HUMAS RELATIONS

human relations adalah hubungan yang terjalin antar manusia, dimana bila dikaitkan dengan posisi Sekretaris maka, seoarang Sekretaris sebagai Public Relations harus bisa menempatkan diri (menjadi mediator ) antara pimpinan dan relasi perusahaan.

Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu.

1. Keterampilan berkomunikasi2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya4. Mampu bekerja sama dalam kelompok5. Memiliki Human Relation skills6. Mempunyai komitmen pada tugas7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :1. Pengetahuana. Mempunyai pengetahuan yang luasb. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasic. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnyad. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantorane. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing2. Keterampilana. Mampu menyusun laporanb. Mampu berkorespondensic. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asingd. Manpu menggunakan teknologi perkantorane. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia usaha/bisnis3. Kepribadiana. Memiliki kepribadian yang menarik dan baikb. Loyalitas dan dedikasi yang tinggic. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabSeorang Sekretaris juga dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan Peran Strategis, Peran teknis dan Peran Pendukung.a. Peran startegis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

b. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.c. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

peran Sekretaris itu sangat penting di sebuah Perusahaan, dimana fungsi Sekretaris antara lain :a. Meringankan tugas pimpinanb. Menangani Informasi untuk pimpinanc. Menjadi Jembatan Penghubung antara pimpinan dengan para klienMenjalankan tugas Sekretaris itu tidak mudah, kita harus benar – benar mengerti watak dan karakter pimpinan kita, dimana tugas Sekretaris itu antara lain :1. Melaksanakan tugas – tugas rutinTugas rutin yang kami lakukan, antara lain : mengetik, mencatat surat masuk dan surat keluar, menerima tamu, menerima telepon, mengatur jadwal pimpinan.2. Melaksanakan tugas – tugas insidental atau instruksiDalam hal ini pekerjaan yang kami lakukan adalah mempersiapkan dan mengatur jadwal rapat dengan klien, mengatur jamuan / event yang akan diadakan oleh perusahaan.3. Melaksanakan tugas – tugas kreatif.Sekretaris juga harus well inform, dimana Sekretaris harus mengetahui setiap informasi dan masalah yang sedang dihadapi oleh Perusahaan dan memikirkan jalan keluar, untuk diselesaikan bersama – sama.

PENGERTIAMN TUGAS

Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi. Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan.Pekerjaan yang dimaksud adalah disini adalah tugas yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang dalam organisasi.Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya, seseorang perlu memahami tugas dan fungsi kerja dalam jabatan tersebut.Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan organisasi. Anda perlu kerja sama dengan bidang – bidang (seksi - seksi) lain. Dalam melakukan tugas, setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

PENGERTIAN FUNGSI KERJAFungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama. Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam organisasi fungsi kerja benar – benar sangat diperlukan. Hal ini sangat mempengaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi.Misalnya, Panitia Perayaan Diesnatalis PMKRI ke-V atau MPAB_MABIM dan Panitia Natal serta panitia dalam bentuk lain. Langkah awal untuk mengsukseskan kegiatan Diesnatalis ke-V dan MPAB_Mabim ini, adalah seseorang yang terlibat dalam kegiatan kepanitian perlu memahami makna kegiatan kepanitiaan yang sebenarnya. Kemudian setiap yang terpilih sebagai pengurus inti “PANITIA” dalam kegiatan ini perlu memahami tugas dan fungsi kerja kepanitian dari ketua sampai seksi-seksi.III. PENANGGUNGJAWAB ( KETUA PRESIDIUM PMKRI CABANG NABIRE ).Fungsi dan Tugas kerja Penanggungjawab adalah sebagai berikut :1. Memberikan saran, kritik, serta ide – ide kepada BPH Panitia2. Memberikan bantuan kepada secara moril maupun meteril kepada Panitia dan seksi-seksi3. Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan4. Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakanIV. STTERING COMMITE (SC).Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :1. Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian Panitia, rencana usaha dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap perlu.2. Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja BPH seksi - seksi.3. Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan4. Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatanV. ORGANISING COMMITTEE (OC)1. KETUA PANITIAFungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai Kesejahteraan mahasiswac. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksid. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.e. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugasf. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksig. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketuah. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan

i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas2. WAKIL KETUA PANITIAFungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusanb. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusanc. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebute. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.3. SEKRETARISSuatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :a. Membuat surat undangan rapatb. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan sarand. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksie. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatanf. arsip surat masuk atau keluarg. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluarh. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatani. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.4. WAKIL SEKERTARISFungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.b. Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.c. Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.5. BENDAHARAFungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaanb. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah danac. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebutd. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan danae. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota

f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota6. WAKIL BENDAHARAFungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaanb. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.c. Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.d. Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.VI. SEKSI – SEKSI1. SEKSI USAHA DANAFungsi dan Tugas kerja Seksi Dana adalah sebagai berikut :a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarelab. Mencari alamat donator yang sering membantuc. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan danad. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisane. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat kegiatan perlombaan, membuat Basar B2, anjing, jual Koran bekas, kerja bakti, dllf. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulang. Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uangh. Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.2. SEKSI ACARAFungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :a. Menyusun rencana kegiatanb. Mengatur, memimpin semua kegiatanc. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dlld. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.e. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.f. Mengkoordinasi dengan seksi – seksi olahraga dan rekreasi, mengenai pengaturan waktu, tempat (lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.3. SEKSI KEROHANIANFungsi dan Tugas kerja seksi Kerohanian adalah sebagai berikut :a. Memimpin doa sebelum dan sesudah rapat atau kegiatan lainnyab. Mencari pastor atau sebutan lain, untuk menyampaikan firman TUHAN pada saat kegiatan misalnya saat perayaan Misa Diesnatalis dan saat Misa Pembukaan/penutupan MPAB-MABIM.c.4. SEKSI HUMASFungsi dan Tugas kerja seksi Humas adalah sebagai berikut :a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatanb. Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama

c. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan perlombaan dan tempat acara kegiatan.d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal informasi yang ingin disampaikan kepada publice. Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukanf. Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan5. SEKSI PERLENGKAPANFungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha danab. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksic. Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau ketuad. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjamane. Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan6. SEKSI PERLOMBAANFungsi dan Tugas kerja seksi perlombaan adalah sebagai berikut :a. Membuat jadwal kegiatan olahraga dan rekreasi pada saat pelaksanaanb. Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan seperti perlombaan Pidato, mengarang, Pop Singer kategori Dewasa dan Remaja, dllc. Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama seksi acara, berdasarkan jumlah peserta dan kelengkapan BPH7. SEKSI KONSUMSIFungsi dan Tugas kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut :a. Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat kegiatan berlangsung.8. SEKSI KEAMANANFungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :a. Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas kesekretariatanb. Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)c. Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatand. Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga9. SEKSI KESEHATANFungsi dan Tugas kerja seksi kesehatan adalah sebagai berikut :a. Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,9. SEKSI SEKRETARIATANFungsi dan Tugas kerja seksi kesekretariatan adalah sebagai berikut :a. Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatanb. Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam kegiatanSEKSI DEKORASIFungsi dan Tugas kerja seksi Dekorasi adalah sebagai berikut :a. Melengkapi dekor Ruanganb. Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.

.    Peran Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris memegang peranan yang penting di dalam suatu organisasi ataupun perusahaan

karena peran sekretaris dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Peranan

sekretaris di dalam perusahaan sangat banyak, salah satunya yaitu peran sekretaris sebagai

seorang public relations. Adapun pembagian peran sekretaris sebagai seorang public relations

berdasarkan sasaran kegiatannya yaitu:

1.      Internal public

Yaitu sekelompok individu yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan, dan diikat oleh satu

perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Publik yang dimaksud adalah

publik yang berada di dalam organisasi / perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang

saham dan direksi perusahaan. Peranan sekretaris terhadap internal public yaitu:

a.       Peran sekretaris terhadap atasan

Ketika menjalankan perannya seorang sekretaris harus bersikap sopan, santun dan hormat

terhadap atasan, adapun peran sekretaris tersebut:

1)      Sekretaris sebagai sumber dan filter segala macam informasi bagi pimpinan. Dalam hal ini

sekretaris harus dapat menjadi sumber segala macam informasi bagi pimpinan dan dalam

menyampaikannya kepada pimpinanpun hendaknya dipilih terlebih dahulu mana informasi yang

benar-benar valid atau informasi yang benar-benar penting. Jangan sampai seorang sekretaris

menyampaikan hal-hal yang tidak penting untuk disampaikan kepada atasan. Karena hal ini

hanya akan membuang waktu atasan dan tergolong sia-sia.

2)      Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas kegiatan perusahaan. Sebagai orang

kepercayaan pimpinan, segala sesuatu aktivitas ataupun pekerjaan yang bersifat membantu

pimpinan perusahaan dipercayakan sepenuhnya kepada sekretaris. Mulai dari tugas yang bersifat

administratif seperti: pengelolaan surat, penyimpanan arsip, pengelolaan petty cash (kas kecil)

perusahaan, mengurusi rapat, perjalanan dinas pimpinan, mengatur agenda kerja pimpinan dan

lain-lain sampai dengan kegiatan sebagai seorang public relations. Contoh dari kegiatan seorang

public relations yaitu melakukan kerjasama dengan publik, menjalin komunikasi dengan publik,

dan lain-lain.

3)      Sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

Contoh dari peran ini yaitu: membuat janji temu antara karyawan dengan pimpinan untuk

mengadakan suatu pertemuan, meeting, rapat, diskusi-diskusi dan lain-lain.

4)      Memegang rahasia perusahaan ataupun segala informasi yang sangat vital bagi perusahaan.

Tugas utama seorang sekretaris yaitu menjaga kerahasiaan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris

hendaknya menjaga rahasia perusahaan jangan sampai jatuh ke tangan orang lain. Karena jika

rahasia perusahaan jatuh ke tangan orang lain / pihak lain, maka akan berdampak buruk bagi

perusahaan. Misalnya, perusahaan akan menderita kerugian akibat rahasia perusahaan diketahui

oleh pihak lain. Oleh sebab itu, jangan sampai ketika menjalankan perannya sebagai seorang

public relations, sekretaris memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada publik.

5)      Mediator antara pimpinan dengan bawahan. Jika telah terjadi suatu permasalahan antara

pimpinan dengan karyawan di dalam perusahaan, sebagai seorang sekretaris hendaknya menjadi

penengah antara pimpinan dan karyawan. Sekretaris dalam hal ini tidak boleh memihak antara

kedua belah pihak. Contohnya, telah terjadi perselisihan antara pimpinan dengan karyawan.

Sebagai sekretaris yang profesional hendaknya segera mencari jalan keluarnya, dengan

meluruskan permasalahan yang ada. Kemudian pimpinan dan karyawan dipertemukan untuk

dirukunkan supaya tercipta suasana yang harmonis kembali di dalam perusahaan.

6)      Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Ketika perusahaan sedang terjadi suatu

krisis, agar pimpinan tidak salah dalam mengambil suatu tindakan, peran terpenting sekretaris

yaitu ikut serta dalam memberikan solusi-solusi yang baik dengan mempertimbangkan beberapa

akibat setelah keputusan diambil.

b.      Peran sekretaris terhadap pemegang saham meliputi:

1)      Memberikan informasi mengenai perkembangan perusahaan. Contohnya, memberikan laporan

mengenai status modal perusahaan melalui neraca aktiva dan pasiva perusahaan.

