Draft SOP Pengendalian Dokumen Rekaman · Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen...
Transcript of Draft SOP Pengendalian Dokumen Rekaman · Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen...
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Jurusan Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2017
Standard Operating Procedure
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Jurusan Psikologi
Universitas Brawijaya
Malang
2017
Hal. i
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F11/13/11/HK.01.02.A/14
1 November 2017
Skripsi
3
Halaman ..... dari .....
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Proses Penanggung Jawab
Tanggal Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Ika Herani, S.Psi.,
M.Si.
Sekretaris
Jurusan
2. Pemeriksaan Cleoputri Al
Yusainy, S.Psi.,
M.Psi., Ph.D.
Ketua Jurusan
3. Persetujuan Cleoputri Al
Yusainy, S.Psi.,
M.Psi., Ph.D.
Ketua Jurusan
4. Penetapan Cleoputri Al
Yusainy, S.Psi.,
M.Psi., Ph.D.
Ketua Jurusan
5. Pengendalian Unita Werdi
Rahajeng, S.Psi.,
M.Psi.
Ketua Jaminan
Mutu
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------------------- i
DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii
A. Tujuan ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ----------------------------------------------------------------------------- 3
C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
E. Urutan Prosedur --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
F. Bagan Alir ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
G. Referensi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
H. Lampiran ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7
A. Tujuan Mengatur dan memelihara pengendalian semua dokumen (termasuk rekaman) yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak
memperolah dan menggunakan dokumen yang tepat.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Brawijaya (UB) dalam lingkup
pengendalian dokumen terkait penjaminan mutu dalam aktivitas penyusunan,
pengesahan, pengidentifikasian, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan
pemusnahan.
C. Standar Mutu yang Terkait ......<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur>......
D. Istilah dan Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah unit penjaminan mutu di level jurusan Psikologi
yang bertugas untuk menetapkan dan memelihara dokumen mutu terkait dengan
standar penjaminan mutu akademik dan standar penjaminan mutu internal. 2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi. Dalam hal ini dapat diwakili
oleh Management Representative. 3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang
digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu
akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari Manual Mutu dan
Standar Operating Procedure.
4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem
penjaminan mutu akademik baik yang dalam bentuk hardcopy maupun softcopy
5. Manual Mutu (MM) adalah pedoman dalam melaksanakan dan mendokumentasikan
sistem manajemen mutu Jurusan Psikologi FISIP UB untuk menunjukkan
kemampuan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya secara konsisten sesuai
dengan persyaratan dan peraturan yang berlaku
Hal. 4
6. Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang menjelaskan urutan kerja
suatu aktivitas sesuai dengan proses bisnis
E. Urutan Prosedur 1. Pengelola jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan
pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau
analisis yang dilakukan oleh pengelola.
2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam proses
penyusunan usulan dokumen mutu, Pengelola dapat UJM untuk bekerja sama dengan
pihak-pihak yang akan menjadi pelaksana atau terlibat dalam proses bisnis yang diatur.
Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3 bulan untuk MM dan 1 bulan
untuk SOP.
3. Usulan dokumen mutu berupa konsep atau draft dan diajukan oleh ketua UJM kepada
pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal
selama 2 minggu. Sekretaris jurusan memberikan masukan revisi atau menyetujui
dokumen mutu.
4. Dokumen mutu yang disetujui, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jurusan,
Sekretaris Jurusan, serta Ketua UJM. Proses pengesahan maksimal 1 minggu setelah
persetujuan draft. Dokumen mutu yang ditandatangani dilengkapi dengan cover dan
harus memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya.
5. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti dengan
penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani
diberi cap ASLI dan disimpan sebagai dokumen internal UJM. Dokumen tersebut
digandakan untuk diserahkan kepada sekretaris jurusan dan diberi cap COPY. Jika
diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada stakeholder/unit
pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap
COPY. Proses pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI
disahkan.
6. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk softcopy
dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas.
7. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu
sebelumnya atau berimbas pada tidak berlakunya dokumen lama maka dokumen lama
Hal. 5
harus diberi tanda KADALUWARSA dan dapat disimpan sampai masa retensi
(maksimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan.
8. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu diserahkan
kepada salah satu anggota UJM.
9. Setiap kurun waktu 6 bulan sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang
dipelihara dan dikendalikan.
F. Bagan Alir
<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output
kegiatan>
Unit Jaminan Mutu.
Ketua Unit Jaminan
Mutu
Sekretaris Jurusan
Ketua UJM, Ketua
Jurusan, Sekretaris
Jurusan
Mulai
Menyusun draft usulan dokumen mutu. Durasi penyusunan MM maksimal 3 bulan sedangkan SOP maksimal 1 bulan.
Draft usulan dokumen mutu
Mengajukan draft usulan dokumen mutu kepada pengelola lewat Sekretaris Jurusan
Draft usulan dokumen mutu
Mengkaji dan memberikan rekomendasi untuk revisi atau menyetujui draft yang diajukan oleh UJM. Durasi pengkajian maksimal 1 bulan.
Draft usulan dokumen mutu yang disetujui
Ketua UJM menyiapkan dokumen untuk disahkan lengkap dengan cover dan format formal untuk ditandatangani. Dokumen yang untuk ditandatangani maksimal siap 1 minggu setelah rekomendasi persetujuan diterima
Dokumen mutu ASLI
A
Hal. 6
Sekretaris UJM
Sekretaris UJM
Anggota UJM yang
ditunjuk
G. Referensi
......<daftar dokumen acuan dalam penyusunan prosedur>......
1. …………………………………………..
2. ……………………………………………………….
3. ……………………………………………………………..
A
Menerima dokumen yang telah ditandangani dan memberikan cap ASLI. Menggandakan dokumen untuk diberi cap COPY kepada pengelola dan stakeholder terkait. Durasi maksimal 1 minggu setelah pengesahan
Dokumen Mutu ASLI dan COPY
Membuat versi softcopy untuk diarsipkan dan dipublikasikan di web jurusan dengan akses terbatas. Durasi maksimal 2 minggu setelah masa pengesahan.
Softcopy dokumen mutu dan publikasi via web
Melakukan pencatatan dan retensi terhadap dokumen yang tidak berlaku akibat adanya dokumen mutu yang baru. Pencatatan dilaporkan secara periodik setiap 6 bulan sekali di rapat UJM.
Catatan rekaman dokumen mutu
Selesai
Hal. 7
H. Lampiran 1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu 2. Template Manual Mutu 3. Template SOP 4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu
Hal. 8
FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU
Tanggal :
Dokumen Mutu yang diusulkan:
Alasan pengusulan:
Gambaran Umum Spesifikasi SOP:
Malang, …………………….20...
(Pengelola)
FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi
Malang, ……………………………
Mengetahui, Ketua UJM
(………………………………….)
Penanggung Jawab Rekaman
(……………………………………..)
Hal. 10
FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi
Malang, ……………………………
Mengetahui, Ketua UJM
(………………………………….)
Penanggung Jawab Rekaman
(……………………………………..)
UNIT JAMINAN MUTU | 2017