Prosedur Keuangan&Logistik YLHAI

PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010

1

YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS

PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN

DAN LOGISTIK


2

KATA PEMBUKA

Puji syukur kepada Tuhan yang Maha kuasa karena atas berkat karunianya maka lembaga yang kita cintai dan

banggakan ini boleh memasuki usia ke 10 tahun sebagai suatu Yayasan yang mandiri.

Disadari pada beberapa tahun pertama banyak sekali pembelajaran baik suka maupun duka,yang menjadi

buah pikiran berharga yang dapat diambil oleh pimpinan yayasan untuk lebih menata lembaga ini kedepan

dalam rangka ikut mendorong tercapainya tujuan kesejahteraan masyarakat Papua yang lebih Maju dan

mandiri.

Kebutuhan akan suatu panduan baku tentang prosedur keuangan dan logistik menjadi salah satu solusi baru

yang diberikan oleh Board lembaga untuk menjawab kebutuhan Yayasan dalam pelaksanaan programnya

kedepan.

Akhirnya semoga penyusunan Prosedur keuangan dan logistik ini dapat bermanfaat bagi kita semua baik

sebagai pelaksana program,pengelola keuangan ,dan juga Badan Penasehat Yayasan.

Port Numbay,Awal Januari 2010

Victor.I.Waroy

Director Program YLHAI


3

DAFTAR ISI

KATA PEMBUKA ................................................................................................................................. 2

I. Pendahuluan ......................................................................................................................... 5 – 7

I. 1. Perencanaan Keuangan 5

I. 2. Pencatatan Akuntansi ................................................................................................... 5

I. 3. Monitoring Keuangan ................................................................................................... 6

I. 4. Pengendalian Internal ................................................................................................... 7

II. Budgeting (Perencanaan Keuangan) .................................................................................. 7 – 8

- Format Proposal Budget ................................................................................................... 8

- Kode Anggaran .................................................................................................................. 8

- Unit ....................................................................................................................................... 9

- Kuantitas ............................................................................................................................ 9

- Biaya per Unit ..................................................................................................................... 10

- Sumber Dana ..................................................................................................................... 10

III. Pencatatan Akuntansi ........................................................................................................... 10 – 11

Alur Pencatatan Akuntansi ................................................................................................... 11

IV. Monitoring dan Pelaporan Keuangan .............................................................................. 12 – 13

IV. 1. Biaya Aktual (Pengeluaran) ............................................................................................ 12

IV. 2. Varian ............................................................................................................................ 12

IV. 3. Forecast ..................................................................................................................... 12

IV. 4. Contoh Laporan Akhir Keuangan .................................................................................. 13

V. Pengendalian Internal ........................................................................................................... 14 – 16

V. 1. Otorisasi dan Pemisahan Fungsi Tugas ..................................................................................... 14

V. 2. Bank dan Kas .................................................................................................................. 14

V. 3. Fraud dan Korupsi ..................................................................................................................... 15

V. 4. Uang Muka untuk Staf ............................................................................................................... 16

V. 5. Audit ............................................................................................................................ 16


4

VI. Logistik ................................................................................................................................ 17 – 21

VI. 1. Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement) ................................................................ 17

VI. 2. Penerbitan order pembelian barang atau jasa ................................................................ 18

VI. 3. Proses pembayaran ................................................................................................... 18

- Alur Pengadaan Barang dan Jasa .................................................................................. 19

VI. 4. Manajemen Aset (Aktiva Tetap) – termasuk Kendaraan .............................................. 21

--ooO0Ooo--


5

I. PENDAHULUAN

Mengapa manajemen keuangan penting untuk LSM ?

Pengendalian keuangan adalah sistem manajemen dan keuangan yang bertujuan untuk melindungi aset dari sebuah

organisasi, meminimalkan resiko error dan penyalahgunaan keuangan (theft), serta memastikan efektifitas

penggunaan dana. Yang lebih penting, pengendalian keuangan dapat membantu menjaga reputasi sebuah

organisasi. Manajemen mitra dan tim program bertanggungjawab untuk memastikan adanya pengendalian keuangan

yang baik.

Sistem manajemen keuangan yang baik akan:

Membantu organisasi meningkatan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang dimilikinya dalam pencapaian

tujuan organisasi dan stakeholders.