2)      Mengadakan serta mengatur pertemuan dengan pihak perusahaan. Tujuan diadakan pertemuan

ini agar terjalin kerjasama yang baik antar perusahaan dengan pemegang saham. Contohnya,

sekretaris membuat janji temu pimpinan dengan para pemegang saham untuk mengadakan suatu

meeting. Peran sekretaris disini yaitu mencari waktu dan tempat yang sebelumnya telah

dikonsultasikan kepada pimpinan terlebih dahulu, kemudian menghubungi para pemegang saham

perusahaan.

c.       Peran sekretaris terhadap karyawan, meliputi:

1)      Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan. Ketika sedang terjadi

perselisihan antar bawahan dan atasan, orang yang wajib bertugas sebagai mediator adalah

sekretaris. Sebagai seorang sekretaris yang handal harus mampu menyelesaikan berbagai macam

persoalan yang terjadi di perusahaan. Contohnya, para karyawan kesal kepada pimpinan karena

gaji sedikit namun pekerjaan yang harus dikerjakan banyak. Dalam menangani masalah ini,

sekretaris hendaknya segera bertindak untuk mencarikan solusi. Misalnya diadakan rapat yang

melibatkan karyawan dengan pimpinan. Rapat yang diadakan ini untuk membahas permasalahan

yang ada, kemudian sekretaris harus mampu membuat hasil keputusan rapat tidak memberatkan

salah satu pihak.

2)      Membantu dalam memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan untuk

membicarakan suatu permasalahan, ide ataupun pendapat. Misalnya, karyawan ingin

menyampaikan pendapat kepada pimpinan mengenai penambahan jam kerja karena volume

pekerjaan sedang banyak. Dalam hal ini sekretaris hendaknya membuatkan janji temu antara

karyawan dengan pimpinan.

3)      Memberikan segala macam informasi kepada bawahan mulai dari komunikasi lisan ataupun

tertulis. Salah satu contoh komunikasi lisan yaitu memberikan informasi mengenai suatu

pengumuman kepada karyawan, misalnya sekretaris memberikan pengumuman mengenai

pakaian setiap hari Jum’at yaitu baju batik. Sedangkan komunikasi tertulis dalam hal ini dapat

berupa surat-surat yang berhubungan dengan karyawan. Misalnya, sekretaris memberikan surat

kenaikan pangkat kepada karyawan.

4)      Menerima pendapat dan usulan bawahan dalam berbagai masalah. Misalnya, karyawan

memberikan usulan kepada sekretaris supaya jam masuk kerja diganti yang semula pukul 07.00

menjadi pukul 08.00 karena setiap pagi jalanan macet. Sebagai seorang sekretaris hendaknya

mendengarkan pendapat atau masukan dari karyawan tersebut. Kemudian pendapat karyawan

tersebut segera disampaikan kepada pimpinan untuk segera ditindaklanjuti dan segera dicarikan

solusinya.

5)      Mengadakan pendekatan kepada karyawan. Tujuannya untuk lebih mengenal karakteristik dari

masing-masing karyawan sehingga sekretaris dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan

karyawan. Setelah sekretaris mengetahui kelemahan karyawan kemudian sekretaris mencarikan

solusi terbaik. Misalnya, ada beberapa karyawan yang tidak bisa mengoperasikan komputer.

Peran sekretarsi dalam hal ini yaitu mengadakan suatu pelatihan / diklat komputer bagi

karyawan-karyawan tersebut. Mengenai kelebihan yang dimiliki karyawan, dalam hal ini

sekretaris dapat memanfaatkan untuk mengembangkan bakat / kelebihan karyawan tersebut,

selanjutnya dapat juga untuk diusulkan kepada pimpinan supaya karyawan yang mempunyai

kelebihan dapat menduduki suatu jabatan tertentu.

2.      Eksternal public

Yaitu sekelompok individu yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan.

Contohnya: pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas, dan lain-lain.

