Pertemuan 4

Proses

Perencanaan Media Relations

Tujuan Merencanakan Media Relations:

Untuk membangun image positif perusahaan

Untuk mengklarifikasi opini negatif yang kurang benar di masyarakat

Untuk mengalihkan perhatian publik dari isu negatif ke isu yang lebih positif

Untuk memudahkan media dalam menentutakan kegiatan peliputan

Tahapan-tahapan dalam proses MediaRelations yang mencakup:

1. Perencanaan

2. Implementasi

3. Evaluasi

PERENCANAAN

Dalam tahapan perencanaan ini biasanya dimulai dengan seorang media relations menyusunpertanyaan agar lebih mudah di dalam menyusunrencana media relations, pertanyaannya berkisar pada:

1. Dimana posisi organisasi kita saat ini?

2. Siapa khalayak sasaran kita?

3. Apa yang kita inginkan atau apa tujuan kita?

4. Bagaimana mencapai tujuan itu?

5. Taktik apa yang digunakan untuk mencapai tujuantersebut?

6. Bagaimana kita mengevaluasinya?

Beberapa pendekatan yang dapat di lakukan seorangmedia relations didalam membuat perumusan masalah,yang nantinya dapat dijadikan bahan masukan bagiperencanaan media relations, yaitu:

a. Analisis lingkungan internal organisasi

b. Analisis SWOT

c. Model perencanaan ROPE

d. Model perencanaan kisi-kisi perencanaan

Tahapan-tahapan dalam Analisis Lingkungan Internal Organisasi

1. Diawali dengan memeriksa visi dan misi organisasi yangmenjadi dasar penyusunan visi dan misi PR yangkemudian dijabarkan dalam visi dan misi MR

2. Mengkaji tujuan jangka panjang dan jangka pendekorganisasi

3. Mengidentifikasi khalayak sasaran.

4. Mengkaji struktur organisasi, apa sudah sesuai dengankebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan

5. Mengkaji program-program media relations yangpernah ada

6. Memeriksa sarana komunikasi yang tersediauntuk menjalankan program dan kegiatan mediarelations tersebut.

7. Yang paling penting dan yang terpenting dariaudit MR ini adalah menyesuaikan antara pesanyang disampaikan kepada publik dan persepsipublik terhadap organisasi.

Apa itu SWOT?

Adalah mengkaji kekuatan, kelemahan, peluang danancaman organisasi. Kekuatan dan kelembahanorganisasi berada pada lingkungan internal,sedangkan peluang dan ancaman berasal darilingkungan eksternal organisasi.

Apa fungsi SWOT dalam media relations?

Dalam konteks MR, analisa SWOT dilakukan untukmelihat apa dan bagaimana kekuatan dankelemahan yang dimiliki serta bagaimana peluangdan ancaman yang berasal dari luar organisasi danhasil dari analisis SWOT biasanya dipakai pijakanuntuk menyusun strategi.

Analisa SWOT

Beberapa tahapan dalam melakukan analisis SWOT:

1) Membuat bagan untuk memetakan kekuatan,kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi

2) Untuk menganalisis peta kekuatan, kelemahan,peluang dan ancaman organisasi dapat bertanyakepada orang lingkungan organisasi dan beberapawakil publik untuk mengetahui bagaimana presepsimereka terhadap organisasi

3) Setelah mengetahui pemetaan kekuatan,kelemahan,peluang dan ancaman organisasi hasil pemetaan inidapat di jadikan acuan di dalam membuat strategiyang dipergunakan untuk menjangkau khalayaksasaran

kekuatan kelemahan

•Memiliki pengalaman produksi

puluhan tahun

•Memiliki jaringan pemasaran

•Selalu mampu mengikuti

kebutuhan pasar konsumen

•Mesin produksi yang sudah tua

•Jumlah pegawai berpengalaman

dan ahli terus berkurang akibat

pindah ke perusahaan sejenis

Peluang Ancaman

•Meningkatnya penggemar

olahraga sepeda

•Tumbuhnya klub-klub sepeda

dan penyelengaraan kegiatan

sepada santai

•Masih kuat tradisi keluarga

untuk memberi hadiah sepeda

kepada anak pada ulang tahun

•Makin agresifnya pemasar

kredit sepeda motor

•Tidak tersedianya fasiliats

khusus bagi pengendara sepeda

dijalan raya

•Perusahaan pesaing mampu

mengahsilkan sepeda yang

trendy dan berharga murah.

Contoh dari bentuk bagan analisis SWOT sebuah perusahaan produsen sepeda.

Merupakan model perencanaan, yang memilikiempat komponen didalamnya, yaitu:

1. Riset2. Obyektif3. Program4. Evaluasi

Model Perencanaan ROPE

Fungsi ROPE dalam media relationsTidak terlalu banyak perbedaan anatar ROPE danSWOT, karena hakikatnya sama saja untukmerumuskan dan menjadi acuan data dasardidalam membuat perencanaan media relations.Letak perbedaannya ROPE mengunakan matriksmembuatnya lebih mudah untuk dipahami.sehingga memudahkan untuk mengidentifikasiaspek-aspek dalam perumusan perencanaan.