Meningkatkan akuntanbilitas LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat) terhadap donor dan stakeholders

lainnya.

Mendapatkan respek dan kepercayaan dari lembaga-lembaga donor, sesama LSM dan pihak lainnya yang

berkepentingan.

Membantu LSM dalam menyiapkan diri mereka menuju ketahanan keuangan dalam jangka yang panjang.

Apa yang dimaksud dengan manajemen keuangan?

Manajemen keuangan mencakup perencanaan, pencatatan akuntansi, monitoring keuangan dan pengendalian

internal.


6

I. 1. Perencanaan Keuangan

Terkait dengan rencana strategi dan operasional organisasi, anggaran merupakan bagian penting dari sistem

pengelolaan keuangan dan memainkan peran penting dalam pemantauan penggunaan dana.

I. 2. Pencatatan Akuntansi

Setiap organisasi harus melakukan pencatatan akurat terhadap transaksi keuangan yang dilakukan untuk

memperlihatkan bagaimana dana telah digunakan.

Pencatatan akuntansi juga memberikan informasi berharga tentang bagaimana organisasi dikelola dan

organisasi mencapai tujuannya.

I. 3. Monitoring Keuangan

Monitoring keuangan perlu dilakukan oleh pihak manajemen organisasi sebagai salah satu dasar pengambilan

keputusan.

Apabila sebuah organisasi telah merencanakan anggaran dan mencatat transaksi keuangan dengan akurat

dan tepat waktu, hal di atas akan mudah dilakukan.

I. 4. Pengendalian Internal

Sebuah sistem kontrol, check and balances, secara kolektif disebut sebagai pengendalian internal, dibangun

untuk menjaga aset organisasi dan mengelola resiko internal.

Tujuannya adalah untuk mencegah ketidakpatuhan prosedur dalam pencatatan akuntansi, mendeteksi dan

mengurangi resiko terjadinya kesalahan, serta menjauhkan pencurian oportunistik atau fraud.

Monitoring

Keuangan

(Financial

Monitoring)

Pengendalian

Internal

(Internal

Control)

Perencanaan

Keuangan

(Financial

Planning)

Pencatatan

Akuntansi

(Accounting

Records) Rancangan

sistem 3 4

1 2

Pengendalian

Keuangan

(Financial Control)

Kepuasan bagi Pengguna

Sistem Keuangan


7

Sebuah sistem pengendalian internal yang efektif juga melindungi staf yang terlibat dalam tugas-tugas

keuangan.

II. BUDGETING (PERENCANAAN KEUANGAN)

Setiap bidang Program seharusnya memiliki proses perencanaan keuangan untuk mengalokasikan sumber

daya sesuai dengan rencana organisasi, setidaknya untuk tahun berikutnya.

Anggaran yang dialokasikan ini wajib untuk dipantau dan dievaluasi terhadap biaya yang dikeluarkan

sesungguhnya (actual cost), dengan periode tertentu yang telah disepakati.

Jika ada, maka pelaksana program harus menyesuaikan format budget yang disyaratkan oleh donor.

Sebuah budget harus disiapkan untuk setiap proposal berdasarkan aktifitas program yang telah disepakati dan

sesuai dengan format yang telah disepakati.

Perubahan alokasi antar line anggaran (subsidi antar line) di atas 10%, kemudian penambahan alokasi

anggaran (dari yang sudah disepakati), harus diketahui dan disetujui oleh Pimpinan YLHAI sebelumnya. Re-

alokasi anggaran tidak berlaku untuk anggaran yang menyangkut gaji atau biaya-biaya sehubungan dengan

honorarium.


8

Di bawah ini adalah format Proposal Budget (bisa dilihat pada Lampiran A), yang bisa digunakan:

Rincian Anggaran

Sumber Dana

Keterangan

Kode

Angga

ran

Deskripsi Kuantitas Unit Kuantitas Unit Biaya per

Unit Total Domor /Mitra YLHAI

Rp Rp Rp

PROGRAMME COSTS

A Digging and Preparation

A1 Worker supervisor and casual labours 67 hours 1 person 9,000 603,000 603,000

A2 Sands 250 kg bag 1 time 800 200,000 200,000

A3 Dolken Wood 4 bags 1 time 43,000 172,000 172,000

Sub-Total 975,000 0 975,000

B Box Culvert Making and Installation

B1 Box culvert 150x150x100x20 14 items 1 time 2,725,000 38,150,004 38,150,004

B2 Cement 167 bags 1 time 43,000 7,163,800 7,163,800

B3 Sand 13 m3 1 time 150,000 1,942,080 1,942,080

Sub-Total 47,255,884 0 47,255,884

TOTAL PROGRAMME COSTS 48,230,884 0 48,230,884

PROGRAMME SUPPORT


9

C Staff Costs

C1 Assistant Engineer/Asisten Insinyur 1 person 3 months 4,000,000 12,000,000 6,000,000 6,000,000 Partner contribute 50% of total

C2 Logistic and Warehouse Officer 1 person 4 months 850,000 3,400,000 1,700,000 1,700,000 Partner contribute 50% of total

C3 Field Admin and Assistant to Logistic 1 person 4 months 500,000 2,000,000 1,000,000 1,000,000 Partner contribute 50% of total

Sub-Total 17,400,000 8,700,000 8,700,000

D Office Running Costs

D1 Office Rent 1 office 4 months 2,000,000 8,000,000 4,000,000 4,000,000 Partner contribute 50% of total

D2 Communications 3 persons 4 months 250,000 3,000,000 3,000,000

Sub-Total 11,000,000 7,000,000 4,000,000

E Programme Support Costs

E1 Truck rental 1 truck 4 days 300,000 1,200,000 1,200,000

E2 Gasoline for trucks 120 litres 1 truck 4,500 540,000 540,000

Sub-Total 1,740,000 0 1,740,000

TOTAL PROGRAMME SUPPORT

COSTS 30,140,000 15,700,000 14,440,000

TOTAL BUDGET 78,370,884 15,700,000 62,670,884


10

Kode Anggaran

Bagian dari struktur akuntansi (pelaporan keuangan), fungsinya untuk mengkategorikan biaya-biaya yang

dianggarkan. Tiap-tiap line anggaran akan memiliki kode anggaran yang berbeda.

Unit

Menunjukkan satuan yang digunakan dalam mengukur alokasi biaya yang dianggarkan. Ukuran unit yang tepat akan

menambah rasionalisasi dari jumlah biaya yang diestimasikan.

Kuantitas

Menunjukkan jumlah yang diinginkan dari unit yang digunakan.

Biaya per Unit

Menunjukkan jumlah biaya yang dianggarkan dari masing-masing unit.

Sumber Dana

Menunjukkan kontribusi pendanaan yang didapatkan untuk masing-masing line anggaran.

III. PENCATATAN AKUNTANSI

Setiap program wajib untuk memiliki sistem pencatatan akuntansi yang baik .

Setiap pengeluaran dan penerimaan yang sudah disetujui harus dicatat ke dalam buku kas atau bank, dengan

disertai dokumen-dokumen pendukung yang disyaratkan.

Lampiran B akan memberikan contoh buku kas sekaligus bank yang dapat digunakan untuk melakukan

pencatatan atas transaksi keuangan.

Lampiran C akan memberikan format voucher yang bernomor urut tercetak dan rangkap dua, serta form-form

keuangan lainnya yang dapat digunakan.

Lampiran D akan menjelaskan dokumen-dokumen pendukung apa yang harus disertakan dalam suatu proses

pembayaran (di luar dokumen pengadaan barang dan jasa).


11

Alur pencatatan akuntansi yang diterapkan adalah sebagai berikut:

Saldo bank dan kas harus direkonsiliasikan dengan rekening koran dan fisik uang (cash count) yang ada,

paling tidak 1 bulan sekali.

Voucher dan dokumen-dokumen pendukung pembayaran harus disimpan, diarsip berdasarkan proyek dan

bulan terjadinya transaksi, serta sesuai dengan nomor urut voucher.