Adapun peran sekretaris terhadap eksternal public yaitu:

a.       Sekretaris berperan sebagai pusat informasi terhadap semua khalayak. Orang yang terdekat

dengan pimpinan di perusahaan adalah sekretaris, dalam hal ini sekretaris pasti mengetahui

berbagai macam informasi mengenai perusahaan. Oleh sebab itu, segala macam informasi yang

diperlukan oleh publik akan disampaikan oleh sekretaris.

b.      Menjadi fasilitator antara publik dengan perusahaan. Peran sekretaris disini yaitu bertindak

sebagai fasilitator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa

yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Adanya fasilitator ini bertujuan supaya

perusahaan mengetahui kemauan ataupun kehendak publik dan juga publik juga bisa mengetahui

apa yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga akan menciptakan goodwill (kerjasama yang

baik) dan saling pengertian antara kedua belah pihak.

c.       Selalu menjaga citra perusahaan di mata publik. Segala perilaku dan sikap sekretaris dalam

menjalankan perannya sebagai seorang public relations selalu dinilai oleh publik. Oleh sebab itu

dalam menajalankan perannya, sekretaris harus berhati-hati dalam menentukan suatu langkah /

tindakan karena hal ini berkaitan dengan citra perusahaan. Semakin baik citra perusahaan dimata

publik akan semakin baik pula perkembangan perusahaan. Contohnya, sebagai seorang sekretaris

hendaknya selalu memberikan informasi kepada publik mengenai hal-hal positif dari perusahaan.

Jangan sampai sekretaris menjelekkan perusahaan di mata publik. Karena hal ini akan

menurunkan citra perusahaan, jika citra perusahaan sudah buruk di mata publik, maka akan sulit

sekali untuk mengembalikan citra baik perusahaan di mata publik.

d.      Menjalin kerjasama yang baik terhadap publik. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan

publik akan mempermudah perusahaan menjalankan kegiatannya dengan publik.

e.       Memelihara komunikasi yang baik dengan publik.

Hubungan terhadap publik akan selalu berjalan dengan baik jika komunikasi selalu dijaga. Cara

menjaga komunikasi itu sendiri bermacam-macam, salah satunya yaitu dengan cara ketika

berbicara tidak menyinggung perasaan publik.

f.       Memberikan pelayanan terhadap publik semaksimalnya. Ketika sekretaris sedang mengadapi

publik eksternal perusahaan, dalam keadaan apapun dan bagaimanapun caranya, pelayanan yang

diberikan oleh sekretaris harus memuaskan publik. Hal ini bertujuan supaya publik mampu

menilai mutu daripada kualitas perusahaan.

g.      Mendengarkan segala pendapat publik. Apabila telah terjadi suatu masalah yang berhubungan

dengan perusahaan, pasti akan menimbulkan suatu opini publik. Dalam hal ini peran sekretaris

yaitu mendengarkan dengan baik apapun pendapat publik kemudian disampaikan kepada

pimpinan ataupun para manajer supaya dicari jalan keluarnya.

Dari penjelasan tersebut, dapat dilihat bahwa peranan sekretaris sebagai public relations

berdasarkan sasaran kegiatannya dibagi menjadi dua yaitu peran terhadap internal public dan

peran terhadap eksternal public. Internal public yang dimaksud disini yaitu publik yang berada

di dalam perusahaan seperti: pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan.

Sedangkan eksternal public yaitu publik yang secara tidak langsung berkaitan dengan

perusahaan, contohnya: pers, pelanggan, pemasok, komunitas dan lain-lain. Ketika sekretaris

menjalankan perannya baik terhadap internal public ataupun ekternal public, sekretaris

hendaknya selalu mengutamakan kepentingan publik. Hal ini bertujuan untuk menciptakan good

will (kerjasama yang baik) antara kedua belah pihak.

Era globalisasi menuntut setiap elemen organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk dapat menjaga keberlangsungan hidupnya ditengah-tengah persaingan usaha yang cukup besar. Terutama lagi kita akan memasuki Masyarakan Ekonomi Asean (MEA) dan hal ini menjadikan setiap perusahaan untuk semakin giat dalam menggalakkan public relations organisasinya menuju good image (citra baik) perusahaannya di mata masyarakat luas. Salah satu posisi pendukung optimalnya public relations suatu perusahaan adalah melalui peran strategis sekretaris yang diemban melalui tugas-tugas yang dimilikinya.