Tahapan yang dilakukan untuk analisis:• Membuat matriks ROPE• Mengidentifikasi tiap bagan didalam matriks

(contoh matriks ROPE dapat dilihat slideselanjutnya)

Riset Objektif Program Evaluasi

A. Klien organisasi:

Data latar belakang klien

atau organisasi

Personalia, status, finansial,

reputasi, praktik PR

masa kini & lalu,

kekuatan, kelemahan,

peluang

B. Dampak objektif:

1. informasional: pesan,

terpaan, pemahaman

retensi

2. Sikap: pembentukan

sikap baru, peneguhan

sikap yang ada

3. Perilaku: lahirnya

perilaku baru,

peneguhan prilaku

yang ada, perubahan

prilaku

Perencanaan dan eksekusi

atas:

Tema dan pesan

Dampak objektif

A. Informasional: diukur

berdasarkan survei,

penempatan publisitas

B. Sikap: diukur dengan

survei sikap

C. Prilaku: diukur dengan

survei dan observasi

langsung

Peluang / masalah : program

PR reaktif atau proaktif;

kampanye jangka pendek

atau jangka panjang

Keluaran objektif :

distribusi atau eksekusi

media yang terkontrol dan

tak terkontrol

Tindakan atau kegiatan

khusus

Keluaran objektif:

Diukur secara kuantitatif

dengan menghitung keluaran

aktual

Khalayak: mengidentifikasi

kelompok pokok sebagai

sasaran komunikasi

Media tak terkontrol: siaran

berita, feuture, foto

Media terkontrol: cetak,

audiovisual, KAP, iklan PR

Komunikasi efektif:

mengunakan prinsip prinsip

kredibelitas sumber,

menonjol, informasi

Model ini lebih sederhana karena dibuat dalam 2 aspekyaitu 10 unsur perencanaan strategis dan 5 aspekperencanaan taktis.

Perencanaan strategis

Indentifikasi Khalayak dan Tujuan

1. Siapa khalayak sasaran utama organisasi?

2. Mengapa khalayak ini penting bagi organisasi?

3. Pandangan khalayak terhadap organisasi yang sepertiapa yang diinginkan organisasi?

Model Perencanaan Kisi-kisi Perencanaan

Melaporkan temuan penelitian

4. Bagaimanan pandangan khalayak teradaporganisasi sekarang ini?

5. Isu dan imbauan penting seperti apa untukkhalayak ini?

6. Media apa yang dikonsumsi khalayaktersebut dan bisa dipercaya oleh kebanyakankhalayak?

Penilaian dan Pengembangan Rencana

7. Mengapa pandangan khalayak sekarang ini terhadaporganisasi berbeda dari yang diinginkan? (jawabanini bisa diperoleh dengan membandingkan jawabanatas pertanyaan pada nomor 3 dan 4)

8. Apa tema pesan yang akan berdampak sangat besarterhadap khalayak ini? (jawaban atas pertanyaan inidiperoleh dengan merefleksikan temuan daripertanyaan no. 5)

9. Apa cara terbaik untuk menjangkau khalayaktersebut?

10. Siapa yang bertugas sebagai kontak utama organisasiyang akan bekerja bersama dengan khalayak ini?

Perencanaan Taktis

11. Memilih dan menetapkan sasaran (objektif)

12. Apa sasaran jangka pendek yang akan membawapada pencapaian tujuan rencana strategis?

13. Tindakan yang perlu diambil untuk mencapaitujuan

14. Pesan atau tindakan spesifik seperti apa yang akanmembawa pada tercapainya sasaran tersebut?

11. Sumber-sumber daya apa yang diperlukanuntuk tugas-tugas itu?

12. Kapan dilaksanakan? Membuat jadwalpenyelesaian untuk setiap butir yang disusunberdasarkan pertanyaan nomor 12.

13. Bagaimana keberhasilan pencapaian setiapsasaran/objektif itu akan dievaluasi?

Dari 15 daftar pertanyaan yang ada dalam perencanaantersebut sudah mencakup 3 aspek yaitu perencanaan,implementasi dan evaluasi.

*Keterangan:

Butir 1 – 11 tentang dimensi perencanaan

Butir 12- 14 tentang implementasi rencana

Butir 15 tentang evaluasi

Implementasi dari langkah perencanaan:

Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam merencanakan proses media relations, adalah:

Analisis masalah, dengan langkah analis: Maping isi media: antara lain melakukan maping sejauh mana image perusahaan dimasyarakat (bisa mengunakan SWOT atau ROPE)

Membuat kesimpulan maping isi media

Membuat rekomendasi

Membuat tujuan kegiatan

Rencana kegiatan

IMPLEMENTASI

Satu hal penting dalam implementasi rencana adalahmelakukan monitoring yang merupakan bentuk kontroldan pengumpulan informasi mengenai tahapanpencapaian tujuan sebuah kegiatan.

Monitoring menjadi sarana untuk mengendalikan arahperjalanan kegiatan untuk tetap berjalan pada jaluryang mengarah pada pencapaian tujuan yang sudahditetapkan sebelumnya.

Implementasi rencana itu melibatkan SDM, metodeatau teknik yang digunakan dalam bekerja, dan bentukpekerjaan yang harus diselesaikan.

Ada 4 komponen penting yang harus diperhitungkandalam mengevaluasi program komunikasi atau programPR organisasi menurut Lindenman, yaitu:

1. Menetapkan sasaran dan tujuan komunikasi yangspesifik dan terukur

2. Mengukur keluaran (output) komunikasi

3. Mengukur hasil dan dampak komunikasi

4. Mengukur dampak institusional.

Implementasi pada dasarnya berkaitan dengan 3 aspekterakhir yakni; kebijakan, keputusan dan tindakan.Sedangkan 3 aspek pertama yakni; misi, objektif danstrategi dirumuskan dalam tahap perencanaan.

EVALUASI

Evaluasi merupakan keharusan manakala satuprogram sudah dijalankan. Melalui evaluasi itulahbisa diketahui bagaimana efektifitas program dalammencapai tujuan organisasi.Bisa pula dilakukan penilaian aspek-aspek programyang memerlukan penyempurnaan atau perbaikan.Evaluasi juga digunakan untuk memutuskan apakahsatu program dilanjutkan atau dihentikan.

Tugas I (Berkelompok)