Menyerahka

n dokumen-

dokumen

pendukung

pembayaran

ke bagian

Keuangan

Dokumen-

dokumen

pendukung

pembayaran

Menyiapkan

voucher

pembayaran

Voucher di-review:

- Ketepatan

pembebanan biaya

- Akurasi matematik

- Deskripsi pencatatan

Disetujui

oleh

Direktur

Program

Voucher dan

dokumen-

dokumen

pendukung

pembayaran

Menyiapkan

voucher

pembayaran

Uang atau

transfer ke bank

disiapkan,

dilakukan

pencatatan ke

buku kas atau

bank secara

harian Buku kas

atau buku

bank

Uang diterima

oleh pemohon

pembayaran

Voucher

dan

dokumen

pendukung

diarsipkan

PEMOHON PEMBAYARAN KEUANGAN PEMEGANG ANGGARAN


12

IV. MONITORING DAN PELAPORAN KEUANGAN

Budget ini harus di-monitor (di-review) – minimal tiap-tiap akhir bulan, untuk melihat performa keuangan

proyek setelah biaya aktualnya terealisasikan. Pada akhir periode proyek, ini akan sekaligus menjadi Laporan

Keuangan Final.

Contoh format budget monitoring sekaligus Laporan Keuangan Final (bisa dilihat juga pada Lampiran B),

dapat dilihat di bawah ini, berikut adalah penjelasannya:

IV. 1. Biaya Aktual (Pengeluaran)

Adalah biaya aktual (pengeluaran) yang terjadi selama proyek ini berlangsung, sesuai dengan period yang

disepakati di dalam agreement.

Pengeluaran yang dilaporkan adalah sampai dengan periode pelaporan keuangan dibuat (Year To Date).

Dalam contoh di bawah periode pelaporannya adalah September 2009, sehingga pengeluaran bulan Oktober 2009

belum masuk dalam laporan.

IV. 2. Varian

Varian disini menunjukkan berapa selisih antara budget yang disepakati dengan biaya aktual (pengeluaran).

Varian positif menunjukkan sisa dana yang masih dapat digunakan di line budget bersangkutan.

Varian negatif menunjukkan kelebihan dana yang ditimbulkan di line budget bersangkutan.

Varian % menunjukkan persentase sisa dana atau kelebihan dana atas budget yang disepakati pada masing-

masing line.

Varian-varian dalam laporan keuangan yang signifikan (+/- 10%), harus dijelaskan sebagai bagian dari laporan

keuangan.

Penjelasan-penjelasan dalam varian laporan keuangan harus sejalan dengan laporan naratif proyek.

IV. 3. Forecast

Menunjukkan perkiraan jumlah biaya yang dibutuhkan setelah periode pelaporan sampai dengan akhir periode

proyek yang disepakati.

Forecast dapat membantu memprediksi total biaya yang akan digunakan pada periode berjalan, sebelum

faktanya akan terjadi.

Di dalam contoh ditunjukkan bahwa sampai dengan akhir periode proyek (Oktober 2009), jumlah biaya yang

dibutuhkan lebih kecil dari sisa alokasi dana yang ada (lihat varian). Tentunya ini akan membantu pengambilan

keputusan terkait dengan proyek.


13

Anggaran

Biaya Aktual (Pengeluaran)

Varian

Forecast

Kode

Anggar

an

Deskripsi

Anggaran

yang

Disetujui

Donor

Pengeluaran dalam Periode Pelaporan Sebelumnya dan

Period Saat Ini

Total

Pengeluaran Varian

Varian

%

Perkiraan

Jumlah

Pengeluaran

pada Periode

Selanjutnya

Rp Jul-09 Aug-09 Sep-09 Oct-09 Rp Rp Rp

PROGRAMME COSTS

A Digging and Preparation

A1 Worker supervisor and casual labours 603,000 150,000 0 300,000 0 450,000 153,000 75% 0

A2 Sands 200,000 100,000 110,000 0 0 210,000 -10,000 105% 0

A3 Dolken Wood 172,000 0 180,000 0 0 180,000 -8,000 105% 0

Sub-Total 975,000 250,000 290,000 300,000 0 840,000 135,000 86% 0

B Box Culvert Making and Installation

B1 Box culvert 150x150x100x20 38,150,004 38,112,500 0 0 0 38,112,500 37,504 100% 0

B2 Cement 7,163,800 6,750,000 0 0 0 6,750,000 413,800 94% 0

B3 Sand 1,942,080 1,950,000 0 0 0 1,950,000 -7,920 100% 0

Sub-Total 47,255,884 46,812,500 0 0 0 46,812,500 443,384 99% 0

TOTAL PROGRAMME COSTS 48,230,884 47,062,500 290,000 300,000 0 47,652,500 578,384 99% 0

PROGRAMME SUPPORT

C Staff Costs


14

C1 Assistant Engineer/Asisten Insinyur 12,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 0 9,000,000 3,000,000 75% 3,000,000