Meskipun dalam kelembagaan pekerjaan public relation telah dijalankan oleh Public Relation Officer (PRO) namun peran strategis sekretaris disini sebagai pihak yang paling dekat atau berhubungan langsung dengan pimpinan yakni bagaimana berhubungan dengan pihak luar sebagai tamu atau kolega dari pimpinannya. Peran strategis lainnya dari sekretaris dalam menjalankan tugasnya yakni dapat menghubungkan informasi antar pimpinan, memberikan informasi sesuai kapasitas sebagai sekretaris serta saling memberikan informasi dengan pihak PRO sendiri. Hal ini menuntut sekretaris untuk handal dalam berkomunikasi dan memiliki pengetahuan yang luas terutama terkait dengan perusahaanya.

Coulson dan Thomas (1996:20) menyatakan bahwa:

“Seorang specialis public relations, tentu saja diharapkan mengetahui sedikit banyak tentang pekerjaan semua orang yang berada dalam organisasi yang akan ia hubungi. Agar efektif seorang spesialis harus memberikan informasi kepada manajer-manajer lain mengenai kegiatannya, yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab mereka.”

MACAM-MACAM SEKRETARIS BERDASARKAN RUANG LINGKUP DAN TANGGUNG JAWAB Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:1. Sekretaris eksekutif Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

2. Sekretaris pribadi Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1.      Menerima tamu 2.      Menerima telepon 3.      Mengambil dikte dan melatinkan 4.      Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :1. Tugas-tugas RutinYaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a.          Membuka surat.masuk untuk pimpinanb.         Menerima dikte.c.          Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.d.         Menerima dan melayani telepon serta menelpon.e.          Menata arsip/surat.f.          Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)g.         Mengurus dan mengendalikan surat h.         Menyiapkan pembuatan laporan i.           Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.j.           Mengelola kas kecilk.         Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:

a.       Menyiapkan rapat dan membuat notulen b.      Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.c.       Menyusun surat rahasia (confidential).d.      Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda

perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )e.       Menyusun acara pertemuan bisnis.f.       Menyusun makalah, pidato untuk pimpinang.      Mengurus masalah dengan bankh.      Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau

menyampaikan informasi i.        Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewaYaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a.       Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.b.      Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.c.       Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.d.      Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.e.       Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana

kesejahteraan.f.       Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan

bisnis.g.      Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak

perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.4. Tugas SosialTugas sosial, meliputi:

a.       Mengurusi Rumah tangga kantor.b.      Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.c.       Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama

pimpinan5. Tugas KeuanganBiasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

a.       Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

b.      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.c.       Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk

keperluan sehari-hari.6. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

a.       Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.b.      Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.c.       Mencatat janji-janji untuk pimpinan.d.      Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidentalTugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

a.       Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

b.      Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c.       Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

d.      Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.9. Tugas kreatif Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi

a.       Membuat perencanaan kerja b.      Mempelajari pengetahuan tentang bankc.       Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil d.      Pemantapan kepribadiane.       Efisinsi kerjaf.       Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang

menunjang pekerjaang.      Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh

promosi jabatanh.      Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretarisi.        Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaanj.        Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan k.      Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)l.        Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge,

budaya perusahaan tempat bekerja

Ruang Lingkup Sekretaris, meliputi:1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan;2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern;3. Menyelenggarakan pertemuan rapat;Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan staffnya. Hal tersebut memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam merekam segala pembicaraan di dalamnya. Tugas sekretaris pimpinan di dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan;5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan;Salah satu tugas sekretaris adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris

hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan, yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain sebagainya yang kiranya diperlukan pimpinan dalam perjalanan dinas.

6. Mengelola kas kecil;Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti pengeluaran setelah akhir bulan terkumpul, maka dibuatlah laporan Petty Cash dan bagian keuangan dapat dibukukan dalam buku kas perusahaan.7. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor;8. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan;9. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan