontrol dan

dievaluasi oleh departemen marketing support dalam jangka waktu

yang telah ditentukan.

2. Deskripsi Kerja (Tanggunjawab dan Wewenang)

a. Area Sales Manager.

1) Sasaran dan fungsi pokok jabatan.

Terlaksananya kegiatan Distribusi dan Penjualan di Area Operasi

yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien & konsisten,

dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan.

2) Tugas-tugas pokok.

i. Bertanggung jawab dan menjamin terselenggaranya kegiatan

Distribusi dan Penjualan di Area Operasi yang menjadi tanggung

jawabnya.

ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di Area

Operasi yang menjadi tanggung jawabnya.

3) Rincian Tugas.

i. Memeriksa program-program yang direncanakan oleh Unit

Manager dan Sub Unit Manager.

ii. Menentukan pola operasi distribusi penjualan Unit dan Sub Unit..

64

iii. Mengkoordinir aktivitas Unit Manager dan Sub Unit Manager.

iv. Melakukan kontrol semua aktivitas di Unit dan Sub Unit di

areanya.

v. Memeriksa Laporan atau Sispro Unit Manager dan Sub Unit

Manager.

vi. Memberikan motivasi dan pelatihan kepada Unit Manager dan

Sub Unit Manager.

vii. Membuat Laporan atau Sispro ASM (Area Sales Manager) dan

analisanya.

viii. Menyusun sistem perhitungan incentive Salesman , Supervisor,

Unit Manager & Sub Unit Manager.

ix. Melakukan kontrol pasar dan kunjungan ke pelanggan.

x. Membreak down target penjualan Unit dan Sub unit.

xi. Mengotorisasi pengajuan anggaran Unit dan Sub Unit.

xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas

kerjanya.

xiii. Peduli atas lingkungan kerja.

xiv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

4) Wewenang.

i. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas

kewenangannya.

ii. Mempromosikan, memberhentikan, memutasikan dan demosi

karyawan (Salesman & Staf Adm.).

65

iii. Mengusulkan untuk promosi, PHK, mutasi dan demosi karyawan

(Sales Supervisor, Unit Manager dan Sub Unit Manager).

b. Marketing Support Manager.


Terlaksananya kegiatan Marketing dan pemasaran di Area Operasi

yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien & konsisten,

dalam rangka menarik pelanggan.


i. Bertanggung jawab dan menjamin terselenggaranya kegiatan

marketing dan pemasaran di Area Operasi yang menjadi tanggung

jawabnya.

ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di Area

Operasi yang menjadi tanggung jawabnya.

3) Rincian Tugas.

i. Memeriksa program-program yang direncanakan oleh assistant

personal sales manager..

ii. Menentukan kegiatan promosi yang akan dilakukan.

iii. Mengkoordinir aktivitas distribution support dan sales

supervisor(IPES).

iv. Melakukan kontrol semua aktivitas promosi di area opersai yang

menjadi tanggungjawabnya.

v. Memeriksa Laporan assisstant perssonal sales manager dan

distribution support..

66

vi. Memberikan motivasi dan pelatihan kepada assistant perssonal

sales manager.

vii. Membuat Laporan atau Sispro MSM (Marketing Support

Manager) dan analisanya.

viii. Menyusun sistem perhitungan incentive Supervisor, assistant

perssonal sales manager dan distribution support.

ix. Melakukan kontrol pasar dan kunjungan ke pelanggan.

x. Membreak down target penjualan Unit dan Sub unit.

xi. Mengotorisasi pengajuan anggaran promosi.

xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas

kerjanya.

xiii. Peduli atas lingkungan kerja.

xiv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

4) Wewenang.

i. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas

kewenangannya.

ii. Mempromosikan, memberhentikan, memutasikan dan demosi

karyawan

iii. Mengusulkan untuk promosi, PHK, mutasi dan demosi karyawan.

c. Unit Manager.


Terlaksananya kegiatan distribusi, penjualan dan keuangan di unit/sub

unit operasi yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif, efisien

& konsisten, dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan.

67


i. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan distribusi dan

penjualan serta keuangan di unit/sub unit operasi.

ii. Bertanggung jawab terhadap aset perusahaan yang ada di unit/sub

unit operasi.

iii. Bertanggung jawab untuk mengelola wilayah operasi unit/sub

unit.