C2 Logistic and Warehouse Officer 3,400,000 850,000 850,000 850,000 0 2,550,000 850,000 75% 850,000

C3 Field Admin and Assistant to Logistic 2,000,000 500,000 500,000 500,000 0 1,500,000 500,000 75% 500,000

Sub-Total 17,400,000 4,350,000 4,350,000 4,350,000 0 13,050,000 4,350,000 75% 4,350,000

D Office Running Costs

D1 Office Rent 8,000,000 2,000,000 2,000,000 2,000,000 0 6,000,000 2,000,000 75% 2,000,000

D2 Communications 3,000,000 1,300,000 750,000 145,000 0 2,195,000 805,000 73% 600,000

Sub-Total 11,000,000 3,300,000 2,750,000 2,145,000 0 8,195,000 2,805,000 75% 2,600,000

E Programme Support Costs

E1 Truck rental 1,200,000 1,000,000 0 0 0 1,000,000 200,000 83% 200,000

E2 Gasoline for trucks 540,000 150,000 50,000 100,000 0 300,000 240,000 56% 150,000

Sub-Total 1,740,000 1,150,000 50,000 100,000 0 1,300,000 440,000 75% 350,000

TOTAL PROGRAMME SUPPORT

COSTS 30,140,000 8,800,000 7,150,000 6,595,000 0 22,545,000 7,595,000 75% 7,300,000

TOTAL 78,370,884 55,862,500 7,440,000 6,895,000 0 70,197,500 8,173,384 90% 7,300,000


15

V. PENGENDALIAN INTERNAL

YLHAI memiliki prosedur dan kebijakan keuangan (SOP) yang tertulis.

V. 1. Otorisasi dan Pemisahan Fungsi Tugas

Semua pengeluaran harus di-otorisasi sebelum dibayarkan.

Pelaksana program harus memiliki authorisation level. Otorisasi dapat didelegasikan – wajib secara tertulis,

dari Direktur Program kepada orang-orang di bawah garis struktur manajemennya yang ditunjuk.

Seorang staf (termasuk Direktur) tidak dapat meng-otorisasi pengeluarannya sendiri dan pengeluaran orang

yang berada di atas garis struktur manajemennya. Pengecualian atas hal ini (jika ada) perlu disampaikan

secara tertulis.

YLHAI memiliki pemisahan fungsi tugas (segregation of duties) yang jelas di dalam pelaksanaan tugas

masing-masing Staff , Contoh dari pemisahan fungsi tugas:

Jenis Aktifitas Book Keeper Manajer Keuangan Direktur Program

Budget Monitoring

Menyiapkan budget

monitoring bulanan dan

menyerahkan kepada

Manajer Keuangan.

Me-review dan

melakukan analisa,

kemudian melaporkan

kepada Direktur

Program.

Memastikan varian-

varian yang muncul

adalah sesuai dan

mampu dijelaskan.

Banking

Melaksanakan

pembayaran dan

melakukan rekonsiliasi

bank tiap akhir bulan.

Me-review dan meng-

acknowledge hasil

rekonsiliasi bank.

Menyetujui rekonsiliasi

bank.

V. 2. Bank dan Kas

Rekening bank harus berbentuk giro dan atas nama organisasi YLHAI yang menerima dana untuk proyek

terkait atau tidak atas nama individu

Bilyet Giro (BG) dan/ Cek harus ditanda-tangani minimal oleh 2 orang yang ditunjuk oleh YLHAI sebagai bank

panel.

Jumlah otorisasi BG dan/ Cek disesuaikan dengan authorisation level yang diberikan secara tertulis untuk

pembayaran.

Wajib untuk memastikan keamanan dalam penyimpanan cek dan uang, serta transfer uang (fund

management).

Jangan pernah menanda-tangani BG dan/ Cek kosong.

Saldo kas harus direkonsiliasikan dengan hasil perhitungan fisik uang, dan saldo bank harus direkonsiliasikan

dengan rekening koran, minimal sekali setiap bulan.


16

V. 3. Fraud dan Korupsi

Fraud adalah penyimpangan yang disengaja terhadap laporan keuangan atau catatan lainnya, oleh pihak

internal atau eksternal dari sebuah organisasi. Dimana penyimpangan itu dilakukan untuk menutupi penyalahgunaan

aset untuk kepentingan pribadi.

Korupsi adalah penyalahgunaan jabatan resmi untuk kepentingan pribadi.

Segera lapor secara tertulis ke YLHAI jika ada indikasi fraud dan/ korupsi terjadi di dalam pelaksanaan

aktifitas program atau sebagainya atas nama lembaga.

Laporan akan segera diproses oleh tim investigasi Board YLHAI, jika memang indikasi yang diberikan jelas

dan mampu dipertanggungjawabkan.

YLHAI tidak men-tolerir fraud dan korupsi dalam bentuk apapun.

V. 4. Uang Muka untuk Staf

Uang Muka untuk Staf hanya diberikan 1 kali untuk satu orang, dalam satu waktu yang bersamaan.

Uang Muka untuk Staf harus dipertanggungjawabkan, sebelum akan mengambil uang muka yang baru.

Bagain Keuangan harus membuat Buku Pembantu Catatan Uang Muka, dapat dilihat di Lampiran C.

V. 5. Audit

Voucher dan dokumen-dokumen pendukung pembayaran lainnya (termasuk dokumen logistik) harus disimpan

paling tidak selama 7 tahun, untuk kepentingan audit.

YLHAI berhak untuk memeriksa keseluruhan catatan-catatan dan laporan keuangan, beserta dokumen-

dokumen pendukungnya untuk pembayaran yang menggunakan dana dari YLHAI atau Donor/Mitra .

YLHAI dan donor berhak untuk meng-audit proyek yang sumber dananya berasal dari mereka, jika diperlukan

dan/ atau diminta.

VI. LOGISTIK

VI. 1. Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement)

Sebuah organisasi harus memiliki sebuah sistem pengadaan barang yang baik, untuk memastikan pengadaan

barang dan jasa sesuai dengan kebijakan organisasi dan juga donor.

Pedoman sistem pengadaan yang baik adalah:


17

Memastikan bahwa barang/ jasa tersebut benar-benar dibutuhkan baik jumlah maupun jenisnya bagi

kepentingan proyek, melalui Formulir Pengadaan Barang dan Jasa.

Otorisasi diperlukan dan harus dilakukan pada saat pengajuan permintaan barang, bukan pada saat

pembayaran atau barang diterima, dengan menanda-tangani Formulir Pengadaan Barang dan Jasa Otorisasi

dilakukan secara tertulis.

Memastikan pengadaan barang/ jasa yang transparan baik terhadap donor, supplier maupun terhadap

organisasi itu sendiri.

Level pembelanjaan, sebagai berikut:

Pembelian sampai Rp9.000.000,- diperlukan 1 penawaran harga.

Pembelian antara Rp9.000.000,- – Rp360.000.000,- diperlukan setidaknya 4 penawaran harga dari

supplier kemudian dilakukan analisa dalam menentukan supplier dengan melibatkan bagian logisitik,

keuangan, pemohon barang/ jasa dan penanggungjawab anggaran.

Pembelian di atas Rp360.000.000,- perlu dilakukan tender. Untuk pedoman pelaksanaan tender, mitra

dapat menghubungi perwakilan dari pihak Donor/Mitra dalam proyek terkait.

Pelaksana Program dapat menggunakan supplier yang sama, jika tidak terdapat perubahan harga,

selama proses pemilihan supplier sudah dilakukan sesuai prosedur yang disyaratkan.

Pelaksana Program dapat melakukan pengadaan barang dan jasa melalui preferred supplier. Transaksi

pengadaan jasa yang termasuk kategori preferred supplier adalah hotel dan biro perjalanan.

Proses pemilihan sesuai dengan prosedur yang disyaratkan, kemudian wajib melaporkan preferred

supplier secara tertulis kepada Pimpinan YLHAI. Jika sudah disetujui, maka pelaksana program wajib

membuat kontrak antara preferred supplier dan YLHAI.

Jika syarat-syarat tersebut di atas tidak dapat dipenuhi, maka YLHAI wajib melaporkan kepada Donor

untuk meminta persetujuan secara tertulis, kemudian Donor yang memproses pengajuan waiver, baik

quotation waiver maupun tender waiver.

VI. 2. Penerbitan order pembelian barang/ jasa

Order pembelian adalah kontrak yang harus dipenuhi oleh organisasi dan supplier. Supplier terpilih diharapkan

mampu memenuhi persyaratan yang tercantum pada order pembelian tersebut. Order pembelian harus diterbitkan

oleh organisasi jika pembeliannya melebihi harga Rp1.000.000,-. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerbitan

order pembelian, adalah sebagai berikut:

Satu copy order pembelian/ kontrak dikirimkan kepada supplier dan satu copy order pembelian/ kontrak

disimpan oleh bagian Keuangan dan logistik.

Kedua copy order pembelian/ kontrak harus ditandatangani kedua belah pihak, pihak YLHAI dan pihak

supplier sebagai tanda bahwa kedua belah pihak sudah menyetujui hal-hal yang tercantum dalam dokumen

tersebut.


18

Order pembelian/ kontrak harus mempunyai nomor yang berurutan dan sudah dinomori sebelumnya (pre

numbered). Jika ada lembar yang salah, maka lembar yang salah itu harus tetap disimpan sebagai arsip. Ini

diperlukan untuk keperluan penelusuran jika dibutuhkan.

Cantumkan harga yang sudah disepakati bersama.

Cantumkan deskripsi barang yang dipesan dan jumlah yang tepat.

Cantumkan kapan barang akan diterima oleh YLHAI.

Cantumkan alamat pengiriman di mana YLHAI siap untuk menerima barang tersebut.

Hal-hal yang lain seperti kapan pembayaran akan dilakukan dan lainnya.

Jika ada hal-hal yang pada akhirnya menyimpang dari yang sudah tercantum dalam order pembelian,

diharapkan ada penjelasannya dan tertulis, diketahui oleh Direktur Program.

VI. 3. Proses pembayaran bisa dilakukan dengan menunjukkan:

Supplier diharapkan menyiapkan surat tagihan yang asli (invoice). Copy invoice atau hasil faximili bisa

diterima dalam keadaan pengecualian tertentu dan harus dijelaskan secara tertulis.

Barang sudah diterima oleh YLHAI apabila staf yang menerima barang, membuat surat tanda terima barang

dan ditandatangani oleh staf tersebut, sebagai bukti bahwa staf tersebut bertanggung jawab atas barang yang

diterima.

Dokumen-dokumen logistik yang harus dilampirkan pada saat pembayaran, dirangkum dalam tabel di bawah

ini :

LLeevveell

PPeemmbbeellaannjjaaaann

Formulir

Pengadaan

Barang dan

Jasa

11

PPeennaawwaarr--

aann HHaarrggaa

44

PPeennaawwaarr--

aann HHaarrggaa

AAnnaalliissaa

PPeennaawwaarr--

aann HHaarrggaa

OOrrddeerr

PPeemmbbeelliiaann

SSuurraatt

TTaaggiihhaann//

KKuuiittaannssii

TTaannddaa

TTeerriimmaa

BBaarraanngg

RRpp11,,-- ssdd..

RRpp11..000000..000000,,--

YYaa TTiiddaakk TTiiddaakk TTiiddaakk TTiiddaakk YYaa YYaa ((jjiikkaa

aaddaa))

RRpp11..000000..000011,,-- ssdd..

TToo RRpp99..000000..000000,,--

YYaa YYaa TTiiddaakk TTiiddaakk YYaa YYaa YYaa

RRpp99..000000..000011,,-- ssdd..

RRpp336600..000000..000000,,--

YYaa TTiiddaakk YYaa YYaa YYaa YYaa YYaa

DDii aattaass

RRpp336600..000000..000011,,--

PPRROOSSEESS TTEENNDDEERR –– HHaarraapp mmeenngghhuubbuunnggii ppeerrwwaakkiillaann DDoonnoorr//MMiittrraa ddaarrii PPrrooggrraamm

Harap juga diperhatikan Lampiran D, dokumen-dokumen yang harus dilampirkan dalam pembayaran (selain

dokumen pengadaan barang atau jasa/ procurement).


19

Berikut adalah Alur Pengadaan Barang dan Jasa secara lebih jelas:

Untuk pembelian di atas Rp9.000.000,-, alurnya tetap sama, hanya diperlukan penawaran pembanding (4

supplier) dan dilakukan analisa pemilihan supplier (form ada di dalam Lampiran C).

REQUESTER SUPPLIER PEN. JAWAB ANGGARAN KEUANGAN LOGISTIK

Mengisi

Form

Pengajuan

Permintaan

Barang Form

Pengajuan

Permintaan

Barang

Melihat informasi

ketersediaan dana

(budget),

pembebanan biaya

dan keakuratan

akurasi perhitungan

Menyetujui

atau

menolak

pengadaan

barang

YA TIDAK

Mengajukan

permintaan

penawaran yang

dibutuhkan kepada

supplier

Mengirimkan

penawaran mereka

secara tertulis

kepada Logistik

Penawaran

Harga

(Quotation)

Menyiapkan Order

Pembelian dan

memberikan

kepada Keuangan

untuk di-review

Menanda-tangani

Order Pembelian/

Kontrak

Menyetujui Order

Pembelian/ Kontrak

Memproses order,

ngirimkan barang

dan tagihan

pembayaran

Tagihan

Pembayaran/

Nota

Pembelian

Menerima barang

dan menyerahkan

kepada Requester

Bukti Tanda

Terima

Barang

Menyerahka

n payment

request

yang sudah

disetujui

oleh budget

holder Dokumen-

dokumen

pendukung

pembayaran

Melihat kesesuaian

penawaran dan

Order Pembelian,

termin pembayaran

dan akurasi

perhitungan

Melakukan

pembayaran

kepada supplier

Menerima barang

atau jasa yang

diajukan

Order

Pembelian/

Kontrak


20

VI. 4. Manajemen Aset (Aktiva Tetap) – termasuk Kendaraan

Sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) no. 16, definisi aset adalah aktiva berwujud

yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi

organisasi, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal organisasi dan mempunyai masa manfaat

lebih dari 1 tahun.

Di dalam YLHAI, semua aset harus digunakan sesuai dengan tujuan yang diberikan oleh YLHAI, yang

termasuk aset adalah:

Barang-barang yang masuk dalam kategori aset menurut persyaratan donor.

Barang – barang yang harganya lebih dari Rp9.000.000,- yang kemudian disebut aktiva tetap (semua jenis

barang) seperti kendaraan, generator dan lain-lain.

Barang – barang yang harganya kurang dari Rp9.000.000,- namun termasuk kategori barang-barang menarik

seperti handphone, AC, kamera digital, TV, kipas angin, radio komunikasi, telepon satelite, laptop atau

komputer dan alat-alat elektronik yang lainnya.

Hal-hal yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut tercatat dan digunakan dengan

benar adalah:

Pendaftaran Aset. Hal-hal yang diperlukan di dalam daftar (lihat lampiran B) adalah:

Deskripsi barang

Nomor aset (tagging)

Model barang

Nomor serial barang

Lokasi barang

Nilai Aset/ Harga Pembelian

Staff yang bertanggung jawab

Nomor order pembelian barang

Donor yang mendanai pembelian barang

Tanggal pembelian barang

Keterangan lainnya (kondisi, garansi, dan lain-lain)

Penomoran atas aset (tagging). Informasi minimum yang harus dicantumkan adalah:

Kode proyek (IDSxxx), pihak Donor/Mitra akan menginformasikan kepada YLHAI.

Kode organisasi mitra (PS partner ID), pihak Donor/Mitra akan menginformasikan kepada YLHAI.


21

Nomor urut aset.

Tahun pembelian.

Contoh: IDSC11-YBAW-01-2009

Penomoran harus dilakukan secara konsisten, untuk memastikan kemudahan dalam menelusur dan

memantau keberadaan aset di dalam suatu organisasi.

Aset yang dibeli dari kontribusi pendanaan YLHAI merupakan hak milik YLHAI.

Aset yang dibeli dari kontribusi pendanaan Donor/Mitra merupakan hak milik Donor/Mitra.

Donor/Mitra akan mengatur kepemilikan aset tersebut setelah periode perjanjian kemitraan berakhir.

YLHAI akan selalu mengikuti peraturan yang ditetapkan pemerintah, seperti: pembuatan BPKB dan STNK,

pajak kendaraan dan asuransi yang diwajibkan.

Aktiva tetap akan menjadi obyek pemeriksaan fisik barang.

Prosedur Keuangan&Logistik YLHAI

Documents

Transcript of Prosedur Keuangan&Logistik YLHAI