Prosedur Pengendalian Rekaman

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH


1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & UMUM

DISETUJUI OLEH


1. Ruly Firmansyah General Manager


No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

3. REFERENSI .................................................................................................. 1

4. DEFINISI ..................................................................................................... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1

6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2


No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy


No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh


No dokumen : PT-KITSBS-02 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai panduan untuk mengendalikan dan memelihara rekaman yang

digunakan di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel agar tetap mudah

dibaca, diambil dan ditunjukkan bila diperlukan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup identifikasi, penetapan masa simpan, penyimpanan dan pemusnahan

rekaman.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008, Klausul 4.2.4 Pengendalian Rekaman.

3.2. Persyaratan SML PP 50/ 2012, Elemen 10 Pengumpulan dan Pengguna Data.

3.3. Persyaratan SML ISO 14001: 2004, Klausul 4.5.4 Pengendalian Rekaman.

3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi.

4. DEFINISI

4.1. Rekaman

Bukti/ catatan yang berisi informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan system manajemen.

4.2. Pelaksana Kegiatan

Personil yang bertanggung jawab melaksanakan suatu kegiatan.

4.3. Manajer Bidang (MB)

Pejabat Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang bertanggung jawab

untuk memimpin suatu bidang/ unit kerja.

4.4. Pemelihara Rekaman

Personil yang bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara rekaman.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Identifikasi Rekaman

5.1.1. Rekaman yang dikendalikan mencakup :

a. Rekaman yang diminta oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem

Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004, SMK3 PP 50/2012 dan PAS 99: 2012.

b. Rekaman lain yang diminta oleh Manajemen Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel atau pihak-pihak lain yang terkait.

5.1.2. Identifikasi rekaman dapat menggunakan nomor dan/atau tanggal terbit dari

rekaman tersebut, nama rekaman atau nomor formulir.


No dokumen : PT-KITSBS-02 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari 2

5.1.3. Jenis rekaman dapat berupa antara lain Laporan Pelaksanaan Kegiatan, Gambar hasil

kerja, Nota Dinas dan Data Komputer.

5.2. Penyimpanan dan Pemeliharaan Rekaman

5.2.1. Sekretaris SMT harus menetapkan jangka waktu penyimpanan rekaman yang akan

disimpan dan bila telah melampaui masa simpan, maka rekaman dapat dimusnahkan

atau diperpanjang masa simpannya sesuai dengan kebijakan dari Wakil Manajemen

terkait.

5.2.2. Rekaman harus disimpan pada media yang aman dan sesuai dengan jenis rekaman

yang disimpan.

5.2.3. Selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap mudah dibaca dan diambil untuk

ditunjukkan bila diperlukan.

5.2.4. Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis dan nama rekaman yang

disimpan.

5.2.5. Rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar Rekaman yang Disimpan (FR-PT-

KITSBS-02-01) oleh pemelihara rekaman.

5.2.6. Untuk Rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil Medical Check Up, Data base

pegawai, hasil investigasi kecelakaan kerja dll), akses penyimpanan terbatas dan

diberi label RAHASIA.

5.3. Pemusnahan Rekaman

5.3.1. Sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara rekaman membuat Berita Acara

Pemusnahan (FR-PT-KITSBS-02-03) dan harus disetujui oleh Wakil Manajemen.

5.3.2. Rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam Daftar Rekaman yang Dimusnahkan

(FR-PT-KITSBS-02-02).

6. LAMPIRAN

6.1. Proses Pengendalian Rekaman (PT-KITSBS-02)

6.2. Formulir Daftar Rekaman yang Disimpan (FR-PT-KITSBS-02-01)

6.3. Formulir Daftar Rekaman yang Dimusnahkan (FR-PT-KITSBS-02-02)

6.4. Formulir Berita Acara Pemusnahan Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03)

6.5. Daftar Induk Formulir SMT (FR-PT-KITSBS-02-04)

FORMULIR DAFTAR REKAMAN YANG DISIMPAN

No. formulir : FR-PT-KITSBS-02-01 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

No. No. Rekaman Judul Rekaman Tgl. Simpan Masa Simpan Tempat Penyimpanan

FORMULIR DAFTAR REKAMAN YANG DIMUSNAHKAN


No. No. Rekaman Judul Rekaman Tgl. Pemusnahan No. Berita Acara Pemusnahan

FORMULIR BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAMAN/DOKUMEN


No. /BA.KITSBS/.../

Kami yang bertanda tangan di bawah ini :

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

Menyetujui rekaman/dokumen*) tersebut di bawah ini untuk dimusnahkan :

No. No. Rekaman/ Judul Rekaman Tgl. Simpan Masa Simpan

Dengan alasan :

Palembang, ......

........

........

*) coret yang tidak perlu

DAFTAR INDUK FORMULIR SMT


No No. Formulir Nama Formulir Status Revisi

Pengendali Formulir

Keterangan

Prosedur Pengendalian Rekaman

Documents

Transcript of Prosedur Pengendalian Rekaman