3) Rincian Tugas.

i. Membuat perencanaan program - program operasi unit/sub unit.

ii. Menyusun pola operasi.

iii. Melakukan koordinasi rutin dengan Sales Supervisor dan Asisten

Kepala Administrasi.

iv. Kontrol terhadap semua aktivitas yang dilakukan unit/sub unit.

v. Memeriksa laporan administrasi dan Sispro Sales

Supervisor/Salesman.

vi. Mengusulkan penyesuaian pendapatan dan sistem incentive

karyawan unit/sub unit.

vii. Membuat laporan atau Sispro Unit Manager/sub unit manager dan

analisanya.

viii. Mengotorisasi bukti pengeluaran uang yang ada di unit/sub unit.

ix. Mengotorisasi pengajuan anggaran unit/sub unit.

x. Melakukan kontrol pasar atau kunjungan ke pelanggan.

xi. Memberikan pelatihan kepada Sales Supervisor dan Salesman.

xii. Memberikan motivasi kepada team unit/sub unit.

68

xiii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas

distribusi dan penjualan.

xiv. Peduli atas lingkungan kerja.

xv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

xvi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas

kerjanya.

4) Wewenang.

i. Mengontrol pengeluaran Bank Current Unit/Sub Unit.

ii. Memutuskan untuk memberikan kredit sesuai dengan batas

kewenangannya.

iii. Mempromosikan, memberhentikan dan memutasikan karyawan

(Salesman dan Staf Administrasi).

d. Assistant Perssonal Sales Manager.


i. Terlaksananya sistem & prosedur serta program kerja yang

mendukung pengembangan organisasi, peningkatan kualitas sales

& motivasi sales secara efektif dan efisien, dalam rangka

memenuhi kepuasan pelanggan.

ii. Terciptanya hubungan Industrial di lingkungan perusahaan secara

baik, sehat & saling menguntungkan.


i. Mengkoordinir pelaksanaan Man Power Planning dan

Pengembangan sales.

ii. Melakukan Koordinasi dan Report Struktural.

69

iii. Mengkoordinir dan Mengontrol setiap tugas dan tanggung jawab

sales.

iv. Bertanggung Jawab terhadap hubungan Industrial.

3) Rincian Tugas.

i. Bertanggung jawab atas terselenggaranya penilaian prestasi sales

disetiap wilayah.

ii. Sebagai trainer bagi karyawan baru dalam pemberian

inforamsi mengenai Company Profile dan Peraturan Perusahaan

yang berlaku.

iii. Membantu memberikan support kepada sales melalui Pembinaan

& Pelatihan sales.

iv. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan rekreasi dan olahraga

bagi sales.

v. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pengadaan

pakaian seragam sales dan natura setiap tahun.

vi. Mengkoordinir tugas-tugas sales di pusat dan di unit.

vii. Merencanakan dan membuat jadwal rapat koordinasi sales.

viii. Menangani dan menyelesaikan berbagai permasalahan

perselisihan sales yang terjadi.

ix. Melakukan konselling terhadap keluh kesah sales (baik yang

bermasalah maupun tidak).

x. Bertanggung jawab terhadap proses penyusunan dan pelaksanaan

Peraturan Perusahaan.

xi. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

70

xii. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas

kerjanya.

xiii. Peduli atas lingkungan kerjanya.

4) Wewenang.

i. Mengeluarkan surat teguran bagi sales yang indisipliner.

ii. Memberikan saran bagi pengajuan penyesuaian gaji sales.

iii. Mengeluarkan Surat Keputusan dan Perjanjian sales.

iv. Memberikan saran kepada user untuk Sumber Daya Manusia

yang diterima.

e. Sales Supervisor.


Terlaksananya kegiatan dan kontrol operasional penjualan sesuai

secara efektif, efisien dan konsisten, dalam rangka memenuhi

kepuasan pelanggan.


i. Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional didalam

teamnya.

ii. Peningkatan penjualan & pemeliharaan pelanggan.

3) Rincian Tugas.

i. Merencanakan Unjuk Hasil Team/Rencana Break Down Target.

ii. Melakukan supervisi terhadap teamnya melalui SISPRO

Penjualan.

iii. Memanage organisasi team agar tercipta suasana harmonis.

71

iv. Mengkoordinasikan hasil/temuan lapangan kepada atasan

langsung.

v. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

vi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas

kerjanya.

vii. Peduli atas lingkungan kerjanya.

4) Wewenang.

Memutuskan hal-hal yang menjadi batas kewenangannya.

f. Distribution Support.


Terlaksananya Sistem & Prosedur distribusi serta kebijakan

perusahaan secara baik & konsisten di Unit/Sub Unit, dalam rangka

memenuhi kepuasan pelanggan.


Melakukan pembinaan, kontrol & evaluasi atas pelaksanaan Sistem &

Prosedur distribusi dan Kebijakan Perusahaan di Unit/Sub Unit.

3) Rincian Tugas.

i. Melakukan kontrol terhadap kegiatan distribusi yang terjadi di

Unit/Sub Unit.

ii. Sebagai mediator dari Unit/Sub Unit ke Branch Office dan

sebaliknya.

iii. Meningkatkan kegiatan distribusi baik itu di ubut/sub unit..

iv. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya .

72

v. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktifitas

kerjanya.

vi. Peduli atas lingkungan kerjanya.

4) Wewenang


g. Sales Supervisor (Ikatan Pedagang Eceran SOSRO).


Terlaksananya kegiatan dan kontrol operasional penjualan sesuai

secara efektif, efisien dan konsisten, dalam rangka memenuhi

kepuasan pedagang eceran.


i. Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional didalam

teamnya.

ii. Peningkatan penjualan & pemeliharaan pedagang eceran

3) Rincian Tugas.

i. Merencanakan Unjuk Hasil Team/Rencana Break Down Target.

ii. Melakukan supervisi terhadap teamnya melalui SISPRO

Penjualan.

iii. Memanage organisasi team agar tercipta suasana harmonis.

iv. Mengkoordinasikan hasil/temuan lapangan kepada atasan

langsung.

v. Senantiasa meningkatkan kemampuan diri dan teamnya.

vi. Melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan aktivitas

kerjanya.

73

vii. Peduli atas lingkungan kerjanya.

4) Wewenang.


3. Pemberitahuan KPI (Key Performance Indicator)

KPI masing-masing karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten khususnya

bagian marketing dan distribusi diberitahuan atau disampaikan melalui

sebuah dokumentasi. Dan KPI tersebut dibagikan kepada masing-masing

karyawan menurut jabatan atau posisi mereka di dalam perusahaan.

3.8.2 Functional Knowledge

Functional knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing

dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang dimiliki oleh karyawan PT.

SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berdasarkan fungsi dan

peranan karyawan pada kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh PT. SINAR SOSRO

KPW Banten bagian marketing dan distribusi.

Functional knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing

dan distribusi dibedakan ke dalam dua kategori utama, yakni :

a. Tacit Knowledge

Tacit Knowledge secara functional pada PT. SINAR SOSRO KPW

Banten bagian marketing dan distribusi merupakan knowledge-knowledge yang

didapatkan oleh karyawan secara lisan dan berdasarkan pada fungsi dan peranan

mereka dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh perusahaan. Tacit

Knowledge yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing

dan distribusi berupa:

74

1. Knowledge yang diperoleh dalam program-program promosi yang diadakan

oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi.

Knowledge promosi yang ada pada fuctional ini lebih berupa pengalaman

dari karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten. Knowledge ini dapat

ditemukan ketika PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan

distribusi melakukan strategi promosi pada outlet street market, yakni berupa

program branding. Dalam program branding tersebut, karayawan dibekali

dengan knowledge tentang bagaimana melakukan promosi kepada konsumen

di outlet-outlet teh botol Sosro. Knowledge-nya dapat berupa bagaimana

menyemarakkan lokasi outlet dengan spanduk-spanduk yang disediakan oleh

PT. SINAR SOSRO untuk outlet-outlet yang bersangkutan. Selain dengan

spanduk, outlet-outlet juga dapat dibuat menjadi lebih menarik , dengan cara

dicat dan dihias dengan hiasan-hiasan gambar yang menarik perhatian

konsumen. Rincian-rincian data dari program promosi yang dilakukan,

seperti penanggungjawab pelaksana, biaya promosi, media promosi. Selain

itu, juga terdapat pendokumentasian lembar kerjasama promosi dan contoh

gambar brosur yang pernah dipakai untuk melakukan promosi.

2. Knowledge yang diperoleh dari pengadaan event.

Ketika PT. Sinar Sosro KPW Banten mengadakan kerjasama untuk

mengadakan event dengan pihak penyelenggara event, maka panitia yang ikut

tergabung dalam penyelenggaraan event tersebut akan dibekali dengan

knowledge-knowledge, seperti strategi dalam memasarkan produk di event

tersebut, keadaan lokasi dari tempat pengadaan event, cara-cara bagaimana

menguasai pengunjung yang datang ke event tersebut. Seluruh knowledge

75

tersebut belum didokumentasikan, melainkan diberitahukan secara langsung

oleh pihak panitia penyelenggara event kepada staf-staf yang akan ditugaskan

untuk membantu dalam menyelenggarakan event tersebut.

b. Explicit Knowledge

Explicit knowledge secara functional yang dimiliki oleh karyawan PT. SINAR

SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi berupa knowledge-

knowledge yang didapatkan berdasarkan fungsi dan peranan mereka, dan

knowledge-knowledge tersebut sudah tercatat dalam sebuah dokumentasi.

Explicit knowledge secara functional ini dapat ditemukan pada:

1. Lembar dokumentasi kesepakatan kerjasama yang dilakukan oleh pihak

Sosro kepada pihak penyelenggara event-event.

Lembar dokumentasi kesepakatan kerjasama tersebut dapat dikategortikan

sebagai knowledge, karena dapat digunakan kembali sebagai panduan, jika

suatu saat nanti PT. SINAR SOSRO ingin menjalin kerjasama dengan pihak

lain.

2. Pendokumentasian notulen rapat yang dilakukan.

Explicit knowledge secara functional pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten

bagian marketing dan distribusi juga dapat ditemui pada kegiatan

briefing/meeting yang dilakukan. Dari kegiatan meeting maka dihasilkan

notulen rapat, yang dapat dipakai sebagai panduan untuk melaksanakan hasil

rapat.

3. Informasi mengenai data outlet yang dikumpulkan oleh sales yang

memasarkan produk Sosro secara langsung ke outlet-outlet tersebut.

76

Data-data outlet tersebut dapat berupa data mengenai hasil penjualan di

outlet-outlet yeng bersangkutan, dan juga data-data mengenai outlet-outlet

baru yang tertarik untuk memasarkan produk Sosro di tempat mereka.

4. Informasi mengenai kondisi pasar.

Informasi kondisi pasar tersebut diperoleh dari berbagai sumber, seperti

media cetak dan elektronik, maupun dari produk pesaing yang diperoleh dari

outlet-outlet dan internet. Selain itu juga Sosro menyewa konsultan dari luar

untuk mengetahui kondisi pasar saat sekarang ini. Informasi kondisi pasar

tersebut dicatat dan disimpan, agar dapat digunakan sebagai knowledge,

untuk meningkatkan persaingan dengan perusahaan lain.

3.9 Permasalahan Yang Dihadapi.

Beberapa permasalahan yang terjadi pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten,

khususnya bagian Marketing dan Distribusi antara lain:

a. Belum terdokumentasinya KPI (Key Performance Indicator) dari masing-masing

karyawan. KPI tersebut karena masih diberitahukan dengan mengunakan secarik

kertas dari atasan kepada bawahannya masing-masing, selain itu juga karyawan

tidak bisa memasukan pencapaian dari target yang diberikan oleh perusahaan

sehingga perusahaan tidak dapat mengukur kinerja dari karyawan yang ada.

Dengan cara penyampaian KPI seperti itu, maka dapat mengurangi

keefektivitasan proses kinerja karyawan.

77

b. Belum terdokumentasinya knowledge-knowledge yang diperoleh karyawan

ketika mengadakan program-program promosi atau event. Dengan tidak

terdokumentasinya knowledge-knowledge seperti itu, maka suatu saat nanti

knowledge-knowledge tersebut bisa terbuang dengan sia-sia, sehingga tidak dapat

dimanfaatkan lagi.

c. Terjadi ketidakjelasan penanggungjawab dari masing-masing outlet sosro,

sehingga sering terjadi kerancuan data penanggungjawab outlet dan

penyerobotan outlet-outlet antara para karyawan.

PT. SINAR SOSRO

Documents

Transcript of PT. SINAR SOSRO